República Bolivariana de Venezuela Ministerio del Poder Popular para la Defensa

Universidad Nacional Experimental de la Fuerza Armada Bolivariana- UNEFA

Maestría en Tecnología Educativa Gerencia de Proyectos y las TIC

Caracas, 13 de Octubre de 2014 1

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Aspectos :

Ejemplo de EDT y Diagrama de Gantt

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Aspectos : Proyecto Factores de éxito de los Proyectos Planeación de Proyectos Procesos básicos de Planeación Finalidad del Planeamiento Plan de Proyecto (Elementos) Descripción de un Plan de Proyecto Ejemplo de EDT y Diagrama de Gantt Aseguramiento de la Calidad Disciplinas básicas para el Aseguramiento de la Calidad. Gestión de Riesgos Contratación e Implementación Servicios y Soluciones Outsourcing Tecnológico

¿Qué es un Proyecto?

Project Management Institute (2000) "es una iniciativa temporal que se pone en marcha para crear un producto o servicio único."

Project Management Body of Knowledge (2000) "es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único"

La UNAD (Universidad Nacional Abierta y a Distancia) define proyecto como la unidad operativa de la planeación.

¿Qué es un Proyecto?

Esfuerzo

• Es un trabajo llevado a cabo por personas para solucionar o mitigar necesidades o problemáticas detectadas en el diagnóstico .

Temporal

• Se realiza en un período finito de tiempo, es decir que tiene un principio y un fin y de acuerdo a su complejidad y a los recursos puede durar días, semanas, meses y hasta años.

Llevado a cabo

• Se refiere a que las actividades planificadas y los recursos asignados son llevados a la acción mediante la puesta en marcha del plan de proyecto.

Para alcanzar un resultado

único

• Es necesario realizar un estudio de mercadeo o análisis de una situación en particular a fin de plantearse las estrategias a aplicar para alcanzar dicho resultado.

Factores de éxito de los Proyectos

Alcance

Tiempo Costos Calidad

¿Qué es la Planeación de Proyectos?

Es la formulación del estado futuro deseado para una organización y con base en éste plantear cursos alternativos de acción, evaluarlos y así definir los mecanismos adecuados a seguir para alcanzar los objetivos propuestos, además de la determinación de la asignación de los recursos humanos y físicos necesarios para una eficiente utilización.

"La planificación consiste en determinar qué se debe hacer ,cómo debe hacerse, quién es el responsable de que se haga y por qué ". American Management Association.

Planificar o planear consiste adelantarse en el tiempo, prever lo que puede suceder y actuar en consecuencia, para concretar en la realidad lo que imaginamos en nuestra planificación.

Finalidad del Planeamiento

Crear un plan de proyecto que el gerente pueda usar para acompañar el progreso de su equipo de trabajo. La planeación no es inmutable, es decir, puede sufrir ajustes periódicos de acuerdo a la realidad que se presente.

Procesos básicos de Planeación

Briseño , A. (2003)

Diagnóstico- Título

Elementos que deben estar presentes en un plan de proyecto

* Es el documento fundamental para la gestión de proyectos. Éste puede ser representado mediante flujograma conformado por actividades y las relaciones entre ellas. * Es la fotografía de las acciones que se deben tomar para alcanzar un objetivo determinado. Engloba todos los planes desarrollados durante los diferentes procesos de planeación o planificación.

Son útiles porque requieren que pienses en todo el proyecto y pongas los detalles del mismo en papel.

Descripción de un Plan de Proyecto

1. Visión general y organización del proyecto

Resumen/diagrama del proyecto

Estructura desglosada del trabajo (EDT) (WBS)

Plan de Organización

Subcontratación

Misión, Objetivos, Restricciones, Especificaciones del producto/servicio final, composición del equipo.

Definir tareas o paquetes de trabajo, Identificar responsables de cada tarea, Duración y fecha de entrega de las tareas, asignar coste inicial de las tareas

Especificar como se ajusta el proyecto a la misión organizativa, Contemplar imprevistos del proyecto/periodos de informes, Identificar los informes de eventos importantes

Especificar tipos de contratos y procesos de licitación, Identificar subcontratista si es posible

Descripción de un Plan de Proyecto

2. Programación del proyecto

Definir relaciones de precedencia de las tareas, Determinar la ruta crítica e inicio y entrega de la tarea, Identificar tiempos de holgura, Especificar un diagrama de Gantt

Identificar los flujos de efectivo, Determinar un método para el seguimiento y control de gastos.

Establecer el equipo definitivo del proyecto, determinar cómo asignar empleados y gestores a las tareas, Especificar las personas responsables de aprobaciones.

Tiempos y programación

Presupuesto del proyecto

Asignación de Recursos

Adquisición de equipo y materiales

Especificar compras de materiales ( tiempo y cantidad), Determinar compra y renta apropiadas de equipo

Las etapas de PLANEACIÓN y CONTROL, son etapas que están muy interrelacionadas, ya que si no se elabora la primera la segunda no existiría. Es por ello que en la etapa de PLANEACIÓN se deben elaborar herramientas que permitan verificar su cumplimiento una vez que se lleven a cabo, que de hecho esa es la FUNCIÓN de la etapa de CONTROL. El Diagrama de Gantt, creada por el Ingeniero Henry Gantt permite indicar, en una LÍNEA DE TIEMPO, el conjunto de las actividades que hay que llevar a cabo y el tiempo en el que se planea que se debe cumplir. Esto se lleva a cabo sólo en la etapa de PLANEACIÓN

Diagrama de Gantt

Ejemplo Diagrama de Gantt

Descripción de un Plan de Proyecto

3. Supervisión y Control del proyecto

Especificar los tiempos para informes periódicos, Indicar documentos de comunicación.

Especificar cómo se manejarán instrucciones de cambios, Procedimientos de actualización de presupuestos y programación.

Especificar las revisiones principales y las personas responsables

Métricas de control para costes

Órdenes de cambio

Informes de eventos importantes

Descripción de un Plan de Proyecto

4.Finalización del Proyecto

Especificar quién realizará las auditorias posteriores. Especificar métricas para evaluar el éxito/ fracaso del proyecto.

Evaluación posterior al proyecto

Plan de Alcance

Proceso de definición para estructurar y subdividir el trabajo en tareas manejables. La definición de alcance se utiliza para seleccionar el enfoque más adecuado y estimar el costo y fecha de terminación, evaluando el impacto de cambios potenciales del alcance en el calendario, presupuesto, requerimientos y satisfacción del cliente.

Plan de Tiempo

Proceso para el desarrollo de fechas de inicio y finalización para los elementos identificados en la gestión del proyecto. Estas fechas están basadas en el esfuerzo requerido para completar las tareas, las relaciones entre ellas y la disponibilidad de los recursos para ejecutarlas. El calendario se utiliza para comunicar a los miembros del equipo y al cliente cuando se realizarán las tareas y cuando estarán disponibles los entregables.

Plan de Costos

La infraestructura financiera es establecida para dar soporte a la estimación, pronósticos, presupuestos y monitoreo económico del proyecto, asegurando que el mismo sea terminado dentro del presupuesto aprobado.

Plan de Recursos Humanos

Describe los procesos necesarios para asegurar que se realiza el uso más efectivo del personal involucrado en el proyecto. Los miembros del equipo son entrenados, motivados y dirigidos para desempeñar con éxito las labores asignadas.

Plan de Calidad Proceso de definición de las inspecciones y revisiones para asegurar que el proyecto está aplicando efectivamente las prácticas de gestión de proyectos, para satisfacer las necesidades para las cuales el proyecto es llevado a cabo..

Plan de Comunicación

Es el proceso utilizado para determinar que tipo de información enviar, a quien mandarla, cuando o que tan frecuentemente y como manejarla o formatearla para que sea efectiva. Se deben monitorear continuamente las actividades de comunicación para asegurarse que el proceso está establecido y es mantenido de manera efectiva.

Plan de Riesgos

Plan de Adquisiciones (contrato)

Identificación y evaluación sistemática de los factores de riesgo de un proyecto y la planeación subsecuente para mitigar, aceptar o transferir estos factores de riesgo. Los riesgos del proyecto son reducidos tomando acciones para prevenir el riesgo minimizando las incertidumbres. Reducir los riesgos incrementa la probabilidad de éxito del proyecto.

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Proceso para crear y determinar los procedimientos de adquisición, utilización y reubicación efectiva de los recursos (humanos y materiales) para proporcionar un servicio de calidad a los clientes. Verifican que el proveedor del servicio se adhiera al cumplimiento de los requerimientos legales, de tal forma que se reduzca la exposición legal

Plan de Métrica

Es la evaluación que se lleva a cabo una vez finalizado el proyecto para determinar el éxito o fracaso del mismo.

Aseguramiento de la Calidad

Calidad : Se define como "el conjunto de cualidades de una persona o cosa" Cualidad: es lo que hace que una persona o cosa sea lo que es, por su propiedad, atributo, características, don, virtud, entre otras.

Existe calidad cuando las necesidades son cubiertas.

Consiste en tener y seguir un conjunto de acciones planificadas y sistemáticas, implantadas dentro del Sistema de Calidad de la empresa. Estas acciones deben ser demostrables para proporcionar la confianza adecuada (tanto a la propia empresa como a los clientes) de que se cumplen los requisitos del Sistema de la Calidad.

El Aseguramiento de la Calidad

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Disciplinas Básicas para el Aseguramiento de la Calidad

Decir lo que hacemos: Si no podemos describir claramente nuestro trabajo difícilmente podemos mejorarlo de forma consistente.

Hacer lo que decimos: utilizar como referencia los documentos de políticas y procedimientos que se dijo que se iban a utilizar.

Registrar lo que hicimos: registrar los resultados de nuestras operaciones nos permitirá examinar la calidad de nuestra ejecución e identificar las causas de algún problema en caso de que suceda.

Verificar: es observar los registros indicados anteriormente para saber si se está cumpliendo con los objetivos planteados.

Actuar sobre la diferencia: al detectar un problema potencial o inminente debemos investigar, registrar lo investigado para determinar su origen y posterior solución. Siempre evitando su repitencia.

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Gestión de Riesgo Riesgo implica las amenazas de sufrir daños o pérdidas (resultados negativos) y también incluye las oportunidades (resultados positivos). Es el medio a través del cual la incertidumbre se maneja de forma sistemática con la finalidad de disminuir la probabilidad de ocurrencia de resultados negativos y aumentar la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.

Los objetivos de la gestión de riesgos: son identificar, controlar y eliminar las fuentes de riesgo antes de que empiecen a afectar al cumplimiento de los objetivos del proyecto.

La gestión de riesgo implica: •La Incertidumbre: el acontecimiento que caracteriza al riesgo puede o no ocurrir. • Pérdida de Potencial: si el riesgo se convierte en una realidad, ocurrirán consecuencias no deseadas o pérdida.

Contratación e Implementación

Servicios de una Firma Software Hardware

Que permita: • Realizar gestión documental de los procedimientos certificados por la planeación hasta la fecha y su actualización posterior. • Creación, consulta y distribución de documentos desde cualquier ubicación virtual y de la forma más segura. • Indexar y facilidad para ubicar la información. • Asignar estados a la información siguiendo la secuencia de pasos a seguir propia de la empresa. • Asignar perfiles y permisos en el acceso a la manipulación y/o consulta de información.

Servicios y Soluciones

1. Capacidad

2. Costo

3. Control

4. Comunicación

5. Competitividad

Aumentan la velocidad de procesamiento. Aumento del volumen en el procesamiento de información. Almacenamiento de mayor cantidad de información

Vigilancia de los costos. Reducción de costos.

Mayor seguridad de información. Menor margen de error.

Interconexión. Integración de áreas en las empresas.

Permite aumentar la capacidad competitiva de la empresa. Es una organización Transcompleja.

Outsourcing Tecnológico

El Outsourcing tiene como objetivo principal la reducción de gastos directos, basados en la subcontratación de servicios que no afectan la actividad principal de la empresa. Se incluye una entrevista con una administradora en la cual se hace una serie de preguntas directas sobre los beneficios, alcances, servicios y beneficios que ve al utilizar el Outsourcing, sin dejar por un lado los riegos que ello conlleva. En fin es un tema sumamente interesante que si es bien aplicado puede reducir escandalosamente los costos directos de una empresa.

Outsourcing Tecnológico Las mejoras en la gestión de recursos, control de tiempos de finalización de proyectos, control sobre el entorno de la Tecnologías de la Información y aprovechamiento de los conocimientos del personal, así como también la reducción de riesgos tecnológicos y de los períodos de formación y costes de personal fijo, son algunos de los beneficios asociados al outsourcing tecnológico.

Es una empresa que presta servicios tecnológicos permitiéndole a sus clientes la posibilidad de programar en ambiente Windows así como también ambiente open source, generando un producto adaptable para futuros cambios, amigable a los usuarios y de alta capacidad, rendimiento y calidad para apoyar la productividad de cada cliente.

Referencias Consultadas

Briseño, A. (2003). Administración de proyectos. [Documento en línea]. Disponible en: http://cmap.upb.edu.co/rid=1238421469394_535457654_2854/tema1.admondeproyectosanabrise.pdf [Consulta: 2014, octubre 08]

Klastorin, T. (2010). Gestión de proyectos. Con casos prácticos, ejercicios resueltos, Microsoft Project Risk y hojas de cálculo. 2da Ed. España: Editorial Profit.

Ideas Propias. (2005). Gestión de Proyectos. [Documento en línea]. Disponible en:http://www.ideaspropiaseditorial.com/documentos_web/documentos/978-84-934553-4-7.pdf [Consulta: 2014, octubre 08]

Muñoz. M. (s/f). Plan de Proyecto. [Documento en línea]. Disponible en:http://sinbad2.ujaen.es/cod/archivosPublicos/pfc/pfc_manuel_herrador.pdf [Consulta: 2014, octubre 08]