Upload
limasatu-event-management
View
6.763
Download
1
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Actually this is SOP to detailing event management process with detail
Citation preview
By EKA NUGRAHA
Event: Kegiatan / Acara
Management: Planning, organizing, allocating, directing, creating &
controlling resources to achieves goals & objectives.
Event / Kegiatan / Acara dibagi menjadi 2 jenis: Routine Event (Acara Rutin)
Suatu kegiatan yang SELALU dilaksanakan sehingga menjadi rutinitas eq: Proses KBM, Sidang Parlemen / Kabinet, RUPS, dll
Special Event (Acara Khusus)
Suatu kegiatan yang dilaksanakan secara khusus untuk tujuan & sasaran khusus dan dilakukan secara khusus pula.
Special Event (Acara Khusus)
Special event dibagi menjadi 3 jenis event:
Scheduled Special Event
Sebuah event direncanakan dalam jangka waktu panjang dan telah ditentukan (scheduled) waktu pelaksanaan (ditentukan dalam waktu masa/waktu) eq: Tahunan, 2 tahunan, 4 tahunan, dan lain – lain (Piala Dunia, PON, Pameran tahunan, dll)
Tingkat kesuksesan pada model ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya
Un-Scheduled Special Event
Sebuah event direncanakan dalam jangka tertentu dan dimana waktu pelaksanaannya ditentukan untuk memenuhi tujuan dan sasaran tertentu.
Konsep ini yang sering dilakukan PCO/EO dalam membuat event – event tertentu eq: Pagelaran musik atau lainnya, Product Launching dan lain – lain
Tingkat kesuksesan event ini sangat terpengaruh dari Bentuk event, pengorganisasian event, kreativitas dan selera audiensinya
Spontaneous Special Event
Dibuat berdasarkan isu – isu yang sedang terjadi saat itu, dimana masa persiapannya sangat pendek sekali
Pada model event ini, kreativitas tidak terlalu menentukan (walaupun harus tetap dilakukan agar event tetap segar)
Tingkat kesuksesan pada model ini sangat ditentukan dari UP DATE / TIDAK UP DATE nya isu yang diusung serta pembicara serta nara sumber yang digunakan.
Special Event:
Act of human assembly for the purpose of celebration, education, marketing, and/or reunion
Proses dasar penyelenggaraan sebuah Event
RESEARCH : Determine Expectation
DESIGN : Design the Concept
PLANNING : Develop the Experience
COORDINATION : Deliver the Dream
EVALUATION : Describe the Result
Phase 1 RESEARCH
Phase 2 DESIGN
Phase 3 PLANNING
Phase 4 COORDINATION
Phase 5 EVALUATION
Pengumpulan sejarah dari event sebelumnya.
Identifikasi Event sejenis.
Observasi “baik & buruk” dari pelaksanaannya.
Analisa data yang terkumpul.
Pertahankan data yang telah ditemukan.
PENILAIAN EVENT
Dibutuhkan penilaian (tentukan “nilai”) untuk:
Study Kelayakan Event
Sumber – sumber yang digunakan.
Penggunaan waktu & pembatasannya.
Pemilihan Lokasi (Site / Venue).
WHY… Compelling Reason
WHO…
Demographics WHEN… Best Date & Time
WHERE… Best Location
WHAT… Resources & Outcomes
Verify the purpose (pengujian tujuan)
Identify Resources & Obstacles (Identifikasi sumber & hambatan)
Apply the SWOT analysis (Penerapan analisa SWOT)
Balance Time, Space & Tempo (seimbangkan antara waktu, ruang & tempo)
List Logical Contingencies (data kemungkinan – kemungkinan yang logis)
Examine & Evaluate (uji dan evaluasi)
SWOT analysis dalam Event: STRENGTH are those historical factors that improve or support the event’s success such as “Well
Funded, Experienced Staff, Good Venue”. WEAKNESSES are those historical factors that weaken the event’s success such as “under funded, not
enough volunteers”. OPPORTUNITIES are future predictable that enable the event to benefit from complimentary events such
as sharing resources. THREATS are future predictable factors such as weather condition or economic uncertainty.
GOALS & OBJECTIVES Penentuan tujuan & sasaran
Event harus memperhatikan: Identifikasi Tujuan & Sasaran
yang diharapkan Prioritas Tujuan & Sasaran SMART Objectives Perangkat pengukuran
SMART OBJECTIVES
Specific
Measurable
Acceptance
Realistic
Time Sensitive
IMPORTANT… DETERMINE TARGET MARKET
( Menentukan target pasar)
EXAMINE EXPECTATION ( Menguji tujuan yang diharapkan)
FINANCIAL FRAMEWORK
( Kerangka Keuangan)
INTERVIEW STAKEHOLDER (Wawancara pemilik kegiatan)
NEGOTIATE PRIORITIES
(Negosiasikan prioritas)
EXCEED EXPECTATION (Usahakan untuk mendapat hasil lebih baik dari yang diharapkan)
(Goals & Objectives types) Beberapa Tipe tujuan dan sasaran
Edukasi Membangun konsensus, penguasaan produk,teknik atau kasus ilmu-ilmu yang
berkorelasi
Motivasi Pengumpulan dana : untuk menjual/ membeli produk/jasa;bergabung/mendukung
sebuah kasus atau kebijakan/keputusan
Perayaan Kegiatan rutin; pembandingan hasil/prestasi;perjalanan sejarah
Penghargaan Pemberian penghargaan;pengenalan prestasi; expresi apresiasi
Sirkulasi Untuk bertemu & membangun hubungan; membangun interaksi sosial; pemastian
kedatangan
Dalam mendesign suatu event harus ada kombinasi antara: Tujuan & Sasaran kegiatan Demografi peserta / Partsipan Psikografi peserta / Partisipan Logistik
Kemudian semuanya diaplikasikan dengan Imajinasi. Yang perlu diperhatikan :
Satisfy the Needs ( Memuaskan semua yang membutuhkannya )
Tantalize The Sense (menggoda cita rasa)
Analyze the Site (analisa lokasi)
Guide Guest Impressions (arahkan impresi tamu)
Establish the Atmosphere (bangun atmosfir event)
1. Antisipasi Kegiatan Persiapan rencana cadangan &
cepat mengambil keputusan saat menghadapi masalah.
2. Kedatangan Peserta Penyambutan, registrasi dan lain
– lain.
3. Atmosfir / Suasana Event Suasana event yang menunjang
tema event
4. Selera Peserta Penyesuaian dengan segmen pasar.
5. Aktivitas Event / Peserta Adanya kegiatan interaktif
6. Amenities / Souvenir Pemberian souvenir / kenang -
kenangan
6 Layer of an Event Experiences (6 Lapis Pengalaman Event)
Tema Design Mulai dengan yang familiar Gunakan Ikon Budaya Gunakan yang berhubungan dengan Panca Indera Usahakan untuk simpel (Keep it Simple)
Sumber inspirasi dalam mendesign Tema antara lain: Entertainment / Hiburan
Film / Televisi Musik, buku / Literatur Teater, Sport
Masa Sejarah & masa yang sedang berlangsung Manusia / tempat Musim / Kegiatan Keagamaan
BRAIN STORMING Include Your Experts sertakan ahlinya dalam mendesign tema (substansial event, Script Writer). Develop Exercises Bangun latihan – latihan dalam mendesign Event. Encourage Creativity Beranikan untuk lebih kreatif dalam mendesign suatu event. Accept All Suggestions Terima semua masukan – masukan dari pihak lain. Select the Best Components Pilih dan tentukan komponen terbaik
Yang juga perlu diperhatikan dalam mendesign suatu event antara lain: PROGRAM TAMBAHAN
Program bagi pendamping Optional Side Trip Mini Event
PROTOKOLER
Identifikasi lingkup kerja Kumpulkan sumber – sumber informasi mengenai kegiatan Protokoler yang akan
dilakukan. Siapkan rencana Protokoler Integrasikan rencana Protokoler
Yang dilakukan saat melakukan perencanaan antara lain:
Cocokan dan padukan rencana kerja event dengan tujuan dan sasaran secara spesifik.
Fokus pada hasil yang dapat diukur. Siapkan “Time Frame” yang realistik / masuk akal. Identifikasikan peranan Stake Holder. Monitor Kinerja dari semua rencana yang telah ditentukan.
Bentuk sebuah team kerja (Event team) dan siapkan:
Struktur tanggung jawab (structure of responsibilities) Struktur organisasi (organizational chart) Garis wewenang (Lines of Authority) Jalur – jalur komunikasi (communication channels)
IMPORTANT…
Show Rules on Chart Buat seluruh aturan & peraturan dalam tabel.
Think Relationship Pikirkan hubungan yang terbentuk.
Assign & Prioritize Penugasan dan prioritas.
Find Natural Linkage Temukan hubungan alami.
Final approval & Distribution Persetujuan akhir dan distribusikan.
Event Time Lines (batas waktu event) Planning Time Lines (Perencanaan Batas Waktu).
Performance Chart (Tabel Kinerja)
Production Schedule (Jadwal Produksi)
DEVELOP SITE PLAN
Transportation
Parking
Registration
Support Staff
VIP Services
Communication
Support Services
Handicap Services
Medical Services
Emergency Services
Security
Décor
Design
Seating
Equipment
Catering
Power Services
Water Management
Recycling
Storage
Set – Up & Tear Down
UNIQUE VENUES
Venue yang unik akan menambah pengalaman event
Perkirakan kebutuhan – kebutuhan yang mungkin harus didatangkan dari luar venue seperti fasilitas toilet dan power generator (out door event).
Mengoptimalisasi décor maupun apapun yang telah ada di Venue akan meringankan biaya.
Tunjukan kelebihan venue dengan menampilkan keunikan venue tersebut, atau…
Kejutkan audiens dengan merubah secara “extreme” venue tersebut sehingga mendapatkan suasana yang tak pernah terpikirkan sebelumnya.
Selain itu yang juga harus di “Planning” kan adalah: PRODUKSI
Staging / Panggung Entertainment / Hiburan Lighting Special Effect Permit & Labor Need / Perizinan & Kebutuhan Tenaga
SUPPORT SERVICES Speakers / Artist Master of Ceremony Presenters Prizes Gift & Amenities
Yang harus diperhatikan ketika melakukan koordinasi dalam suatu penyelenggaraan event antara lain:
KOMUNIKASI
Komunikasi aktif harus dibentuk dengan: Committee / Panitia Client / Stakeholder Vendor / Supplier Sponsor
Perlu diperhatikan saat berkomunikasi dengan vendor / supplier: Pemilihan vendor Kontrak dengan vendor Monitor jasa pengantaran Damage Control
MEETINGS / RAPAT KOORDINASI
• Staff & Volunteers
• Temp. & Tech. Personnel
• Providers
• Performers
• Orientation
• Rehearsal
• Pre Con – Post Con
HOSPITALITY
Identifikasi “hospitality” yang di butuhkan:
• Dalam Program – program yang diorganisasikan (Organize Programs)
• Client & Sponsor
• Personnel dan Performers
• Participants
PENTING…
Identify Reporting Procedures Identifikasi prosedur pelaporan
Notify & Update Clients Informasikan setiap perkembangan kepada klien
Follow Up on Communication Efektifkan media komunikasi sebagai media follow up
Obtain Confirmation Lakukan selalu konfirmasi dari setiap hasil yang didapat
Require Meeting Agendas Agendakan seluruh hasil meeting / rapat
Monitor All Communication Monitor seluruh jalur komunikasi
Dalam melakukan evaluasi kegiatan suatu event, yang sebaiknya diperhatikan adalah:
Hubungan langsung dengan research. Butuh Baseline / Pondasi. Butuh Specific Plan. Butuh Sumber yang dapat dipercaya. Sumber – sumber dari laporan proses.
Lakukan kegiatan:
Analisa Proses kegiatan. Evaluasi Proses kegiatan. Evaluasi Instrument / Perangkat kerja. Evaluasi Strategi (pemasaran, Penjualan dan lain – lain).
BRAIN STORMING…
Document Analisa dokumen – dokumen yang terkait dengan event
Review Review semua kegiatan yang telah dilakukan
Evaluate Evaluasi seluruh kegiatan yang terkait dan yang telah dilakukan
Analyze Analisa evaluasi yang telah dilakukan dari kegiatan event
Make Recommendation Buat rekomendasi untuk keseluruhan jalannya event
EVALUATION PROCESS Review Each Phase
Review setiap phase yang telah dilakukan
Examine & Measure Element Lakukan pengujian & pengukuran dari setiap elemen kegiatan
View Objectively Lakukan secara objektif
Interview Stakeholder Lakukan wawancara dengan stakeholder mengenai jalannya event
Establish New Goal Jika akan menjadi / sudah menjadi event rutin, buat tujuan baru
Write it Down Semua harus dalam bentuk tertulis!
BUSINESS
Professional Event Manager
Our obligation as a
Professional Event Manager
PACKAGE & MANAGE
THE EXPERIENCE