Entrevista efectiva FAMSA

CAPACITACION Y DESARROLLO Unidad Central

ENTREVISTA EFECTIVA

ÍNDICE

1. INTRODUCCIÓN2. IMPORTANCIA DEL PROCESO DE SELECCIÓN3. PUNTOS CLAVES EN LA SELECCIÓN

a) IDENTIFICAR LOS REQUISITOS DE UN PUESTOb) ORGANIZAR LOS ELEMENTOS DE SELECCIÓNc) IDENTIFICAR EL COMPORTAMIENTO PASADO PARA PREDECIR EL

FUTURO4. PROCESO DE ENTREVISTA

a) REVISIÓN DE INFORMACIÓN PREVIAb) DETERMINACIÓN DE PREGUNTASc) DESARROLLO DE LA ENTREVISTA

5. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN 6. RESUMEN7. ANEXOS

- 1 -


1. INTRODUCCIÓN

En Grupo Famsa el proceso de selección de personal está conformado por una serie de entrevistas y pruebas para detectar al mejor candidato para un puesto.

En este proceso intervienen dos áreas principalmente:

1. El área de Recursos Humanos la cual conforma un primer filtro2. El área contratante a través de sus gerentes y/o supervisores quienes toman

finalmente la decisión.

Es por esta razón que es fundamental conocer, como gerentes y supervisores de Grupo Famsa, una metodología para poder llevar a cabo este proceso de la manera más eficiente y objetiva posible.

Diversos autores proponen distintas definiciones de lo que es una entrevista, sin embargo en general coinciden en señalar que:

Dentro de los diferentes tipos de entrevistas, nos referiremos en particular a la Entrevista de Selección de Personal, cuyo objetivo es obtener la información necesaria para la adecuada toma de decisiones en materia de Selección y Contratación de nuevo personal.

El dominio de la Entrevista de Selección, como toda técnica, implica una parte teórica y otra práctica. La teórica se puede encontrar en este manual y en diversos libros; la práctica implica el ejercicio continuo con la correspondiente retroalimentación.

- 2 -

Es una técnica consistente en preguntas y respuestas que una persona hace a otra con el fin de obtener información determinada y con diferentes objetivos.


2. IMPORTANCIA DEL PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de entrevista efectiva es clave en cualquier organización, ya que es la oportunidad de seleccionar a las personas que formarán parte de nuestro equipo de trabajo y por ende van a ser la imagen de nuestro departamento a los demás.

Una selección deficiente puede acarrear, entre otras, las siguientes consecuencias para Grupo FAMSA:

• Gastos de capacitación• Gastos de recursos humanos• Clientes perdidos por una mala atención• Salarios y prestaciones• Gastos en insumos• Conflictos dentro del grupo de trabajo

Una selección eficiente puede por lo tanto:

• Aumentar la productividad• Aumentar la satisfacción en el trabajo• Disminuir el ausentismo• Disminuir la rotación• Eficientar procesos de capacitación

- 3 -

Pero lo más importante: Clientes insatisfechos con el servicio que les puede dar esta persona.


3. PUNTOS CLAVES EN SELECCIÓN

Estos son lo puntos claves para una selección exitosa:

a) Identificar los requisitos más importantes que el puesto exige.b) Organizar los elementos de selección en un sistema fácil de comprender y

manejar c) Identificar el comportamiento pasado del candidato para predecir su

comportamiento futuro

a) IDENTIFICAR LOS REQUISITOS DE UN PUESTO

Como primer punto hay que definir los comportamientos y habilidades que pueden llevar al éxito en determinado puesto.

Es importante no perder de vista estos requisitos, ya que son precisamente las cosas que estaremos buscando en el desarrollo de la entrevista. Al tener en cuenta todas las habilidades y requisitos que se necesitan para determinado puesto evitamos centrarnos demasiado en determinada característica y que esta tome preponderancia.

El identificar estas dimensiones nos permite:

1. Tener una guía de la información más importante que debemos de investigar para poder cubrir efectivamente con el puesto.

2. Asegurarnos de que cubrimos los puntos más importantes.3. Prevenir que una característica influya en exceso en la decisión final. 4. Asegura que la información sea recabada y evaluada entre los diferentes

entrevistados de manera consistente.

Los requisitos del puesto en muchas ocasiones ya están determinadas por la empresa a través de un perfil de puesto, pero aún así la experiencia nos puede dar algunas que han sido útiles en el pasado o que son necesarias para nuestro equipo en estos momentos. Por ejemplo: Tenemos un equipo donde la mayoría de la gente es introvertida, pero creemos

- 4 -


que en estos momentos una persona extrovertida será lo ideal para revertir esta tendencia y para fortalecer a nuestro equipo.

Por favor escribe los requisitos o habilidades de uno de los puestos para los cuales has o estarás entrevistando:

Puesto:_______________________________________

1. __________________________________________2. __________________________________________3. __________________________________________4. __________________________________________5. __________________________________________6. __________________________________________7. __________________________________________8. __________________________________________9. __________________________________________10._________________________________________

b) ORGANIZAR LOS ELEMENTOS DE SELECCIÓN

Una vez que tienes un listado de los requisitos o habilidades para un puesto determinado es importante organizarlas de acuerdo a categorías e importancia para la función.

Por ejemplo se pueden clasificar, entre otras, en:

• Experiencia laboral: • Habilidades• Aspectos personales• Áreas fuertes• Áreas de oportunidad

- 5 -


A cada una se le debe de dar un valor dependiendo de la importancia para el puesto el cual nos ayudará a hacer una mejor selección, por ejemplo se pueden clasificar, entre otros, en:

• Indispensables• Deseables

Algunas las debemos de clasificar como indispensables para un buen desempeño dentro del área y otras como deseables, es decir que creemos que serían benéficas para la función, pero que se pueden desarrollar con el tiempo.

Piensa bien los ejemplos o muestras de los comportamientos para decidir la forma en la cual calificarás las habilidades deseables para un puesto.

Se puede utilizar el sistema siguiente para calificar qué tanto se cumple con cierta habilidad :

5 puntos: Excede los requerimientos promedio de la habilidad (notablemente por encima del criterio que se estima necesario para ejecutar satisfactoriamente el trabajo)

4 puntos: Más que aceptable (excede los requerimientos del puesto)

3 puntos: Aceptable (cumple con los requerimientos del puesto)

2 puntos: Menos que aceptable (necesitaría trabajar en esta habilidad para poder acceder al puesto o estando en el puesto)

1 punto: Bastante menos que aceptable ( no cuenta con esta habilidad)

También se puede utilizar un sistema más sencillo de 10 puntos:

10 puntos: Cumple adecuadamente

5 puntos: Cumple parcialmente y necesitaría trabajar en esto.

0 puntos: No cumple con el requisito

- 6 -


Ejemplo de formato de entrevista:

Nombre del candidato: Entrevistador: Puesto a entrevistar: Fecha de entrevista:Escolaridad:

Experiencia laboral Indispensable(si/ deseable)

0 puntos

5 puntos 10 puntos

Ventas cara a cara Si Atención personalizada a clientes

Si

Orientado a trabajar en el cumplimiento de objetivos

Si

Escolaridad Licenciatura SiDesarrollo de tareas relacionadas con el servicio al cliente

Si

Conocimiento de Paquetería (Excell,World,Power Point)

Si

TOTAL

Habilidades Indispensable(si/ deseable)

0 puntos

5 puntos 10 puntos

Vinculación con el cliente SiNegociación y manejo de objeciones

Si

Venta estratégica Si Manejo de Objeciones Si Prospectación SiTrabajo en equipo Si Desplazamiento de producto en punto de venta.Actitud PositivaTOTAL

- 7 -


- 8 -

RECUERDA:

El organizar por categorías y el dar un valor a cada rubro:

• Asegura procesos estandarizados de contratación

• Provee puntos de decisión claramente definidos

• Asegura que abarquemos totalmente todas las habilidades y experiencia que buscamos para cada puesto

• Permite darle más énfasis a aquellos puntos de mayor importancia

• Elimina repetición de tareas


c) IDENTIFICAR EL COMPORTAMIENTO PASADO PARA PREDECIR EL COMPORTAMIENTO FUTURO

Una vez que hayamos determinado lo que estaremos buscando y que importancia le daremos a cada punto debemos de ver si en realidad tiene esto el candidato. Para esto debemos de:

Este punto se basa en la premisa de que una persona que ha realizado algo anteriormente podrá llevarlo a cabo nuevamente. Esto quiere decir el haberlo hecho, no sólo la intención de hacerlo en el pasado o en el futuro si se le da nuevamente la oportunidad.

Todos tenemos grandes intenciones y podemos hablar de lo que haríamos, pero lo importante es si se llevan a acabo y cómo lo hicimos.

Las ventajas de esto son, entre otras:

• Evita que las impresiones personales del entrevistador intervengan. Con esta técnica la selección se basa en hechos.

• Disminuye la posibilidad de que el entrevistado finja

¿Qué otras ventajas ves para esto?

____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

- 9 -

Identificar el comportamiento pasado para predecir el comportamiento futuro.


Es por todo esto que el entrevistador debe de buscar en todo momento:

Para poder comprender de manera integral el comportamiento pasado existen algunas herramientas. Una forma fácil de recordar estas herramientas es por medio de la palabra STAR, la cual resume las partes más importantes de un comportamiento basado en hechos y no deseos o suposiciones:

1. Situación

Es el conjunto de circunstancias o responsabilidades que se presentaron en determinado momento y antes las cuales el candidato tuvo que actuar.

2. Acciones

Son aquellas cosas que las personas dicen o hacen. Lo importante durante el proceso de entrevista es buscar la explicación de la acción y cómo se llevó a cabo esta.

- 10 -

• Comportamientos específicos

• Logros alcanzados• Entendimiento en forma

integral

La Situación o Tarea (responsabilidades) que conducen a las acciones del candidato

Las Acciones específicas que ha tomado o no el candidato

Los Resultados o cambios que tales acciones han causado.


Las preguntas en esta parte del proceso deben nuevamente de centrarse en los hechos y no en lo que le hubiera gustado al candidato hacer.

3. Resultado

El resultado es la consecuencia de las acciones. Al conocer esta parte el entrevistador puede saber si la acción fue exitosa y si llevo a cabo algún cambio positivo en la situación original.

Cuando un comportamiento reúne todas estas características se le conoce como estrella verdadera.

Estrellas falsas

En ocasiones ciertos comentarios del entrevistado se pueden tomar como estrellas verdaderas, pero en realidad son estrellas falsas. Por ejemplo:

No hay hechos, ni explicación que las valide.

X Pensé que era la mejor persona en atención a clientes y que merecía mayor responsabilidad

X Mostré mucha iniciativa en mis ventas

X Sé como hacer una buena venta, conozco bien los pasos principales

Afirmaciones teóricas u orientadas al futuro.

X Si yo fuera gerente me hubiera orientado de otra manera con el cliente X Yo hubiera hecho las cosas de otra manera.

Afirmaciones vagas

X Mi responsabilidad consistía en hacer que las cosas funcionaran bien.

- 11 -


Preguntas efectivas

Las preguntas efectivas, que buscan un comportamiento y respuestas con características de estrella verdadera tienen las siguientes características:

A. Las preguntas son sencillas, sin complicaciones y buscan el comportamiento:

Ejemplo: Dame algunos ejemplos en los cuales vendiste exitosamente. ¿Qué hiciste

para lograrlo? Describe alguna ocasión en la cual hayas podido manejar con éxito una

situación difícil con un cliente. Describe algunas ocasiones en las cuales hayas consultado con tu jefe

antes de tomar una decisión.

Las palabras clave en este tipo de preguntas son, entre otras: • Describa• Explíqueme• Deme ejemplos de • ¿Cuáles han sido las ocasiones?• ¿Cómo lo hizo?

Escribe tres ejemplos de preguntas con estas características:

1. ____________________________________________________________

2. ____________________________________________________________

3. ____________________________________________________________

B. Las preguntas efectivas evitan contestaciones teóricas:

Ejemplos de preguntas que recibirán una respuesta teórica:

X ¿Cómo se llega a ser un buen vendedor?X ¿Qué características tiene un buen ejecutivo de servicio al cliente?X ¿Cómo manejarías una situación difícil con un cliente?X Describe tus puntos fuertes y débiles

- 12 -


Ejemplo de preguntas efectivas:

¿Cuáles fueron las diferencias entre tus ventas y las de tus compañeros? Dame un ejemplo de un día típico, podría ser hoy y cómo lo planeaste.


1. ____________________________________________________________

2. ____________________________________________________________

3. ____________________________________________________________

C. Las preguntas planeadas de comportamiento no dirigen al candidato hacia una respuesta, ni le dan pistas de cuál es la repuesta esperada.

Preguntas sugerentes:

X Me imagino que te gusta trabajar en ventas, ¿es cierto?X ¿Estarías de acuerdo que tu mayor logro es haber alcanzado tus metas en este proyecto?X ¿Estabas, obviamente, de acuerdo con esta decisión?X ¿Cuándo no vendes haces un seguimiento posterior para garantizar la satisfacción del cliente?

Preguntas no sugerentes:

¿Qué fue lo que te gustó más y lo que menos de trabajar en ventas? ¿Cuál fue la decisión más importante que tomaste el año pasado? ¿Por qué dejaste tu trabajo anterior?

- 13 -



1. ____________________________________________________________

2. ____________________________________________________________

3. ____________________________________________________________

D. Las preguntas planeadas se ajustan a las habilidades buscadas, no a información irrelevante:

X Cuéntame de tu familia.X Cuéntame de que te gustaba en la escuela.X ¿Cuáles son sus actividades recreativas?

Nota: Estas preguntas pueden utilizarse al inicio de una entrevista o al final, pero no se consideran como preguntas que buscan información relevante.

Durante el proceso de la entrevista tu tienes el poder para cambiar de una estrella falsa a una estrella verdadera (basada en hechos) y para determinar si es una estrella falsa fácilmente.

Estas son algunas sugerencias para determinar una estrella falsa:

Pistas para respuestas que no reúnen los elementos estrella:

Sin hechos concretos:

• En tales situaciones yo por lo general hacia ….• En la mayoría de los casos…• Frecuentemente…• A veces…

En el futuro:

• La próxima vez que ocurra yo…• Probablemente yo..• Creo que ahora si puedo..

- 14 -


Expresando una opinión o sentimiento:

• Pensé que…• Si usted me preguntara, yo …• Si hubiera sido el gerente….

Cuando esto ocurra es importante que se le pregunte nuevamente al candidato cuál ha sido su experiencia :

¿Qué hiciste realmente? Describe por favor las situación y las acciones específicas que tomaste

para llegar a este resultado… Dame algunos detalles más concretos de tu participación… ¿En qué forma estuviste involucrado?

Cuándo se quiera uno referir a una situación del pasado en particular o centrar al candidato en hechos se recomiendan preguntas como estas:

En el pasado, ¿puedes recordar algún ejemplo en el cual hayas tenido que….?

La última vez que ocurrió esto, ¿qué sucedió? ¿En qué forma has empleado estos conocimientos? ¿Puedes darme un ejemplo concreto de cuándo ha sucedido esto?

Cuando el candidato solamente se refiere a sentimientos u opiniones:

En estas circunstancias, ¿cómo reaccionó? ¿Qué acciones has tomado debido a ese sentimiento? ¿Qué hiciste para causar o afectar la situación? Concretamente, ¿cuál fue la causa de que te sintieras así? Dame un ejemplo de la forma en la cual esto ha afectado tu ……

- 15 -


4. PROCESO DE ENTREVISTA

El proceso de entrevista consta de varias partes como lo son:

a) Revisión de información previab) Determinación de preguntasc) Desarrollo de la entrevista Rapport o calentamiento Bienvenida y objetivo Áreas de la entrevista Climax Expectativas Cierred) Documentación y evaluación de la entrevista

a) REVISIÓN DE LA INFORMACIÓN PREVIA

Antes de comenzar a entrevistar a alguna persona es muy importante que revisemos su documentación para así poder llevar a cabo una buena selección.

1. Examinar la estructura del currículo

Al analizar la estructura del currículo podremos ver la capacidad del candidato de organizar y de comunicar datos . Esto nos dará un primer parámetro, ya que en unas cuantas páginas el candidato expondrá más de lo que te imaginas:

• Lo que él ha elegido decir de si mismo• Lo que no dice • Cómo lo presenta

Al revisar un currículo es importante ver los siguientes aspectos

• ¿Qué aptitudes o habilidades considera el candidato que posee?• ¿Tiene el candidato alguna aptitud además de las que pide el puesto que

nos pudiera servir para la vacante?• ¿Tiene alguna información que nos hable de la personalidad del candidato?

- 16 -


Lagunas y puntos débiles de un currículo:

Es muy posible que existan lagunas cronológicas o incoherencias en los datos de un currículo. Esto se puede dar debido a una omisión o bien a que se está ocultando información. En la entrevista es el momento idóneo para revisar esto.

Algunas preguntas que nos podemos hacer son:

¿Hay períodos que no han sido explicados? ¿Hay alguna información que explique estos períodos? ¿Hay períodos de empleo que coinciden con períodos de educación?

Por favor escribe algunas de las preguntas que podrías hacer partir de la información de un currículo:

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

2. Revisa el resto de la información proporcionada (solicitud, reportes de entrevistas previas)

Debido a que en Grupo FAMSA se llevan a cabo entrevistas previas de selección por parte de Recursos Humanos por lo general cuando una persona llega ya a una entrevista con un área existen ya reportes de entrevista previos.

Es muy importante que revises estos para poder conocer más aún a la persona que estas entrevistando.

- 17 -


¿Qué preguntas podrían surgir a partir de la información que recabes de estas fuentes?

1. ________________________________________________________________________________________________________________________

2. ________________________________________________________________________________________________________________________

3. ________________________________________________________________________________________________________________________

4. ________________________________________________________________________________________________________________________

5. ________________________________________________________________________________________________________________________

b) ELABORA UNA GUÍA EFECTIVA DE ENTREVISTA

Una guía efectiva de entrevista es una serie de preguntas las cuales nos llevan a determinar las Habilidades que estamos buscando para así poder clasificarlas y calificarlas en formatos como los que vimos anteriormente.

La forma correcta de hacer estas preguntas ya la vimos anteriormente.

Para elaborar una guía efectiva de entrevista es necesario:

1. Revisar la información que se ha proporcionado del candidato y hacerse las siguientes preguntas: ¿Qué parecido guardan las responsabilidades anteriores con las del

puesto en cuestión? ¿Qué tan recientes son estas experiencias? ¿Los tiempos que le tomaron al candidato ciertas actividades (escuela,

puestos anteriores) En caso de que el entrevistado no tenga experiencia laboral se pueden tomar como tema de entrevista sus actividades académicas, actividades extracurriculares, voluntariado, etc.

2. Establecer preguntas planeadas para poder cubrir todas las Habilidades y experiencia laboral requerida. Por lo general se recomienda tener dos preguntas por Habilidad.

- 18 -


3. Establecer un orden para estas preguntas de acuerdo a nuestra planeación de entrevista.

A continuación elabore un cuestionario tomando como base las Habilidades que se encuentran en el anexo de este manual, recuerde la importancia de elaborar preguntas que arrojen información sobre el desempeño conductual del individuo.Usted necesitará desarrollar un cuestionario de entre 15 y 20 preguntas, no necesariamente tienen que ser 2 por Habilidad, deje que la jerarquía de la Habilidad le dicte el número y la naturaleza de las preguntas.

c) DESARROLLO DE LA ENTREVISTA

Toda entrevista debe contar con una estructura, que podemos llamar etapas dentro de este proceso. Ello tiene el fin de asegurar que al final contemos con la información necesaria para cumplir el objetivo de la misma, que en este caso es tomar la mejor decisión para contratar personal de nuevo ingreso.

Diferentes autores definen de diversas maneras estas etapas, sin embargo la mayoría coinciden en las siguientes:

- 19 -


1. Rapport o calentamiento

Debemos considerar que toda entrevista produce diferentes niveles de estrés en el candidato, por lo cual no es recomendable iniciar directamente con preguntas, porque en tal caso se corre el peligro de quedarnos con una imagen distorsionada del candidato.

Por esta razón al inicio, el entrevistador deberá establecer un ambiente propicio para realizar la entrevista, estableciendo rápidamente un nivel de confianza y empatía que disminuya el estrés del candidato. No hay una única manera de lograr este objetivo, se pueden utilizar preguntas o comentarios sencillos como:

• ¿Cómo está el clima?• ¿Qué tan fácilmente llegaste a nuestras instalaciones?• Mi hermano se llama igual que tu…

En todo caso se debe invertir de 2 a 3 minutos máximo en esta etapa

2. Bienvenida y objetivo

Inmediatamente después el entrevistador deberá dar la bienvenida al candidato y agradecer el tiempo que dedica al proceso de Selección, esto incrementa la confianza del candidato.Se debe explicar en términos sencillos el objetivo de la entrevista, tiempo aproximado de duración y manera en que se realizará, a fin de asegurar que el candidato entiende perfectamente el proceso por el que cursará.

3. Preguntas básicas

De acuerdo al tiempo y tipo específico de puesto a cubrir, la entrevista cubrirá diferentes áreas de información y con diferente nivel de profundidad, siendo las más comunes:

• Formación Académica• Antecedentes laborales• Empleo actual• Familiar• Planes de desarrollo

- 20 -


Como se mencionó, el tiempo dedicado a cada área, el orden, y la profundidad puede variar según la guía que hayamos establecido, pero lo importante es cuidar no brincar de una área a otra, regresar o mezclarlas, siempre debemos tener presente nuestras etapas y áreas.

4. Climax

Se denomina Climax a la etapa de la entrevista donde se ha logrado el mayor nivel de confianza con el candidato, en esta etapa se pueden hacer las preguntas más delicadas o personales, con una mayor posibilidad de recibir respuestas honestas y ciertas.

En particular se deben enfocar a preguntas sobre áreas que generen dudas o posibles focos de conflicto: motivos de salida de empleos anteriores, motivos para abandonar estudios, razones para dejar la casa paterna, etc.

5. Expectativas

Se debe abordar el tema de las expectativas y planes del candidato en relación al puesto que se le ofrece, se debe establecer cual es su interés por ingresar a la empresa, de que manera se relaciona con su trayectoria profesional, sus planes a corto, mediano y largo plazo. Esto incluye conocer la expectativa salarial, la cual es un punto fundamental para poder tomar una decisión de Selección de Personal.

6. Cierre

En esta etapa se busca concluir de una manera amable la entrevista, en ella se pueden explorar áreas menos personales, pero igualmente importantes como:• Gustos personales• Pasatiempos

También se recomienda repasar las notas por si es necesario hacer más preguntas y preguntarle al candidato si no tiene alguna duda más.

Finalmente, se debe nuevamente agradecer el tiempo otorgado por el candidato, se le debe explicar cual será el siguiente paso y de que manera y cuando se le informará respecto a la decisión que se tomará en su caso.

- 21 -


7. Documentación de la entrevista

Una vez que ha terminado la entrevista es importante el anotar información que en el momento mismo de la entrevista no se pudo anotar, transcribir ejemplos o muestras de la información en la página de Formato de entrevista según correspondan.

Piensa bien los ejemplos o muestras de los comportamientos para decidir la forma en la cual clasificaremos la habilidad.

Una actividad final y que prácticamente cierra el círculo del proceso y a la que pocas veces se le da importancia es la RETROALIMENTACIÓN, así como nosotros nos encontramos en busca de candidatos que cumplan con las altas expectativas de nuestra organización o área, el candidato se mantiene con una alta expectativa de lo que el empleador potencial le puede brindar.Una vez concluido el proceso de selección la persona responsable del mismo tiene la obligación de brindar una retroalimentación auténtica, fundamentada, objetiva y sincera que le permita a los candidatos no seleccionados desarrollarse y cubrir sus áreas de oportunidad que en su momento le impidieron quedarse con el puesto.Esta tarea se vuelve más delicada y exigente cuando la retroalimentación deba de darse al personal de nuestra planta interna, a continuación le damos algunos sencillos consejos que le serán de ayuda en esta importante labor:

Proporcione información sobre el resultado de una acción. Dar retroalimentación con potencial para ser utilizada para un cambio. La retroalimentación debe permitir la corrección de errores, adaptación al

cambio y generar un aprendizaje.

Requerimientos de la retroalimentación:

Debe ser descriptiva (actitud de apertura) y no crítica (actitud negativa). Debe de evitar prejuicios. Debe ser basada en los hechos. Debe ser específica y no vaga. Debe buscar evaluar las conductas y no a las personas. Debe considerar las necesidades de quien recibe la información. Debe ser confidencial Debe englobar tanto las áreas de oportunidad como fortalezas del individuo.

- 22 -


5. TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN Y CONSEJOS

Existen algunas técnicas de comunicación que son especialmente útiles para el proceso

Haz del silencio una táctica

Es muy útil el hacer del silencio una táctica en el proceso de selección de personal. Esto no quiere decir que se prolongue hasta el punto de incomodar al candidato, sino que si el entrevistado parece que esta meditando algo o que tiene algo más que decir es importante darle el tiempo para responder. Es importante que se permita este tiempo, ya que tendremos respuestas más reales de esta manera.

Hay que fijarse como reacciona un candidato ante el silencio. ¿Se da un tiempo para meditar una respuesta o necesita llenar ese silencio?El proceso de la entrevista proporciona dos fuentes de información: Lo que el candidato dice y el cómo se comporta.

Escucha con cuidadoMuchos entrevistadores están tan preocupados con las preguntas que van a hacer que no están escuchando con atención lo que el candidato realmente les está diciendo.

Por lo tanto el entrevistador debe de estar pendiente de:

Las pausas en la conversación del candidato.

La rapidez con la cual se contestan ciertas preguntas

El rechazo hacia determinadas preguntas

- 23 -

El ideal: Hablar durante 20% de la entrevista y escuchar durante el 80% restante.


Se puede evaluar un número muy grande de habilidades que no se mencionan en las respuestas específicas del candidato, sino en la forma misma de responder a preguntas o el comportamiento no verbal por lo cual tienes que escuchar tanto las palabras como los gestos.

Cómo tomar notas de las respuestas durante la entrevista

La entrevista no ha cumplido su objetivos si el entrevistador no puede recordar los ejemplos de comportamiento obtenidos. Sin las notas se ha descubierto que los entrevistadores recuerdan una cuarta parte de los ejemplos que dio el candidato. A medida que transcurren los días entre la entrevista y el momento de la decisión el entrevistador olvida aún más y en muchas ocasiones sólo queda una imagen.

Esta habilidad se desarrolla con el tiempo y mejora con la práctica, lo importante es desde un inicio apuntar todo.

- 24 -

Recuerda: No eres tu quien está siendo entrevistado por lo cual debes de estar atento.


6. RESUMEN

Preparación Conocer y entender perfectamente el perfil de puesto para el cual el candidato

se está entrevistando, esto nos permite orientar la entrevista a las habilidades necesarias para el puesto.

Leer el curriculum y demás información del candidato, nos ayudará a indenficar puntos importantes a indagar en la entrevista.

Preparar tanto un formato para recolectar y calificar la información como una guía de preguntas.

Contar con el material necesario: Curriculum, guía de entrevista, etc. Se debe realizar en un lugar apropiado, sin distractores.

Durante la entrevista Ser puntual, es una demostración de respeto a los candidatos, y además es

reflejo de una actitud profesional por parte del Entrevistador y de la propia empresa.

Utilizar la guía de entrevista o seguir una estructura durante la misma, nos apoya asegurando que cubrimos todas las áreas de información que necesitamos.

No brincar de un tema a otro. Escuchar atentamente y dejar hablar al candidato. Mantener contacto visual (a los ojos) con el candidato, facilita la apertura y la

comunicación. Tomar el mayor número de notas posible, previamente se debe explicar al

candidato que se tomaran estas notas para su posterior análisis. Reorientar la entrevista cuando el candidato se desvíe del objetivo de la

Entrevista. Salvo casos de causa mayor, la entrevista no debe ser interrumpida Responder en la medida de lo posible a las preguntas del candidato. Despedir al candidato de manera amable.

- 25 -


- 26 -


CURRÍCULUM: CANDIDATO A EJECUTIVO DE VENTAS 1

- 27 -

Education

Entrevista efectiva FAMSA