Bài tập lớn cuối kỳ aai-52 ht quy trinh tren sap aai-sop

AA Corporation AAI SOP – Cập nhật lần 00 Ngày cập nhật: 01-09-2009

Mục lục :

A. Giới thiệu công ty

B. Vấn đề về quản trị sản xuất của công ty

C. Phân tích vấn đề và đưa ra giải pháp cải thiện dựa trên kiến thức học được từ môn Quản trị

sản xuất và vận hành

D. Kết luận

A. Giới thiệu công ty :

Thi Công Nội ThấtAA Corporation được thành lập vào năm 1993 với tư cách là một nhà thầu nội thất chuyên thi công những dự án khách sạn cao cấp. Từ đó, công ty chúng tôi đã nhanh chóng phát triển thành một trong những nhà thầu nội thất hàng đầu châu Á. Chúng tôi đã từng cộng tác với một trong số những nhà thầu và nhà thiết kế thành công nhất trên thế giới, giúp chúng tôi học hỏi thêm được nhiều kinh nghiệm quý báu sau từng dự án. AA Corporation có bề dày kinh nghiệm trong việc thi công từ khách sạn cho đến nhà hàng, shop thời trang và văn phòng.

Đồ Nội ThấtVào năm 1996, AA Corporation quyết định mở rộng phạm vi hoạt động và bắt đầu sản xuất đồ nội thất theo hợp đồng cho các dự án khách sạn. Không lâu sau đó, nhà máy đầu tiên của AA được hình thành tại Long An, Việt Nam. Và sau hơn môt thập kỷ, nhà máy sản xuất tân tiến gần 80,000m². AA đã được chọn làm điểm dừng chân đầu tiên của nhiều công trình khách sạn cao

Qu n tr s n xu t - 2014ả ị ả ấ


cấp khi họ muốn tìm kiếm sản phẩm nội thất. Ngòai ra, công ty cũng đã xuất khẩu đến hơn 40 nước trên thế giới.

B. Vấn đề về quản trị sản xuất của công ty :

Hiện tại công ty đang mới đưa vào áp dụng phần mềm SAP để quản lý sản xuất cho công ty. Do đó , yêu cầu của Ban TGĐ là phải hoàn thiện quy trình này nhằm giúp cho các phòng ban trong công ty hoạt động hiệu quả, tận dụng tốt sự hệ thống hóa cao mà SAP mang lại.

Hiện trạng bước đầu của quy trình thực hiện này được trình bày sau đây:

HỆ THỐNG QUY TRÌNH THỰC HIỆN TRÊN SAP

1. Tiếp xúc khách hàng, dự thầu, báo giá:

1.1.Thu thập thông tin khách hàng:

- Nhân viên kinh doanh nhận thông tin từ các nguồn: chủ đầu tư, tư vấn thiết kế, quản lý

dự án, báo chí. (Phiếu tiếp nhận thông tin khách hàng AAI-44/01).

- Gặp gỡ khách hàng hoặc tiếp xúc qua email, điện thoại…

- Cung cấp thông tin về năng lực của công ty nhằm thuyết phục khách hàng mua sản phẩm, dịch

vụ nếu nó là khách hàng tiềm năng.

- Lấy thông tin về khách hàng, yêu cầu về mua hàng, dịch vụ của họ, càng đầy đủ càng tốt.

- Đối với khách hàng mới, nhân viên kinh doanh tìm hiểu đầy đủ thông tin khách hàng bao gồm:

Tên công ty

Địa chỉ công ty

Số điện thoại, số fax, email

Mã vùng quốc gia

Người liên hệ hay đại diện khách hàng

Số điện thoại khách hàng

Mã số thuế (nếu có)

Thông tin khác về khách hàng, dự án

- Đối với khách hàng cũ đã có trong hệ thống, xác nhận lại thông tin khách hàng, nếu thông tin

khách hàng thay đổi, tiếp nhận lại đầy đủ như trên.



- Khi tiếp xúc khách hàng, lấy thông tin kỹ thuật (như hình ảnh, bản vẽ …) nếu có, kèm theo biểu

mẫu Thông tin khách hàng AAI-44/01

1.2.Xem xét và xử lý thông tin khách hàng:

- Nhân viên kinh doanh đánh giá tính xác thực, đầy đủ của thông tin. Nếu không đầy đủ thì liên

hệ với khách hàng để bổ sung hoặc từ các nguồn thông tin khác.

- Nhân viên kinh doanh nhập thông tin khách hàng vào hệ thống: Tcode XD01 để tạo, XD02 để

sửa, XD03 để xem (SD-100) .

- Sau khi tiếp nhận thông tin của khách hàng, nhân viên kinh doanh trình lên Giám đốc xem xét:

oTrong trường hợp không phải khách hàng phù hợp với dịch vụ, sản phẩm, chủ trương kinh

doanh của công ty, BGĐ quyết định không báo giá hoặc nhận thầu, nhân viên kinh doanh soạn

thư từ chối trình BGĐ duyệt để gửi cho khách hàng bằng thư, fax, email…

oNếu đồng ý, Ban Giám đốc sẽ phân công, lập ban dự thầu, thành phần chủ yếu thông thường là

PD,PM,CM, Shop drawing, Mua hàng, Kế toán. [Xem tiếp 2.1]

Nhân viên kinh doanh bàn giao thông tin về khách hàng và dự án cho CM đã được chỉ định ở

trên [Xem 2.1]

Đối với công trình thiết kế, sẽ chuyển thông tin qua phòng thiết kế để tiếp xúc với khách hàng

nhằm làm rõ yêu cầu để thực hiện việc báo giá thiết kế. [Xem …] và quy trình thiết kế AAI-37.

- Nhân viên kinh doanh thống kê và phân tích thông tin về khách hàng theo định kỳ hoặc khi có

yêu cầu Tcode:XD03, Tcode S_ALR_8701279/80/82/83/95.

- Nhân viên kinh doanh báo cáo BGĐ và các phòng ban liên quan khi có yêu cầu và định kỳ theo

quy định.

1.3. Phụ lục:

Phiếu tiếp nhận thông tin khách hàng : AAI-44/01

2. Phòng hợp đồng:

2.1.Tiếp nhận thông tin, khảo giá:

Qu n tr s n xu t - 2014ả ị ả ấLưu trữ thông t in


- Sau khi có quyết định tham gia thầu của BGĐ, CM nhận thông tin từ nhân viên kinh doanh hoặc

tự tiếp xúc khách hàng (hồ sơ thầu, bản vẽ, hình ảnh, mẫu sản phẩm..). Trường hợp tự tiếp xúc

khách hàng, nhân viên kinh doanh phải làm thủ tục giới thiệu với khách hàng người sẽ tiếp tục

làm việc (bằng văn bản).

- CM lập phiếu thông tin khách hàng theo biểu mẫu AAI-39.01

- CM lập phiếu xem xét khả năng thực hiện thầu/ hợp đồng theo biểu mẫu: AAI-39.02.

- Trưởng phòng hợp đồng xem xét hồ sơ thầu/hợp đồng có đúng với sở trường của AAI. Sau đó

tham khảo ý kiến BGĐ để quyết định có tham gia thầu hay không. Thời gian trả lời ý kiến của

BGĐ: 01 ngày đối với thời gian gấp ≤ 2 tuần, 02 ngày đối với thời gian không gấp ≥ 2 tuần.

- Quyết định không tham gia thầu: CM chuyển thông tin cho nhân viên kinh doanh lập, sau đó

gửi BGĐ ký duyệt để gửi cho khách hàng [xem 1.2].

- Quyết định tham gia thầu: [xem 2.2]

2.2.Thực hiện báo giá – nộp thầu:

2.2.1 Khảo giá:

- CM tổ chức và tiến hành bốc khối lượng sau đó thực hiện công đoạn khảo giá.

- CM gửi tất cả các thông tin về vật liệu cho phòng mua hàng để khảo giá giá theo quy định [Xem

6.3].

- CM liên hệ với các nhà thầu phụ để khảo giá các hạng mục thầu phụ theo quy định [Xem 2.4]

- CM liên hệ với thiết kế để xác định giá thiết kế (nếu có) [Xem và quy trình AAI-37].

- CM liên hệ với vẽ triển khai để có giá shop-drawing [Xem quy trình AAI-03]

- CM làm việc với PM để có chi phí Preliminary.

- CM yêu cầu các xưởng nội bộ báo giá theo quy định.

2.2.2 Lập báo giá:

Sau khi tính toán khối lượng hạng mục công việc, tập hợp đầy đủ giá gốc, CM thực hiện việc

lập báo giá trên hệ thống SAP như sau (BPO-100):



- Tạo Project (công trình) bằng Tcode ZP01: mở công trình trên SAP

Sau đó, muốn sửa thì vào Tcode ZP02, hoặc xem thì vào ZP03.

- Tạo Tender(gói thầu) bằng Tcode ZT01: thông tin về các công việc cụ thể của gói

thầu. Sau đó, muốn sửa vào Tcode ZT02, hoặc xem thì vào ZT03.

- Tạo Breakdown (định mức) vào Tcode ZBK01.

Sau đó, muốn sửa vào Tcode ZBK02, hoặc xem thì vào ZBK03.

- Tạo Quotation (báo giá), Markup bằng Tcode ZQ01: lập báo giá.

Sau đó, muốn sửa vào Tcode ZQ02, hoặc xem thì vào ZQ03. Mark-up theo quy định của BGĐ.

- Phân tích chi tiết của Quotation vào Tcode ZANAL01.

- CM in bảng quotation hoàn chỉnh từ SAP ra và trình cho BGĐ xem xét – điều chỉnh và duyệt

trước khi nộp thầu. CM điều chỉnh lại theo sự xem xét của BGĐ.

2.2.3 Lập hồ sơ dự thầu:

Hồ sơ dự thầu gồm có:

• Bảng báo giá theo mẫu SAP hay tùy theo yêu cầu của chủ đầu tư.

• Đơn dự thầu (khi cần)

• Bảng số liệu tài chính, doanh thu của AAI trong 3 năm gần nhất (khi cần)

• Giới thiệu năng lực AAI, danh sách các công trình đã thực hiện (khi cần)

• Giấy đăng ký kinh doanh/ quyết định thành lập doanh nghiệp (khi cần)

• Giải pháp thi công công trình, mặt bằng thi công (khi cần)

• Danh sách máy móc thiết bị (khi cần)

• Tiến độ thực hiện công trình (khi cần)

• Bảo lãnh dự thầu theo mẫu thông thường hoặc theo mẫu mà Chủ đầu tư yêu cầu (khi cần)

• Đối với bảng báo giá cần lưu ý các vấn đề sau:

- Khi báo giá nếu không rõ hoặc không đủ thông tin, CM không được tự cho giá mà phải làm rõ

nội dung công việc trước. Trong trường hợp thời gian không đủ mà công việc chưa được làm rõ

thì cho giá PC hoặc PS.



- PM, CM có thể liệt kê những hạng mục không rõ ràng hoặc khác biệt so với bản vẽ để yêu cầu

giải thích và cung cấp thêm các thông tin cần thiết.

- PM, CM cần hỏi rõ thời gian, tiến độ, phương thức thanh toán, điều kiện thưởng phạt.

- CM cần biết rõ dự án này theo tiêu chuẩn nào? (lưu ý: cần đọc hiểu spec thật rõ và thực hiện

theo spec vì trong nguyên tắc xây dựng, spec luôn được sử dụng ưu tiên so với bản vẽ).

- CM làm rõ phần việc trách nhiệm của mình.

- PM, CM thu thập giá của Thầu phụ và nhà cung cấp để điền đầy đủ vào hồ sơ báo giá.

- PM thông báo cho chủ đầu tư những phần việc không thể thực hiện được.

- Giá preliminary: CM phải phối hợp với PM để làm.

- PM, CM khảo sát nghiên cứu công trình.

2.2.4 Nộp thầu:

Sau khi đã chuẩn bị các hồ sơ cần thiết CM nộp hồ sơ thầu đến Ban xét thầu, CM vẫn phải theo

dõi để nắm vững tiến trình xét thầu.

- PM, CM, Trưởng phòng và BGĐ (đối với công trình lớn) tham gia phỏng vấn khi Chủ đầu tư

yêu cầu.

- Rớt thầu: CM chuyển báo giá của công trình này sang trạng thái fail trên SAP – Tcode ZQ02

(SD-100), lưu lại hardcopy, để tham khảo cho các lần sau.

- Trúng thầu: sau khi có thông báo trúng thầu từ Ban xét thầu, CM sẽ thông báo đến các phòng

ban liên quan cho biết công trình đã trúng thầu bằng email hoặc điện thoại. CM chuyển báo giá

sang trạng thái win trên SAP Tcode ZQ02, sau đó theo tiếp bước 2.3

2.3.Hoạt động ngay sau trúng thầu:

2.2.5 Lập hợp đ ng thi công:ồ

- Xem xét, kiểm tra hoặc lập hợp đồng gửi BGĐ xem xét trước khi ký kết. Xem biểu mẫu: AAI-

39/03

- Có 2 trường hợp:

- Đối vối Hợp đồng được soạn sẵn bởi Tư vấn hoặc Chủ đầu tư thì không sử dụng biểu mẫu này



- Đối với Hợp đồng do Công ty AAI phát hành tới khách hàng (Chủ đầu tư) thì sử dụng biểu mẫu

này.

- Đối với các hợp đồng do đại diện Chủ đầu tư soạn thì cần phải xem xét kỹ. nếu cần, có thể gặp

luật sư để tham khảo chi tiết cho những hợp đồng thiếu tính vô tư.

2.2.6 Chuyển giao thông tin triển khai dự án:

- Chuyển giao thông tin cho kế toán để tạo Cost center và/hoặc internal order theo quy định

- Chuyển thông tin cho BGĐ phát Lệnh khởi công, viện dẫn số cost center và internal order vào

lệnh khởi công sau đó chuyển cho những nơi liên quan để thực hiện.

- CM Tập hợp các hồ sơ cần thiết để chuyển giao công trình đến PM chậm nhất là 03 ngày sau

khi ký hợp đồng. PM triển khai công việc và lập/cập nhật bảng kế hoạch chi tiêu cho dự án .

- Họp để bàn giao hợp đồng cho PM: CM phải chuẩn bị hồ sơ cần thiết để họp theo nội dung họp

bàn giao giữa CM và PM theo mẫu: AAI-39/04.

2.2.7 Tạo dữ liệu master data cho hợp đồng:

- CM tạo master data –ID cho từng hạng mục: vào Tcode MM01 để tạo các hạng mục mới.

- Vào ZBK02 để tạo mã SAP trên bảng định mức.

- Tạo Sales order: vào ZQ02, chuyển trạng thái của Quotation sang trạng thái Win(BPO100).

Đến đây đã có được Sales Order, CM tạo billing plan (SD301) để gửi phòng Kế toán thu tiền

ứng khách hàng.

2.2.8 Tạo Production Order (lệnh sản xuất):

- Căn cứ vào SO, CM tạo Proroduction order cho công trình (PP-401).

- Căn cứ vào Quotation, tạo các hạng mục trong component của production order.

- Căn cứ vào bảng phân bổ công việc, tạo các production order cho các hạng mục.

- Thực hiện MRP cho production order (PP-302).

- Tùy theo tính chất và trường hợp cụ thể, gửi Purchase requisition cho Phòng mua hàng đối với

trường hợp mua vật tư, cho Phòng Thi công đối với trường hợp thầu phụ thi công.



- Sau khi phối hợp cùng PM để chọn thầu phụ, CM lập hợp đồng thầu phụ(AAI-38.09).

- Sau đó, từ hợp đồng thầu phụ, CM lập Purchase order (PO) trên SAP (MM-100), và trình ký

duyệt theo thẩm quyền ký duyệt.

2.4. Chọn và giám sát thầu phụ:

Sau khi trúng thầu và chuyển sang Phòng Thi công để triển khai các hoạt động thi công, Phòng

Hợp đồng vẫn tiếp tục cùng với Phòng Thi công trong việc chọn và giám sát thầu phụ, quy trình

này cũng được dùng khi gọi thầu phụ báo giá khi tham gia dự thầu.

Chuẩn bị hồ sơ mời thầu:

Hồ sơ mời thầu phải xác định được:

- Khối lượng công việc: CM

- Giới hạn công việc: CM

- Yêu cầu kỹ thuật, chất lượng: PM

- Thời gian thực hiện, lắp đặt, bàn giao: PM

Hồ sơ thông thường bao gồm:

* Chuẩn bị bản vẽ:

- Trường hợp 1: bản vẽ được phát hành từ Phòng Thiết kế

- Trường hợp 2: bản vẽ được phát hành từ Thiết kế bên ngoài công ty AAI.

* Bảng mô tả vật liệu, đặc điểm kỹ thuật:

- Trường hợp 1: được phát hành từ Phòng thiết kế

- Trường hợp 2: được phát hành từ thiết kế khác.

* PM xác định các điều khoản chính về: phương thức thanh toán, thời gian thi công

* Bảng khối lượng công việc: CM soạn, xem biểu mẫu số : AAI-38/01 (nếu cần).

2.4.1 Chọn lựa các nhà thầu phụ:

* Tùy theo trị giá, CM & PM chọn ít nhất 2 nhà thầu và nhiều nhất 4 nhà thầu phụ để chuẩn bị

mời thầu. Trong các nhà thầu phụ này phải có nhà thầu phụ chiến lược của Cty AAI. Xem danh

sách nhà thầu đã được duyệt AAI-38/02.

Nhà thầu phải phù hợp với công việc và có khả năng đáp ứng để hoàn thành công việc theo yêu

cầu.



* Mời thầu: CM & PM mời thầu bằng thư (AAI-38/03), email, điện thoại … gởi đến các nhà

thầu phụ.

* Xác nhận tham gia thầu:

Nhà thầu xác nhận tham gia thầu lại cho CM & PM (bằng thư, email hoặc điện thoại …).

Trong trường hợp không đủ số lượng nhà thầu thì CM & PM phải mời nhà thầu tiếp theo cho đủ

số lượng quy định.

* Gửi hồ sơ thầu và giải đáp:

CM gửi hồ sơ thầu

Giải đáp thắc mắc bằng văn bản cho các nhà thầu. Đối với những thắc mắc mang tính chất kỹ

thuật, chi tiết thi công, PM giải đáp thắc mắc này cho các thầu phụ

CM phối hợp với PM để nhà thầu phụ khảo sát hiện trạng công trường khi cần thiết.

• So sánh và chọn nhà thầu:

Sau khi nhận báo giá từ các nhà thầu thì:

CM & PM cần phỏng vấn nhà thầu để làm rõ chi tiết trong bản báo giá và chi tiết kỹ thuật.

Cần đánh giá bảng báo giá của nhà thầu trên cùng một cơ sở khối lượng, chất lượng, thời gian,

điều kiện hợp đồng.

CM lập bảng so sánh giá các nhà thầu theo biểu mẫu: AAI-38/04, cho điểm theo phụ lục 1. CM

và PM lập bảng tổng kết đề nghị nhà thầu được chọn theo biểu mẫu AAI-38/04 với phần phân

tích đánh giá gửi đến cấp thẩm quyền được ký duyệt để quyết định chọn nhà thầu.

• Thông báo kết quả thầu:

PM gửi thư thông báo kết quả thầu ( kể cả nhà thầu phụ không được chọn ). Xem biểu mẫu

AAI-38/05.

• Lập hợp đồng: CM tiến hành lập hợp đồng và trình ký

Trên hệ thống SAP: CM chạy MRP, dùng Tcode MD02 và MD04, hệ thống sẽ tạo ra Purchase

requisition, từ đó CM dùng Tcode MM21N để lập các hợp đồng thầu phụ(Purchase order trên

SAP).

• Thực hiện giám sát nhà thầu:

PM cập nhật các sai lệch của nhà thầu vào Phiếu giám sát nhà thầu: AAI-38/06 làm cơ sở để tái

so sánh cho việc chọn thầu lần sau và gửi một bản copy cho CM.



• Tái đánh giá:

Định kỳ hàng năm, căn cứ vào Phiếu giám sát nhà thầu: AAI-38/06. CM và PM phối hợp đánh

giá lựa chọn nhà thầu theo Bảng tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu phụ. Xem biểu mẫu: AAI-38/07

và AAI-38/08.

2.5. Xác nhận khối lượng và thanh toán cho thầu phụ:

Các qui định chung về việc xác nhận khối lượng và thanh toán cho nhà thầu phụ:

o Chứng từ hợp lệ cho việc thanh toán :

Thanh toán cho Thầu phụ gồm :

• Hợp đồng giữa AAI và Thầu phụ, PO trên hệ thống SAP. Tcode MM21N để tạo

PO, ME22N để sửa, ME23N để xem.

• Bảng đề nghị tạm ứng /thanh toán của Thầu phụ.

• Bảng khối lượng thực hiện chi tiết (bao gồm phát sinh) tại thời điểm cần thanh

toán của Thầu phụ. Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng, tiến độ với Thầu phụ do PM

ký với Thầu phụ.

• Hóa đơn tài chánh

• Bảng xác nhận thanh tóan (biểu mẫu AAI-28/01- do CM lập). Good receipt từng

phần của PO trên hệ thống SAP. Tcode MIGO để ghi nhận khối lượng thực hiện của thầu phụ.

o Retention: Thời hạn trả tiền retention cho Thầu phụ theo quy định của hợp đồng.

o Phát sinh: trị giá phát sinh không được vượt quá 15% giá trị hợp đồng. Nếu vượt quá thì

CM, PM phải làm phụ lục hợp đồng.

o Quyết toán: là xác nhận công việc đã thực hiện xong, tuy nhiên không có nghĩa là xóa bỏ

hết trách nhiệm của Thầu phụ theo các điều kiện trong hợp đồng về đáp ứng chất lượng và yêu

cầu thiết kế.

o Thời hạn chi trả: chi trả sau 14-28 ngày kể từ ngày xác nhận thanh toán cho Thầu phụ.

2.5.1 Tạm ứng hợp đồng thầu phụ:

Sau khi hợp đồng thầu phụ được ký kết, CM sẽ chuyển hợp đồng (1 bản gốc) về PKT.

CM lập PO cho hợp đồng thầu phụ trên SAP. Tcode ME21N để tạo, ME22N để sửa, ME23N để

xem PO

PM cần xác nhận tạm ứng hợp đồng cho Thầu phụ và gửi đến PKT.



PKT sẽ lên kế hoạch cho việc tạm ứng HĐ.

2.5.2 Thanh toán từng đợt/quyết toán:

Dựa vào điều khoản hợp đồng, tình hình thực hiện tại công trường và đề nghị thanh toán của

Thầu phụ, PM phối hợp cùng CM lập bảng xác nhận thanh toán (Progress Payment Certificate)

cho Thầu phụ (biểu mẫu AAI-28/01). Bảng xác nhận thanh toán từng đợt/ quyết toán do CM

lập, PM kiểm tra và PM/ PD ký xác nhận (theo đúng thẩm quyền ký duyệt) trước khi gởi đến

Thầu phụ.

CM cập nhật khối lượng thực hiện của thầu phụ trên SAP Tcode MIGO

- Progress Payment Certificate cần thể hiện rõ giá trị điều chỉnh (adjustments) cho phần công

viêc đã thỏa thuận trong hợp đồng nhưng khối lượng khác biệt (chỉ áp dụng cho hợp đồng theo

khối lượng thực tế) và phát sinh (variations) cho phần công việc do thay đổi thiết kế (không

thực hiện nữa hoặc phần việc mới được bổ sung), tiền retention và thời hạn trả tiền retention cho

Thầu Phụ.

- PM có trách nhiệm ký biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng, đánh giá chất lượng, tiến độ

cho các công việc Thầu phụ thực hiện.

- Đối với các công việc với Thầu phụ có giá trị <=10,000,000 VNĐ thì không cần phải lập hợp

đồng và Certificate. Trưởng phòng Thi công sẽ ký trực tiếp trên báo giá và quyết toán của thầu

phụ gởi. (Báo giá cần đầy đủ thông tin cần thiết như: tiến độ, thời hạn thanh toán…). CM cũng

cần lập PO và xác nhận khối lượng trên SAP

- PM chuyển về PKT 1 bộ chứng từ thanh toán cho Thầu phụ -bản gốc.

- Phòng kế toán kiểm tra chứng từ, nhập hoá đơn tài chính, ghi nhận công nợ thầu phụ.

- Phòng Kế toán theo dõi công nợ và lập kế hoạch thanh toán cho Thầu phụ hàng tuần trình Ban

Giám Đốc duyệt.

- Sau khi Ban Giám Đốc duyệt chi, PKT lập bảng kê thanh toán và hoàn tất các thủ tục thanh

toán.

- PKT thông báo cho Thầu phụ biết những khoản được hoặc chưa được thanh toán

2.5.3 Thanh toán retention:

Trước khi hết hạn retention, PM và Trưởng phòng thi công phải xác nhận hết thời gian retention

cho Thầu phụ, hoặc ghi rõ chi tiết khoản trừ do AAI phải sửa chữa thay cho Thầu phụ trong thời

gian bảo hành, chuyển giấy xác nhận về PKT.

- Phòng kế toán lên kế hoạch công nợ thanh toán cho Thầu phụ.



- Khi thanh toán hết tiền bảo hành và hợp đồng không còn giá trị, CM sẽ làm thanh lý hợp đồng

cho Thầu phụ (nếu cần).

2.6.Xác nhận khối lượng và thanh toán với chủ đầu tư:

Căn cứ vào bảng xác nhận khối lượng từng phần, quyết toán, biên bản bàn giao công trình với

chủ đầu tư từ PM [xem 3.5], CM cần phải thực hiện các công việc trên SAP như sau:

- Outbound tất cả các hạng mục trong Production order sang Sales order, dùng Tcode VL01N để

tạo, VL02N để sửa, VL03N để xem.

- Tạo billing plan, dung Tcode VA02, ghi nhận

- Tạo Billing dùng Tcode VF01, VF02 để sửa, VF03 để xem.

- Chuyển thông tin sang kế toán để lên Invoice gửi chủ đầu tư

2.7.Phụ lục:

- Phiếu thông tin khách hàng : AAI-39/01

- Xem xét khả năng thực hiện thầu : AAI-39/02

- Hợp đồng mẫu : AAI-39/03

- Nội dung bàn giao giữa CM và PM : AAI-39/04

- Bảng khối lượng công việc : AAI-38/01

- Danh sách nhà thầu được duyệt : AAI-38/02

- Thư mời thầu : AAI-38/03

- Bảng so sánh giá nhà thầu phụ & chọn:AAI-38/04

- Thư thông báo kết quả thầu :AAI-38/05

- Phiếu giám sát nhà thầu :AAI-38/06

- Phiếu đánh giá lựa chọn nhà thầu phụ :AAI-38/07

- Bảng tiêu chuẩn đánh giá nhà thầu phụAAI-38/08

- Xác nhận thanh toán cho thầu phụ: :AAI-28/01

3. Phòng Thi công:



Nội dung bàn giao công việc giữa CM và PM:

Ngay sau khi công trình được Chủ đầu tư xác nhận trúng thầu, CM có trách nhiệm bàn giao cho

PM các hạng mục sau đây:

- Hồ sơ hợp đồng bao gồm: các điều kiện hợp đồng, quy chuẩn kỹ thuật, bản vẽ hợp đồng, các

mẫu vật liệu được Chủ đầu tư phê duyệt, …

- Báo giá để thi công dựa trên bảng báo giá trúng thầu.

- Lệnh Khởi công công trình.

- Các yếu tố cần đặc biệt lưu ý khi triển khai công trình, thủ tục trình duyệt, nội quy công

trường, …

- Thông tin về cơ cấu tổ chức, số điện thoại Chủ đầu tư, Tư vấn, Giám sát hay đại diện của

Chủ đầu tư.

- Thông tin về các đối tác liên quan đến công trình.

- Các báo giá của các Nhà thầu phụ, cung cấp.

Sau đó, việc thi công được triển khai như sau:

3.1.Nhận hồ sơ thiết kế/hợp đồng thi công:

Toàn bộ hồ sơ thiết kế và hợp đồng thi công được CM tổng hợp đầy đủ và bàn giao cho PM thực hiện theo như nội dung công việc bàn giao giữa CM và PM đã nêu trên.

* Công tác chuẩn bị:

- PM lập bảng phân bổ công việc

- PM lập tiến độ thi công từ tổng quát đến chi tiết theo biểu mẫu AAI-17/01

- PM lập biểu đồ nhân lực dựa trên tiến độ thi công cho những công trình lớn (trị giá

>500,000.00 USD).

- PM lập kế hoạch thu - chi (cashflow) dựa trên tiến độ thi công.

- PM lập sơ đồ tổ chức công trình, phân công nhiệm vụ cụ thể cho các bộ phận liên

quan.



- PM và SM phải tiến hành kiểm tra từng công đoạn hạng mục và lưu lại biên bản

kiểm tra.

- SM triển khai công tác chuẩn bị thi công tại công trường theo danh mục kiểm tra

công trường trước khi khởi công (theo biểu mẫu AAI-17/02).

- PM và SM thiết lập nội quy công trường và quy định về an toàn lao động tại công

trường (quy trình AAI-01).

- PM và PC triển khai việc chuẩn bị mẫu vật liệu để đệ trình trong trường hợp hồ sơ

thiết kế chưa đầy đủ.

- PM yêu cầu Phòng Mua hàng triển khai việc đặt hàng các hạng mục chiến lược cần

nhiều thời gian thực hiện.

- PM yêu cầu Phòng Vẽ triển khai việc vẽ triển khai sản xuất lắp đặt.

3.2.Thực hiện thi công:

• SS ghi nhật ký công trường.

• PM có nhiệm vụ tổ chức hoạt động triển khai thi công tại công trình , các thành viên có tên

trong sơ đồ tổ chức công trình phải phối hợp chặt chẽ với nhau để thực hiện các công tác thi

công nhằm giảm thiểu những khó khăn trở ngại gây ảnh hưởng đến chất lượng và tiến độ thi

công.

• Các Biểu mẫu thường được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm:

- Chuyển giao thông tin (AAI-17/03): Dùng để yêu cầu phối hợp công việc, thông tin mẫu

mã, vật liệu, những sai phạm sự cố trong công việc,…

- Biên bản họp (AAI-17/04): Dùng để ghi lại nội dung cuộc họp.

- Phiếu chuyển giao (AAI-17/05): dùng làm bằng chứng cho việc giao nhận hồ sơ giấy tờ.

- Phiếu đề nghị làm việc ngoài giờ (AAI-17/06): dùng để thông báo giờ làm việc tăng ca của

công nhân để tiện sắp xếp.

- Báo cáo công trường (AAI-17/16): dùng để báo cáo cho cấp trên tình hình thi công tại công

trường theo định kỳ hàng ngày/ tháng/ năm.

- Biên bản tai nạn lao động (AAI-17/08): dùng để lập biên bản khi có tai nạn lao động.



3.3.Các hoạt động kiểm tra:

• PM kiểm tra và cập nhật tiến độ thi công theo định kỳ hàng tuần (công việc đã thực

hiện/ kế hoạch sắp tới).

• SM kiểm tra và cập nhật tình hình nhân lực tại công trường định kỳ hàng tuần dựa

trên biểu đồ nhân lực.

• SM lập bảng chấm công nhân viên hàng ngày, và gửi về công ty mỗi ngày

• PM kiểm tra và cập nhật kế hoạch thu – chi theo định kỳ mỗi tháng.

• PM kết hợp với CM trong việc làm “Bảng đề nghị thanh toán” (xem AAI-27/01) để

gởi Chủ đầu tư yêu cầu thanh toán trong từng giai đoạn thi công. Khi Chủ đầu tư xác nhận thanh

toán, xem[2.6], PM gửi về phòng Kế toán đính kèm phiếu thông tin khách hàng AAI-27/02 nếu

thông tin ban đấu còn thiếu.

• PM kiểm tra chất lượng thi công dựa trên hồ sơ bản vẽ, mẫu mã được duyệt và quy

chuẩn kỹ thuật theo Hợp đồng. Việc kiểm tra phải được thực hiện từng công đoạn theo tiến độ

và phải có văn bản xác nhận từng công đoạn một (đối với Thầu phụ). Đối với những hạng mục

AA tự tổ chức thi công thì chỉ cần giám sát kiểm tra và báo lại cho SM những hạng mục không

đạt cần phải sửa chữa.

• PM quản lý cả quá trình tạo sản phẩm trong suốt cả quá trình:

- Bằng hình thức nghiệm thu từng phần, mục đích nhằm đánh giá chính xác tỉ lệ phần trăm và

theo dõi chất lượng sản phẩm trong suốt cả quá trình.

- Trong quá trình nghiệm thu từng phần, các sản phẩm sai hỏng, chưa đạt chất lượng sẽ được

đánh dấu nhận dạng để xử lý.

• Kết quả kiểm tra không đạt được PM lập hồ sơ hoặc báo cáo sản phẩm không phù

hợp.

• Một số Biểu mẫu thường được sử dụng trong giai đoạn này bao gồm:

- Bảng xác nhận thanh toán (AAI-28/01 ): dùng để xác nhận việc thanh toán cho các Thầu

phụ.

- Phiếu xác nhận công việc phát sinh (AAI-17/09): dùng để gửi Chủ đầu tư xác nhận công

việc phát sinh.

- Thông báo công việc bị đình hoãn (AAI-17-10): dùng để thông báo cho Chủ đầu tư việc đình

hoãn công việc do những nguyên nhân khách quan ngoài ý muốn.



- Phiếu đề nghị gia hạn thời gian thi công (AAI-17/11): dùng để đệ trình cho Chủ đầu tư yêu cầu

gia hạn thời gian thi công do ảnh hưởng bởi các công việc khác.

3.4.Nghiệm thu từng công đoạn, nghiệm thu toàn phần và bàn giao:

• PM gởi thông báo công việc hoàn tất cho Chủ đầu tư (xem biểu mẫu AAI-17/12).

• PM lập biên bản nghiệm thu và bàn giao khi công trình hoàn tất để đệ trình cho Chủ

đầu tư ký duyệt (xem biểu mẫu AAI-17/13), các hồ sơ chuẩn bị cho nghiệm thu gồm:

- Bản vẽ hoàn công.

- Gửi Catalogue, hướng dẫn sử dụng máy móc (nếu có).

- Gửi danh sách Nhà cung cấp, mã số vật liệu, máy móc, phụ kiện dùng cho mục đích bảo trì.

• PM giải thích và làm sáng tỏ mọi yêu cầu và thắc mắc của Chủ đầu tư cũng như ghi

nhận danh mục các công việc cần sửa chữa để thực hiện nhằm đảm bảo việc ký nghiệm thu và

bàn giao được nhanh chóng (xem biểu mẫu AAI-29/01 )

• Kết hợp với CM trong việc làm quyết toán công trình bao gồm:

- Giá trị điều chỉnh

- Giá trị tiền giữ lại (Retention) và ngày thanh toán khi hết hạn bảo hành.

- Giá trị thanh toán cuối cùng.

- Trong trường hợp Chủ đầu tư trì hoãn không ký nghiệm thu và bàn giao thì PM vẫn tiến

hành làm bản quyết toán gởi cho Khách hàng theo đúng điều kiện chi trả trong Hợp đồng.

- PM phải gởi Phiếu thăm dò ý kiến khách hàng (AAI-17/14).

- PM ký nghiệm thu và bàn giao cho Thầu phụ, trong đó ghi rõ chất lượng và tiến độ công trình

(AAI-17/13), sau đó tiến hành chứng nhận thanh toán cho Thầu phụ.

- Trong quá trình kiểm tra nếu sau cùng phát hiện ra những hạng mục nào không phù hợp thì sẽ

thực hiện theo “Qui trình kiểm soát và thực hiện sửa chữa lỗi thi công AAI- 29.

• Các hoạt động sau khi bàn giao công trình:

- Phòng Thi công có trách nhiệm thực hiện việc sửa chữa, bảo hành các sai hỏng của công trình

trong suốt thời gian bảo hành theo qui định trong trong hợp đồngQu n tr s n xu t - 2014ả ị ả ấ


Sau khi hoàn tất việc sửa chữa, biên bản nghiệm thu với khách hàng phải được lưu trữ có hệ

thống ở Phòng Thi công

3.5.Quản lý tài sản của khách hàng:

Trong trường hợp khách hàng có giao tài sản, hàng hoá, vật liệu cho mục đích thi công, PM

phải tổ chức việc nhập kho, bảo quản cho đến khi bàn giao công trình.

Trường hợp vật liệu còn thừa để lại cho mục đích bảo hành, PM phải tổ chức bảo quản, quản lý

những vật liệu này trong suốt thời gian bảo hành công trình.

Đối với bản vẽ, tài liệu do khách hàng cung cấp, PM cũng phải có trách nhiệm bảo mật, chỉ sử

dụng các thông tin này trong phạm vi công trình.

3.6.Phụ lục:

- Tiến độ thi công : AAI-17/01

- Danh mục kiểm tra công trường trước khi thi công : AAI-17/02

- Chuyển giao thông tin : AAI-17/03

- Biên bản họp : AAI-17/04

- Phiếu chuyển giao : AAI-17/05

- Giấy đề nghị làm ngoài giờ : AAI-17/06

- Báo cáo công trường : AAI-17/16

- Biên bản tai nạn lao động : AAI-17/08

- Phiếu xác nhận công việc phát sinh : AAI-17/09

- Thông báo công việc bị đình hoãn : AAI-17/10

- Phiếu đề nghị gia hạn thời gian thi công : AAI-17/11

- Thông báo công việc hoàn tất : AAI-17/12

- Biên bản nghiệm thu và bàn giao : AAI-17/13

- Phiếu thăm dò ý kiến Khách hàng : AAI-17/14

- Bảng đề nghị thanh toán : AAI-27/01

- Thông tin Khách hàng : AAI-27/02

- Bảng xác nhận thanh toán : AAI-28/01

- Phiếu kiểm tra khuyết tật sửa chữa :AAI-29/01

-

4. Phòng Thiết kế:



Tiếp xúc khách hàng: khi chủ đầu tư có nhu cầu về thiết kế, thì Phòng Thiết kế có nhiệm vụ tiếp

xúc khách hàng, ghi nhận các yêu cầu về thiết kế của chủ đầu tư. Báo giá Thiết kế cho Phòng

Hợp đồng, để lên báo giá với chủ đầu tư, và thực hiện các công việc báo giá trên SAP.

Thực hiện thiết kế: Phòng Thiết kế thực hiện các công việc thiết kế theo quy trình AAI-37.

5. Phòng Vẽ Triển khai:

Phòng vẽ triển khảo sát làm rõ các yêu cầu trên hồ sơ dự thầu, báo giá, gửi báo giá cho CM để

tổng hợp làm báo giá gửi chủ đầu tư.

Sau khi trúng thầu, Phòng Thi công sẽ chuyển thông tin yêu cầu Phòng Vẽ triển khai thực hiện

công việc vẽ triển khai [xem 3.2]

Phòng Vẽ triển trai thực hiện các công việc theo quy trình AAI-03.

6. Phòng Mua hàng:

6.1. Đánh giá vendor:

Phòng Mua hàng thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp trên SAP theo Tcode ME61(MM800)

6.2. Tạo và cập nhật vendor master data:

Phòng Mua hàng tạo Vendor trên SAP theo Tcode XK01, sau đó muốn sửa hoặc xem thì vào

Tcode XK02,XK03

Sau đó chuyển thông tin cho Phòng Kế toán để bổ sung các chi tiết còn lại.

6.3. Khảo giá – đấu thầu:

Phòng mua hàng thực hiện việc khảo giá để đấu thầu theo yêu cầu của Phòng Hợp đồng[xem

2.2.1]

6.4. Thực hiện việc mua hàng:

Trách nhiệm của nhân viên mua hàng:

- Mua hàng & đảm bảo việc mua này là tốt nhất cho Công ty trên cơ sở cân bằng các yếu tố chất

lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, phương thức thanh toán, phát triển mối quan hệ đối với nhà

cung cấp.

- Theo dõi quá trình nhận hàng cho đến khi hàng về đến nơi yêu cầu.

- Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa như thiếu thừa, kém chất lượng.

- Cung cấp chứng từ & bảo đảm khoản công nợ của nhà cung cấp là hợp lệ để Phòng Kế toán có

thể thanh toán, trả lời NCC khi có thông tin từ PKT.



Phòng mua hàng thực hiên công việc theo quy trình sau:

6.4.1 Phiếu yêu cầu mua hàng-Purchase Requisition (PR):

Phòng mua hàng nhận Purchase requisition từ PM

6.4.2 Xử lý yêu cầu mua hàng:

Trưởng phòng Mua hàng xem xét yêu cầu mua hàng như sau:

- Các yêu cầu chất lượng và kỹ thuật.

- Các yêu cầu về tiến độ giao hàng.

Trưởng phòng xem xét xong và chuyển các PR cho nhân viên mua hàng liên quan để thực hiện.

Nhân viên lưu PR theo số thứ tự.

6.4.3 Xác định nhà cung cấp:

Trưởng phòng đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp( xem quy trình AAI-34).

Nếu trường hợp giá cao khác biệt so với PR, Phòng Mua hàng thông báo cho PM để có quyết

đinh (theo quy định của công ty).

6.4.4 Lập đơn đặt hàng:

Trường hợp hàng nhập khẩu, nhân viên mua hàng cần hỏi giá cước của nhà cung cấp (mua giá

đã có vận chuyển) và giá cước của công ty giao nhận (mua EXW và đưa cho cty giao nhận vận

chuyển) để xác định là nên đặt hàng theo giá gì.

ĐĐH/HĐ được in thành 2 bản: 1 gửi cho nhà cung cấp, và 1 gửi PKT, Phòng Mua hàng lưu 1

bản copy. Trường hợp mua hàng bằng fax thì chỉ cần 1 bản nhưng in thành 3 bản sao y như trên.

Cập nhật “Lịch mua hàng”

Nhân viên mua hàng lập Đơn đặt hàng/hợp đồng – Purchase Order trên SAP theo Tcode

ME21N, Sau đó muốn sửa hoặc xem, vao Tcode ME22N và ME23N.

6.4.5 Duyệt đơn đặt hàng:

Việc duyệt Purchase Order được thực hiện theo thẩm quyền ký duyệt. Trên SAP việc release

PO trên Tcode ME29N

6.4.6 Đơn đặt hàng đã được duyệt:

Nhân viên mua hàng nhận xác nhận trên ĐĐH từ nhà cung cấp hay nhận lại bản gốc của hợp

đồng đã ký.

Cập nhật số ĐĐH trên PR– đóng mộc “CLOSED” cho những PR đã có tất cả các ĐĐH được

duyệt.



Cập nhật Nhật ký ĐĐH (purchase log book). Tham chiếu biểu mẫu AAI-33/05.

Trường hợp hàng nhập khẩu, chuyển thông tin cho Công ty giao nhận và dịch vụ.

Tham chiếu biểu mẫu AAI-33/06

Chuẩn bị bộ hồ sơ hàng nhập theo yêu cầu của cty dịch vụ, kiểm tra lại tờ khai hải quan trước

khi trình ký.

6.4.7 Theo dõi nhận hàng:

Nhân viên PMH theo dõi phần nhận hàng tại nơi giao hàng, lấy phản hồi xem hàng có thiếu /

thừa hay kém chất lượng?

Lấy PNK của công trình về lưu hồ sơ.

6.4.8 Giải quyết hàng không đạt yêu cầu:

Nhân viên mua hàng làm việc để giải quyết các vấn đề phát sinh như hàng thiếu/thừa hay không

đạt chất lượng, tiến độ giao hàng với nhà cung cấp.

Trưởng phòng Mua hàng thống kê các sai hỏng về chất lượng kỹ thuật, tiến độ giao hàng nhằm

phục vụ cho các hành động khắc phục, phòng ngừa.

Trưởng phòng Mua hàng căn cứ vào số liệu thống kê, dùng cho việc đánh giá, chọn lựa nhà

cung cấp.

6.4.9 Kết thúc công việc mua hàng:

Nhân viên mua hàng thực hiện:

Đóng “CLOSED” trên ĐĐH sau khi hàng đã về công trình.

Theo dõi & cập nhật các báo cáo liên quan.

Hàng tháng phân tích các dữ liệu liên quan đến doanh số mua theo nhóm vật tư, theo bộ phận,

theo nhà cung cấp & đề xuất các biện pháp cải tiến thích hợp.

Hằng tháng, Phòng Mua hàng cập nhật bảng giá vật liêu cho Phòng Hợp đồng, Phòng Thi công

để có thông tin mới nhất phục vụ cho việc báo giá.

6.5. Phụ luc:

Phiếu yêu cầu mua hàng :AAI-33/01

Lịch mua hàng: :AAI-33/02

Đơn đăt hàng :PO trên SAP

Nhật ký ĐĐH: :AAI-33/05



Phiếu yêu cầu dịch vụ: :AAI-33/06

7. Xưởng AAI:

7.1. Báo giá:

Xưởng AAI báo giá khi có yêu cầu của Phòng hợp đồng, nhằm phục vụ cho công tác báo giá

của công ty.

7.2. Nhận đơn hàng:

Sau khi công trình đã trúng thầu, Xưởng AAI sẽ nhận được yêu cầu bào giá từ PM hoặc CM.

Sau khi báo giá của Xưởng đã được đồng ý, PM sẽ lập PO gửi Xưởng cho các công trình Phòng

thi công thực hiện, CM lập PO gửi Xưởng cho các đơn hàng nôi bộ từ các khối như AAC,

AAD, AAF.

7.3. Thực hiện sản xuất:

7.3.1 Báo giá cho PM/CM:

Bộ phận Kế hoạch nhận yêu cầu đặt hàng/ yêu cầu báo giá từ các công trình (do PM các công

trình đó gửi). Còn đối với khách hàng khác, yêu cầu mua hàng được gửi từ Phòng Hợp đồng.

Bộ phận Kế hoạch tính giá sau khi nhận được yêu cầu, tính trong vòng thời gian là 7 ngày.

Trưởng Xưởng duyệt báo giá và gửi cho khách hàng (PM hoặc Phòng Hợp đồng).

7.3.2 Tính định mức vật tư (BOM) và nhân công (Routing)

Sau khi nhận đơn hàng, Trưởng Xường chuyển thông tin, hồ sơ kỹ thuât cho Bộ phận Kỹ thuật

Xưởng tính định mức vật tư và các Quản đốc phân xưởng tính định mức nhân công.

Việc lập BOM được thực hiện trên SAP bằng Tcode CS01, sau đó sửa và xem dùng Tcode

CS02, CS03.

Việc lập Routing trên SAP được thực hiện bởi Tcode CA01, sau đó sửa và xem vao Tcode

CA02, CA03

7.3.3 Phát lệnh sản xuất:

Trưởng xưởng phát lệnh sản xuất, thực hiện trên SAP bằng Tcode CO01.



Bô phận Kế hoạch căn cứ vào BOM đẽ tính dự trù vật tư cho việc sản xuất. Trên SAP, chạy

MRP bằng các Tcode MD02, MD04

Từ đó có được các yêu cầu mua hàng-PR

PR được Trưởng Xưởng duyệt, Tcode ME29N, sẽ được gửi cho Phòng Mua hàng để thực hiện

việc mua hàng cung cấp vật tư cho Xưởng.

Xưởng sẽ tự lập PO cho các hàng mục vật tư nhỏ, linh tinh..

7.3.4 Thực hiện sản xuất:

- Kho cung cấp vật tư theo định mức của BOM, trường hợp vượt quá định mức thì phải có xác

nhận của Trưởng Xưởng theo phiếu yêu cầu vật tư phát sinh (AAI-46.04).

- Các phân xưởng căn cứ theo BOM để tiến hành sản xuất.

- Theo quy trình chung thì sản xuất sẽ đi từ PX máy-> PX Mộc-> PX Hoàn Thiện -> Bao bì

đóng gói-> Giao hàng. Tuy nhiên, tùy theo đặc thù sản phẩm có thể không qua một vài công

đoạn trên.

- Phân xưởng tổ chức việc dán nhãn cho các sản phẩm, nhằm nhận biết được cả quá trình tạo ra

sản phẩm.

- Trong trường hợp có những hạng mục, Xưởng không sản xuất thì bộ phận Kế hoạch lập PO

gia công bên ngoài.

- Trong trường hợp có vướng mắc về kỹ thuật, như bản vẽ không rõ ràng, không khả thi… Các

Quản đốc phân xưởng phải thông tin cho bộ phận Kỹ thuật để làm việc lại với khách hàng.

- Trong trường hợp có thay đổi, bộ phận Kỹ thuật gửi thông tin lai cho bộ phận Kế hoạch để

làm phiếu thực hiện sản phẩm bổ sung.

- Trong trường hợp có sai hỏng về vật liệu, kỹ thuật, hay do tính toán định mức giá thành sai

sót, phải cẩn bổ sung thêm vật tư, Quản đốc Phân xưởng phải báo lại cho bộ phận Kỹ thuật, Kế

hoạch, để làm yêu cẩu vật tư phát sinh, trong phiếu phải ghi rõ nguyên nhân, và gủi Trưởng

Xưởng ký duyệt (AAI-46.04).

- Quản đốc phân xưởng thực hiện việc confirm nhân công bằng Tcode C011N, xem bằng CO14.

- Nhân viên kho thực hiện việc xuất vật tư sản xuát vào các Lệnh sản xuất- Production order,

bằng Tcode MIGO

7.3.5 Kiểm tra chất lượng:

QC có trách nhiệm kiểm tra chất lượng sản phẩm sau các công đoạn: Máy, Mộc, Hoàn thiện,

Bao bì đóng gói.



Ở công đoạn đầu vào: cung cấp nguyên vật liệu cho dây chuyền sản xuất, QC cần kiểm tra chất

lượng các loại vật liêu chính như: gỗ, vật liệu tấm, hóa chất…Nếu không đạt, QC báo cáo lên

Trưởng xưởng giải quyết

7.3.6 Giao hàng:

Hàng hóa sau khi sản xuất xong, được bao bì đóng gói và QC kiểm tra lần cuối, được xuất kho

giao cho khách hàng

Biên bản giao hàng sau đó được chuyển đến các bộ phận Kế hoạch, Kế toán, Giao nhận.

Nhân viên giao hàng lập biên bản giao hàng – Outbound trên SAP bằng Tcode VL10B.

7.3.7 Phụ Lục:

Bảng tính định mức và giá thành :AAI-46.01

Kế hoạch vật tư sản xuất :AAI-46.02

Phiếu thực hiện sản phẩm : :BOM trên SAP

Phiếu yêu cầu vật tư phát sinh :AAI-46.04

Phiếu yêu cầu mua hàng :PR trên SAP

Đơn đặt hàng :PO trên SAP

8. Phòng Kế toán:

Các hoạt động của Phòng Kế toán đều thực hiện trên SAP, xem chi tiết tại các quy trinh của kế

toán.

GHI CHÚ:

Quy trình này được điều chỉnh, tích hợp với hệ thống SAP từ các quy trình cũ như sau:

- AAI-44: Quy trình Tiếp nhận và lưu trử thông tin.

- AAI-17: Quy trỉnh Triển khai và Giám sát thi công

- AAI-39: Quy trình Chọn và giám sát thầu phụ

- AAI-38: Quy trình Đấu thầu.

- AAI-33: Quy trình mua hàng



- AAI-46: Quy trình Tiếp nhận va thực hiện đơn hàng nội bộ.

Sau khi được ban hành, sẽ thay thế cho các quy trình trên.

C. Phân tích vấn đề và đưa ra giải pháp cải thiện dựa trên kiến thức học được từ môn Quản trị sản xuất và vận hành

1. Áp dụng lý thuyết Nguồn nhân lực và thiết kế công việc để phân tích quy trình của phòng Hợp đồng.

1.1 Chức năng của phòng Hợp đồng : Phòng hợp đồng chịu trách nhiệm sau :

• Đấu thầu các dự án

• Quản lý hợp đồng thầu phụ

1.2 Vấn đề phòng Hợp đồng đang mắc phải :

• Kết quả đấu thầu không hiệu quả, theo thống kê của công ty thì tỷ lệ thắng

thầu năm 2013 chỉ là 15% tổng số hồ sơ nộp thầu.

• Thời gian chuẩn bị hồ sơ báo giá lâu, nhiều khi không nộp kịp thời gian đóng

thầu.

• Không kiểm soát tốt giá dự thầu, các trưởng nhóm dự thầu không chia sẽ

thông tin giá cho nhau.1.3 Phân tích lý do các vấn đề trên và đưa ra giải pháp : 1.3.1 Kết quả đấu thầu không hiệu quả :

• Lý do thứ nhất, hiện công ty đang thiếu hụt nhân sự giỏi cho các vị trí trưởng

nhóm dự thầu (CM), đa số các nhân viên cũ , dày dạn kinh nghiệm đã bị điều sang chi nhánh tại Myanmar, do đó phải sử dụng các nhân viên tính khối lượng vào vị trí CM. Những người này thì không đủ kinh nghiệm cũng như năng lực để làm vị trí CM.

• Lý do thứ hai ,khối lượng đấu thầu nhiều, các nhân viên phải làm việc tăng

ca thường xuyên , dẫn đến mệt mỏi , năng suất lao động giảm.1.3.2 Thời gian chuẩn bị báo giá lâu :

• Lý do thứ nhất, công tác hỏi giá cho các công tác lâu.

• Nhân viên không có nhiều kinh nghiệm nên mất nhiều thời gian hơn.

1.3.3 Không kiểm soát tốt giá dự thầu :

• Do công ty không có ngân hàng giá cho các công tác cơ bản, dẫn đến việc

nhân viên phải tính giá cho tất cả các công tác trong một hồ sơ mời thầu bất kỳ.

• Mức độ chia sẻ thông tin trong công ty là thấp, mỗi người không tận dụng

được thông tin báo giá lẫn nhau để rút ngắn thời gian tính giá.1.4 Giải pháp cho vấn đề này :



Công ty cần phải thiết kế lại quy trình làm việc cho bộ phận này.Tập trung vào các vấn đề sau :

• Chuyên môn hóa : Cần tuyển thêm các trưởng nhóm dự thầu , có đủ kinh

nghiệm.

• Mở rộng công việc : tăng khả năng cũng như quyền hạn của CM, tham gia

vào việc kiểm soát ký kết hợp đồng với nhà thầu phụ sau khi thắng thầu ( trước đây phòng thi công làm hết)

• Tạo môi trường làm việc thoải mái, phục vụ nhân viên khi họ phải làm tăng

ca. Có chính sách thưởng xứng đáng với những cá nhân tập thể có đóng góp cho công ty ( thưởng nóng nếu thắng thầu..)

• Kết hợp giữa trường phòng dự thầu, trợ lý P.TGĐ phát triển kinh doanh

thành một nhóm tự quản , nhằm kiểm tra kết quả của các trưởng nhóm dự thầu gửi lên, trước khi trình P.TGĐ phê duyệt.

• Tổ chức lại phòng hợp đồng một cách khoa học hơn, chia phòng thành 3 bộ

phận

Quy trình cho phòng Hợp đồng được tái cơ cấu lại như sau :

I. Bộ phận đấu thầu (Tendering)

I.1 Chức năng :



a. Tiếp nhận thông tin của dự án.

- Sau khi có quyết định tham gia thầu của BGĐ, Trưởng nhóm CM nhận thông tin từ nhân viên kinh doanh hoặc tự tiếp xúc khách hàng (hồ sơ thầu, bản vẽ, hình ảnh, mẫu sản phẩm..). Trường hợp tự tiếp xúc khách hàng, nhân viên kinh doanh phải làm thủ tục giới thiệu với khách hàng người sẽ tiếp tục làm việc (bằng văn bản).

- Trưởng nhóm CM lập phiếu thông tin khách hàng theo biểu mẫu AAI-39.01

- Trưởng nhóm CM lập phiếu xem xét khả năng thực hiện thầu/ hợp đồng theo biểu mẫu: AAI-39.02.

- Trưởng nhóm CM kết hợp Trưởng bộ phận quản lý giá & hợp đồng xem xét hồ sơ thầu/hợp đồng có đúng với sở trường của AAI. Sau đó tham khảo ý kiến BGĐ để quyết định có tham gia thầu hay không. Thời gian trả lời ý kiến của BGĐ: 01 ngày đối với thời gian gấp ≤ 2 tuần, 02 ngày đối với thời gian không gấp ≥ 2 tuần.

- Quyết định không tham gia thầu: Sau khi bộ phận đấu thầu và quản lý hợp đồng kiểm tra thông tin hồ sơ thầu không khả thi thì chuyển thông tin cho nhân viên kinh doanh lập, sau đó gửi BGĐ ký duyệt để gửi cho khách hàng .

- Quyết định tham gia thầu: [xem b]

b.Thực hiện báo giá :

- Trưởng nhóm CM giao việc cho trưởng nhóm QS kiểm tra bản vẽ + khối lượng + giá vật liệu.

- Trưởng nhóm QS tổ chức cho các QS bốc khối lượng, đồng thời thống kê chủng loại vật liệu sử dụng của gói thầu và chuyển qua



bộ phận thu mua để lấy giá.

- Sau khi QS đã hoàn tất việc kiểm tra khối lượng thì trưởng nhóm QS sẽ tập hợp thông tin về khối lượng cũng như đơn giá vật liệu của từng công tác gửi lên cho trưởng nhóm CM.

- Căn cứ theo khối lượng được gửi lên, Trưởng nhóm CM liên hệ với các nhà thầu phụ để khảo giá các hạng mục thầu phụ theo quy định.

- Trưởng nhóm CM liên hệ với thiết kế để xác định giá thiết kế (nếu có)

- Trưởng nhóm CM liên hệ với vẽ triển khai để có giá shop-drawing

- Trưởng nhóm CM làm việc với PM để có chi phí Preliminary.

c.Lập dự toán dự thầu :

- Trưởng nhóm CM kiểm tra lại khối lượng , nếu thấy có khối lượng nào không hợp lý thì yêu cầu trưởng nhóm QS làm rõ.

- Nếu thấy đơn giá vật liệu chưa hợp lý thì chuyển cho bộ phận thu mua kiểm tra lại.

- So sánh giá thầu phụ với giá của các công trình tương tự ( nếu có ) hoặc theo đánh giá của cá nhân để xác định tính hợp lý của đơn giá từ thầu phụ đưa lên.Nếu thấy chưa hợp lý thì yêu cầu thầu phụ giải trình gấp.

- Sau khi kiểm tra tất cả thì trưởng nhóm CM sẽ tổng hợp lại và lập dự toán dự thầu cho công trình.

-Lưu ý, khi báo giá nếu không rõ hoặc không đủ thông tin, trưởng nhóm CM không được tự cho giá mà phải làm rõ nội dung công việc trước. Trong trường hợp thời gian không đủ mà công việc chưa được làm rõ thì cho giá PC hoặc PS.



-PM, trưởng nhóm CM có thể liệt kê những hạng mục không rõ ràng hoặc khác biệt so với bản vẽ để yêu cầu giải thích và cung cấp thêm các thông tin cần thiết.

-PM, trưởng nhóm CM cần hỏi rõ thời gian, tiến độ, phương thức thanh toán, điều kiện thưởng phạt.

- Trưởng nhóm CM cần biết rõ dự án này theo tiêu chuẩn nào? (lưu ý: cần đọc hiểu spec thật rõ và thực hiện theo spec vì trong nguyên tắc xây dựng, spec luôn được sử dụng ưu tiên so với bản vẽ).

- Trưởng nhóm CM làm rõ phần việc trách nhiệm của mình.

- Giá preliminary: trưởng nhóm CM phải phối hợp với PM để làm.

- Trưởng nhóm CM phải đi khảo sát nghiên cứu công trình.

d.Tạo production order :

- Căn cứ vào SO, trưởng nhóm CM tạo Proroduction order cho công trình (PP-401).

- Căn cứ vào Quotation, tạo các hạng mục trong component của production order.

- Căn cứ vào bảng phân bổ công việc, tạo các production order cho các hạng mục.

- Thực hiện MRP cho production order (PP-302).

- Tùy theo tính chất và trường hợp cụ thể, gửi Purchase requisition cho Phòng mua hàng đối với trường hợp mua vật tư, cho Phòng Thi công đối với trường hợp thầu phụ thi công.C/c cho bộ phận quản lý giá & hợp đồng

- Phối hợp cùng PM, bộ phận quản lý giá & hợp đồng để chọn thầu phụ.



e. Chọn và giám sát thầu phụ :

- Trưởng nhóm CM hỗ trợ PM và bộ phận quản lý giá & hợp đồng chọn lựa thầu phụ thông qua việc cung cấp chính xác khối lượng & phạm vi công việc.

-Sau khi nhận báo giá của thầu phụ, trưởng nhóm CM,PM,bộ phận quản lý giá & hợp đồng tiến hành so sánh và chọn thầu.

I.2 Cơ cấu tổ chức :

- Bộ phận đấu thầu sẽ bao gồm nhiều CM, mỗi CM sẽ phụ trách từ 1 đến 3 dự án cùng 1 lúc.

- Bên dưới CM sẽ có 1,2 QS hoặc nhiều hơn ( tùy theo qui mộ của dự án ) để hỗ trợ CM kiểm tra khối lượng và làm hồ sơ đấu thầu cho dự án mà CM đó được giao.

II. Bộ phận thu mua (Sourcing)

II.1 Chức năng :



a.Yêu cầu tìm kiếm nhà cung cấp, thầu phụ liên quan đến công tác nội thất:

-Trưởng bộ phận thu mua sẽ nhận được yêu cầu tìm giá từ bộ phận đấu thầu, thiết kế, bộ phận quản lý giả & hợp đồng, bộ phận quản lý dự án.

-Đồng thời các nhà cung cấp vật liệu cũng sẽ tìm đến trưởng bộ phận để giới thiệu sản phẩm.

-Ngoài ra các trưởng bộ phận cũng phải tìm hiểu thị trường để tiếp cận các nguồn cung cấp mới .

b.Phạm vi công việc:

b.1 Đánh giá vendor:

- Phòng Mua hàng thực hiện việc đánh giá nhà cung cấp

b.2 Tạo và cập nhật Vendor data: ----- Phòng Mua hàng tao dữ liệu cho từng Vendor .

-Khảo giá phục vụ đấu thầu.

-Thực hiện việc mua hàng:

+ Mua hàng & đảm bảo việc mua này là tốt nhất cho Công ty trên cơ sở cân bằng các yếu tố chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, phương thức thanh toán, phát triển mối quan hệ đối với nhà cung cấp.

+ Theo dõi quá trình nhận hàng cho đến khi hàng về đến nơi yêu cầu.

+ Giải quyết các vấn đề phát sinh liên quan đến hàng hóa như thiếu thừa, kém chất lượng.

+ Cung cấp chứng từ & bảo đảm khoản công nợ của nhà cung cấp là hợp lệ để Phòng Kế toán có thể thanh toán, trả lời NCC khi có thông tin từ PKT.



Từ những thông tin về vật liệu/báo giá, phòng thu mua sẽ lập nên ngân hàng giá/vật liệu để phục vụ công tác đấu thầu và thi công dự án.

c.Quản lý ngân hàng giá:

- Mỗi chủng loại vật liệu sẽ được lưu trữ theo phân loại vật tư->nhà cung cấp->mã sản phẩm->vị trí lưu.

- Giá sản phẩm được ghi tương ứng theo nhà cung cấp và thời gian/địa điểm lấy báo giá.

- Giá của các vật liệu trong ngân hàng giá sẽ được cập nhật theo tháng/2 tháng/quí.

II.2 Cơ cấu tổ chức :

- Bộ phận Thu mua sẽ bao gồm từ 3 đến 4 nhân viên dưới sự quản lý của 1 trưởng bộ phận. Mỗi người sẽ phụ trách từng phần riêng biệt để tránh trùng lắp trong công tác thu thập thông tin.

II.3 Cơ cấu vận hành :

- Mỗi nhân viên trong bộ phận Thu mua phải tìm hiểu rõ thị trường vật liệu xây dựng, cũng như các nhà thầu phụ uy tín trong thị trường trang trí nội thất.

- Tham khảo giá và đàm phán giá với thầu phụ, nhà cung cấp để có giá tốt nhất.

III. Bộ Quản lý hợp đồng (Contract management)

III.1 Chức năng :


Stt

Chủng loại vật tư

Nhà

cung

cấp

Các loại vật tư

của nhà cun

g cấp

Giá vật liệu

Đơn vị

Ngày

báo giá

Vị trí báo

giá

Ghi

chú(VN

D)

1 2


a.Lập hồ sơ thầu

- Bộ phận quản lý giá/hợp đồng tổng hợp dự toán từ bộ phận đấu thầu,tiến độ và biện pháp thi công từ bộ phận thi công, shop drawings và thiết kế (nếu yêu cầu) bổ sung những hồ sơ khác như thư dự thầu để tạo thành hồ sơ thầu hoàn chỉnh và nộp thầu.

b.Nộp thầu

-Sau khi đã chuẩn bị các hồ sơ cần thiết bộ phận quản lý giá/hợp đồng nộp hồ sơ thầu đến Ban xét thầu,đồng thời vẫn phải theo dõi để nắm vững tiến trình xét thầu.

-PM, trưởng nhóm CM, trưởng bộ phận quản lý giá&hợp đồng và BGĐ (đối với công trình lớn) tham gia phỏng vấn khi Chủ đầu tư yêu cầu.

-Rớt thầu: đóng hồ sơ, lưu lại hardcopy, để tham khảo cho các lần sau.

-Trúng thầu: sau khi có thông báo trúng thầu từ Ban xét thầu, trưởng bộ phận quản lý giá/hợp đồng sẽ thông báo đến các phòng ban liên quan cho biết công trình đã trúng thầu bằng email.



c.Hoạt động sau khi trúng thầu:

c.1.Lập hợp đồng thi công

-Có 2 trường hợp:

-Đối vối Hợp đồng được soạn sẵn bởi Tư vấn hoặc Chủ đầu tư thì cần phải xem xét kỹ. nếu cần, có thể gặp luật sư để tham khảo chi tiết cho những hợp đồng thiếu tính vô tư.

-Đối với Hợp đồng do Công ty AAI phát hành tới khách hàng (Chủ đầu tư) thì trưởng bộ phận này phải tiến hành lập bản thảo và gửi cho các bộ phận khác như bộ phận đấu thầu, bộ phận thi công để tham khảo và góp ý. Sau đó tổng hộp các ý kiến để lập hợp đồng chính thức cho công trình và gửi cho Chủ đầu tư.

c.2.Chuyển giao thông tin triển khai dự án:

-Chuyển giao thông tin cho kế toán để tạo Cost center và/hoặc internal order theo quy định

-Chuyển thông tin cho BGĐ phát Lệnh khởi công, viện dẫn số cost center và internal order vào lệnh khởi công sau đó chuyển cho những nơi liên quan để thực hiện.

-Bộ phận quản lý giá/hợp đồng kết hợp bộ phận đấu thầu tổng hợp hồ sơ cần thiết để chuyển giao công trình đến PM chậm nhất là 03 ngày sau khi ký hợp đồng. PM triển khai công việc và lập/cập nhật bảng kế hoạch chi tiêu cho dự án .

-Họp để bàn giao hợp đồng cho PM.

c.3.Tạo dữ liệu master data cho dự án:

-tạo master data –ID cho từng hạng mục: vào Tcode MM01 để tạo các hạng mục mới.

-Vào ZBK02 để tạo mã SAP trên bảng định mức.

-Tạo Sales order: vào ZQ02, chuyển trạng thái của Quotation sang trạng thái Win(BPO100).

Đến đây đã có được Sales Order, tạo billing plan (SD301) để gửi phòng Kế toán thu tiền ứng khách hàng.

d.Chọn và giám sát thầu phụ:



Sau khi trúng thầu và chuyển sang Phòng Thi công để triển khai các hoạt động thi công, Phòng QLG&HĐ vẫn tiếp tục cùng với Phòng Thi công trong việc chọn và giám sát thầu phụ, quy trình này cũng được dùng khi gọi thầu phụ báo giá khi tham gia dự thầu.

Chuẩn bị hồ sơ mời thầu:

Hồ sơ mời thầu phải xác định được:

- Khối lượng công việc: BPĐT(bộ phận đấu thầu)

- Giới hạn công việc: BPĐT

- Yêu cầu kỹ thuật, chất lượng: PM

- Thời gian thực hiện, lắp đặt, bàn giao: PM

Hồ sơ thông thường bao gồm:

* Chuẩn bị bản vẽ:

- Trường hợp 1: bản vẽ được phát hành từ Phòng Thiết kế

- Trường hợp 2: bản vẽ được phát hành từ Thiết kế bên ngoài công ty AAI.

* Bảng mô tả vật liệu, đặc điểm kỹ thuật:

- Trường hợp 1: được phát hành từ Phòng thiết kế

- Trường hợp 2: được phát hành từ thiết kế khác.

* PM xác định các điều khoản chính về: phương thức thanh toán, thời gian thi công

* Bảng khối lượng công việc: BPĐT soạn.

d.1 Chọn nhà thầu phụ:

* Tùy theo trị giá, CM & PM chọn ít nhất 2 nhà thầu và nhiều nhất 4 nhà thầu phụ để chuẩn bị mời thầu. Trong các nhà thầu phụ này phải có nhà thầu phụ chiến lược của Cty AAI. Xem danh sách nhà thầu đã được duyệt AAI-38/02.

Nhà thầu phải phù hợp với công việc và có khả năng đáp ứng để hoàn thành công việc theo yêu cầu.

* Mời thầu: CM & PM mời thầu bằng thư Qu n tr s n xu t - 2014ả ị ả ấ


(AAI-38/03), email, điện thoại … gởi đến các nhà thầu phụ.

* Xác nhận tham gia thầu:

Nhà thầu xác nhận tham gia thầu lại cho CM & PM (bằng thư, email hoặc điện thoại …).

Trong trường hợp không đủ số lượng nhà thầu thì CM & PM phải mời nhà thầu tiếp theo cho đủ số lượng quy định.

* Gửi hồ sơ thầu và giải đáp:

CM gửi hồ sơ thầu

Giải đáp thắc mắc bằng văn bản cho các nhà thầu. Đối với những thắc mắc mang tính chất kỹ thuật, chi tiết thi công, PM giải đáp thắc mắc này cho các thầu phụ

CM phối hợp với PM để nhà thầu phụ khảo sát hiện trạng công trường khi cần thiết.

•So sánh và chọn nhà thầu:

Sau khi nhận báo giá từ các nhà thầu thì:

- BPĐT & PM cần phỏng vấn nhà thầu để làm rõ chi tiết trong bản báo giá và chi tiết kỹ thuật.

- Cần đánh giá bảng báo giá của nhà thầu trên cùng một cơ sở khối lượng, chất lượng, thời gian, điều kiện hợp đồng.

- BPĐT lập bảng so sánh giá các nhà thầu. BPĐT và PM lập bảng tổng kết đề nghị nhà thầu được chọn với phần phân tích đánh giá gửi đến cấp thẩm quyền được ký duyệt để quyết định chọn nhà thầu.

•Thông báo kết quả thầu:

PM gửi thư thông báo kết quả thầu ( kể cả nhà thầu phụ không được chọn ).

•Lập hợp đồng: bộ phận quản lý giá & hợp đồng.

•Thực hiện giám sát nhà thầu:

PM cập nhật các sai lệch của nhà thầu vào Phiếu giám sát nhà thầulàm cơ sở để tái so sánh cho việc



chọn thầu lần sau và gửi một bản copy cho bộ phận quản lý giá & hợp đồng.

•Tái đánh giá:

Định kỳ hàng năm, căn cứ vào Phiếu giám sát nhà thầu.Bộ phận quản lý giá & hợp đồng và PM phối hợp đánh giá lựa chọn nhà thầu phụ.

e.Xác nhận khối lượng và thanh toán cho thầu phụ:

Các qui định chung về việc xác nhận khối lượng và thanh toán cho nhà thầu phụ:

+ Chứng từ hợp lệ cho việc thanh toán :

Thanh toán cho Thầu phụ gồm :

•Hợp đồng giữa AAI và Thầu phụ, PO.

•Bảng đề nghị tạm ứng /thanh toán của Thầu phụ.

•Bảng khối lượng thực hiện chi tiết (bao gồm phát sinh) tại thời điểm cần thanh toán của Thầu phụ. Biên bản nghiệm thu khối lượng, chất lượng, tiến độ với Thầu phụ do PM ký với Thầu phụ.

•Hóa đơn tài chánh

•Bảng xác nhận thanh tóan

+ Retention: Thời hạn trả tiền retention cho Thầu phụ theo quy định của hợp đồng.

+ Phát sinh: trị giá phát sinh không được vượt quá 15% giá trị hợp đồng. Nếu vượt quá thì BPQLG&HĐ, PM phải làm phụ lục hợp đồng.

+ Quyết toán: là xác nhận công việc đã thực hiện xong, tuy nhiên không có nghĩa là xóa bỏ hết trách nhiệm của Thầu phụ theo các điều kiện trong hợp đồng về đáp ứng chất lượng và yêu cầu thiết kế.

+ Thời hạn chi trả: chi trả sau 14-28 ngày kể từ ngày xác nhận thanh toán cho Thầu phụ.

e.1Tạm ứng hợp đồng thầu phụ:

Sau khi hợp đồng thầu phụ được ký kết, BPQLG & HĐ sẽ chuyển hợp đồng (1 bản gốc) về PKT.



BPQLG & HĐ lập PO cho hợp đồng thầu phụ .

PM cần xác nhận tạm ứng hợp đồng cho Thầu phụ và gửi đến PKT.

PKT sẽ lên kế hoạch cho việc tạm ứng HĐ.

e.2 Thanh toán từng đợt/quyết toán:

Dựa vào điều khoản hợp đồng, tình hình thực hiện tại công trường và đề nghị thanh toán của Thầu phụ, PM phối hợp cùng BPQLG & HĐ lập bảng xác nhận thanh toán (Progress Payment Certificate) cho Thầu phụ . Bảng xác nhận thanh toán từng đợt/ quyết toán do BPQLG & HĐ lập, PM kiểm tra và PM/ PD ký xác nhận (theo đúng thẩm quyền ký duyệt) trước khi gởi đến Thầu phụ.

BPQLG & HĐ cập nhật khối lượng thực hiện của thầu phụ

- Progress Payment Certificate cần thể hiện rõ giá trị điều chỉnh (adjustments) cho phần công viêc đã thỏa thuận trong hợp đồng nhưng khối lượng khác biệt (chỉ áp dụng cho hợp đồng theo khối lượng thực tế) và phát sinh (variations) cho phần công việc do thay đổi thiết kế (không thực hiện nữa hoặc phần việc mới được bổ sung), tiền retention và thời hạn trả tiền retention cho Thầu Phụ.

- PM có trách nhiệm ký biên bản nghiệm thu, xác nhận khối lượng, đánh giá chất lượng, tiến độ cho các công việc Thầu phụ thực hiện.

- Đối với các công việc với Thầu phụ có giá trị <=10,000,000 VNĐ thì không cần phải lập hợp đồng và Certificate. Trưởng phòng Thi công sẽ ký trực tiếp trên báo giá và quyết toán của thầu phụ gởi. (Báo giá cần đầy đủ thông tin cần thiết như: tiến độ, thời hạn thanh toán…).

- PM chuyển về PKT 1 bộ chứng từ thanh toán cho Thầu phụ -bản gốc.

- Phòng kế toán kiểm tra chứng từ, nhập hoá đơn tài chính, ghi nhận công nợ thầu phụ.

- Phòng Kế toán theo dõi công nợ và lập kế hoạch thanh toán cho Thầu phụ hàng tuần trình Ban Giám Đốc duyệt.



- Sau khi Ban Giám Đốc duyệt chi, PKT lập bảng kê thanh toán và hoàn tất các thủ tục thanh toán.

- PKT thông báo cho Thầu phụ biết những khoản được hoặc chưa được thanh toán

e.3 Thanh toán retention:

Trước khi hết hạn retention, PM và Trưởng phòng thi công phải xác nhận hết thời gian retention cho Thầu phụ, hoặc ghi rõ chi tiết khoản trừ do AAI phải sửa chữa thay cho Thầu phụ trong thời gian bảo hành, chuyển giấy xác nhận về PKT.

- Phòng kế toán lên kế hoạch công nợ thanh toán cho Thầu phụ.

- Khi thanh toán hết tiền bảo hành và hợp đồng không còn giá trị, BPQLG & HĐ sẽ làm thanh lý hợp đồng cho Thầu phụ (nếu cần).

f. Xác nhận khối lượng và thanh toán với CDT

-Căn cứ và hợp đồng, BPQLG & HĐ sẽ làm thủ tục yêu cầu thanh toán tiền tạm ứng để gửi CDT.

-Đối với thanh toán hằng tháng : tùy thuộc vào hợp đồng nhưng thông thường là ngày 25 hằng tháng, BPQLG & HĐ sẽ xuống công trường kết hợp với PM lập hồ sơ thanh toán và gửi cho CDT. Sau đó sẽ theo dõi để lấy lại bản được duyệt từ CDT. Sau đó sẽ chuyển sang kế toán phát hành hóa đơn VAT (nếu có).

-Sau khi công trình hoàn thành, bàn giao BPQLG & HĐ sẽ cùn với PM lập bảng thanh quyết toán giá trị công trình và gửi CDT.Sau đó làm tiếp các thủ tục để được nhận tiền từ CDT.

III.2 Cơ cấu tổ chức :

- Đứng đầu bộ phận quản lý hợp đồng là Contract manager.

- Bên dưới Contract manager sẽ có 1,2 nhân viên để hỗ trợ công tác quản lý hợp đồng và phát sinh nếu có.

III.3 Cơ cấu vận hành :



- Contract manager sẽ phân công cho các trợ lý quản lý từng dự án.

- Các trợ lý sẽ lập hợp đồng thi công hoặc kiểm tra hợp đồng nếu được lập bởi Tư vấn, rồi đệ trình lên cho Contract manager để kiểm tra và phát hành.

- Đồng thời các trợ lý cũng hỗ trợ Contract manager để quản lý hợp đồng,thanh toán cho thầu phụ và yêu cầu thanh toán với chủ đầu tư.

- Bộ phận này củng giám sát dự án với PM để cùng làm việc với PM giải quyết các vấn đề về phát sinh và thanh toán ( bộ phận Đấu thầu có nhiệm vụ hỗ trợ).


Education

Bài tập lớn cuối kỳ aai-52 ht quy trinh tren sap aai-sop