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¿Qué es la documentación?
• La documentación es simplemente la ciencia que estudia los documentos y su tipo de procesamiento de la información.
• En este sentido está claro que la documentación es un concepto muy heterogéneo y que engloba desde un simple folleto de ayuda, hasta enormes manuales para los programas más complejos.
Importancia de la Documentación
• Su papel es fundamental dentro de la organización ya que en ella se recaba la información necesaria para desempeñar diversas funciones, además de ser una herramienta importante en el intercambio de información y de comunicación.
Redacción de Documentos
• La redacción administrativa hoy en día es muy importante ya que con esta nos desenvolveremos en el ámbito laboral, ya sea en empresas públicas o privadas.
• Al momento de redactar documentos es importante realizarlo de manera clara, precisa y moderna con el fin de cumplir con el objetivo de la organización.
Clasificación de la Documentación
• Para una buena clasificación se necesita previamente de una excelente nomenclatura, facilitando así la agrupación de los documentos de madera lógica y garantizando la agilidad de la búsqueda.
Documentos SimplesSe basa en la documentación
de:Recibos
Se emplean para describirla entrega de una suma de dinero, valores u objetos de cualquier clase
ValeSe utiliza para movimientos internos de
una oficina u organización,
pero carece de valor mercantil.
FolletosSon un impreso
connumero reducido de
hojas, que sirve como
herramienta divulgativa o publicitaria.
CartasSe consideran la combinación de
experiencia personal, el conocimiento del idioma
y un plan cuidadoso
Documentación General
Se puede mencionar los comprobantes de gastos, el cual es útil
para controlar los gastos.
Documentos TextualesSe encuentra relacionado con la documentación
comercial que se maneja dentro de una empresa
MemorándumEs una comunicación escrita breve de uso interno y tiene como finalidad el informar,
comunicar una acción especifica
Instancia Tiene como finalidad formular
una petición, solicitud o reclamación a una persona
de rango superior
AcuerdoEs un documento generado por
los clientes o jefes de departamento para dar
instrucciones sobre asuntos de su competencia
CircularContiene disposiciones
reglamentarias o interpretativas dirigidas a
diversas entidades o personas
OficioEs de carácter Oficial y
sirve para informar, citar, adjuntar y acompañar a
otros documentos
NotificaciónSe le considera el Oficio
de respuesta de una instancia
Documentos con base en los requerimientos del
cliente• Se basa en realizar
investigaciones en cuanto las necesidad y deseos de los clientes, esta incluye sus expectativas y percepciones de cada uno de ellos, además de responder de manera inmediata a la solicitud que el cliente pide.
Entre los documentos que se encuentran para obtener una obtención a los clientes están
las:Solicitude
s
Se asemeja mucho a un pedido, la diferencia
radica en el objeto dela
solicitud
Instrucciones, reservaciones, información, referencias,
cooperación y quejas
Reportes
Se encuentran
las reclamacion
es, las cuales tiene
origen en tres
posibilidades
Un mal servicio, un
mal producto, un error de calculo o
ejecución
Conciliación
O atención al cliente creada por el comité la cual recibe
la reclamación
de estos
Se basa en estudiar las causas del problema y las posibles soluciones
Existe otras variedades de documentación como:
Cheques
Pedido
Contratos
Letra de
cambio
Recibos
Facturas
Albarán
…Continuación…
• Pedido.- Es un documento en el cual se detallan los artículos que demanda el cliente y las condiciones en la que se efectuara la compra.
• Albarán.- Es un documento que detalla y justica la entrega de mercancía que se efectúa al cliente.
• Factura.- Documento que acredita legalmente la presentación del servicio o la compraventa de mercancías.
…continuación…
• Documentos de compraventaTodas las empresas necesitan realizar compras para ofrecer servicios o productos. Esto debe quedar reflejado documentalmente.
…continuación…
• Documentos de pago:
Cheque
Letra de cambio
Contratos
• Documento que da orden de pago a una entidad bancaria para que abone una determinada cantidad
• Es un documento mediante el cual una persona ordena pagar a otra en una fecha determinada, una cantidad de dinero• Es un acuerdo entre dos o mas personas mediante el cual, pactan dar, hacer o no hacer una cosa, o prestar un servicio.