Agrupamento de Escolas de Mem Martins

Circuito da Correspondência

Disciplina de Técnicas de SecretariadoMódulo XIV

Trabalho Realizado por:

Mónica Borges

Nº9

Tiago SantosNº16

Tatiana EmílioNº15

Circuito da Correspondência Conceito

…

O circuito da correspondência não é mais do que as fases pela qual a correspondência passa dentro e fora da empresa, desde o remetente até ao destinatário.

Classificação da Correspondência

Patente

Confidencial

Secreta

Patente

É um documento disponibilizado com acesso ao público .

Confidencial

É um documento confidencial que só pode ser mostrado a um número restrito de pessoas.

Secreta

É um documento confidencial, mas com um acesso ainda mais restrito, isto é, tem um grau de

confidencialidade ainda maior.

Tipos de Correspondência

Recebida

Expedida

Interna

Recebida

É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada é entregue ao

departamento ao qual é destinada.

Entrada(Verificação)

Não Necessária

Necessária

EmpresaConfidencialDirigida(Particular)

Arquivo Eliminação

ExpedidaÉ o registo em livro próprio toda a correspondência que

sai da organização para o exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário, tais

como: referência e tipo de documento expedido, data da

expedição, nome e morada do destinatário e assunto resumido.

Interna

É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos, comunicados,

ordem de serviços, entre outros.

Fases do Circuito da Correspondência

Registo de SaídaRegisto de Entradas

Resposta/Arquivo

AssinaturaAbertura

Expedição e Arquivo

Distribuição

Fases do Circuito da Correspondência:Abertura …

Na fase de abertura, é importante ter atenção, ao modo como as cartas são dobradas, de modo

a não danificar o conteúdo da carta;

Fases do Circuito da Correspondência:Registo de Entradas…

O registo tal como na receção e na abertura deverá ser realizada por um só departamento, uma vez que se deve tirar sempre uma cópia

dos originais recebidos.Esta deverá ser feita após colocar o respectivo

carimbo que contém a data e o número da entrada, porém há empresas que utilizam o Livro de Registo para a correspondência;

Fases do Circuito da Correspondência:Distribuição …

A fase da distribuição, tem inúmeras formas de ser feita, mas sempre com o controlo do Livro

de Protocolo.

Fases do Circuito da Correspondência:Resposta/Arquivo…

Na resposta ou arquivo, após a leitura da correspondência, o destinatário dá-lhe o devido tratamento, esta segue directamente o arquivo,

caso contrário a correspondência requer uma resposta.

Fases do Circuito da Correspondência:Resposta …

Devem ter resposta imediata todas as questões urgentes; após terminada a carta de resposta,

caso seja necessário, ela deve ser de novo lida e assinada pela direcção da empresa ou pelo

responsável do serviço, dependendo dos casos.

Fases do Circuito da Correspondência:Assinatura…

Nesta etapa da correspondência a preocupação do profissional de secretariado centra-se na

identificação da correspondência recebida ou arquivada podendo ser carimbados todos os

documentos com o nome do funcionário responsável, isto é com a sua Assinatura.

Fases do Circuito da Correspondência:Registo de Saída …

O registo é feito no livro de Protocolo, sendo o seu riscado idêntico ao das entradas, e as cópias são separadas dos originais para

seguirem caminho.

Fases do Circuito da Correspondência:Expedição e Arquivo…

Na expedição o secretário vai dar resposta e continuidade à correspondência recebida que

necessitar de contrapartida, a restante correspondência pode ser fotocopiada e arquivada de acordo com os critérios da

empresa.

Corr

eio

Ele

trón

ico Um correio eletrónico ou e-mail é um

método que permite compor, enviar e receber mensagens através de

sistemas eletrónicos de comunicação. O termo e-mail é aplicado tanto aos

sistemas que utilizam a Internet e são baseados em protocolos 

, que permitem a troca de mensagens dentro de uma empresa ou organização e

são, normalmente, baseados em protocolos proprietários.

Corr

eio

Ele

trón

ico

Van

tag

ens:

Rápido e barato;

Como é escrito, pode-mos compor e revisar a mensagem antes de enviá-la;

 Ideal para comunicações internacionais (despesas, problemas em encontrar os colegas,

diferenças de fuso horário);

Conveniência e privacidade (podemos escolher a hora e o momento certo para ler);

Possibilidade de enviar a mesma mensagem a um grupo pré-definido de pessoas;

 Possibilidade de incluir arquivos, documentos, imagens, dados; 

Permite procurar através do remetente, data, assunto, e podem ser guardadas em pastas

individuais;

Etc.

Corr

eio

Ele

trón

ico

Desv

an

tagen

s:

Não dá para ver quando ou se sua mensagem foi lida (alguns programas notificam o remetente

quando a correspondência foi aberta);

Difícil de apagar:

As mensagens eletrónicas ficam armazenadas numa variedade de lugares nos discos dos

computadores. É difícil de apagar completamente e destruí-las;

Disfarce: alguém pode se fazer passar por ti; enviando uma mensagem em teu nome. Não há

assinatura autenticada;

Etc…

http://www.slideshare.net/litositz/circuito-documental-da-organizaohttps://tecnicasecretariado.wikispaces.com/file/view/Expedi%C3%A7%C3%A3o+e+recep%C3%A7%C3%A3o+da+correspondencia+Tania+le%C3%A3o+e+Carneiro.pdfhttp://cairuanalise.wordpress.com/2013/05/29/as-vantagens-e-desvantagens-do-correio-eletronico/

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