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Introducción al curso de Asistentes de Gerencia.
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Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs
ROL EN EL CONTEXTO ACTUAL DELAS INSTITUCIONES
Información secretamaneada por estosSecretarii
Consejeros del gobiernoen la Europa del
medioevo
Origen de la palabra “Secretario”
Secretum
Transformación de la Economía deServicios
PoíticasGubernamentales
Tendencias
de negocios
CambiosSociales
Avances en
TI
Globalización
Innovaciones en servicios, productos y sistemas de entrega, estimulada por unamejor tecnología.
Los clientes tienen más opciones y más poder ejercer
El éxito depende de:
Comprensión clientes y competidores Modelos de negocio viables Creación de valor para los clientes y la empresa
Nuevos mercados y categorías de productosIncremento de la demanda por serviciosCompetencia mas intensa
IMPORTANCIA DE LA FUNCIÓN
"Un@ asistente ejecutiv@ es colabor@ inmediat@
de un centro de gestión, con un conocimiento cabal
de las actividades de su jefe y del sector en que
trabaja, además está capacitad@ para la
delegación de ciertas áreas o trabajos que
desarrollan o pueden desarrollar sus jefes.
Organizar, y enciertos casos,
asistir aEstablecer
buenoscontactos
telefónicos
Redactar ypresentar
correctamenteinformes,
comunicados, etc
Planificar sutiempo y el de su
jefe
reuniones
Es unaprofesionalque trabajaen equipo:
Preparar y tratarla información
adecuadamente
Organizar losviajes denegocios,etcétera.
Prepararpresentacionesde productos o
servicios
Concertar,acoger y atender
a las visitas
FUNCIONES GERENCIALES
Administradoressuperiores
Clasificación de los administradores
Administradores intermedios
Administradores de primera línea
Operativos
Funciones de la Administración
FUNCIONESDE LA
ADMINISTRACIÓN
Dirección
Decisionales De información
Roles Administrativos
Interpersonales
ROLES
ADMINISTRATIVOS
ESTILOS DE DIRECCIÓN
Preocupaciónpor alcanzarlos objetivos
Preocupaciónpor el personal
Orientaciones fundamentales
Alto(Más fuerte que
los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Bajo(Menos fuerte
POSITIVISTA
MINIMALISTA
REALISTA
MAXIMALISTA
COOPERATIVISTA
Bajo(Menos fuerteque los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Alto(Más fuerte que
los otros)
que los otros)
Orientación Relación:Cooperación
Estilos de dirección eficaces
Orientación Tarea:Compromiso-Integración
Alto(Más fuerte que
los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Bajo(Menos fuerte
MATERIALISTA
ESCAPISTA
OPORTUNISTA
IDEALISTA
POPULISTA
Bajo(Menos fuerteque los otros)
Medio(Igual que los
otros)
Alto(Más fuerte que
los otros)
que los otros)
Orientación Relación:Cooperación
Estilos de dirección ineficaces
Orientación Tarea:Compromiso-Integración
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
Tomar tiempo para planificar amplíala visión, produce
satisfacción personal, evita el estrésy ayuda a lograr los objetivos.
Criterios para priorizar actividades
Tipo A: Tareasimportantes y
urgentes
TareasTipo B: Tareasimportantes ourgentes, pero
no ambascosas
Tipo C: Tareasque no son
importantesni urgentes
sino rutinarias
Equilibrar tareas diarias
Más urgentes Menos urgentes
I.Importantes y urgentes(A)•Crisis•Problemas apremiantes•Proyectos cuyas fechasVencen
II.Importantes no urgentes(B)•Prevención de actividades•Construir relaciones•Reconocer nuevas actividades•Planificación, recreación
III.Urgentes no importantes(B)•Interrupciones, algunasllamadas•Correo,algunos informes•Algunas reuniones•Cuestiones inmediatas•Actividades populares
IV.No importantes y no urgentes(C)•Rivalidades, ajetreo inútil•Algunas cartas•Algunas llamadas telefónicas•Pérdidas de tiempo•Actividades agradables
Más
Impo
rtan
tes
Men
os im
port
ante
s
Clasificación de tareas(adaptación a partir de Covey)
Niv
el d
e R
endi
mie
nto
Maximización de la eficacia
Punto máximo de mediamañana: ideal para las
tareas A
Punto máximo de mediatarde: ideal para las
tareas B
El nivel de energíaempieza a descender al
final de la jornadalaboral
Punto mínimodespués de almuerzo:ideal para las tareas C
8am 9am 10am 11am 12m 1pm 2pm 3pm 4pm 5pm 6pmHora
Generaciones de administradores detiempo (Stephen Covey)
Primera Generación:Hacedores de listas
(conciencia de lo quedeben hacer)
Programadores(planean y usan la
agenda)
Tercera generación:Priorizadores (Fijan
objetivos y actúan deacuerdo a prioridades).
Segunda generación:
Cuarta generación:Autoorganizados (en
lugar de administrar eltiempo se organizan
ellos mismos).
Cinco palabras en japonés
SEIRI (Clasificar)
SEITON (Ordenar)
SEISO (Limpiar)
SEIKETSU (Estandarizar)
SHITSUKE (Continuar)
SEI: SENTIDO
Cómo lo Hacemos?
¿Es un objeto oinformación necesariapara el objetivo delpuesto de trabajo?
¿Es un objeto oinformacióninnecesaria para elobjetivo del puesto detrabajo?
Colocar cerca
Colocar menoscerca
Colocar lejos
No es útil para nadie
A alguien le puede servir
Vender, donar otirar
Transferir
Se usa con frecuencia
Se usa ocasionalmente
Usados muy devez en cuando
Clasificar
LA COMUNICACIÓN EN EL ROL DELASISTENTE DE GERENCIA
La comunicación
• Comunicación no verbal– La mirada– La expresión facial– El atuendo– Las posturas– La proximidad y la orientación– Las manos– Los movimientos– Los aspectos no verbales del lenguaje
“Es más revelador lo que hacemos quelo que decimos”
• Comunicación verbal– No utilizar tecnicismos– Transmitir el mensaje acercándose al nivel socio-
cultural del receptor– Informar sólo sobre lo que se nos pregunta– Hacer empleo de un lenguaje positivo– “El no hay no existe”– El “tuteo”– Utilizar frases sencillas
“Las personas muchas veces decimoscosas distintas a las que pretendemos
expresar”
Tipos de asistentes
PINTURITA
CENTRALIZADORA
GUARDIAN
EMPRENDEDORA
CONVENCIONAL
SUPERMADRE
CONFORMISTA
MISTERIOSA
METÓDICA
TELEFÓNICA
INFORMADA
GUERRERA
AMBICIOSA SOCIABLE PELEADORA
Capacidad para adaptarse alos cambios, sin morir en el
intento
Tolerante a la incertidumbrecon que se mueven los
negocios.
Hablar por lo menos inglés
Estudiosa y lectora de todotipo de libros y material sobre
el cambio y mejoramientoorganizacional.
Con visión global del negociode la empresa
Carácter, personalidad,hábitos y estilos proactivos yde alto estándar profesional.
Privilegiar las relacionesinterpersonales y el
conocimiento justo a tiempode técnicas y principios de
gestión.
Con capacidad de crear,innovar e implementar
Manejar la tecnologíainformática moderna para
obtener información yconocimiento de valor
agregado.
De secretaria de un ejecutivoa un área o gerencia, a una
administradora de procesosen estructuras desmontables,
descartables, desechables,transportables o virtuales.
EL PERFIL DEL ASISTENTEEMPRENDEDOR@
• Tareas prioritarias• Organización del trabajo de modo que las tareas importantes se realicen primero.
• Indicación de Áreas para mejorar la propia oficina:• Proporcionar sugerencias concretas para realizar mejoras
• Problemas Transnacionales de la empresa:• Dominar los negocios y las áreas interconectadas con la Empresa.• Conocer la información de interés de cada país que permitan auxiliar al ejecutivo
en la organización de sus viajes.• Conversaciones y Comentarios• Importancia de la dignidad profesional.• No debe confundir cordialidad con intimidad.
Habilidades Generales y ConocimientosEsenciales Siguientes:
Contacto e Información
Mg. Jontxu Pardo Rodriguez-Gachs
Twitter: @jontxu01
Blog: www.blogspot.com/komaconsulting