KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ DOKÜMANTASYON YÖNETİMİ DOKÜMANTASYON YÖNETİMİ

STRATEJİ GELİŞTİRME STRATEJİ GELİŞTİRME BAŞKANLIĞIBAŞKANLIĞI

13.04.23 12:57 1

213.04.23 12:57

313.04.23 12:57

DOKÜMANTASYON DETAYI DOKÜMANTASYON DETAYI

Genel

ASPB, Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyonu aşağıdaki şekildedir: ■ Kalite El Kitabı ■ Prosedürler ■ Görev Tanımları ■ Süreçler ■ Talimatlar ■ Formlar ■ Destek Dokümanlar

Kalite El Kitabı, Prosedürler, Görev Tanımları, Süreçler, Talimatlar, Formlar ve Destek Dokümanların yayınlanması ve yönetimi ile ilgili esaslar bu prosedürün “Yetki-Sorumluluk” kısmında belirtilmiştir.

413.04.23 12:57

KALİTE EL KİTABIKALİTE EL KİTABIKalite politikasını, hedeflerini, organizasyonunu, ISO 9001 standardındaki tüm faaliyetleri tarif eden dokümandır.

Kuruluşun belirlediği kalite politikası tanımlanır.

Kuruluşun kuruluş amacı tanımlanır.Kuruluşun yapısı tanımlanır.Kuruluşun içi bölümler tanımlanır.Kontrollü dokümandır.Kuruluşun kalite bölümü tarafından yayınlanır.İletişim mekanizmasıdır.Sistemin gözden geçirilmesi ve tetkikine

yardımcıdır.Genel sistemi göz önüne serer.Eğitim aracıdır.

513.04.23 12:57

PROSEDÜRPROSEDÜR

ISO 9001 standardının ilgili maddesi veya çalışmalarımıza ait yöntem ve sorumlulukları belirleyen, genel uygulamaları ve birden fazla faaliyeti ifade edebilen dokümandır.

Bir faaliyetin amacını ve kapsamını tanımlar.Kalite el kitabındaki politikayı destekler.Hizmet alanların isteklerinin karşılanmasında etkili

olan tüm faaliyetleri kapsar.

613.04.23 12:57

PROSEDÜR NASIL OLMALIPROSEDÜR NASIL OLMALI

7

Kalite sistem prosedüründe şunlar yer almalıdır;

•Ne gerçekleştirilecek•Neden gerçekleştirilecek•Nerede kontrol edilecek•Kim faaliyet/kontrolden sorumludur•Nasıl gerçekleşecek/ kontrol edilecek•Ne zaman gerçekleşecek/ kontrol edilecek

•Ne-neden-ne zaman-nasıl-nerede-kim (5n+1)

713.04.23 12:57

Süreç:Süreç: ISO 9001 standardının ilgili maddesi veya faaliyetlerimizi bir akış diyagramı halinde, girdileri-çıktıları, sorumlulukları ve dokümanlar ile bağlantılarını göstererek iş akışı halinde anlatan dokümandır.

Talimat: Talimat: Prosedürde tanımlanan faaliyetler içinden bir veya birkaç tanesini ve bu faaliyetin nasıl yapılacağını tanımlayan dokümandır.

Form: Form: Prosedür ve talimatlarda belirtilen faaliyetlerin belli bir formatta kayıt olarak bulundurulmasını sağlayan dokümanlardır.

813.04.23 12:57

Doküman No:Doküman No: Dokümanları tanımlayan, izlenebilirliğini sağlayan ve sadece bir tek dokümanı gösteren numaradır.

Doküman Hazırlama ve DeğişiklikDoküman Hazırlama ve Değişiklik:: İlgili doküman türlerinin Kalite Yönetim Sistemi doküman formatına göre hazırlanması ve değişiklikler olduğunda dokümanların güncelliğinin sağlanarak gerekli değişikliklerin yapılmasının sağlanmasıdır.

Kontrol:Kontrol: Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan kontrollü dokümanların hazırlanması veya değiştirilmesi sonrası sistemde öngörüldüğü formatta hazırlanıp hazırlanmadığının incelenmesidir.

913.04.23 12:57

Onay:Onay: Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan kontrollü dokümanların hazırlanması veya değiştirilmesi, kontrolü sonrası uygunluğunun ve yürürlüğe girmesinin kabulünün yapılmasıdır. ASPB:ASPB: Aile ve Sosyal Politikalar Bakanlığını, İl Müdürlüğü: İl Müdürlüğü: Aile ve Sosyal Politikalar İl Müdürlüğünü, SGB:SGB: Strateji Geliştirme Başkanlığını ifade eder

1013.04.23 12:57

YETKİ-SORUMLULUK YETKİ-SORUMLULUK

1) ASPB Merkez ve Taşra Teşkilatına ait dokümanların hazırlanma ve değişiklik yapma, kontrol, onaylama ve izleme ile ilgili yetki ve sorumluluklar ASPB-DD-01 no’lu Doküman Yetki ve Sorumluluklar Tablosu’nda gösterilmiştir.

2) ASPB Merkez teşkilatında birim yöneticileri tarafından birim kalite yönetim sorumlusu belirlenir ve Bakanlık Kalite Yönetim Temsilcisine yazılı olarak bilgi verilir.

1113.04.23 12:57

3) Kuruluşlarda, Kuruluş Müdürü tarafından Kalite Yönetim Sorumlusu belirlenir. Kuruluş Müdürü belirlenen Kalite Yönetim Sorumlusunu İl Kalite Yönetim Temsilcisine yazılı olarak bildirir. 4) Kuruluş Kalite Yönetim Sorumlusu kuruluşun kalite uygulamalarını ve işleyişini takip etmekle görevlidir ve İl Kalite Yönetim Temsilcisi ile koordineli olarak çalışır Kuruluş Müdürü aynı zamanda Kuruluş Kalite Yönetim Sorumlusu da olabilir.

1213.04.23 12:57

DOKÜMANLARIN NUMARALANDIRILMASIDOKÜMANLARIN NUMARALANDIRILMASI

ASPB Kalite Yönetim Sistemi içerisinde bulunan tüm dokümanların izlenebilirliğini sağlamak için numaralandırma sistemi oluşturulmuştur. Numaralandırma sistemi aşağıda tanımlanmıştır. ASPB prosedürler dışındaki Kalite Yönetim Sistemi dokümantasyon numaralandırması "BK-DT-NN” şeklinde 3 bölümden oluşur. Prosedürler ve bu prosedürler için tanımlanmış formlar SGB tarafından hazırlanır ve kontrol altında tutulur.

1313.04.23 12:57

Dokümanların tanınırlığını sağlama açısından ortak bir dil oluşturmak

Kurumda dokümanın takibini kolaylaştırmak

Kodlama Sistemi

1413.04.23 12:57

1. Bölüm 2. Bölüm 3. Bölüm

Birim Kodu Doküman Türü Bölümü Sıra Numarası Bölümü

BK DT NN

“BK-DT-NN” numaralandırma sisteminde birinci bölümde tanımlanan BK Merkez Teşkilatı için İlgili Birim kısaltması, İl Müdürlükleri için ise İl Kodunu gösteren semboldür. İl “BK” kodu olarak il trafik plaka kodu kullanılır. ASPB tarafından yayınlanan İl Müdürlüğü kalite yönetim sistemi dokümanları Bakanlık Strateji Geliştirme Başkanlığı tarafından yayınlanır ve “BK” bölümünde ASPB veya İlgili Birim Kodu kullanılır.

1513.04.23 12:57

Doküman Türü Doküman Sembolü

Kalite El Kitabı EK

Prosedürler PR

Süreç SR

Talimatlar TA

Formlar FR

Görev tanımları GT

Destek Dokümanlar DD

Kalite planları KP

“BK-DT-NN” Numaralandırma sisteminde son iki karakter olan NN harfleri 01’den başlayan bir sıra numarasıdır. Bu numara, ilk iki bölümde yani “BK-DT-“ sembolleri aynı olan dokümanlar arasında bir sıra numarasıdır. “BK-DT-“ sembolleri aynı olan bir doküman hazırlandığında bu dokümana verilecek seri numarası bir arttırılır. Bu sıra numarasını teşkil eden NN karakterleri 99 değerine ulaştıktan sonra üç basamaklı bir rakam formatında devam edebilir.

“BK-DT-NN” Numaralandırma sisteminde ikinci bölümde tanımlanan, doküman türünü gösteren semboldür. Doküman türleri ve bunları gösteren semboller aşağıda gösterilmiştir.

1613.04.23 12:57

Örnekler : Örnekler : 12-TA-01 No’lu dokümanda: 12 sembolü, bu dokümanın BİNGÖL İline ait bir doküman olduğunu, TA sembolü, dokümanın bir Talimat olduğunu ifade eder. 01 numarası, BİNGÖL ilinin 01 numaralı Talimatı olduğunu ifade eder. BİNGÖL İl Müdürlüğü tarafından yayınlanacak sonraki Talimat’a 02 verilecektir. ( 12-TA-02 gibi )

1713.04.23 12:57

12-SR-04 No’lu dokümanda: 12 sembolü, bu dokümanın BİNGÖL İline ait bir doküman olduğunu, SR sembolü, dokümanın bir süreç olduğunu ifade eder. 04 numarası, BİNGÖL İlinin 04 numaralı süreci olduğunu ifade eder. Aynı İl tarafından hazırlanan bir sonraki sürece 05 verilecektir. (12-SR-05 gibi)

1813.04.23 12:57

Kalite Yönetim Sistemi içinde yer alan bütün dokümanlar orijinal ve kontrollü doküman olmalıdır. Bu dokümanlardan Kalite El Kitabı, Görev Tanımları, Prosedürler, Süreçler, Talimatlar, Formlar ve Destek Dokümanlar için baskıya esas teşkil edecek olan ana nüshada bulunması gereken bütün imzalar yaş imza olarak yer alır. Bakanlık tarafından yayınlanan dokümanların yaş imzalı nüshaları Bakanlıkta, İl kodlu dokümanların yaş imzalı nüshaları İl Müdürlüğü’nde bulunur. Elektronik ortamda yayınlanmasını Bakanlık ve İl Müdürlüğü yönetir.

DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI VE DOKÜMANLARIN HAZIRLANMASI VE YAYINLANMASIYAYINLANMASI

1913.04.23 12:57

Bakanlık “ASPB-DD-02 Birim kısa kodları destek dokümanında belirtilen birim kodları ile İl Kalite Yönetim Sistemi ve uygulamaları kapsamında Prosedür, Görev Tanımı, Destek Doküman ve Form yayınlayabilir. Yayınladığı Birim kodlu dokümanların ıslak imzalı orijinal nüshaları Bakanlıkta bulunur. Dokümanlar ASPB web sitesinden takip edilir. Bakanlık, birim kodlu dokümanların güncelliğini garanti altına alır.

2013.04.23 12:57

Dokümanların üst kısmı ve alt kısmında yer alacak antet aşağıda verilen örnekteki gibi olacaktır. Formlarda, arka sayfalarına “Hazırlayan, Kontrol Eden ve Onaylayan” bölümler açılır ve bu bölüm ilgililer tarafından imzalanır.

2113.04.23 12:57

Prosedür ve Talimat Ana Başlıkları; Prosedür ve Talimat Ana Başlıkları;

1- AMAÇ 2- KAPSAM 3- TANIMLAR 4- YETKİ - SORUMLULUK 5- UYGULAMA DETAYI 6- İLGİLİ REFERANS DOKÜMANLAR

2213.04.23 12:57

Kalite Yönetim Sistemi dokümanları hazırlanıp ilgililer tarafından imzalandıktan sonra Kalite Yönetim Temsilcileri tarafından .pdf formatına çevrilerek elektronik olarak ASPB internet sayfasında yayınlanır. Formlar .pdf formatına çevrilmeden hazırlandıkları formatta internet sayfasında yayınlanırlar.

2313.04.23 12:57

Elektronik ortamda dokümanlara ulaşamayacak ve/veya zorunlu olarak çıktısı alınarak “KONTROLLU KOPYA” olarak dağıtımı yapılması gereken durumlarda, Kalite Yönetim Temsilcisi dokümanların ıslak imzalı ana nüshalarından fotokopi ile ihtiyaç kadar çoğaltım yapar Çoğaltılan dokümanların her sayfasının sağ üst köşesine kırmızı “KONTROLU KOPYA” kaşesi vurulur. ASPB/Birim kodlu dokümanların gönderilmesi halinde de aynı işlem gerçekleştirilir.

2413.04.23 12:57

Kırmızı “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi kullanımı Kalite Yönetim Temsilcisi’nin bilgisi, kontrolü ve sorumluluğundadır. Başka amaçla kullanılmaz. Kullanım yerlerinde sadece elektronik ortamda yayınlanan dokümanlar ile kırmızı “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi olan dokümanlar bulunabilir Kırmızı “KONTROLLÜ KOPYA” kaşesi olmayan fotokopi ile kontrolsüz olarak çoğaltılmış dokümanlar kontrolsüz dokümanlardır ve geçerli kabul edilmez.

2513.04.23 12:57

Bütün formların kullanılan yüzünün sol alt köşesinde form numaraları ve parantez içinde revizyon numaraları ile son revizyon tarihini gösteren Rev.(0 - GG.AA.YYYY) bilgisi yazılıdır. Formlar ihtiyaca göre güncel ana nüshanın aynısı olmak üzere matbaada, printer ya da fotokopi ile çoğaltılarak kullanılır. ASPB internet sayfasında yayınlanan dokümanlar yürürlükteki son güncel dokümanlardır. İnternet sayfasında yayınlanan dokümanlara ulaşım bir şifre ile yapılabilmektedir. Şifreyi ASPB personeli dışında kişilerin öğrenmemeleri için tüm ASPB çalışanları gerekli hassasiyeti göstermelidir

2613.04.23 12:57

Elektronik ortamda yayınlanan dokümanlarda ekleme ve revizyon yapıldığı takdirde bu durum web Sayfasından duyurulur. Kalite Yönetim Sorumluları duyuru tarihinden itibaren eski dokümanları toplar ve kullanılmayacak şekilde imha eder. Diğer yandan zorunlu hallerde kırmızı “KONTROLLU KOPYA” kaşesi vurularak teslim alınan dokümanları kullanan birimler kendilerine gönderilen dokümanların son revizyonlarını ellerinde bulundururlar.. 2713.04.23 12:57

Ellerindeki dokümanlarda karalama, değişiklik ve tahribat olmamalıdır.

Yıpranmış dokümanları Kalite Yönetim Temsilcisi’ne ileterek, yenileri ile değiştirirler.

Kendilerine dağıtımı yapılan dokümanların ilgili yerlerde bulundurulmasını sağlarlar.

Fotokopi ile çoğaltılmış dokümanlar kontrolsüz dokümanlardır ve geçerli kabul edilmez.

2813.04.23 12:57

Dokümanların Değiştirilmesi Dokümanların Değiştirilmesi

Dokümanlarda değişiklik önerisi çalışanlar tarafından ASPB-FR-08 No’lu Doküman Revizyon Talep Formu ile Kalite Yönetim Temsilcisi’ne yapılır. Kalite Yönetim Temsilcisi ilgili bölümle görüşür, değerlendirmeyi yapar Teklif uygun görüldüğü taktirde yeni metin, ilgili bölüm sorumlusu tarafından hazırlanır. Dokümanlar, bu prosedürün sorumluluklar bölümünde yer alan onay için yetkili kişiler tarafından onaylandığında internette yayınlanır.

2913.04.23 12:57

TEŞEKKÜR EDERİM.

3013.04.23 12:57