Cách viết thông cáo báo chíThông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí là một văn bản đơn giản được sử dụng với mục đích là truyền những thông tin của công ty đến công chúng thông qua báo chí. Biên tập viên của báo sẽ đánh giá nội dung đó có gây thu hút độc giả và có phù hợp thể loại báo hay không. Thông cáo báo chí sẽ được đưa lên báo mà không cần trả phí, đây là sự khác biệt cơ bản nhất giữa thông cáo báo chí và các quảng cáo. Bởi vậy, một thông báo cáo chí phải đối mặt với nhiều cạnh tranh từ các doanh nghiệp khác. Khi biên tập viên đọc qua các thông cáo báo chí, sẽ xếp vào 3 danh mục chính:

- Loại 1 (obvious news): những thông cáo báo chí này chắc chắn sẽ được đăng

- Loại 2 (maybe): những thông cáo báo chí có giá trị tiềm năng có thể phát triển. Sau lần đọc thứ hai, biên tập viên sẽ chọn ra những thông cáo báo chí nào tốt và đưa vào loại 1.

- Loại 3 (discard): những thông cáo báo chí không phù hợp

Các tiêu chuẩn cho một thông cáo báo chí

- Sử dụng khổ giấy viết thư (letter).

- Xác định thông tin của người gửi ở góc phía trên bên trái tờ giấy, bao gồm: tên, địa chỉ, số điện thoại, một số thông cáo báo chí còn có số fax và địa chỉ email. Đặc biệt khi người gửi là những tổ chức lớn thì cần ghi tên của một cá nhân chịu trách nhiệm cao nhất trong phạm vi thông tin.

- Phía dưới phần xác nhận thông tin sẽ thông báo khẩn nếu nội dung của nó cấp bách và quan trọng, trong đó có thể yêu cầu thời gian cụ thể để đưa lên báo chí.

- Cách dòng 2 inch khi bắt đầu đoạn văn để thuận lợi cho chỉnh sửa

- Bắt đầu đoạn văn bằng một tóm tắt rõ ràng bao gồm những thông tin quan trọng, liên quan, kịp thời.

- Lề trái, lề phải ít nhất là 1.5 inch. Chừa một khoảng không gian đủ để nhà biên tập chỉnh sửa.

- Không bao giờ chia một đoạn văn từ trang này sang trang tiếp. Ghi chữ “còn tiếp” ở cuối trang chưa hoàn tất.

- Các trang nên được đánh số rõ ràng.

- Ngoài ra cần có một tiêu đề tóm tắt ở phía trên đoạn văn để biên tập viên hiểu rõ nội dung.

Nội dung cơ bản của một thông cáo báo chí

- Một thông cáo báo chí được bắt đầu bằng một tóm tắt cô đọng, trả lời câu hỏi 5W và 1 H. Câu đầu tiên của đoạn văn sẽ thể hiện nội dung quan trọng nhất. Đoạn văn mở đầu không nên vượt quá 5 dòng.

- Xúc tích, ngắn gọn. Hầu hết các thông cáo báo chí đều viết trong phạm vi một trang.

- Tránh sử dụng tiếng lóng và ngôn ngữ không phù hợp

- Không bao giờ dùng thuật ngữ chuyên ngành trong những thông cáo báo chí cho quần chúng

- Những thông tin, yếu tố trong thông cáo báo chí phải được đảm bảo là chính xác. Các tên phải được viết đúng chính tả. Kiểm tra kỹ các lỗi ngữ pháp để tránh những lỗi nhỏ nhưng có thể gây thiệt hại cho danh tiếng và chi phí của công ty.

The Press kit

Được sử dụng khi công ty thông báo một sản phẩm mới, tài trợ cho event, đưa cho đại diện bên báo chí những thông tin cơ bản dưới nhiều hình thức. Press kit có thể được gửi đến các phương tiện truyền thông đại chúng hoặc phân phát tại các buổi họp báo.

Bộ press kit bao gồm thông cáo báo chí, tờ thông tin, lý lịch công ty, tài sản công ty, hình ảnh… Những press kit sẽ được chú trọng nhiều về hình thức.

Case Problem

A.Can you think of any audience research that could be done before you plan the marketing communications program?

1. Nguồn truyền thông đáng tin cậy đối với công chúng2. Phương tiện truyền thông mà công chúng hay tiếp xúc nhất3. Trình độ học vấn của công chúng4. Các thông điệp truyền thông từ đối thủ mà công chúng đã tiếp nhận5. Forcus group đối với thông điệp truyền thông của công ty6. .....

B.What variety of techniques and activities could help accomplish National’s objective?

1. Quảng cáo trên các báo dành cho doanh nhân2. Quảng cáo trên TV3. Social marketing4. Tài trợ máy tính cho các trường học (doanh nhân tương lai)5. Tài trợ máy tính cho các cơ quan chính phủ6. Các roadshow, event giới thiệu sản phẩm mới tại những nơi có đông công chúng mục tiêu nhất7. Gửi Direct mail mời tham dự buổi giới thiệu sản phẩm mới cho các cá nhân, công ty…