Spomenka Kolar-Zovko

für die

IHK-Ostbrandenburg

Messeschulungen 2012 TEIL 2

WILLKOMMEN

SCHRITT 2 Der professionelle Standmitarbeiter

Agenda am 26.04.2012

1. Die Standorganisation und Ablauf

Das Standteam

Der Besucher und die Erfassung

2. Der Standleiter

Aufgaben eines Standleiters

Mitarbeiter motivieren und führen

3. Das Standteam-Briefing

Vorbereitung zur Messe

Teammeetings während der Messe

4. Die Messekommunikation

Die Ansprache von unbekannten Besuchern

Umgang in schwierigen Situationen

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II.1. Die Standorganisation und Ablauf

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II.1. Merke

Der Standmitarbeiter ist Gastgeber

Ob aus dem Inland oder Standteams die aus der ganzen Welt zusammengewürfelt

sind, haben sich wie echte Gastgeber zu verhalten.

Internationale Messen Messeteams

Interkulturelle Kompetenz kommt nicht vom verreisen. Erst wenn man sich mit den

Werten, Führungskulturen und Umgangsformen der verschiedenen Nationen

beschäftigt, kann man auch fremde Märkte erfolgreich erschließen.

Der Schlüssel zum Erfolg und Entschuldigung für Fauxpas ist Aktivität

Der schönste, beste, professionellste, etc. Messestand nütz nichts, wenn kein

Team auf diesem aktiv ist!

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II.1. Die Personalplanung während der Messe

Verkauf

Beratung / Technik

Servicepersonal

Standleiter/in

Geschäftsführung

Dolmetscherdienste

Innendienst

Ansprechpartner Presse

II.1. Die Standorganisation

Standleitung und die vertretenen Funktionen

Zeiten: Öffnung und Schließung der Hallen

Verbindliche Einsatzpläne für alle Mitarbeiter

Abmeldemodalitäten

Service am Stand für Mitarbeiter und Gäste

Informationen zur Besucherwerbung und Pressearbeit

Regelung der Sammelplätze; Besucherkontrolle

Was ist wo am Stand?

Wer ist wofür verantwortlich?

Welche Wünsche gibt es untereinander für die reibungslose Gestaltung?

Kleiderordnung und Namensschild

II.1. Das Kick-Off

Ein Kick-off findet einen Tag vor Messebeginn statt oder am ersten

Messetag morgens vor Messebeginn

Ein Kick-off findet mit allen Standmitarbeitern statt

Ein Kick-off dient zur Wiederholung der Ziele

In einem Kick-off werden die wichtigsten Sequenzen aus dem

Messetraining wiederholt

Ein Kick-off dauert max. 45 Minuten

Ein Kick-off schließt mit motivierender Musik

Ein Kick-off hat einen motivierenden Charakter

Kick-off kann vom Geschäftsführer, Vorstand, Standleiter oder vom

Kommunikationstrainer durchgeführt werden

II.1. Das Messetraining

Ein Messetraining ist kein Briefing

Ein Messetraining findet unmittelbar vor der Hauptmesse / A-Messe statt

In einem Messetraining werden Soft Skills vermittelt

Ein Messetraining muss folgende Elemente didaktisch umsetzten:

Fragetechniken, Eigenschaften / Nutzen Argumentation, Umgang mit

schwierigen Situationen, Teambuilding, Non-verbale Kommunikation,

Cross Cultural Communications

Ein Messetraining kann auch in einer Fremdsprache stattfinden

Ein Messetraining führt ein Kommunikationstrainer durch

II.2. Die Standleiter

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II.2.1. Der Standleiter

Vorbild

Ansprechpartner

Schnittstelle

Trennung ORGA / VERTRIEB

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II.2.1 Der Standleiter

Morgens vor Messebeginn

Aufsperren, Inbetriebnahme und Probelauf des Messestandes und aller technischen

Geräte vor Messebeginn

Einweisung des Messepersonals in die Funktionen aller technischen Geräte und

Exponate

Morgendliches Einstimmen des Messepersonals in die Messeziele

Ansprechpartner für alle allgemeinen Fragen bezüglich des Messestands

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II.2.1 Der Standleiter

Während der Messe

Einhaltung von Sauberkeit am Messestand. (z. B. saubere Tische, staubfreie

Exponate)

Regelmäßige Bestandsprüfung an Prospekten, Broschüren, Pressemappen, Speisen

und Getränken.

Auffüllen von Prospekten/Broschüren am Messestand.

Verantwortlich für das Einhalten der Regeln

Planen der Pausen- und Abwesenheitszeiten des Messestandspersonals

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II.2.1. Der Standleiter

Nach der Messe

"Abendandacht" mit dem Messestandspersonal. Durchsprechen des Messetages.

Was war gut, was weniger gut? Welche wichtigen Kunden waren heute da? Wie ist

die Resonanz auf neue Produkte/Ausstellungsmaterial. Was machen die

Wettbewerber?

Messestand (Hauptschalter Strom, Wasseranschluss abdrehen) und alle technischen

Ausstellungsstücke außer Betrieb nehmen.

Diebstahlsicherung des Messeequipments, das heißt verschließen aller

höherwertigen, beweglichen Ausstellungsstücke und technischer Geräte.

Übermittlung der Messeberichte

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II.2.1.Tägliche Team-Besprechung

Morgens: Motiviert für den Messetag

Positive Bilanz des Vortages

Zahlen und Daten vom Messestand

Verabredungen mit Kunden

Wichtige Termine, z.B. Besuch des Ministers oder Journalisten

Abends: Kritische Tagesauswertung

Besucher- und Zielüberprüfung

Wettbewerb / Markt

Exponate nach Interesse

Standgestaltung

Teamarbeit

II.3. Das Standteam-Briefing

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II.3. Das Brief des Standpersonals

Visualisierung:

Per e-Mail

Als Buch

Powerpoint Präsentation

Persönlich in einem Meeting vor der Messe

Teilnehmer:

Alle Standmitarbeiter

Standleiter

GF / Vorstand oder VL zur Messeziele Vermittlung

Zeitpunkt:

Möglichst rechtzeitig, damit alle beteiligten noch eventuelle Maßnahmen ergreifen

können

II.3. Das Briefing des Standpersonals

Welche Informationen gehören in ein Briefing vor einer Messe:

Messe

Messeziele, Besucherzielgruppe

Darstellung (C.I. und C.D. )des Unternehmens

Wettbewerbssituation

Branchensituation

Personalplan (Management, Verkauf, Service)

Begleitende Kommunikationsmaßnahmen

Exponate

Kundenbetreuung

Termine

Bisherige Erfahrungen

(Budget)

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II.4. Die Messekommunikation

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II.4. KLEIDER MACHEN LEUTE…

• Kleidung

• Namensschild

• Statussymbole

• Hygiene

II.4. NON-VERBALE KOMMUNIKATION IST AUCH:

• Körperhaltung: stehen, offen, gerader Rücken

• Gestik: Handschlag, positiver Wirkungsbereich

• Intimzone: genügend Abstand, sinnvolle Position einnehmen

• Mimik: Lächeln, entspannte Gesichtsmuskeln

• Blickkontakt: mit den Zuhörer halten,

das Signal um einen Besucher anzusprechen

II.4. Ansprachestrategie

Beachten Sie folgende 6 Schritte und Sie werden Erfolg bei der Ansprache

von unbekannten Besuchern haben:

1. Sie beobachten das Informationsverhalten des Besuchers

(liest er etwas, steht er an einer Präsentation, usw.).

Achtung nicht aggressiv aber auch nicht passiv.

2. Sie warten und bringen sich in Position

3. Gehen Sie Ihre Non-verbale Kommunikation durch: Gestik,

Mimik, Körperhaltung, Ausstrahlung, Distanzzone, Lächeln

4. Sie suchen, bzw. reagieren auf Blickkontakt

5. Tagesgruß

II.4. Ansprachestrategie

6. Einstieg benutzen Sie keine Floskel wie:

„Kann ich Ihnen helfen?“

Sie haben verschiedene individuelle, situationsbedingte Chancen einer

Gesprächseröffnung:

a) Besucher auf das Exponat / Prospekt ansprechen

b) Sie stellen sich vor mit Namen, Funktion auf dem Stand und

tauschen zeitgleich Ihre Visitenkarten aus

c) Sie stellen eine offene Frage

d) Sagen Sie etwas über Ihre Dienstleistung (USP)

e) Sonstiges

II.4. Ablauf eines Messegesprächs

Emotionale Ebene Inhaltliche Ebene

1. Begrüßung

Einstiegfrage

2. Qualifizierung des Besuchers 3. Weitereiten

Bedarfsanalyse Parken

4. Abschlussfrage 5. Eventuell Ausfüllen

Festlegen der weiteren Vorgehensweise der Gesprächsnotiz

Positiver Gesprächsausstieg

Bedanken

II.4. Schwierige Situation 1

Sie sprechen jemanden an, der an Ihrem Exponat steht.

Der Herr gibt sich als Wettbewerb zu erkennen.

Er fragt, „Was gibt es bei Ihnen Neues?“

Wie gehen Sie vor?

II.4. Schwierige Situation 2

Ein Kunden hat viel Zeit mitgebracht und plaudert von seinen Erlebnissen.

Sie müssen zusehen, wie andere Besucher kurz stehen bleiben und dann wieder

weitergehen.

Wie gehen Sie vor?

II.4. Schwierige Situation 3

Sie sprechen einen Kunden an und erkennen, es ist ein Kunde von Ihnen.

Leider können Sie sich nicht an des Namen der Kunden erinnern.

Er spricht Sie aber mit Ihrem Namen an.

Wie gehen Sie vor?

II.4. Ablauf Rollenspiele

1. Sie gehen in Ihre Gruppe

2. In der Gruppe besprechen Sie 3 Minuten wie die Situation zu lösen ist

3. Legen Sie fest, wer der Standmitarbeiter, Besucher, Beobachter ist

4. Die Gruppe spielt die Situation (max. 90 Sekunden)

5. Sie haben dann 5 Minuten Zeit Feedback zu geben

6. Nach jeder Situation treffen wir uns im Plenum wieder und legen die optimale

Lösung für Ihr Unternehmen fest.

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II.4. Übung auf Dauer achten

II.4.FeedbackRegeln

Wir zeichnen nicht mit Video auf. Ihre Ehrlichkeit ist gefragt, denn Sie sind der

Spiegel Ihres Gegenübers. Achten Sie während der Situation auf:

Non-verbale Mimik Verbale Begrüßung

Gestik Gesprächsinhalt

Körperhaltung Killerphrasen

Ausstrahlung Füllwort

Stimme

Lautstärke

II.4. FeedbackRegeln

Feedback-Geber:

beobachtet und spiegelt, was er gesehen hat

bewertet und interpretiert nicht

formuliert klar, konkret, einfühlsam und positiv

Feedback-Nehmer:

hört ruhig zu

rechtfertigt sich nicht

überprüft und entscheidet was annehmbar ist

II.4. Worauf Messe-Profis achten:

Aktiv statt passiv: stehen statt sitzen

Selbstbeschäftigung: lesen, essen, trinken, rauchen, telefonieren,

ausruhen, am Notebook arbeiten, usw.: nicht in Gegenwart des Kunden

Notieren Sie sich die Gespräche LESERLICH in Gegenwart des

Kunden, bzw. nach dem Gespräch

Broschüren: lieber versenden

Visitenkarte: ausreichend dabei haben

Pausen: nach Absprache

Knigge-Regeln: verinnerlichen und leben

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Quelle: zoom marketing

Spomenka Kolar-Zovko Mit jährlich mehr als 1000 Teilnehmern, zählt Spomenka Kolar-Zovko zu den erfolgreichsten Verkaufstrainern Deutschlands.

Schon 1989 auf der CeBIT Standdienst als Key Account Manager.

Von 1991-1996 Vertriebsleitung für ein börsennotiertes Softwareunternehmen.

Seit 1997 selbständig mit Schwerpunkt Service- und Markenberatung für die Dienstleistungs- und Investitionsgüterbranche, zoom marketing Darmstadt.

Seit 2011 auch Social Media Beratungs- und Schulungsunternehmen mit Fokus auf Marke & Service 2.0, zoom4media Berlin.

Wie wir Ihnen helfen können Ihren Messeauftritt zu stärken:

Seminare:

– Besuchermarketing mit Social Media

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MedienFreitag:

– Informieren – Kennenlernen - Netzwerken: die 4teljährliche Vortragsreihe bei uns in Berlin (zuerst informiert in unserer MedienFreitag Facebook-Gruppe).

Alle Infos auf unserer Homepage www.zoom4media.de

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WIR FREUEN UNS AUF SIE!

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