Digitaal archiveren met Alfresco

Vlaams Parlement 1

Digitaal archiveren met Alfresco

Hilde Van Ongevalle – Vlaams Parlement

m.m.v. Grimme Bogaerts – Amplexor

Informatie aan Zee – 10/09/2009

Vlaams Parlement 2

Overzicht

Aan de start…Opwarming…StartschotEerste parcoursReflectie & afkoelingConclusieVragen

Vlaams Parlement 3

Aan de start…

BeleidsplanDigitale gegevensverwerking Positionering archief tov archiefvormer(s)Archief (Directie Informatie & Externe Relaties)

Archief en Biografische Dienst4 VTEgeen archiefsoftware

Budget

Vlaams Parlement 4

Opwarming…

Voorbereidende studie (2006)Tussentijdse oplossingen & communicatieLeren van anderenProjectgroep (Archief – ICT) (2007 - )

geen VTE terreinverkenninganalyse: functionaliteiten, hardware, onderhoudbestek

Beschikbaarstellen

Opnemen

Bewerken

Metadatasysteem

Zoeken&

Raadplegen

I-objecten

Bewaren

Besturing en controle (beheer)

Concept:ABS - Digitaal ARCHIEFDEPOT

AV

APPL

MS-Office

Proteus

SAP

Video

Audio

E-mail

Website

Papier

…

2006 ----------- 2007 ------------- 2008 -------2009

Vlaams Parlement 6

Startschot

Aanbestedingsprocedure (21.01.2008)onderhandeling

Oplossing: Alfresco (Amplexor) (24.11.2008)

Oplevering voorzien: eind 2009

Gefaseerde uitrol voorzien: 2010

Overdrachtomgeving

Zoekomgeving

Alfresco

RegistratieRegistratie ZoekenZoeken

Archiefoverdracht

QuarantaineArchiefoverdracht Archief

Ingevoerde metadata zijn testgegevens

Eerste parcours 2009

Tweede analyseOntwikkeling AlfrescoTestenOplevering

Vlaams Parlement 9

STRUCTUUR

Hoofdarchief

Archief

Domein

Subdomein

Rubriek

Reeks

Groep

Dossier Stuk

Stuk






Vlaams Parlement 16

Reflectie & afkoeling

ProceduresEigen werkprocessen scherp stellen

Tik tak tik takTijdsintensiefStrikte planning

Alfresco = ruwe stofKeuzes makenOnderschatten ontwikkelingPionierswerk

Vlaams Parlement 17

Reflectie & afkoeling

Veranderingstrajectimpact op werkprocessen instellingorganisatie mee krijgen

meerwaardecommunicatietraining & opleiding

Vlaams Parlement 18

Conclusie

Permanente opdracht Permanente uitdagingBeslissingen goed motiverenProof of the pudding is in the eating

Vlaams Parlement 19

Education

Digitaal archiveren met Alfresco