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Minicurso apresentado na Sepex 2010, Digitalização, PDF/A , Florianópolis, UFSC
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DIGITALIZAÇÃO DE OBRAS E DIGITALIZAÇÃO DE OBRAS E O FORMATO PDF/AO FORMATO PDF/A
Ursula BlattmannUrsula [email protected]: LABINFOR – CIN – CED- UFSC Das 14 às 18h Florianópolis, 22 de outubro de 2010
Promoção : Núcleo de Pesquisas e Estudos em Arquivos Contemporâneos
Instituto de Pesquisas BIBLION
URL: http://www.slideshare.net/blattmann
ESTRATÉGIAS DE PRESERVAÇÃO DIGITAL Ferreira (2006, p.33) foca a conservação do
objeto digital no seu formato original formato original e do conteúdo intelectualconteúdo intelectual. Na conservação do objeto digital no seu formato original, pode se aplicar duas estratégias:
a) Refrescamento: transferir a informação de um objeto físico de armazenamento para outro mais atual, antes que o primeiro deteriore.
b) Emulação: técnica de criar um ambiente tecnológico que emule o ambiente original do objeto digital. Mais relevante na preservação de aplicações de software, como por exemplo, jogos de computador.
O SUPORTE DO FORMATO DIGITAL
Evolução das fontes de informação
Pedra, papiro, papel, fotografias e microfilme,
para os mais recentes dispositivos, como
fitas magnéticas, fitas K7, discos flexíveis,
fitas VHS
Disquetes, discos rígidos (HD), Compact Disc
(CD’s), videolaser, DVD’s e pen-drives
OBJETOS DIGITAIS
Sayão (2007, p.15) para manter os objetos digitais perenemente acessíveis para uso, se requer algo mais do que preservar simplesmente o artefato físico; é necessário considerar também várias outras dimensões outras dimensões como:
a) Preservação física - foco está na preservação das mídias e na sua renovação quando se fizer necessário;
b) Preservação lógica - foco os formatos e a dependência de hardware e software que mantenha legíveis e interpretáveis a cadeia de bits;
c) Preservação intelectual - foco o conteúdo intelectual e sua autenticidade e integridade;
d) Preservação do aparato – na forma de metadados - necessária para localizar, recuperar e representar a informação digital; e,
e) Monitoramento e à instrumentalização da comunidade alvo - audiência para o qual a informação de forma privilegiada se dirige, no sentido de garantir que ele possa compreender plenamente a informação no momento do seu acesso.
CONTEÚDO INTELECTUAL DA OBRA DIGITAL
Ferreira (2006, p.36) lembra a importância de transferir periodicamente um objeto digital de uma tecnologia de hardware e/ou software para outra mais atual. Podem ser aplicadas as seguintes formas de migração:
a) Migração para suportes analógicos: consiste em converter um objeto digital para um suporte não digital, como, por exemplo, imprimir um texto e armazená-lo em papel.
b) Atualização de versões: utilizado essencialmente para software, consiste em criar uma versão mais atual do mesmo.
c) Conversão para formatos concorrentes: consiste em converter o objeto digital para outro formato concorrente, como, por exemplo, converter uma imagem para o formato jpeg.
d) Normalização: consiste um reduzir o número de formatos de um repositório de objetos digitais, criando condições favoráveis ao processo de interoperabilidade entre sistemas distintos.
e) Migração a pedido: consiste em aplicar processos de conversão sempre no objeto digital original, pois os diversos processos de conversão do objeto.
CONTEÚDO INTELECTUAL DA OBRA DIGITAL (2) f) Migração distribuída: consiste em aplicar
remotamente a um objeto digital um conjunto de conversores, acessíveis na Internet, reduzindo assim os custos de preservação.
g) Encapsulamento: consiste em manter o objeto digital original inalterado até que a comunidade efetivamente necessite do mesmo. Nesse momento que o objeto deverá ser tratado.
h) Pedra de Rosetta digital: como no caso da Pedra de Rosetta descoberta no delta do Nilo em 1799, essa estratégia propõe preservar não as regras que permitem decodificar o objeto, mas amostras representativas desse objeto que permitam sua recuperação.
O QUE PRECISA PARA DIGITALIZAR?
Análise do contexto e do documento
Autorização para efetuar a digitalização
Equipamentos
Softwares
Pessoas capacitadas
Estrutura de armazenamento
INICIAR A ORGANIZAÇÃO DA DIGITALIZAÇÃO DA DOCUMENTAÇÃO
Identificação
Documentos digitais preservados e compartilhados
Documentos físicos organizados
Chaves (2008 ) apresenta:
• Disponibilizar a informação para a tomada de decisão;
• Atender às demandas fiscais e legais;
• Preservar a memória da organização (instituição, empresa);
• Atender às demandas sociais.
QUAIS OS MOTIVOS PARA DIGITALIZAR?
ITENS PARA CONHECER UM DOCUMENTO DE ARQUIVO?
Objetividade
Inter-relação
Unicidade
Caráter seriado
Autenticidade
Integridade
Chaves (2008 ) apresenta:
IDENTIFICAR O CONTEXTO DA ORGANIZAÇÃO
Acessibilidade
Agilidade
Flexibilidade
Confiabilidade
Chaves (2008 ) apresenta:
PRINCÍPIOS DA ARQUIVÍSTICA
Proveniência = os documentos de uma mesma procedência não devem misturar-se com os de outra procedência;Ordem original = Os documentos são produzidos com base em um procedimento, pelo qual inatamente uns se vão colocando após os outros;Descrição coletiva = Princípio de descrever corpos documentais coletivamente em vez de fazê-lo individualmente.
Chaves (2008 ) apresenta:
IDENTIFICAR O VALOR DOS DOCUMENTOS
AdministrativoFiscal e Legal Histórico e
Científico
Chaves (2008 ) apresenta:
QUAL O CICLO DE VIDA DOS DOCUMENTOS?
NASCIMENTO
REGISTRO
START
DESENVOLV.
TRAMITAÇÃO
ON
REPOUSO
ARQUIVO
STAND BY MORTE
EXPURGO
OFF
PERMANÊNCIA
ARQUIVO GERAL
PERMANENTLY
corrente inter.
permanente
Chaves (2008 ) apresenta:
ATENÇÃO!
• Entender o contexto documental antes de
qualquer coisa;
• Preservar o fundo arquivístico;
• Atentar para a suposta organização que há
dentro da desorganização;
• Não desprezar informações constantes na
situação originalmente encontrada;
• Acreditar que documento classificado de
forma errada dificilmente será localizado.
Chaves (2008 ) apresenta:
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
LEVANTAMENTO CLASSIFICAÇÃO SELEÇÃO
ELIMINAÇÃOORDENAMENTOINDEXAÇÃO
DIGITALIZAÇÃO
Chaves (2008 ) apresenta:
LEVANTAMENTO
• Permite a visão do todo;
• Evita surpresas;
• Viabiliza a padronização;
• Facilita a organização;
• Possibilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃOChaves (2008 ) apresenta:
CLASSIFICAÇÃO• Reúne documentos por semelhança;
• Sistematiza a organização;
• Agiliza a composição do plano de
arquivo;
• Possibilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃOChaves (2008 ) apresenta:
SELEÇÃO
• Separa o “joio do trigo”: guarda
temporária, guarda permanente ou
eliminação;
• Antecede a eliminação;
• Aponta o foco de trabalho;
• Possibilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃOChaves (2008 ) apresenta:
ELIMINAÇÃO
• Fundamenta-se na Tabela de
Temporalidade;
• Regula o fluxo documental do arquivo;
• Deve ser registrada, autorizada e
divulgada.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
Chaves (2008 ) apresenta:
ORDENAMENTO
• Estabelece critério de ordem
(alfabética, numérica ou cronológica);
• Corresponde ao início da Indexação;
• Disposição na pasta/caixa
• Facilita a pesquisa.
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃOChaves (2008 ) apresenta:
INDEXAÇÃO
PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO
• Estabelece índices de busca;
• Permite busca mais precisa;
• Representa o elo entre o documento
físico e os registros no sistema;
• Facilita a pesquisa.
Chaves (2008 ) apresenta:
PROCESSO DE DIGITALIZAÇÃO
Os formatos de arquivos com especificações proprietárias e abertas, também são encontrados em softwares com grande aceitação de mercado, como o Adobe Acrobat. Alguns desenvolvedores disponibilizaram publicamente suas especificações, permitindo que outras empresas produzam software que possam utilizá-los.
Existem ainda vários de formatos proprietários e abertos, que são adotados como norma, como é o caso do PDF. Existem ainda os formatos não proprietários e com especificação aberta como exemplo o PDF/A.
SOFTWARES E PADRÕES
Software BrOffice suporta nativamente o formato de arquivo ODF Open Document Format , criado em 1999 Formato Aberto de Documentos.
A versão 1.0 do ODF, finalizada pelo OASIS em 2005 foi aprovada por unanimidade pela ISO, em Março de 2006, como Norma Internacional, a norma ISO/IEC 26.300:2006. Em Maio de 2008, o ODF foi aprovado e publicado pela ABNT como norma brasileira a NBR ISO/IEC 26.300.
No Brasil, as definições referentes às tecnologias associadas à interoperabilidade são definidas pelos Padrões de Interoperabilidade de Governo Eletrônico (e-PING)( http://www.governoeletronico.gov.br/acoes-e-projetos/e-ping-padroesde-interoperabilidade )
De acordo com e-Ping, para que se conquiste a interoperabilidade,faz-se necessário o engajamento da sociedade num esforço contínuo para assegurar que sistemas, processos e culturas de uma organização sejam gerenciados e direcionados para maximizar oportunidades de troca e reuso de informações, interna e externamente ao governo federal.
E-PING
Ministério do Planejamento e Orçamento e Gestão do Governo do Brasil disponível em ( http://www.governoeletronico.gov.br/acoes-e-projetos/e-ping-padroesde-interoperabilidade ) a arquitetura e-PING cobre o intercâmbio de informações entre os sistemas do governo federal – Poder Executivo e as interações com:
•a) Cidadãos;•b) Outras esferas de governo (estadual e•municipal);•c) Outros Poderes (Legislativo, Judiciário e•Ministério Público Federal);•d) Governos de outros países;•e) Empresas (no Brasil e no mundo);•f) Terceiro Setor.
HISTÓRIA DO PDF
http://www.adobe.com/br/products/acrobat/adobepdf.html
Portable Document Format (PDF) é o padrão global para a captura e a revisão de informação de mídia rica de quase todos os aplicativos ou sistemas operacionais e para o compartilhamento com quase qualquer pessoa, em qualquer lugar.
O QUE É O FORMATO PDF/A?
Portable Document Format PDF, criado pela Adobe Systems:
1990 – Adobe PostScript 1992 – Divulgado o Formato PDF 1994 – Distribuição gratuita software
Acrobat Reader http://www.adobe.com/br/downloads/
1999 – American National Standards Institute - ANSI padrão de intercâmbio protegido de conteúdo impresso
O QUE É O FORMATO PDF/A?
2000 – e-book Stephen King “Riding the Bullet” 2003 – Suporte para XML e formulários 2005 – Library of Congress, National Archives e
Records Adminitration e várias empresas de Tecnologias da informação elegeram formato para preservação a longo prazo dos documentos
INTERNATIONAL ORGANIZATION FOR STANDARDIZATION. . ISO 19005-1: Information and documentation - electronic document file format for long-term preservation. Geneva: ISO, 2005. pt. BU/UFSC Número de Chamada: ISO 19005-1 I61i Pasta ISO 08
POR QUE USAR O FORMATO PDF/A?
PDF/A: PDF/A: Archive usado documentos a serem preservados em bibliotecas, arquivos e centros de documentação.
COMO IDENTIFICAR O FORMATO PDF/A?
PDF/A
Aprovado pela ISO em maio de 2005, o PDF/A
fornece especificações para a criação, a
visualização e a impressão de documentos digitais
para uma preservação a longo prazo. Os
arquivistas e os profissionais de gerenciamento de
documentos e de conformidade industrial podem
usar o Acrobat X para preservar e proteger com
facilidade os documentos finais de registro como
arquivos independentes, ajudando a garantir o
acesso futuro à informação.
PDF/E
Ratificado pela ISO como um padrão aberto em junho de 2007, o PDF/E fornece especificações para a criação, a visualização e a impressão de documentos utilizados em fluxos de trabalho de engenharia. Arquitetos, engenheiros, profissionais da construção e equipes de fabricação de produtos podem utilizar o Acrobat X para facilitar o intercâmbio de documentações e desenhos com outros profissionais da cadeia de fornecimento e para agilizar a revisão e a marcação do documento.
PDF/X As diversas versões do PDF/X, que foi o
primeiro padrão PDF da ISO, em 1999, fornecem especificações para a criação, a visualização e a impressão de páginas prontas para a impressão ou para a imprensa.
Este padrão define algumas configurações do PDF que causam um impacto em aspectos críticos da impressão, tais como espaço de cor e trapping. Profissionais da área de impressão, projetistas gráficos e outros profissionais de criação podem utilizar o Acrobat X para a criação e distribuição de arquivos previsíveis e prontos para impressão compatíveis com o padrão PDF/X.
OUTROS FORMATOS EM PDF
PDF/UA para a criação de arquivos PDF que sejam acessíveis universalmente para pessoas com deficiência visual ou mobilidade limitada.PRC para a representação de modelos em 3D e montagens em um formato de arquivos 3D, ideal para o armazenamento, o carregamento e a exibição de diversos tipos de dados em 3D.PDF/VT para a criação, a visualização e a impressão de arquivos utilizados na indústria de impressão variável e transacional, tais como declarações bancárias e faturas de negócios.
VEJA MAIS SOBRE PDF/A
ASOREY, Manuel. Introducción al PDF/A. PDF/A Competence Center
Webinars , 2010. Disponível em: <
http://www.slideshare.net/masorey/introduccion-al-pdfa >.
FANNING , Betsy. PDF/Archive: Preserving Electronic Documents.
Disponível em <
http://www.slideshare.net/bfanning/pdfarchive-preserving-electronic-docum
ents
>.
POE, Stephen D. PDF/A 101: An Introduction . 1st Intl. PDF/A Conference,
Amsterdam 2008, 10 April 2008 . Disponível em: <
http://www.slideshare.net/sdpoe/pdfa-an-introduction >.
SULLIVAN, Susan J. Preserving PDF Documents: Exploring the PDF/A
Standard. Chicago, 2005. Disponível em: <
http://www.slideshare.net/Nedrick/arma-september-2005-chicago >
AGRADECIMENTOS
Agradeço aos :Organizadores da SEPEX 2010 UFSC pelo espaço e oportunidadeAo Departamento de Ciência da Informação e ao Centro de Ciências da UFSC pelo uso do Laboratório de Informática Aos participantes do minicurso pela curiosidade e dedicação .Ao Curso de Graduação em Arquivologia da UFSC por estimular iniciativas desta natureza.
Em especial a Ana Luiza Chaves Ana Luiza Chaves pela apresentação disponível no Slideshare no sentido de facilitar a introdução e importância da organização de arquivos : CHAVES, Ana Luiza. Organização, automação (ged) e digitalização. Fortaleza, 11 de agosto de 2008. Evento sobre Organização, GED e Digitalização na Biblioteca Pública Fortaleza-CE. Disponível em: < http://www.slideshare.net/ivanezjunior/palestra-dia-110808-ana-maria-luiza-evento-sobre-organizao-ged-e-digitalizao-presentation >.
REFERÊNCIASADOBE Systems Incorporated. Família Adobe Acrobat / Acrobat e padrões PDF. 2010 .
CHAVES, Ana Luiza. Organização, automação (ged) e digitalização. Fortaleza, 11 de agosto de 2008. Evento sobre Organização, GED e Digitalização na Biblioteca Pública Fortaleza-CE. Disponível em: < http://www.slideshare.net/ivanezjunior/palestra-dia-110808-ana-maria-luiza-evento-sobre-organizao-ged-e-digitalizao-presentation >.
FERREIRA, M. Introdução à preservação digital: conceitos, estratégias e actuais consensos. Guimarães, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho, 2006. Disponível em: < https://repositorium.sdum.uminho.pt/handle/1822/6411 >.
MÁRDERO ARELLANO, Miguel Ángel. Critérios para a preservação digital da informação científica. Brasília, 2008. 356f. Tese(Doutorado em Ciência da Informação). Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação. Universidade de Brasília, Brasília, 2008. Disponível em: < http://bdtd.bce.unb.br/tedesimplificado/tde_busca/arquivo.php?codArquivo=4547 >.
NATIONAL ARCHIVES AND RECORDS ADMINISTRATION. NARA. Disponível em:< http://www.archives.gov/index.html >. PDFLIB. XMP in PDF/A. Disponível em: < http://www.pdflib.com/knowledge-base/xmp-metadata/ >.
SAYAO, L. F.. Padrões para bibliotecas digitais abertas e interoperáveis. Encontros Bibli, v. 1, p. 2, 2007. Disponível em: < http://www.periodicos.ufsc.br/index.php/eb/article/viewFile/461/463 >.TAMMARO, Anna Maria; SALARELLI, Alberto. A biblioteca digital.Brasília: Briquet de Lemos, 2008. 377p.
Wensing, Jairo. Preservação e recuperação de informação em fontes de informações digitais: estudo de caso do Greenstone. 2010. 219 p. Dissertação (Mestrado em Ciência da Informação) – Programa de Pós Graduação em Ciência da Informação, Universidade Federal de Santa Catarina, Florianópolis, 2010. Disponível em: < http://www.cin.ufsc.br/pgcin/Wensing%20Jairo.pdf >.