Jonathan morales

COLEGIO: CAMILO PONCE ENRIQUEZ

INTEGRANTES: SONIA CASTRO – JONATHAN MORALES

CURSO: 6TO INFORMÁTICA

MATERIA: HERRAMIENTAS CASE

TEMA: ACCES RELACIONES

AÑO LECTIVO: 2014 - 2015

Guía de relaciones de tablas

Uno de los objetivos de un buen diseño de base de datos es eliminar la redundancia de los datos (datos duplicados). Para lograr dicho

objetivo, conviene desglosar los datos en muchas tablas basadas en temas para que cada hecho esté representado sólo una vez. A

continuación, se debe proporcionar a Microsoft Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información desglosada (esto se

realiza colocando campos comunes en tablas que están relacionadas). Sin embargo, para realizar este paso correctamente, primero

deberá comprender las relaciones existentes entre las tablas y, a continuación, especificar dichas relaciones en la base de datos de Office

Access 2007.

Para obtener más información, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo

Introducción

Tipos de relaciones de tabla

¿Por qué crear relaciones de tabla?

Descripción de la integridad referencial

Ver relaciones de tablas

Crear una relación de tabla

Eliminar una relación de tabla

Cambiar una relación de tabla

Exigir integridad referencial

Introducción

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo

esa información cuando sea necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las

relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de

varias tablas. Por ejemplo, el formulario que se muestra a continuación incluye información recopilada de varias tablas:

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#1


















La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

El nombre de cliente del cuadro Facturar a se obtiene de la tabla Clientes, los valores de Id. de pedido y Fecha de pedido proceden de la

tabla Pedidos, el nombre de producto viene de la tabla Productos, y los valores Precio por unidad y Cantidad proceden de la tabla

Detalles del pedido. Estas tablas se vinculan entre sí de varias formas para recopilar información de cada una e incorporarla al

formulario.

Siguiendo en el ejemplo anterior, los campos de las tablas deben coordinarse de modo que muestren información acerca del mismo

pedido. Esta coordinación se lleva a cabo mediante las relaciones de tablas. Una relación de tabla hace coincidir los datos de los campos

clave (a menudo un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la c lave

principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla. Por ejemplo, los

empleados pueden asociarse a los pedidos de los que son responsables mediante la creación de una relación de tabla entre los campos Id.

de empleado en las tablas Empleados y Pedidos.

Id. de empleado aparece en ambas tablas; como clave principal ...

... y como clave externa.

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Tipos de relaciones de tabla

Existen tres tipos de relaciones de tabla.

Una relación uno a varios

Considere una base de datos de seguimiento de pedidos que incluya una tabla Clientes y una tabla Pedidos. Un cliente puede realizar

cualquier número de pedidos. Por lo tanto, para cualquier cliente representado en la tabla Clientes puede haber representados muchos

pedidos en la tabla Pedidos. Por consiguiente, la relación entre la tabla Clientes y la tabla Pedidos es una relación de uno a varios.

Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y

agréguela como un campo o campos adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría un

nuevo campo: (el campo Id. de la tabla Clientes) a la tabla Pedidos y le denominaría Id. de cliente. Access utilizaría entonces el número

de identificador del cliente de la tabla Pedidos para localizar el cliente correcto de cada producto.

Una relación de varios a varios

Considere la relación entre una tabla Productos y una tabla Pedidos. Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un

único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos puede haber varios registros en la

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#backtotop

tabla Productos. Además, para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación

se denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios

productos. Tenga en cuenta que para detectar las relaciones de varios a varios existentes entre las tablas, es importante que considere

ambas partes de la relación.

Para representar una relación de varios a varios, debe crear una tercera tabla, a menudo denominada tabla de unión, que divide la

relación de varios a varios en dos relaciones uno a varios. Debe insertar la clave principal de cada una de las dos tablas en la tercera.

Como resultado, la tercera tabla registra cada ocurrencia, o instancia, de la relación. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos

tienen una relación varios a varios que se define mediante la creación de dos relaciones uno a varios con la tabla Detalles de pedidos. Un

pedido puede incluir muchos productos, y cada producto puede aparecer en muchos pedidos.

Una relación uno a uno

En una relación uno a uno, cada registro de la primera tabla sólo puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa.

Este tipo de relación no es común porque, muy a menudo, la información relacionada de este modo se almacena en la misma tabla.

Puede utilizar la relación uno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla por razones de seguridad o

para almacenar información que sólo se aplica a un subconjunto de la tabla principal. Cuando identifique esta relación, ambas tablas

deben compartir un campo común.

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¿Por qué crear relaciones de tabla?

Puede crear relaciones de tabla explícitamente mediante la ventana Relaciones, o arrastrando un campo desde el panel Lista de

campos.Office Access 2007 usa relaciones de tabla para combinar tablas si hay que utilizarlas en un objeto de base de datos. Existen

varias razones por las que se deben crear relaciones de tabla antes de crear otros objetos de base de datos, como formularios, consultas e

informes.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de consulta

Para trabajar con registros de más de una tabla, a menudo se debe crear una consulta que combine las tablas. La consulta compara los

valores del campo de clave principal de la primera tabla con el campo de clave externa de la segunda tabla. Por ejemplo, para devolver

filas que enumeren todos los pedidos de cada cliente, deberá crear una consulta que combine la tabla Clientes con la tabla Pedidos de

acuerdo con el campo Id. de cliente. En la ventana Relaciones, puede especificar manualmente los campos que desea combinar. Sin

embargo, si ya tiene definida una relación entre las tablas, Office Access 2007 suministrará la combinación predeterminada, de acuerdo

con la relación de tabla existente. Además, si usa uno de los asistentes para consultas, Access utilizará la información recopilada de las

relaciones de tabla ya definidas para presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores

predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla informan de los diseños de formulario e informe

Al diseñar un formulario o informe, Office Access 2007 utiliza la información recopilada de las relaciones de tabla ya definidas para

presentarle selecciones bien fundamentadas y para rellenar de antemano los valores predeterminados de las opciones de la propiedad.

Las relaciones de tabla son la base con la que exigir integridad referencial y evitar los registros huérfanos en la base de datos. Un

registro huérfano es el que hace referencia a otro registro que no existe por ejemplo, un registro de un pedido que hace referencia a un

registro de un cliente que no existe.

Al diseñar una base de datos, se divide la información en tablas, cada una de las cuales tiene una clave principal. A continuación, se

agregan claves externas a las tablas relacionadas que hacen referencia a dichas claves principales. Estos pares de clave principal y clave

externa forman la base de las relaciones de tabla y de las consultas de varias tablas. Por lo tanto, resulta importante, que dichas


referencias de clave principal y clave externa estén sincronizadas. La integridad referencial sirve para asegurarse de que las referencias

permanecen sincronizadas y depende de las relaciones de tabla.

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Descripción de la integridad referencial

Al diseñar una base de datos, se divide la información en muchas tablas basadas en temas para minimizar la redundancia de los datos. A

continuación, se proporciona a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo la información, colocando campos comunes en

tablas relacionadas. Por ejemplo, para representar una relación de uno a varios se toma la clave principal de la tabla "uno" y se agrega

como un campo adicional a la tabla "varios". Para recopilar de nuevo los datos, Access toma el valor de la tabla "varios" y busca el

valor correspondiente en la tabla "uno". De este modo los valores de la tabla "varios" hacen referencia a los valores correspondientes

de la tabla "uno".

Suponga que tiene una relación de uno a varios entre las tablas Transportistas y Pedidos y desea eliminar un transportista. Si el

destinatario que desea quitar tiene pedidos en la tabla Pedidos, dichos pedidos quedarán "huérfanos" si elimina el registro

Transportista. Los pedidos todavía contendrán un Id.de transportista, pero el Id. ya no será válido, porque el registro al que hace

referencia ya no existe.

El propósito de la integridad referencial es evitar los registros huérfanos y mantener las referencias sincronizadas para que esta situación

hipotética no ocurra nunca.

La integridad referencial se aplica habilitándola para una relación de tabla (vea Exigir integridad referencial para obtener instrucciones

paso a paso). Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial de esa relación de tabla.

Esto significa que Access rechaza las actualizaciones que cambian el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quitan el

destino de una referencia. Sin embargo, es posible que tenga la necesidad perfectamente válida de cambiar la clave principal de un

transportista que tiene pedidos en la tabla Pedidos. Para tales casos, lo que realmente necesita es que Access actualice automáticamente

todas las filas afectadas como parte de una única operación. De ese modo, Access se asegura de que la actualización es completa y la base

de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada

los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos

relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia

a la clave principal.

También es posible que tenga la necesidad válida de eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro

Transportista y todos los pedidos relacionados de ese transportista. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros

relacionados. Si aplica la integridad referencial y selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación,

elimina un registro en la parte de la clave principal de la relación, Access eliminará automáticamente todos los campos que hagan

referencia a la clave principal.

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Ver relaciones de tabla

Para ver las relaciones de tabla, haga clic en Relaciones en la ficha Herramientas de base de datos. Se abrirá la ventana Relaciones y se

mostrarán las relaciones existentes. Si aún no se han definido relaciones de tabla y abre la ventana Relaciones por primera vez, Access le

pedirá que agregue una tabla o consulta a la ventana.

Abra la ventana Relaciones.

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.




En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.

Si la base de datos contiene relaciones, aparecerá la ventana Relaciones y se mostrarán las relaciones existentes. Si la base de datos no

contiene relaciones y abre la ventana Relaciones por primera vez, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Haga clic en Cerrar para

cerrar el cuadro de diálogo.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se mostrarán todas las relaciones definidas en la base de datos. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de

verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla

de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea el artículo Guía del panel de exploración.

La clave principal

Esta línea representa la relación

La clave externa

Una relación de tabla se representa mediante una línea de relación trazada entre las tablas en la ventana Relaciones. Una relación que no

exige integridad referencial aparece como una línea delgada entre los campos comunes que admiten la relación. Si selecciona la relación

haciendo clic en su línea, la línea se hará más gruesa para indicar que está seleccionada. Si exige la integridad referencial, la línea

aparecerá más gruesa en los extremos. Además, aparece el número 1 sobre la parte gruesa de un extremo de la línea de relación y

aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea.

Puede seleccionar los siguientes comandos en la cinta de opciones cuando la ventana Relaciones está activa:

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas:

Modificar relaciones Abre el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si selecciona una línea de relación, puede hacer clic en Modificar

relaciones para cambiar la relación de tabla. También puede hacer doble clic en la línea de relación.


Borrar diseño Oculta de la visualización todas las relaciones y tablas en la ventana Relaciones. Observe que este comando sólo oculta las

relaciones y tablas, no las elimina.

Informe Relaciones Crea un informe que muestra las relaciones y tablas de la base de datos. El informe sólo muestra todas las relaciones

y tablas que no están ocultas en la ventana Relaciones.

En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones:

Mostrar tabla Abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla para que pueda seleccionar tablas y consultas para verlas en la ventana

Relaciones.

Ocultar tabla Oculta la tabla seleccionada en la ventana Relaciones.

Mostrar relaciones directas Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la tabla seleccionada en la ventana Relaciones, si aún no

se muestran.

Mostrar todas las relaciones Muestra todas las relaciones y tablas relacionadas de la base de datos en la ventana Relaciones. Observe que

las tablas ocultas (las tablas que tienen activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus

relaciones no se mostrarán a no ser que esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones

de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar tablas ocultas, vea el artículo Guía del panel de exploración.

Cerrar Cierra la ventana Relaciones. Si realiza algún cambio en el diseño de la ventana Relaciones, le pedirán que guarde los cambios.

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Se puede crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones o arrastrando un campo en una hoja de datos desde el panel Lista de

campos. Cuando se crea una relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres

suelen coincidir. Sin embargo, dichos campos tienen que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un

campo Autonumérico, el campo de clave externa puede ser un campo de tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos

campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de tipo Número si la propiedad

Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el

mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

Crear una relación de tabla mediante la ventana Relaciones






Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño,

en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga

clic en Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver las tablas y las consultas, haga clic en Ambas.

Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la

ventana Relaciones, haga clic en Cerrar.

Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para

arrastrar varios campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga

clic en él y seleccione un nuevo campo de la lista.

Para exigir la integridad referencial de esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más

información sobre la integridad referencial, vea las secciones Descripción de la integridad referencial y Exigir integridad referencial.

Haga clic en Crear.

Se dibujará una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparecerá

más gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparecerá el número 1 sobre la

parte gruesa de un extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) sobre la parte gruesa del otro extremo.

Notas

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que

tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos

tienen un índice único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado "uno" de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene

que tener un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo

ubicado en el lado "varios" de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto



significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y

el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Crear una relación de tabla mediante el panel Lista de campos

En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel

Lista de campos. El panel Lista de campos muestra los campos disponibles de las tablas relacionadas y también los de otras tablas.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea

automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo.

Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la

relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos



En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la

relación y haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparecerá el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla

en la vista Hoja de datos, Access muestra los campos en alguna de estas dos categorías del panel Lista de campos: Campos disponibles en

tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la

tabla con la que trabaja actualmente. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos

disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista

Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos



Aparecerá el panel Lista de campos.

Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los

campos de esa tabla.

Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se iniciará el Asistente para búsquedas.

Siga las instrucciones para completar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea

automáticamente una nueva relación uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo.

Esta relación, creada por Access, no exige la integridad referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la

relación. Vea la sección Cambiar una relación de tabla para obtener más información.

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Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ventana Relaciones. Coloque el cursor de modo que

apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está

seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la

integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resultado, Access ya no evitará automáticamente la creación de registros

huérfanos en el lado "varios" de una relación.




Aparecerá la ventana Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y es la primera vez que abre la ventana Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Si aparece el cuadro de diálogo, haga clic en Cerrar.


Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación.

Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando

está seleccionada.



Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Eliminar.

Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de datos?.

Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

Nota Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un

objeto de base de datos abierto (como puede ser un formulario), no se podrá eliminar la relación. Primero se deben cerrar todos los

objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

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Cambiar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ventana Relaciones y, a continuación, modifíquela. Coloque el cursor de modo que

apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla. La línea de relación aparece con mayor grosor

cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella o haga clic en Modificar relaciones en el grupo

Herramientas en la ficha Diseño. Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

Realice sus cambios en el cuadro de diálogo Modificar relaciones








Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones y se muestran las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que

tienen activada la casilla de verificación Oculto en el cuadro de diálogo Propiedades) y las relaciones no se muestran a menos que se

seleccione Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.


Haga clic en la línea de relación de la relación que desee modificar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está

seleccionada.

Haga doble clic en la línea de relación.



O bien,

En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Modificar relaciones.


Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas

o los campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir

una opción en cascada. Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo

de combinación. Para obtener más información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección

Exigir integridad referencial.

Establecer el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se

define una relación entre dos tablas y, a continuación, se crea una consulta que use dichas tablas, Access selecciona automáticamente los

campos coincidentes predeterminados basándose en los campos especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores

predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los correctos. Dado que va a hacer

coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores

predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta

operación se denomina combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta

que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por el campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los

clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a

incluir en el resultado de una consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla

Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente. Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado

combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las filas Pedido en las que los campos comunes (denominados

campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá

cambiar el tipo de combinación de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#setjoin




combinación devuelve todas las filas de la tabla situada en el lado izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la

tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las filas que coinciden con las de la

izquierda.

Nota En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y

no en la ventana Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar

el tipo de combinación en consecuencia.

Establecer el tipo de combinación

En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparecerá el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades

de la combinación, el tipo de combinación y si se incluyen todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Opción

Combinación

relacional Tabla izquierda Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas

tablas sean iguales.

Combinación

interna

Filas coincidentes Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros

de 'Pedidos' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación

externa izquierda

Todas las filas Filas coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros

de 'Clientes' donde los campos combinados sean iguales.

Combinación

externa derecha

Filas coincidentes Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se

muestran sólo las filas coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación








Aparecerán todas las tablas que tengan relaciones, mostrando las líneas de relación. Observe que las tablas ocultas (las tablas que tienen

activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que

esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.



seleccionada.


O bien,



Haga clic en Tipo de combinación.

En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Realice cambios adicionales en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Volver al principio


El uso de la integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo

que no haya registros que hagan referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla

para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa

relación de tabla. Access rechaza las actualizaciones que cambien el destino de una referencia, así como las eliminaciones que quiten el

destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones referenciales de modo que todas las filas

relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial




ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10120534.htm#cascade








activada la casilla de verificación Oculto check box in the table's Propiedades dialog box is selected) and their relationships will not be

shown unless Show Hidden Objects is selected in the Navigation Options dialog box.



seleccionada.


O bien,



Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Tras aplicar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave

principal de la tabla principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se

puede eliminar el registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin

embargo, se puede optar por eliminar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla

de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede

cambiar un número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin

embargo, se puede optar por actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla

de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados.


Notas

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para poder aplicar la

integridad referencial:

El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un

campo de tipo Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas deben existir en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin

embargo, si las tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la

integridad referencial en esa base de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario

que Access actualice automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es

completa y la base de datos no tiene un estado inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este

problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial, se

selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal, Access actualiza

automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y

todos los pedidos relacionados de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros

relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave principal al eliminarse el registro que

contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada









activada la casilla de verificación Oculto del cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) y sus relaciones no se mostrarán a no ser que

esté activada la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.

Para obtener más información sobre la opción Mostrar objetos ocultos, vea Guía del panel de exploración.


seleccionada.


O bien,



Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien,

active ambas.


Nota Si la clave principal es un campo Autonumérico, la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos

relacionados no tendrá ningún efecto porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

Volver al principio

Vea también

Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal

Conceptos básicos del diseño de una base de datos

Introducción al panel de exploración

Access > Tablas

Crear, modificar o eliminar una relación

Mostrar todo

Tras crear una tabla para cada tema en la base de datos, es preciso proporcionar a Office Access 2007 los medios para recopilar de nuevo esa información cuando sea

necesario. Para ello, se colocan campos comunes en las tablas que están relacionadas y se definen las relaciones entre las tablas. De ese modo, se pueden crear

consultas, formularios e informes que muestren a la vez la información de varias tablas.

En este artículo se describen los procedimientos paso a paso para crear, modificar y eliminar una relación de tabla. Se incluye información sobre cómo exigir la

integridad referencial para evitar la creación de registros huérfanos, cómo definir el tipo de combinación para determinar qué registros de cada lado de una relación se

incluyen en el resultado de una consulta y cómo configurar las opciones en cascada para mantener sincronizadas las referencia s.








Para obtener más información sobre las relaciones de tablas, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

En este artículo


Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones


Modificar una relación de tabla




Se puede crear una relación de tabla en la ventana Relaciones o arrastrando un campo hasta una hoja de datos desde el panel Lista de campos. Cuando se crea una

relación entre tablas, los campos comunes no tienen que tener los mismos nombres, si bien sus nombres suelen coincidir. Sin e mbargo, los campos comunes tienen

que tener el mismo tipo de datos. No obstante, si el campo de clave principal es un campo Autonumérico, el campo de clave externa también puede ser un campo de

tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos tiene el mismo valor. Por ejemplo, puede hacer coincidir un campo Autonumérico y un campo de

tipo Número si la propiedad Tamaño del campo de ambos campos es Entero largo. Cuando ambos campos comunes son campos de tipo Número, tienen que tener el

mismo valor para la propiedad Tamaño del campo.

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Crear una relación de tabla mediante la ficha de documentos Relaciones

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.

3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en el botón Relaciones.




ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10072597.htm#6-1











4. Si aún no ha definido ninguna relación, aparecerá automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla. Si no aparece, en la ficha Diseño, en el

grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.

En el cuadro de diálogo Mostrar tabla se muestran todas las tablas y consultas de la base de datos. Para ver únicamente las tablas, haga clic en

Tablas. Para ver únicamente las consultas, haga clic en Consultas. Para ver ambas, haga clic en Ambas.

5. Seleccione una o varias tablas o consultas y, a continuación, haga clic en Agregar. Cuando termine de agregar tablas y consultas a la ficha de

documentos Relaciones, haga clic en Cerrar.

6. Arrastre un campo (normalmente el campo de clave principal) de una tabla al campo común (la clave externa) en la otra tabla. Para arrastrar varios

campos, presione la tecla CTRL, haga clic en cada uno de los campos y, a continuación, arrástrelos.

Aparece el cuadro de diálogo Modificar relaciones.

7. Compruebe que los nombres de campo mostrados son los campos comunes de la relación. Si un nombre de campo es incorrecto, haga clic en él y

seleccione el campo apropiado en la lista.

Para exigir la integridad referencial para esta relación, active la casilla de verificación Exigir integridad referencial. Para obtener más información

sobre la integridad referencial, vea la sección Exigir integridad referencial.

Además, vea el artículo Guía de relaciones de tablas.

8. Haga clic en Crear.



Access dibuja una línea de relación entre las dos tablas. Si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, la línea aparece más

gruesa en los extremos. Además, sólo si activó la casilla de verificación Exigir integridad referencial, aparece el número 1 en la parte gruesa de un

extremo de la línea de relación y aparece el símbolo de infinito (∞) en la parte gruesa del otro extremo de la línea, tal y como se muestra en la

siguiente ilustración.

NOTAS

Para crear una relación uno a uno Ambos campos comunes (normalmente los campos de clave principal y de clave externa) tienen que tener un

índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de estos campos debe tener el valor Sí (sin duplicados). Si ambos campos tienen un índice

único, Access crea una relación uno a uno.

Para crear una relación uno a varios El campo ubicado en el lado uno de la relación (normalmente, el campo de clave principal) tiene que tener

un índice único. Esto significa que la propiedad Indexado de este campo debe tener el valor Sí (sin duplicados). El campo ubicado en el lado varios

de la relación no debe tener un índice único. Puede tener un índice, pero debe permitir los duplicados. Esto significa que la propiedad Indexado de

este campo debe tener el valor No o Sí (con duplicados). Cuando un campo tiene un índice único y el otro no, Access crea una relación uno a varios.

Volver al principio


En Office Access 2007, se puede agregar un campo a una tabla existente abierta en la vista Hoja de datos arrastrándolo desde el panel Lista de campos. El panel Lista

de campos muestra los campos que están disponibles en las tablas relacionadas así como los campos que están disponibles en las otras tablas de la base de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación

uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad

referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.

Abrir una tabla en la vista Hoja de datos





3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla a la que desee agregar el campo, cree la relación y, a

continuación, haga clic en Vista Hoja de datos en el menú contextual.

Abrir el panel Lista de campos


Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos,

Access muestra los campos de alguna de estas dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles

en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas que tienen una relación con la tabla con la que se trabaja actualmente. La segunda categoría contiene

todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

En el panel Lista de campos, al hacer clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla.

Para agregar un campo a la tabla, arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo y crear una relación desde el panel Lista de campos

1. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Agregar campos existentes.

Aparece el panel Lista de campos.

2. Bajo Campos disponibles en otras tablas, haga clic en el signo más (+) situado junto a un nombre de tabla para mostrar la lista de los campos de

esa tabla.

3. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

4. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Se inicia el Asistente para búsquedas.

5. Siga las instrucciones para ejecutar el Asistente para búsquedas.

El campo aparece en la tabla en la vista Hoja de datos.

Cuando se arrastra un campo de "otra" tabla (no relacionada) y, a continuación, se ejecuta el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una nueva relación

uno a varios entre la tabla en el panel Lista de campos y la tabla a la que se ha arrastrado el campo. Esta relación, creada por Access, no exige la integridad

referencial de manera predeterminada. Para exigirla, es preciso modificar la relación. Vea la sección Modificar una relación de tabla para obtener más información.

Volver al principio

Modificar una relación de tabla

Para cambiar una relación de tabla, selecciónela en la ficha de documentos Relaciones y, a continuación, modifíquela.

1. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de relación y, a continuación, haga clic en la línea para seleccionarla.

La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada.

2. Con la línea de relación seleccionada, haga doble clic en ella.

O bien,



Abrir el cuadro de diálogo Modificar relaciones






Aparece la ficha de documentos Relaciones.

Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar

tabla. Si aparece, haga clic en Cerrar.

4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la c asilla de

verificación Oculto activada en el cuadro de diálogo Propiedades de la tabla) ni sus relaciones, a menos que esté seleccionada la opción Mostrar

objetos ocultos en el cuadro de diálogo Opciones de exploración.


5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor gro sor cuando está

seleccionada.

6. Haga doble clic en la línea de relación.

O bien,




7. Realice los cambios y, a continuación, haga clic en Aceptar.

El cuadro de diálogo Modificar relaciones permite cambiar una relación de tabla. En concreto, se pueden cambiar las tablas, las consultas o los

campos a ambos lados de la relación. Se puede definir asimismo el tipo de combinación o exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada.

Para obtener más información sobre el tipo de combinación y cómo configurarlo, vea la sección Configurar el tipo de combinación. Para obtener más

información sobre cómo exigir la integridad referencial y elegir una opción en cascada, vea la sección Exigir integridad referencial.

Configurar el tipo de combinación

Cuando se define una relación de tabla, los hechos referentes a la relación determinan el diseño de las consultas. Por ejemplo, si se define una relación entre dos tablas

y, a continuación, se crea una consulta que use las dos tablas, Access selecciona automáticamente los campos coincidentes predeterminados basándose en los campos

especificados en la relación. Se pueden reemplazar los valores predeterminados iniciales en la consulta, pero los valores proporcionados por la relación suelen ser los

correctos. Dado que va a hacer coincidir y combinar con frecuencia los datos de varias tablas hasta de las bases de datos más sencillas, la configuración de valores

predeterminados mediante la creación de relaciones puede ahorrarle tiempo y resultarle beneficiosa.

Una consulta de varias tablas combina la información de más de una tabla haciendo coincidir los valores de los campos comunes. Esta operación se denomina

combinación. Por ejemplo, supongamos que desea mostrar los pedidos de los clientes. Va a crear una consulta que combine la ta bla Clientes y la tabla Pedidos por el

campo Id. de cliente. El resultado de la consulta contiene información sobre los clientes y los pedidos sólo para las filas en las que se ha encontrado una coincidencia.

Uno de los valores que se puede especificar para cada relación es el tipo de combinación, que indica a Access qué registros se van a incluir en el resultado de una

consulta. Por ejemplo, consideremos de nuevo una consulta que combine la tabla Clientes y la tabla Pedidos por los campos comunes que representan el Id. de cliente.

Mediante el tipo de combinación predeterminado (denominado combinación interna), la consulta devolverá únicamente las filas Cliente y las fila s Pedido en las que los

campos comunes (denominados campos combinados) sean iguales.

Sin embargo, supongamos que desea incluir a todos los clientes, incluso los que aún no han realizado ningún pedido. Para ello, deberá cambiar el tipo de combinación

de una combinación interna a lo que se denomina una combinación externa izquierda. Este tipo de combinación devuelve todas la s filas de la tabla situada en el lado



izquierdo de la relación y sólo las filas que coinciden con las de la tabla a la derecha. Una combinación externa derecha devuelve todas las filas de la derecha y sólo las

filas que coinciden con las de la izquierda.

NOTA En este caso, "izquierda" y "derecha" hacen referencia a la posición de las tablas en el cuadro de diálogo Modificar relaciones y no en la ficha de

documentos Relaciones.

Debe tener en mente el resultado que desea obtener de una consulta que combine las tablas de esta relación y, a continuación, configurar el tipo de combinación en

consecuencia.

Configurar el tipo de combinación

1. En el cuadro de diálogo Modificar relaciones, haga clic en Tipo de combinación.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. Haga clic en la opción que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.

En la siguiente tabla (con las tablas Clientes y Pedidos) se muestran las tres opciones que aparecen en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, el tipo

de combinación y si se devuelven todas las filas o las filas coincidentes de cada tabla.

Opción

Combinación

relacional Tabla izquierda Tabla derecha

1. Incluir sólo las filas donde los campos combinados de ambas tablas sean iguales. Combinación interna Filas coincidentes Filas coincidentes

2. Incluir TODOS los registros de 'Clientes' y sólo aquellos registros de 'Pedidos' donde los

campos combinados sean iguales.

Combinación externa

izquierda

Todas las filas Filas coincidentes

3. Incluir TODOS los registros de 'Pedidos' y sólo aquellos registros de 'Clientes' donde los

campos combinados sean iguales.

Combinación externa

derecha

Filas coincidentes Todas las filas

Cuando selecciona la opción 2 ó 3, se muestra una flecha en la línea de relación. Esta flecha apunta al lado de la relación en el que se muestran sólo las filas

coincidentes.

Realizar cambios en el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación



3. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Relaciones.


Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar


4. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Todas las relaciones.

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (tablas con la casilla de




5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está

seleccionada.


O bien,



7. Haga clic en Tipo de combinación.

8. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, haga clic en una opción y, a continuación, haga clic en Aceptar.


9. Realice todos los cambios en la relación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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La integridad referencial tiene como finalidad evitar los registros huérfanos y mantener sincronizadas las referencias de modo que no haya registros que hagan

referencia a otros registros que ya no existen. Para exigir la integridad referencial, es preciso habilitarla para una relación de tabla. Una vez habilitada, Access

rechazará todas las operaciones que infrinjan la integridad referencial para esa relación de tabla. Esto significa que Access rechazará las actualizaciones que cambien el

destino de una referencia así como las eliminaciones que quiten el destino de una referencia. Para que Access propague las actualizaciones y eliminaciones

referenciales de modo que todas las filas relacionadas cambien en consecuencia, vea la sección Configurar las opciones en cascada.

Activar o desactivar la integridad referencial





Si aún no ha definido ninguna relación y ésta es la primera vez que abre la ficha de documentos Relaciones, aparecerá el cuad ro de diálogo Mostrar




ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10072597.htm#cascade

Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocult as (tablas con la casilla de




5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está

seleccionada.


O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.


Tras habilitar la integridad referencial, se aplican las siguientes reglas:

No se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada si ese valor no existe en el campo de clave principal de la tabla

principal. En caso contrario, se crean registros huérfanos.

No se puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada. Por ejemplo, no se puede eliminar el

registro de un empleado de la tabla Empleados si hay pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos. Sin embargo, se puede optar por eliminar

un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros

relacionados.

No se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese cambio crea registros huérfanos. Por ejemplo, no se puede cambiar un

número de pedido en la tabla Pedidos si hay artículos de línea asignados a ese pedido en la tabla Detalles de pedidos. Sin embargo, se puede optar por

actualizar un registro principal y todos los registros relacionados en una sola operación activando la casilla de verificación Actualizar en cascada los

campos relacionados.

NOTAS

Si surgen problemas al habilitar la integridad referencial, observe que deben cumplirse las siguientes condiciones para exigir la integridad referencial:


El campo común de la tabla principal debe ser una clave principal o debe tener un índice único.

Los campos comunes deben tener el mismo tipo de datos. Hay una excepción: un campo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo

Número cuya propiedad Tamaño del campo tenga el valor Largo entero.

Ambas tablas existen en la misma base de datos de Access. No se puede exigir la integridad referencial en las tablas vinculadas. Sin embargo, si las

tablas de origen tienen formato de Access, se puede abrir la base de datos en las que están almacenadas y habilitar la integridad referencial en esa base

de datos.

Configurar las opciones en cascada

Puede darse el caso de que haya una necesidad válida de cambiar el valor en el lado "uno" de una relación. En ese caso, es necesario que Access actualice

automáticamente todas las filas afectadas como parte de una sola operación. De ese modo, la actualización es completa y la ba se de datos no tiene un estado

inconsistente con algunas filas actualizadas y otras no. Access ayuda a evitar este problema ya que incluye la opción Actualizar en cascada los campos relacionados.

Cuando se aplica la integridad referencial, se selecciona la opción Actualizar en cascada los campos relacionados y, a continuación, se actualiza una clave principal,

Access actualiza automáticamente todos los campos que hacen referencia a la clave principal.

Puede que también se haya que eliminar una fila y todos los registros relacionados; por ejemplo, un registro Compañía de transporte y todos los pedidos relacionados

de esa compañía de transporte. Por ello, Access incluye la opción Eliminar en cascada los registros relacionados. Cuando se aplica la integridad referencial y se activa la

casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados, Access elimina automáticamente todos los registros que hacen referencia a la clave

principal al eliminarse el registro que contiene la clave principal.

Activar o desactivar la actualización y/o la eliminación en cascada








Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (t ablas con la casilla de




5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee cambiar. La línea de relación aparece con mayor gro sor cuando está

seleccionada.


O bien,



7. Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

8. Active la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados o Eliminar en cascada los registros relacionados, o bien,

active ambas.


NOTA Si la clave principal es un campo Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena

automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial,

aleatorio e Id. de réplica.), la activación de la casilla de verificación Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrá ningún efecto porque no se

puede cambiar el valor de un campo Autonumérico.

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Para quitar una relación de tabla, es preciso eliminar la línea de relación en la ficha de documentos Relaciones. Coloque el cursor de modo que apunte a la línea de

relación y, a continuación, haga clic en la línea. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está seleccionada. Con la línea de relación seleccionada, presione

SUPRIMIR. Observe que si se quita una relación, también se quita la integridad referencial para esa relación si está habilitada. Como resul tado, Access ya no evitará

automáticamente la creación de registros huérfanos en el lado "varios" de una relación.










Se muestran todas las tablas que tengan relaciones y las líneas de relación. Observe que no se muestran las tablas ocultas (t ablas con la casilla de




5. Haga clic en la línea de relación correspondiente a la relación que desee eliminar. La línea de relación aparece con mayor grosor cuando está

seleccionada.

6. Presione la tecla SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario del mouse y, a continuación, haga clic en Eliminar.

7. Puede que Access muestre el mensaje ¿Confirma que desea eliminar de forma permanente la relación seleccionada de la base de

datos?. Si aparece este mensaje de confirmación, haga clic en Sí.

NOTA Si se está usando alguna de las tablas empleadas en la relación de tabla, quizás por otra persona u otro proceso, o bien, en un objeto de base de datos abierto

como puede ser un formulario, no se podrá eliminar la relación. Es preciso cerrar todos los objetos abiertos que usen estas tablas para poder quitar la relación.

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Vea también







Access > Formularios

Insertar una hoja de datos en un formulario

Mostrar todo

Una hoja de datos es una sencilla vista de datos organizados en filas y columnas. Si se hace doble clic en una tabla en el panel de exploración, Microsoft Office Access

2007 la muestra como una hoja de datos. Gracias a su presentación compacta de los datos, las hojas de datos funcionan bien cuando se usan como subformularios para

mostrar los datos del lado "varios" de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada

registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) . En este artículo se describe

cómo se pueden agregar hojas de datos a los formularios de Office Access 2007.

¿Qué desea hacer?

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario

Establecer relaciones entre tablas

Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la herramienta Formulario

Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la vista Presentación

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Presentación

Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista Diseño

Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un formulario que contiene una hoja de datos

Ver un ejemplo de una hoja de datos en un formulario

Supongamos que desea crear un formulario que muestre datos sobre categorías de productos y todos los productos dentro de esas categorías. Los datos de la tabla

Categorías representan el lado "uno" de la relación, mientras que los datos de la tabla Productos representan el lado "varios" de la relación. Cada categoría puede

contener numerosos productos.





ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#subformbasics

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#establishrelationships

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#autosimpleform

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#frmsfrmlayoutview

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#sfrmexfrmlayoutview

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#insdatasheetdesignview

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096805.htm#diffsplitfrmsubfrm








El formulario principal muestra los datos del lado "uno" de la relación.

La hoja de datos muestra los datos del lado "varios" de la relación.

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Establecer relaciones entre tablas

Antes de diseñar un formulario con una hoja de datos, debe revisar la relación que existe entre las tablas y agregar las relaciones que falten. De este modo, Access

podrá crear automáticamente los vínculos entre las hojas de datos y los formularios principales. Para ver, agregar o modifica r las relaciones entre las tablas de una

base de datos, en la ficha Herramientas avanzadas, en el grupo Analizar, haga clic en Relaciones. Para obtener más información sobre cómo crear relaciones,

vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también.

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Crear un formulario que contenga una hoja de datos mediante la

herramienta Formulario

Cuando se usa la herramienta Formulario para crear un formulario basado en una tabla que está en el lado "uno " de una relación uno a varios, Access inserta

automáticamente una hoja de datos que muestra los datos del lado "varios" de la relación.

Por ejemplo, si se cumplen las condiciones siguientes, Access inserta una hoja de datos que muestra todos los pedidos de cada cliente:

Se crea un formulario simple basado en la tabla Compradores.

Se ha definido una relación uno a varios con la tabla Pedidos que especifica que un registro de la tabla Compradores se puede relacionar con varios

registros de la tabla Pedidos.

La tabla Compradores no está en el lado "uno" de ninguna otra relación uno a varios.

1. En el panel de exploración, haga clic en la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a varios.

2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario.

Access crea el formulario con la hoja de datos en su parte inferior. Si Access no crea una hoja de datos, eso significa que la tabla usada para el formulario no forma

parte de una relación uno a varios o que la tabla forma parte de más de una relación uno a varios.

NOTAS

Además de crear el formulario principal, este proceso no crea ningún otro objeto de formulario. La hoja de datos es una vista directa de la tabla.



Para ocultar una columna en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) y, a continuación, haga clic en Ocultar

columna. Esta configuración se guarda. Si se guarda y se cierra el formulario y, a continuación, se vuelve a abrirlo, la columna permanecerá oculta.

Para restaurar una columna oculta en una hoja de datos Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier encabezado de columna

de la hoja de datos y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas. Active la casilla de verificación situada junto a cada columna que desee

restaurar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

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Crear un formulario que contiene una hoja de datos mediante la vista

Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede crear rápidamente un formulario que contiene una hoja de datos mediante la v ista

Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relac ión, Access crea automáticamente una

hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

1. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en En blanco.

Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.

NOTA Si cierra el panel Lista de campos de manera fortuita, puede volver a abrirlo siguiendo uno de estos procedimientos:

Presione ALT+F8.

O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

2. Haga clic en el signo más situado junto a la tabla que está en el lado "uno" de la relación uno a varios y, a continuación, arrastre el primer campo que

desee incluir hasta el formulario.

Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en

tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se

encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.

3. Desde la sección Campos disponibles para esta vista, arrastre todos los campos que desee hasta el formulario principal.

4. Desde la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, arrastre hasta el formulario el primer campo que desee incluir en la hoja de datos.

Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.


5. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel

Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta

vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de da tos, Access dibuja una

barra de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.

6. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o en la h oja de datos para

seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.

La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la

que se basa el formulario o la hoja de datos seleccionados. Si se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los

campos de la sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta

sección hasta el formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de

proceder. De hacerlo, el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón

Cancelar de este cuadro de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones, vea el artículo Crear, modificar o

eliminar una relación.

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Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista

Presentación

Si ya se han definido las relaciones entre las tablas de la base de datos, se puede agregar rápidamente una hoja de datos a un formulario existente mediante la vista

Presentación. Cuando se agrega un campo del lado "varios" de una relación a un formulario basado en el lado "uno" de la relación, Access crea automáticamente una

hoja de datos para mostrar los registros relacionados.

1. Abra el formulario existente en la vista Presentación haciendo clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a

continuación, haciendo clic en Vista Presentación en el menú contextual.

Si no ve el panel Lista de campos:

Presione ALT+F8.

O bien,

En la ficha Formato, en el grupo Controles, haga clic en Agregar campos existentes.

Observe que el panel Lista de campos divide las tablas en secciones: Campos disponibles para esta vista y, más abajo, Campos disponibles en

tablas relacionadas. En la parte inferior del panel Lista de campos, las tablas que no están directamente relacionadas con la tabla principal se

encuentran bajo Campos disponibles en otras tablas.





2. En la sección Campos disponibles en tablas relacionadas, expanda la tabla que contiene el primer campo que desee incluir en la hoja de datos y

arrastre el campo hasta el formulario. Access crea una hoja de datos y le agrega el campo.

3. Para agregar campos adicionales a la nueva hoja de datos, primero debe hacer clic en la hoja para seleccionarla. Observe que Access reorganiza el panel

Lista de campos para que los campos disponibles para la hoja de datos estén en la parte superior. Desde la sección Campos disponibles para esta

vista, arrastre los otros campos que desee incluir en la hoja de datos. Cuando arrastra cada uno de los campos hasta la hoja de datos, Access dibuja una

barra de inserción para mostrar dónde se va a insertar el campo cuando suelte el botón del mouse.

4. Siga agregando campos al formulario principal o a la hoja de datos haciendo clic primero en el formulario principal o en la hoja de datos para

seleccionarlo y arrastrando, luego, el campo desde el panel Lista de campos.

La sección Campos disponibles en otras tablas del panel Lista de campos contiene tablas que no están directamente relacionadas con la tabla o consulta en la

que se basa el formulario seleccionado. Si se han definido todas las relaciones válidas entre las tablas en la ventana Relaciones, es probable que los campos de la

sección Campos disponibles en otras tablas no sean selecciones válidas para el formulario que se está creando. Si se arrastra un campo de esta sección hasta el

formulario, Access muestra el cuadro de diálogo Especificar relación. Es preciso especificar los campos que relacionen las dos tablas antes de proceder. De hacerlo,

el panel Lista de campos ya no se ordenará en secciones de acuerdo con las relaciones predefinidas. Se recomienda hacer clic en el botón Cancelar de este cuadro

de diálogo y volver a examinar las relaciones entre las tablas. Para obtener información sobre relaciones, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una relación.

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Insertar una hoja de datos en un formulario existente mediante la vista

Diseño

Use este procedimiento para agregar una hoja de datos directamente basada en una tabla o consulta a un formulario existente en la vista Diseño.

1. Abra el formulario en la vista Diseño haciendo clic con el botón secundario del mouse en el formulario en el panel de exploración y, a continuación,

haciendo clic en Vista Diseño.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, si está seleccionada la herramienta Utilizar Asistentes para controles, haga clic en ella de modo que

no esté seleccionada.

¿Por qué?

3. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en la herramienta Subformulario/Subinforme.

4. En la cuadrícula de diseño del formulario, haga clic en el lugar donde desee insertar la hoja de datos.



5. Para cambiar la posición y el tamaño del control de subformulario, arrastre los controladores situados en los bordes y esquinas del control.

6. Para editar la etiqueta asociada del control de subformulario, haga clic en ella y, a continuación, haga doble clic en ella p ara seleccionar su texto y

luego escriba una nueva etiqueta. Si prefiere eliminar la etiqueta, haga clic en ella y, a continuación, presione SUPRIMIR.

7. Si no se muestra la hoja de propiedades, presione F4.

8. Si no está seleccionado el control de subformulario, haga clic en él para seleccionarlo.

9. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en la lista desplegable Objeto origen y, a continuación, haga clic en la tabla o consulta que

desee mostrar en la hoja de datos. Por ejemplo, si desea mostrar los datos de la tabla denominada Pedidos, haga clic en Tabla.Pedidos.

10. Si ha definido correctamente las relaciones antes de iniciar este procedimiento, Access configurará automáticamente las propiedades Vincular

campos secundarios y Vincular campos principales con los valores correctos que vinculen el formulario principal a la hoja de datos.

Las propiedades Vincular campos secundarios y Vincular campos principales están en blanco

1. Abra el formulario principal en la vista Diseño.

2. Haga clic en el control de subformulario para seleccionarlo.

3. Si no ve la hoja de propiedades, presione F4.

4. En la ficha Datos de la hoja de propiedades, haga clic en (...) junto al cuadro de la propiedad Vincular campos secundarios.

Aparece el cuadro de diálogo Vinculador de campos de subformulario.

5. En las listas desplegables Campos principales y Campos secundarios, seleccione los campos a los que desee vincular los formularios. Si

no está seguro de los campos, haga clic en Sugerir para que Access determine los campos de vinculación. Cuando termine, haga clic en

Aceptar.

Si no ve el campo que desee usar para vincular los formularios, puede que tenga que editar el origen de registros del formula rio principal o

secundario para asegurarse de que contiene el campo. Por ejemplo, si el formulario está basado en una consulta, asegúrese de que el campo de

vinculación está en los resultados de la consulta.

6. Guarde el formulario principal y cambie a la vista Formulario para comprobar que el formulario funciona según previsto.

11. Guarde el formulario haciendo clic en Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido o presionando CTRL+G.

12. Cambie a la vista Formulario (vista Formulario: ventana que muestra un formulario para mostrar o aceptar datos. La vista Formulario es el medio

principal para agregar y modificar datos a tablas. También se puede cambiar el diseño de un formulario en esta vista.) y compruebe que la hoja de

datos funciona según previsto.

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Obtener información sobre las diferencias entre un formulario dividido y un

formulario que contiene una hoja de datos

Un formulario que contiene una hoja de datos muestra datos de orígenes de datos diferentes (si bien suelen estar relacionados). Por ejemplo, un formulario puede

mostrar empleados y puede tener una hoja de datos que muestra todas las tareas asignadas a cada empleado. La hoja de datos ti ene otro origen de datos que el

formulario que lo contiene. En cambio, un formulario dividido tiene dos secciones (un formulario y una hoja de datos), pero en ambas secciones se muestran los

mismos datos. Las dos secciones están conectadas y ofrecen a la vez dos vistas distintas de los datos.

Para obtener más información sobre cómo crear y trabajar con un formulario dividido, vea el artículo Crear un formulario dividido.

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Vea también

Agregar un campo a un formulario o informe

Crear un formulario

Crear un formulario dividido

Crear un formulario que contiene un subformulario (formulario de uno a varios)



Access > Consultas

Usar consultas para eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 mediante consultas de actualización y de eliminación. Las

consultas de actualización se usan para eliminar campos individuales de los registros de una base de datos, mientras que las consultas de eliminación se usan para

quitar registros completos de una base de datos, inclusive el valor de clave que le otorga al registro un carácter único. Cuando proceda, recuerde que Access también

permite eliminar manualmente parte de registros o registros completos de varias maneras.

Para obtener más información sobre cómo eliminar manualmente registros, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

En este artículo

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos















Planear la eliminación

Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

Eliminar registros completos

Criterios de ejemplo para consultas de selección

Obtener información sobre cómo usar las consultas para eliminar datos

Se pueden usar dos tipos de consultas para eliminar datos de una base de datos de Access. La consulta elegida depende del tipo de eliminación que se desee realizar.

Para eliminar campos individuales de los registros de una o varias tablas, se usa una consulta de actualización que cambie los valores existentes a un

valor nulo (es decir, no hay datos) o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas).

Se usa una consulta de actualización para eliminar datos de campos individuales porque, de forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan

filas completas. La eliminación de datos mediante una consulta de actualización se compone de los siguientes pasos: se crea una consulta de selección

asegurándose de que devuelve sólo los datos que desee eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de actualización, usando

valores NULL o cadenas de longitud cero como valor de actualización. Por último, se ejecuta la consulta para actualizar los datos existentes.

Para quitar registros completos (filas), se usa una consulta de eliminación.

De forma predeterminada, las consultas de eliminación quitan todos los datos de cada campo, junto con el valor de clave que le otorga al registro un

carácter único. Cuando se ejecuta la consulta, siempre se quita la fila completa de la tabla. El proceso se compone de los siguientes pasos: se crea una

consulta de selección, asegurándose de que devuelve los datos que desea eliminar. A continuación, se convierte esa consulta en una consulta de

eliminación y se ejecuta para quitar los datos.

Cuando proceda, recuerde que si los registros que desea eliminar residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, va a cambiar primero una propiedad de la

relación antes de ejecutar la consulta. En la sección Preparativos para eliminar datos relacionados, más adelante en este artículo, se explica cómo llevar a cabo esa

tarea. Es preciso realizar esos cambios adicionales porque, de forma predeterminada, Access impide eliminar datos del lado "uno" de una relación uno a varios.

Para obtener más información acerca del diseño de bases de datos y las relaciones de tab las, vea los artículos Conceptos básicos del diseño de una base de datos y

Crear, modificar o eliminar una relación.

Asimismo, recuerde que después de actualizar o eliminar parte de un registro o un registro completo, no se pueden deshacer lo s cambios, por lo que se recomienda

realizar siempre una copia de seguridad de los datos antes de ejecutar una consulta de eliminación. Vea Realizar una copia de seguridad de la base de datos, más

adelante en este artículo, para obtener más información.






ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096302.htm#2a



ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096302.htm#2b






En los procedimientos descritos en las siguientes secciones se explica cómo crear consultas de actualización que quiten datos de campos individuales, y cómo crear

consultas de eliminación que quiten registros completos.

NOTA En general, las consultas de actualización y eliminación se usan para cambiar o quitar rápidamente grandes cantidades de datos. Si desea quitar un número

reducido de registros (es decir, cualquier cantidad que sea fácil de eliminar manualmente), abra la tabla en la vista Hoja de datos, seleccione los campos o las filas que

desee eliminar y, a continuación, presione SUPRIMIR.

Para obtener más información sobre otras formas de eliminar datos, vea el artículo Eliminar uno o varios registros de una base de datos.

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Planear la eliminación

La eliminación de registros mediante una consulta se compone de los siguientes pasos generales:

Planee la eliminación. Asegúrese de que tiene los permisos necesarios para eliminar los datos, que todos los demás usuarios h an cerrado todos los

objetos que usen las tablas en cuestión y, a continuación, haga una copia de seguridad de la base de datos.

Asegúrese de que la base de datos reside en una ubicación de confianza o que lleva una firma digital. Si no es el caso, puede optar por confiar en la

base de datos únicamente para la sesión actual. Recuerde que, de forma predeterminada, Access bloquea todas las consultas de acción (consultas de

eliminación, consultas de actualización y consultas de creación de tabla) a menos que se confíe primero en la base de datos. Para obtener información

sobre cómo confiar en una base de datos, vea Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta, más adelante en este artículo.

Si desea eliminar datos de más de una tabla y esas tablas están relacionadas, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar en cascada

los registros relacionados para cada relación. De este modo, la consulta podrá eliminar datos de las tablas en los lados "uno" y "varios" de la

relación.

Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Si desea eliminar campos individuales de una tabla, convierta la consulta de selección en una consulta de actualización, espe cifique NULL o una cadena

de longitud cero ("") como criterios de actualización y, a continuación, ejecute la consulta.

Si desea eliminar registros completos, convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, e jecute la consulta.

Preparativos generales

Realice las siguientes tareas antes de eliminar parte de un registro o un registro completo de una base de datos:




Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para ello, en el Explorador de Windows, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en

el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual. En el cuadro de diálogo

Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura.

Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el

administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos.

Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que usen los da tos que desee eliminar. De

este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y, a continuación, abrirla

de nuevo en modo exclusivo. Para ello:

1. Haga clic en el botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Abrir.

2. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo

exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si

crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.

Realizar una copia de seguridad de la base de datos

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de

datos.

2. En el cuadro de diálogo Guardar como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a continuación, haga clic en

Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión

original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de

seguridad con el nombre cambiado en Access.

Preparativos para eliminar datos relacionados

Si necesita eliminar datos de tablas relacionadas, recuerde esta regla: si los datos residen en el lado "varios" de una relación uno a varios, podrá eliminarlos sin tener

que cambiar la relación. Sin embargo, si los datos residen en el lado "uno" de una relación uno a varios, es preciso modifica r primero la relación. En caso contrario,

Access bloqueará la eliminación.

El proceso de eliminación de datos relacionados se compone de los siguientes pasos:

Determine qué registros residen en el lado "uno" de la relación y cuáles residen en el lado "varios".

Si necesita eliminar registros del lado "uno" de la relación y los registros relacionados del lado "varios", debe habilitar un conjunto de reglas

denominado Integridad referencial y debe habilitar la eliminación en cascada. En esta sección se explica la Integridad referencial y se indica cómo llevar

a cabo ambas tareas.

Si necesita eliminar registros únicamente del lado "uno" de la relación, elimine primero esa relación y, a continuación, elimine los datos.

O bien,

Si necesita eliminar datos únicamente del lado "varios" de la relación, puede crear y ejecutar una consulta de eliminación sin tener que cambiar la

relación.

En las siguientes secciones se explica cómo preparar los datos relacionados para la eliminación.

Determinar qué registros están en el lado "uno" de una relación y cuáles residen en el lado

"varios"


Aparece la ficha Relaciones en la que se muestran todas las tablas de la base de datos así como las relaciones entre cada tabla y todas las demás

tablas. Cada relación aparece como una línea que conecta las tablas entre los campos.

En la siguiente ilustración se muestra una relación típica. La mayoría de las relaciones de una base de datos, si no todas, t ienen un lado "uno" y un

lado "varios". En el diagrama de relaciones se indica el lado "uno" con el número 1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞).

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado "varios" de la

relación. Sin embargo, cuando se eliminan registros del lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".

Además, de forma predeterminada, Access aplica asimismo un conjunto de reglas denominado Integridad referencial. Estas reglas garantizan que las

claves externas de una base de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la

columna de clave principal de otra tabla.

Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en la clave

principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa.

Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.

Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener más

información, vea el siguiente procedimiento, Modificar la relación.

Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria.

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá cumplir

primero las siguientes condiciones:

El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único.

Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Access incluye dos excepciones a esta regla. Un campo de tipo Autonumérico puede estar relacionado con un campo de tipo Número si

el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo de tipo Número está establecido en Entero Largo. Asimismo, un

campo de tipo Autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo

de tipo Número cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.

Ambas tablas deben pertenecer a la misma base de datos de Access.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096302.htm#editrel

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las tablas

vinculadas y, a continuación, habilitar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tablas

vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo habilitar la

integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.

2. Tome nota de los nombres de los campos de tabla en cada lado de la relación.

3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen efectivamente los datos que desea eliminar.

4. Mantenga abierto el panel Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección.

Modificar la relación

Siga estos pasos únicamente para eliminar datos del lado "uno" y del lado "varios" de una relación.

1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.


2. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación,

haga clic en Modificar relación en el menú contextual.


3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros

relacionados del lado "varios" de la relación.

5. Haga clic en Aceptar, cierre el panel Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.

Eliminar una relación

1. Si aún no lo ha hecho, abra el panel Relaciones.


2. Tome note de los campos implicados en la relación para poder restaurar la relación después de eliminar los datos.

3. Haga clic con el botón secundario del mouse en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación,

haga clic en Eliminar en el menú contextual.

O bien

Seleccione la relación y presione SUPR.

NOTA Para restaurar la relación, siga los pasos anteriores para abrir el panel Relaciones y, a continuación, arrastre el campo de clave principal desde la tabla del

lado "uno" y colóquelo en el campo de clave externa de la tabla del lado "varios". Aparecerá el cuadro de diálogo Modificar relaciones. Si la relación antigua

exigía integridad referencial, seleccione Exigir integridad referencial y, a continuación, haga clic en Crear. En caso contrario, sólo haga clic en Crear.

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Evitar que el modo deshabilitado bloquee una consulta

De forma predeterminada, si se abre una base de datos que no sea de confianza o no resida en una ubicación de confianza, Acce ss bloquea la ejecución de todas las

consultas de acción.

Si intenta ejecutar una consulta de acción y parece que no sucede nada, compruebe si en la barra de estado de Access aparece el siguiente mensaje:

El modo deshabilitado ha bloqueado la acción o el evento.

Si ve este mensaje, siga el procedimiento que se describe a continuación:

Habilitar el contenido bloqueado

En la barra de mensajes, haga clic en Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Confiar en Office.

Haga clic en Habilitar este contenido y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Vuelva a ejecutar la consulta.

Si no ve la barra de mensajes

Haga clic en la ficha Herramientas de base de datos y, en el grupoMostrar u ocultar, elija Barra de mensajes.

Para obtener más información sobre el modo deshabilitado y la seguridad en Access, vea el artículo Proteger una base de datos de Access 2007.



Eliminar parte de registros (uno o varios campos)

En esta sección se explica cómo usar una consulta de actualización para eliminar registros parciales (campos individuales) de tablas del lado "varios" de una relación

uno a varios. Estos pasos pueden seguirse asimismo para eliminar datos de tablas que no están relacionadas con otros datos. Recuerde que ejecutar una consulta de

actualización para eliminar datos cambia los valores existentes a NULL o a una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas), en función

de los criterios que haya especificado. Para obtener más información sobre cómo usar las consultas de actualización, vea el artículo Crear una consulta de actualización.

Crear una consulta de selección

1. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. Seleccione la tabla que contiene los datos que desee eliminar, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se muestran todos los campos de la

tabla. En esta ilustración se muestra una tabla típica en el diseñador.

3. Agregue los campos cuyo valor desee establecer en NULL a la fila Campo del diseñador. Puede hacer doble clic en cada campo o arrastrar y colocar cada

campo.

4. Si lo desea, especifique criterios para uno o varios campos en la fila Criterios del diseñador.

Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de actualización establece

en NULL todos los registros de cada uno de los campos de la consulta. Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo

para consultas de selección más adelante en este artículo.





5. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelva los registros cuyo valor desee establecer en NULL o en una cadena de longitud cero. Si es preciso, repita los pasos 3

a 5 y modifique los campos o criterios hasta que la consulta devuelva únicamente los datos que desee cambiar.

6. Mantenga abierta la consulta y, después, continúe con los siguientes pasos.

Convertir la consulta de selección en una consulta de actualización

1. Haga clic en Vista Diseño para cambiar de la hoja de datos al diseñador de consultas.

2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de actualización, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y

agrega la fila Actualizar a.

En la fila Actualizar a de cada campo, especifique NULL o una cadena de longitud cero (un par de comillas dobles sin espacio entre ellas, "").

3. Haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme los cambios.

Si está muy seguro de que desea cambiar los valores, haga clic en Sí para cambiar los datos.

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Eliminar registros completos

En esta sección se explica cómo usar una consulta de eliminación para eliminar registros completos de una tabla.




2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.




3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.

Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la tabla.

4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para b uscar únicamente esos

registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.

5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consulta de eliminación quita

todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la

fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de ejemplo para consultas de selección más adelante en este artículo.

6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.


Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.


Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos



2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y

agrega la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna * (todos los campos) aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas

usadas para criterios.

3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .

Access le pedirá que confirme la eliminación.

Haga clic en Sí para eliminar los datos.

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En la siguiente tabla se muestran algunos criterios de ejemplo que se pueden usar en las consultas de selección para asegurar que se eliminan únicamente los datos

correctos. Puede adaptar estos ejemplos para que pueda usarlos con sus propios datos. En algunos de estos ejemplos se usan caracte res comodín.

Para obtener más información sobre el uso de los caracteres comodín, vea el artículo Información de referencia sobre los caracteres comodín en Access.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.

>="Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #02.02.2007# Y

#01.12.2007#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2007 y el 1 de diciembre de 2007 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92,

use comillas simples (') en vez de signos de almohadilla (#). Por ejemplo: Entre '02.02.2007' Y '01.12.2007'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contengan

caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiezan por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI -92, use el signo de porcentaje (%) en vez del

asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que no terminen en t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI -92, use el signo de porcentaje (%) en vez del

asterisco (*).

En(Canadá,Reino Unido) En una lista, busca todos los registros que contengan Canadá o Reino Unido.

Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de

caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).




Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%)

en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se

desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación (?).

#02.02.2007# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2007. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI -92, incluya la fecha entre comillas simples en

lugar de usar signos de almohadilla ('02.02.2007').

< Fecha() - 30 Usa la función Fecha para devolver todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Usa la función Fecha para devolver todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y

AgregFecha("M", 3,

Fecha())

Usa las funciones Fecha y AgregFecha para devolver todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.

Es Nulo Devuelve todos los registros que contengan un valor nulo (en blanco o sin definir).

No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es ne cesario agregar un valor a un

campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax. En

ese caso, en vez de especificar un número, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ('''').

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Access > Diseño de base de datos


Una base de datos correctamente diseñada permite obtener acceso a información exacta y actualizada. Puesto que un diseño corr ecto es esencial para lograr los

objetivos fijados para la base de datos, parece lógico emplear el tiempo que sea necesario en aprender los principios de un buen diseño ya que, en ese caso, es mucho

más probable que la base de datos termine adaptándose a sus necesidades y pueda modificarse fácilmente.

En este artículo se proporcionan instrucciones para preparar una base de datos. Aprenderá a decidir qué información necesita, a dividir la información en las tablas y

columnas adecuadas y a relacionar las tablas entre sí. Debe leer este artículo antes de crear la primera base de datos.

En este artículo

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

¿Qué es un buen diseño de base de datos?

El proceso de diseño

Determinar la finalidad de la base de datos

Buscar y organizar la información necesaria

Dividir la información en tablas

Convertir los elementos de información en columnas

Especificar claves principales




ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Terms

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Good

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#DesignProcess

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Purpose

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#FindAndOrganize

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Tables

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Columns

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#SpecifyPrimaryKeys









Crear relaciones entre las tablas

Ajustar el diseño

Aplicar las reglas de normalización

Para obtener más información

Algunos términos sobre bases de datos que debe conocer

Microsoft Office Access 2007 organiza la información en tablas, que son listas y columnas similares a las de los libros contables o a las de las hojas de cálculo de

Microsoft Office Excel 2007. Una base de datos simple puede que sólo contenga una tabla, pero la mayoría de las bases de dato s necesitan varias tablas. Por ejemplo,

podría tener una tabla con información sobre productos, otra con información sobre pedidos y una tercera con información sobre clientes.

Cada fila recibe también el nombre de registro y cada columna se denomina también campo. Un registro es una forma lógica y coherente de combinar información

sobre alguna cosa. Un campo es un elemento único de información: un tipo de elemento que aparece en cada registro. En la tabla Products (Productos), por ejemplo,

cada fila o registro contendría información sobre un producto, y cada columna contendría algún dato sobre ese producto, como su nombre o el precio.

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¿Qué es un buen diseño de base de datos?

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#TableRelationships

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#RefineDesign

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#Normalization

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA01224247.htm#MoreInfo






El proceso de diseño de una base de datos se guía por algunos principios. El primero de ellos es que se debe evitar la información duplicada o, lo que es lo mismo, los

datos redundantes, porque malgastan el espacio y aumentan la probabilidad de que se produzcan errores e incoherencias. El segundo principio es que es importante

que la información sea correcta y completa. Si la base de datos contiene información incorrecta, los informes que recogen información de la base de datos contendrán

también información incorrecta y, por tanto, las decisiones que tome a partir de esos informes estarán mal fundamentadas.

Un buen diseño de base de datos es, por tanto, aquél que:

Divide la información en tablas basadas en temas para reducir los datos redundantes.

Proporciona a Access la información necesaria para reunir la información de las tablas cuando así se precise.

Ayuda a garantizar la exactitud e integridad de la información.

Satisface las necesidades de procesamiento de los datos y de generación de informes.

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El proceso de diseño

El proceso de diseño consta de los pasos siguientes:


Esto le ayudará a estar preparado para los demás pasos.


Reúna todos los tipos de información que desee registrar en la base de datos, como los nombres de productos o los números de pedidos.


Divida los elementos de información en entidades o temas principales, como Productos o Pedidos. Cada tema pasará a ser una tabla.


Decida qué información desea almacenar en cada tabla. Cada elemento se convertirá en un campo y se mostrará como una columna en la tabla. Por

ejemplo, una tabla Empleados podría incluir campos como Apellido y Fecha de contratación.



Elija la clave principal de cada tabla. La clave principal es una columna que se utiliza para identificar inequívocamente cada fila, como Id. de producto o

Id. de pedido.

Definir relaciones entre las tablas

Examine cada tabla y decida cómo se relacionan los datos de una tabla con las demás tablas. Agregue campos a las tablas o cree nuevas tablas para

clarificar las relaciones según sea necesario.

Ajustar el diseño

Analice el diseño para detectar errores. Cree las tablas y agregue algunos registros con datos de ejemplo. Compruebe si puede obtener los resultados

previstos de las tablas. Realice los ajustes necesarios en el diseño.


Aplique reglas de normalización de los datos para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. Realice los ajus tes necesarios en las

tablas.

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Es conveniente plasmar en papel el propósito de la base de datos: cómo piensa utilizarla y quién va a utilizarla. Para una pequeña base de datos de un negocio

particular, por ejemplo, podría escribir algo tan simple como "La base de datos de clientes contiene una lista de información de los clientes para el envío masivo de

correo y la generación de informes". Si la base de datos es más compleja o la utilizan muchas personas, como ocurre normalmente en un entorno c orporativo, la

finalidad podría definirse fácilmente en uno o varios párrafos y debería incluir cuándo y cómo va a utilizar cada pe rsona la base de datos. La idea es desarrollar una

declaración de intenciones bien definida que sirva de referencia durante todo el proceso de diseño. Esta declaración de inten ciones le permitirá centrarse en los

objetivos a la hora de tomar decisiones.

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Para buscar y organizar la información necesaria, empiece con la información existente. Por ejemplo, si registra los pedidos de compra en un libro contable o guarda la

información de los clientes en formularios en papel en un archivador, puede reunir esos documentos y enumerar cada tipo de in formación que contienen (por ejemplo,

cada casilla de un formulario). Si no dispone de formularios, imagine que tiene que diseñar uno para registrar la información de los clientes. ¿Qué información

incluiría en el formulario? ¿Qué casillas crearía? Identifique cada uno de estos elementos y cree un listado. Suponga, por ejemplo, que guarda la lista de clientes en

fichas. Cada ficha podría contener un nombre de cliente, su dirección, ciudad, provincia, código postal y número de teléfono. Cada uno de estos elementos representa

una columna posible de una tabla.



Cuando prepare esta lista, no se preocupe si no es perfecta al principio. Simplemente, enumere cada elemento que se le ocurra. Si alguien más va a utilizar la base de

datos, pídale también su opinión. Más tarde podrá ajustar la lista.

A continuación, considere los tipos de informes o la correspondencia que desea producir con la base de datos. Por ejemplo, tal vez desee crear un informe de ventas de

productos que contenga las ventas por región, o un informe de resumen de inventario con los niveles de inventario de los productos. Es posible que también desee

generar cartas modelo para enviárselas a los clientes con un anuncio de una actividad de ventas o una oferta. Diseñe el informe en su imaginación y piense cómo le

gustaría que fuera. ¿Qué información incluiría en el informe? Cree un listado de cada elemento. Haga lo mismo para la carta modelo y para cualquier otro informe que

tenga pensado crear.

Detenerse a pensar en los informes y en la correspondencia que desea crear le ayudará a identificar los elementos que necesita incluir en la base de datos. Suponga, por

ejemplo, que ofrece a sus clientes la oportunidad de inscribirse o borrarse de las actualizaciones periódicas de correo electrónico y desea imprimir un listado de los

que han decidido inscribirse. Para registrar esa información, agrega una columna "Enviar correo electrónico" a la tabla de clientes. Para cada cliente, puede definir el

campo en Sí o No.

La necesidad de enviar mensajes de correo electrónico a los clientes implica la inclusión de otro elemento. Cuando sepa que un cliente desea recibir mensajes de correo

electrónico, tendrá que conocer también la dirección de correo electrónico a la que éstos deben enviarse. Por tanto, tendrá q ue registrar una dirección de correo

electrónico para cada cliente.

Parece lógico crear un prototipo de cada informe o listado de salida y considerar qué elementos necesita para crear el informe. Por ejemplo, cuando examine una carta

modelo, puede que se le ocurran algunas ideas. Si desea incluir un saludo (por ejemplo, las abreviaturas "Sr." o "Sra." con las que comienza un saludo), tendrá que

crear un elemento de saludo. Además, tal vez desee comenzar las cartas con el saludo "Estimado Sr. García", en lugar de "Estimado Sr. Miguel Ángel García". Esto

implicaría almacenar el apellido independientemente del nombre.

Un punto clave que hay que recordar es que debe descomponer cada pieza de información en sus partes lógicas más pequeñas. En el caso de un nombre, para poder

utilizar el apellido, dividirá el nombre en dos partes: el nombre y el apellido. Para ordenar un informe por nombre, por ejemplo, sería útil que el apellido de los

clientes estuviera almacenado de forma independiente. En general, si desea ordenar, buscar, calcular o generar informes a partir de un elemento de información, debe

incluir ese elemento en su propio campo.

Piense en las preguntas que le gustaría que la base de datos contestara. Por ejemplo, ¿cuántas ventas de un determinado producto se cerraron el pasado mes? ¿Dónde

viven sus mejores clientes? ¿Quién es el proveedor del producto mejor vendido? Prever esas preguntas le ayudará a determinar los elementos adicionales que necesita

registrar.

Una vez reunida esta información, ya puede continuar con el paso siguiente.

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Para dividir la información en tablas, elija las entidades o los temas principales. Por ejemplo, después de buscar y organiza r la información de una base de datos de

ventas de productos, la lista preliminar podría ser similar a la siguiente:

Las entidades principales mostradas aquí son los productos, los proveedores, los clientes y los pedidos. Por tanto, parece lógico empezar con estas cuatro tablas: una

para los datos sobre los productos, otra para los datos sobre los proveedores, otra para los datos sobre los clientes y otra para los datos sobre los pedidos. Aunque esto

no complete la lista, es un buen punto de partida. Puede seguir ajustando la lista hasta obtener un diseño correcto.

Cuando examine por primera vez la lista preliminar de elementos, podría estar tentado a incluirlos todos ellos en una sola tabla en lugar de en las cuatro tablas

mostradas en la ilustración anterior. A continuación le explicaremos por qué eso no es una buena idea. Considere por un momento la tabla que se muestra a

continuación:


En este caso, cada fila contiene información sobre el producto y su proveedor. Como hay muchos productos del mismo proveedor, la información del nombre y la

dirección del proveedor debe repetirse muchas veces, con lo que se malgasta el espacio en disco. Registrar la información del proveedor una sola vez en una tabla

Proveedores distinta y luego vincular esa tabla a la tabla Productos es una solución mucho mejor.

Otro problema de este diseño surge cuando es necesario modificar la información del proveedor. Suponga, por ejemplo, que nece sita cambiar la dirección de un

proveedor. Como ésta aparece en muchos lugares, podría sin querer cambiar la dirección en un lugar y olvidarse de cambiarla en los demás lugares. Ese problema se

resuelve registrando la información del proveedor en un único lugar.

Cuando diseñe la base de datos, intente registrar siempre cada dato una sola vez. Si descubre que está repitiendo la misma información en varios lugares, como la

dirección de un determinado proveedor, coloque esa información en una tabla distinta.

Por último, suponga que el proveedor Bodega Sol sólo suministra un producto y desea eliminar ese producto pero conservar el nombre del proveedor y la información

de dirección. ¿Cómo eliminaría el producto sin perder la información del proveedor? No puede. Como cada registro contiene datos sobre un producto, además de datos

sobre un proveedor, no puede eliminar unos sin eliminar los otros. Para mantener estos datos separados, debe dividir la tabla en dos: una tabla para la información

sobre los productos y otra tabla para la información sobre los proveedores. Al eliminar un registro de producto sólo se eliminarían los datos del producto y no los

datos del proveedor.

Una vez seleccionado el tema representado por una tabla, las columnas de esa tabla deben almacenar datos únicamente sobre ese tema. Por ejemplo, la tabla de

productos sólo debe contener datos de productos. Como la dirección del proveedor es un dato del proveedor, pertenece a la tabla de proveedores.

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Para determinar las columnas de una tabla, decida qué información necesita registrar sobre el tema representado por la tabla. Por ejemplo, para la tabla Clientes, una

buena lista de columnas iniciales sería Nombre, Dirección, Ciudad-Provincia-Código postal, Enviar correo electrónico, Saludo y Correo electrónico. Cada registro de la

tabla contiene el mismo número de columnas, por lo que puede almacenar información sobre el nombre, dirección, ciudad -provincia-código postal, envío de correo

electrónico, saludo y dirección de correo electrónico para cada registro. Por ejemplo, la columna de dirección podría contener las direcciones de los clientes. Cada

registro contendrá datos sobre un cliente y el campo de dirección, la dirección de ese cliente.

Cuando haya determinado el conjunto inicial de columnas para cada tabla, puede ajustar con mayor precisión las columnas. Por ejemplo, tie ne sentido almacenar los

nombres de los clientes en dos columnas distintas (el nombre y el apellido) para poder ordenar, buscar e indizar por esas columnas. De igual forma, la dirección consta


en realidad de cinco componentes distintos: dirección, ciudad, provincia, código postal y país o región, y parece lógico tamb ién almacenarlos en columnas distintas. Si

desea realizar, por ejemplo, una búsqueda o una operación de ordenación o filtrado por provincia, necesita que la información de provincia esté almacenada en una

columna distinta.

Debe considerar también si la base de datos va a contener información sólo de procedencia nacional o internacional. Por ejemplo, si piensa almacenar direcciones

internacionales, es preferible tener una columna Región en lugar de Provincia, ya que esa columna puede incluir provincias de l propio país y regiones de otros países o

regiones. De igual forma, es más lógico incluir una columna Región en lugar de Comunidad Autónoma si va a almacenar direcciones internacionales.

En la lista siguiente se incluyen algunas sugerencias para determinar las columnas de la base de datos.

No incluya datos calculados

En la mayoría de los casos, no debe almacenar el resultado de los cálculos en las tablas. En lugar de ello, puede dejar que Access realice los cálculos

cuando desee ver el resultado. Suponga, por ejemplo, que tiene un informe Productos bajo pedido que contiene el subtotal de unidades de un pedido

para cada categoría de producto de la base de datos. Sin embargo, no hay ninguna tabla que contenga una columna de subtotal Unidades en pedido. La

tabla Productos contiene una columna Unidades en pedido que almacena las unidades incluidas en un pedido de cada producto. Con esos datos, Access

calcula el subtotal cada vez que se imprime el informe, pero el subtotal propiamente dicho no debe almacenarse en una tabla.

Almacene la información en sus partes lógicas más pequeñas

Puede ceder a la tentación de habilitar un único campo para los nombres completos o para los nombres de productos junto con sus descripciones. Si

combina varios tipos de información en un campo, será difícil recuperar datos individuales más adelante. Intente dividir la información en partes

lógicas. Por ejemplo, cree campos distintos para el nombre y el apellido, o para el nombre del producto, la categoría y la descripción.

Una vez ajustadas las columnas de datos de cada tabla, ya puede seleccionar la clave principal de cada tabla.

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Cada tabla debe incluir una columna o conjunto de columnas que identifiquen inequívocamente cada fila almacenada en la tabla. Ésta suele ser un número de

identificación exclusivo, como un número de identificador de empleado o un número de serie. En la terminología de bases de da tos, esta información recibe el nombre

de clave principal de la tabla. Access utiliza los campos de clave principal para asociar rápidamente datos de varias tablas y reunir automáticamente esos datos.

Si ya tiene un identificador exclusivo para una tabla, como un número de producto que identifica inequívocamente cada producto del catálogo, puede utilizar ese

identificador como clave principal de la tabla, pero sólo si los valores de esa columna son siempre diferentes para cada registro. No puede tener valores duplicados en

una clave principal. Por ejemplo, no utilice los nombres de las personas como clave principal, ya que los nombres no son exclusivos. Es muy fácil que dos personas

tengan el mismo nombre en la misma tabla.

Una clave principal siempre debe tener un valor. Si el valor de una columna puede quedar sin asignar o vacío (porque no se conoce) en algún momento, no puede

utilizarlo como componente de una clave principal.

Debe elegir siempre una clave principal cuyo valor no cambie. En una base de datos con varias tablas, la clave principal de una tabla se puede utilizar como referencia

en las demás tablas. Si la clave principal cambia, el cambio debe aplicarse también a todos los lugares donde se haga referencia a la clave. Usar una clave principal que

no cambie reduce la posibilidad de que se pierda su sincronización con las otras tablas en las que se hace referencia a ella.

A menudo, se utiliza como clave principal un número único arbitrario. Por ejemplo, puede asignar a cada pedido un número de p edido distinto. La única finalidad de

este número de pedido es identificar el pedido. Una vez asignado, nunca cambia.

Si piensa que no hay ninguna columna o conjunto de columnas que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilidad de utilizar una columna que

tenga el tipo de datos Autonumérico. Cuando se utiliza el tipo de datos Autonumérico, Access asigna automáticamente un valor. Este tipo de identificador no es

"fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Los identificadores de este tipo son perfectos para usarlos como claves principales, ya

que no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila, como un número de teléfono o el nombre de un cliente, es más probable que cambie, ya que la

propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna establecida en el tipo de datos Autonumérico suele constituir una buena clave principal. No hay dos identificadores de producto iguales.


En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos que

contenga artículos de línea de pedidos tendría dos columnas en su clave principal: Id. de pedido e Id. de producto. Cuando una clave principal está formada por más de

una columna se denomina clave compuesta.

Para la base de datos de ventas de productos, puede crear una columna autonumérica para cada una de las tablas que funcione como clave principal: IdProducto para

la tabla Productos, IdPedido para la tabla Pedidos, IdCliente para la tabla Clientes e IdProveedores para la tabla Proveedores.

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Crear relaciones entre las tablas

Ahora que ha dividido la información en tablas necesita un modo de reunir de nuevo la información de forma provechosa. Por ejemplo, el siguiente formulario incluye

información de varias tablas.


La información de este formulario procede de la tabla Clientes...

...la tabla Empleados...

...la tabla Pedidos...

...la tabla Productos...

...y la tabla Detalles de pedidos.

Access es un sistema de administración de bases de datos relacionales. En una base de datos relacional, la información se divide en tablas distintas en función del tema.

A continuación, se utilizan relaciones entre las tablas para reunir la información según se precise.

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Crear una relación de uno a varios

Considere este ejemplo: las tablas Proveedores y Productos de la base de datos de pedidos de productos. Un proveedor puede suministrar cualquier número de

productos y, por consiguiente, para cada proveedor representado en la tabla Proveedores, puede haber muchos productos represe ntados en la tabla Productos. La

relación entre la tabla Proveedores y la tabla Productos es, por tanto, una relación de uno a varios.


Para representar una relación de uno a varios en el diseño de la base de datos, tome la clave principal del lado "uno" de la relación y agréguela como columna o

columnas adicionales a la tabla en el lado "varios" de la relación. En este caso, por ejemplo, agregaría la columna Id. de proveedor de la tabla Proveedores a la tabla

Productos. Access utilizaría entonces el número de identificador de proveedor de la tabla Productos para localizar el proveedor correcto de cada producto.

La columna Id. de proveedor de la tabla Productos se denomina clave externa. Una clave externa es la clave principal de otra tabla. La columna Id. de proveedor de la

tabla Productos en una clave externa porque también es la clave principal en la tabla Proveedores.

El punto de partida para la unión de tablas relacionadas se proporciona estableciendo parejas de claves principales y claves externas. Si no está seguro de las tablas

que deben compartir una columna común, al identificar una relación de uno a varios se asegurará de que las dos tablas implicadas requerirán una columna

compartida.

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Crear una relación de varios a varios

Considere la relación entre la tabla Productos y la tabla Pedidos.

Un solo pedido puede incluir varios productos. Por otro lado, un único producto puede aparecer en muchos pedidos. Por tanto, para cada registro de la tabla Pedidos

puede haber varios registros en la tabla Productos. Y para cada registro de la tabla Productos puede haber varios registros en la tabla Pedidos. Este tipo de relación se

denomina relación de varios a varios porque para un producto puede haber varios pedidos, y para un pedido puede haber varios productos. Tenga en cuenta que para

detectar las relaciones de varios a varios entre las tablas, es importante que considere ambas partes de la relación.

Los temas de las dos tablas (pedidos y productos) tienen una relación de varios a varios. Esto presenta un problema. Para comprender el problema, imagine qué

sucedería si intenta crear la relación entre las dos tablas agregando el campo Id. de producto a la tabla Pedidos. Para que haya más de un producto por pedido,

necesita más de un registro en la tabla Pedidos para cada pedido y, en ese caso, tendría que repetir la información de pedido para cada fila relacionada con un único

pedido, lo que daría lugar a un diseño ineficaz que podría producir datos inexactos. El mismo problema aparece si coloca el campo Id. de pedido en la tabla

Productos: tendría varios registros en la tabla Productos para cada producto. ¿Cómo se soluciona este problema?

La solución a este problema consiste en crear una tercera tabla que descomponga la relación de varios a varios en dos relaciones de uno a varios . Insertaría la clave

principal de cada una de las dos tablas en la tercera tabla y, por consiguiente, la tercera tabla registraría todas las apariciones o instancias de la relación.

Cada registro de la tabla Detalles de pedidos representa un artículo de línea de un pedido. La clave principal de la tabla De talles de pedidos consta de dos campos: las

claves externas de las tablas Pedidos y Productos. El campo Id. de pedido no se puede utilizar en solitario como clave principal, ya que un pedido puede tene r varios

artículos de línea. El identificador de pedido se repite para cada artículo de línea del pedido, por lo que el campo no contiene valores únicos. Tampoco serviría utilizar

solamente el campo Id. de producto, porque un producto puede aparecer en varios pedidos. Pero los dos campos juntos producen un valor exclusivo para cada registro.

En la base de datos de ventas de productos, la tabla Pedidos y la tabla Productos no se relacionan directamente entre sí, sino indirectamente a través de la tabla

Detalles de pedidos. La relación de varios a varios entre los pedidos y los productos se representa en la base de datos mediante dos relaciones de uno a varios:

La tabla Pedidos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada pedido tiene varios artículos de línea, pero cada artículo está

asociado a un único pedido.

La tabla Productos y la tabla Detalles de pedidos tienen una relación de uno a varios. Cada producto puede tener varios artículos asociados, pero cada

artículo de línea hace referencia únicamente a un producto.

Desde la tabla Detalles de pedidos puede determinar todos los productos de un determinado pedido, así como todos los pedidos de un determinado producto.

Después de incorporar la tabla Detalles de pedidos, la lista de tablas y campos sería similar a la siguiente:

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Crear una relación de uno a uno

Otro tipo de relación es la relación de uno a uno. Suponga, por ejemplo, que necesita registrar información complementaria sobre productos que apenas va a necesitar

o que sólo se aplica a unos pocos productos. Como no necesita la información con frecuencia, y como almacenar la información en la tabla Productos crearía un espacio

vacío para todos los productos que no necesitan esa información, la coloca en una tabla distinta. Al igual que en la tabla Productos, utiliza el identificador de producto

como clave principal. La relación entre esta tabla complementaria y la tabla Productos es una relación de uno a uno. Para cad a registro de la tabla Productos hay un

único registro coincidente en la tabla complementaria. Cuando identifique esta relación, ambas tablas deben compartir un campo común.


Cuando necesite crear una relación de uno a uno en la base de datos, considere si puede incluir la información de las dos tab las en una tabla. Si no desea hacer eso por

algún motivo (quizás porque se crearía una gran cantidad de espacio vacío), puede representar esa relación en su diseño guiándose por las pautas siguientes:

Si las dos tablas tienen el mismo tema, probablemente podrá definir la relación utilizando la misma clave principal en ambas tablas.

Si las dos tablas tienen temas diferentes con claves principales distintas, elija una de las tablas (cualquiera de ellas) e inserte su clave principal en la

otra tabla como clave externa.

Determinar las relaciones entre las tablas le ayudará a asegurarse de que tiene las tablas y columnas correctas. Cuando existe una relación de uno a uno o de uno a

varios, las tablas implicadas deben compartir una o varias columnas comunes. Cuando la relación es de varios a varios, se necesita una tercera tabla para representar la

relación.

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Ajustar el diseño

Cuando tenga las tablas, los campos y las relaciones necesarias, debe crear y rellenar las tablas con datos de ejemplo y probar que funcionan con la información:

creando consultas, agregando nuevos registros, etc. Esto le permitirá encontrar posibles problemas, como la necesidad de agregar una columna que olvidó insertar

durante la fase de diseño, o dividir una tabla en dos tablas para eliminar datos duplicados.

Compruebe si puede usar la base de datos para obtener las respuestas que desea. Cree formularios e informes provisionales y compruebe si muestran los datos según lo

previsto. Compruebe si existen datos duplicados innecesarios y, si encuentra alguno, modifique el diseño para eliminar la dup licación.

Cuando pruebe la base de datos inicial, probablemente se dará cuenta de que se puede mejorar. Éstas son algunas comprobaciones que puede hacer:

¿Olvidó incluir alguna columna? Y, en ese caso, ¿pertenece la información a alguna de las tablas existentes? Si se trata de información sobre otro tema,

tal vez necesite crear otra tabla. Cree una columna para cada elemento de información que desee registrar. Si la información no se puede calcular a

partir de otras columnas, es probable que necesite una nueva columna para esa información.

¿Hay alguna columna innecesaria porque se puede calcular con los campos existentes? Si un elemento de información se puede calcular a partir de otras

columnas existentes (como un descuento calculado a partir del precio de venta al público), normalmente es preferible que se calcule en lugar de crear

una nueva columna.

¿Ha proporcionada información duplicada en alguna de las tablas? Si es así, probablemente tendrá que dividir la tabla en dos tablas que tengan una

relación de uno a varios.

¿Tiene tablas con muchos campos, un número limitado de registros y muchos campos vacíos en cada registro? En ese caso, considere la posibilidad de

volver a diseñar la tabla de forma que tenga menos campos y más registros.


¿Ha dividido cada elemento de información en sus partes lógicas más pequeñas? Si necesita generar informes, ordenar, buscar o calcular a partir de un

elemento de información, incluya ese elemento en su propia columna.

¿Contiene cada columna datos sobre el tema de la tabla? Si una columna no contiene información sobre el tema de la tabla, per tenece a una tabla

distinta.

¿Están representadas todas las relaciones entres las tablas mediante campos comunes o mediante una tercera tabla? Las relaciones de uno a uno y de

uno a varios requieren columnas comunes. Las relaciones de varios a varios requieren una tercera tabla.

Ajustar la tabla Productos

Suponga que cada producto de la base de datos de ventas de productos pertenece a una categoría general, como bebidas, condimentos o marisco. La tabla Productos

podría incluir un campo que mostrara la categoría de cada producto.

Suponga que después de examinar y ajustar el diseño de la base de datos, decide almacenar una descripción de la categoría junto con su nombre. Si agrega un campo

Descripción de categoría a la tabla Productos, tendría que repetir la descripción de cada categoría para cada producto perteneciente a dicha categoría, lo cual no es una

buena solución.

Una solución mejor es convertir las categorías en un nuevo tema de la base de datos, con su propia tabla y su propia clave pr incipal. A continuación, puede agregar la

clave principal de la tabla Categorías a la tabla Productos como clave externa.

Las tablas Categorías y Productos tienen una relación de uno a varios: una categoría puede incluir varios productos, pero un producto pertenece únicamente a una

categoría.

Cuando examine las estructuras de las tablas, compruebe si existen grupos extensibles. Por ejemplo, considere una tabla con las siguientes columnas:

Id. de producto

Nombre

Id1 de producto

Nombre1

Id2 de producto

Nombre2

Id3 de producto

Nombre3

Aquí, cada producto es un grupo extensible de columnas que se diferencia de los demás solamente por el número agregado al final del nombre de columna. Si tiene

columnas numeradas de esta forma, debe revisar el diseño.

Un diseño como éste tiene varios defectos. Para empezar, obliga a crear un límite máximo de número de productos. En cuanto supere ese límite, deberá agregar un

nuevo grupo de columnas a la estructura de la tabla, lo que supone una tarea administrativa importante.

Otro problema es que se malgastará el espacio en aquellos proveedores que tengan menos que el número máximo de productos, ya que las columnas adicionales

quedarán en blanco. El defecto más grave de este diseño es que muchas tareas son difíciles de realizar, como ordenar o indiza r la tabla por identificador de producto o

nombre.

Siempre que aparezcan grupos extensibles, revise atentamente el diseño con vistas a dividir la tabla en dos. En el ejemplo an terior, sería conveniente usar dos tablas,

una para proveedores y otra para productos, vinculadas por el identificador de proveedor.

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En el siguiente paso del diseño, puede aplicar las reglas de normalización de datos (denominadas a veces simplemente reglas de normalización). Estas reglas sirven

para comprobar si las tablas están estructuradas correctamente. El proceso de aplicar las reglas al diseño de la base de datos se denomina normalizar la base de datos

o, simplemente, normalización.

La normalización es más útil una vez representados todos los elementos de información y después de haber definido un diseño preliminar. La idea es asegurarse de que

se han dividido los elementos de información en las tablas adecuadas. Lo que la normalización no puede hacer es garantizar que se dispone de los elementos de datos

correctos para empezar a trabajar.

Las reglas se aplican consecutivamente en cada paso para garantizar que el diseño adopta lo que se conoce como "forma normal" . Hay cinco formas normales

ampliamente aceptadas: de la primera forma normal a la quinta forma normal. En este artículo se abordan las tres primeras, po rque todas ellas son necesarias para la

mayoría de los diseños de base de datos.

Primera forma normal

La primera forma normal establece que en cada intersección de fila y columna de la tabla existe un valor y nunca una lista de valores . Por ejemplo, no puede haber un

campo denominado Precio en el que se incluya más de un precio. Si considera cada intersección de filas y columnas como una celda, cada celda sólo puede contener un

valor.

Segunda forma normal


La segunda forma normal exige que cada columna que no sea clave dependa por completo de toda la clave principal y no sólo de parte de la clave. Esta regla se aplica

cuando existe una clave principal formada por varias columnas. Suponga, por ejemplo, que existe una tabla con las siguientes columnas, de las cuales Id. de pedido e

Id. de producto forman la clave principal:

Id. de pedido (clave principal)

Id. de producto (clave principal)

Nombre de producto

Este diseño infringe los requisitos de la segunda forma normal, porque Nombre de producto depende de Id. de producto, pero no de Id. de pedido, por lo que no

depende de toda la clave principal. Debe quitar Nombre de producto de la tabla, ya que pertenece a una tabla diferente (a la tabla Productos).

Tercera forma normal

La tercera forma normal exige no sólo que cada columna que no sea clave dependa de toda la clave principal, sino también que las columnas que no sean clave sean

independientes unas de otras.

O dicho de otra forma: cada columna que no sea clave debe depender de la clave principal y nada más que de la clave principal . Por ejemplo, considere una tabla con

las siguientes columnas:

IdProducto (clave principal)

Nombre

PVP

Descuento

Suponga que la columna Descuento depende del precio de venta al público (PVP) sugerido. Esta tabla infringe los requisitos de la tercera forma normal porque una

columna que no es clave, la columna Descuento, depende de otra columna que no es clave, la columna PVP. La independencia de las columnas implica que debe poder

cambiar cualquier columna que no sea clave sin que ninguna otra columna resulte afectada. Si cambia un valor en el campo PVP, la columna Descuento cambiaría en

consecuencia e infringiría esa regla. En este caso, la columna Descuento debe moverse a otra tabla cuya clave sea PVP.

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Para obtener más información sobre los principios básicos de diseño de una tabla, vea el artículo Crear tablas en una base de datos.



Para obtener información adicional sobre el diseño de la base de datos, vea los libros siguientes:

Hernandez, Michael J. Database Design for Mere Mortals: A Hands-On Guide to Relational Database Design, Second Edition. Addison-Wesley Professional.

2003.

Fleming, Candace C. von Halle, Barbara. Handbook of Relational Database Design. Addison-Wesley Professional. 1989.

Riordan, Rebecca M. Designing Effective Database Systems. Addison-Wesley Professional. 2005.

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Vea también


Crear tablas en una base de datos


Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Access > Fundamentos de base de datos

Eliminar uno o varios registros de una base de datos

Mostrar todo

Si se eliminan los datos obsoletos o inexactos, las bases de datos pueden llegar a ser más rápidas y más fáciles de usar. Por ejemplo, si se mueven los datos del anterior

trimestre del calendario o trimestre fiscal a un conjunto de tablas de almacenamiento en otra base de datos, se puede reducir el tamaño de la base de datos de trabajo y

ayudar a que funcione con mayor rapidez. Si se quitan los datos duplicados o inexactos, se pueden reducir los costos de trabajo.

En este artículo se explica cómo eliminar datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007. Se explica asimismo cómo se eliminan datos de campos

individuales, lo cual es un proceso relativamente sencillo, y cómo se eliminan registros completos, lo cual es un proceso que puede se r mucho más complejo. En este

artículo, se explica también cómo se eliminan datos manualmente y cómo se usan las consultas de eliminación.

NOTA Para comprender y usar la información incluida en este artículo, es preciso comprender primero los conceptos de clave principal y clave externa. Para obtener

información introductoria sobre claves primarias y externas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

En este artículo

Eliminar datos

Eliminar los datos de un campo

Eliminar los datos de una lista

Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Eliminar registros relacionados de una base de datos



















Eliminar tablas de una base de datos


Eliminar datos

Access proporciona varios tipos o niveles de eliminación de datos. Se pueden eliminar datos de puntos de datos individuales d e un registro, eliminar registros

completos de una tabla y, también, eliminar tablas completas.

Se pueden eliminar valores individuales cuando se desea que algunos o todos los puntos de datos de un registro se queden en blanco y que el propio registro (la fila)

se mantenga en la tabla. Eliminar un valor de datos de un campo es relativamente fácil: se selecciona parte o todos los datos del campo y se presiona la tecla SUPR.

Cuando se elimina un registro completo, se quitan todos los datos de cada uno de los campos así como el valor de clave que ha ce que el registro sea único. Mediante

este proceso, se quita toda la fila de la tabla. Se pueden eliminar registros individuales manualmente o se pueden crear consultas de eliminación para quitar de golpe

un gran número de registros.

Si los registros que se van a eliminar no están relacionados con ningún otro dato de la base de datos, el proceso de eliminación es bastante sencillo. Se puede

seleccionar una fila completa y, a continuación, presionar SUPR, o bien, se puede crear y ejecutar una consulta de eliminación. Sin embargo, si los registros que se van

a eliminar están relacionados con otros datos y si residen en el lado uno de una relación uno a varios, es preciso dar algunos pasos adicionales ya que, de forma

predeterminada, Access no permite eliminar datos relacionados. Además, recuerde que después de eliminar un registro completo, no se puede deshacer la eliminación.

Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar datos.

Eliminar tablas completas no es un proceso tan complejo como eliminar datos de campos o eliminar registros completos, pero recuerde que al eliminarse una tabla

completa, se puede romper la funcionalidad de parte y, posiblemente, toda la base de datos si se quita incorrectamente la tab la. Además, los datos de la tabla eliminada

se pierden de manera permanente. Por ese motivo siempre debe realizar una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar una tabla.

Por último, podrá eliminar datos en menos tiempo y con mayor precisión si comprende el diseño de bases de datos relacionales. Si no está familiarizado con Access o

con las bases de datos relacionales en general, vea el tema Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Los procedimientos descritos en las siguientes secciones explican cómo se eliminan datos de campos individuales, cómo se eliminan registros completos y cómo se

eliminan tablas completas. En cada sección se proporciona la información necesaria para llevar a cabo una tarea determinada.

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Eliminar los datos de un campo

Se pueden eliminar los datos de campos individuales si hay tablas o consultas abiertas en la vista Hoja de datos y si hay formularios de entrada de datos abiertos

en las vistas Formulario y Presentación .







Eliminar datos de una hoja de datos

1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o consulta que desee usar. Esto abrirá la tabla o consulta en la vista Hoja de datos.

2. Seleccione los datos que desee eliminar.

Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.

3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien,

En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Eliminar.

O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.

Eliminar datos de un formulario

1. En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto abrirá el formulario en la vista Formulario.

O bien,

En el panel de exploración, seleccione el formulario que desee usar, y en la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a continuación, haga

clic en Vista Presentación.

2. Seleccione los datos que desee eliminar.

Puede resaltar parte o todos los datos, o bien, colocar únicamente el cursor en el campo.

3. Si selecciona todos los datos del campo, presione SUPRIMIR.

O bien,


O bien,

Si sitúa el cursor en el campo, presione SUPRIMIR o RETROCESO según sea necesario.

NOTAS

Puede que Access muestre un mensaje de error e impida la eliminación de los datos. Hay varios factores que pueden detener la eliminación:

Por motivos de diseño, no se pueden eliminar datos de algunos tipos de consultas Por ejemplo, no se puede editar los datos devueltos

por una consulta de tabla de referencias cruzadas ni editar o quitar campos calculados (valores que calcula una fórmula al usar la base de datos, pero

que no residen en una tabla).

No dispone de los permisos necesarios para eliminar datos Póngase en contacto con el administrador del sistema o el diseñador de la base

de datos.

El campo no acepta valores en blanco o valores nulos (campo nulo: campo que contiene un valor Null. No se consideran nulos los

campos que contienen una cadena de longitud cero (" ") o el valor 0.) Si tiene los permisos necesarios, abra la tabla en la vista Diseño y,

a continuación, cambie la propiedad de tabla Requerido (Required) de Sí a No.

Está intentando eliminar información de una lista En una hoja de datos de un formulario, siempre se puede ver una lista porque Access coloca

una flecha abajo en un extremo, como esta: . Para obtener información sobre cómo eliminar valores de una lista, vea la

siguiente sección de este tema.

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Eliminar los datos de una lista

Se pueden eliminar datos de dos tipos de lista: listas de valores y listas de búsqueda. Las listas de valores muestran un conjunto de valores predefinidos; es decir,

valores que el usuario o el diseñador de la base de datos especifica manualmente. En cambio, las listas de búsqueda usan una consulta para recuperar valores de otra

tabla o consulta y, a continuación, esos valores devueltos rellenan la lista.

Los elementos de una lista de valores residen en la misma tabla que los demás valores de un registro. En cambio, los datos de una lista de búsqueda residen en una o

varias tablas diferentes. Para quitar datos de una lista de valores, abra la tabla y edite los elementos.


Quitar datos de una lista de búsqueda requiere pasos adicionales, y dichos pasos varían dependiendo de si la consulta de las listas de búsqueda toma sus datos de una

tabla u otra consulta. Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en una tabla, identifique dicha tabla y el campo que contiene los datos que aparecen en la lista. A

continuación abra la tabla de origen y edite los datos de dicho campo.

Si la consulta de la lista de búsqueda se basa en otra consulta, deberá abrir esa segunda consulta, encontrar la tabla de origen y el campo de los que la segunda

consulta toma sus datos y cambiar los valores de dicha tabla.

En los siguientes procedimientos se explica cómo se eliminan datos de una lista de valores y una lista de búsqueda.

Quitar datos de una lista de valores

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de tabla que contenga la lista de valores.

3. En la sección inferior de la cuadrícula, haga clic en la ficha Búsqueda y, a continuación, busque la propiedad Origen de la fila (Row Source).

De forma predeterminada, los elementos de una lista de valores aparecen entre comillas dobles y vienen separados por signos de punto y coma:

"Excellent";"Fair";"Average";"Poor".

4. Según sea necesario, quite elementos de la lista. No olvide eliminar las comillas de cada elemento eliminado. No deje un signo de punto y como inicial,

no deje pares de signos de puntos y coma (;;) y si quita el último elemento de la lista, elimine el último signo de punto y coma.

NOTA Si elimina un elemento de una lista de valores, y los registros de la tabla ya usaban el elemento eliminado, éste seguirá formando parte del

registro hasta que lo cambie. Por ejemplo, suponga que su compañía tiene un almacén en la Ciudad A, pero vende dicho edificio. Si quita "Ciudad A" de

la lista de almacenes, verá "Ciudad A" en la tabla hasta que cambie dichos valores.

Quitar datos de una lista de búsqueda

1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

2. En la sección superior de la cuadrícula de diseño, seleccione el campo de búsqueda.

3. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño, haga clic en la ficha Búsqueda y localice las propiedades Tipo de origen de la fila y Origen de

la fila.

En la propiedad Tipo de origen de la fila debe aparecer Tabla o consulta y la propiedad Origen de la fila debe contener una consulta que haga

referencia a una tabla u otra consulta.

NOTA Las consultas para los campos de búsqueda siempre comienzan con la palabra SELECT.

Normalmente, aunque no siempre, las consultas de selección tienen esta sintaxis básica: SELECT

[nombre_de_tabla_o_consulta].[nombre_de_campo] FROM [nombre_de_tabla_o_consulta].

En este caso, la consulta contiene dos cláusulas (SELECT y FROM). La primera hace referencia a una tabla y a un campo de dicha tabla; en cambio, la

segunda hace referencia únicamente a la tabla. Recuerde: la cláusula FROM siempre indica el nombre de la tabla o consulta de origen. Las cláusulas

SELECT no siempre contienen el nombre de una tabla o consulta, si bien siempre contienen el nombre de al menos un campo. Sin embargo, todas las

cláusulas FROM tienen que hacer referencia a una tabla o consulta.

4. Siga uno de estos procedimientos:

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a otra consulta, haga clic en el botón Generar (en la ficha Datos de la hoja de

propiedades, haga clic en a continuación) para abrir la consulta en la vista Diseño. Anote el nombre de la tabla que aparece en la

sección superior del diseñador de consultas y proceda con el paso 4.

Si la consulta en el campo de búsqueda hace referencia a una tabla, anote el nombre de la tabla y, después, continúe con el paso 4.

5. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla de origen para abrirla en la vista Hoja de datos.

6. Busque el campo que contenga los datos usados en la lista de búsqueda y, a continuación, edite los datos como sea necesario.

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Eliminar registros no relacionados de una base de datos

Cuando se eliminan registros completos de una base de datos, se eliminan los datos de cada uno de los campos y se elimina asimismo el valor de clave; es decir, el

valor que hace que el registro sea único. Si el registro no está relacionado con ningún otro registro (es decir, si el valor de clave no reside en ningún otro registro o

tabla de la base de datos), se puede eliminar el registro seleccionándolo y presionando la tecla SUPR. Si se desea eliminar un gran número de registros no relacionados

(es decir, un número mayor del que se desea eliminar manualmente), se puede usar una consulta de eliminación para quitarlos. En los procedimientos descritos en las

siguientes secciones, se explica cómo llevar a cabo ambas tareas.

Eliminar manualmente un registro no relacionado

1. En la vista Hoja de datos, abra la tabla o consulta que contenga los datos que desee eliminar.

2. Busque el registro (la fila) que desee eliminar y, a continuación, haga clic en el botón Seleccionar todo, es decir, en el cuadrado ubicado a la

izquierda o derecha del registro. Puede seleccionar filas individuales, o hacer clic y arrastrar para seleccionar un conjunto de filas contiguas, o

presionar CTRL y hacer clic con el botón del mouse (ratón) para seleccionar varias filas no contiguas.

Access colocará un borde alrededor de todo el registro (toda la fila) o bloque de registros seleccionados.


3. Presione SUPRIMIR.

O bien,


O bien,

Haga clic en con el botón secundario en el botón Seleccionar todo y haga clic en Eliminar registro.

Si por algún motivo no puede hacer clic en el botón Seleccionar todo, sitúe el cursor en un campo del registro. A continuación, en la ficha Inicio,

en el grupo Registros, haga clic en la flecha abajo al lado de Eliminar y haga clic en Eliminar registro.

NOTA Puede que Access muestre un mensaje de error que indique que no se puede eliminar el registro porque está relacionado con otros datos. Si

aparece este tipo de mensaje, haga clic en Aceptar y vaya a la siguiente sección Eliminar registros relacionados de una base de datos, más adelante en

este artículo.

4. Cuando Access pregunte si desea realmente eliminar el registro, haga clic en Sí.

Eliminar registros no relacionados mediante una consulta de eliminación

Cuando se usa una consulta de eliminación para quitar datos, el proceso es igual para los registros relacionados y los no relacionados: primero se crea una consulta de

selección. A continuación, hay que asegurarse de que devuelve sólo los registros que desea eliminar y, por último, se convierte la consulta de selección en una consulta

de eliminación. La información de referencia y los pasos de la siguiente sección explican cómo eliminar registros relacionados.

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Eliminar registros relacionados de una base de datos

El proceso de eliminación de registros relacionados se compone de los siguientes pasos generales.

Planee la eliminación. Asegúrese de que dispone de los permisos necesarios para eliminar los datos, asegúrese de que todos los demás usuarios han

cerrado todos los objetos que usen las tablas afectadas y, a continuación, cree una copia de seguridad de la base de datos.

Cambie la relación entre las tablas implicadas en la operación de eliminación. En concreto, habilite las opciones Integridad referencial y Eliminar

en cascada los registros relacionados.



Cree una consulta de selección y, a continuación, agregue los criterios necesarios hasta que la consulta devuelva el conjunto de registros correcto.

Convierta la consulta de selección en una consulta de eliminación y, a continuación, úsela para eliminar los datos.

En las secciones siguientes se explica este proceso.

Planear y preparar la eliminación

Realice las siguientes tareas antes de eliminar registros de una base de datos.

Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura. Para comprobar el estado de la base de datos, en el Explorador de Microsoft Windows, haga clic

con el botón secundario en el archivo de la base de datos (archivo .accdb o .mdb) y, a continuación, haga clic en Propiedades en el menú contextual.

En el cuadro de diálogo Propiedades, asegúrese de que está desactivada la casilla de verificación Sólo lectura.

Compruebe que dispone de los permisos necesarios para eliminar registros de la base de datos. Si no está seguro, póngase en contacto con el

administrador del sistema o el diseñador de la base de datos.

Compruebe si la eliminación no va a afectar negativamente a los demás usuarios de la base de datos.

Pida a todos los usuarios de la base de datos que cierren todos los formularios, tablas, consultas e informes que usen los datos que de see eliminar. De

este modo, ayuda a evitar infracciones de bloqueo.

SUGERENCIA Si hay un gran número de usuarios conectados a la base de datos, puede que tenga que cerrar la base de datos y abrirla de nuevo en modo

exclusivo. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office y haga clic en Abrir. Busque la base de datos, selecciónela, haga clic en la

flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Cree una copia de seguridad de la base de datos antes de modificar o eliminar registros. Algunas operaciones de eliminación se pueden invertir, pero si

crea una copia de seguridad, se asegura de poder invertir siempre los cambios.

1. Haga clic en el Botón Microsoft Office , seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de

datos.

2. En el cuadro de diálogo Guardar copia de seguridad como, especifique un nombre y una ubicación para la copia de seguridad y, a

continuación, haga clic en Guardar.

Access cierra el archivo original, crea una copia de seguridad y, a continuación, vuelve a abrir el archivo original.

Para revertir a una copia de seguridad, cierre el archivo original y cambie su nombre de modo que se pueda usar el nombre de la versión

original para la copia de seguridad. Asigne el nombre de la versión original a la copia de seguridad y, a continuación, abra la copia de

seguridad con el nombre cambiado en Access.

Según sea necesario, identifique y compruebe las relaciones que impliquen la tabla de la que se van a eliminar registros. Siga los pasos que se detallan

a continuación:


Aparece la ficha de documento Relaciones en el que se muestran todas las tablas de una base de datos, además de las relacione s entre cada

tabla y todas las demás tablas. En la ficha, cada relación aparece como una línea que conecta las tablas.

En la siguiente ilustración se ve un conjunto típico de relaciones. En la ficha de documento Relaciones, se indica el lado "uno" con el número

1 y el lado "varios" con el símbolo del infinito (∞). La siguiente figura muestra una relación típica:

En general, cuando se eliminan registros del lado "uno" de una relación, se eliminan asimismo todos los registros relacionados del lado

"varios" de la relación. Si no es así, se crearán registros huérfanos, que no tienen significado. Sin embargo, cuando se eliminan registros del

lado "varios" de una relación, normalmente no se eliminan registros del lado "uno".

La relación podría aplicar un conjunto de reglas denominado integridad referencial. Esas reglas garantizan que las claves externas de una base

de datos contienen los valores correctos. Una clave externa es una columna cuyos valores coinciden con los valores de la columna de clave

principal de otra tabla.

Obtener información sobre las reglas de integridad referencial

Regla 1: no se puede especificar un valor en el campo de clave externa de una tabla relacionada, a menos que ese valor ya exista en

la clave principal de la tabla principal. No obstante, se puede especificar un valor nulo en el campo de clave externa.

Regla 2: no se puede eliminar un registro completo de una tabla principal si existen registros coincidentes en una tabla relacionada.

Recuerde que puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria. Para obtener

más información, vea el siguiente procedimiento.

Regla 3: no se puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tiene registros relacionados.

No obstante, también puede evitar esta regla si habilita una propiedad en la relación entre las tablas principal y secundaria . Para

obtener más información, vea el siguiente procedimiento.

Recuerde que, si bien Access habilita la integridad referencial de forma predeterminada en la mayoría de los casos, una base de datos deberá

cumplir primero las siguientes condiciones:

Para agregar una relación entre dos tablas que ya tienen datos, los datos existentes deben cumplir la reglas de la relación. Por

ejemplo:

El campo coincidente de la tabla principal debe ser una clave principal o tener un índice único.

Los campos relacionados de la tabla principal y la tabla relacionada deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Hay dos excepciones a esta regla. Un campo autonumérico puede estar relacionado con un campo numérico si el valor de la

propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) de ese campo numérico está establecido en Entero Largo. Asimismo, un campo

autonumérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica puede estar relacionado con un campo

numérico cuya propiedad TamañoDelCampo está establecida en Id. de réplica.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Access.

NOTA Si las tablas están vinculadas, deben tener el formato de Access. Asimismo, hay que abrir la base de datos que contiene las

tablas vinculadas y aplicar la integridad referencial. No se pueden aplicar las reglas de integridad referencial para las tab las

vinculadas de bases de datos con otros formatos, como libros de Microsoft Office Excel 2007. Para obtener información sobre cómo

habilitar la integridad referencial, vea los pasos descritos en la siguiente sección.

2. Anote el nombre de los campos de tabla en cada lado de la relación.

3. Abra cada tabla y revise los datos de cada campo para comprobar que los campos contienen realmente los datos que desea eliminar.

4. Mantenga abierta la ventana Relaciones y continúe con los pasos descritos en la siguiente sección.

Modificar la relación

1. Si aún no lo ha hecho, abra la ventana Relaciones.


2. Haga clic con el botón secundario en la relación (línea) que conecta las tablas implicadas en la operación de eliminación y, a continuación, haga clic en

Modificar relación en el menú contextual.

O bien,



3. Asegúrese de que está activada la casilla de verificación Exigir integridad referencial.

4. Active la casilla de verificación Eliminar en cascada los registros relacionados.

NOTA Hasta que vuelva a deshabilitar esta propiedad, si elimina un registro del lado "uno" de la relación, se eliminarán todos los registros

relacionados del lado "varios" de la relación.

5. Haga clic en Aceptar, cierre la ventana Relaciones y, después, continúe con los siguientes pasos.




2. Seleccione la tabla en el lado "uno" de la relación, haga clic en Agregar y, a continuación, haga clic en Cerrar.



3. Haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla a la cuadrícula de diseño.

Si agrega todos los campos de tabla, la consulta de eliminación podrá quitar registros completos (filas) de la tabla.

4. De manera opcional, agregue un campo de tabla que permita especificar criterios.

Por ejemplo, supongamos que un cliente cierra su negocio y hay que quitar todos los pedidos pendientes de ese cliente. Para b uscar únicamente esos

registros, se agregan los campos Id. de cliente y Fecha de pedido a la cuadrícula de diseño.

5. Después del paso anterior, especifique los criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño.

Los criterios se utilizan para que se devuelvan únicamente los registros que se desean eliminar. En caso contrario, la consul ta de eliminación quita

todos los registros de la tabla. Para continuar con el ejemplo del paso anterior, especifique el identificador del cliente que cerró su negocio así como la

fecha en la que los pedidos de ese cliente dejaron de ser válidos.

Para obtener más información sobre el uso de criterios, vea Criterios de consulta de ejemplo, más adelante en este artículo.

6. Después del paso anterior, desactive la casilla de verificación Mostrar de cada campo de criterio.


Compruebe que la consulta devuelve los registros que desee eliminar.


Convertir la consulta de selección en una consulta de eliminación y eliminar los datos



2. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Eliminar.

Access convierte la consulta de selección en una consulta de eliminación, oculta la fila Mostrar en la sección inferior de la cuadrícula de diseño y

agrega la fila Eliminar.

Asegúrese de que en la fila Eliminar de la columna Todos los campos (*) aparece De. La palabra Ubicación debe aparecer en todas las columnas de

criterios.

3. Asegúrese de que desea eliminar los datos y, a continuación, haga clic en Ejecutar .


Haga clic en Sí para eliminar los datos.

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Eliminar tablas de una base de datos

Recuerde que si elimina una tabla de una base de datos, no podrá deshacer la eliminación, por lo que se recomienda crear primero una copia de seguridad de la base

de datos. Para obtener información sobre cómo crear una copia de seguridad de una base de datos, vea la sección Crear una copia de seguridad de la base de datos

antes de modificar o eliminar registros, que aparece anteriormente en este artículo.

1. Si la tabla está abierta en alguna de las vistas (como la vista Diseño u Hoja de datos), ciérrela.

2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y, a continuación, haga clic en Eliminar en el menú contextual.


Haga clic en Sí.

Si esta tabla está relacionada con una o varias tablas adicionales, Access preguntará si desea eliminar esas relaciones.

3. Haga clic en Sí.

Access elimina las relaciones y, a continuación, elimina la tabla.

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ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10077146.htm#backup

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10077146.htm#backup



En la siguiente tabla se muestran algunos ejemplos de los tipos de criterio que se pueden usar en las consultas de selección para reducir la cantidad de datos que va a

devolver la consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, use < 234.

>= "Díaz" Devuelve todos los registros desde Díaz hasta el final del alfabeto.

Entre #2/2/2006# y

#1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2 de febrero de 2006 y el 1 de diciembre de 2006 (ANSI-89). Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92,

use comillas simples (') en vez de signos de número. Por ejemplo: Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'.

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no es exactamente igual a "Alemania". El criterio devolverá registros que contienen

caracteres además de "Alemania," como "Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros, salvo los que empiecen por T. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del

asterisco (*).

No "*t" Busca todos los registros que terminen en t. Si la base de datos usa los caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.


Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiecen por las letras comprendidas entre la A y la D, ambas inclusive. Si la base de datos usa el juego de

caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco (*).

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%)

en vez del asterisco (*).

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiecen por "Casa" y contengan una segunda cadena de 5 letras, cuyas cuatro primeras letras son "Dewe" y cuya última letra se

desconoce. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en vez del signo de interrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros correspondientes al 2 de febrero de 2006. Si la base de datos usa el juego de caracteres comodín ANSI-92, escriba la fecha entre comillas

simples en vez de signos de número ('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas cuya antigüedad sea mayor que 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contengan la fecha actual.

Entre Fecha() Y

AgregFecha("M", 3,

Fecha())

Devuelve todos los registros comprendidos entre la fecha de hoy y tres meses a partir de la fecha de hoy.


No es Nulo Devuelve todos los registros que contengan algún valor (que no sea nulo).

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se utilizan cuando es necesario agregar un valor a un

campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor. Por ejemplo, un campo podría requerir un número de fax, pero podría que algunos clientes no tengan fax. En

ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

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Access > Consultas

Crear una consulta basada en varias tablas

Mostrar todo




A veces, el proceso de crear y usar consultas es sólo cuestión de seleccionar campos de una tabla, quizás aplicar algunos criterios y, a continuación, ver los resultados.

Pero, ¿qué sucede si, como suele ser el caso, los datos se encuentran dispersos en varias tablas? Afortunadamente, se puede c rear una consulta que combine

información procedente de varios orígenes. En este tema se describen algunos casos en los que se extraen los datos de más de una tabla y se muestra cómo hacerlo.

¿Qué desea hacer?

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la consulta

Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera tabla

Ver todos los registros de dos tablas similares

Usar los datos de una tabla relacionada para mejorar la información de la

consulta

Puede haber casos en los que una consulta basada en una tabla proporcione la información necesaria, pero la extracción de datos de ot ra tabla ayudaría a que los

resultados de la consulta fuesen aún más elocuentes y más útiles. Por ejemplo, supongamos que tiene una lista de identificadores de empleado que aparecen en los

resultados de una consulta. Es consciente de que sería más útil que apareciese el nombre de los empleados en los resultados, pero esos nombres se encuentran en otra

tabla. Para que aparezcan los nombres de los empleados en los resultados de la consulta, tendrá que incluir ambas tablas en la consulta.

Usar el Asistente para consultas para crear una consulta a partir de una tabla principal y una

tabla relacionada

1. Asegúrese de que las tablas tienen una relación (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación

puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) definida en la ventana Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y

modificar las relaciones entre tablas y consultas.).

¿Cómo?



3. Identifique las tablas que deberían tener una relación definida.

Si se ven las tablas en la ventana Relaciones, compruebe si ya hay una relación definida.

Una relación aparece como una línea que conecta las dos tablas en un campo común. Puede hacer doble clic en una línea de rela ción

para ver qué campos de las tablas están conectados por la relación.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096275.htm#enhance

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096275.htm#normalize

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096275.htm#union




Si no se ven las tablas en la ventana Relaciones, deberá agregarlas.

En la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Nombres de tablas.

Haga doble clic en cada una de las tablas que desee mostrar y, a continuación, haga clic en Cerrar.

4. Si no encuentra ninguna relación entre las dos tablas, cree una arrastrando un campo de una de las tablas a un campo de la ot ra tabla. Los

campos usados para crear la relación entre las tablas deben tener el mismo tipo de datos.

NOTA Se puede crear una relación entre un campo con el tipo de datos Autonumérico (tipo de datos Autonumérico: tipo de datos de campo

que, en una base de datos de Microsoft Access, almacena automáticamente un número exclusivo para cada registro en el momento en que éste

se agrega a una tabla. Se pueden generar tres tipos de números: secuencial, aleatorio e Id. de réplica.) y un campo con el tipo de datos

Número (tipo de datos Numérico: en una base de datos de Microsoft Access, tipo de datos de campo diseñado para datos numéricos que se

utilizarán en cálculos matemáticos. Utilice el tipo de datos Moneda, sin embargo, para mostrar o calcular valores de moneda.) si el tamaño de

ese campo está establecido en un entero largo. Éste suele ser el caso cuando se crea una relación uno a varios (relación uno a varios:

asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con e l valor del campo o

los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.).


5. Haga clic en Crear para crear la relación.

Para obtener más información sobre las opciones de las que dispone al crear una relación, vea el artículo Crear, modificar o eliminar una

relación.

6. Cierre la ventana Relaciones.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con la información básica que desee incluir en la consulta.

5. En la lista Campos disponibles, haga clic en el primer campo que desee incluir en la consulta y, a continuación, haga clic en el botón de una sola

flecha derecha para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga lo mismo con cada campo adicional de esa tabla que desee incluir en la

consulta. Puede tratarse de campos que desee que se devuelvan en los resultados de la consulta o campos que desee usar para limitar las filas en los

resultados mediante criterios.

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en la tabla con los datos relacionados que desee usar para mejorar los resultados de la

consulta.




7. Agregue a la lista Campos seleccionados los campos que desee usar para mejorar los resultados de la consulta y, a continuación, haga clic en

Siguiente.

8. Bajo ¿Desea una consulta de detalle o resumen?, haga clic en Detalle o en Resumen.

Si desea que la consulta no realice ninguna función de agregado (Suma, Promedio, Mín, Máx, Cuenta, DesvEst o Var), elija una consulta de

detalle. Si desea que la consulta realice una función de agregado, elija una consulta de resumen. Después de elegir la opción adecuada, haga clic en

Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

En el siguiente ejemplo, se usa el Asistente para consultas para crear una consulta que muestre una lista de pedidos, los gastos de envío de cada pedido y el nombre del

empleado responsable de cada pedido.

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo

Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Usar el Asistente para consultas para crear la consulta

1. Abra la base de datos de ejemplo Neptuno. Cierre el formulario de inicio de sesión.

2. En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Asistente para consultas.

3. En el cuadro de diálogo Nueva consulta, haga clic en Asistente para consultas sencillas y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Pedidos.

5. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en IdPedido para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Gastos

de envío para mover ese campo a la lista Campos seleccionados.

6. En el cuadro combinado Tablas y consultas, haga clic en Tabla: Empleados.

7. En la lista Campos disponibles, haga doble clic en Nombre para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga doble clic en Apellidos

para mover ese campo a la lista Campos seleccionados. Haga clic en Siguiente

8. Dado que está creando una lista de todos los pedidos, va a usar una consulta de resumen. Si está sumando los gastos de envío por empleado o

realizando alguna otra función de agregado, usará una consulta de resumen. Haga clic en Detalle (muestra cada campo de cada registro) y, a

continuación, en Siguiente.

9. Haga clic en Finalizar para ver los resultados.

La consulta devuelve una lista de los pedidos, indicando para cada uno los gastos de envío así como el nombre y los apellidos del empleado responsable.

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Conectar los datos de dos tablas mediante sus relaciones con una tercera

tabla

En muchas ocasiones, los datos de dos tablas están relacionados a través de una tercera tabla. Suele ser el caso cuando los datos de las dos primeras tablas están

relacionados a través de una relación varios a varios (relación varios a varios: asociación entre dos tablas en las que un registro de una tabla se puede relacionar con

varios registros de la otra tabla. Para establecer una, cree una tercera tabla y agregue los campos de clave principal de las otras dos tablas a esta tabla.). A menudo, se

recomienda dividir una relación varios a varios existente entre dos tablas en dos relaciones uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el

valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla

relacionada.) que implican tres tablas. Para ello, se crea una tercera tabla, denominada tabla de unión o tabla de relación, que tiene una clave principal (clave

principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave pr incipal no puede permitir valores Nulo y

debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) y una clave externa (clave externa:

uno o más campos de tabla (columnas) que hacen referencia al campo o campos de clave principal de otra tabla. Una clave externa indica cómo están relacionadas las

tablas.) para cada una de las demás tablas. A continuación, se crea una relación uno a varios entre cada clave externa de la tabla de unión y la correspondiente clave

principal de una de las demás tablas. En esos casos, es preciso incluir las tres tablas en la consulta, incluso si se desea recuperar datos sólo de dos de ellas.

Crear una consulta de selección mediante tablas con una relación varios a varios


Se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en las dos tablas que contienen los datos que desee incluir en la consulta así como la tabla de

unión que las vincula. A continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta, combinadas en los campos apropiados.

3. Haga doble clic en cada uno de los campos que desee usar en los resultados de la consulta. Cada campo aparecerá en la cuadrícula de diseño

(cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado.

Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) de la consulta.

4. En la cuadrícula de diseño de la consulta, use la fila Criterios para especificar criterios de campo. Para usar un criterio de campo sin mostrar el campo

en los resultados de la consulta, desactive la casilla de verificación en la fila Mostrar correspondiente a ese campo.


5. Para ordenar los resultados en función de los valores de un campo, en la cuadrícula de d iseño de la consulta, haga clic en Ascendente o

Descendente (dependiendo de cómo desee ordenar los registros) en la fila Ordenar correspondiente a ese campo.


Access muestra los resultados de la consulta en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta,

vista o procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Ejemplo en el que se usa la base de datos de ejemplo Neptuno

NOTA Este ejemplo implica la modificación de la base de datos de ejemplo Neptuno. Se recomienda realizar una copia de seguridad de la base de datos de ejemplo

Neptuno y usar esa copia de seguridad para llevar a cabo el siguiente ejemplo.

Supongamos que se le presenta una nueva oportunidad: un proveedor de Río de Janeiro ha encontrado su página Web y es posi ble que desee hacer negocios. No

obstante, sólo operan en Río de Janeiro y cerca de São Paulo. Suministran todas las categorías de productos de alimentación a las que usted se dedica. Son una

empresa bastante grande y desean estar seguros de que puede proporcionarles acceso a unas ventas potenciales suficientes para que les sea rentable: al menos un

volumen de R$20.000,00 al año en ventas (unos $9.300,00). ¿Les puede suministrar el mercado que exigen?

Los datos necesarios para poder responder a esta pregunta se encuentran en dos lugares: una tabla Clientes y una tabla Detalles de pedidos. Estas tablas están

relacionadas entre sí por la tabla Pedidos. Las relaciones entre las tablas ya están definidas. En la tabla Productos, cada pedido sólo puede tener un cliente, relacionado

con la tabla Clientes por el campo IdCliente. Cada registro de la tabla Detalles de pedidos está relacionado sólo con otro re gistro de la tabla Pedidos, por el campo

IdPedido. Por lo tanto, un cliente dado puede tener muchos pedidos, de los cuales cada uno puede tener muchos detalles de pedidos.

En este ejemplo, va a crear una consulta de referencias cruzadas que muestra el total de ventas por año, en las ciudades de Río de Janeiro y São Paulo.

Crear la consulta en la vista Diseño

1. Abra la base de datos de ejemplo Northwind. Cierre el formulario de inicio de sesión.


Aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Clientes, Pedidos y Detalles de pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.

Las tres tablas aparecen en el área de trabajo del diseño de la consulta.

4. En la tabla Clientes, haga doble clic en el campo Ciudad para agregarlo a la cuadrícula de diseño de la consulta.

5. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, en la fila Criterios, escriba En ("Río de Janeiro","São Paulo"). Esto hace que

sólo se incluyan en la consulta los registros en los que el cliente está en una de estas dos ciudades.

6. En la tabla Detalles de pedidos, haga doble clic en los campos FechaEnvío y PrecioUnidad.

Los campos se agregan a la cuadrícula de diseño de la consulta.

7. En la columna FechaEnvío, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [FechaEnvío] por Año:

Formato([FechaEnvío],"aaaa"). Esto crea un alias de campo, Año, que permite utilizar sólo la parte del año del valor del campo FechaEnvío.

8. En la columna PrecioUnidad, en la cuadrícula de diseño de la consulta, seleccione la fila Campo. Reemplace [PrecioUnidad] por Ventas:

[Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]-[Detalles de pedidos].[PrecioUnidad]*[Cantidad]*[Descuento]. Esto crea un alias de

campo, Ventas, que calcula las ventas para cada registro.

9. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

Aparecen dos nuevas filas, Total y Tabla de referencias cruzadas, en la cuadrícula de diseño de la consulta.

10. En la columna Ciudad en la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la ficha Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de

fila.

Esto hace que aparezcan los valores de ciudad como encabezados de fila (es decir, la consulta devuelve una fila para cada ciudad).

11. En la columna Año, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Encabezado de columna.

Esto hace que aparezcan los valores de año como encabezados de columna (es decir, la consulta devuelve una columna para cada año).

12. En la columna Ventas, haga clic en la fila Tabla de referencias cruzadas y luego en Valor.

Esto hace que los valores de ventas aparezcan en la intersección de filas y columnas (es decir, la consulta devuelve un valor de ventas para cada

combinación de ciudad y año).

13. En la columna Ventas, haga clic en la fila Totales y luego en Suma.

Esto hace que la consulta sume los valores de esta columna.

Puede dejar la fila Totales para las otras dos columnas como valor predeterminado de Agrupar por porque desea ver el valor de estas columnas y no

valores agregados.


Ahora tiene una consulta que devuelve el total de ventas por año en Río de Janeiro y São Paulo.

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Ver todos los registros de dos tablas similares

En ocasiones, se desea combinar los datos de dos tablas que tienen una estructura idéntica pero una de ellas está ubicada en otra base de datos. Contemplemos el

siguiente escenario.

Supongamos que es un analista que trabaja con datos de alumnos. Se ha embarcado en una iniciativa para compartir datos con otro centro escolar de modo que ambos

centros puedan mejorar su plan de estudios. Para algunas cuestiones que desea estudiar, sería mejor poder ver conjuntamente todos los registros de ambos centros

escolares, en vez de ver los registros de cada centro por separado.

Podría importar los datos del otro centro a nuevas tablas de su base de datos, pero los cambios en los datos del otro centro no se reflejarían en esa base de datos. Sería

mejor vincularse a las tablas del otro centro y, a continuación, crear consultas que combinen los datos cuando se ejecuten. De este modo, podrá analizar los datos como

un solo conjunto, en vez de llevar a cabo dos análisis e intentar interpretarlos como si fuese uno solo.

Para ver todos los registros de dos tablas con una estructura idéntica, se usa una consulta de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para

combinar los resultados de dos o más consultas de selección.).

Las consultas de unión no se pueden mostrar en la vista Diseño. Se crean mediante comandos SQL que se escriben en una ficha d e objeto de la vista SQL (vista SQL:

ventana que muestra la instrucción SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta específica de SQL (unión, paso a través o definición de datos).

Cuando se crea una consulta en la vista Diseño, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.).

Crear una consulta de unión mediante dos tablas


Se abre una nueva cuadrícula de diseño de consulta y aparece el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Cerrar.

3. En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Unión.

La consulta cambia de la vista Diseño a la vista SQL. La ficha de objeto de la vista SQL está vacía.

4. En la vista SQL, escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Los nombres de los campos

deben aparecer entre corchetes y separados por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR. El cursor baja una línea en la

vista SQL.


5. Escriba FROM seguido del nombre de la primera tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione ENTRAR.

6. Si desea especificar un criterio para un campo de la primera tabla, escriba WHERE, seguido del nombre del campo, un operador de comparación

(normalmente, el signo igual (=)) y el criterio. Para agregar criterios adicionales al final de la cláusula WHERE, use la palabra clave AND y aplique la

misma sintaxis usada para el primer criterio; por ejemplo, WHERE [NivelClase]="100" AND [HorasCrédito]>2. Cuando termine de especificar los

criterios, presione ENTRAR.

7. Escriba UNION y, a continuación, presione ENTRAR.

8. Escriba SELECT, seguido de una lista de los campos de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. De esta tabla, deberá incluir los mismos

campos que los campos que incluyó de la primera tabla, y en el mismo orden. Los nombres de los campos deben aparecer entre co rchetes y separados

por una coma. Tras escribir los nombres de los campos, presione ENTRAR.

9. Escriba FROM seguido del nombre de la segunda tabla que desee incluir en la consulta. Después, presione ENTRAR.

10. Si lo desea, agregue una cláusula WHERE, según las indicaciones del paso 6 de este procedimiento.

11. Escriba un signo de punto y coma (;) para indicar el final de la consulta.


Los resultados aparecerán en la vista Hoja de datos.

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Vea también

Combinar tablas y consultas

Ejecutar una consulta

Ejemplos de criterios de consulta

Sumar datos mediante una consulta

Usar parámetros en consultas e informes

Access > Consultas

Combinar tablas y consultas

Mostrar todo

Cuando se incluyen varias tablas en una consulta, se usan combinaciones que ayudan a obtener los resultados deseados. Una combinación ayuda a que la consulta

devuelva únicamente los registros deseados de cada tabla, basándose en cómo esas tablas están relacionadas con otras tablas e n la consulta. En este artículo se

proporciona información conceptual sobre las combinaciones, se abordan los distintos tipos de combinación y se muestra cómo usarlas.

En este artículo









Introducción

Combinaciones internas

Combinaciones externas

Combinaciones cruzadas

Combinaciones de desigualdad

Quitar una combinación

Introducción

Las bases de datos relacionales se componen, en el nivel más básico, de tablas que guardan relaciones lógicas entre ellas. La s relaciones se usan para conectar las tablas

en los campos que tienen en común. Una relación viene representada en una consulta por medio de una combinación.

Cuando se agregan tablas a una consulta, Microsoft Office Access 2007 crea combinaciones basadas en las relaciones que se han definido entre las tablas. Se pueden

crear manualmente combinaciones en las consultas, incluso si no representan relaciones ya definidas. Si se usan otras consultas (en vez de las tablas o además de ellas)

como origen de los datos de una consulta, se pueden crear combinaciones entre las consultas de origen y también entre esas consultas y todas las tablas que se usen

como origen de datos.

Las combinaciones se comportan de manera similar a los criterios de consulta ya que establecen reglas que deben cumplir los datos que se van a incluir en las

operaciones de consulta. A diferencia de los criterios, las combinaciones especifican asimismo que cada par de filas que cumplan las condiciones de combinación se

combinen en el conjunto de registros para formar una sola fila.

Hay cuatro tipos básicos de combinación: combinaciones internas, combinaciones externas, combinaciones cruzadas y combinaciones de desigualdad. En este artículo

se aborda cada tipo de combinación que se puede usar, por qué se usa cada uno de los tipos y cómo se crean las combinaciones.

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Combinaciones internas

Las combinaciones internas son el tipo de combinación más común. Indican a una consulta que las filas de una de las tablas co mbinadas corresponden a las filas de

otra tabla, basándose en los datos incluidos en los campos combinados. Cuando se ejecuta una consulta con una combinación interna, se incluirán en las operaciones de

consulta únicamente las filas en las que haya un valor común en ambas tablas combinadas.

¿Por qué se usa una combinación interna?

Se usa una combinación interna cuando se desea que se devuelvan únicamente las filas de ambas tablas de la combinación que co inciden en el campo combinado.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#intro

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#inner

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#outer

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#cross

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#unequal

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10096320.htm#remove








¿Cómo se usa una combinación interna?

En la mayoría de los casos, no hay que hacer nada para poder usar una combinación interna. Si se han creado relaciones entre las tablas en la ventana

Relaciones (ventana Relaciones: ventana en la que se pueden ver, crear y modificar las relaciones entre tablas y consultas.), Access crea automáticamente las

combinaciones internas cuando se agregan tablas relacionadas en la vista Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas,

consultas, formularios, informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros

existentes.) de la consulta. Si se aplica la integridad referencial (integridad referencial: reglas que se siguen para preservar las relaciones definidas entre las tablas

cuando se especifican o eliminan registros.), Access muestra asimismo "1" sobre la línea de combinación para indicar la tabla del lado "uno" de una relación uno a

varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el va lor del

campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) así como el símbolo de infinito (∞) para indicar la tabla del lado "varios".

Aunque no se hayan creado relaciones, Access crea automáticamente combinaciones internas si se agregan dos tablas a una consu lta y cada una de esas tablas tiene un

campo con un tipo de datos igual o compatible y uno de los campos combinados es una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores

identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave

principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.). Los símbolos de "uno" y "varios" no se muestran en este caso porque no se aplica

la integridad referencial.

Si se agregan consultas a una consulta y no se crean relaciones entre esas consultas, Access no crea automáticamente combinac iones internas entre esas consultas o

entre las consultas y las tablas. En general, es el usuario quien tiene que crearlas. Para crear una combinación interna, se arrastra un campo de un origen de datos a un

campo de otro origen de datos. Access muestra una línea entre los dos campos para indicar que se ha creado una combinación.

Sintaxis SQL para una combinación interna

Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Si no son numéricos, los campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que

determina el tipo de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y Variant (predeterminado).) y

contener la misma clase de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

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Combinaciones externas

Las combinaciones externas indican a una consulta que, si bien algunas de las filas en ambos lados de la combinación coinciden exactamente, la consulta debe incluir

todas las filas de una tabla así como las filas de la otra tabla que comparten un valor común en ambos lados de la combinación.

Las combinaciones externas pueden ser combinaciones izquierdas o combinaciones derechas. En una combinación izquierda, la con sulta incluye todas las filas de la

primera tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el campo de combinación contiene va lores comunes de ambas tablas. En


una combinación derecha, la consulta incluye todas las filas de la segunda tabla de la declaración SQL de la cláusula FROM y sólo las filas de la otra tabla donde el

campo de combinación contiene valores comunes de ambas tablas.

NOTA Se puede saber fácilmente qué tabla es la de la izquierda o la de la derecha en una combinación; para ello basta con hacer doble clic en la combinación y

consultar el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación. También puede cambiar a la vista SQL y examinar la cláusula FROM.

Dado que algunas de las filas en un lado de una combinación externa no tendrán filas correspondientes en la otra tabla, algunos de los campos devueltos en los

resultados de la consulta de esa otra tabla estarán vacíos cuando no coinciden las filas.

¿Por qué se usa una combinación externa?

Se usa una combinación externa cuando se desea que los resultados incluyan todas las filas de una de las tablas de la combinación y se desea que la consulta devuelva

sólo las filas de la otra tabla que coinciden con la primera tabla del campo de combinación.

¿Cómo se usa una combinación externa?

Las combinaciones externas se crean modificando las combinaciones internas.

Convertir una combinación interna en una combinación externa

1. En la vista Diseño de la consulta, haga doble clic en la combinación que desee cambiar.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación.

2. En el cuadro de diálogo Propiedades de la combinación, observe las opciones situadas junto a la opción 2 y la opción 3.

3. Haga clic en la opción que desee usar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

4. Access muestra la combinación así como una flecha que va desde el origen de datos donde estarán incluidas todas las filas hasta el origen de datos

donde estarán incluidas sólo las filas que cumplan la condición de combinación.

Sintaxis SQL para una combinación externa

Parte Descripción

tabla1, tabla2 Nombres de las tablas cuyos registros se combinan.

campo1, campo2 Nombres de los campos que se combinan. Estos campos deben ser del mismo tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo de datos

que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y V ariant (predeterminado).) y contener la misma clase

de datos, pero no tienen que tener el mismo nombre.

operadordecomparación Cualquier operador de comparación relacional: "=", "<", ">", "<=", ">=" o "<>".

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Combinaciones cruzadas

Las combinaciones cruzadas se diferencian de las combinaciones internas y externas en que no se representan explícitamente en Office Access 2007. En una

combinación cruzada, cada fila de una tabla se combina con cada fila de otra tabla, generando lo que se denomina un producto cruzado o producto cartesiano. Cada vez

que se ejecuta una consulta con tablas que no están explícitamente combinadas, se genera un producto cruzado. Las combinaciones cruzadas suelen ser involuntarias,

aunque hay casos en los que pueden resultar útiles.

¿Por qué se usa una combinación cruzada?

Se usa una combinación cruzada cuando se desea comprobar todas las combinaciones posibles de las filas de dos tablas o consul tas. Por ejemplo, supongamos que su

negocio tiene un año fantástico y está considerando la posibilidad de ofrecer descuentos a sus clientes. Podrá crear una consulta que sume las compras de cada cliente,

crear una pequeña tabla con los posibles porcentajes de descuento y combinar las dos en otra consulta que lleve a cabo una combinación cruzada. El resultado será una

consulta que muestre un conjunto de descuentos hipotéticos para cada cliente.

¿Cómo se usa una combinación cruzada?

Se genera una combinación cruzada cada vez que se incluyen tablas o consultas en una consulta y no se crea al menos una combinación explícita para cada tabla o

consulta. Access combina todas las filas de cada tabla o consulta que no está explícitamente combinada con ninguna otra tabla o consulta con cada dos filas de los

resultados. Contemplemos el caso de los descuentos del párrafo anterior. Supongamos que tiene 91 clientes y desea examinar cinco posibles porcentajes de descuento.

La combinación cruzada genera 455 filas (el resultado de multiplicar 91 por 5).

Tal y como se puede imaginar, las combinaciones cruzadas involuntarias pueden crear un número considerable de filas en los re sultados de consulta. Es más, estos

resultados suelen no tener sentido porque, si en realidad la intención no es combinar cada fila con cada dos filas, la mayoría de las filas combinadas que aparecen en

los resultados no tendrán ningún sentido. En último lugar, las consultas que usan combinaciones cruzadas involuntarias pueden tardar mucho tiempo en ejecutarse.

Combinación cruzada involuntaria en la vista Diseño de la consulta.

Los campos rodeados de un círculo deben estar combinados.

Producto cruzado devuelto por la combinación cruzada involuntaria arriba representada.

Observe el número considerable de registros.

Resultados después de crearse la combinación correcta.

Observe que el número de registros es mucho menor.

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Combinaciones de desigualdad

Las combinaciones no tienen que basarse necesariamente en la equivalencia de los campos combinados. Una combinación puede basarse en cualquier operador de

comparación, como mayor que (>), menor que (<) o no es igual a (<>). Las combinaciones que no se basan en la equivalencia se denominan combinaciones de

desigualdad.

¿Por qué se usa una combinación de desigualdad?

Si se desea combinar las filas de dos orígenes de datos basándose en los valores de campo que no son iguales, se usa una comb inación de desigualdad. Normalmente,

las combinaciones de desigualdad se basan en los operadores de comparación mayor que (>), menor que (<), mayor o igual que (>=), o bien, menor o igual que

(<=). Las combinaciones de desigualdad que se basan en el operador no es igual a (<>) pueden devolver casi tantas filas como las combinaciones cruzadas, por lo

que los resultados pueden ser difíciles de interpretar.

¿Cómo se usa una combinación de desigualdad?


Las combinaciones de desigualdad no se admiten en la vista Diseño. Si desea usarlas, deberá hacerlo en la vista SQL. Sin embargo, se puede crear una combinación en

la vista Diseño, cambiar a la vista SQL, buscar el operador de comparación igual a (=) y cambiarlo al operador que desee usar. Después, sólo podrá abrir la consulta en

la vista Diseño si cambia primero el operador de comparación al operador igual a (=) en la vista SQL.

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Quitar una combinación

Si crea una combinación por equivocación, por ejemplo, entre dos campos con tipos de datos distintos, podrá eliminarla. Para eliminar una combinación:

1. En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic en la combinación que desee quitar.

2. Presione SUPR.

O bien,

En la cuadrícula de diseño de la consulta, haga clic con el botón secundario en la combinación que desee quitar y, a continuación, haga clic en

Eliminar.

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Vea también

Crear una consulta basada en varias tablas



Operación INNER JOIN

Operaciones LEFT JOIN, RIGHT JOIN


Actualizar los datos de una base de datos

Mostrar todo

Ocultar todo

En este artículo se explica cómo actualizar datos existentes. Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de

herramientas para actualizar registros existentes, incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo

Buscar y reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos.

Cuando empiece a trabajar, recuerde que actualizar datos no es el mismo proceso que escribir datos nuevos. Para obtener

información sobre cómo escribir nuevos datos en una base de datos, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una

base de datos.

En este artículo

Cómo afecta el diseño de base de datos a la actualización

Cómo afectan los tipos de datos a la actualización

Cómo afectan las propiedades de los campos de tabla a la actualización

Usar un formulario para actualizar datos




















Usar una hoja de datos para actualizar datos

Usar una consulta de actualización para cambiar datos existentes

Usar una consulta de datos anexados para agregar registros a tablas

Usar la característica Recopilación de datos para actualizar registros

Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para modificar datos

Usar actualizaciones en cascada para cambiar los valores de las claves primarias y externas

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Lea esta sección si es la primera vez que utiliza Access o no está familiarizado con los conceptos relativos a las bases de

datos relacionales. Las actualizaciones a gran escala serán mucho más fáciles de realizar si conoce algunos de los

principios básicos del diseño de bases de datos.

Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de

diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Por el contrario, una base de datos de Access típica es un conjunto de

tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios, informes, consultas, etc.

Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá

deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a trabajar.

Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de valores), Access almacena todos los datos en

una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Aunque vea o

actualice los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los

datos únicamente en tablas.

Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito determinado. Por ejemplo, una tabla con

información de contactos profesionales no debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede resultar difícil

encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.

Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, no se debería poder

almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access muestra un

mensaje de error.

Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, una base de datos que esté bien

diseñada impedirá que se incluya más de una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que ocurre en

Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número de nombres, direcciones o

imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda para que admita tipos de datos restringidos.

Sin embargo, Office Access 2007 proporciona también una nueva característica denominada campo multivalor. Los campos

multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios

valores. Por ejemplo, puede adjuntar un archivo de texto, una diapositiva de Office PowerPoint 2007 y el número de

imágenes que desee a un registro de la base de datos. Puede crear también una lista de nombres y seleccionar tantos

nombres de la lista como sea necesario. Puede parecer que el uso de campos multivalor infringe las reglas de diseño de

bases de datos al permitir almacenar varios fragmentos de datos en un campo de tabla, pero no es así, ya que Access exige

el cumplimiento de estas reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas ocultas especiales.

Los vínculos siguientes llevan a artículos que proporcionan más información acerca de las materias y características

descritas en esta sección.

En Conceptos básicos del diseño de una base de datos: este artículo ofrece una explicación de los conceptos

fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en

tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes).

En Crear tablas en una base de datos: este artículo proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves

principales (campos que identifican inequívocamente cada fila o registro de la tabla) y definir tipos de datos y propiedades

de la tabla.
















En Adjuntar archivos a los registros de una base de datos: este artículo explica cómo adjuntar uno o varios fragmentos de

datos a un campo Datos adjuntos.

En Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor: estos artículos explican cómo usar listas de

casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación para almacenar varios valores.

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Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de esa tabla,

proceso mediante el cual se garantiza una entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica un tipo de

datos Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta escribir texto en ese campo,

Access muestra un mensaje de error y no permite que el usuario guarde el registro cambiado con el fin de proteger los

datos.

Cómo se ven los tipos de datos

Access ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla. Puede usar los comandos de la ficha

Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.

Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee usar.

Haga clic en el campo en el que desee investigar.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo de la lista Tipo de datos para

ver el conjunto de tipo de datos para el campo.

Ver tipos de datos en la vista Diseño

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la cuadrícula se muestra el nombre y el tipo de

datos de cada campo de la tabla.

El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de control sobre lo que se puede y no se

puede incluir en un campo. En algunos casos, la definición de un tipo de datos impide la inclusión de cualquier dato. En la

tabla siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access 2007 y una descripción de cómo

afectan a la entrada de datos.

Tipo de datos Efecto en la entrada de datos

Texto Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo

de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos, puede usar





funciones de conversión para realizar cálculos con los datos de un campo de texto.

Memo Puede escribir una gran cantidad de texto y de datos numéricos en este tipo de campo. Además, si el diseñador de la

base de datos define el campo para que admita formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que

se encuentran normalmente en los programas de procesamiento de texto como Office Word 2007. Por ejemplo, puede

aplicar fuentes y tamaños de fuentes distintos a caracteres específicos del texto y aplicarles formato de negrita,

cursiva, etc. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcas de hipertexto (HTML) a los datos.

Para obtener más información sobre el uso del formato de texto enriquecido en un campo Memo, vea el artículo Dar

formato a los datos en filas y columnas.

Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversión con los datos de un campo

Memo.

Número Sólo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo Número.

Fecha/Hora Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya definido el campo el diseñador de la base

de datos, pueden darse las siguientes condiciones:

Si el diseñador de la base de datos ha definido una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres

literales y de marcador de posición que aparecen al seleccionar el campo), deberá escribir los datos en los espacios y

en el formato proporcionado por la máscara. Por ejemplo, si la máscara es DD_MMM_AAAA, debe escribir una fecha

en ese formato en los espacios provistos, por ejemplo, Oct 11 2006. No puede escribir el nombre completo del mes

(como por ejemplo, julio) ni el año con dos dígitos.

Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar el modo en que se escriben las fechas o las

horas, puede escribir el valor utilizando cualquier formato de fecha u hora válido. Por ejemplo, puede escribir 11

Oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre, 2006, etc.

El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese caso, si no hay una

máscara de entrada, puede escribir un valor en prácticamente cualquier formato, pero Access muestra las fechas de

acuerdo con el formato de visualización. Por ejemplo, puede escribir 11/10/2006, pero el formato de presentación

puede estar establecido para que muestre el valor como 11-oct-2006.

Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y

columnas.

Moneda Sólo puede escribir valores monetarios en este tipo de campo. Además, no es necesario que incluya manualmente un

símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.) especificado en la

configuración regional de Windows.

Autonumérico No puede escribir ni cambiar los datos en este tipo de campo. Access incrementa los valores de un campo

Autonumérico cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Sí/No Al hacer clic en un campo definido en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificación o una lista

desplegable, según el formato que aplique al campo. Si establece el formato del campo para que muestre una lista,

podrá seleccionar Sí o No, Verdadero o Falso o Activado o Desactivado en la lista, en función del formato aplicado al

campo. No puede escribir valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o







tabla.

Objeto OLE Este tipo de campo se utiliza cuando se desean mostrar datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo,

puede mostrar un archivo de texto, un diagrama de Excel o un grupo de diapositivas de PowerPoint en un campo

Objeto OLE.

Nota Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros programas.

Vea la entrada Datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para obtener información adicional.

Hipervínculo Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access lo convertirá en una dirección Web. Por ejemplo, si

escribe un valor en el campo, Access rodeará el texto con el Localizador uniforme de recursos (URL) (Localizador de

recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto,

documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo:

http://www.microsoft.com/.) de esta forma: http://www.texto.com. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo

funcionará; de lo contrario, el vínculo dará como resultado un mensaje de error. Sin embargo, puede resultar difícil

modificar hipervínculos existentes, porque al hacer clic en un hipervínculo se abre el explorador y se obtiene acceso

al sitio especificado en el vínculo. Para modificar un campo de hipervínculo, seleccione un campo contiguo, utilice la

tecla TAB o las teclas de dirección para mover el foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para

activar la edición.

Datos adjuntos Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni incluir de ninguna otra

forma datos de texto o numéricos.

Para obtener información sobre cómo usar un campo Datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros

de una base de datos.

Asistente para

búsquedas

El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos de listas

desplegables: las listas de valores y los campos de búsqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de

elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos valores pueden ser

independientes de cualquier otro dato u objeto de la base de datos.

En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las otras tablas de la

base de datos o de otra ubicación como, por ejemplo, un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services

3.0. El campo de búsqueda muestra entonces los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el

Asistente para búsquedas establece el tipo de datos del campo de tabla en Número.

Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en los formularios e

informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista

denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable: . Dependiendo de

cómo el diseñador de la base de datos haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden

editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que

configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el diseñador tiene

que desactivarla).

Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda, se deben agregar o cambiar los datos en la

lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda. Para obtener información

sobre cómo hacerlo, vea la sección titulada "Editar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar






uno o varios registros a una base de datos.

Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, es posible configurarlo de manera opcional para que admita

varios valores. De hacerlo, la lista resultante muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista, y

se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios

valores:

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea los

artículos Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor. .

Volver al principio



datos relacionales. No puede realizar correctamente actualizaciones a gran escala a menos que entienda cómo afectan a la

actualización las propiedades definidas para los campos de una tabla.

Cuando diseñe una base de datos, normalmente comenzará diseñando una o varias tablas. Tendrá que decidir qué tipos de

datos debe contener cada tabla, definir claves principales (campos que identifican inequívocamente cada registro o fila)

para cada tabla y crear las relaciones entre las tablas.

Como parte de ese proceso, definirá las propiedades de los campos de cada tabla. Por ejemplo, puede definir un campo

Texto para que no acepte más de 50 caracteres, y un campo Número para que sólo acepte valores monetarios.

Nota La mayoría de las propiedades de los campos se definen mediante la vista Diseño. Sin embargo, puede definir

también algunas propiedades mediante los comandos de los grupos de la cinta de opciones. Por ejemplo, puede definir

formatos visuales para los campos Texto y Memo mediante los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio. Para obtener

más información sobre estos comandos, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Mostrar cómo se definen o cambian las propiedades de un campo de tabla.

Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla. Puede usar los controles de la ficha Hoja

de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.

Ver propiedades de tabla usando comandos en la ficha Hoja de datos


Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los comandos del grupo Tipo de datos y formato para ver las propiedades de

cada campo de la tabla.

Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista Diseño

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y haga clic en Vista Diseño.

Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.

En la parte inferior de la cuadrícula, bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha General, si aún no está seleccionada.

O bien,

Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

Un campo de búsqueda es un campo de tabla que utiliza una lista preestablecida de valores o una consulta que recupera

valores de una o varias tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores

en forma de lista. Según cómo haya definido el campo de búsqueda el diseñador de la base de datos, puede seleccionar uno

o varios elementos de esa lista.





Los campos de búsqueda suelen provocar confusión en los usuarios nuevos de Access, porque la lista de elementos aparece

en una ubicación (la lista que Access crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos pueden encontrarse

en otra ubicación (la tabla que contiene los datos). Recuerde que cuando actualice los datos de un campo de búsqueda,

debe actualizar la tabla de origen (la segunda ubicación). No puede actualizar un campo de búsqueda desde la lista.

En la tabla siguiente se ofrece un listado de las propiedades de tabla que más repercuten en la entrada de datos, así como

una explicación de su repercusión.

Propiedad

Ubicación en

la cuadrícula

de diseño de

la tabla Valores posibles Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño del

campo

Ficha General De 0 a 255 El límite de caracteres sólo se aplica a los campos establecidos en el tipo

de datos Texto. Si intenta incluir más caracteres de los especificados, el

campo los corta.

Requerido Ficha General Sí/No Cuando está activada, esta propiedad obliga a escribir un valor en un

campo y Access no permite guardar los nuevos datos hasta que se

rellena el campo. Cuando está desactivada, el campo acepta valores

nulos, es decir, el campo puede quedar en blanco.

Nota Un valor nulo no es lo mismo que un cero. El cero es un dígito y

Access lo utiliza en los cálculos. Un valor nulo es un valor inexistente,

no definido o no reconocido.

Permitir

cadenas de

longitud cero

Ficha General Sí/No Cuando está activada, puede incluir cadenas de longitud cero (cadenas

que no contienen caracteres). Para crear una cadena de longitud cero,

escriba un par de comillas dobles sin ningún espacio entre ellas ("") y

presione ENTRAR.

Indizado Ficha General Sí/No Cuando se indiza una tabla, Access impide que se agreguen valores

duplicados.

Máscara de

entrada

Ficha General Conjuntos predefinidos

o personalizados de

caracteres literales y

marcadores de

posición

Una máscara de entrada obliga a escribir los datos en un formato

predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo de una

tabla o un control de un formulario. Suponga, por ejemplo, que hace

clic en un campo Fecha y ve este conjunto de caracteres: DD-MMM-AAAA.

Este conjunto de caracteres se conoce como máscara de entrada. Obliga

a escribir los meses como abreviaturas de tres letras, como OCT, y los

años con cuatro dígitos en lugar de dos. Por tanto, si ve esa máscara,

debe escribir una fecha como 15-OCT-2006.

Nota Recuerde que las máscaras de entrada sólo controlan el modo en

que se escriben los datos y no la forma en que Access los muestra. Por

ejemplo, puede escribir una fecha como 15-OCT-2006, pero Access

podría almacenar el valor como 15102006; es decir, sin caracteres de

formato. Posteriormente, cuando vea la fecha en una tabla, formulario o

informe, Access puede definirla para que se muestre como 15/10/2006.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar máscaras de

formato, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Control de

pantalla

Ficha

Búsqueda

Los valores dependen

del tipo de datos

definido para el campo

Para los campos Texto y Número, puede elegir entre un control de

cuadro de texto, de cuadro de lista o de cuadro combinado. Para los

campos Sí/No, puede elegir entre un control de casilla de verificación,

de cuadro de texto o de cuadro combinado.

Nota Si selecciona un valor distinto de Cuadro de lista o Cuadro

combinado, Access oculta las demás propiedades de la ficha Búsqueda.

Tipo de origen

de la fila

Ficha

Búsqueda

Tabla o consulta

Lista de valores

Lista de campos

Si establece el cuadro de propiedad Control de pantalla en Cuadro de

lista o Cuadro combinado, puede establecer esta propiedad en Tabla o

consulta, Lista de valores o Lista de campos. A su vez, esta propiedad

controla el tipo de valor que se puede utilizar en la propiedad Origen de

la fila. Vea la siguiente entrada.

Origen de la

fila

Ficha

Búsqueda

Depende de la

propiedad Tipo de

origen de la fila.

Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Tabla o consulta,

este campo de propiedad puede contener el nombre de una tabla o

consulta. Si establece la propiedad en Lista de valores, esta propiedad

contiene una lista de valores separador por caracteres de punto y coma

(;). Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Lista de

campos, esta propiedad contiene el nombre de una tabla, consulta o

instrucción SQL (Lenguaje de consulta estructurado).

Limitar a la

lista

Ficha

Búsqueda

Sí/No Si se establece en Sí, Access busca valores coincidentes cuando los

usuarios escriben texto en un control de cuadro combinado. Es decir, el

valor Sí activa la anticipación de valores (type-ahead). El valor Sí impide

además que los usuarios modifiquen los elementos de una lista

directamente desde un control de lista o de cuadro combinado. Los

usuarios tienen que modificar los elementos en el cuadro de propiedad

Origen de la fila o, en el caso de los campos de búsqueda, en la tabla

que contiene los datos de origen de dicho campo. Para obtener más

información sobre los campos de búsqueda, vea la sección "Modificar

los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o

varios registros a una base de datos.

Permitir

ediciones de

lista de

valores

Ficha

Búsqueda

Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para las

listas de valores, pero no para los campos de búsqueda. Si desea

habilitar este comando para los campos de búsqueda, escriba un

nombre de formulario válido en la propiedad Formulario de edición de

elementos de lista. Aparece el comando Permitir ediciones de lista de

valores en un menú contextual que se abre cuando se hace clic con el

botón secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado.





Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de diálogo Editar

elementos de lista. Asimismo, si se especifica el nombre de un

formulario en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de

elementos de lista, Access inicia ese formulario en vez de mostrar el

cuadro de diálogo.

Nota Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde los

controles de cuadro de lista y cuadro combinado situados en los

formularios y desde los controles de cuadro combinado situados en las

tablas y en los conjuntos de resultados. Los formularios deben abrirse

en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados

de las consultas deben abrirse en la vista Hoja de datos.

Formulario de

edición de

elementos de

lista

Ficha

Búsqueda

Nombre de un

formulario de entrada

de datos

Si especifica el nombre de un formulario de entrada de datos en esta

propiedad de la tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta

el comando Editar elementos de lista. En caso contrario, el cuadro de

diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los usuarios ejecutan

el comando.

Para obtener información sobre el diseño de tablas de base de datos y la definición de propiedades, vea los artículos

siguientes.

En Conceptos básicos del diseño de una base de datos se ofrece una explicación de los conceptos fundamentales, como el

diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la

eliminación de datos redundantes).

En Crear tablas en una base de datos se proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves


de la tabla.

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Los formularios se utilizan para actualizar pequeñas cantidades de datos. En este caso, por "pequeño" se entiende

cualquier número de registros que desee actualizar manualmente. Los formularios proporcionan un modo más sencillo,

rápido y preciso de modificar y actualizar pequeñas cantidades de datos.

La manera en que se utiliza un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener

cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto y botones, y hojas de datos (cuadrículas similares a hojas de

cálculo de Excel). A su vez, cada control del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se

puede hacer con un control determinado depende del tipo de datos definido para el campo de tabla subyacente, de las

propiedades definidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades establecidas por el diseñador de la base de

datos para el control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan

a la entrada de datos, vea Cómo afectan los tipos de datos al modo en que se escriben los datos y Cómo afectan las

propiedades de los campos al modo en que se escriben los datos, anteriormente en este artículo.

En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Si tiene alguna duda

relativa a su base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el diseñador de la base

de datos.

Agregar o editar texto en un cuadro de texto

Access proporciona un control de texto para su uso con campos Texto y Memo. Normalmente, puede saber si el campo

subyacente es un campo Texto o Memo por el tamaño del control, que suele indicar el tamaño del campo de tabla








subyacente. Por ejemplo, si asocia el control a un campo de texto que no acepta más de 50 caracteres, el tamaño del

control se ajustará en consecuencia. Sin embargo, si asocia el control a un campo Memo, puede definir el tamaño del

control para que muestre uno o dos párrafos de texto sin tener que desplazarse.

Asimismo, puede definir un campo Memo para que admita formato de texto enriquecido. A continuación, puede aplicar

fuentes, tamaños, estilos y colores diferentes al texto.

Editar texto en un cuadro de texto

Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no puede realizar cálculos con los números en un

campo Texto o Memo.

Aplicar formato de texto enriquecido

Nota Sólo puede seguir estos pasos si ha asociado un cuadro de texto a un campo Memo. Vea los pasos de la sección Ver

las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.

Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo denominado

"Comentarios", "Notas" o "Descripción".

En la ficha Inicio, en el grupo Fuente, utilice los botones y menús para aplicar formato al texto.

Puede aplicar fuentes y tamaños diferentes, poner el texto en negrita o en cursiva, cambiar los colores, etc.

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Puede cambiar los datos directamente en la vista Hoja de datos (una cuadrícula de filas y columnas similar a una hoja de

cálculo de Excel). Puede cambiar datos en las tablas, los conjuntos de resultados de la consulta y los formularios que

muestran las hojas de datos.

Normalmente, las hojas de datos se utilizan cuando es necesario cambiar solamente un pequeño número de registros o

partes de un único registro. Si está familiarizado con Excel, entenderá con relativa facilidad cómo funcionan las hojas de

datos, y podrá efectuar cambios aunque no posea amplios conocimientos de Excel, como la capacidad de crear y ejecutar

consultas.

Recuerde lo siguiente antes de continuar:

No es necesario guardar explícitamente los cambios. Access los valida en la tabla cuando el cursor se desplaza a un nuevo

campo de la misma fila o a otra fila.

De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access deberían estar definidos para aceptar un tipo

específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo

contrario, Access muestra un mensaje de error.

Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y

marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico. Por ejemplo, una máscara de entrada de

un código postal puede exigir que los datos se ajusten al formato francés, mientras que una máscara de entrada de un

número de teléfono puede exigir que los números se especifiquen en el formato alemán.

Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, en la mayoría de los campos sólo se puede escribir un valor.

Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, póngase en contacto con el diseñador de la base de datos o con el

administrador del sistema. Puede identificar fácilmente una lista multivalor porque Access muestra una casilla de

verificación junto a cada elemento de la lista.

Cambiar los datos de una hoja de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o en la consulta que contiene los datos que desea cambiar.

De forma predeterminada, Access abre la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos (una cuadrícula con una apariencia

similar a una hoja de cálculo de Excel).

Haga clic o coloque el foco en el primer campo que desea cambiar y modifique los datos.

Para pasar al campo siguiente, presione TAB, utilice una de las teclas de dirección o haga clic en el campo siguiente.

De forma predeterminada, al presionar la tecla TAB, Access utiliza la configuración regional de Windows para determinar si

el cursor se mueve a la izquierda o a la derecha. Si el equipo está configurado para usar un idioma que se lee de izquierda

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10069822.htm#ViewProperties





a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo está configurado para un idioma que se

lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda.

Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo

Con la tabla o los resultados de la consulta abiertos en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo.

Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción". Si no es capaz de encontrar el

campo Memo, siga los pasos descritos en Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.



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Las consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar parte de uno o varios registros existentes (pero no

todo el registro). Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se

especifica un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización

(el equivalente aproximado de una cadena de sustitución). A diferencia del cuadro de diálogo, las consultas de

actualización pueden aceptar varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar

registros en varias tablas.

Recuerde que no se pueden utilizar consultas de actualización para agregar registros completos. Para ello, se utiliza una

consulta de datos anexados.

Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

Nota La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección que pruebe

los criterios de selección. Suponga, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a Sí para un cliente

determinado. Para ello, agrega criterios a la consulta de selección hasta que se obtienen los registros No de ese cliente.

Cuando está seguro de que dispone de los registros correctos, convierte la consulta de selección en una consulta de

actualización, especifica los criterios de actualización y ejecuta la consulta para actualizar los valores seleccionados. En los

pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta de selección y después convertirla en una consulta de

actualización.


Abra la base de datos que contiene los registros que desea actualizar.

En la ficha Crear, en el grupo Otros, haga clic en Diseño de consulta.

Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas en las

que se muestran todos los campos de cada tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con una tabla

típica.




Haga doble clic en los campos que desea actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la sección

inferior del diseñador de consultas.

Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior o puede agregar rápidamente todos los campos de

una tabla haciendo doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. La siguiente

figura muestra el diseñador de consultas con todos los campos agregados:

Si lo desea, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la tabla siguiente se

incluyen algunos criterios de ejemplo y una explicación del efecto que tienen en una consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, utilice

< 234.


Entre #2/2/2006# y

#1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2-feb-06 y el 1-dic-06 (ANSI-89). Si la base de datos utiliza los

caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla. Por ejemplo:

Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual a

"Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres además de "Alemania," como

"Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros salvo los que empiezan por T. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres

comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en lugar del asterisco.

No "*t" Busca todos los registros salvo los que empiezan por t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres



Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiezan por las letras comprendidas entre la A y la

D. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en

lugar del asterisco.

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de

caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiezan por "Casa" y contienen una segunda cadena de cinco letras en la

que las cuatro primeras letras son "Dewe" y la última se desconoce. Si la base de datos utiliza el juego

de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en lugar del signo de interrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2006. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres

comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de entre signos de almohadilla

('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y

AgregFecha("M", 3,

Fecha())

Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.


No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se

utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor.

Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax.

En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Compruebe que la consulta devuelve sólo los criterios que desea actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los campos

que no desea actualizar y presionar SUPR para quitarlos, arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño y cambiar los

criterios hasta que quede satisfecho con los resultados de la consulta.

Realice los pasos siguientes.

Actualizar registros

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a en la sección


Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la expresión (que cambiará los datos) en la fila

Actualizar a de ese campo.

En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos.

Expresión Resultado

"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

#10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10-ago-06.

Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.

"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por ciento.

DSuma("[Cantidad] *

[PrecioUnidad]",

"Detalles de pedidos",

"[IdProducto]=" & [IdProducto])

Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores IdProducto de la

tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas

multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por los valores de un campo

denominado PrecioUnidad.

Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de texto o numérica y deja los cinco

caracteres que están más a la derecha.

SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0,

[PrecioUnidad])

Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero (0) en un campo denominado

PrecioUnidad.


Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje:

Haga clic en Sí para ejecutar la consulta.

Nota Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en

Opciones de Access, elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a

continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede hacer clic en el botón Vista Hoja de datos que se encuentra en la

barra de estado de Access.

Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si la consulta contiene

campos que no se actualizan, Access quita esos campos de forma predeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id.

de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id.,

Access los quita.

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Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen a una o

varias tablas de una base de datos de destino. Suponga, por ejemplo, que consigue nuevos clientes y una base de datos que

contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para no tener que proporcionar los nuevos datos

manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Puede usar también consultas de

datos anexados para:

Anexar registros basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los

clientes con pedidos pendientes.

Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que la tabla

Compradores contiene 11 campos y que en la tabla Clientes de otra base de datos hay 9 campos que coinciden con los de la

primera tabla. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los campos coincidentes y omitir

el resto.

El proceso de creación de una consulta de datos anexados desde una base de datos a otra consta de los siguientes pasos

básicos:

Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección que

devuelva sólo los registros que desee anexar.

Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados.

Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base de datos,

abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas.

Ejecute la consulta para anexar los registros.

Nota Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros

anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros puede

requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar cualquier problema

en menos tiempo.


Abra su base de datos; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar.


Se muestra la cuadrícula de diseño de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla que contiene los registros que desea anexar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se

muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:


Arrastre los campos que desea anexar desde la tabla hasta la fila Campo de la sección inferior de la cuadrícula de diseño de

consultas.

Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los campos, haga

clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra el diseñador de

consultas con varios campos de tabla agregados:

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:


Compruebe que la consulta devuelve los criterios que desea anexar. Si es necesario, puede desactivar la casilla de

verificación Mostrar o presionar SUPR para eliminar los campos que no necesite. También puede arrastrar otros campos a

la cuadrícula de diseño hasta que quede satisfecho con la consulta.

Continúe con los pasos siguientes.

Convertir la consulta en una consulta de datos anexados

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar.

En este punto, puede anexar registros de una tabla a otra de la misma base de datos o anexar registros a una tabla de otra

base de datos.

Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a continuación,

seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla.

Haga clic en Aceptar.

En el paso 4 de la sección anterior, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula de diseño. Si

agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra

aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 de la sección anterior y los nombres de campo de las tablas de origen y de

destino coinciden, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como se

muestra aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales, y algunos o todos los nombres de las tablas de origen y destino no coinciden, Access deja

en blanco los campos no coincidentes en la fila Anexar a. Haga clic en cada campo en blanco y seleccione el campo de

origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:

Para obtener una vista previa de los cambios, haga clic en Ver.

Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Anexar registros a una tabla de otra base de datos

En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.

En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.

En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien,

Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino. Haga clic en

Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el

primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación,

haga clic en Aceptar.

Escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Anexar.

En el paso 4 de la sección anterior, agregó algunos o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo en la

cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a

la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino,

Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, por ejemplo:

O bien,



origen que desee en la lista resultante, por ejemplo:


Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

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Office Access 2007 proporciona una nueva característica denominada Recopilación de datos. Puede configurar un

formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2007, reunir información y almacenar los datos en una base de

datos de Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica Recopilación de datos.

Para obtener más información acerca del uso de la característica Recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos

mediante mensajes de correo electrónico.

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Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es otra forma de cambiar pequeñas cantidades de datos más rápida y fácilmente.

En este artículo no se explica cómo usar el cuadro de diálogo.

Para obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y

reemplazar para cambiar datos.

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En ocasiones, puede ser necesario actualizar un valor de clave principal. Si utiliza esa clave principal como clave externa,

puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave externa.

Recordemos que una clave principal es un valor que identifica inequívocamente cada fila (registro) de una tabla de base de

datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en

otras tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.

Suponga, por ejemplo, que utiliza un número de Id. de producto como clave principal. Un número de Id. identifica

inequívocamente un producto. Utiliza también ese número de Id. como clave externa en una tabla de datos de pedido. De

esa forma, puede encontrar todos los pedidos correspondientes a cada producto, ya que siempre que alguien realiza un

pedido para ese producto, el Id. pasa a formar parte del pedido.

Algunas veces, esos números de Id. (u otros tipos de claves principales) cambian. Cuando eso ocurre, puede modificar el

valor de la clave principal y hacer que el cambio se propague automáticamente en cascada a todos los registros

secundarios relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y las actualizaciones en

cascada entre las dos tablas.

Recuerde estas reglas a medida que avance:

Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal establecidos en los tipos de datos

Texto y Número. No puede utilizar las actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos

Autonumérico.

Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada entre tablas con una relación de uno a varios.

Los siguientes pasos explican cómo se crea una relación y cómo se habilitan las actualizaciones en cascada para dicha

relación.

Crear la relación


En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.


Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que desee modificar, elija Agregar y haga

clic en Cerrar.

Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla de forma individual. Seleccione

sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.

En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relación y colóquela en el campo

de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.

Se muestra el cuadro de diálogo Modificar relaciones. En la siguiente figura se muestra el cuadro de diálogo:









Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

Realice el siguiente grupo de pasos.

Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales

Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contiene la relación que desea

cambiar.


Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas de conexión) entre las

tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:

Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal y secundaria y haga clic en

Modificar relación.


Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla de verificación Exigir integridad

referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información acerca de la creación de relaciones, vea los siguientes artículos:



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Actualizar los datos de una base de datos

Mostrar todo

Ocultar todo

En este artículo se explica cómo actualizar datos existentes. Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de

herramientas para actualizar registros existentes, incluidos formularios, hojas de datos, consultas, el cuadro de diálogo

Buscar y reemplazar y la nueva característica Recopilación de datos.

Cuando empiece a trabajar, recuerde que actualizar datos no es el mismo proceso que escribir datos nuevos. Para obtener

información sobre cómo escribir nuevos datos en una base de datos, vea el artículo Agregar uno o varios registros a una

base de datos.

En este artículo









Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para modificar datos


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Una base de datos de Access no es un archivo como lo es un documento de Microsoft Office Word 2007 o un conjunto de

diapositivas de Microsoft Office PowerPoint 2007. Por el contrario, una base de datos de Access típica es un conjunto de

tablas más una serie de objetos construidos entorno a dichas tablas: formularios, informes, consultas, etc.

Además, estos objetos deben cumplir una serie de principios de diseño o, de lo contrario, la base de datos tendrá

deficiencias o errores de funcionamiento. A su vez, estos principios de diseño afectan al modo en que se escriben los datos.

Tenga en cuenta las siguientes consideraciones relativas a los objetos de base de datos cuando empiece a trabajar.

Con algunas excepciones (como, por ejemplo, un tipo de lista llamado lista de valores), Access almacena todos los datos en

una o varias tablas. El número de tablas depende del diseño y de la complejidad de la base de datos. Aunque vea o

actualice los datos en un formulario, en un informe o en los resultados devueltos por una consulta, Access almacena los

datos únicamente en tablas.

Cada tabla debería almacenar datos de una materia, categoría o propósito determinado. Por ejemplo, una tabla con

información de contactos profesionales no debe contener información de ventas ya que, en ese caso, puede resultar difícil

encontrar la información correcta o puede que no se encuentre.





























Cada uno de los campos de una tabla debería admitir únicamente un tipo de datos. Por ejemplo, no se debería poder

almacenar notas en un campo definido para aceptar números. Si intenta escribir texto en dicho campo, Access muestra un

mensaje de error.

Salvo en un caso, los campos de un registro deberían aceptar un único valor. Por ejemplo, una base de datos que esté bien

diseñada impedirá que se incluya más de una dirección en un campo de dirección, a diferencia de lo que ocurre en

Microsoft Office Excel 2007 que, de forma predeterminada, permite incluir cualquier número de nombres, direcciones o

imágenes en una sola celda, a no ser que defina esa celda para que admita tipos de datos restringidos.

Sin embargo, Office Access 2007 proporciona también una nueva característica denominada campo multivalor. Los campos

multivalor sirven para adjuntar varios fragmentos de datos a un único registro y para crear listas que acepten varios

valores. Por ejemplo, puede adjuntar un archivo de texto, una diapositiva de Office PowerPoint 2007 y el número de

imágenes que desee a un registro de la base de datos. Puede crear también una lista de nombres y seleccionar tantos

nombres de la lista como sea necesario. Puede parecer que el uso de campos multivalor infringe las reglas de diseño de

bases de datos al permitir almacenar varios fragmentos de datos en un campo de tabla, pero no es así, ya que Access exige

el cumplimiento de estas reglas "entre bastidores" al almacenar los datos en tablas ocultas especiales.

Los vínculos siguientes llevan a artículos que proporcionan más información acerca de las materias y características

descritas en esta sección.

En Conceptos básicos del diseño de una base de datos: este artículo ofrece una explicación de los conceptos

fundamentales, como el diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en

tablas relacionadas y la eliminación de datos redundantes).

En Crear tablas en una base de datos: este artículo proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves


de la tabla.

En Adjuntar archivos a los registros de una base de datos: este artículo explica cómo adjuntar uno o varios fragmentos de

datos a un campo Datos adjuntos.

En Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor: estos artículos explican cómo usar listas de

casilla de verificación y listas desplegables de casilla de verificación para almacenar varios valores.

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Cuando se diseña una tabla de base de datos, se selecciona un tipo de datos para cada uno de los campos de esa tabla,

proceso mediante el cual se garantiza una entrada de datos más exacta. Suponga, por ejemplo, que especifica un tipo de

datos Número para un campo porque necesita calcular cifras de ventas. Si alguien intenta escribir texto en ese campo,

Access muestra un mensaje de error y no permite que el usuario guarde el registro cambiado con el fin de proteger los

datos.

Cómo se ven los tipos de datos

Access ofrece ahora dos formas de ver los tipos de datos de un campo de una tabla. Puede usar los comandos de la ficha

Hoja de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.

Ver tipos de datos usando comandos en la ficha Hoja de datos


Haga clic en el campo en el que desee investigar.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Tipo de datos y formato, haga clic en la flecha abajo de la lista Tipo de datos para

ver el conjunto de tipo de datos para el campo.

Ver tipos de datos en la vista Diseño

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.







Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño, y en la sección superior de la cuadrícula se muestra el nombre y el tipo de

datos de cada campo de la tabla.

El tipo de datos definido para cada campo de la tabla proporciona el primer nivel de control sobre lo que se puede y no se

puede incluir en un campo. En algunos casos, la definición de un tipo de datos impide la inclusión de cualquier dato. En la

tabla siguiente se ofrece un listado de los tipos de datos que proporciona Office Access 2007 y una descripción de cómo

afectan a la entrada de datos.

Tipo de datos Efecto en la entrada de datos

Texto Los campos de texto aceptan caracteres de texto o numéricos, incluidas las listas delimitadas de elementos. Un campo

de texto acepta menos caracteres que un campo Memo (de 0 a 255 caracteres). En algunos casos, puede usar

funciones de conversión para realizar cálculos con los datos de un campo de texto.

Memo Puede escribir una gran cantidad de texto y de datos numéricos en este tipo de campo. Además, si el diseñador de la

base de datos define el campo para que admita formato de texto enriquecido, puede aplicar los tipos de formato que

se encuentran normalmente en los programas de procesamiento de texto como Office Word 2007. Por ejemplo, puede

aplicar fuentes y tamaños de fuentes distintos a caracteres específicos del texto y aplicarles formato de negrita,

cursiva, etc. También puede agregar etiquetas de lenguaje de marcas de hipertexto (HTML) a los datos.

Para obtener más información sobre el uso del formato de texto enriquecido en un campo Memo, vea el artículo Dar

formato a los datos en filas y columnas.

Al igual que en el caso de los campos Texto, se pueden usar funciones de conversión con los datos de un campo

Memo.

Número Sólo puede escribir números en este tipo de campo y puede realizar cálculos con los valores de un campo Número.

Fecha/Hora Sólo puede escribir fechas y horas en este tipo de campo. Según cómo haya definido el campo el diseñador de la base

de datos, pueden darse las siguientes condiciones:

Si el diseñador de la base de datos ha definido una máscara de entrada para el campo (una serie de caracteres

literales y de marcador de posición que aparecen al seleccionar el campo), deberá escribir los datos en los espacios y

en el formato proporcionado por la máscara. Por ejemplo, si la máscara es DD_MMM_AAAA, debe escribir una fecha

en ese formato en los espacios provistos, por ejemplo, Oct 11 2006. No puede escribir el nombre completo del mes

(como por ejemplo, julio) ni el año con dos dígitos.

Si el diseñador no ha creado una máscara de entrada para controlar el modo en que se escriben las fechas o las




horas, puede escribir el valor utilizando cualquier formato de fecha u hora válido. Por ejemplo, puede escribir 11

Oct. 2006, 11/10/06, 11 de octubre, 2006, etc.

El diseñador de la base de datos puede aplicar un formato de presentación al campo. En ese caso, si no hay una

máscara de entrada, puede escribir un valor en prácticamente cualquier formato, pero Access muestra las fechas de

acuerdo con el formato de visualización. Por ejemplo, puede escribir 11/10/2006, pero el formato de presentación

puede estar establecido para que muestre el valor como 11-oct-2006.

Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y

columnas.

Moneda Sólo puede escribir valores monetarios en este tipo de campo. Además, no es necesario que incluya manualmente un

símbolo de moneda. De forma predeterminada, Access aplica el símbolo de moneda ( ¥, £, $, etc.) especificado en la

configuración regional de Windows.

Autonumérico No puede escribir ni cambiar los datos en este tipo de campo. Access incrementa los valores de un campo

Autonumérico cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla.

Sí/No Al hacer clic en un campo definido en este tipo de datos, Access muestra una casilla de verificación o una lista

desplegable, según el formato que aplique al campo. Si establece el formato del campo para que muestre una lista,

podrá seleccionar Sí o No, Verdadero o Falso o Activado o Desactivado en la lista, en función del formato aplicado al

campo. No puede escribir valores en la lista ni cambiar los valores de la lista directamente desde un formulario o

tabla.

Objeto OLE Este tipo de campo se utiliza cuando se desean mostrar datos de un archivo creado con otro programa. Por ejemplo,

puede mostrar un archivo de texto, un diagrama de Excel o un grupo de diapositivas de PowerPoint en un campo

Objeto OLE.

Nota Los datos adjuntos proporcionan una forma más rápida, fácil y flexible de ver los datos de otros programas.

Vea la entrada Datos adjuntos, más adelante en esta tabla, para obtener información adicional.

Hipervínculo Puede escribir cualquier dato en este tipo de campo y Access lo convertirá en una dirección Web. Por ejemplo, si

escribe un valor en el campo, Access rodeará el texto con el Localizador uniforme de recursos (URL) (Localizador de

recursos uniforme (URL): dirección que especifica un protocolo (como HTTP o FTP) y la ubicación de un objeto,

documento, página World Wide Web u otro destino en Internet o una intranet, por ejemplo:

http://www.microsoft.com/.) de esta forma: http://www.texto.com. Si escribe una dirección Web válida, el vínculo

funcionará; de lo contrario, el vínculo dará como resultado un mensaje de error. Sin embargo, puede resultar difícil

modificar hipervínculos existentes, porque al hacer clic en un hipervínculo se abre el explorador y se obtiene acceso

al sitio especificado en el vínculo. Para modificar un campo de hipervínculo, seleccione un campo contiguo, utilice la

tecla TAB o las teclas de dirección para mover el foco al campo de hipervínculo y, a continuación, presione F2 para

activar la edición.

Datos adjuntos Puede adjuntar datos de otros programas a este tipo de campo, pero no puede escribir ni incluir de ninguna otra

forma datos de texto o numéricos.

Para obtener información sobre cómo usar un campo Datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros






de una base de datos.

Asistente para

búsquedas

El Asistente para búsquedas no es para tipos de datos. Este asistente se usa para crear dos tipos de listas

desplegables: las listas de valores y los campos de búsqueda. Una lista de valores utiliza una lista delimitada de

elementos que se especifican manualmente al usar el Asistente para búsquedas. Estos valores pueden ser

independientes de cualquier otro dato u objeto de la base de datos.

En cambio, un campo de búsqueda usa una consulta para recuperar datos de una o varias de las otras tablas de la

base de datos o de otra ubicación como, por ejemplo, un servidor que ejecute Microsoft Windows SharePoint Services

3.0. El campo de búsqueda muestra entonces los datos en una lista desplegable. De forma predeterminada, el

Asistente para búsquedas establece el tipo de datos del campo de tabla en Número.

Se puede trabajar con los campos de búsqueda directamente en las tablas, pero también en los formularios e

informes. De forma predeterminada, los valores de un campo de búsqueda aparecen en un tipo de control de lista

denominado cuadro combinado: una lista con una flecha desplegable: . Dependiendo de

cómo el diseñador de la base de datos haya configurado el campo de búsqueda y el cuadro combinado, se pueden

editar los elementos de la lista y agregar elementos a la lista. Para ello, el diseñador de la base de datos tiene que

configurar una propiedad del campo de búsqueda (la propiedad se denomina Limitar a la lista y el diseñador tiene

que desactivarla).

Si no se pueden editar directamente los valores de una lista de búsqueda, se deben agregar o cambiar los datos en la

lista predefinida de valores o en la tabla que sirve como origen del campo de búsqueda. Para obtener información

sobre cómo hacerlo, vea la sección titulada "Editar los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar

uno o varios registros a una base de datos.

Por último, cuando se crea un campo de búsqueda, es posible configurarlo de manera opcional para que admita

varios valores. De hacerlo, la lista resultante muestra una casilla de verificación junto a cada elemento de la lista, y

se pueden activar o desactivar tantos elementos como sean necesarios. Esta figura muestra una lista típica de varios

valores:

Para obtener información sobre cómo crear campos de búsqueda multivalor y usar las listas resultantes, vea los

artículos Usar una lista que almacene varios valores y Guía de campos multivalor. .

Volver al principio



datos relacionales. No puede realizar correctamente actualizaciones a gran escala a menos que entienda cómo afectan a la

actualización las propiedades definidas para los campos de una tabla.

Cuando diseñe una base de datos, normalmente comenzará diseñando una o varias tablas. Tendrá que decidir qué tipos de

datos debe contener cada tabla, definir claves principales (campos que identifican inequívocamente cada registro o fila)

para cada tabla y crear las relaciones entre las tablas.







Como parte de ese proceso, definirá las propiedades de los campos de cada tabla. Por ejemplo, puede definir un campo

Texto para que no acepte más de 50 caracteres, y un campo Número para que sólo acepte valores monetarios.

Nota La mayoría de las propiedades de los campos se definen mediante la vista Diseño. Sin embargo, puede definir

también algunas propiedades mediante los comandos de los grupos de la cinta de opciones. Por ejemplo, puede definir

formatos visuales para los campos Texto y Memo mediante los comandos del grupo Fuente en la ficha Inicio. Para obtener

más información sobre estos comandos, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Mostrar cómo se definen o cambian las propiedades de un campo de tabla.

Access ofrece ahora dos formas de ver las propiedades de un campo de una tabla. Puede usar los controles de la ficha Hoja

de datos o puede abrir la tabla en la vista Diseño. A continuación se explica cómo se usan los dos procedimientos.

Ver propiedades de tabla usando comandos en la ficha Hoja de datos


Haga clic en la ficha Hoja de datos y utilice los comandos del grupo Tipo de datos y formato para ver las propiedades de

cada campo de la tabla.

Cómo ver las propiedades de una tabla en la vista Diseño

En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla y haga clic en Vista Diseño.

Access abre la tabla en la cuadrícula de diseño.

En la parte inferior de la cuadrícula, bajo Propiedades del campo, haga clic en la ficha General, si aún no está seleccionada.

O bien,

Para ver las propiedades de un campo de búsqueda, haga clic en la ficha Búsqueda.

Un campo de búsqueda es un campo de tabla que utiliza una lista preestablecida de valores o una consulta que recupera

valores de una o varias tablas de una base de datos. De forma predeterminada, el campo de búsqueda presenta esos valores

en forma de lista. Según cómo haya definido el campo de búsqueda el diseñador de la base de datos, puede seleccionar uno

o varios elementos de esa lista.

Los campos de búsqueda suelen provocar confusión en los usuarios nuevos de Access, porque la lista de elementos aparece

en una ubicación (la lista que Access crea a partir de los datos del campo de búsqueda), pero los datos pueden encontrarse

en otra ubicación (la tabla que contiene los datos). Recuerde que cuando actualice los datos de un campo de búsqueda,

debe actualizar la tabla de origen (la segunda ubicación). No puede actualizar un campo de búsqueda desde la lista.

En la tabla siguiente se ofrece un listado de las propiedades de tabla que más repercuten en la entrada de datos, así como

una explicación de su repercusión.

Propiedad

Ubicación en

la cuadrícula

de diseño de

la tabla Valores posibles Comportamiento al intentar escribir datos

Tamaño del

campo

Ficha General De 0 a 255 El límite de caracteres sólo se aplica a los campos establecidos en el tipo

de datos Texto. Si intenta incluir más caracteres de los especificados, el

campo los corta.

Requerido Ficha General Sí/No Cuando está activada, esta propiedad obliga a escribir un valor en un

campo y Access no permite guardar los nuevos datos hasta que se

rellena el campo. Cuando está desactivada, el campo acepta valores

nulos, es decir, el campo puede quedar en blanco.

Nota Un valor nulo no es lo mismo que un cero. El cero es un dígito y

Access lo utiliza en los cálculos. Un valor nulo es un valor inexistente,


no definido o no reconocido.

Permitir

cadenas de

longitud cero

Ficha General Sí/No Cuando está activada, puede incluir cadenas de longitud cero (cadenas

que no contienen caracteres). Para crear una cadena de longitud cero,

escriba un par de comillas dobles sin ningún espacio entre ellas ("") y

presione ENTRAR.

Indizado Ficha General Sí/No Cuando se indiza una tabla, Access impide que se agreguen valores

duplicados.

Máscara de

entrada

Ficha General Conjuntos predefinidos

o personalizados de

caracteres literales y

marcadores de

posición

Una máscara de entrada obliga a escribir los datos en un formato

predefinido. Las máscaras aparecen al seleccionar un campo de una

tabla o un control de un formulario. Suponga, por ejemplo, que hace

clic en un campo Fecha y ve este conjunto de caracteres: DD-MMM-AAAA.

Este conjunto de caracteres se conoce como máscara de entrada. Obliga

a escribir los meses como abreviaturas de tres letras, como OCT, y los

años con cuatro dígitos en lugar de dos. Por tanto, si ve esa máscara,

debe escribir una fecha como 15-OCT-2006.

Nota Recuerde que las máscaras de entrada sólo controlan el modo en

que se escriben los datos y no la forma en que Access los muestra. Por

ejemplo, puede escribir una fecha como 15-OCT-2006, pero Access

podría almacenar el valor como 15102006; es decir, sin caracteres de

formato. Posteriormente, cuando vea la fecha en una tabla, formulario o

informe, Access puede definirla para que se muestre como 15/10/2006.

Para obtener más información sobre cómo crear y usar máscaras de

formato, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Control de

pantalla

Ficha

Búsqueda

Los valores dependen

del tipo de datos

definido para el campo

Para los campos Texto y Número, puede elegir entre un control de

cuadro de texto, de cuadro de lista o de cuadro combinado. Para los

campos Sí/No, puede elegir entre un control de casilla de verificación,

de cuadro de texto o de cuadro combinado.

Nota Si selecciona un valor distinto de Cuadro de lista o Cuadro

combinado, Access oculta las demás propiedades de la ficha Búsqueda.

Tipo de origen

de la fila

Ficha

Búsqueda

Tabla o consulta

Lista de valores

Lista de campos

Si establece el cuadro de propiedad Control de pantalla en Cuadro de

lista o Cuadro combinado, puede establecer esta propiedad en Tabla o

consulta, Lista de valores o Lista de campos. A su vez, esta propiedad

controla el tipo de valor que se puede utilizar en la propiedad Origen de

la fila. Vea la siguiente entrada.

Origen de la

fila

Ficha

Búsqueda

Depende de la

propiedad Tipo de

origen de la fila.

Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Tabla o consulta,

este campo de propiedad puede contener el nombre de una tabla o

consulta. Si establece la propiedad en Lista de valores, esta propiedad

contiene una lista de valores separador por caracteres de punto y coma


(;). Si establece la propiedad Tipo de origen de la fila en Lista de

campos, esta propiedad contiene el nombre de una tabla, consulta o

instrucción SQL (Lenguaje de consulta estructurado).

Limitar a la

lista

Ficha

Búsqueda

Sí/No Si se establece en Sí, Access busca valores coincidentes cuando los

usuarios escriben texto en un control de cuadro combinado. Es decir, el

valor Sí activa la anticipación de valores (type-ahead). El valor Sí impide

además que los usuarios modifiquen los elementos de una lista

directamente desde un control de lista o de cuadro combinado. Los

usuarios tienen que modificar los elementos en el cuadro de propiedad

Origen de la fila o, en el caso de los campos de búsqueda, en la tabla

que contiene los datos de origen de dicho campo. Para obtener más

información sobre los campos de búsqueda, vea la sección "Modificar

los elementos de un campo de búsqueda" en el artículo Agregar uno o

varios registros a una base de datos.

Permitir

ediciones de

lista de

valores

Ficha

Búsqueda

Sí/No Habilita o deshabilita el comando Editar elementos de lista para las

listas de valores, pero no para los campos de búsqueda. Si desea

habilitar este comando para los campos de búsqueda, escriba un

nombre de formulario válido en la propiedad Formulario de edición de

elementos de lista. Aparece el comando Permitir ediciones de lista de

valores en un menú contextual que se abre cuando se hace clic con el

botón secundario en un control de cuadro de lista o cuadro combinado.

Cuando se ejecuta el comando, aparece el cuadro de diálogo Editar

elementos de lista. Asimismo, si se especifica el nombre de un

formulario en el cuadro de la propiedad Formulario de edición de

elementos de lista, Access inicia ese formulario en vez de mostrar el

cuadro de diálogo.

Nota Puede ejecutar el comando Editar elementos de lista desde los

controles de cuadro de lista y cuadro combinado situados en los

formularios y desde los controles de cuadro combinado situados en las

tablas y en los conjuntos de resultados. Los formularios deben abrirse

en la vista Diseño o Examinar, y las tablas y los conjuntos de resultados

de las consultas deben abrirse en la vista Hoja de datos.

Formulario de

edición de

elementos de

lista

Ficha

Búsqueda

Nombre de un

formulario de entrada

de datos

Si especifica el nombre de un formulario de entrada de datos en esta

propiedad de la tabla, ese formulario se abre cuando un usuario ejecuta

el comando Editar elementos de lista. En caso contrario, el cuadro de

diálogo Editar elementos de lista aparece cuando los usuarios ejecutan

el comando.

Para obtener información sobre el diseño de tablas de base de datos y la definición de propiedades, vea los artículos

siguientes.




En Conceptos básicos del diseño de una base de datos se ofrece una explicación de los conceptos fundamentales, como el

diseño de la base de datos y los datos y el proceso de normalización (la división de los datos en tablas relacionadas y la

eliminación de datos redundantes).

En Crear tablas en una base de datos se proporciona una explicación acerca de cómo crear tablas, agregar claves


de la tabla.

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Los formularios se utilizan para actualizar pequeñas cantidades de datos. En este caso, por "pequeño" se entiende

cualquier número de registros que desee actualizar manualmente. Los formularios proporcionan un modo más sencillo,

rápido y preciso de modificar y actualizar pequeñas cantidades de datos.

La manera en que se utiliza un formulario para editar datos depende de su diseño. Los formularios pueden contener

cualquier número de controles, como listas, cuadros de texto y botones, y hojas de datos (cuadrículas similares a hojas de

cálculo de Excel). A su vez, cada control del formulario lee o escribe datos en un campo de tabla subyacente. Lo que se

puede hacer con un control determinado depende del tipo de datos definido para el campo de tabla subyacente, de las

propiedades definidas para ese campo y posiblemente de varias propiedades establecidas por el diseñador de la base de

datos para el control. Para obtener más información sobre cómo los tipos de datos y las propiedades de los campos afectan

a la entrada de datos, vea Cómo afectan los tipos de datos al modo en que se escriben los datos y Cómo afectan las

propiedades de los campos al modo en que se escriben los datos, anteriormente en este artículo.

En las siguientes secciones se explica cómo usar los controles de entrada de datos más comunes. Si tiene alguna duda

relativa a su base de datos específica, póngase en contacto con el administrador del sistema o con el diseñador de la base

de datos.

Agregar o editar texto en un cuadro de texto

Access proporciona un control de texto para su uso con campos Texto y Memo. Normalmente, puede saber si el campo

subyacente es un campo Texto o Memo por el tamaño del control, que suele indicar el tamaño del campo de tabla

subyacente. Por ejemplo, si asocia el control a un campo de texto que no acepta más de 50 caracteres, el tamaño del

control se ajustará en consecuencia. Sin embargo, si asocia el control a un campo Memo, puede definir el tamaño del

control para que muestre uno o dos párrafos de texto sin tener que desplazarse.

Asimismo, puede definir un campo Memo para que admita formato de texto enriquecido. A continuación, puede aplicar

fuentes, tamaños, estilos y colores diferentes al texto.

Editar texto en un cuadro de texto

Coloque el cursor en el cuadro de texto y cambie los datos. Recuerde que no puede realizar cálculos con los números en un

campo Texto o Memo.

Aplicar formato de texto enriquecido

Nota Sólo puede seguir estos pasos si ha asociado un cuadro de texto a un campo Memo. Vea los pasos de la sección Ver

las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.

Con la tabla abierta en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo. Por lo general, buscará un campo denominado

"Comentarios", "Notas" o "Descripción".



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Puede cambiar los datos directamente en la vista Hoja de datos (una cuadrícula de filas y columnas similar a una hoja de

cálculo de Excel). Puede cambiar datos en las tablas, los conjuntos de resultados de la consulta y los formularios que

muestran las hojas de datos.

Normalmente, las hojas de datos se utilizan cuando es necesario cambiar solamente un pequeño número de registros o

partes de un único registro. Si está familiarizado con Excel, entenderá con relativa facilidad cómo funcionan las hojas de












datos, y podrá efectuar cambios aunque no posea amplios conocimientos de Excel, como la capacidad de crear y ejecutar

consultas.

Recuerde lo siguiente antes de continuar:

No es necesario guardar explícitamente los cambios. Access los valida en la tabla cuando el cursor se desplaza a un nuevo

campo de la misma fila o a otra fila.

De forma predeterminada, los campos de una base de datos de Access deberían estar definidos para aceptar un tipo

específico de datos, como texto o números. Debe escribir datos del tipo para el que se ha definido el campo. De lo

contrario, Access muestra un mensaje de error.

Un campo puede tener aplicada una máscara de entrada. Una máscara de entrada es un conjunto de caracteres literales y

marcadores de posición que obligan a escribir los datos en un formato específico. Por ejemplo, una máscara de entrada de

un código postal puede exigir que los datos se ajusten al formato francés, mientras que una máscara de entrada de un

número de teléfono puede exigir que los números se especifiquen en el formato alemán.

Para obtener más información sobre las máscaras de entrada, vea el artículo Dar formato a los datos en filas y columnas.

Con la excepción de los datos adjuntos y las listas multivalor, en la mayoría de los campos sólo se puede escribir un valor.

Si no sabe si un campo acepta datos adjuntos, póngase en contacto con el diseñador de la base de datos o con el

administrador del sistema. Puede identificar fácilmente una lista multivalor porque Access muestra una casilla de

verificación junto a cada elemento de la lista.

Cambiar los datos de una hoja de datos

En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla o en la consulta que contiene los datos que desea cambiar.

De forma predeterminada, Access abre la tabla o la consulta en la vista Hoja de datos (una cuadrícula con una apariencia

similar a una hoja de cálculo de Excel).

Haga clic o coloque el foco en el primer campo que desea cambiar y modifique los datos.

Para pasar al campo siguiente, presione TAB, utilice una de las teclas de dirección o haga clic en el campo siguiente.

De forma predeterminada, al presionar la tecla TAB, Access utiliza la configuración regional de Windows para determinar si

el cursor se mueve a la izquierda o a la derecha. Si el equipo está configurado para usar un idioma que se lee de izquierda

a derecha, el cursor se mueve a la derecha al presionar la tecla TAB. Si el equipo está configurado para un idioma que se

lee de derecha a izquierda, el cursor se mueve a la izquierda.

Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo Memo

Con la tabla o los resultados de la consulta abiertos en la vista Hoja de datos, seleccione el campo Memo.

Por lo general, buscará un campo denominado "Comentarios", "Notas" o "Descripción". Si no es capaz de encontrar el

campo Memo, siga los pasos descritos en Ver las propiedades de un campo de tabla, anteriormente en este artículo.



Volver al principio


Las consultas de actualización sirven para agregar, cambiar o eliminar parte de uno o varios registros existentes (pero no

todo el registro). Las consultas de actualización son una especie de cuadro de diálogo Buscar y reemplazar avanzado. Se

especifica un criterio de selección (el equivalente aproximado de una cadena de búsqueda) y un criterio de actualización

(el equivalente aproximado de una cadena de sustitución). A diferencia del cuadro de diálogo, las consultas de

actualización pueden aceptar varios criterios, permiten actualizar un gran número de registros a la vez y permiten cambiar

registros en varias tablas.

Recuerde que no se pueden utilizar consultas de actualización para agregar registros completos. Para ello, se utiliza una

consulta de datos anexados.

Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

Nota La forma más segura de usar una consulta de actualización es crear primero una consulta de selección que pruebe

los criterios de selección. Suponga, por ejemplo, que desea actualizar una serie de campos Sí/No de No a Sí para un cliente

determinado. Para ello, agrega criterios a la consulta de selección hasta que se obtienen los registros No de ese cliente.





Cuando está seguro de que dispone de los registros correctos, convierte la consulta de selección en una consulta de

actualización, especifica los criterios de actualización y ejecuta la consulta para actualizar los valores seleccionados. En los

pasos de esta sección se explica cómo crear una consulta de selección y después convertirla en una consulta de

actualización.


Abra la base de datos que contiene los registros que desea actualizar.


Se abre el diseñador de consultas, aparece la ficha Diseño y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla o las tablas que contienen los registros que desea actualizar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

La tabla o tablas aparecen como una o varias ventanas en la sección superior de la cuadrícula de diseño de consultas en las

que se muestran todos los campos de cada tabla. La siguiente figura muestra el diseñador de consultas con una tabla

típica.

Haga doble clic en los campos que desea actualizar. Los campos seleccionados aparecen en la fila Campo de la sección


Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior o puede agregar rápidamente todos los campos de

una tabla haciendo doble clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. La siguiente

figura muestra el diseñador de consultas con todos los campos agregados:

Si lo desea, puede especificar uno o varios criterios en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño. En la tabla siguiente se

incluyen algunos criterios de ejemplo y una explicación del efecto que tienen en una consulta.

Criterios Efecto

> 234 Devuelve todos los números mayores que 234. Para buscar todos los números menores que 234, utilice

< 234.


Entre #2/2/2006# y

#1/12/2006#

Devuelve las fechas comprendidas entre el 2-feb-06 y el 1-dic-06 (ANSI-89). Si la base de datos utiliza los

caracteres comodín ANSI-92, use comillas simples (') en lugar de signos de almohadilla. Por ejemplo:

Entre '2/2/2006' Y '1/12/2006'

Sin "Alemania" Encuentra todos los registros en los que el contenido exacto del campo no sea exactamente igual a

"Alemania". El criterio devolverá registros que contengan caracteres además de "Alemania," como

"Alemania (euro)" o "Europa (Alemania)".

Sin "T*" Busca todos los registros salvo los que empiezan por T. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres


No "*t" Busca todos los registros salvo los que empiezan por t. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres



Como "[A-D]*" En un campo de texto, busca todos los registros que empiezan por las letras comprendidas entre la A y la

D. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en

lugar del asterisco.

Como "*ar*" Busca todos los registros que incluyan la secuencia de letras "ar". Si la base de datos usa el juego de

caracteres comodín ANSI-92, use el signo de porcentaje (%) en vez del asterisco.

Como "Casa Dewe?" Busca todos los registros que empiezan por "Casa" y contienen una segunda cadena de cinco letras en la

que las cuatro primeras letras son "Dewe" y la última se desconoce. Si la base de datos utiliza el juego

de caracteres comodín ANSI-92, use el carácter de subrayado (_) en lugar del signo de interrogación.

#2/2/2006# Busca todos los registros del 2 de febrero de 2006. Si la base de datos utiliza el juego de caracteres

comodín ANSI-92, incluya la fecha entre comillas simples en lugar de entre signos de almohadilla

('2/2/2006').

< Fecha() - 30 Devuelve todas las fechas con una antigüedad de más de 30 días.

Fecha() Devuelve todos los registros que contienen la fecha actual.

Entre Fecha() Y

AgregFecha("M", 3,

Fecha())

Devuelve todos los registros entre la fecha actual y tres meses a partir de la fecha actual.


No es Nulo Devuelve todos los registros que contienen un valor.

"" Devuelve todos los registros que contienen una cadena de longitud cero. Las cadenas de longitud cero se

utilizan cuando es necesario agregar un valor a un campo obligatorio, pero aún no se conoce el valor.

Por ejemplo, un campo puede requerir un número de fax, pero puede que algunos clientes no tengan fax.

En ese caso, se incluye un par de comillas dobles sin espacios entre ellas ("") en lugar de un número.


Compruebe que la consulta devuelve sólo los criterios que desea actualizar. Si es necesario, puede seleccionar los campos

que no desea actualizar y presionar SUPR para quitarlos, arrastrar otros campos a la cuadrícula de diseño y cambiar los

criterios hasta que quede satisfecho con los resultados de la consulta.

Realice los pasos siguientes.

Actualizar registros

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Actualizar.

Así se convierte la consulta de selección en una consulta de actualización. Access agrega la fila Actualizar a en la sección


Busque el campo que contiene los datos que desea cambiar y especifique la expresión (que cambiará los datos) en la fila

Actualizar a de ese campo.

En esta tabla se muestran algunas expresiones de ejemplo y una explicación de cómo cambian los datos.

Expresión Resultado

"Vendedor" En un campo Texto, cambia un valor de texto a Vendedor.

#10/8/06# En un campo Fecha/Hora, cambia un valor de fecha a 10-ago-06.

Sí En un campo Sí/No, cambia el valor No a Sí.

"NP" & [NúmeroPieza] Agrega "NP" al principio de cada número de pieza especificado.

[PrecioUnidad] * [Cantidad] Multiplica los valores de los campos PrecioUnidad y Cantidad.

[Transporte] * 1,5 Aumenta los valores de un campo denominado Transporte en un 50 por ciento.

DSuma("[Cantidad] *

[PrecioUnidad]",

"Detalles de pedidos",

"[IdProducto]=" & [IdProducto])

Si los valores de IdProducto de la tabla actual coinciden con los valores IdProducto de la

tabla denominada Detalles de pedidos, esta expresión actualiza los totales de ventas

multiplicando los valores de un campo denominado Cantidad por los valores de un campo

denominado PrecioUnidad.

Derecha([CódigoPostalEnvío], 5) Trunca los caracteres de la izquierda en una cadena de texto o numérica y deja los cinco

caracteres que están más a la derecha.

SiInm(Es Nulo([PrecioUnidad]), 0,

[PrecioUnidad])

Cambia un valor nulo (desconocido o no definido) por un cero (0) en un campo denominado

PrecioUnidad.


Aparece un mensaje de alerta. La siguiente figura muestra el mensaje:

Haga clic en Sí para ejecutar la consulta.

Nota Puede desactivar los mensajes de alerta. Para ello, haga clic en el botón de Microsoft Office , haga clic en

Opciones de Access, elija Avanzadas y en Confirmar, desactive la casilla de verificación Consultas de acción.

Vea los resultados de la consulta de acción en la ficha Inicio o Diseño en el grupo Vistas, haga clic en Vista y, a

continuación, elija Vista Hoja de datos. También puede hacer clic en el botón Vista Hoja de datos que se encuentra en la

barra de estado de Access.

Nota Cuando ejecute la consulta, tal vez observe que faltan campos en el conjunto de resultados. Si la consulta contiene

campos que no se actualizan, Access quita esos campos de forma predeterminada. Por ejemplo, puede incluir campos Id.

de dos tablas para asegurarse de que la consulta devuelve y utiliza los registros correctos. Si no actualiza esos campos Id.,

Access los quita.

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Una consulta de datos anexados agrega un grupo de registros de una o varias tablas de una base de datos de origen a una o

varias tablas de una base de datos de destino. Suponga, por ejemplo, que consigue nuevos clientes y una base de datos que

contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para no tener que proporcionar los nuevos datos

manualmente, puede anexarlos a la tabla o tablas correspondientes de la base de datos. Puede usar también consultas de

datos anexados para:

Anexar registros basándose en criterios. Por ejemplo, es posible que desee anexar sólo los nombres y las direcciones de los

clientes con pedidos pendientes.

Anexar registros cuando algunos de los campos de una tabla no existen en la otra tabla. Suponga, por ejemplo, que la tabla

Compradores contiene 11 campos y que en la tabla Clientes de otra base de datos hay 9 campos que coinciden con los de la

primera tabla. Puede usar una consulta de datos anexados para agregar sólo los datos de los campos coincidentes y omitir

el resto.

El proceso de creación de una consulta de datos anexados desde una base de datos a otra consta de los siguientes pasos

básicos:

Abra la base de datos de origen (la que contiene los registros que desea anexar) y cree una consulta de selección que

devuelva sólo los registros que desee anexar.

Convierta esa consulta de selección en una consulta de datos anexados.

Agregue los campos y las tablas de destino a la consulta de datos anexados. Si está anexando registros a otra base de datos,

abra dicha base de datos en primer lugar y, a continuación, seleccione las tablas.

Ejecute la consulta para anexar los registros.

Nota Realice una copia de seguridad de los datos antes de empezar. Si comete algún error, podrá eliminar los registros

anexados de la tabla de destino, pero tenga en cuenta que eliminar manualmente una cantidad grande de registros puede


requerir bastante tiempo. El hecho de tener una copia de seguridad a mano puede ayudarle a arreglar cualquier problema

en menos tiempo.


Abra su base de datos; es decir, la base de datos que contiene los registros que desee anexar.


Se muestra la cuadrícula de diseño de consultas y se abre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Seleccione la tabla que contiene los registros que desea anexar y haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

La tabla aparece como una ventana en la sección superior de la cuadrícula de diseño de la consulta. En la ventana se

muestran todos los campos de la tabla. En esta figura se muestra una tabla típica en el diseñador de consultas:

Arrastre los campos que desea anexar desde la tabla hasta la fila Campo de la sección inferior de la cuadrícula de diseño de

consultas.

Se puede agregar un campo de tabla por columna en la sección inferior. Para agregar rápidamente todos los campos, haga

clic en el asterisco (*) situado en la parte superior de la lista de campos de tabla. Esta figura muestra el diseñador de

consultas con varios campos de tabla agregados:

En esta ilustración se muestra el diseñador con todos los campos agregados:


Compruebe que la consulta devuelve los criterios que desea anexar. Si es necesario, puede desactivar la casilla de

verificación Mostrar o presionar SUPR para eliminar los campos que no necesite. También puede arrastrar otros campos a

la cuadrícula de diseño hasta que quede satisfecho con la consulta.

Continúe con los pasos siguientes.

Convertir la consulta en una consulta de datos anexados

En la ficha Diseño, en el grupo Tipo de consulta, haga clic en Anexar.

Aparecerá el cuadro de diálogo Anexar.

En este punto, puede anexar registros de una tabla a otra de la misma base de datos o anexar registros a una tabla de otra

base de datos.

Anexar registros a una tabla de la misma base de datos

En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Base de datos activa (si aún no está seleccionada) y, a continuación,

seleccione la tabla de destino en la lista Nombre de la tabla.


En el paso 4 de la sección anterior, agregó parte o todos los campos de la tabla de origen a la cuadrícula de diseño. Si

agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a la fila Anexar a, tal y como se muestra

aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 de la sección anterior y los nombres de campo de las tablas de origen y de

destino coinciden, Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, tal y como se

muestra aquí:

O bien,



origen que desee en la lista resultante, tal y como se muestra aquí:


Vuelva a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

Anexar registros a una tabla de otra base de datos

En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en Otra base de datos.

En el campo Nombre de archivo, escriba la ubicación y el nombre de la base de datos de destino.

En el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.

O bien,

Haga clic en Examinar y utilice el segundo cuadro de diálogo Anexar para buscar la base de datos de destino. Haga clic en

Aceptar después de buscar y seleccionar esta base de datos. De este modo, se cierra el segundo cuadro de diálogo. En el

primer cuadro de diálogo, en el campo Nombre de la tabla, escriba el nombre de la tabla de destino y, a continuación,


Escriba el nombre de la tabla de destino y haga clic en Aceptar para cerrar el primer cuadro de diálogo Anexar.

En el paso 4 de la sección anterior, agregó algunos o todos los campos de la tabla de origen a la fila Campo en la

cuadrícula de diseño de la consulta. Si agregó la tabla completa en ese paso, Access agrega ahora toda la tabla de destino a

la fila Anexar a, tal y como se muestra aquí:

O bien,

Si agregó campos individuales en el paso 4 y si coinciden los nombres de campo de las tablas de origen y de destino,

Access agrega automáticamente los nombres de los campos de destino a la fila Anexar a, por ejemplo:

O bien,



origen que desee en la lista resultante, por ejemplo:


Cambie a la vista Diseño y, a continuación, haga clic en Ejecutar para anexar los registros.

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Office Access 2007 proporciona una nueva característica denominada Recopilación de datos. Puede configurar un

formulario de entrada de datos en Microsoft Office Outlook 2007, reunir información y almacenar los datos en una base de

datos de Access. En este artículo no se explica cómo usar la característica Recopilación de datos.

Para obtener más información acerca del uso de la característica Recopilación de datos, vea el artículo Recopilar datos

mediante mensajes de correo electrónico.

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Usar el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar para cambiar datos

El cuadro de diálogo Buscar y reemplazar es otra forma de cambiar pequeñas cantidades de datos más rápida y fácilmente.

En este artículo no se explica cómo usar el cuadro de diálogo.

Para obtener información sobre cómo usar el cuadro de diálogo, vea el artículo Usar el cuadro de diálogo Buscar y

reemplazar para cambiar datos.

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En ocasiones, puede ser necesario actualizar un valor de clave principal. Si utiliza esa clave principal como clave externa,

puede actualizar automáticamente los cambios a través de todas las instancias secundarias de la clave externa.

Recordemos que una clave principal es un valor que identifica inequívocamente cada fila (registro) de una tabla de base de

datos. Una clave externa es una columna que coincide con la clave principal. Normalmente, las claves externas residen en

otras tablas y permiten crear una relación (un vínculo) entre los datos de las tablas.

Suponga, por ejemplo, que utiliza un número de Id. de producto como clave principal. Un número de Id. identifica

inequívocamente un producto. Utiliza también ese número de Id. como clave externa en una tabla de datos de pedido. De

esa forma, puede encontrar todos los pedidos correspondientes a cada producto, ya que siempre que alguien realiza un

pedido para ese producto, el Id. pasa a formar parte del pedido.

Algunas veces, esos números de Id. (u otros tipos de claves principales) cambian. Cuando eso ocurre, puede modificar el

valor de la clave principal y hacer que el cambio se propague automáticamente en cascada a todos los registros

secundarios relacionados. Este comportamiento se habilita activando la integridad referencial y las actualizaciones en

cascada entre las dos tablas.

Recuerde estas reglas a medida que avance:

Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada para los campos de clave principal establecidos en los tipos de datos

Texto y Número. No puede utilizar las actualizaciones en cascada para los campos establecidos en el tipo de datos

Autonumérico.

Sólo puede habilitar las actualizaciones en cascada entre tablas con una relación de uno a varios.

Los siguientes pasos explican cómo se crea una relación y cómo se habilitan las actualizaciones en cascada para dicha

relación.

Crear la relación


En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla.


Si todavía no está seleccionada, haga clic en la ficha Tablas, seleccione las tablas que desee modificar, elija Agregar y haga

clic en Cerrar.

Puede presionar MAYÚS para seleccionar varias tablas o también puede agregar cada tabla de forma individual. Seleccione

sólo las tablas de los lados "uno" y "varios" de la relación.

En la ventana Relaciones, arrastre la clave principal desde la tabla del lado "uno" de la relación y colóquela en el campo

de clave externa de la tabla en el lado "varios" de la relación.










Active la casilla de verificación Exigir integridad referencial y haga clic en Crear.

Realice el siguiente grupo de pasos.

Habilitar las actualizaciones en cascada en claves principales

Si no ha seguido los pasos indicados en la sección anterior, abra la base de datos que contiene la relación que desea

cambiar.


Aparece la ventana Relaciones en la que se muestran las uniones (indicadas en forma de líneas de conexión) entre las

tablas de la base de datos. La siguiente figura muestra una relación típica:

Haga clic con el botón secundario del mouse en la línea de conexión entre las tablas principal y secundaria y haga clic en

Modificar relación.


Seleccione Actualizar en cascada los campos relacionados, asegúrese de que la casilla de verificación Exigir integridad

referencial esté activada y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información acerca de la creación de relaciones, vea los siguientes artículos:



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Access > Introducción

Introducción a Access 2007

Mostrar todo

Ocultar todo

Hay varias formas de comenzar a trabajar con Microsoft Office Access 2007, dependiendo de si usa Access por primera vez,

está moviendo datos de otro programa de bases de datos u hojas de cálculo a Access, o de si está actualizando desde una

versión anterior de Access. En este artículo se abordan los problemas que puedan surgir en cada una de estas situaciones.

¿Qué desea hacer?

Empezar a usar Access por primera vez

Importar datos desde una hoja de cálculo u otro programa

Usar una base de datos de una versión anterior en varias versiones de Access


Office Access 2007 incluye varias mejoras gracias a las cuales la creación de una base de datos resulta más fácil que nunca.

Los usuarios que hayan creado bases de datos en versiones anteriores de Access percibirán cómo estas nuevas y mejores

características aceleran el proceso de creación.

Cuando inicie Office Access 2007, la primera pantalla que aparece es la página Introducción a Microsoft Office Access, a

menos que inicie Access haciendo doble clic en un archivo de base de datos específico de Access, en cuyo caso se abre esa

base de datos. La página Introducción a Microsoft Office Access es el punto de partida a partir del cual se puede crear una

nueva base de datos, abrir una base de datos existente o ver contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Crear una base de datos desde cero

Pegar datos de otro origen en una tabla de Access

Importar datos de otro origen

Abrir una base de datos de Access existente


Access incluye una gran variedad de plantillas que se pueden usar para acelerar el proceso de creación de bases de datos.

Una plantilla es una base de datos lista para usar que contiene todas las tablas, consultas (consulta: pregunta sobre los

datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir datos de

varias tablas para servir como origen de datos de un formulario, informe o página de acceso a datos.), formularios e

informes necesarios para llevar a cabo una tarea específica. Por ejemplo, hay plantillas que se pueden usar para realizar un

seguimiento de problemas, administrar contactos o gastos. Algunas plantillas contienen varios registros de ejemplo que

ayudan a mostrar su uso. Las plantillas de base de datos pueden usarse tal cual o pueden personalizarse de modo que se

ajusten a las necesidades específicas del usuario.

Inicie Access en caso de que no esté en ejecución todavía.

Si ya hay abierta una base de datos, haga lo siguiente para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access:

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Cerrar base de datos.






ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#firsttime

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#importdata

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#upgrade

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#usetemplate

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#fromscratch

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#pasteothersource

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#importothersource

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#openexisting









Aparecen varias plantillas bajo Plantillas destacadas en línea, en la página Introducción a Microsoft Office Access, y se

mostrarán más plantillas si hace clic en una de las categorías de Categorías de plantillas, en el lado izquierdo de la ventana

de Access. Puede descargar más plantillas desde el sitio Web de Microsoft Office (vea la siguiente sección Descargar una

plantilla desde Microsoft Office Online para obtener información más detallada).

Haga clic en la plantilla que desee usar.

En el panel situado a la derecha en la ventana de Access, se sugiere un nombre para la base de datos en el cuadro Nombre

de archivo. Puede editar el nombre de archivo y especificar otra carpeta. De manera opcional, puede crear una base de

datos y vincularla a un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services 3.0.

Haga clic en Crear (o bien, haga clic en Descargar para obtener una plantilla de Office Online).

Access crea y abre la base de datos. Se muestra un formulario, en el que puede comenzar a escribir datos.

Nota Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada registro de la siguiente forma:

Haga clic en el encabezado de fila del registro que desee eliminar (el encabezado de fila es el cuadro o la barra justo a la

izquierda del registro).


Para comenzar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y comience a escribir. Tras haber escrito

algunos registros, puede usar el panel de exploración para ver si hay otros formularios o informes que desee usar.

Descargar una plantilla desde Microsoft Office Online

Si no encuentra una plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a Microsoft Office Access, podrá

explorar el sitio Web de Office Online, donde hay más plantillas.




Cerca de la parte inferior de la página Introducción a Microsoft Office Access, bajo Más en Office Online, haga clic en

Plantillas.

Se abre el sitio Web de Office Online en una ventana nueva del explorador.

Use las herramientas de búsqueda en el sitio de Office Online para buscar y descargar la plantilla que desee.

Tras descargar una plantilla, la nueva base de datos se almacena en una de las siguientes carpetas:

Microsoft Windows Vista c:\Users\nombre de usuario\Documents

Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP c:\Documents and Settings\nombre de usuario\Mis documentos

La próxima vez que desee trabajar con esa base de datos, use Access o el Explorador de Windows para abrirla desde esa

ubicación.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#download



Principio de sección


Si ninguna de las plantillas se ajusta a sus necesidades o si tiene datos en otro programa que desee importar a Access,

quizás decida que es mejor crear una base de datos desde cero. Para la mayoría de las aplicaciones, esto suele implicar uno

o varios de los siguientes puntos:

Crear nuevas tablas y, a continuación, escribir, pegar o importar datos a esas tablas.

Importar datos desde otros orígenes, por lo que se crean nuevas tablas en el proceso.

Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o bien, cómo crear relaciones, formularios,

informes o consultas, use los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

Crear una base de datos en blanco

Inicie Access.

En la página Introducción a Microsoft Office Access, haga clic en Base de datos en blanco.

En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica

ninguna extensión, Access la agregará. La ubicación predeterminada es una de las siguientes:



Para cambiar la ubicación del archivo, haga clic en Examinar , situado junto al cuadro Nombre de archivo, busque la

nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y, a continuación, abre una tabla vacía (denominada Tabla1) en la vista Hoja de datos (vista

Hoja de datos: ventana que muestra datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado con

formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Access sitúa el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Para agregar datos, comience a escribir, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se describe en la sección Pegar

datos de otro origen en una tabla de Access, más adelante en este artículo.

Notas

Escribir datos en la vista Hoja de datos es muy similar a escribir datos en una hoja de cálculo de Excel. La principal

restricción es que los datos deben escribirse en filas y columnas contiguas, empezando en la esquina superior izquierda de

la hoja de datos. No intente aplicar formato a los datos incluyendo filas o columnas en blanco tal y como haría en una hoja

de Excel, ya que de este modo desperdiciaría espacio en la tabla. La tabla contiene únicamente sus datos. Toda la

presentación visual de esos datos la hará en los formularios e informes que diseñe más adelante.

La estructura de la tabla se crea mientras se escriben los datos. Cada vez que se agrega una nueva columna a la tabla, se

define un nuevo campo. Access configura el tipo de datos (tipo de datos: característica de un campo que determina el tipo

de datos que puede albergar. Los tipos de datos son: Booleano, Entero, Largo, Moneda, Simple, Doble, Fecha, Cadena y

Variant (predeterminado).) del campo basándose en el tipo de datos que se escribe. Por ejemplo, si hay una columna en la





que ha escrito únicamente valores de fecha, Access configurará el tipo de datos de ese campo en Fecha/Hora. Si más

adelante intenta escribir en ese campo valores que no sean fechas, como un nombre o un número de teléfono, Access

mostrará un mensaje informándole de que el valor no es del tipo de datos de la columna. Siempre y cuando sea posible,

deberá planear la tabla de modo que cada columna contenga el mismo tipo de datos, ya sea texto, fechas, números o algún

otro tipo de datos. De este modo, resulta mucho más fácil crear consultas, formularios e informes que seleccionen

únicamente los datos deseados.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con hojas de datos, vea el artículo Abrir una hoja de datos en blanco.

Si no desea escribir datos en este momento, haga clic en Cerrar .

Agregar una tabla

Puede agregar una nueva tabla a una base de datos existente mediante las herramientas del grupo Tablas en la ficha Crear.

Haga clic en Tabla para crear una tabla en blanco en la vista Hoja de datos. Puede usar la vista Hoja de datos para

comenzar a escribir datos inmediatamente y para que Access cree la estructura de tabla, o bien, puede usar la Vista

Diseño (vista Diseño: ventana que muestra el diseño de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios,

informes, macros y páginas de acceso a datos. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar

el diseño de otros existentes.) para crear primero la estructura de tabla y, a continuación, cambiar a la vista Hoja de datos

para escribir los datos. Independientemente de la vista en la que comience a trabajar, siempre puede cambiar a la otra

vista mediante los botones Ver en la barra de estado de la ventana Access.

Insertar una tabla, empezando en la vista Hoja de datos En la vista Hoja de datos, puede escribir los datos inmediatamente

y dejar que Access cree la estructura de tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan por números

(Campo1, Campo2, etc.) y Access define el tipo de datos basándose en el tipo de los datos que se escriben.

En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access crea la tabla y coloca el cursor en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

Nota Si no ve una columna denominada Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de la

vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla situada en el panel de exploración.

Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, pasa a la vista Hoja de datos.

En la ficha Hoja de datos, en el grupo Campos y columnas, haga clic en Nuevo campo.

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos más comunes. Si arrastra uno

de estos campos hasta la hoja de datos, Access agregará un campo con ese nombre y establecerá sus propiedades en un

valor apropiado para ese tipo de campo. Las propiedades se pueden cambiar más adelante. Debe arrastrar el campo hasta el

área de la hoja de datos que contiene datos. Aparece una barra de inserción vertical, que muestra dónde se va a ubicar el

campo.

Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía, o bien, pegue datos de otro origen tal y como se

describe más adelante en este artículo.

Para cambiar el nombre de una columna (o campo), haga doble clic en su encabezado y escriba el nuevo nombre. Se

recomienda asignar a cada campo un nombre significativo de modo que sepa lo que contiene cuando lo vea en el panel

Lista de campos.

Para mover una columna, selecciónela haciendo clic en su encabezado y, a continuación, arrástrela hasta la ubicación que

desee. También puede seleccionar varias columnas contiguas y arrastrarlas juntas hasta una nueva ubicación.

Insertar una tabla, empezando en la vista Diseño En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A

continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir los datos, o bien, introduzca los datos con algún otro método,

como una operación de pegar o anexar datos.


En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Diseño de tabla.

Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre de campo y, a continuación, seleccione un tipo de

datos en la lista Tipo de datos.

Nota Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar

de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic en el botón Vista Diseño situado en la barra de estado de la

ventana de Access. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.

Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. Esa descripción se muestra en la

barra de estado cuando el punto de inserción se encuentra en ese campo y se utiliza como texto de la barra de estado para

todos los controles que cree arrastrando el campo desde el panel Lista de campos hasta un formulario o informe, así como

todos los controles creados para ese campo por el Asistente para formularios o el Asistente para informes.

Tras agregar todos los campos, guarde la tabla :

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Guardar.

Puede comenzar a escribir datos en la tabla en cualquier momento. Para ello, cambie a la vista Hoja de datos, haga clic en

la primera celda vacía y comience a escribir. Asimismo, puede pegar datos de otro origen tal y como se describe en la

siguiente sección.

Si, tras escribir algunos datos, desea agregar uno o varios campos a la tabla, comience a escribir en la columna Agregar

nuevo campo en la vista Hoja de datos, o bien, agregue los nuevos campos mediante los comandos del grupo Campos y

columnas en la ficha Hoja de datos.

Para obtener más información sobre la creación de tablas, incluido el uso de plantillas de tabla, vea el artículo Crear tablas

en una base de datos.



Si los datos están actualmente almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiar y pegar esos datos en

una tabla de Access. En general, se obtienen los mejores resultados si los datos ya están separados en columnas, como es el

caso de una hoja de cálculo de Excel. Si los datos se encuentran en un programa de procesamiento de texto, se recomienda

separar las columnas de datos mediante tabulaciones, o bien, convertir los datos en una tabla en el programa de

procesamiento de texto antes de copiarlos. Si es necesario editar o manipular los datos (por ejemplo, separar nombres

completos en nombre y apellidos), quizás desee hacerlo antes de copiarlos, sobre todo si no está familiarizado con este

Access.

Cuando se pegan datos en una tabla vacía, Access configura el tipo de datos de cada campo de acuerdo con el tipo de los

datos ubicados en él. Por ejemplo, si un campo pegado contiene únicamente fechas, Access aplica el tipo de datos

Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado contiene únicamente las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos

Sí/No a ese campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera

fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los

datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes

filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en

consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar

confusiones. Siga este procedimiento:

Guarde la tabla.


En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo

válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene

nombres de campo y no contiene datos.





Guarde la tabla de nuevo.

Nota Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño,

haga clic con el botón secundario en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para

cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.



Puede que haya recopilado datos en otro programa y desee importarlos a Access. O bien, puede que trabaje con personas

que almacenan sus datos en otros programas y desee usar esos datos en Access. En ambos casos, Access permite importar

con facilidad datos de otros programas. Se pueden importar datos desde una hoja de Excel, una tabla de otra base de datos

de Access, una lista de SharePoint o diversos otros orígenes. El proceso varía ligeramente en función del origen, pero las

siguientes instrucciones le sirven de punto de partida:

En la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a

importar.

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa

correcto, haga clic en Más.

Nota Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que

creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común

(como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo

individuales están separados por un carácter, como una coma o una ficha.)) e importar los datos a Access.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para ir al archivo de datos de origen, o bien, escriba

la ruta de acceso completa al archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.

Haga clic en la opción deseada bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede

crear una nueva tabla usando los datos importados, anexando los datos a una tabla existente o creando una tabla vinculada

que mantenga un vínculo al origen de datos.


Access inicia el Asistente para importación.

Siga las instrucciones del Asistente para importación. El procedimiento exacto depende de la opción de importación o

vinculación que haya elegido.

En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar.

Si cree que va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y

escriba los detalles.

Entonces se podrá reproducir fácilmente la operación de importación; para ello, haga clic en Importaciones guardadas en

el grupo Importar en la ficha Datos externos, seleccione la especificación de importación y, después, haga clic en Ejecutar.

Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo Tablas en el panel de exploración.

Para obtener más información sobre cómo importar datos a Access, use los vínculos de la sección Vea también en este

artículo.


Abrir una base de datos existente de Access




Haga clic en un acceso directo del cuadro de diálogo Abrir, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad o carpeta

que contenga la base de datos que desee.

En la lista de carpetas, haga doble clic en las carpetas hasta que se abra la carpeta que contiene la base de datos.

Cuando encuentre la base de datos, siga uno de estos procedimientos:

Para abrir la base de datos en modo predeterminado de apertura, haga doble clic en ella.

Si desea abrir la base de datos para el acceso compartido en un entorno multiusuario (base de datos multiusuario

(compartida): base de datos que permite que más de un usuario tenga acceso y modifique el mismo conjunto de datos al

mismo tiempo.), de modo que usted y otros usuarios puedan leer y escribir al mismo tiempo en la base de datos, haga clic

en Abrir.

Si desea abrir la base de datos para el acceso de sólo lectura, de modo que se pueda ver pero no modificar la base de

datos, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir como de sólo lectura.

Si desea abrir la base de datos para el acceso exclusivo, de modo que ningún otro usuario pueda abrirla mientras usted la

tenga abierta, haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, haga clic en Abrir en modo exclusivo.

Para abrir la base de datos como sólo lectura, haga clic en la flecha que aparece junto al botón Abrir y elija Abrir en modo

exclusivo. Los demás usuarios podrán abrir la base de datos, pero tendrán acceso de sólo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir

En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el acceso directo Mi PC, o bien, en el cuadro Buscar en, haga clic en Mi PC.

En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la unidad en la que cree que podría estar la

base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.

Especifique los criterios de búsqueda y, a continuación, presione ENTRAR para buscar la base de datos.

Si encuentra la base de datos, ábrala haciendo doble clic en ella en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

Como la búsqueda se inició desde el cuadro de diálogo Abrir, deberá hacer clic en Cancelar en ese cuadro de diálogo antes

de abrir la base de datos.

Nota Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo (como, por ejemplo, dBASE,

Paradox, Microsoft Exchange o Excel). Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos

ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el

protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea

automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada

tabla de la base de datos externa.

Sugerencias

Para abrir una de las últimas bases de datos que se hayan abierto, haga clic en el nombre de archivo en la lista Abrir base

de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abre la base de datos y aplica la misma

configuración de opciones que tenía la base de datos la última vez que la abrió. Si no se muestra la lista de archivos

usados recientemente, haga clic en el botón de Microsoft Office y, a continuación haga clic en Opciones de Access. Se

abre el cuadro de diálogo Opciones de Access. Haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar,

active la casilla de verificación Archivos usados recientemente. También puede especificar el número de archivos usados

recientemente que desea que se muestren en la lista, hasta un máximo de 9.

Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft Office y utilizando el comando Abrir, puede ver

una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el

cuadro de diálogo Abrir.


Volver al principio




Si está familiarizado con otros programas de bases de datos u hojas de cálculo, probablemente ya sepa cómo funcionan

estas aplicaciones y para qué se usan las bases de datos. Access se diferencia de la mayoría de las demás aplicaciones de

bases de datos porque permite crear bases de datos relacionales (base de datos relacional: tipo de base de datos que

almacena información en tablas. Utiliza valores de dos tablas para relacionar datos de una con datos de la otra. En una

base de datos relacional, se suele almacenar un tipo de datos específico sólo una vez.). Access también ofrece numerosas

opciones para trabajar con otros programas de bases de datos, como SQL Server.

En esta sección

Importar una hoja de cálculo de Excel a Access

Trabajar con datos de otros programas


Muchos usuarios comienzan a explorar Access después de crear primero una lista en Excel, que es una excelente aplicación

para iniciar una lista. Sin embargo, a medida que crece la lista, se vuelve más difícil de organizar y actualizar. Mover la

lista a Access suele ser el siguiente paso lógico.

La estructura de una tabla de base de datos es similar a la de una hoja de cálculo, ya que los datos se almacenan en filas y

columnas. Como consecuencia, suele ser fácil importar una hoja de cálculo a una tabla de una base de datos. La principal

diferencia entre almacenar datos en una hoja de cálculo y almacenarlos en una base de datos reside en la forma en que los

datos están organizados. Si simplemente se importa una hoja de cálculo completa como una nueva tabla en una base de

datos, no se resolverán los problemas asociados a la organización y la actualización de los datos, sobre todo si la hoja de

cálculo contiene datos redundantes. Para solucionar esos problemas, es preciso dividir los datos de la hoja de cálculo en

tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos relacionados. Para obtener más información sobre la

organización de datos en las tablas, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Access incluye el Asistente para analizar tablas, que puede ayudar a llevar a cabo este proceso. Tras importar los datos a

una tabla, el asistente ayuda a dividir la tabla en tablas independientes. Cada una de esas tablas contiene datos que no

están duplicados en ninguna de las demás tablas. El asistente crea asimismo las relaciones necesarias entre las tablas. Para

obtener más información sobre las relaciones, vea la sección Relaciones en una base de datos, más adelante en este

artículo.

Importar una hoja de cálculo de Excel como una tabla en una nueva base de datos de Office Access 2007

Haga clic en el Botón Microsoft Office y, a continuación, haga clic en Nuevo.

Escriba un nombre para la nueva base de datos en el cuadro Nombre de archivo y, a continuación, haga clic en Crear.

Cierre Tabla1.

Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios realizados en el diseño de Tabla1, haga clic en No.

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en Excel.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar.

Use el cuadro de diálogo Abrir archivo para buscar el archivo.

Seleccione el archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.

En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, asegúrese de que está seleccionada la opción Importar el origen de datos

en una nueva tabla de la base de datos actual.


Se inicia el Asistente para importación de hojas de cálculo, que hace algunas preguntas sobre los datos.

Siga las instrucciones haciendo clic en Siguiente o Atrás para moverse entre las páginas. En la última página del asistente,

haga clic en Finalizar.

Nota Access preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de finalizar. Si cree que

va a realizar de nuevo la misma operación de importación, haga clic en Sí y escriba los detalles. De este modo, podrá

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#importexcel

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#otherapps


ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#relinadb



reproducir fácilmente la operación haciendo clic en Importaciones guardadas en el grupo Importar de la ficha Datos

externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, la muestra bajo Todas las tablas en el panel de exploración.

Usar el Asistente para analizar tablas para organizar los datos

Tras importar los datos a una tabla de Access, puede usar el Asistente para analizar tablas con el fin de identificar

rápidamente los datos extensibles. El asistente proporciona una manera sencilla de organizar los datos duplicados en

tablas independientes, de modo que se pueden guardar de la manera más eficaz posible. Access conserva la tabla original

como copia de seguridad y, a continuación, crea tablas nuevas que se pueden usar como base para la aplicación de bases

de datos.

Abra la base de datos Access que contiene la tabla que desee analizar.

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Analizar, haga clic en Analizar tabla.

Se inicia el Asistente para analizar tablas.

En caso de que el concepto de normalización sea nuevo para usted, el asistente incluye dos páginas de introducción que

contienen un tutorial breve con botones en los que se puede hacer clic para ver ejemplos. Si no ve esas páginas sino la

casilla de verificación ¿Desea mostrar las páginas de introducción?, actívela y, después, haga dos veces clic en Atrás para

ver la introducción. Si no desea ver de nuevo esas páginas tras leer la introducción, desactive la casilla de verificación.

En la página que comienza con la frase ¿Qué tabla contiene campos con valores repetidos en muchos registros?, seleccione

la tabla que desee analizar y, a continuación, haga clic en Siguiente.

Puede dejar que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, o bien, puede decidirlo usted mismo. Si sigue

las instrucciones del asistente, podrá cambiar el diseño de la tabla en la siguiente página del asistente.

Nota Si deja que el asistente decida qué campos se incluyen en qué tablas, puede que sus decisiones no siempre sean las

más apropiadas para los datos, sobre todo si se trata de una cantidad reducida de datos. Se recomienda comprobar

cuidadosamente los resultados del asistente. En cambio, puede que el asistente sugiera una organización más eficaz, por lo

que es una buena idea probar al menos una vez las decisiones del asistente. Si no le gustan las sugerencias, siempre puede

reorganizar manualmente los campos y hacer clic en Atrás para organizar usted mismo todos los campos.

Haga clic en Siguiente. En esta página debe especificar qué tablas contienen qué campos. Si dejó que el asistente tomara

las decisiones, debería ver varias tablas conectadas mediante líneas de relación. En caso contrario, Access crea una sola

tabla con todos los campos. En ambos casos, se pueden realizar cambios en esta página.

Puede arrastrar campos de una tabla hasta un área en blanco de la página para crear una nueva tabla que contenga esos

campos. Access pedirá un nombre de tabla.

Puede arrastrar campos de una tabla a otra si cree que se van a almacenar más eficazmente en esa otra tabla.

A la mayoría de las tablas se les asigna un campo Id. o Id. único generado. Para obtener más información sobre los campos

Id., haga clic en Sugerencias en la esquina superior derecha del asistente.

Para deshacer un cambio, haga clic en el botón Deshacer.

Para cambiar el nombre de una tabla, haga doble clic en su barra de título, escriba el nuevo nombre y, a continuación,


Tras organizar los campos a su manera, haga clic en Siguiente.

Si el asistente encuentra registros con valores muy similares, los identificará como posibles errores tipográficos y

presentará una pantalla en la que se puede confirmar lo que se va a hacer con ellos. Desplácese por la lista para buscar los

que tengan valores en la columna Corrección y, a continuación, haga clic en el elemento apropiado de la lista desplegable.

Seleccione Dejar tal y como está para que el asistente no cambie el valor. Cuando termine, haga clic en Siguiente.

El asistente le pregunta si desea crear una consulta que se parezca a la tabla original. Si ya ha creado formularios e

informes basados en la tabla original, se recomienda crear esa consulta. Si elige Sí, crear la consulta, el asistente cambia el

nombre de la tabla original anexando "_ANTERIOR" al nombre de la tabla. A continuación, asigna un nombre a la nueva

consulta usando el nombre de la tabla original. Los formularios e informes basados en la tabla usan ahora la consulta para

sus datos y siguen funcionando como antes.

Haga clic en Finalizar.

El asistente crea las nuevas tablas según lo especificado y, a continuación, las abre. Ciérrelas cuando termine de comprobar

los resultados.



Office Access 2007 incluye características que permiten trabajar con datos almacenados en otros programas.

Crear una nueva base de datos de Access que se vincule a datos con otro formato de archivo Puede usar Access para abrir

un archivo con otro formato como un archivo de texto, dBASE o una hoja de cálculo. Access crea automáticamente una base

de datos de Access y vincula el archivo.

Inicie Access.


En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el tipo de archivo que desee abrir en la lista desplegable Tipo de archivo. Si no

está seguro del tipo de archivo, haga clic en Todos los archivos (*.*).

Si es preciso, vaya a la carpeta que contenga el archivo que desee abrir. Cuando encuentre el archivo, haga doble clic en él

para abrirlo.

Siga las instrucciones del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Importar o vincular datos a una base de datos existente de Access Puede importar datos de otros orígenes y programas a

tablas de Access de modo que los datos se encuentren en el archivo de Access, o bien, puede vincular a los datos desde

Access de modo que los datos permanecen en el archivo original (fuera del archivo de Access).

Importar o vincular datos

En la ficha Datos externos, en el grupo Importar, haga clic en el formato en el que estén almacenados los datos.

Puede importar o vincular datos de los formatos siguientes:

Microsoft Office Access

Microsoft Office Excel

Microsoft Windows SharePoint Services

Archivos de texto

Archivos XML

Bases de datos ODBC

Documentos HTML

Microsoft Office Outlook

dBase

Paradox

Lotus 1-2-3

Aparece el cuadro de diálogo Obtener datos externos.

Siga las instrucciones que aparecen en el cuadro de diálogo.

Access importará o vinculará los datos a la base de datos. Para la mayoría de los formatos, es preciso especificar la

ubicación de los datos y elegir cómo se desea almacenar los datos en la base de datos.


Volver al principio


Si la base de datos o el proyecto de Access se creó en Access 2000 o posterior, se puede usar la base de datos o el proyecto

en la versión de Access en la que se creó o en cualquier versión posterior, incluso si el archivo tiene la seguridad

habilitada. Por ejemplo, los archivos de Access 2000 se pueden usar en las versiones desde Access 2000 hasta Office Access

2007 y los archivos de Access 2002-2003 se pueden usar en las versiones desde Access 2002-2003 hasta Office Access 2007.

Puede haber situaciones en las que desee conservar los datos en una versión anterior de Access, pero puede que haya

usuarios con una versión posterior de Access que quieran establecer vínculos a dichos datos y, además, beneficiarse de




algunas de las funciones de la versión posterior. La solución pasa por crear una nueva base de datos "cliente" en la

versión posterior (que incluya formularios, informes, consultas y macros, pero no tablas) y vincularla a las tablas del

archivo de la versión anterior. Siga uno de los siguientes procedimientos, en función de si la base de datos está incluida en

un archivo o si está dividida en una aplicación de cliente/servidor (aplicación de servidor o de cliente: aplicación formada

por un archivo de base de datos "de servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de base de datos "de cliente" en

el que se encuentran los demás objetos de base de datos con vínculos a las tablas “de servidor”.).

Usar una base de datos de Access de un solo archivo en diferentes versiones de Access

Usar una aplicación cliente/servidor en distintas versiones de Access


Si todas las tablas, formularios y otros objetos de la base de datos de Access están incluidos en un archivo .mdb y desea

usar la base de datos en varias versiones de Access, puede crear una base de datos cliente en una versión posterior y

vincularla al archivo original. Los usuarios con la versión anterior de Access podrán seguir usando la base de datos

original. Los usuarios que tengan una versión posterior pueden usar la nueva base de datos cliente para vincular los

mismos datos.

Use el siguiente procedimiento para convertir la base de datos a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access

2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando conserva el formato original de la base de datos original y crea una

copia con el formato especificado.

Cierre el archivo de Access. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una carpeta

compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto.

Inicie Access 2007.


Vaya a la ubicación del archivo que desee convertir y, a continuación, haga doble clic en él para abrirlo.

Nota Si se muestra el cuadro de diálogo Mejoras de base de datos donde se le pregunta si desea mejorar la base de

datos, elija No.

Si se abre un formulario cuando inicie la base de datos, ciérrelo.

Haga clic en el botón de Microsoft Office , seleccione Guardar como y, a continuación, en Guardar base de datos en

otro formato, haga clic en el formato al que desee convertir el archivo.

En el cuadro de diálogo Guardar como, escriba un nombre para la nueva base de datos.

Nota A menos que vaya a guardar la nueva base de datos en otra ubicación, su nombre debe ser diferente del nombre de

la base de datos original. En cualquiera de los casos, suele ser mejor usar un nombre distinto ya que permite diferenciar la

base de datos de cliente de la base de datos de servidor. No obstante, si convierte al formato de Access 2007, la extensión

del nombre de archivo cambia de .mdb a .accdb, por lo que puede usar el mismo nombre de archivo.

Haga clic en Guardar.

Divida la base de datos convertida en una aplicación cliente/servidor siguiendo este procedimiento:

En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mover datos, haga clic en Base de datos de Access.

En el cuadro de diálogo Divisor de base de datos, haga clic en Dividir base de datos.

Escriba un nombre para la base de datos servidor y, después, haga clic en Dividir.

Elimine la base de datos de servidor creada por la herramienta Divisor de base de datos. Tenga cuidado de no eliminar la

base de datos original.

Vincule la nueva base de datos cliente a las tablas de la base de datos original: En la ficha Herramientas de base de datos,

en el grupo Herramientas de base de datos, haga clic en Administrador de tablas vinculadas.

Haga clic en Seleccionar todo y, a continuación, active la casilla de verificación Preguntar siempre por la nueva ubicación.

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#onefile

ms-help://MS.MSACCESS.12.3082/MSACCESS/content/HA10064616.htm#frontendbackend



Haga clic en Aceptar, vaya a la base de datos de la versión anterior y, a continuación, haga doble clic en ella.

Si el proceso se ha realizado correctamente, Access mostrará un mensaje en el que se indica que se han actualizado

correctamente todas las tablas vinculadas seleccionadas.

Ahora, puede mejorar la nueva base de datos de cliente de modo que admita nuevas características para los usuarios que

hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007. Los usuarios con versiones anteriores pueden seguir

usando la base de datos de la versión anterior.

Si lo desea, también puede convertir la nueva base de datos cliente en otra versión. Por ejemplo, si la base de datos

original estaba en formato Access 2000, puede crear una base de datos cliente Access 2002-2003 para los usuarios que

tengan esta versión y un base de datos cliente Access 2007 para los usuarios que tengan esta versión. Ambas versiones

cliente se vincularán a los datos del archivo de Access 2000.



Si la base de datos Access ya es una aplicación cliente/servidor (aplicación de servidor o de cliente: aplicación formada por

un archivo de base de datos "de servidor" que contiene tablas y copias de un archivo de base de datos "de cliente" en el

que se encuentran los demás objetos de base de datos con vínculos a las tablas “de servidor”.), sólo tiene que convertir el

cliente al formato de archivo de Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. No es preciso realizar cambios en la base de

datos de servidor.

El siguiente procedimiento muestra cómo se usa el comando Guardar base de datos como para convertir la base de datos

cliente a cualquiera de los tres formatos más recientes: Access 2000, Access 2002-2003 o Access 2007. Este comando

conserva el formato original de la base de datos original y crea una copia en el formato especificado.

Cierre la base de datos cliente. Si el archivo es una base de datos de Access multiusuario ubicada en un servidor o una

carpeta compartida, asegúrese de que ningún otro usuario lo tenga abierto.

Inicie Access 2007.


Vaya a la ubicación de la base de datos de cliente y, a continuación, haga doble clic en ella para abrirla.


datos, elija No.

Si aparece un formulario cuando abra la base de datos, ciérrelo.






hayan actualizado a Access 2000, Access 2002-2003 o a Access 2007.


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Vea también


Crear informes sencillos

Crear un formulario

Crear una consulta de selección sencilla

Crear una nueva base de datos


Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access











Importar o vincular a los datos de un archivo de texto

Importar o vincular a los datos de un libro de Excel

Importar o vincular a una lista de SharePoint



Mostrar todo

Ocultar todo




¿Qué desea hacer?









































































Plantillas.







ubicación.














Inicie Access.








Haga clic en Crear.







Notas






















Agregar una tabla






















campo.





Lista de campos.





















siguiente sección.














Access.




Sí/No a ese campo.








Guarde la tabla.





















importar.

























artículo.














en Abrir.





















Sugerencias












Volver al principio










En esta sección



















artículo.




Cierre Tabla1.




























de datos.








































los resultados.







Inicie Access.





para abrirlo.











Archivos de texto

Archivos XML

Bases de datos ODBC

Documentos HTML


dBase

Paradox

Lotus 1-2-3






Volver al principio
























mismos datos.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.







































datos de servidor.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.









Volver al principio

Vea también



Crear un formulario




















Mostrar todo

Ocultar todo




¿Qué desea hacer?









































































Plantillas.







ubicación.














Inicie Access.








Haga clic en Crear.







Notas






















Agregar una tabla






















campo.





Lista de campos.





















siguiente sección.














Access.




Sí/No a ese campo.








Guarde la tabla.





















importar.

























artículo.














en Abrir.





















Sugerencias












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En esta sección



















artículo.




Cierre Tabla1.




























de datos.








































los resultados.







Inicie Access.





para abrirlo.











Archivos de texto

Archivos XML

Bases de datos ODBC

Documentos HTML


dBase

Paradox

Lotus 1-2-3






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mismos datos.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.







































datos de servidor.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.









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Vea también



Crear un formulario




















Mostrar todo

Ocultar todo




¿Qué desea hacer?









































































Plantillas.







ubicación.














Inicie Access.








Haga clic en Crear.







Notas






















Agregar una tabla






















campo.





Lista de campos.





















siguiente sección.














Access.




Sí/No a ese campo.








Guarde la tabla.





















importar.

























artículo.














en Abrir.





















Sugerencias












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En esta sección



















artículo.




Cierre Tabla1.




























de datos.








































los resultados.







Inicie Access.





para abrirlo.











Archivos de texto

Archivos XML

Bases de datos ODBC

Documentos HTML


dBase

Paradox

Lotus 1-2-3






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mismos datos.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.







































datos de servidor.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.









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Vea también



Crear un formulario




















Mostrar todo

Ocultar todo




¿Qué desea hacer?









































































Plantillas.







ubicación.














Inicie Access.








Haga clic en Crear.







Notas






















Agregar una tabla






















campo.





Lista de campos.





















siguiente sección.














Access.




Sí/No a ese campo.








Guarde la tabla.





















importar.

























artículo.














en Abrir.





















Sugerencias












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En esta sección



















artículo.




Cierre Tabla1.




























de datos.








































los resultados.







Inicie Access.





para abrirlo.











Archivos de texto

Archivos XML

Bases de datos ODBC

Documentos HTML


dBase

Paradox

Lotus 1-2-3






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mismos datos.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.







































datos de servidor.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.









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Vea también



Crear un formulario




















Mostrar todo

Ocultar todo




¿Qué desea hacer?









































































Plantillas.







ubicación.














Inicie Access.








Haga clic en Crear.







Notas






















Agregar una tabla






















campo.





Lista de campos.





















siguiente sección.














Access.




Sí/No a ese campo.








Guarde la tabla.





















importar.

























artículo.














en Abrir.





















Sugerencias












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En esta sección



















artículo.




Cierre Tabla1.




























de datos.








































los resultados.







Inicie Access.





para abrirlo.











Archivos de texto

Archivos XML

Bases de datos ODBC

Documentos HTML


dBase

Paradox

Lotus 1-2-3






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mismos datos.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.







































datos de servidor.






Inicie Access 2007.




datos, elija No.









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Vea también



Crear un formulario




















Mostrar todo

Ocultar todo




¿Qué desea hacer?









































































Plantillas.







ubicación.














Inicie Access.








Haga clic en Crear.







Notas






















Agregar una tabla






















campo.





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Access > Tablas


Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente ca da registro almacenado en la tabla. Este campo

recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y s e explica cómo agregarlas, definirlas,

cambiarlas o quitarlas.

En este artículo

¿Qué es una clave principal?

Agregar una clave principal autonumérica

Definir la clave principal

Quitar la clave principal

Cambiar la clave principal


Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identific ador exclusivo para cada fila. En una

base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y

claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias

tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por

ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla

Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.
















Clave principal

Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una

tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identif icar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca

debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave

principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.

Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede

cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras

operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre d istinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos

Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilid ad de utilizar una columna que tenga

el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar

este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por

ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemp lo, una tabla Detalles de pedidos que



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Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si

desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú

contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.

6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.

7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o

haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

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Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría

convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener

un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic

en Vista Diseño.

4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Herramientas, haga clic en Clave principal.

Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

Volver al principio


Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin

embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de esos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.




3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que

existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.


1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A

continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a

continuación, presione la tecla SUPR.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.

4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual,

haga clic en Vista Diseño.

5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.


El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos

Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

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Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.

2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

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Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los artículos siguientes: Conceptos básicos del

diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.

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Vea también



Access > Tablas


Cada tabla de la base de datos debe tener un campo o un conjunto de campos que identifiquen inequívocamente cada registro almacenado en la tabla. Este campo

recibe el nombre de clave principal. En este artículo se ofrece una descripción de la finalidad de las claves principales y s e explica cómo agregarlas, definirlas,

cambiarlas o quitarlas.

En este artículo






















Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una

base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y

claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias

tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal. Por

ejemplo, un campo Id. de cliente de la tabla Compradores podría aparecer también en la tabla Pedidos. En la tabla Compradores es la clave principal y en la tabla

Pedidos es una clave externa. Una clave externa, en términos simples, es la clave principal de otra tabla.

Clave principal

Clave externa

A menudo, un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, sirve como clave principal en una tabla. Por ejemplo, en una

tabla Clientes, cada cliente podría tener un número de Id. de cliente distinto. El campo Id. de cliente sería, en ese caso, la clave principal.

Un buen candidato para una clave principal debe tener varias características. En primer lugar, debe identificar inequívocamente cada fila. En segundo lugar, nunca

debe estar vacío ni ser nulo (siempre debe contener un valor). En tercer lugar, casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar. Access utiliza campos de clave

principal para reunir rápidamente los datos de varias tablas.









Un ejemplo de una mala elección de clave principal sería un nombre o una dirección, ya que tanto el nombre como la dirección contienen información que puede

cambiar con el tiempo.

Siempre debe especificar una clave principal para una tabla. Access crea automáticamente un índice para la clave principal, que permite agilizar las consultas y otras

operaciones. Access comprueba también que cada registro tiene un valor en el campo de clave principal y que éste es siempre distinto.

Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna un nombre de campo de "Id." y el tipo de datos

Autonumérico. El campo está oculto de forma predeterminada en la vista Hoja de datos, pero se puede ver en la vista Diseño.

Si piensa que no hay ningún campo o conjunto de campos que pueda constituir una buena clave principal, considere la posibilid ad de utilizar una columna que tenga

el tipo de datos Autonumérico. Este tipo de identificador no es "fáctico", es decir, no contiene información objetiva sobre la fila que representa. Es aconsejable utilizar

este tipo de identificadores porque sus valores no cambian. Una clave principal que contiene datos sobre una fila (un número de teléfono o el nombre de un cliente, por

ejemplo) es más probable que cambie, ya que la propia información "fáctica" podría cambiar.

Una columna con el tipo de datos Autonumérico suele ser una buena clave principal, porque garantiza que no habrá dos Id. de producto iguales.

En algunos casos, tal vez considere conveniente utilizar dos o más campos juntos como clave principal de una tabla. Por ejemp lo, una tabla Detalles de pedidos que



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Cuando crea una nueva tabla en la vista Hoja de datos, Access crea automáticamente una clave principal y le asigna el tipo de datos Autonumérico. Sin embargo, si

desea agregar un campo de clave principal a una tabla que ya existe, debe abrir la tabla en la vista Diseño.




3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla a la que desee agregar la clave principal y, a continuación, en el menú

contextual, haga clic en Vista Diseño.

4. Busque la primera fila vacía disponible en la cuadrícula de diseño de la tabla.

5. En la columna Nombre del campo, escriba un nombre, como IdCliente.

6. En la columna Tipo de datos, haga clic en la flecha desplegable y en Autonumérico.

7. En Propiedades del campo, en Nuevos valores, haga clic en Incremento para usar valores numéricos incrementales para la clave principal, o

haga clic en Aleatorio para utilizar números aleatorios.

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Si tiene una tabla en la que cada registro contiene un número de identificación exclusivo, como un número de Id. o un número de serie o código, ese campo podría

convertirse en una buena clave principal. Para que una clave principal funcione correctamente, el campo debe identificar inequívocamente cada fila, no debe contener

un valor vacío o nulo y casi nunca (o, preferiblemente, nunca) debe cambiar.

Para definir explícitamente la clave principal, debe utilizar la vista Diseño.



3. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla en la que desea establecer la clave principal y, en el menú contextual, haga clic

en Vista Diseño.

4. Seleccione el campo o los campos que desea utilizar como clave principal.

Para seleccionar un campo, haga clic en el selector de filas del campo que desee.

Para seleccionar varios campos, presione la tecla CTRL y haga clic en el selector de filas de cada campo.



Se agrega un indicador de clave a la izquierda del campo o campos que ha especificado como clave principal.

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Cuando quite la clave principal, el campo o campos que hacían la función de clave principal ya no servirán como identificadores principales de un registro. Sin

embargo, al quitar una clave principal no se elimina el campo o los campos de la tabla. Lo que se quita es la designación de clave principal de e sos campos.

Al quitar la clave principal se quita también el índice que se creó para ella.



3. Antes de quitar una clave principal, debe asegurarse de que no interviene en ninguna relación de tabla. Si intenta quitar una clave principal para la que

existe una relación, Access le advertirá de que debe eliminar primero la relación.


1. Si las tablas que intervienen en las relaciones de tabla están abiertas, ciérrelas. No se puede eliminar una relación entre tablas abiertas.

2. En la ficha Herramientas de base de datos, en el grupo Mostrar/Ocultar, haga clic en Relaciones.

3. Si las tablas que participan en la relación de tabla no aparecen, en la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Mostrar tabla. A

continuación, seleccione las tablas que desea agregar en el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga clic en Agregar y luego en Cerrar.

4. Haga clic en la línea de relación de tabla correspondiente a la relación que desea eliminar (la línea se mostrará en negrita al seleccionarla) y, a

continuación, presione la tecla SUPR.

5. En la ficha Diseño, en el grupo Relaciones, haga clic en Cerrar.


4. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla cuya clave principal desee eliminar y, a continuación, en el menú contextual,

haga clic en Vista Diseño.

5. Haga clic en el selector de filas de la clave principal actual.

Si la clave principal consta de un solo campo, haga clic en el selector de filas de ese campo.

Si la clave principal consta de varios campos, haga clic en el selector de filas de todos los campos de la clave principal.


El indicador de clave se quita del campo o campos que especificó previamente como clave principal.

NOTA Cuando guarde una nueva tabla sin definir ninguna clave principal, Access le pedirá que cree una. Si elige Sí, se crea un campo Id. con el tipo de datos

Autonumérico para proporcionar un valor exclusivo para cada registro. Si la tabla ya incluye un campo autonumérico, Access lo utiliza como clave principal.

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Si decide cambiar la clave principal de una tabla, siga estos pasos:

1. Quite la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Quitar la clave principal.

2. Defina la clave principal existente siguiendo las instrucciones de la sección Definir la clave principal.

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Para obtener más información sobre el diseño de bases de datos y la selección de una clave principal adecuada, vea los artícu los siguientes: Conceptos básicos del

diseño de una base de datos y Crear tablas en una base de datos.

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