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ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION
BARBARA CARVAJAL
PROGAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACION BIBLIOTECOLOGIA Y ARCHIVISTICA
MATERIA : EXPRESION ORAL Y ESCRITA
UNIVERSIDAD DEL QUINDIO
FECHA: 17 DE MAYO DE 2010
Ley 594 de julio 14 de 2000 - Archivo General de la Nación
GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION
http://www.manizales.unal.edu.co/archivo/descargas/acuerdo_042.pdf
LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE LA ENTIDAD ES IMPORTANTE POR CUANTO
1) Facilita el acceso a los documentos y a la información
2) Favorece el control por parte del encargado del archivo
3) Ahorra de trabajos a las personas que los necesitan
4) Agiliza la Gestión de la Entidad
5) Beneficia al usuario
6) Refleja una Buena organización
DOCUMENTO DE ARCHIVO
Se entiende por documento administrativo de la DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA , toda información textual, sonora o en imágenes, fijada en cualquier soporte material, generada o producida por las diferentes dependencias y personas adscritas a la Entidad en desarrollo de sus funciones y como testimonio de sus diferentes actividades
Decretos - Archivo General de la Nación
CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS Y SU CICLO VITAL
ARCHIVO DE GESTION ARCHIVO CENTRAL ARCHIVO HISTORICO
VALORES PRIMARIOSoAdministrativosoLegalesoFiscalesoContablesoFuncionales
VALORES SECUNDARIOSoHistóricosoCientíficosoCulturalesoMisionales
DISPOSICION FINAL
ELIMINACION
• ALMACEN DE PAPEL
1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias
2. Pocas personas saben lo que hay
3. Los documentos llegan como pueden
4. Cada persona conserva o elimina o le que le parece oportuno
5. Es difícil encontrar y consultar un documento
6. Todo el mundo puede acceder
7. No hay normad de archivo ni de clasificación
• ARCHIVO DE DOCUMENTOS
1. Documentos importantes que hay que conservar, clasificar y ordenar
2. Inventario de los documentos con la descripción correspondiente
3. Traslado organizado al archivo central
4. Criterios únicos de conservación y eliminación
5. Consulta y préstamo de la documentación en forma ágil y oportuna
6. Acceso para el personal autorizado
7. Manual de gestión de documentos
DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DEL ARCHIVOABARCA EXCLUYE
Todos los documentos esenciales para el desarrollo de una actividad continuada de un área administrativas
Los documentos que acredite un valor administrativo y que forman parte de un procedimiento
Documentos que establecen responsabilidad fiscal
Documentos que aporten valor legal, contable o jurídico en las actuaciones de la empresa
Documentos que reflejan la historia de la entidad
Todos los documentos y libros conservados como referencia o material de consulta
Las copias de documentos originales , excepto de aquellos documentos de los que únicamente tengan copia
Boletines de noticias sin actualidad o importancia vigente
Notas, tarjetas, invitaciones particulares
Cotizaciones desactualizados Todo escrito a lápiz puesto que
no tiene valor jurídico
PROCEDIMIENTO GENERAL PARA ARCHIVAR
Para archivar los documentos debemos seguir los siguientes procedimientos
ORDEN: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, el cualquier momento en que parte se hayan.
ORGANIZACIÓN: La organización permite a la persona un mayor rendimiento y le ofrece la satisfacción de ver sus planes realizados.
PREVISION: Dedicar a las tareas de archivo el tiempo que sea necesario para mantenerlo al día
PRONTITUD: Los documentos que son solicitados al archivo deben encontrarse en forma inmediata
CORDIALIDAD: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta y demostrar complacencia al dar información que le soliciten o al buscar los documentos que le pidan.
SIGILO PROFESIONAL: Tanto el archivista como el secretario u oficinista en general, deben ser personas altamente reservadas.
CONCETRACION: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo
ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA
DAN ORIGEN A:
UNIDADES DOCUMENTALES
Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las
series documentales
SERIE:INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
ORDEN DE PROCEDENCIA
ORDEN ORIGINAL
Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico
Fallo Sep 12/07
Pruebas Ago. 30/07 Descargos
Agosto 15/07 Indagación
Julio 05/
Denuncia Junio 30/07
InvestigaciónDisciplinaria
COMO ORGANIZAR
LOS ARCHIVOS
DE GESTION
DOCUMENTOS RECIBIDOS
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
CORRESPONDENCIA RECIBIDA
SolicitudSolicitud
SerieSerie
RespuestaRespuesta
Correspondencia despachada
Correspondencia despachada
COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. TECNICA
TESORERIA
REGISTRO AUTOMOTOR
LICENCIAS
CONTABILIDAD
DIRECCION GENERAL
COMUNICACIONES INTERNAS
SUB. FINANCIERA
DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA
PROVEEDORES
INVENTARIOS
CUENTAS DE COBRO
CAJA MENOR
Capacitación de personal
Actas Consejo Directivo
ACTAS
VIATICOS
ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS
CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION
FONDOSERIE DOCUMENTAL YTIPOLOGIALos documentos producidosPor una oficina no debenMezclasen con otros
Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el área productora
Permite identificar, localizarY recuperar la información Para la gestión.
Principio de procedencia Principio de orden originalMarcación de legajos,
Cajas e inventario
TRANFERENCIAS DOCUMENTALES
ARCHIVO CENTRAL
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO
CENTRAL
I. Cumplir con el cronograma ( del 1 de enero al 31 de enero de todos los años)
II. Valoración y selección de la documentación.
III. Elaboración de Inventario documental
PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL
IV. Recepción de Transferencias
V. Revisión y cotejo.
VI. Verificación de firmas y foliación.
VII. Verificación retiro copias y material metálico.
VIII. Ubicación.
FOLIACION
Cada tipología Documental se Le debe asignar en la parte superiorDerecha en formaAscendente de Abajo hacia Arriba haciendoLa respectivaFoliación por cadaDocumento dentroDe la carpeta , Utilizando lápizNegro
Alcaldía de Bucaramanga 3
Alcaldía de Bucaramanga 2
Alcaldía de Bucaramanga 1
CONDICIONES PARA OBSERVAR EN EL PROCESO DE FOLIACION
Asignar un número consecutivo a cada folio escrito en la parte superior derecha del documento.
El número debe ser registrado a lápiz de mina negra. La foliación se efectúa respetando la ordenación
cronológica que presenta la unidad de conservación ( carpeta, libro, legajo, etc..
Si existe otra foliación, esta se anulará con una línea diagonal (/) o una (X) y quedará como validad la última realizada.
MARCACION
Las carpetas o legajos se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debeubicarse en la parte superiorderecha y debe contener lossiguientes datos Ubicación del stiquer
Caja No_____________ Carpeta No ____________________Código de la Dependencia______ Código de la Serie DocumentalNombre de la Serie DocumentalFecha Mes___________ Año_________ No de folios______--
MARCACION DE LA CARPETA O LEGAJO
Las carpetas o legajos se identificarán con unrótulo autoadhesivo elcual debe ubicarse en laparte superior izquierday debe contener lossiguientes datos
Ubicación del stiquer
Caja No_________ Carpeta No___________Nombre de la Serie DocumentalMes_________________Año__________________Folios___________
MARCACION DE CAJAS
No CAJA
CODIDO DEL AREA
1
100
ACTAS
Actas Consejo DirectivoVigenciaFolios
12 3 4
El lomo del legajoo carpeta debedescansar sobre labase de la caja deizquierda a derecha
FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
FORMATO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
UNIDAD ADMINISTRATIVA_________________REGISTRO DE ENTRADA_______DIA_____MES_____AÑO
No caja/legajo
1-1
Código
100
NOMBRE DE LA SERIEO CONTENIDO
ACTASACTAS DEL CONSEJODIRECTIVO
FECHAS EXTREMASINICIAL FINALAÑO MES DIA
VIGENCIA
NO DE FOLIOSUNIDAD DE CONSERVACION
ENTREGADO POR_________________RECIBIDO POR____________________________FIRMA_____________________________ FIRMA______________________________CARGO_____________________________CARGO________________________________