Seuran viestintä

Ampumaurheiluliiton seurajohtajakoulutus

©Esko Hatunen 2012

ESLU Seura-akatemiaHelsinki 13.9.2012

SEURAVIESTINNÄN LÄHTÖKOHTIA

Viestintä tukee toimintaa, johtamista, tavoitteita, motivoitumista ja sitoutumista.

Sillä on aina tarkoitus, päämäärä, tavoite ja suunnitelma ja se on strategian suuntaista.

Vastuut ja resurssit on jaettu ja kirjattu toimintasuunnitelmaan.

Viestintä on osa seuran ”näkymätöntä” toimintaa.

©Esko Hatunen 2012

VIESTINNÄN SUUNNITTELU

Kaikki lähtee siitä, että tiedämme keitä olemme, mitkä ovat arvomme, missiomme ja visiomme.

”Carry On Cowboy Ry/Rf (COW) on vuonna 2011 perustettu SRL-alainen ratsastusseura, jonka tarkoituksena on edistää lännenratsastusta

Lounais-Suomessa.”

” ..seuran tarkoituksena on saada aikaiseksi muutos ja innostaa ihmisiä rohkeasti kokeilemaan lännenratsastusta.”

”Carry On Cowboy on ratsastusseura, jonka jäsenet haluavat tehdä muutakin kuin ratsastaa. Ratsastajan kunnonkohotus maasta käsin

työskentelyllä onkin yksi tärkeä toiminnan alue..”

http://carryoncowboy.com©Esko Hatunen 2012

VIESTINNÄN SUUNNITTELU

●Mieti mihin seurasi viestintä perustuu ja mitkä ovat sen tavoitteet.

● Listaa seuran toiminnat ja tapahtumat ja pohdi, kenelle niistä pitäisi viestiä.

● Kirjaa viestinnän arvot, periaatteet ja tavoitteet.

Mieti asiat sisäisen ja ulkoisen sekä kriisiviestinnän ●näkökulmista.

©Esko Hatunen 2012

VIESTINNÄN SUUNNITTELUOrganisointi

● Kuka johtaa viestintää ja on vastuullinen siitä?

● Onko erikseen nimetty tiedottaja, ketkä muut ovat viestinnässä mukana?

● Vastuun jakaminen: johto, toimihenkilöt, valmentajat, toimihenkilöt, urheilijat

● Jaa resurssit ja vastuualueet

©Esko Hatunen 2012

VIESTINNÄN SUUNNITTELUSisäinen viestintä

●Määrittele mitä sisäinen viestintä seurassanne tarkoittaa

● Kirjaa ketkä ovat sisäisen viestinnän kohderyhmiä ja millä välineillä heidät tavoittaa

● Arvioi kriittisesti välineiden luotettavuus ja toimivuus omassa seurassasi

●Mitä asioita sisäisesti viestitään?

©Esko Hatunen 2012

VIESTINNÄN SUUNNITTELUSisäinen viestintä - välineet

● Säännölliset kokoontumiset ja palaverit Internet-sivut●

Sähköposti● Sisäinen tiedote● Sosiaalinen media●

Jäsen- / seurajulkaisu printtinä tai verkossa● Puhelinsoitot, tekstiviestit●

Perinteinen tai ● sähköinen ilmoitustaulu Sähköinen kalenteri●

● Intranet ● Sähköinen materiaalipankki

©Esko Hatunen 2012

VIESTINNÄN SUUNNITTELUSisäinen viestintä - pohdittavaa

● Mieti kohderyhmät ja niille välineet.

● Muista resurssit!

● Valitse vain muutama mahdollisimman tarkoituksen mukainen kanava, jotka tavoittavat mahdollisimman usean ihmisen kohderyhmästä.

Mieti välittääkö viesti seurasi sanomaa ja ●tukeeko toimintaa?

©Esko Hatunen 2012

VIESTINNÄN SUUNNITTELUSosiaalinen media

ohjeita (VVM, sosiaalisen median tietoturvaohjeita s. 36)

● Sosiaalisen median sisällöistä vastaa yhteisön ylläpitäjä.

● Sisältöä pitää valvoa ja reagoida, jos keskusteluun ilmestyy negatiivisia piirteitä

● Rooli sosiaalisessa mediassa:- Jos henkilökohtaisessa profiilissa ilmoittaa

työnantajansa / taustayhteisönsä, toimii tällöin organisaation (epävirallisena) edustajana myös

yksityishenkilönä©Esko Hatunen 2012

KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA

©Esko Hatunen 2012

KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA

Onko ohjeistusta kuvaamiseen (valo- ja videokuvaus) seuran toiminnan puitteissa ja kuvien julkaisuun?

©Esko Hatunen 2012

Yleisesti ottaen julkisella paikalla tai julkisessa tilaisuudessa ihmisten

kuvaaminen on sallittua ellei sitä ole erikseen kielletty. Kuvan voi julkaista

niin, ettei yksittäinen henkilö ole tunnistettavissa.

©Esko Hatunen 2012

Jos kuvassa on henkilö / henkilöitä, joka / jotka on tunnistettavissa, pitää

periaatteessa jokaiselta tällaiselta henkilöltä saada kuvan julkaisulupa.

Käytännössä asian voi hoitaa esimerkiksi ilmoittamalla kuvauksesta

etukäteen ja pyytämällä niitä, jotka eivät halua tulla kuvatuksi, siirtymään

taka-alalle tai sivummalle.

©Esko Hatunen 2012

KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA

Täytyykö kysyä lupaa huoltajilta lasten kuvaamiseen em. tahoihin

tapauskohtaisesti vai riittääkö yleinen lupa?

©Esko Hatunen 2012

Alaikäisiä kuvattaessa on hyvä olla tarkkana lain lastensuojelullisten

pykälien puitteissa. Tämä on ratkaistu monissa urheiluseuroissa samoin kuin

kouluissa. Kauden alussa lasten vanhemmilta pyydetään kirjallinen

lupa alaikäisten kuvaamiseen ja kuvien käyttöön seuran viestinnässä. Tässä

tapauksessa on hyvä mainita, jos kuvia luovutetaan ulkopuolisten, esimerkiksi

median käyttöön.©Esko Hatunen 2012

Yksityisellä alueella ja –tilassa ihmisten kuvaaminen ilman lupaa on kielletty.

Lisäksi pukukopissa otetun kuvan julkaisemiseen ei riitä pelkkä tilan haltijan lupa, vaan se täytyy saada myös kaikilta kuvassa esiintyviltä

tunnistettavilta henkilöiltä.

©Esko Hatunen 2012

Valokuvia, piirroksia, sarjakuvia tai muita toisten

luomia sisältöjä ei saa käyttää ilman tekijän tai oikeuksien omistajan

lupaa. Selvitä aina, mistä kuva on peräisin, saako sitä käyttää ja kuka sen

on ottanut ja jos käytät kuvaa, mainitse aina kuvaajan nimi.

(Urheiluseuran viestintäopas, SLU-julkaisusarja 1-2011)

©Esko Hatunen 2012

KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA

Voiko kotisivujen sisältöä käyttää mediassa?

Miten tällainen lupa pitäisi esittää?

©Esko Hatunen 2012

KYSYMYKSIÄ JA VASTUKSIA

Kotisivuilla julkaistavaa materiaalia voi luovuttaa median käyttöön: teksti, kuva,

video, ääni, kun huolehtii tekijänoikeuksista sekä julkisuuslakiin

liittyvistä luvista.Medialle luvan sisällön käyttöön voi

antaa vaikkapa maininnalla tiedotteessa, nettisivuilla tai ilmoittamalla siitä

tiedotustilaisuudessa.

©Esko Hatunen 2012

Seuran ulkoinen viestintä

• Seuran identiteetin rakentaminen ja tukeminen

• Yhteiskunta- ja sidosryhmäsuhteiden ylläpito

• Myynnin ja markkinoinnin tuki• Kysynnän luominen:

harrastusmahdollisuudet ja tapahtumat

• Erottuminen• Toiminnan näkyväksi tekeminen

• Mediasuhteet

©Esko Hatunen 2012

Seuran ulkoinen viestintäkanavia ja välineitä

• Tiedotteet ja tiedotustilaisuudet • Verkkosivut

• Mainokset ja ilmoitukset • Julisteet ja A4:t

• Kirjoitukset ja artikkelit • Sosiaalinen media

• Medianäkyvyys • Tapahtumat ja tilaisuudet

©Esko Hatunen 2012

Kriisiviestintä

- Kun sattuu ja tapahtuu..

©Esko Hatunen 2012

Seura x:n lasten ja nuorten ohjaajaa epäillään pedofiliasta.

Asia on noussut esiin lasten kautta heidän vanhempiensa

keskusteluissa, Facebookissa ja Suomi 24:ssä. Paikallinen lehti on päässyt jutun jäljille ja poliisi on

saanut vihjeen.

©Esko Hatunen 2012

Mitä tehdä ???

©Esko Hatunen 2012

Seuran hallituksen puheenjohtaja, toiminnanjohtaja

ja junioripuolen vastaava kokoontuvat pikaisesti.

©Esko Hatunen 2012

Selvitetään tosiasiat: mitä tapahtuneesta on tiedossa, mistä

epäilyt ovat peräisin, ketä syytetään ja mistä.

©Esko Hatunen 2012

Yhteys poliisiin ja kerrotaan kaikki mitä tapauksesta on kuultu. Sovitaan yhteydenpidosta

jatkossa ja kerrotaan miten seura aikoo toimia.

©Esko Hatunen 2012

Seura tiedottaa jäsenistölleen sisäisesti, mitä tosiasioita on

tapauksesta on tiedossa, mitä on tehty, miten toimitaan jatkossa ja

miten lasten ja heidän vanhempiensa pitää toimia.

©Esko Hatunen 2012

Seuran jäsenistölle kerrotaan mikä tilanne on poliisin

näkökulmasta, onko tapaus ylittänyt esitutkintakynnyksen ja mitkä on poliisin ohjeet asiasta

jotakin tietäville.

©Esko Hatunen 2012

Seuran toiminnanjohtaja on yhteydessä asiasta kuulleeseen

paikallismediaan ja päivittää heidän tietonsa. Samalla sovitaan

miten asiaa käsitellään julkisuudessa.

©Esko Hatunen 2012

Tapaus ratkeaa, syyllinen tuomitaan, seura kehittää

toimintatapojaan varmistaakseen lasten- ja nuorten parissa

työskentelevien taustat sekä ohjeistaa jäsenensä sekä

toiminnassa mukana olevat lapset ja aikuiset.

©Esko Hatunen 2012

Vaihtoehto:Hyssytellään asiaa kunnes poliisi aloittaa esitutkinnan. Asia päätyy

aikanaan syyllisen tuomioon. Paikallismedia käsittelee asiaa ilman seuran mukanaoloa ja seura joutuu kyseenalaiseen

valoon.©Esko Hatunen 2012

Avoin, tosiasioihin perustuva vuoropuhelu ennakoimattoman tilanteen sattuessa on parasta kriisin hoitoa. Kaikki

seurassa tietävät kuka tilanteessa on vastuussa ja hoitaa kriisiin liittyvän

viestinnän ja yhteydenpidon. Tapahtunut käsitellään seurassa, toimintaa ja

kriisivalmiutta kehitetään kokemuksen pohjalta.= IDEAALI

©Esko Hatunen 2012

Kriisiviestintä

• Yllättävät tilanteet• Riskien ennakointi• Vastaavat henkilöt

• Toimintaohjeet• Kenelle viestitään ja miten• Tosiasioita ei spekulointia

• Miten ongelma hoidetaan ja miten toimitaan jatkossa

• Jälkihoito

©Esko Hatunen 2012

Viestinnän kysymyksiä suunnitelmia laadittaessa:

• Kuka?• Mitä?

• Kenelle?• Milloin?• Miksi?• Miten?

©Esko Hatunen 2012

Viestinnän vähimmäisvaatimukset:

• Säännöllinen viestintä jäsenille riittävän usein

• Kerrotaan päätöksistä sekä myös valmisteltavista asioista

• Ilmoitetaan tärkeistä tapahtumista ja kutsutaan ajoissa mukaan

• Kerrotaan ja muistutetaan seuran arvoista ja pelisäännöistä

©Esko Hatunen 2012

MITÄ ONNISTUNEELLA VIESTINNÄLLÄ VOI SAADA AIKAAN

• Toiminnan vakaus ja suunnitelmallisuus

• Organisaation hyvinvointi ja virtaviivaisuus

• Olemassaolon perustelu ympäristölle

• Vision ja mission suuntaisia tuloksia ja vaikutuksia

• Resursseja toimintaan

©Esko Hatunen 2012

Voiko julkisuutta hallita ???

©Esko Hatunen 2012

Voiko julkisuutta hallita ???

EIja toisaalta

KYLLÄ

©Esko Hatunen 2012

Suunnitelmallisella, pitkäjänteisellä ja

ajantasaisella viestinnällä toiminta voi saavuttaa mahdollisimman hyvän

tuloksen.

©Esko Hatunen 2012

Viestintä ei ole itseisarvo, vaan ihmisten välistä

kommunikointia, joka antaa mahdollisuuden saavuttaa

tuloksia ja toimia suunnitellusti.

©Esko Hatunen 2012