Contabilidad AdministrativaTema #3: Sistemas de información

administrativa contemporáneosEquipo:Jessica GonzálezAdriana GoyzuetaNatalia DavilaClaudio Herverth Santiago GarcíaAldo González

Introducción

En el presente capítulo se analizan los siguientes temas:

la urgencia de cambiar el enfoque de sólo acumular costos por la administración de costos; cómo debe de determinarse correctamente el costo de un producto o servicio; cómo debe evitarse que fallen los programas de reducciones de costos usando el sistema de costeo y por ultimo, el sistema de administración de costos como un nuevo enfoque.

Cambios en las tendencias de los negocios

Los cambios constantes en el ambiente de negocio hacen que los métodos de costeo tengan que transformarse para que las empresas puedan hacer frente a la encarnizada competencia que enfrenta, las diversas tendencias que impactan a los negocios en la actualidad son las siguientes:

Tendencias

Tendencias en los sistemas de

información de costos

En el caso del área de manufactura han aparecido

tecnologías y herramientas que han propiciado el desarrollo de

sistemas de manufactura flexible, los cuales incrementan

la competividad de las empresas.

Tendencias Mundiales

Orientan los sistemas de manufactura a la

fabricación de productos de calidad, mantener inventarios al mínimo

nivel, etc.

Tendencias en el proceso de

manufactura

Estas empresas tienden más a sistemas de

producción robotizados. La robotización de los sistemas trae consigo, como una de

las ventajas principales, una mayor eficiencia y un

incremento considerable de la calidad de los productos

El sistema de administración de costos

Cuando había poca o nula competencia era suficiente tener un sistema de costeo mas o menos exacto para un producto o un grupo de productos. Actualmente se ha demostrado que los competidores extranjeros están delante de los productores nacionales, ya que tienen sistemas de costos más exactos y confiables para tomar decisiones y diseñar estrategias.

El propósito de un sistema de administración de costos es ayudar a la administración a maximizar sus utilidades en la actualidad y en el futuro.

Composición de un sistema de Administración de Costos

El sistema de administración de costos (SAC) se integra por varios módulos.

Costos Directos o Variables

RentabilidadBasado en Actividades

Costos de CalidadAnálisis de la Cadena

de ValorAnálisis de

Atractividad

Interrelación del sistema de administración de

costos con la contabilidad financiera.

Sistemas de Indicadores

Módulo de Costos directos o Variables

Modulo de Costeo Basado en Actividades

Este costo incluye los insumos, servicios, gastos y variables en función de los productos manufacturados o comprados.

Representa el cambio de paradigma en cuanto al costeo de productos. Permite tener un costeo más lógico de los productos. Verifica qué actividades generan qué costo.

Insumo es un concepto económico que permite nombrar a un bien que se emplea en la producción

de otros bienes. De acuerdo al contexto, puede utilizarse como sinónimo de materia

prima o factor de producción.

SAC

Permite conocer el costo directo o variable de la producción.

Ayuda a identificar las variaciones de precios cantidad en cada uno de los insumos.

Facilita la identificación de las variaciones

Permite obtener el costo directo integrado de los productos fabricados, en forma sistemática

Propicia una simplificación administrativa

Genera información de costos actualizada.

Visión estratégica y global de la incidencia de las actividades en cada tipo de producto.

Ayuda a tomar medidas con respecto al precio o rediseño de la cadena de valor de los productos.

Facilita detectar las mejoras de los métodos de trabajo de las áreas de la empresa.

Permite evaluar cuantitativamente cada uno de los departamentos que integran la organización.

Módulo de costos directos o variables

Módulo de costeo basado en actividades

Módulo de Rentabilidad

Módulo de análisis de Atractividad

Es importante porque facilita la toma de decisiones acerca de las líneas o los productos que deben mantenerse o eliminarse.

Atractividad: el grado de potencialidad de las contribuciones futuras de efectivo que los productos y clientes pueden aportar a la organización.

SAC

Conocer la rentabilidad real de la utilidad antes de financieros e impuesto sobre la renta y de la utilidad después de financieros de operación.

Sistema con el que se puede tener una visión estratégica y detallada de la rentabilidad de cada:

Facilita la identificación de causas de alta o baja rentabilidad

Ayuda a promover las líneas de productos y de clientes de mayor rentabilidad y a cuestionar a los no rentables.

Definir la mezcla óptima de productos considerando su ciclo de vida

Definir una cartera óptima de clientes Identificar las metas y objetivos para

elaborar estrategias.

Rentabilidad Análisis de Atractividad

ProductoCliente

Punto de ventaTipo de canal de distribuciónMedio de comercialización

Los beneficios esperados son

incrementar el flujo de efectivo del negocio y

maximizar su rentabilidad.

Módulo de análisis de la cadena de valor

Valor: Motivo que atrae a las personas hacia aquellos productos o servicios que satisfacen sus necesidades. Depende de necesidades, utilidades y costos.

Cadena de Valor: Uso explícito, formal y consiente de la información de costos y de valor en el desarrollo de estrategias encaminadas al logro de una ventaja competitiva sostenible para la empresa.

Generadores de valor (value drivers): Son los disparadores del valor de cada proceso de la organización, factores de medición del valor que los clientes dan a cada proceso estratégico de la empresa, independientemente del valor que asignan a los productos.

Conocer si las operaciones diarias y el desempeño de estas son reconocidos y apreciados por los clientes internos y externos

Visualizar el marco de los principales procesos.

Medir la ventaja competitiva de la empresa en cada uno de los procesos.

Medición del valor del negocio para los accionistas.

Tener una visión del costo de no hacer las cosas bien a la primera vez.

Identificación de causas y disminuye los costos por fallas.

Analizar tendencias de los costos de prevención, evaluación, fallas internas y fallas externas.

Detecta áreas de mejoras de los procesos, productos y actividades realizadas en la empresa.

Establece acciones para aprovechar las áreas de oportunidad detectadas.

Determinación de las causas reales de cada área de oportunidad detectada.

Medir el avance de las acciones inmediatas y estructurales.

Propicia el mejoramiento del servicio al cliente

Establecimiento de compromisos del personal para mejorar el desempeño de sus funciones.

Costos de Calidad Sistemas de Indicadores

Costo de Calidad: Es el costo en el que se

incurre por no hacer las osas bien a la primera ocasión.

Ventajas de un sistema de administración de costos:

Pone en evidencia los costos que no agregan valor. Identifica los procesos caros o poco eficientes Hace evidente la necesidad de contar con un

programa de calidad, de entrega a tiempo, de flexibilidad etc.

Permite auditar inversiones de capital Identifica síntomas, problemas y soluciones para

desplazarse hacia otros ambientes de manufactura.

Mejora la actuación de la toma de decisiones. Permite utilizar un sistema de costos

estratégicamente.

3. Conceptos básicos del costeo.

El costeo basado en actividades registra todos los costos y los relaciona, a diferencia de la contabilidad tradicional, con el valor agregado. Dentro de 10 años deberá estar ya en uso general, y entonces tendremos control operacional en la manufactura.

a) El análisis de una empresa con base en funciones, procesos y actividades.

El objetivo del costeo basado en actividades es identificar todas las actividades de una organización, para lo cual enfoca su atención en los factores que provocan que los recursos se consuman en las actividades y en la identificación exacta de los costos

para facilitar las decisiones administrativas.

b) Jerarquia de actividades.

Cooper estudio mas de 50 sistemas de costeo en 31 compañías propuso una jerarquía del consumo de recursos de acuerdo con las siguientes actividades:

1> Nivel unitario: Las actividades que se desempeñan cada vez que hay una unidad.

2> Nivel de tirada: Las actividades necesarias para producir una tirada de productos.

3> Nivel de producto: Las que se realizan para fabricar cierto tipo de productos.

4> Nivel de fabrica: Las actividades que se efectúan para posibilitar los procesos de fabricación en general.

c) Enfoque de recursos.

El costeo basado en actividades y la administración suponen que los administradores deben enfocar su atención en el control de los recursos que se consumen en la empresa a través de las diferentes actividades.La idea básicamente es atribuir los recursos a las actividades que las causan y verificar si están o no agregando valor al producto o al servicio que se ofrece.

d) Asignación de procesos.

Mientras que los costos variables y la mano de obra pueden ser asignados directamente a las unidades de los productos, los gastos indirectos de fabricación son asignados mediante la utilización de otro método. Este proceso básico es el mismo tanto en el sistema tradicional como en el sistema del costeo basado en actividades; las diferencia radica en la forma en que se hacen las asignaciones, ya sea utilizando unidades o algún generador de costos.

El sistema de costeo basado en actividades utiliza generadores de costos que están o no relacionados con el volumen.

e) Costos variables directos de manufactura.

El modelo tradicional que ha utilizado por décadas la administración y la contabilidad de costos ha clasificado los materiales y la mano de obra como costos variables y directos.

f) Costos fijos de manufactura.Son los que no se modifican de acuerdo con el volumen de producción.

Ej. > La renta, los seguros, la planta, los salarios de la gente de la planta. etc.

Estos costos existen mientras la planta este abierta, independientemente del producto o la cantidad que se fabrique en un periodo determinado.

Estos costos no desaparecen si un producto particular o una línea de producción se abandona; sin embargo, al calcular el precio de un producto tienen que ser considerados o la compañía corre riesgo de sufrir perdidas.

g) Otros costos directos de manufactura.

Algunos costos directos de manufactura pueden asignarse a un producto pero no varían con el volumen.

Estos costos pueden ser asignados sin dificultad a un producto en particular.

Existen otros costos directos al producto que pueden ser asociados con toda la producción, y no con una tirada en particular.

h) Costo del producto vs Costo del periodo.

Los sistemas tradicionales de contabilidad de costos diferencian los costos del producto y del periodo utilizando las definiciones básicas de contabilidad financiera.

Los sistemas tradicionales solo utilizan los costos que pueden ser inventariadles, que se conocen como costos del producto.

Por otro lado en el costeo por actividades se asignan al producto los costos asociados con la persona de ventas que solo se dedica a vender este producto, es decir no existe una división entre los costos del producto y del periodo como establece la contabilidad financiera.

i) Costos directos de administración y venta.

Además de los costos de fabricación, hay costos que deben asignarse a un producto o líneas de productos, los cuales se efectúan en las aéreas de administración y venta de la compañía. Por ejemplo: el sueldo de un gerente de producto esta relacionado con una línea de productos. Este es un costo directo de no manufactura, otros pueden ser los sueldos del departamento de finanzas. Los sueldos del departamento de cobranzas son un costo directo a esa línea.

Cuando los administradores tratan de determinar que recursos deben cargarse a un producto en particular, ignoran estos costos, los cuales son tan importantes de asignar como los costos de manufactura.

Algunos costos fijos son comunes a toda la producción o a funciones administrativas en general, por lo cual es importante conocer con la mayor exactitud posible que costos fijos pueden ser atribuidos a una división en particular, a una planta, a una línea de productos, a un cliente o bien a un producto para que la toma de decisiones sea mas efectiva. por lo tanto, los administradores deben asignar los costos de función del costo generador que es la actividad que origina la necesidad de dichos recursos. Esta es la escancia del costeo basado en actividades y de la administración de costos.

j) Exactitud vs Precisión.

Con frecuencia se trata de encontrar respuestas de cuatro cifras decimales, pero se ignora la precisión de la información utilizada para hacer dicho calculo. Cuando los administradores tratan de determinar los recursos que existen en una organización deberían concentrarse en la exactitud y no preocuparse mucho por la precisión

Interrelación del sistema de administración de costos con la contabilidad financiera

La calidad de la información de la contabilidad financiera está relacionada con la calidad que proporciona la contabilidad de costos.

Permite contar con la generación de información financiera en forma sistemática e inmediata.

Propicia contar con un sistema de información de contabilidad financiera integrado a la información de costos

Ayuda a lograr una eficiente operación al generar información financiera relacionada con costos.

Cómo utilizar la información de administración de costos a fin de pasar de la acumulación a la administración de costos.

Existen varios mecanismos aunque el más utilizado es el:

Formación de comités o grupos de mejora. En el que participa el personal clave

directamente involucrado en el proceso que debe mejorarse

Identificación de las actividades

Dado que una actividad es una acción realizada por una persona, la identificación de las actividades requiere una serie de observaciones y entrevistas en el área de trabajo.

En este punto, existen tres factores para identificar las actividades en un proceso productivo :

• Las Actividades deben tener un resultado identificable.• Deben tener un cliente para ese producto.• Debe absorber una proporción importante de tiempo de

una persona.

COSTEO DE LAS ACTIVIDADES

Una vez que se han identificado las actividades, la siguiente parte del proceso es determinar el costo en que se incurre por realizar cada una de ellas.

La forma de correlacionar las actividades con objetos de costo se realiza a través de detonadores de

costos por actividades.

Un detonador de costos por actividades es una medida cuantitativa de lo que se invierte de un

determinado recurso en una actividad.

Selección del cost driver

Existen 3 tipos de cost drivers de acuerdo con la función a la cual se asigna el costo de las actividades, al producto o al cliente:

Por Transacción Por Duración Por intensidad

Conjunto de actividades homogeneas

Para que un grupo de actividades pueda formar entre si un conjunto de actividades homogéneas, se requiere que:

Se encuentren correlacionadas lógicamente. Tengan la misma razón de consumo para todos los

productos o que servicio se lleve a cabo

Al buscar conjuntos de actividades homogéneas, es conveniente clasificar a las actividades en 4 niveles:

• Nivel unitario• Nivel de tirada• Nivel de producto• Nivel fabrica

Como evitar que fallen los programas de reducción de costos

Muchas empresas implantan programas de reducción de costos basados en medidas que lejos de ayudar a la organización le ocasionan problemas, dado que presentan algunas debilidades.

1. Fallas principales en los productos de reducción de costos tradicionales.

Con la finalidad de contrarrestar los problemas de liquidez y rentabilidad muchas empresas implantan programas de reducción de costos basados en:

• Controles presupuestales• Restricciones en el uso de recursos de la

organización• Disminución de posiciones staff.• Disminución de personal en forma generalizada.

Debilidades

Se impulsa muy poco la ventaja competitiva de la organización.

Se debilitan algunos controles lo cual provoca que los descuidos tengan un efecto superior a la disminución de costos generada por el programa.

Se disminuye el personal de la empresa por lo cual el personal que permanece tiene carga excesiva de trabajo.

Se disminuyen los costos en forma generalizada lo cual genera tendencia a descuidar la calidad de los productos, servicios y procesos.

Como administrar con base en actividades?

La administración con base en actividades tiene dos objetivos principales:

a) Incrementar el valor agregado en beneficio del cliente

b) Incrementar las utilidades de la empresa a trabes del valor agregado que se le proporciona al cliente

Es importante satisfacer las necesidades del cliente haciendo lo siguiente:

Eliminar las actividades que son apreciadas por el cliente

Seleccionar la actividad de menor precio que puede reducir costos

Reducir el tiempo y esfuerzo necesarios para desempeñar una actividad

La administración debe tomar una decisión inteligente sobre los recursos sobrantes:

Utilizar la capacidad ociosa Emplear los recursos en otras actividades Eliminar los recursos ociosos de la

compañía

Porque un enfoque basado en actividades?

Pueden visualizarse

Consumen recursos

Son fáciles de entender

Enlazan planeación y control

Destacan las interdependencias entre diversos departamentos

Facilitan el entendimiento de los “generadores” o impulsores de costos

Proporcionan la base para un mejoramiento continuo

La dualidad del costeo basado en actividades

El costeo es una técnica que busca distribuir de manera mas lógica y mas justa los costos fijos de la empresa y así facilitar la toma de decisiones

También debe de fungir un doble rol: como sistema de costos estratégico y como un sistema de mejora operativa

Generar niveles mas grandes de rentabilidad con:

Políticas de precios Mezcla de productos Utilizar el outsourcing o no hacerlo Utilidad por cliente

Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo

Primera etapa: la era del costeo estándar

Costeo estándar: permite estimar la estructura de costos de una empresa a diferentes niveles de producción

Segunda etapa: la era del costeo directo

Costeo directo: considera las erogaciones relacionadas con el producto. Ayuda en la toma de decisiones cuantitativa de la empresa

Tercera etapa: la era del costeo basado en actividades

Sistema que asigna costos a las actividades con base en como usan los recursos y a los objetos de costeo con base en como estos usan las actividades

Cuarta etapa: la era del costeo basado en metas

Método que plantea fijar el precio con base en lo que el mercado pagaría por el producto, de manera que el diseño y la construcción del producto se ciñan a este

G. Las nuevas tendencias de los sistemas de costeo: Costeo basado en metas

1. Las épocas en el cálculo de costos, una de las principales estrategias para lograr una ventaja competitiva es el liderazgo en costos.

Al hablar sobre liderazgo en costos trae consigo una pregunta……

¿Cómo deben ser asignados los costos a cada unidad producida?

La asignación de los costos ha sido desde la Revolucion Industrial uno de los principales retos de los administradores y contadores.

Tres etapas principales en lo que al cálculo de los costos de producción se refiere.

Primera etapa: la era del costeo estándar Permite estimar la estructura de costos de una

empresa a dierentes niveles de producción.

Segunda etapa: la era del costeo directo Considera las erogaciones relacionadas con

determinado producto. Ayuda en la toma de decisiones cuantitativa de la empresa.

Tercera etapa: la era del costeo basado en actividades

Sistema que asigna costos a las actividades con base en cómo usan los recursos y a los objetos de costeo con base en cómo éstos usan las actividades.

2. Costeo basado en metas

Método que plantea fijar el precio con base en lo que el mercado pagaría por el producto, de manera que el diseño y la construcción del producto se ciñan a éste.

3. Metodología del costeo basado en metas

Primer Paso.- se debe determinar qué necesidad del mercado desea satisfacer la empresa (identificar las características en el producto y servicio)

Segundo Paso.- Se establece el precio de venta del producto

Tercer Paso.- Se determina el costo meta a alcanzar.

Cuarto Paso.- desglose de los costos en los que incurrirá el producto.

Deberá hacerse primero entre los diferentes centros de costo de la empresa:

Mercadeo Ventas Producción Logística Distribucion y Compras.

Quinto Paso.- cada actividad es costeada, Los equipos de trabajo deberán esforzarse en analizar, diferentes alternativas que mejoren tanto al producto como a su manufactura y a los servicios relacionados con ésta en cada etapa del ciclo de desarrollo.

Finalmente, el producto ha entrado a las lineas de producción, inicia un proceso de control y realimentacion de los costos.

El costeo basado en metas tiene un trabajo constante, con el mejormaiento continuo del producto y, por ende , una reducción de costos constante.

4. Ejemplo de implicaión del costeo basado en metas

Ha sido utilizado por muchas empresas para productos, principalmente de nuevo desarrollo.

a) Determinar cuáles son los requisitos del nuevo producto y su precio de venta.

b) Establecer el margen de utilidad deseado.c) Establecer el costo meta del nuevo

producto.

d) Asignar tareas y desglosar actividades.

e) Costear las actividades y los recursos necesarios.

f) Inicio de la producción.

5.Beneficios del costeo basado en metas

Ventajas Desventajas

Ayuda a la organización

Gran cantidad de recusros humanos y de tiempo

Satisfacer al cliente (punto de vista)

Choque con la cultura organizacional puede ser sumamente fuerte

Fomenta el trabajo en equipoMejora en forma continua