Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu rất hay, đạt 9 điểm

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ

CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI

CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM

Ngành : KẾ TOÁN

Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Giảng viên hướng dẫn : TS. NGUYỄN THANH NAM

Sinh viên thực hiện : CHÂU DƯƠNG TÚ TRÂN

MSSV: 1054031081 Lớp: 10DKKT3

TP. Hồ Chí Minh, năm 2014

i

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – TÀI CHÍNH – NGÂN HÀNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ

CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI


Ngành : KẾ TOÁN

Chuyên ngành: KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Giảng viên hướng dẫn : TS. NGUYỄN THANH NAM

Sinh viên thực hiện : CHÂU DƯƠNG TÚ TRÂN

MSSV: 1054031081 Lớp: 10DKKT3

TP. Hồ Chí Minh, năm 2014

ii

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của tôi. Những kết quả và các số liệu

trong khóa luận tốt nghiệp được thực hiện tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam, không

sao chép bất kỳ nguồn nào khác. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường về sự

cam đoan này.

TP. Hồ Chí Minh, ngày… tháng … năm 2014

Sinh viên thực hiện

Châu Dương Tú Trân

iii

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS. Nguyễn Thanh Nam đã giúp đỡ em

trong quá trình thực hiện viết khóa luận tốt nghiệp.

Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy, Cô giáo trong Khoa Kế toán – Tài chính –

Ngân hàng đã truyền dạy cho em những kiến thức hữu ích trong suốt những năm học qua.

Em cảm ơn các anh chị bộ phận kế toán của Công ty TNHH Nobland Việt Nam đã tận

tình chỉ bảo trong suốt thời gian em thực tập tại công ty.

Do trình độ còn hạn chế nên bài luận không thể tránh khỏi những sai sót, em rất mong

nhận được sự đánh giá, đóng góp ý kiến của các Thầy cô. Em xin chân thành cảm ơn.

TP.HCM, ngày….tháng.…năm 2014

Sinh viên thực hiện

Châu Dương Tú Trân

iv

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

..........................................................................................................................................

TP.Hồ Chí Minh, ngày……tháng……năm 2014

Giảng viên hướng dẫn

v

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nội dung

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

TK Tài khoản

SXKD Sản xuất kinh doanh

XDCB Xây dựng cơ bản

GĐ Giám đốc

TSCĐ Tài sản cố định

TM Tiền mặt

TGNH Tiền gửi ngân hàng

GBC Giấy báo có

GBN Giấy báo nợ

KH Khách hàng

DP Dự phòng

vi

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Cơ cấu nhân lực ............................................................................................. 40

Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh ....................................................................... 41

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1: Kết cấu tài khoản 111 – Tiền mặt ................................................................. 5

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán tiền VND tại quỹ ................................................................ 9

Sơ đồ 1.3: Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng ................................................. 13

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ hạch toán TGNH bằng VND .............................................................. 15

Sơ đồ 1.5: Kết cấu tài khoản 113 – Tiền đang chuyển ................................................... 19

Sơ đồ 1.6: Sơ đồ hạch toán Tiền đang chuyển ............................................................... 20

Sơ đồ 1.7: Kết cấu tài khoản 131 – Phải thu khách hàng ............................................... 26

Sơ đồ 1.8: Sơ đồ hạch toán Phải thu khách hàng ........................................................... 28

Sơ đồ 1.9: Kết cấu tài khoản 138 – Phải thu khác .......................................................... 29

Sơ đồ 1.10: Kết cấu tài khoản 141 – Tạm ứng ............................................................... 33

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý ........................................................ 38

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ....................................................................... 41

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ .............................................................................................. 44

Sơ đồ 2.4: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty ................................................. 45

Sơ đồ 2.5: Luân chuyển chứng từ thu tiền ..................................................................... 47

Sơ đồ 2.6: Luân chuyển chứng từ chi tiền ...................................................................... 48

Sơ đồ 2.7: Luân chuyển chứng từ thu tiền qua ngân hàng .............................................. 53

Sơ đồ 2.8: Luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền qua ngân hàng ........................... 55

Sơ đồ 2.9: Luân chuyển chứng từ chi tiền qua ngân hàng .............................................. 56

Sơ đồ 2.10: Luân chuyển chứng từ hoạt động bán hàng ................................................ 66

Sơ đồ 2.11: Luân chuyển chứng từ tạm ứng .................................................................. 70

Sơ đồ 2.12: Luân chuyển chứng từ hoàn ứng ................................................................. 71

vii

DANH MỤC CÁC BIỂU MẪU

Biểu mẫu 1.1: Mẫu sổ nhật ký thu tiền........................................................................... 7

Biểu mẫu 1.2: Mẫu sổ nhật ký chi tiền ........................................................................... 8

Biểu mẫu 1.3: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng ...................................................................... 14

Biểu mẫu 1.4: Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt – VND ........................................... 22

Biểu mẫu 1.5: Mẫu sổ nhật ký bán hàng ........................................................................ 27

Biểu mẫu 1.6: Mẫu biên bản đối chiếu công nợ ............................................................. 36

Biểu mẫu 3.1: Mẫu Báo cáo phải thu theo tuổi nợ ......................................................... 80

viii

MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

1.1 Kế toán vốn bằng tiền ................................................................................................ 2

1.1.1 Tổng quan vốn bằng tiền......................................................................................... 2

1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền ..................................................................................... 2

1.1.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền ............................................... 2

1.1.1.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền .................................................................................... 2

1.1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền ................................................................. 2

1.1.1.3 Quy định từng loại tiền ........................................................................................ 3

1.1.1.3.1 Việt Nam Đồng ................................................................................................. 3

1.1.1.3.2 Ngoại tệ ............................................................................................................. 3

1.1.1.3.3 Vàng ................................................................................................................. 3

1.1.1.4 Thủ tục quản lý ................................................................................................... 4

1.1.2 Kế toán tiền mặt ..................................................................................................... 4

1.1.2.1 Đặc điểm ............................................................................................................. 4

1.1.2.2 Chứng từ sử dụng ................................................................................................ 5

1.1.2.3 Sổ kế toán chi tiết ................................................................................................ 6

1.1.2.4 Hạch toán chi tiết ................................................................................................ 9

1.1.2.4.1 Tiền VND tại quỹ ............................................................................................. 9

1.1.2.4.2 Tiền mặt ngoại tệ ............................................................................................ 10

1.1.2.4.3 Vàng tại quỹ ..................................................................................................... 11

1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng ................................................................................... 13

1.1.3.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 13

1.1.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 13

1.1.3.3 Sổ kế toán chi tiết ............................................................................................... 14

1.1.3.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................... 15

1.1.3.4.1 TGNH bằng VND ............................................................................................ 16

1.1.3.4.2 TGNH bằng ngoại tệ ........................................................................................ 17

1.1.3.4.3 Vàng gửi ngân hàng ......................................................................................... 19

1.1.4 Kế toán tiền đang chuyển ...................................................................................... 19

1.1.4.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 19

ix

1.1.4.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 19



1.1.5 Kiểm kê quỹ .......................................................................................................... 20

1.1.5.1 Khái niệm kiểm kê ............................................................................................. 20

1.1.5.2 Mục đích kiểm kê ............................................................................................... 20

1.1.5.3 Phương pháp kiểm kê ......................................................................................... 21

1.1.5.4 Quy trình kiểm kê .............................................................................................. 21

1.2 Kế toán các khoản phải thu ...................................................................................... 24

1.2.1 Tổng quan về các khoản phải thu .......................................................................... 24

1.2.1.1 Khái niệm ........................................................................................................... 24

1.2.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán phải thu ....................................................... 24

1.2.1.2.1 Đặc điểm .......................................................................................................... 24

1.2.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán phải thu ......................................................................... 24

1.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán ......................................................................................... 25

1.2.1.4 Quản lý các khoản phải thu ................................................................................ 25

1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng ................................................................................. 26

1.2.2.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 26

1.2.2.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 26



1.2.3 Kế toán phải thu khác ........................................................................................... 29

1.2.3.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 29

1.2.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 30



1.2.3.4.1 Tài sản thiếu chờ xử lý .................................................................................... 30

1.2.3.4.2 Phải thu khác ................................................................................................... 31

1.2.4 Kế toán tạm ứng .................................................................................................... 32

1.2.4.1 Đặc điểm ............................................................................................................ 33

1.2.4.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................... 33


x


1.2.5 Kiểm kê khoản phải thu khách hàng ...................................................................... 34

1.2.5.1 Khái niệm kiểm kê ............................................................................................ 34

1.2.5.2 Mục đích kiểm kê ............................................................................................... 34

1.2.5.3 Phương pháp kiểm kê ......................................................................................... 34

1.2.5.4 Quy trình kiểm kê .............................................................................................. 35

1.2.5.5 Xử lý chênh lệch ................................................................................................ 36

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC

KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM ......................... 37

2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập ..................................................................... 37

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Nobland Việt Nam ................................ 37

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty ............................................. 38

2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty Nobland Việt Nam ................................................... 38

2.1.3.1 Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý công ty ................................................. 39

2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của từng phòng ban .......................................... 39

2.1.4 Cơ cấu nhân lực trong công ty .............................................................................. 40

2.1.4.1 Cơ cấu nhân lực ................................................................................................. 40

2.1.4.2 Đánh giá sự đáp ứng với tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty ................... 40

2.1.4.2.1 Thuận lợi ......................................................................................................... 40

2.1.4.2.2 Hạn chế ........................................................................................................... 40

2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty trong 3 năm 2011, 2012, 2013

................................................................................................................................. 40

2.1.5.1 So sánh các chỉ tiêu trong 3 năm 2011, 2012, 2013 ........................................... 40

2.1.5.2 Nhận xét, đánh giá ............................................................................................. 41

2.1.6 Giới thiệu phòng kế toán công ty Nobland Việt Nam ........................................... 41

2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán ..................................................................................... 41

2.1.6.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................ 41

2.1.6.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận .......................................................... 41

2.1.6.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty .................................................................. 43

2.1.6.2.3 Chính sách kế toán ......................................................................................... 43

2.1.6.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán .......................................................................... 44

2.1.6.2.5 Hệ thống báo cáo kế toán ............................................................................... 45

xi

2.1.6.2.6 Hệ thống thông tin kế toán ............................................................................. 45

2.1.6.2.7 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán ................................................................. 46

2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty ......... 46

2.2.1 Vốn bằng tiền ........................................................................................................ 46

2.2.1.1 Chính sách quản lý ............................................................................................ 46

2.2.1.2 Tiền mặt ............................................................................................................. 46

2.2.1.2.1 Nguyên tắc kế toán .......................................................................................... 46

2.2.1.2.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 47

2.2.1.2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ ........................................................................ 47

2.2.1.2.4 Hạch toán chi tiết ........................................................................................... 49

2.2.1.2.5 Hệ thống sổ sách kế toán ................................................................................. 49

2.2.1.2.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh ............................................................. 49

2.2.1.3 Tiền gửi ngân hàng ............................................................................................ 53

2.2.1.3.1 Nguyên tắc kế toán .......................................................................................... 53

2.2.1.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 53


2.2.1.3.4 Hạch toán chi tiết ........................................................................................... 57



2.2.1.3 Tiền đang chuyển ............................................................................................... 61

2.2.1.4 Kiểm kê quỹ ...................................................................................................... 61

2.2.1.4.1 Mục đích kiểm kê............................................................................................ 61

2.2.1.4.2 Phương pháp kiểm kê ...................................................................................... 61

2.2.1.4.3 Quy trình thực hiện ......................................................................................... 62

2.2.1.4.4 Xử lý chênh lệch ............................................................................................. 63

2.2.2 Các khoản phải thu ................................................................................................ 64

2.2.2.1 Phải thu khách hàng ........................................................................................... 64

2.2.2.1.1 Chính sách bán hàng và quản lý công nợ ........................................................ 64

2.2.2.1.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 65


2.2.2.1.4 Hạch toán chi tiết ............................................................................................ 66


xii


2.2.2.2 Phải thu khác ..................................................................................................... 67

2.2.2.2.1 Đặc điểm khoản mục ...................................................................................... 67

2.2.2.2.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 67




2.2.2.3 Tạm ứng............................................................................................................. 69

2.2.2.3.1 Chính sách tạm ứng ........................................................................................ 69

2.2.2.3.2 Chứng từ sử dụng ............................................................................................ 69





Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG ................................................... 75

3.1 Nhận xét ................................................................................................................... 75

3.1.1 Ưu điểm ................................................................................................................ 75

3.1.2 Nhược điểm ........................................................................................................... 75

3.2 Kiến nghị.................................................................................................................. 75

3.2.1 Xây dựng mức tồn quỹ .......................................................................................... 75

3.2.2 Thực hiện kiểm kê bất thường ............................................................................... 77

3.2.3 Xây dựng chính sách thu hồi công nợ ................................................................... 78

KẾT LUẬN

1

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế đang trong bối cảnh không ngừng tăng trưởng cùng với đó là sự mở rộng và

phát triển không ngừng của các doanh nghiệp trong và ngoài nước, yêu cầu về chất lượng

của kế toán ngày càng tăng theo sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp để đảm bảo được

sự thể hiện chính xác về tình hình tài chính và hoạt động đúng đắn của các doanh nghiệp

này.

Vốn bằng tiền và các khoản phải thu là một trong các khoản mục quan trọng của một

doanh nghiệp, thể hiện chính xác khả năng thanh toán và phản ánh kết quả hoạt động

kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây lại là những khoản mục nhạy cảm, dễ bị

gian lận, chiếm dụng hoặc cố tình bị làm sai lệch nhằm thể hiện tình hình tài chính khả

quan trái với thực tế của doanh nghiệp

Xuất phát từ những đặc điểm trên và với mong muốn được tìm hiểu rõ hơn về phần hành

Vốn bằng tiền và các Khoản phải thu trong một đơn vị cụ thể, trong thời gian thực tập tại

công ty TNHH Nobland Việt Nam, em đã lựa chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền và các

khoản phải thu tại Công ty TNHH Nobland Việt Nam” để làm đề tài báo cáo và phát triển

lên thành bài luận tốt nghiệp.

Ngoài phần Lời mở đầu và Kết luận, bài khóa luận của em gồm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận Vốn bằng tiền và các Khoản phải thu

Chương 2: Thực trạng công tác Kế toán vốn bằng tiền và các Khoản phải thu tại Công

ty TNHH Nobland Việt Nam

Chương 3: Nhận xét, đánh giá thực trạng

Dù đã cố gắng để hoàn thành bài luận một cách tốt nhất nhưng chắc chắn không thể tránh

khỏi những sai sót do kiến thức còn hạn chế, em rất mong sẽ nhận được sự đánh giá và

góp ý của Thầy, Cô. Em xin chân thành cảm ơn.

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: TS. Nguyễn Thanh Nam

2 SVTH: Châu Dương Tú Trân

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU

1.1 Kế toán vốn bằng tiền

1.1.1 Tổng quan vốn bằng tiền

1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền

Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động của doanh nghiệp được biểu hiện

dưới hình thức tiền tệ bao gồm: Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Vốn

bằng tiền có tính lưu hoạt cao và được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh

nghiệp.

1.1.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

1.1.1.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền

Được trình bày đầu tiên trên Bảng cân đối kế toán và là một khoản mục quan trọng

trong Tài sản ngắn hạn, được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp

nên là khoản có thể bị cố tình trình bày sai lệch.

Vốn bằng tiền bị ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như

thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài khoản tài sản khác của doanh nghiệp.

Số phát sinh của các tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số phát sinh của các tài

khoản khác, vì thế có nhiều khả năng xảy ra sai phạm và khó bị phát hiện nếu không có

một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.

Vốn bằng tiền rất nhạy cảm nên khả năng xảy ra gian lận, biển thủ thường cao hơn

các tài sản khác. Các gian lận rất đa dạng và được che giấu tinh vi, rất khó để ngăn chặn

và phát hiện.

1.1.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền

Từ những đặc điểm trên của vốn bằng tiền, kế toán vốn bằng tiền có nhiệm vụ quan

trọng để hạn chế những rủi ro vốn có của vốn bằng tiền.

Kế toán vốn bằng tiền phải phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh

nghiệp.

Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ nhằm thực hiện chức

năng kiểm soát và phát hiện các trường hợp chi tiêu lãng phí, đồng thời giám sát tình hình

chấp hành chế độ quản lý vốn bằng tiền, chế độ thanh toán.

Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán vốn bằng tiền với sổ quỹ do thủ quỹ

ghi chép và sổ phụ ngân hàng, kịp thời theo dõi phát hiện sự thừa, thiếu vốn bằng tiền của

doanh nghiệp.



1.1.1.3 Quy định từng loại tiền

1.1.1.3.1 Việt Nam Đồng

Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là Đồng Việt

Nam, trừ trường hợp được phép sử dụng một đơn vị tiền tệ thông dụng khác.

1.1.1.3.2 Ngoại tệ

Ở những doanh nghiệp có ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt hoặc gửi vào Ngân hàng phải

quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao

dịch bình quân liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm

phát sinh để ghi sổ kế toán.

Trường hợp mua ngoại tệ về nhập quỹ tiền mặt, gửi vào Ngân hàng bằng Đồng Việt

Nam thì được quy đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá mua hoặc tỷ giá thanh toán.

Trường hợp thanh toán công nợ ngoại tệ thì bên có các TK 1112, 1122 được quy đổi

ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, hoặc đơn vị tiền tệ chính thức sử dụng trong kế toán theo tỷ

giá trên sổ kế toán TK 1112 hoặc TK 1122 theo một trong các phương pháp: Bình quân

gia quyền, nhập trước xuất trước, nhập sau xuất trước hoặc giá thực tế đích danh như một

loại hàng hóa đặc biệt.

Nhóm tài khoản Vốn bằng tiền có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ phải quy

đổi ngoại tệ ra Đồng Việt Nam, đồng thời phải hạch toán chi tiết ngoại tệ theo nguyên tệ.

Nếu có chênh lệch tỷ giá hối đoái thì phản ánh số chênh lệch này trên các TK doanh thu,

chi phí tài chính nếu phát sinh trong giai đoạn SXKD hoặc phản ánh vào TK 413 nếu

phát sinh trong giai đoạn đầu tư XDCB.

Số dư cuối kỳ của các tài khoản vốn bằng tiền có gốc ngoại tệ phải được đánh giá lại

theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà

nước Việt Nam công bố ở thời điểm lập báo cáo tài chính năm.

Ngoại tệ được hạch toán chi tiết theo từng loại nguyên tệ trên TK 007-Ngoại tệ các

loại (Tài khoản ngoài bảng cân đối).

1.1.1.3.3 Vàng

Đối với giá trị vàng phản ánh ở nhóm tài khoản vốn bằng tiền chỉ áp dụng cho các

doanh nghiệp không đăng ký kinh doanh vằng bạc.

Vàng phải theo dõi theo số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị của

từng thứ, từng loại. Giá trị vàng được tính theo giá thực tế (giá hóa đơn hoặc giá được



thanh toán) khi tính giá xuất của vàng có thể áp dụng 1 trong 4 phương pháp tính giá

hàng tồn kho.

Việc nhập, xuất vàng được hạch toán như các loại hàng tồn kho, khi sử dụng để thanh

toán thì hạch toán như ngoại tệ.

1.1.1.4 Thủ tục quản lý

Để hạn chế những sai phạm có thể xảy ra, doanh nghiệp xây dựng các thủ tục quản lý

vốn bằng tiền để có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.

Nhân viên có khả năng và liêm chính là nhân tố quan trọng để đảm bảo một hệ thống

kiểm soát nội bộ hữu hiệu vì không thể kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi các nhân viên

không đủ khả năng, không liêm chính hay cố tình gian lận.

Mỗi cá nhân chỉ được phân công một chức năng trong quá trình xử lý nghiệp vụ, bao

gồm các chức năng xét duyệt nghiệp vụ, ghi chép vào sổ sách kế toán, bảo quản tài sản,

kiểm kê, đối chiếu các số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu thực tế.

Hạn chế tối đa số lượng người được giữ tiền, bằng cách chỉ cho phép một số ít nhân

viên được thu hiện nhằm hạn chế khả năng thất thoát số tiền thu được.

Phân công cho một nhân viên ghi nhận kịp thời các nghiệp vụ thu tiền vào thời điểm

phát sinh nghiệp vụ. Việc ghi nhận kịp thời các khoản thu sẽ hạn chế khả năng chiếm

dụng số tiền thu được.

Số tiền thu được trong ngày được nộp ngay vào quỹ hay ngân hàng để ngăn chặn việc

nhân viên biển thủ tiền thu được từ khách hàng.

Khuyến khích người nộp tiền yêu cầu cung cấp biên lai hoặc phiếu thu tiền để đảm

bảo người thu tiền sẽ nộp đủ các khoản tiền thu được vì số tiền thu được sẽ được kiểm tra

bằng cách đối chiếu với các biên lai hoặc phiếu thu được đánh số thứ tự liên tục trước khi

sử dụng.

Hạn chế gian lận cao từ các khoản chi bằng tiền mặt bằng cách thực hiện tối đa các

khoản chi qua ngân hàng.

Cuối tháng, thực hiện việc đối chiếu giữa số liệu trên sổ sách và thực tế.

1.1.2 Kế toán tiền mặt

1.1.2.1 Đặc điểm

Tài khoản 111-Tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại doanh nghiệp

bao gồm: Tiền Việt Nam Đồng, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý.

Kết cấu tài khoản 111-Tiền mặt:



Sơ đồ 1.1: Kết cấu tài khoản 111 – Tiền mặt

Tài khoản 111-Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2

• Tài khoản 1111-Tiền Việt Nam: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền

Việt Nam tại quỹ tiền mặt.

• Tài khoản 1112-Ngoại tệ: phản ánh tình hình thu, chi, tăng giảm tỷ giá và

tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt quy đổi ra Đồng Việt Nam.

• Tài khoản 1113-Vàng: phản ánh giá trị vàng bạc, kim khí, đá quý nhập,

xuất, tồn quỹ.

1.1.2.2 Chứng từ sử dụng

• Phiếu thu (01-TT): được lập để xác định số tiền mặt, ngoại tệ thực tế nhập

quỹ và là căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ các khoản thu có liên

quan. Đối với ngoại tệ, trước khi nhập quỹ phải được kiểm tra và lập “Bảng kê ngoại tệ”

đính kèm với phiếu thu và phải ghi rõ tỷ giá tại thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền

đồng để ghi sổ.

• Phiếu chi (02-TT): được lập để xác định các khoản tiền mặt, ngoại tệ thực

tế xuất quỹ và là căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ và kế toán ghi sổ kế toán. Khi

chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá xuất tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền

đồng để ghi sổ.

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý nhập quỹ. - Số tiền mặt, ngoại tệ,

vàng bạc, kim khí, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Chênh lệch tăng tỷ giá

hối đoái do đánh giá lại số dư SDCK: Các khoản tiền mặt, ngoại

tệ, vàng bạc, kim khí đá quý tồn quỹ cuối kỳ

Có TK 111 Nợ

- Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý xuất quỹ.

- Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê.

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư cuối kỳ.

SDĐK: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tồn quỹ đầu kỳ.



• Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT): là căn cứ để xét duyệt tạm ứng, làm thủ tục

lập phiếu chi và xuất quỹ cho tạm ứng.

• Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT): liệt kê các khoản tiền đã nhận tạm ứng

và các khoản chi của người nhận tạm ứng làm căn cứ để thanh toán tạm ứng và ghi sổ kế

toán.

• Giấy đề nghị thanh toán (05-TT): được dùng để tổng hợp các khoản đã chi

kèm theo chứng từ để làm thủ tục, căn cứ thanh toán và ghi sổ kế toán trong trường hợp

đã chi nhưng chưa được thanh toán hoặc chưa nhận tạm ứng.

• Bảng kê vàng bạc, kim khí, đá quý (07-TT): dùng để theo dõi về loại, số

lượng, đơn giá, thành tiền của các mặt hàng vàng bạc, kim khí, đá quý.

• Biên bản kiểm kê quỹ - VND (08a-TT): nhằm xác nhận số tiền Việt Nam

tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lỹ quỹ và

làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán số chênh lệch.

• Biên bản kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, đá quý..) (08b-TT):

nhằm xác nhận số ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tồn quỹ thực tế và số thừa, thiếu so

với sổ quỹ trên cơ sở đó tăng cường quản lý và làm cơ sở quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ

kế toán số chênh lệch.

1.1.2.3 Sổ kế toán chi tiết

• Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN): ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền mặt.

Sổ quỹ do thủ quỹ lập và theo dõi.

• Sổ cái TK 111 (S03b-DN)

• Sổ chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113

• Sổ nhật ký chi tiền (S03a1-DN)

• Sổ nhật ký thu tiền



Đơn vị:……….

Địa chỉ:………

Mẫu số: S03a1 – DN

(Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày

20/3/2006 của Bộ trưởng BTC)

SỔ NHẬT KÝ THU TIỀN

Năm:…

Đơn vị tính:………

Ngày,

tháng

ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Ghi

nợ

TK

…

Ghi có các TK

Số

hiệu

Ngày,

tháng … … … …

Tài khoản

khác

Số

tiền

Số

hiệu

A B C D 1 2 3 4 5 6 E

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau

- Sổ này có … trang, đánh số từ trang 01 đến số trang …

- Ngày mở sổ: …

Ngày … tháng … năm

Người lập sổ

(Ký, họ tên)

Kế toán trưởng

(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng

dấu)

Biểu mẫu 1.1: Mẫu sổ nhật ký thu tiền








SỔ NHẬT KÝ CHI TIỀN

Năm:…


Ngày,

tháng

ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Ghi

có

TK

…

Ghi nợ các TK

Số

hiệu

Ngày,

tháng … … … …

Tài khoản

khác

Số

tiền

Số

hiệu

A B C D 1 2 3 4 5 6 E

Số trang trước chuyển sang

Cộng chuyển sang trang sau




Người lập sổ

(Ký, họ tên)


(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng

dấu)

Biểu mẫu 1.2: Mẫu sổ nhật ký chi tiền



1.1.2.4 Hạch toán chi tiết

1.1.2.4.1 Tiền VND tại quỹ

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ hạch toán chi tiết Tiền VND tại quỹ

VAT

Chi phí phát sinh bằng tiền mặt

Thanh toán nợ bằng tiền mặt

VAT

Mua vật tư, hàng hóa, ccdc, TSCĐ…bằng tiền mặt

Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng tiền mặt

Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt

Doanh thu, thu nhập khác bằng tiền mặt

Nhận vốn góp, vốn cấp bằng tiền mặt

Vay ngắn hạn, dài hạn

Lỗ Lãi

Thu hồi các khoản đầu tư

Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ bằng tiền mặt

Thu hồi các khoản phải thu

Gửi tiền vào Ngân hàng

Rút TGNH nhập quỹ TM

TK 1111 TK 1121 TK 1121 TK 1111

TK 141, 144, 244 TK 131, 136, 138

TK 141, 144, 244

TK 121, 128, 221, 222, 223, 228

TK 311, 341

TK 411, 441

TK 511, 512, 515, 711

TK 121, 128, 221, 222, 223, 228

TK 152, 153, 156, 157, 211, 213, 217

TK 331, 315, 331, 333, 334, 336, 338

TK 627, 641, 642, 635, 811

TK 515 TK 635

TK 131

TK 131



1.1.2.4.2 Tiền mặt ngoại tệ.

Các nghiệp vụ liên quan tới tiền mặt ngoại tệ:

(1) Thu nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1112 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng (theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ cao hơn tại

thời điểm ghi nhận nợ.

Trường hợp tỷ giá lúc thu nợ thấp hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu thì khoản

chênh lệch được ghi Nợ TK 635.

(2) Thanh toán nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán (theo tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả)

Có TK 1112 – Ngoại tệ xuất quỹ (theo tỷ giá xuất ngoại tệ)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá tại thời

điểm ghi nhận nợ.

Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá ghi nhận nợ thì khoản chênh lệch

được ghi Nợ TK 635.

(3) Doanh thu, doanh thu tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1112 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 511 – Doanh thu (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 515 – Doanh thu tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 711 – Thu nhập khác (theo tỷ giá thực tế)

(4) Mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…bằng ngoại tệ:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 211 – Tài sản cố định (theo tỷ giá thực tế)


Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá thực tế

Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá thực tế thì khoản chênh lệch được

ghi Nợ TK 635.



(5) Chi phí khác thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (theo tỷ giá thực tế)




ghi Nợ TK 635.

Cuối năm tài chính, tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên

ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Khi phát

sinh lãi, hạch toán:

Nợ TK 1112 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

Có TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Kết chuyển lãi tỷ giá:

Nợ TK 4131 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

Khi phát sinh lỗ, hạch toán:


Có TK 1112 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

Kết chuyển lỗ tỷ giá:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính


1.1.2.4.3 Vàng tại quỹ

Các nghiệp vụ liên quan đến Vàng tại quỹ:

(1) Mua vàng nhập quỹ

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, đá quý nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 111, 112 – Theo giá mua thực tế

(2) Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng

Nợ TK 1113 – Vàng bạc, đá quý nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 3388, 334 – Ký cược, ký quỹ



(3) Khách hàng trả nợ bằng vàng

Nợ TK 1113 – Theo tỷ giá thực tế khi nhận thanh toán

Có TK 131 – Theo giá lúc ghi nhận nợ phải thu

Có TK 515 – Chênh lệch do giá thực tế lúc thanh toán lớn hơn giá lúc ghi

nhận nợ.

Trường hợp giá thực tế lúc thanh toán thấp hơn giá lúc ghi nhận nợ thì khoản


(4) Hoàn trả tiền ký cược, ký quỹ bằng vàng

Nợ TK 3388, 334 – Theo giá thực tế nhận

Có TK 1113 – Theo giá thực tế nhận

(5) Xuất vàng đi ký cược, ký quỹ

Nợ TK 144, 244 – Ký cược, ký quỹ

Có TK 1113 – Theo giá xuất

(6) Xuất vàng thanh toán cho người bán

Nợ TK 331 – Theo giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả.


Có TK 515 – Chênh lệch do giá xuất thấp hơn giá tại thời điểm ghi nhận nợ

phải trả.

Trường hợp giá xuất cao hơn giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả thì ghi Nợ

TK 635.

Cuối kỳ, tiến hành đánh giá lại giá vàng theo giá vàng tại thời điểm cuối kỳ kế

toán được căn cứ theo giá đóng cửa của các sàn giao dịch vàng giao dịch vàng quốc tế

(London, NewYork…) được công bố bởi Bloomberg hoặc Reuters.

Trường hợp giá vàng cuối kỳ cao hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 1113 – Chênh lệch lãi do đánh giá lại giá vàng


Trường hợp giá vàng cuối kỳ thấp hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính

Có TK 1113 – Chênh lệch lỗ do đánh giá lại giá vàng

1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng




Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình

biến động tăng giảm tại ngân hàng của doanh nghiệp.

Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng:

Sơ đồ 1.3: Kết cấu tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện

đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam

• Tài khoản 1122 – Ngoại tệ: phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang

gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam

• Tài khoản 1123 – Vàng: phản ánh số vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào, rút

ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng.


• Ủy nhiệm chi: doanh nghiệp dùng để gửi cho Ngân hàng tại nơi mở tài

khoản để trích một số tiền nhất định trong tài khoản của mình để trả cho người thụ

hưởng. Mẫu của ủy nhiệm chi do Ngân hàng quy định.

• Giấy báo nợ: khi doanh nghiệp rút tiền hoặc thanh toán cho nhà cung cấp

qua ngân hàng.

• Giấy báo có: khi doanh nghiệp gửi tiền hoặc nhận được tiền thanh toán qua

ngân hàng.

SDCK: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tại ngân hàng cuối kỳ

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý gửi vào ngân hàng. - Chênh lệch tăng tỷ giá

hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.

Có Nợ TK 112

- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý rút từ ngân hàng.

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ.

SDĐK: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí, đá quý tại ngân hàng đầu kỳ.



• Bảng sao kê ngân hàng: bảng tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh của doanh

nghiệp qua ngân hàng trong tháng.


• Sổ tiền gửi ngân hàng (S08-DN)

• Sổ cái TK 112




Mẫu số: S08 – DN



SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG

Nơi mở tài khoản giao dịch:………

Số hiệu tài khoản nơi gửi:……….


Ngày,

tháng

ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Số

hiệu

TK

đ/ứng

Số tiền

Ghi

chú Số

hiệu

Ngày,

tháng

Thu

(gửi)

Chi

(rút ra)

Còn

lại

A B C D E 1 2 3 F

- Số dư đầu kỳ

- Số phát sinh trong kỳ

- Cộng số phát sinh trong

kỳ

- Số dư cuối kỳ




Người lập sổ

(Ký, họ tên)


(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu mẫu 1.3: Mẫu sổ tiền gửi ngân hàng




1.1.3.4.1 TGNH bằng VND

Sơ đồ 1.4: Hạch toán chi tiết TGNH bằng VND

1.1.3.4.2 TGNH bằng ngoại tệ

Các nghiệp vụ liên quan đến TGNH bằng ngoại tệ:

VAT

Chi phí phát sinh bằng TGNH

Thanh toán nợ bằng TGNH

VAT

Mua vật tư, hàng hóa, ccdc, TSCĐ…bằng TGNH

Đầu tư ngắn hạn, dài hạn bằng TGNH

Chi tạm ứng, ký cược, ký quỹ bằng TGNH

Doanh thu, thu nhập khác bằng TGNH

Nhận vốn góp, vốn cấp bằng TGNH

Vay ngắn hạn, dài hạn

Lỗ Lãi

Thu hồi các khoản đầu tư

Thu hồi các khoản ký cược, ký quỹ bằng TGNH

Thu hồi các khoản phải thu

Rút tiền gửi NH nhập quỹ tiền mặt

Gửi tiền vào NH

TK 1111 TK 1111 TK 1111 TK 1121

TK 141, 144, 244 TK 131, 136, 138

TK 141, 144, 244

TK 121, 128, 221, 222, 223, 228

TK 311, 341

TK 411, 441

TK 511, 512, 515, 711

TK 121, 128, 221, 222, 223, 228

TK 152, 153, 156, 157, 211, 213, 217

TK 331, 315, 331, 333, 334, 336, 338

TK 627, 641, 642, 635, 811

TK 515 TK 635

TK 131

TK 131



(1) Thu nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1122 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng (theo tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu)

Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá thực tế tại thời điểm thu nợ cao hơn tại

thời điểm ghi nhận nợ.

Trường hợp tỷ giá lúc thu nợ thấp hơn tỷ giá lúc ghi nhận nợ phải thu thì khoản


(2) Thanh toán nợ bằng ngoại tệ:

Nợ TK 331 – Phải trả người bán (theo tỷ giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả)


Có TK 515 – Chênh lệch do tỷ giá xuất ngoại tệ thấp hơn tỷ giá tại thời

điểm ghi nhận nợ.

Trường hợp tỷ giá xuất ngoại tệ cao hơn tỷ giá ghi nhận nợ thì khoản chênh lệch

được ghi Nợ TK 635.

(3) Doanh thu, doanh thu tài chính, thu nhập khác bằng ngoại tệ:

Nợ TK 1122 – Ngoại tệ nhập quỹ (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 511 – Doanh thu (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 515 – Doanh thu tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Có TK 711 – Thu nhập khác (theo tỷ giá thực tế)

(4) Mua vật tư, hàng hóa, công cụ dụng cụ, tài sản cố định…bằng ngoại tệ:

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 156 – Hàng hóa (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 211 – Tài sản cố định (theo tỷ giá thực tế)




ghi Nợ TK 635.



(5) Chi phí khác thanh toán bằng ngoại tệ:

Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng (theo tỷ giá thực tế)

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (theo tỷ giá thực tế)




ghi Nợ TK 635.

Cuối năm tài chính, tiến hành đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá bình quân liên

ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm cuối năm tài chính. Khi phát

sinh lãi, hạch toán:

Nợ TK 1122 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá


Kết chuyển lãi tỷ giá:



Khi phát sinh lỗ, hạch toán:


Có TK 1122 – Chênh lệch do đánh giá lại tỷ giá

Kết chuyển lỗ tỷ giá:

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính


1.1.3.4.3 Vàng gửi ngân hàng

Các nghiệp vụ liên quan đến TK Vàng gửi ngân hàng:

(1) Mua vàng gửi Ngân hàng

Nợ TK 1123 – Vàng nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 111, 112 – Theo giá mua thực tế

(2) Nhận ký cược, ký quỹ bằng vàng

Nợ TK 1123 – Vàng nhập quỹ (theo giá mua thực tế)

Có TK 3388, 334 – Ký cược, ký quỹ



(3) Khách hàng trả nợ bằng vàng

Nợ TK 1123 – Theo tỷ giá thực tế khi nhận thanh toán

Có TK 131 – Theo giá lúc ghi nhận nợ phải thu

Có TK 515 – Chênh lệch do giá thực tế lúc thanh toán lớn hơn giá lúc ghi

nhận nợ.

Trường hợp giá thực tế lúc thanh toán thấp hơn giá lúc ghi nhận nợ thì khoản


(4) Hoàn trả tiền ký cược, ký quỹ bằng vàng

Nợ TK 3388, 334 – Theo giá thực tế nhận

Có TK 1123 – Theo giá thực tế nhận

(5) Xuất vàng đi ký cược, ký quỹ

Nợ TK 144, 244 – Ký cược, ký quỹ


(6) Xuất vàng thanh toán cho người bán

Nợ TK 331 – Theo giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả.


Có TK 515 – Chênh lệch do giá xuất thấp hơn giá tại thời điểm ghi nhận nợ

phải trả.

Trường hợp giá xuất cao hơn giá tại thời điểm ghi nhận nợ phải trả thì ghi Nợ

TK 635.

Cuối kỳ, tiến hành đánh giá lại giá vàng theo giá vàng tại thời điểm cuối kỳ kế

toán được căn cứ theo giá đóng cửa của các sàn giao dịch vàng giao dịch vàng quốc tế

(London, NewYork…) được công bố bởi Bloomberg hoặc Reuters.

Trường hợp giá vàng cuối kỳ cao hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 1123 – Chênh lệch lãi do đánh giá lại giá vàng


Trường hợp giá vàng cuối kỳ thấp hơn giá ghi sổ, hạch toán:

Nợ TK 635 – Chi phí hoạt động tài chính

Có TK 1123 – Chênh lệch lỗ do đánh giá lại giá vàng

1.1.4 Kế toán tiền đang chuyển




Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển: phản ánh các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp

vào Ngân hàng, Kho bạc nhà nước, đã gửi cho bưu điện để chuyển về cho Ngân hàng

nhưng chưa nhận được Giấy báo có, trả cho doanh nghiệp khác hay đã làm thủ tục

chuyển tiền từ Ngân hàng nhưng chưa nhận được Giấy báo nợ hay Bảng sao kê của ngân

hàng.

Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam đồng và ngoại tệ trong các trường hợp như thu

tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng, chuyển tiền qua bưu điện để trả cho các

doanh nghiệp khác, giao tiền tay ba giữa người mua hàng với doanh nghiệp và Kho bạc

Nhà nước.

Kết cấu tài khoản 113 – Tiền đang chuyển:

Sơ đồ 1.5: Kết cấu tài khoản 113 – Tiền đang chuyển

Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển, có 2 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam: phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển.

• Tài khoản 1132 – Ngoại tệ: phản ánh số ngoại tệ đang chuyển.


• Phiếu chi

• Phiếu nộp tiền

• Biên lai thu tiền của Bưu điện

• Phiếu chuyển tiền

• Chứng từ có liên quan khác

SDĐK: Các khoản tiền đang chuyển đầu kỳ.

- Các khoản tiền mặt hoặc séc đã nộp vào Ngân hàng nhưng chưa nhận được GBC. - Chênh lệch tăng tỷ giá

hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ đang chuyển cuối kỳ.

SDCK: Các khoản tiền đang chuyển cuối kỳ.

Có Nợ TK 113

- Số kết chuyển vào TK 112 hoặc các tài khoản có liên quan.

- Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ đang chuyển cuối kỳ.





• Sổ chi tiết TK 1131, TK 1132


Sơ đồ 1.6: Hạch toán chi tiết Tiền đang chuyển

1.1.5 Kiểm kê quỹ

1.1.5.1 Khái niệm kiểm kê

Kiểm kê là việc tiến hành kiểm tra tại chỗ các loại tài sản hiện có của doanh nghiệp

bằng cách cân đo, đong đếm nhằm xác định số tài sản thực có nhằm phát hiện các khoản

chênh lệch giữa số thực tế kiểm kê được với số ghi trên sổ kế toán.

Kiểm kê quỹ là việc tiến hành kiểm tra tài khoản Tiền mặt tại quỹ và Tiền gửi ngân

hàng của doanh nghiệp nhằm xác định số tài sản thực có phù hợp với số dư trên sổ quỹ

tiền mặt và Sổ tiền gửi ngân hàng của doanh nghiệp.

1.1.5.2 Mục đích kiểm kê

Yêu cầu quan trọng nhất của kế toán là việc phản ánh chính xác, nghĩa là số liệu trên

sổ sách phải phù hợp với số hiện có tại cùng thời điểm tương ứng. Tuy nhiên, số liệu thực

tế và số trên sổ sách kế toán vẫn có thể chênh lệch, nguyên nhân chênh lệch có thể là do

việc sai sót trong lập chứng từ, ghi sổ hoặc do việc hao hụt tự nhiên trong quá trình bảo

quản hoặc do việc đo lường không chính xác và nghiêm trọng hơn là do các hành vi gian

lận và tham ô.

Chênh lệch lỗ do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển

TK 413

Nhận được GBC của NH về số tiền đã gửi

NH báo Nợ các khoản tiền đang chuyển đã chuyển trả cho người bán

KH trả tiền, DN đã nộp vào NH nhưng chưa nhận GBC

KH trả nợ bằng vàng bạc, đá quý (3)

Xuất tiền mặt gửi vào NH, chưa nhận GBC

TK 113 TK 1111, 1112

TK 131

TK 131

TK 331

112

Chênh lệch lãi do đánh giá lại số dư ngoại tệ tiền đang chuyển

TK 413



Theo như đặc điểm của vốn bằng tiền là khoản mục quan trọng nhưng nhạy cảm, dễ

bị tham ô thì việc kiểm kê quỹ đóng vai trò quan trọng, giúp đảm bảo sự chính xác về số

liệu, giúp phát hiện những sai sót và gian lận để kịp thời điều chỉnh và phát hiện nguyên

nhân để xử lý.

1.1.5.3 Phương pháp kiểm kê

Tùy theo nội dung của đối tượng kiểm kê mà lựa chọn phương pháp kiểm kê phù hợp,

đối với vốn bằng tiền sẽ tiến hành kiểm kê tiền mặt và kiểm kê tiền gửi ngân hàng.

Kiểm kê tiền mặt sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ tiền Việt Nam Đồng và Ngoại tệ (nếu

có) bằng cách đếm trực tiếp từng loại, sau đó đối chiếu giữa các sổ kế toán, sổ quỹ với số

liệu kiểm kê được.

Kiểm kê tiền gửi ngân hàng sẽ được tiến hành bằng cách đối chiếu số dư của từng tài

khoản chi tiết trên sổ kế toán với sổ ngân hàng.

Tùy theo phạm vi và đối tượng kiểm kê để lựa chọn hình thức kiểm kê. Đối với vốn

bằng tiền, Tiền mặt và Tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm kê định kỳ và kiểm kê bất

thường không quy định trước thời gian. Riêng Tiền mặt tại quỹ còn được Thủ quỹ tiến

hành kiểm kê hằng ngày.

1.1.5.4 Quy trình kiểm kê

Trước khi tiến hành kiểm kê, doanh nghiệp phải thành lập Ban kiểm kê, Kế toán phải

đảm bảo hoàn thành việc hạch toán tất cả các nghiệp vụ phát sinh, khóa sổ đúng thời

điểm để đảm bảo có số liệu chính xác để tiến hành kiểm kê. Người quản lý tài sản phải

sắp xếp, phân loại tài sản để việc kiểm kê được tiến hành thuận tiện, nhanh chóng.

Tiến hành kiểm kê theo phương pháp và phương thức kiểm kê phù hợp.

Sau khi kiểm kê kết thúc, đơn vị kế toán sẽ lập “báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê”

trong đó có đầy đủ chữ ký của Ban kiểm kê. Trường hợp có sự chênh lệch giữa số thực tế

và số trên sổ sách thì phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử

lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ban kiểm kê sẽ chịu trách nhiệm về kết

quả kiểm kê đã thực hiện.

Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước

Thành lập “Ban kiểm kê”: Định kì hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán

trưởng và Ban giám đốc (đột xuất), hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: thủ quỹ, kế

toán thanh toán, Kế toán trưởng và cuối năm tài chính thì có thêm sự có mặt của GĐ.



Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để công việc kiểm kê được thuận lợi và

chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ,

tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê.

Thủ quỹ và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽ tiến

hành việc phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hành

kiểm kê, kiểm tra, đối chiếu.

Thực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, Ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các

loại tiền và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số

kiểm kê được. Đối với tiền gửi Ngân hàng, Ban kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu giữa số dư

trên sổ tiền gửi ngân hàng và số dư được Ngân hàng xác nhận.

Công ty:…………

Địa chỉ:…………

Mẫu số: 08a-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006

của Bộ trưởng BTC)

BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VND)

Số: ………… Hôm này, vào … giờ… ngày … tháng … năm …. Chúng tôi gồm:

- Ông/bà: ………………… Đại diện ………… - Ông/bà: ………………… Đại diện ………… - Ông/bà: ………………… Đại diện …………

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau:

STT Diễn giải Mệnh giá Số lượng (tờ) Số tiền Ghi chú

I Số dư theo sổ quỹ II Số kiểm kê thực tế 1 500.000 2 200.000 3 100.000 4 50.000 5 20.000 6 10.000 7 5.000 8 2.000 9 1.000 10 500 III Chênh lệch (III = I - II)

Lý do: - Thừa:………………………………………………………………………… - Thiếu: …………………………………………………………………….….

Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: ……………………………………………………… Kế toán trưởng

(ký, họ tên) Thủ quỹ

(ký, họ tên) Người đại diện

(ký, họ tên)

Biểu mẫu 1.4: Mẫu biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt - VNĐ



Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ ký xác nhận

vào Bảng kiểm kê quỹ. Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và

phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập Báo

cáo tài chính. Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.

Có các trường hợp xảy ra như sau:

Trường hợp khi kiểm kê phát hiện thiếu:

Phát hiện thiếu, chờ xử lý, hạch toán:

Nợ TK 1381 – Thiếu chờ xử lý

Có TK 111 – Khoản tiền thiếu

Sau khi phát hiện nguyên nhân, xử lý bắt nhân viên bồi thường bằng tiền mặt hoặc

trừ lương, hạch toán:

Nợ TK 111– Khoản tiền thiếu bắt bồi thường

Nợ TK 334 – Khoản tiền thiếu bắt bồi thường

Có TK 1381 – Thiếu chờ xử lý

Phát hiện thiếu, xử lý bằng cách ghi nhận vào chi phí, hạch toán:

Nợ TK 811 – Chi phí khác

Có TK 1381 – Thiếu chờ xử lý

Trường hợp kiểm kê phát hiện thừa:

Phát hiện thừa chờ xử lý, hạch toán:

Nợ TK 111 – Khoản tiền thừa

Có TK 3381 – Thừa chờ xử lý

Phát hiện nguyên nhân thừa do chưa ghi nhận các khoản đã thu, hạch toán:

Nợ TK 3381 – Thừa chờ xử lý

Có TK 131, TK 138 – Khoản tiền thừa

Phát hiện nguyên nhân thừa do ghi nhận các khoản chi nhưng chưa chi, hạch toán:


Có TK 331, TK 641, TK 642 – Khoản tiền thừa

Phát hiện thừa, xử lý bằng cách ghi nhận vào khoản thu nhập khác, hạch toán:


Có TK 711 – Khoản tiền thừa



1.2 Kế toán các khoản phải thu

1.2.1 Tổng quan về các khoản phải thu

1.2.1.1 Khái niệm

Các khoản phải thu là một loại tài sản của doanh nghiệp tính dựa trên tất cả các khoản

nợ, các giao dịch chưa thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay

khách hàng chưa thanh toán cho doanh nghiệp khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ.

1.2.1.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của kế toán phải thu

1.2.1.2.1 Đặc điểm

Khoản Phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu.

Các khoản phải thu là tài sản khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên

chiếm dụng hoặc tham ô.

Các khoản phải thu có mối liên quan mật thiết đến kết quả hoạt động kinh doanh của

doanh nghiệp, do đó là đối tượng để sử dụng các thủ thuật thổi phồng doanh thu và lợi

nhuận của doanh nghiệp.

Nợ phải thu khách hàng được trình bày theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Tuy

nhiên việc lập dự phòng phải thu khó đòi lại dựa vào ước tính của nhà quản lý nên dễ xảy

ra sai sót và khó kiểm tra.

Nếu doanh nghiệp không có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu đối với chu trình

bán hàng thì sẽ dẫn đến việc khó thu hồi các khoản nợ của khách hàng cũng như không

thể phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp trên báo cáo tài chính.

1.2.1.2.2 Nhiệm vụ của kế toán phải thu

Kế toán công nợ phải thu phải theo dõi và phản ánh kịp thời công nợ phát sinh theo

từng đối tượng, từng khoản nợ, hạn nợ.

Ghi chép kịp thời trên hệ thống chứng từ, các sổ chi tiết, sổ tổng hợp của phần hành

các khoản phải thu.

Thực hiện việc giám sát thực hiện chế độ thanh toán công nợ và tình hình chấp hành

các kỷ luật thanh toán tài chính, tín dụng.

Tổng hợp và xử lý các khoản nợ trong hạn, đến hạn, quá hạn và các khoản nợ khó có

khả năng thu hồi để có biện pháp xử lý, giúp cải thiện tình hình tài chính của doanh

nghiệp.



1.2.1.3 Nguyên tắc hạch toán

Các khoản nợ phải thu phải được hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phải thu, theo

từng khoản nợ và từng lần thanh toán. Kế toán có nhiệm vụ theo dõi chặt chẽ từng khoản

nợ phải thu và thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ để tránh tình trạng bị chiếm

dụng vốn hoặc nợ nần dây dưa, khê đọng.

Những khách hàng có quan hệ giao dịch thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn thì định

kỳ hoặc cuối tháng kế toán cần tiến hành kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ đã phát sinh,

đã thu hồi và số nợ còn lại. Nếu cần có thể yêu cầu xác nhận bằng văn bản từ khách hàng.

Các khách hàng không thanh toán các khoản nợ phải thu cho doanh nghiệp bằng tiền

mặt, séc…mà thanh toán bằng hàng hóa hoặc bù trừ giữa nợ phải thu với nợ phải trả hoặc

phải xử lý khoản nợ khó đòi cần có đủ các chứng từ hợp pháp, hợp lệ có liên quan.

Đối với các khoản phải thu có gốc ngoại tệ cần phải được theo dõi cả về nguyên tệ và

cả quy đổi ra Đồng Việt Nam. Cuối mỗi kỳ đều phải điều chỉnh lại số dư.

Các tài khoản phải thu chủ yếu có số dư bên Nợ, nhưng trong quan hệ với từng khách

hàng, từng đối tượng nợ đều có thể xuất hiện số dư bên Có trong trường hợp nhận tiền

ứng trước, trả trước của khách hàng hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu. Cuối kỳ kế

toán, khi lập báo cáo tài chính, khi tính toán các chỉ tiêu phải thu phải lấy số dư chi tiết

của các đối tượng nợ phải thu để lên chỉ tiêu của bảng cân đối kế toán mà không bù trừ số

dư bên Nợ và bên Có.

1.2.1.4 Quản lý các khoản phải thu

Doanh nghiệp xây dựng một chính sách bán hàng rõ ràng, thường xuyên cập nhật

thông tin về tình hình tài chính của khách hàng, chính sách về điều kiện được chiết khấu

thanh toán và giảm giá hàng bán.

Áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, không phân công một người phụ trách nhiều

công việc trong chu trình bán hàng. Khi sử dụng nhiều người phụ trách các công việc

khác nhau sẽ giảm bớt được các hành vi gian lận, tăng cường kiểm tra đối chiếu giữa các

bộ phận sẽ dễ phát hiện sai sót, sai phạm.

Theo dõi chặt chẽ quá trình thu hồi các khoản nợ, bộ phận bán chịu cần phải liệt kê

các khoản nợ phải thu theo tuổi nợ và phân công trách nhiệm đòi nợ cho từng nhân viên

đảm nhận để thu hồi nhanh chóng, chặt chẽ và hiệu quả. Định kỳ, tiến hành đối chiếu với

khách hàng về các khoản nợ, thông báo cho khách hàng các khoản nợ đã đến hạn để

chuẩn bị và doanh nghiệp có thể thu hồi nợ nhanh chóng.



1.2.2 Kế toán phải thu khách hàng


Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và

tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán

sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, cung cấp dịch vụ.

Kết cấu của tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng:

Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản

ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của KH chi tiết theo từng đối

tượng cụ thể. Khi lập Bảng cân đối kế toán phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng

phải thu để ghi cả hai chỉ tiêu bên Tài sản và Nguồn vốn.

Sơ đồ 1.7: Kết cấu tài khoản Phải thu khách hàng


• Hóa đơn bán hàng

• Hóa đơn xuất khẩu

• Giấy xác nhận nợ

• Phiếu thu

• Giấy báo có của ngân hàng

• Thanh lý hợp đồng

SDCK: Số tiền trả trước của KH và số tiền KH trả thừa còn cuối kỳ

SDĐK: Phải thu khách hàng đầu kỳ - Số tiền phải thu của KH

về sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. - Số tiền thừa trả lại cho

khách hàng

SDCK: Phải thu khách hàng cuối kỳ

Có Nợ TK 131

- Số tiền KH đã trả nợ - Số tiền đã nhận ứng trước,

trả trước của KH - Khoản giảm giá hàng bán

cho KH sau khi đã giao hàng và KH khiếu nại

- Doanh thu của số hàng đã bán bị trả lại

- Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua




• Sổ cái tài khoản 131

• Sổ nhật ký bán hàng (S03a4-DN)

• Sổ chi tiết thanh toán với người mua (S31-DN)

• Sổ tổng hợp công nợ phải thu






SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG

Năm:…


Ngày,

tháng

ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

Phải thu

từ người

mua (ghi

nợ)

Ghi có tài khoản Doanh

thu

Số

hiệu

Ngày,

tháng

Hàng

hóa

Thành

phẩm

Dịch

vụ

A B C D 1 2 3 4

Số trang trước chuyển

sang

Cộng chuyển sang trang

sau




Người lập sổ

(Ký, họ tên)


(Ký, họ tên)

Giám đốc

(Ký, họ tên, đóng dấu)

Biểu mẫu 1.5: Mẫu sổ nhật ký bán hàng




Sơ đồ 1.8: Hạch toán chi tiết Phải thu khách hàng

TK 413

Số chưa lập DP

Xóa nợ khó đòi

Số đã lập DP

TK 111, 112

Nhận tiền ứng trước, trả trước của KH

VAT

KH thanh toán nợ bằng hàng hóa

VAT

Chiết khấu thương mại

Hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán

VAT

VAT

Lỗ do đánh giá lại tỷ giá

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nhận được tiền do KH trả

TK 1111

TK 531, 532

TK 131

TK 511

TK 521

TK 411, 441

TK 413

TK 152, 153, 156,…

TK 139

TK 3331 TK 3331

TK 3331

TK 642

Lãi do đánh giá lại tỷ giá

TK 111, 112



1.2.3 Kế toán phải thu khác


Tài khoản 138 – Phải thu khác phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản

ánh ở các Tài khoản phải thu và tình hình thanh toán về các khoản phải thu này.

Kết cấu tài khoản 138 – Phải thu khác:

Sơ đồ 1.9: Kết cấu tài khoản Phải thu khác

Tài khoản 138 – Phải thu khác có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã

thu nhiều hơn số phải thu.

Tài khoản 138 – Phải thu khác có 3 tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý: phản ánh giá trị tài sản bị thiếu

nhưng chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.

• Tài khoản 1385 – Phải thu về cổ phần hóa: phản ánh số phải thu về cổ phần

hóa mà doanh nghiệp đã chi ra như chi phí cổ phẩn hóa, trợ cấp cho lao động thôi việc,

mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa…

• Tài khoản 1388 – Phải thu khác: phản ánh các khoản phải thu của doanh

nghiệp như phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi, phải thu các khoản phải bồi

thường do làm mất tiền, tài sản…ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK

phải thu khác

SDĐK: Phải thu khác đầu kỳ - Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý - Phải thu của cá nhân, tập thể

(trong và ngoài DN) đối với TS thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay - Số tiền phải thu về các khoản

phát sinh khi cổ phần hóa công ty nhà nước - Phải thu về tiền lãi, cổ tức, lợi

nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính - Các khoản nợ phải thu khác SDCK: Các khoản phải thu khác chưa thu được cuối kỳ

Có Nợ TK 138

- Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản có liên quan theo quyết đinh ghi trong biên bản xử lý - Kết chuyển các khoản phải

thu về cổ phần hóa công ty nhà nước - Số tiền đã thu được về các

khoản nợ phải thu khác




• Phiếu thu

• Biên bản xác nhận tài sản thiếu

• Giấy báo Nợ





1.2.3.4.1 Tài sản thiếu chờ xử lý

(1) Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất kinh doanh phát hiện thiếu,

chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý

Nợ TK 1381 – Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214 – Giá trị hao mòn

Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ

(2) TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi

phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý

Nợ TK 214 – Giá trị hao mòn

Nợ TK 466 – Giá trị còn lại của TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án

Nợ TK 353 – Giá trị còn lại của TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi

Có TK 211 – Nguyên giá TSCĐ

Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý

Nợ TK 1381 – Phải thu khác

Có TK 353 – TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi

Có TK 338 – TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án

(3) Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tư, hàng hóa…phát hiện thiếu khi kiểm kê, chưa

xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý


Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Có TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Có TK 155 – Thành phẩm

Có TK 156 – Hàng hóa



(4) Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào

quyết định xử lý, hạch toán

Nợ TK 334 – Số bồi thường trừ vào lương người lao động

Nợ TK 1388 – Phần bắt bồi thường

Nợ TK 632 – Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu theo

quyết định

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý

1.2.3.4.2 Phải thu khác

(1) Trường hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định được nguyên nhân và người chịu

trách nhiệm, căn cứ vào nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, hạch toán:

Nợ TK 1388 – Số phải bồi thường

Nợ TK 334 – Số bồi thường trừ vào lương

Nợ TK 632 – Giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ đi số thu bồi

thường theo quyết định xử lý

Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp

Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung






(2) Các khoản cho vay, cho mượn vật tư, tiền vốn tạm thời và các khoản phải thu khác



Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng





(3) Khi đơn vị nhận ủy thác xuất khẩu chi hộ cho bên ủy thác xuất khẩu các khoản phí

ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác




Có TK 111, 112…

(4) Định kỳ khi xác định tiền lãi phải thu và số cổ tức, lợi nhuận được chia

Nợ TK 111, 112… – Số tiền đã thu được



(5) Khi được đơn vị ủy thác xuất khẩu thanh toán bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế

toán doanh nghiệp nhận úy thác, hạch toán

Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán

Có TK 1388 – Phải thu khác

(6) Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác

Nợ TK 111, 112…


(7) Đối với doanh nghiệp Nhà nước, khi có quyết định xử lý nợ phải thu khác không

có khả năng thu hồi

Nợ TK 111 – Số tiền bồi thường của các nhân, tập thể có liên quan

Nợ TK 334 – Số bồi thường trừ vào lương

Nợ TK 139 – Số được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi

Nợ TK 642 – Số được hạch toán vào chi phí kinh doanh


Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 004 – Nợ khó đòi đã xử lý

(8) Khi doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác cho công ty

mua bán nợ

Nợ TK 111, 112… – Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu

Nợ TK 139 – Số chênh lệch được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi

Nợ các TK liên quan số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số

tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã được bù đắp bằng khoản dự phòng


1.2.4 Kế toán tạm ứng


Tài khoản 141 – Tạm ứng phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người

lao động và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó.



Kết cấu tài khoản 141 – Tạm ứng

Sơ đồ 1.10: Kết cấu tài khoản Tạm ứng


• Giấy đề nghị tạm ứng

• Phiếu chi

• Giấy thanh toán tạm ứng

• Chứng từ thanh toán: hóa đơn, …



• Sổ chi tiết theo dõi tạm ứng

• Bảng tổng hợp TK 141


(1) Khi tạm ứng tiền mặt hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp

Nợ TK 141 – Tạm ứng

Có TK 111, 112, 152…

(2) Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán

tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp

Nợ TK 621, 627, 642...

Có TK 141 – Tạm ứng

Nợ Có TK 141

SDĐK: Số tiền tạm ứng tồn đầu kỳ. - Các khoản tiền, vật tư đã

tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp

SDCK: số tiền tạm ứng tồn cuối kỳ

- Các khoản tạm ứng đã được thanh toán

- Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương

- Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho



(3) Các khoản tạm ứng chi hoặc sử dụng không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho

hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động

Có TK 141 – Tạm ứng

(4) Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập

phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng

Nợ TK 152 – Nguyên vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Nợ TK 331 – Phải trả nhà cung cấp

Nợ TK 621, TK 623, TK 627...


1.2.5 Kiểm kê khoản phải thu khách hàng

1.2.5.1 Khái niệm kiểm kê

Kiểm kê các khoản phải thu là việc kiểm tra việc ghi chép, hạch toán, cập nhật chính

xác các tài khoản phải thu khách hàng, phải thu khác, tạm ứng…,mà chủ yếu là khoản

phải thu khách hàng vì tài khoản này chiếm tỷ trọng lớn trong các khoản phải thu.

1.2.5.2 Mục đích kiểm kê

Đặc điểm của khoản phải thu là khá nhạy cảm với những gian lận như bị nhân viên

chiếm dụng hoặc tham ô và là đối tượng để thổi phồng doanh thu và lợi nhuận của doanh

nghiệp, vì vậy việc kiểm kê nhằm mục đích kiểm tra việc ghi nhận đầy đủ, kịp thời các

khoản phải thu, đảm bảo các khoản đã ghi nhận đều có thực cũng như kiểm tra tuổi của

các khoản nợ để xem xét tính khả quan của việc thu hồi của các khoản nợ này. Đồng thời

có các biện pháp xử lý đối với các sai sót và gian lận được phát hiện.

1.2.5.3 Phương pháp kiểm kê

Định kỳ tiến hành kiểm kê bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản chi tiết trên

sổ kế toán với biên bản đối chiếu công nợ. Ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê, nêu rõ

tên tài khoản được kiểm kê, số dư của từng tài khoản đối chiếu với đơn vị có quan hệ

thanh toán, số chênh lệch nếu có và tìm nguyên nhân chênh lệch, người chịu trách nhiệm

để có xử lý thích hợp.



1.2.5.4 Quy trình kiểm kê

Tùy thuộc vào từng doanh nghiệp mà có quy trình kiểm kê cho phù hợp, thông

thường gồm các bước như sau:

Thành lập ban kiểm kê: việc thành lập ban kiểm kê các khoản nợ phải thu tương tự

như việc thành lập ban kiểm kê quỹ, việc kiểm kê cũng liên quan đến nhiều người, nhiều

đối tượng vì vậy đòi hỏi phải được phân công, tổ chức, thiết kế cho phù hợp.

Doanh nghiệp sẽ công bố lịch cụ thể để kiểm kê đến các phòng ban có liên quan. Ban

kiểm kê các khoản nợ phải thu được lập sẽ bao gồm kế toán có nhiệm vụ liên quan đến

công nợ phải thu như kế toán thanh toán, kế toán công nợ, kế toán trưởng và cuối kỳ kế

toán sẽ có thêm sự có mặt của đại diện Ban Giám đốc.

Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: tương tự như kiểm kê quỹ, để việc

kiểm kê các khoản phải thu được tiến hành thuận lợi và chính xác, kế toán sẽ phải phản

ánh và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan trong kỳ, tiến hành khóa sổ

đúng hạn để có được số liệu chính xác trước khi tiến hành việc kiểm kê.

Kế toán công nợ sau khi nhận được thông báo hoặc nhận được yêu cầu kiểm kê sẽ tiến

hành phân loại, sắp xếp chứng từ theo từng mã khách hàng để thuận tiện trong việc kiểm

kê, giúp việc kiểm kê được tiến hành nhanh chóng.

Thực hiện kiểm kê: đối với các khoản nợ phải thu, Ban kiểm kê tiến hành đối chiếu

giữa Sổ chi tiết và Sổ cái của tài khoản nợ phải thu. Xem xét Bảng số dư phân tích theo

tuổi nợ để đối chiếu với số dư chi tiết của khách hàng có liên quan và đối chiếu với Biên

bản đối chiêu công nợ đã được Khách hàng xác nhận.

Xử lý kết quả kiểm kê: sau khi kết thúc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ ký xác nhận vào

Báo cáo kiểm kê. Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và phản ánh

số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan. Người lập và người ký sẽ

phải chịu trách nhiệm với kết quả kiểm kê.



CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

_***_

BIÊN BẢN ĐỐI CHIẾU CÔNG NỢ

Hôm nay, ngày….tháng…năm…., đại diện 2 biên gồm có:

Bên A: CÔNG TY………………………………………

Địa chỉ:………………………………………….

Đại diện:…………………………………………

Điện thoại:……………..

Fax:…………………….

Chức vụ:…………….....

Bên B: CÔNG TY………………………………………

Địa chỉ:………………………………………….

Đại diện:…………………………………………

Điện thoại:……………..

Fax:…………………….

Chức vụ:…………….....

Cùng tiến hành đối chiếu công nợ từ ngày………….đến ngày…………..chi tiết như sau:

STT Số hóa

đơn

Ngày hóa

đơn

Số dư

đầu

Mua

hàng

Thanh

toán

Tăng

khác

Giảm

khác Số dư cuối

CỘNG

Như vậy, tính đến ngày………. Bên A còn phải trả cho Bên B số tiền là…………………

Xin Quý khách vui lòng kiểm tra, ký xác nhận và phản hồi lại cho chúng tôi. Nếu phát hiện sai sót vui

lòng phản hồi ngay cho chúng tôi. Trong vòng…ngày kể từ ngày nhận được biên bản này, nếu không

nhận được phản hồi của quý khách thì xem như Quý khách đã đồng ý với số liệu trên. Cảm ơn sự hợp tác

của Quý khách.

Biên bản này được lập thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản có giá trị như nhau.

ĐẠI DIỆN BÊN A

(ký, họ tên)

ĐẠI DIỆN BÊN B

(ký, họ tên)

Biểu mẫu 1.6: Mẫu Biên bản đối chiếu công nợ

1.2.5.5 Xử lý chênh lệch

Phát hiện chênh lệch thiếu, sau khi xác nhận được nguyên nhân là do chưa ghi nhận

khoản phải thu đã phát sinh, hạch toán bổ sung:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng

Phát hiện chênh lệch tăng, sau khi xác nhận nguyên nhân là do chưa ghi nhận khoản

khách hàng đã thanh toán, hạch toán điều chỉnh:

Nợ TK 111, TK 112 – Khoản chênh lệch

Có TK 131 – Phải thu khách hàng.



Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu khái quát về đơn vị thực tập 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển công ty Nobland Việt Nam

Công ty TNHH NOBLAND Việt Nam là loại hình công ty TNHH, được thành lập

theo luật đầu tư của nước ngoài, vốn đầu tư của công ty là 100% vốn nước ngoài, chuyên

gia công và kinh doanh các loại hàng may mặc do công ty sản xuất, là đơn vị được đầu tư

bởi công ty mẹ là Công ty NOBLAND International, Inc.

Công ty được cấp giấy chứng nhận đầu tư lần đầu số 118/GP-KCN-HCM ngày

07/02/2002 do Ban quản lý các Khu chế xuất và Công nghiệp Thành phố Hồ Chí Minh

cấp.

Trong quá trình hoạt động công ty được cấp các giấy phép điều chỉnh sau: Giấy chứng

nhận thay đổi lần thứ nhất số: 412043000296 ngày 05 tháng 10 năm 2009. Giấy chứng

nhận thay đổi lần thứ hai số: 412043000296 ngày 22 tháng 12 năm 2010.

Công ty TNHH Nobland Việt Nam là đơn vị kinh tế độc lập về tài chính, có tư cách

pháp nhân và được sử dụng con dấu riêng.

Tên công ty: Công ty TNHH Nobland Việt Nam.

Tên giao dịch quốc tế: NB Vietnam Co.,ltd.

Mã số thuế: 0302544944

Địa chỉ: Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp,Phường Hiệp Thành, Quận

12, TP.HCM.

Số điện thoại: (08) 3717 6300 - 3717 6301.

Fax: (08) 3717 6302.

Webside: www.Nobland.com

Hội đồng thành viên: Ông Kim Ki Hong Chủ tịch

Người đại diện theo pháp luật:

Ông Kim Chung Kuk Tổng Giám đốc (từ ngày 25 tháng 8 năm 2011)

Ông Park Sang Man Tổng Giám đốc (đến ngày 25 tháng 8 năm 2011)

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty

STT Tên ngành Mã ngành Ngành chính

1 May trang phục (trừ trang phục từ lông

da thú)

1410 Y

Tổng số vốn:

http://www.nobland.com/



Vốn Đầu tư: 26.000.000,00 USD tương đương 423.600.000.000 VND

Vốn điều lệ: 17.000.000,00 USD tương đương 271.100.000.000 VND

Thời hạn hoạt động của công ty là 30 năm kể từ ngày cấp giấy phép đầu tư đầu tiên.

Lúc đầu cơ sở vật chất và nhân lực còn thiếu thốn, số lượng nhân công ban đầu chỉ có

300 người nhưng qua thời gian dài hoạt động, công ty đã từng bước ổn định và không

ngừng phát triển, số công nhân hiện tại là 2.975 người, trong đó nhân viên Hàn Quốc là

25 người. Hiện tại, công ty đã trở thành một trong những công ty đứng đầu trong lĩnh vực

gia công sản xuất hàng may mặc, tạo được uy tín với đông đảo khách hàng, trong đó có

hai khách hàng chính là KNIT và WOVEN.

Với diện tích rộng hơn 14.000m2, nằm trên lô đất rộng hơn 26.000m2, số máy móc

hơn 1.800 cái với nhiều loại và đến tháng 12/2013 là 2.000 cái, công ty đã góp phần giải

quyết công ăn việc làm cho nhiều lao động trong nước. Bên cạnh những thuận lợi và

thành công mà công ty đã đạt được thì không thể tránh những trở ngại, khó khăn từ các

đối thủ cạnh tranh trên thị trường.

2.1.3 Bộ máy tổ chức của công ty Nobland Việt Nam

2.1.3.1 Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý công ty

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ hệ thống tổ chức bộ máy quản lý

BAN GIÁM ĐỐC

Phòng Hành chính

nhân sự

Phòng xuất nhập khẩu

Phòng kiểm

tra chất lượng

Phòng kế toán

Phòng kỹ

thuật

Phân xưởng

Trợ lý Thư ký

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ



2.1.3.2 Chức năng và nhiệm vụ cơ bản của từng phòng ban

Phòng Hành chính nhân sự: Thực hiện các chính sách về tuyển dụng và đào tạo cán

bộ công nhân viên, quản lý hồ sơ, lý lịch công nhân viên, thống kê và quản lý lao động

trong công ty, tham gia giúp Ban Giám Đốc nghiên cứu xây dựng kế hoạch triển khai,

giám sát, thực hiện kinh nghiệm, cải tiến và hoàn thành công tác tổ chức.

Phòng xuất nhập khẩu: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của BGĐ công ty, thực hiện các

nhiệm vụ soạn thảo, xem xét hợp đồng công ty như hợp đồng mua bán ngoại thương, hợp

đồng úy thác, hợp đồng gia công. Tham mưu cho GĐ khi giao dịch đàm phán, ký kết hợp

đồng với khách hàng trong và ngoài nước, thanh lý khi hết hợp đồng gia công.

Theo dõi thường xuyên và kịp thời tiến độ của mỗi đơn hàng, theo dõi và nhận những

đơn hàng mới , đồng thời đảm bảo đúng chất lượng mẫu mã và thời hạn của các đơn hàng

cũ. Theo dõi thường xuyên và sản xuất kịp tiến độ đáp ứng nhu cầu khách hàng, sản xuất

đảm bảo chất lượng và đúng thời hạn.

Phòng kiểm tra chất lượng: Kiểm tra chất lượng thành phẩm trước khi gửi chuyển

cho khách hàng, đảm bảo chất lượng theo đúng hợp đồng đã thỏa thuận.

Phòng kế toán: Quản lý việc sử dụng vốn của công ty, theo dõi tình hình ghi chép sổ

sách, tính toán và phản ánh kịp thời các số liệu hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng

tài sản, vật chất và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tổng hợp và phân

tích tình hình thu chi, lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế của công ty.

Phòng kỹ thuật: Chịu trách nhiệm về kỹ thuật trong công ty, kiểm tra theo dõi việc

sử dụng phương tiện, máy móc trong công ty. Chủ trì việc nâng cấp, bảo dưỡng, sửa chữa

cho các phương tiện, thiết bị.

Phân xưởng: Hoàn thành các công đoạn sản xuất, sau đó chuyển sang bộ phận thành

phẩm. Nghiên cứu, tham gia đề xuất với BGĐ về công tác kỹ thuật, thiết kế lắp đặt, cải

tiến máy móc một cách hiệu quả nhất.

2.1.4 Cơ cấu nhân lực trong công ty

2.1.4.1 Cơ cấu nhân lực

Phòng ban Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

Ban Giám Đốc 02 02 02

Phòng Hành chính nhân sự 08 10 10

Phòng Xuất nhập khẩu 11 12 14

Phòng Kế toán 03 05 05



Phòng Kiểm tra chất lượng 10 15 20

Phòng Quản lý đơn hàng 10 12 20

Phân xưởng Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

Phân xưởng 1 1125 1574 1954

Phân xưởng 2 897 994 1021

Bảng 2.1: Cơ cấu nhân lực tại công ty

2.1.4.2 Đánh giá sự đáp ứng với tình hình sản xuất kinh doanh tại công ty

2.1.4.2.1 Thuận lợi

Công ty có bộ máy nhân lực có chuyên môn cao, có năng lực đáp ứng được với yêu

cầu ngày càng phát triển của Công ty.

Công nhân có tay nghề và được đào tạo để nâng cao tay nghề nhằm đảm bảo chất

lượng và uy tín của công ty.

2.1.4.2.2 Hạn chế

Số lượng công nhân trong các phân xưởng ngày càng tăng để đáp ứng nhu cầu nhận

các hợp đồng gia công ngày càng nhiều của công ty, tuy nhiên việc gia tăng số lượng này

gây khó khăn trong việc quản lý, cũng như việc tạo kiều kiện cơ sở tốt nhất cho công

nhân làm việc.

Mặt hàng chính là quần áo nên khả năng xảy ra cháy nổ, hỏa hoạn là rất cao, công ty

phải cố gắng rất nhiều trong việc đảm bảo an toàn.

2.1.5 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty trong 3 năm 2011,

2012, 2013

2.1.5.1 So sánh các chỉ tiêu trong 3 năm 2011, 2012, 2013

STT Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

1 Doanh thu 285.941.675.709 298.402.154.214 302.536.844.710

2 Lợi nhuận gộp

(LN-GVHB)

77.139.533.061 64.700.781.991 50.401.898.420

3 Lợi nhuận thuần 624.108.199 19.360.379.088 (12.845.521.658)

4 Lợi nhuận trước thuế 998.262.744 19.613.197.270 (16.221.969.000)

5 Lợi nhuận sau thuế 998.262.744 17.592.730.676 (14.845.309.810)

Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm



2.1.5.2 Nhận xét, đánh giá

Doanh thu của công ty ngày càng cao, chứng tỏ khả năng phát triển không ngừng của

công ty. Công ty không ngừng cải tiến sản xuất và cải tiến quản lý đảm bảo đúng yêu cầu

kỹ thuật, đúng thời gian, chất lượng tốt và giá cả phải chăng. Công ty mở rộng sản xuất,

cải tiến trang thiết bị và linh hoạt trong việc thay đổi mẫu mã sản phẩm nhằm mục đích

phát triển công ty, đảm bảo đời sống cho toàn bộ công nhân viên trong công ty.

Tuy nhiên chi phí các nguyên vật liệu, nhân công cũng ngày càng tăng dẫn tới việc lợi

nhuận tăng không đáng kể. Trong những năm gần đây, các công ty có mô hình hoạt động

giống Nobland Việt Nam xuất hiện rất nhiều gây khó khăn cho công ty.

Trong tương lai, công ty sẽ mở rộng thị trường và đa dạng hóa các mặt hàng xuất

khẩu sang các nước: Đức, Anh, Trung Quốc…Thực hiện việc khuyến khích tăng năng

suất lao động, chất lượng sản phẩm nhằm đảm bảo và thực hiện mục tiêu “Hàng lỗi 0%”

với phương châm “Năng suất – Chất lượng – Hiệu quả”.

2.1.6 Giới thiệu phòng kế toán công ty Nobland Việt Nam

2.1.6.1 Tổ chức bộ máy kế toán

2.1.6.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

2.1.6.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận

Kế toán trưởng: Có nhiệm vụ tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán của công

ty, tham mưu và chịu trách nhiệm với Giám Đốc về các hoạt động tài chính của công ty,

tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế toán trong nội bộ và kiểm tra tính trung thực của các

báo cáo trước khi chuyển cho Giám Đốc xét duyệt.


Kế toán công nợ

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán

Thủ quỹ



Kế toán tổng hợp: Hỗ trợ kế toán trưởng, có trách nhiệm hướng dẫn việc chấp hành

các chế độ, thể lệ về kế toán tài chính cho các nhân viên có liên quan. Đồng thời làm

nhiệm vụ của một kế toán tổng hợp: tập hợp chi phí theo số liệu phát sinh, tổ chức ghi

chép, tổng hợp số liệu nhập xuất, tiêu thụ, theo dõi các loại vốn, các quỹ của công ty,

theo dõi các khoản thuế như thuế GTGT, thuế môn bài…, xác định lãi lỗ, lập báo cáo tài

chính, báo cáo thuế.

Kế toán thanh toán: Theo dõi việc chấp hành trong thu chi và quản lý tiền mặt, tiền

gửi ngân hàng, quản lý ngoại tệ cũng như phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số liệu

hiện có và tình hình luân chuyển vốn.

Kế toán thanh toán đảm nhận thực hiện việc nộp thuế (nhập khẩu, VAT…) hàng nhập

khẩu và phụ trách việc lập, quản lý, tất toán…các hợp đồng tín dụng, các khoản lãi của

tiền gửi và tiền vay.

Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ, kế toán thanh toán phối hợp với các bộ phận kế

toán có liên quan, kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp của các chứng từ này theo quy định của

Nhà nước.

Tiến hành việc hạch toán các bút toán có liên quan đến việc thu, chi tiền mặt , tiền gửi

ngân hàng và phản ánh các khoản thu, chi này vào phần mềm kế toán, định kì thực hiện

việc khóa sổ và lập các báo cáo quỹ và sổ quỹ tiền mặt.

Kế toán thanh toán còn có nhiệm vụ thực hiện việc giao dịch với ngân hàng như: rút

tiền, chuyển tiền, đối chiếu các chứng từ với sổ phụ ngân hàng.

Định kỳ, tiến hành kiểm kê các khoản tiền mặt và tiền gửi ngân hàng hoặc kiểm kê

bất thường theo yêu cầu của kế toán trưởng và Ban giám đốc. Tiến hành điều chỉnh, xử

lý, hạch toán các chênh lệch nếu có.

Cuối kỳ kế toán, kế toán thanh toán tiến hành đánh giá lại tỷ giá của các khoản tiền

mặt và tiền gửi ngân hàng có gốc ngoại tệ.

Kế toán công nợ: Theo dõi các khoản công nợ giữa công ty với khách hàng và nhà

cung cấp. Lập các báo cáo về các khoản công nợ để báo cáo lên kế toán trưởng vả Giám

Đốc.

Hằng ngày kế toán công nợ tiến hành cập nhật doanh số và doanh thu trong ngày phát

sinh theo quy định.

Định kỳ lên lịch thông báo và đôn đốc việc thu hồi công nợ đồng thời đối chiếu công

nợ với khách hàng, giải quyết các thắc mắc khi khách hàng có yêu cầu.



Thủ quỹ: Đảm nhận việc thu chi tiền mặt, lưu trữ hồ sơ, cập nhật chứng từ, báo cáo

quỹ hàng ngày, lưu trữ các chứng từ sổ sách có liên quan.

2.1.6.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty

2.1.6.2.1 Chính sách kế toán

Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số

15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, thông tư 244/2009/TT-

BTV ngày 31/12/2009 và các Thông tư hướng dẫn sửa đổi, bổ sung có liên quan.

Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.

Hình thức sổ kế toán áp dụng: Nhật ký chung

Đơn vị tiền tệ sử dụng hạch toán: Đồng Việt Nam (VNĐ)

Các giao dịch bằng ngoại tệ: Các khoản mục tài sản và nợ phải trả có gốc bằng đơn vị

tiền tệ khác VND được quy đổi sang VND theo tỷ giá hối đoái của ngày kết thúc niên độ

kế toán. Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VND trong năm được quy đổi sang

VND theo tỷ giá hối đoái theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch. Tất cả các khoản chênh

lệch tỷ giá hối đoái được ghi nhận vào báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Tiền: Tiền bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn

Các khoản phải thu: Các khoản phải thu khách hàng và các khoản phải thu khác được

phản ánh theo nguyên giá trừ đi dự phòng phải thu khó đòi.

Hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng

tồn kho và tính giá trị hàng tồn kho theo phương pháp bình quân gia quyền.

Khấu hao: Khấu hao được tính theo phương pháp đường thẳng dựa trên thời gian hữu

dụng ước tính của tài sản theo quy định tại Thông tư số 203/2009TT-BTC ngày 20 tháng

10 năm 2009 của Bộ Tài chính, cụ thể:

Nhà cửa: 10 – 25 năm

Máy móc và thiết bị: 03 – 05 năm

Phương tiện vận chuyển: 05 – 06 năm

Dụng cụ văn phòng: 03 – 05 năm

Quyền sử dụng đất: 30 – 40 năm

Phần mềm máy vi tính: 05 năm

Thuế: Theo các điều khoản trong Giấy phép Đầu tư, Công ty có nghĩa vụ nộp cho Nhà

nước thuế thu nhập bằng 10% trên lợi nhuận tính thuế và được miễn thuế thu nhập trong

4 năm bắt dầu từ năm đầu tiên có lợi nhuận tính thuế và được miễn thuế thu nhập trong 4



năm tiếp theo. Tuy nhiên theo Thông tư 134/2007/TT-BTC ngày 23 tháng 11 năm 2007,

Công ty có nghĩa vụ nộp cho Chính phủ thuế thu nhập tại thuế suất bằng 15% trên lợi

nhuận tính thuế và được miễn thuế thu nhập trong 3 năm (từ năm 2003 đến 2005) bắt đầu

từ năm đầu tiên có lợi nhuận tính thuế (2003) và giảm 50% thuế thu nhập trong 7 năm

tiếp theo (từ năm 2006 đến 2012). Tất cả các miễn giảm thuế trên sẽ không áp dụng với

các khoản thu nhập khác, các khoản thu nhập khác này sẽ chịu thuế suất 25%.

Trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung bằng phần mềm máy tính:

Sơ đồ 2.3: Trình tự ghi sổ bằng phần mềm máy tính

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính: hàng ngày, kế toán căn

cứ vào các chứng từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra, xét duyệt để hạch

toán, nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán theo các phần hành, các bảng mẫu đã được thiết

kế sẵn trên phần mềm. Phần mềm sẽ tự động cập nhật vào các sổ kế toán tổng hợp và các

sổ, thẻ chi tiết có liên quan.

Cuối tháng hoặc tại bất kì thời điểm cần thiết nào, kế toán đều có thể thực hiện thao

tác khóa sổ và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết đều

được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác theo các thông tin đã được nhập

trong kì. Kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ với BCTC khi đã thực hiện

thao tác in ấn.

2.1.6.2.2 Hệ thống báo cáo kế toán

Công ty sử dụng hệ thống báo cáo ban hành theo quyết định số 167/2000/QĐ-BTC

ngày 25/10/2000 và sửa đổi theo thông thông số 89/2002/TT-BTC ngày 09/10/2002 của

Bộ Tài Chính.

PM kế toán Genuwin

Máy vi tính

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại

Sổ kế toán: -Sổ KT tổng hợp -Sổ KT chi tiết

-BCTC -BC quản trị



Hệ thống báo cáo của công ty gồm:

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

• Bảng cân đối kế toán (Mẫu số B 01 – DN)

• Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (Mẫu số B 02 – DN)

• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Mẫu số B 03 – DN)

• Thuyết minh Báo cáo tài chính (Mẫu số B 09 – DN)

BÁO CÁO THUẾ GTGT

• Tờ khai thuế GTGT (Mẫu số 01/GTGT)

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn chứng từ (Mẫu số BC_26/HĐ)

BÁO CÁO THUẾ THU NHẬP DOANH NGHIỆP

• Tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (Mẫu số 02Đ/TNDN)

2.1.6.2.3 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty

Sơ đồ 2.4: Mô tả hệ thống thông tin kế toán tại công ty

Tại công ty, các thông tin đầu vào bao gồm các dữ liệu cung cấp thông tin cho việc

hạch toán như chứng từ: hóa đơn, giấy báo nợ, giấy báo có, phiếu thu, phiếu chi, bảng

chấm công...., sổ sách để quản lý. Sau khi nhận được các chứng từ liên quan, kế toán sẽ

tiến hành thủ tục xét duyệt, kiểm tra, đối chiếu, sau đó nhập vào phần mềm kế toán

Genuwins trên máy tính, tiến hành hạch toán từ các dữ liệu, thông tin đã được cài đặt và

cập nhật trong phần mềm. Định kỳ hoặc theo yêu cầu, kế toán tiến hành xuất và in báo

cáo và sổ cho Ban lãnh đạo xem xét, Báo cáo tài chính sẽ giúp Ban lãnh đạo biết được

tình hình kinh doanh của công ty, từ đó đưa ra các đề xuất và hướng phát triển cho công

ty. Cuối kỳ kế toán, Kiểm toán viên sẽ tiến hành kiểm toán sự chính xác, trung thực

BCTC của công ty về đưa ra ý kiến, cũng như đề nghị chỉnh sửa khi phát hiện sai sót.

Kế toán viên

Phần mềm kế toán

Phần cứng

Cơ sở dữ liệu

Thủ tục kiểm tra

DỮ LIỆU KẾ TOÁN

(Chứng từ, sổ sách...)

THÔNG TIN KẾ TOÁN

(Báo cáo tài chính, báo

cáo quản trị)



2.1.6.2.4 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Công ty thường xuyên kiểm tra công tác kế toán, hằng năm công ty nhận sự kiểm toán

của các công ty kiểm toán theo quy định của nhà nước trước khi nộp các báo cáo.

Định kỳ tiến hành việc đối chiếu sổ sách hoặc tiến hành kiểm tra bất thường đối với

các khoản mục nhạy cảm, có mức độ rủi ro cao, dễ bị nhân viên chiếm dụng, gian lận.

2.2 Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu tại công ty

2.2.1 Vốn bằng tiền

2.2.1.2 Chính sách quản lý

Tại Công ty, khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến Vốn bằng tiền, Kế toán sẽ

phản ánh ngay vào sổ.

Để tránh gian lận, Kế toán và Thủ quỹ của công ty độc lập với nhau (bất kiêm nhiệm).

Để bảo vệ tiền mặt tồn quỹ, công ty sử dụng két sắt và mã số két sắt được giữ bí mật

theo quy định.

Các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền như: Hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi…được

đánh số trước và liên tục.

Các khoản chi lớn được thực hiện qua Ngân hàng và được xét duyệt bởi Giám đốc và

Kế toán trưởng.

Tại Ngân hàng, Công ty mở chi tiết tài khoản tiền VND và USD, định kỳ kế toán đối

chiếu giữa sổ TGNH và sổ phụ ngân hàng.

Cuối kỳ kế toán, thực hiện đánh giá lại số dư ngoại tệ theo tỷ giá liên ngân hàng do

Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố.

2.2.1.3 Tiền mặt

2.2.1.3.1 Nguyên tắc kế toán

Công ty sử dụng thống nhất một đơn vị là đồng Việt Nam, các nghiệp vụ phát sinh

bằng ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam để hạch toán theo tỉ giá ngày phát sinh

nghiệp vụ.

Kế toán phản ánh kịp thời số tiền hiện có và tình hình thu chi từng loại tiền.

Công ty xuất ngoại tệ theo phương pháp bình quân cuối kỳ.



2.2.1.3.2 Chứng từ sử dụng

Tại công ty, chứng từ sử dụng trong việc thu chi tiền gồm có: Phiếu thu (01-TT), Phiếu

chi (02-TT), Giấy đề nghị tạm ứng (03-TT), Giấy thanh toán tạm ứng (04-TT), Giấy đề

nghị thanh toán (05-TT), Biên bản kiểm kê quỹ - VND (08a-TT), Biên bản kiểm kê quỹ

(dùng cho ngoại tệ, vàng bạc, đá quý..) (08b-TT) được thiết kế dựa trên mẫu của Bộ tài

chính và có chỉnh sửa.

2.2.1.3.3 Trình tự luân chuyển chứng từ

Lưu đồ minh họa hoạt động thu tiền xử lý bằng máy

Sơ đồ 2.5: Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ thu tiền xử lý bằng máy

Sau khi nhận được hàng, khách hàng gửi bảng đối chiếu nợ và thanh toán tiền cho

công ty, kế toán thanh toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên quan,

sau đó nhập dữ liệu vào máy, cập nhật tình hình công nợ khách hàng và hạch toán các tài

khoản doanh thu có liên quan, in phiếu thu gồm 2 liên chuyển cho thủ quỹ và lưu bảng

đối chiếu theo từng khách hàng.

THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN

Khách hàng Khách hàng

Khách hàng

Bảng đối chiếu nợ

Nhập liệu

In phiếu thu giảm

nợ

TT nhập liệu

Dữ liệu chi tiết KH

Dữ liệu thanh toán

Phiếu thu

Bảng đối chiếu nợ

A

Phiếu thu

Xác nhận thu tiền

Tiền

Phiếu thu

Tiền

N

A



Thủ quỹ sau khi nhận được 2 liên phiếu thu và nhận được tiền thanh toán của khách

hàng thì ký xác nhận thu tiền vào phiếu thu, 1 liên chuyển cho khách hàng, 1 liên chuyển

lại cho kế toán thanh toán để lưu tại bộ phận, tiền được cất tại quỹ.

Lưu đồ minh họa hoạt động chi tiền xử lý bằng máy

Sơ đồ 2.6: Lưu đồ quá trình luân chuyển chứng từ chi tiền xử lý bằng máy

Kế toán thanh toán kiểm tra dữ liệu, xác định các hóa đơn, công nợ đến hạn để thực

hiện thanh toán. Kế toán lập PC, PC gồm 3 liên được chuyển cho thủ kho để xét duyệt,

đối với những khoản chi lớn, cần có sự xét duyệt của kế toán trưởng và GĐ.

Thủ quỹ xét duyệt PC, chi tiền đồng thời ghi sổ quỹ, PC sau khi được xét duyệt sẽ

chuyển cho người nhận tiền 1 liên, 1 liên chuyển cho kế toán công nợ để ghi giảm các

KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ

Từ xử lý theo dõi phải trả

Kiểm tra dữ liệu

Kiểm tra DL, xác định hóa đơn hay công nợ đến hạn, lập phiếu chi

CSDL (Hóa đơn chưa

thanh toán, Phải trả

người bán)

Duyệt PC

Duyệt PC

Chi tiền- ghi sổ quỹ

Sổ quỹ

Nhận tiền

Phiếu chi

Xác nhận DL thanh toán

Kiểm tra dữ liệu, cập nhật thanh toán


thanh toán, phải trả

người bán)

Phiếu chi

D

Phiếu chi

Phiếu chi

Phiếu chi

Kế toán công nợ



khoản nợ phải trả, liên còn lại chuyển cho kế toán thanh toán để xác nhận và cập nhật

việc thanh toán, tình hình công nợ của công ty.

2.2.1.3.4 Hạch toán chi tiết

Tài khoản 111 – Tiền mặt dùng để theo dõi tình hình thu, chi tiền mặt tại quỹ của

công ty và được hạch toán theo 2 tài khoản chi tiết là Tiền mặt VND – TK 1111 và Tiền

mặt USD – TK 1112.

2.2.1.3.5 Hệ thống sổ sách kế toán

Sổ quỹ tiền mặt (S07-DN) được dùng để ghi chép, theo dõi các khoản thu, chi tiền

mặt. Bên cạnh đó, công ty còn theo dõi tiền trên các sổ: Sổ kế toán chi tiết TK 1111, TK

1112, TK 1113, Sổ cái TK 111, Sổ nhật ký chi tiền và Sổ nhật ký thu tiền.

2.2.1.3.6 Ví dụ các nghiệp vụ thực tế phát sinh

(1) Ngày 02/12 rút tiền tại Ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000.000 đồng, chứng từ

BVT1312-001.

Nợ TK 1111 800.000.000 đồng

Có TK 1121 800.000.000 đồng

(2) Ngày 06/12 Thanh toán tiền cước phí Mobiphone 323.425 đồng, chứng từ

CP1312-008.

Nợ TK 6427 294.022 đồng

Nợ TK 1331 29.403 đồng

Có TK 1111 323.435 đồng

(3) Ngày 07/12 Mr Sơn hoàn ứng 1.528.000 đồng, chứng từ CP1311-169 phí kiểm

định xe tải 50LD-6334.

Nợ TK 6428 5.472.000 đồng

Nợ TK 1111 1.528.000 đồng

Có TK 1411 7.000.000 đồng

(4) Ngày 25/12 Mr Thiết tạm ứng 8.470.000 đồng mua ván làm hộp bảo vệ motor

máy may/ NBVO-WOVEN, chứng từ CP1312-230.

Nợ TK 1411 8.470.000 đồng

Có TK 1111 8.470.000 đồng

(5) Ngày 28/12 đổi sang tiền USD tại quỹ 17.136.000 đồng, theo chứng từ

CP1312-245, tỉ giá 21.070.



Nợ TK 1112 17.136.000 đồng

Có TK 1111 17.136.000 đồng

(6) Ngày 06/12 thanh toán chi phí tiếp khách Quý 4/2013, chứng từ CP1312-003

số tiền USD 2,095, tỷ giá 21.130 đồng/USD.

Nợ TK 6428 44.268.000 đồng

Có TK 1112 44.268.000 đồng

(7) Ngày 24/12 rút USD 61.225,00 TGNH nhập quỹ tiền mặt, chứng từ

BVT1312-157, tỷ giá 21.115 đồng/USD.

Nợ TK 1112 1.292.763.520 đồng

Có TK 1122 1.292.763.520 đồng

(8) Ngày 25/12 thanh toán USD 39.530,00 lương cho chuyên gia, chứng từ

CP1312-171, tỉ giá 21.075 đồng/USD

Nợ TK 3342 833.094.750 đồng

Có TK 1112 833.094.750 đồng

(9) Ngày 28/12 thu lại USD 910,00 tiền lương Mr.Kim, chứng từ CP1312-242, tỷ

giá 21.075 đồng/USD.

Nợ TK 1112 19.178.250 đồng

Có TK 3342 19.178.250 đồng

(10) Ngày 31/12 chênh lệch đánh giá lại tiền mặt tại quỹ, theo chứng từ

CLTG1312-008 số tiền 4.315.304 đồng theo tỷ giá bình quân liên ngân hàng là

21.360 đồng/USD.

Nợ TK 1112 4.315.304 đồng

Có TK 5152 4.315.304 đồng



CÔNG TY TNHH NOBLAND VIỆT NAM Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM

Mẫu số: 02-TT (Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU CHI (Payment)

Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Số: PC00072

Nợ: 6427, 1331 Debit Có: 1111 Credit

Họ và tên người nhận tiền: NGUYỄN VĂN A Payer Địa chỉ: CÔNG TY THÔNG TIN DI ĐỘNG Address Lý do chi: CHI TIỀN ĐIỆN THOẠI Pay for Số tiền: 323.425 đồng (Viết bằng chữ): Ba trăm hai mươi ba ngàn bốn trăm hai mươi lăm đồng Amount In word Kèm theo: 01 (Chứng từ gốc):………………………………………………………. Including Document

Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên)

Kế toán trưởng (Accountant) (Ký, họ tên)

Người nhận tiền (Payee)

(Ký, họ tên)

Người lập phiếu (Prepaired by)

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ (Cashier)

(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):………………………………………………………….. Receiving the full amount + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………………………………………………………... Exchange rate + Số tiền quy đối:……………………………………………………………………………… Convert to


Lô 1-8 A1, 1-3 & 9-10 H1, KCN Tân Thới Hiệp, P. Hiệp Thành, Q.12, TP.HCM

Mẫu số: 01-TT (Ban hành theo QĐ sô 15/2006/QĐ-BTC

ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)

PHIẾU THU (Cash receipt)

Ngày 07 tháng 12 năm 2013 Số: PT00085

Nợ: 1111 Debit Có: 1411 Credit

Họ và tên người nhận tiền: HUỲNH VĂN SƠN Payer Địa chỉ: LÁI XE CÔNG TY Address Lý do nộp: HOÀN TIỀN TẠM ỨNG Pay for Số tiền: 1.528.000 đồng (Viết bằng chữ): Một triệu năm trăm hai mươi tám ngàn đỗng chẵn. Amount In word Kèm theo: 02 (Chứng từ gốc):……………………………………………….……. Including Document

Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên)


Người nộp tiền (Payer)

(Ký, họ tên)

Người lập phiếu (Prepaired by)

(Ký, họ tên)

Thủ quỹ (Cashier)

(Ký, họ tên) Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ):………………………………………………………….. Receiving the full amount + Tỷ giá ngoại tệ (vàng, bạc, đá quý):………………………………………………………... Exchange rate + Số tiền quy đối:……………………………………………………………………………… Convert to



Công ty TNHH Nobland Việt Nam

SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN Tài khoản 1112- Tiền mặt tại quỹ USD

Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 615.135.848

Chứng từ Diễn giải

TK đ/ứng

Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 06/12 CP1312-003 Thanh toán chi phí tiếp khách Q4 6428 44.268.000 24/12 BVT1312-157 Rút tiền tại NH nhập quỹ 1122 1.292.763.520 25/12 CP1312-171 Thanh toán lương cho chuyên gia

T12, Ms Linh 3342 833.094.750

28/12 CP1312-242 Thu lại tiền lương của Mr Kim 3342 19.178.250 31/12 CLTG1312-

008 Chênh lệch đánh giá tiền mặt tại quỹ

5152 4.315.304

…… …………… ………………………………… …………… ……………. Tổng cộng 1.332.491.184 1.553.652.254 Số dư cuối kỳ 393.974.778

Công ty TNHH Nobland Việt Nam SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN

Tài khoản 1111- Tiền mặt tại quỹ VND Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013

Số dư nợ đầu kỳ: 189.842.765 Chứng từ

Diễn giải TK

đ/ứng Số phát sinh

Ngày Số Nợ Có 02/12 BVT1312-001 Rút tiền tại NH nhập quỹ 1121 800.000.000 06/12 CP1312-008 Thanh toán tiền cước Mobiphone 6427 294.022 CP1312-008 VAT 1331 29.403 07/12 CP1312-051 Hoàn ứng chứng từ CP1311-169

phí kiểm định xe tải 50LD-6334, Mr Sơn

1411 1.528.000

25/12 CP1312-230 Tạm ứng mua ván làm hộp bảo vệ motor máy may, NBVO-WOVEN, Mr Thiết

1411 8.470.000

28/12 CP1312-245 Đổi tiền 1112 17.136.000 …… …………… ………………………………… ………… ………… Tổng cộng 3.349.406.531 3.397.854.330 Số dư cuối kỳ 141.394.966



2.2.1.4 Tiền gửi ngân hàng

2.2.1.4.1 Nguyên tắc kế toán

Kế toán mở sổ chi tiết từng loại tiền để dễ theo dõi và hạch toán.

Định kỳ, kế toán đối chiếu số dư trên sổ sách kế toán với sổ phụ ngân hàng.

Kế toán hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở từng ngân hàng để thuận

tiện cho việc kiểm tra đối chiếu.

Công ty xuất ngoại tệ theo phương pháp bình quân gia quyền (cuối tháng)


Đối với Tiền gửi ngân hàng, các chứng từ như Ủy nhiệm chi, Giấy báo nợ, Giấy báo

có, Bảng sao kê ngân hàng được kế toán sử dụng để làm căn cứ hạch toán, đối chiếu.


Lưu đồ minh họa hoạt động thu tiền qua ngân hàng

Sơ đồ 2.7: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền qua ngân hàng

Khi nhận được tiền thanh toán qua tài khoản ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo

có hoặc giấy nộp tiền đến công ty.

KẾ TOÁN THANH TOÁN

Ngân hàng

Giấy báo có, chứng từ liên quan

Nhập liệu

Cập nhật dữ liệu

Giấy báo có

N

Kiểm tra, đối chiếu

CSDL

Sổ TGNH



Kế toán thanh toán sẽ tiến hành việc kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ có liên

quan, sau đó tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán, cập nhật tình hình công nợ phải

thu, các tài khoản doanh thu và tài sản của công ty đồng thời lưu trữ các chứng từ kế

toán.

Hoạt động bán hàng – thu tiền qua ngân hàng: Sau khi nhận được đơn đặt hàng của

Khách hàng, phòng xuất nhập khẩu tiến hành kiểm tra thông tin khách hàng, tình hình gia

công của công ty, nếu đủ điều kiện, sẽ tiến hành ký kết hợp đồng nhận gia công theo các

điều kiện đã thỏa thuận giữa công ty và bên khách hàng. Sau khi ký kết hợp đồng, phòng

xuất nhập khẩu tiến hành nhập dữ liệu đơn hàng và cập nhật thông tin khách hàng, các dữ

liệu này sẽ được chuyển đến cho phân xưởng và bộ phận kế toán để theo dõi, kiểm tra.

Sau khi hoàn thành đơn hàng, phân xưởng sẽ thông báo và phòng xuất nhập khẩu tiến

hành bàn giao sản phẩm cho khách hàng sau khi đã được kiểm tra bởi Phòng kiểm tra

chất lượng.

Khi nhận được dữ liệu về đơn hàng và phiếu xuất kho,sau khi kiểm tra, kế toán tiến

hành nhập dữ liệu, cập nhật công nợ khách hàng và lập hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa

đơn xuất khẩu gồm 3 liên, 1 liên gửi cho khách hàng, 2 liên lưu tại bộ phận và theo dõi

việc thanh toán của khách hàng.

Khách hàng thanh toán cho công ty qua Ngân hàng, Ngân hàng sẽ gửi giấy báo có sau

khi nhận được tiền thanh toán. Khi nhận được giấy báo có và các chứng từ có liên quan,

kế toán tiến hành kiểm tra, đối chiếu và tiến hành nhập liệu, cập nhật thông tin khách

hàng, tình hình công nợ khách hàng và lưu trữ các chứng từ.

55

Hoạt động bán hàng – thu tiền qua ngân hàng

Sơ đồ 2.8: Quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng – thu tiền qua ngân hàng

KẾ TOÁN PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU

Khách hàng

Đơn đặt hàng

Nhập liệu

Truy xuất dữ liệu, ghi nhận đơn đặt hàng

Hợp đồng nhận gia công

Dữ liệu đơn hàng

Kế toán Phân xưởng

Khách hàng

Đơn đặt hàng

N

Dữ liệu KH Dữ liệu HH

Thông tin nhập liệu

Phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho

Nhập liệu

Ghi nhận bán hàng, lập hóa đơn

Hóa đơn, hóa đơn xuất khẩu

KH N

Ngân hàng

Giấy báo có, chứng từ liên quan

Kiểm tra, đối chiếu

Nhập liệu

Cập nhật dữ liệu, công nợ KH

Dữ liệu KH

Sổ TGNH

Giấy báo có, chứng từ liên quan N



Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền qua ngân hàng

Sau khi nhận được hóa đơn từ Nhà cung cấp và đã được kế toán trưởng và Giám đốc

xét duyệt và cập nhật các khoản nợ đến hạn, kế toán thanh toán tiến hành lập Ủy nhiệm

chi để tiến hành thanh toán, Ủy nhiệm chi được lập gồm 3 liên sẽ được chuyển cho Kế

toán trưởng và Giám đốc kí xét duyệt và gửi cho Ngân hàng. Ngân hàng sẽ xác nhận

UNC và tiến hành thanh toán cho đối tượng nhận tiền, sau đó gửi Giấy báo nợ hoặc phiếu

hạch toán về cho công ty. Ngân hàng sẽ gửi 1 liên UNC cho người nhận tiền, 1 liên Ngân

hàng giữ lại và gửi lại cho công ty liên còn lại.

KẾ TOÁN THANH TOÁN NGÂN HÀNG

KH, NCC

Hóa đơn, chứng từ cần thanh toán

Kiểm tra DL, xác định hóa đơn hay công nợ đến hạn, lập UNC


thanh toán, Phải trả

người bán..)

A

A

Thanh toán tiền và lập giấy báo nợ

Kiểm tra dữ liệu, cập nhật thanh toán

GBN

D

UNC

UNC

UNC

GBN


Kí duyệt

UNC đã duyệt

B

B

GBN

Ktra dữ liệu

Nhập liệu

Chứng từ cần thanh toán

N

CSDL



Sau khi nhận được GBN, Kế toán thanh toán sẽ kiểm tra, đối chiếu với các chứng từ

có liên quan, sau đó tiến hành nhập liệu, hạch toán vào phần mềm kế toán cập nhật tình

hình thanh toán công nợ và hạch toán các khoản mục chi phí có liên quan và lưu GBN,

UNC theo ngày.


Các tài khoản chi tiết được sử dụng tại công ty để quản lý tài khoản TGNH:

TK 112 Tiền gửi ngân hàng

TK 1121 Tiền gửi ngân hàng-VND

TK 112101 Tiền gửi ngân hàng Shinhanbank-VND

TK 112101 Tiền gửi ngân hàng Vietcombank HCM-VND

TK 1122 Tiền gửi ngân hàng-USD

TK 112102 Tiền gửi ngân hàng Vietcombank HCM-USD

TK 112102 Tiền gửi ngân hàng Shinhanbank-USD


Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ cái TK 112, Sổ chi tiết TK 1121, TK 1122, TK 1123 được

dùng để theo dõi chi tiết các khoản tiền gửi.


(1) Ngày 02/12 nộp 2.624.031 đồng thuế nhập khẩu và VAT nhập phụ tùng máy may

công nghiệp, chứng từ BVT1312-004.

(2) Ngày 04/12 thanh toán 16.194.313 đồng phí dịch vụ chi lương T11 cho ngân hàng, chứng từ BVT1312-012.

(3) Ngày 06/12 đổi USD 300.000,00 TGNH USD sang VND, theo chứng từ

BST1312-003, tỷ giá 21.135 đồng/USD.

(4) Ngày 06/12 thanh toán tiền phí #FCR, chứng từ BVT1312-022.

(5) Ngày 31/12 nhận tiền gia công 7.930.711.410 đồng từ NBig, theo chứng từ

BVT1312-190.

(6) Ngày 31/12 thanh toán 8.211.345.000 đồng tiền lương cho công nhân viên T12,

chứng từ BVT1312-206.

(7) Ngày 31/12 nhận 221.361 đồng lãi TGNH T12, chứng từ BCT1312-002.



(8) Ngày 04/12 nhận USD 222.030,00 tiền thanh toán từ văn phòng chính, chứng từ

BST1312-001, tỉ giá 21.080 đồng.

(9) Ngày 24/12 thanh toán phí cho ngân hàng 2.844.156 đồng, theo chứng từ

BVT1312-158.

(10) Ngày 31/12 đổi USD 1.330.000,00 TGNH USD sang VND, theo chứng từ

BST1312-003, tỷ giá 21.075 đồng/USD.

(11) Ngày 31/12 nhận USD 0.64 lãi tiền gửi T12 tại Shinhanbank, theo chứng từ

BCT1312-001, tỉ giá 21.085 đồng/USD

(12) Ngày 31/12 đánh giá chênh lệch tỉ giá tại Vietcombank.

(13) Ngày 31/12 đánh giá chênh lệch tỉ giá tại Shinhanbank

221.361 221.361

(6)

8.211.345.000 8.211.345.000

7.930.711.410 7.930.711.410

501.389

10.585.830 11.087.219

6.340.500.000 6.340.500.000

16.194.313 16.194.313

(1)

1.249.539

1.374.492 2.624.031

TK 1121 TK 3331

TK 3333

TK 3333

TK 6417

TK 1121

(2)

(3)

TK 1331 (4)

TK 1311

(5)

TK 3341

TK 5151

(7)




SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN Tài khoản 1122- Tiền gửi ngân hàng USD Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013

Số dư nợ đầu kỳ: 9.814.464.083 Chứng từ

Diễn giải TK


Ngày Số Nợ Có 04/12 BST1312-001 Nhận tiền gia công từ văn phòng

chính 1312 4.680.403.362

24/12 BVT1312-158 Phí ngân hàng 6428 2.844.156 31/12 BST1312-020 Đổi tiền 1121 28.029.750.000 31/12 BCT1312-001 Lãi tiền gửi T12 5151 13.494 31/12 CLTG1312-002 Chênh lệch tỉ giá Vietcombank 5152 5.786.106 31/12 CLTG1312-002 Chênh lệch tỉ giá Shinhanbank 6352 4.304.324 …… …………… ……………………………… ……………… …………… Tổng cộng 47.176.618.306 52.624.299.546 Số dư cuối kỳ 4.366.782.843

5.786.106

13.494 (11)

(10)

28.029.750.000 7.930.711.410 7.930.711.410

5.786.106

4.304.324 4.304.324

4.680.403.362 4.680.403.362

28.029.750.000

13.494

2.844.156 2.844.156

TK 1122 TK 6428

TK 1121

TK 5151 TK 6352

TK 1312 (8)

TK 1331

(13)

TK 1311

(5)

(9)

(12)



CN. HCM, 10 Võ Văn Kiệt, Quận 1 Mã VAT: 0100112437002

CHỨNG TỪ GIAO DỊCH ỦY NHIỆM CHI - PAYMENT ORDER

Ngày (Date) Số HĐ - Invoice No: 021213

KH: VC/13T

ĐỀ NGHỊ GHI NỢ TÀI KHOẢN (Please Debit account)

SỐ TK (A/C No): 007-100-1213730

TÊN TK (A/C name): Cty TNHH Nobland Việt Nam

ĐỊA CHỈ (Address): KCN Tân Thới Hiệp, Q.12

TẠI NH (With bank): NH TMCP Ngoại thương

SỐ TIỀN (With amount) BẰNG SỐ (In figures):2.624.031

BẰNG CHỮ (In word): Hai triệu sáu

trăm hai mươi bốn ngàn khồn trăm ba mươi mốt đồng.

Phí NH (Bank charge)

Phí trong (Including)

Phí ngoài (Excluding)

& GHI CÓ TÀI KHOẢN (& Credit account)

SỐ TK (A/C No): 007-100-0710906

TÊN TK (A/C name): Kho bạc TP.HCM

ĐỊA CHỈ (Address):

TẠI NH (With bank): NH TMCP Ngoại thương

NỘI DUNG (Details of Payment):Thanh toán thuế nhập khẩu và VAT nhập phụ tùng máy may CN. KẾ TOÁN TRƯỞNG KÝ CHỦ TÀI KHOẢN KÝ VÀ ĐÓNG DẤU Chief Accountant Acc. Holder & Stamp

DÀNH CHO NGÂN HÀNG (For Bank’s Use only) MÃ VAT: SỐ TIỀN GHI NỢ: SỐ TIỀN GHI CÓ: PHÍ NGÂN HÀNG: THUẾ VAT: (Tỷ giá) Mã VAT khách hàng

Thanh toán viên

Kiểm soát

Giám đốc


SỔ CHI TIẾT CỦA MỘT TÀI KHOÁN Tài khoản 1121- Tiền gửi ngân hàng VND Từ ngày 01/12/2013 đến ngày 31/12/2013

Số dư nợ đầu kỳ: 2.518.621.717 Chứng từ

Diễn giải TK


Ngày Số Nợ Có 02/12 BVT1312-004 Nộp thuế nhập khẩu nhập phụ tùng

máy may công nghiệp 3333 1.249.539

BVT1312-004 VAT nhập khẩu 3331 1.374.492 04/12 BVT1312-012 Thanh toán phí dịch vụ chi lương 6428 16.194.313 06/12 BST1312-003 Đổi tiền 1122 6.340.500.000 06/12 BVT1312-022 Thanh toán tiền phí #FCR 6417 10.585.830 BVT1312-022 VAT 1331 501.389 31/12 BVT1312-190 Nhận tiền gia công từ Nbig 1311 7.930.711.410 31/12 BVT1312-206 Thanh toán tiền lương cho công

nhân viên T12 3341 8.211.345.000

31/12 BCT1312-002 Lãi tiền gửi T12 5151 221.361 …… …………… …………………………………… ……………… ……………… Tổng cộng 99.375.560.358 94.771.808.480 Số dư cuối kỳ 7.122.373.595



CHI NHÁNH TP.HỒ CHÍ MINH

10 VÕ VĂN KIỆT, QUẬN 1, TP.HCM

VAT: 0100112437002

CHỨNG TỪ GIAO DỊCH GIẤY BÁO CÓ – CREDIT NOTE

Ngày:31/12/13 Số HĐ: 311213.4593.007372

KH: VC/13T Mã VAT KH: 0302544944

Người chuyển tiền Người nhận tiền Tên tài khoản: Cty TNHH NBig Việt Nam Số tài khoản: 0071001459844 Tại ngân hàng: VCB CN HCM

Tên tài khoản: Cty TNHH Nobland Việt Nam Số tài khoản: 0071001213730 Tại ngân hàng: VCB CN HCM

Nội dung thanh toán: Thanh toán tiền gia công Số tiền bằng số: Số tiền bằng chữ: Loại phí: Ngày giá trị: Nội dung

7.930.711.410 Bày tỷ chin trăm ba mươi triệu bảy trăm mười một ngàn bốn trăm mười đồng. Người chuyển chịu 30-12-2013

Loại tiền: VND

Lập phiếu Kiểm soát

Trưởng phòng kế toán

2.2.1.5 Tiền đang chuyển

Không sử dụng

2.2.1.6 Kiểm kê quỹ

2.2.1.6.1 Mục đích kiểm kê

Công ty thực hiện việc kiểm kê để kiểm tra, đảm bảo việc ghi chép, hạch toán chính

xác số tài sản hiện có. Kiểm tra xem số dư trên sổ quỹ, sổ chi tiết tài khoản có phù hợp

với sổ cái hay không. Ngoài mục đích kiểm tra sự chính xác, việc thực hiện kiểm kê giúp

Ban Giám đốc phát hiện ra các gian lận, tham ô hay mất mát do nhân viên cố tình gây ra

để có biện pháp giải quyết và cải thiện.

2.2.1.6.2 Phương pháp kiểm kê

Khi kiểm kê sẽ tiến hành kiểm kê toàn bộ bao gồm cả tiền Việt Nam Đồng và tiền mặt

ngoại tệ tại quỹ bằng cách đếm từng loại và đối chiếu số tổng cộng giữa sổ quỹ, sổ chi

tiết, sổ cái với số liệu kiểm kê được.

Tiền gửi ngân hàng sẽ được kiểm tra bằng cách đối chiếu số dư của từng tài khoản

giữa sổ kế toán của công ty với sổ ngân hàng hoặc với giấy yêu cầu xác nhận số dư mà

công ty đã gửi cho ngân hàng trước khi kiểm kê. Ban kiểm kê sẽ lập báo cáo kiểm kê, nêu

rõ tên tài khoản được kiểm kê, số dư của từng khoản đối chiếu, số chênh lệch (nếu có)

kèm nguyên nhân chênh lệch và cách xử lý, người chịu trách nhiệm.



2.2.1.6.3 Quy trình thực hiện

Việc kiểm kê sẽ được tiến hành theo nhiều bước

Thành lập “Ban kiểm kê”: Định kì hoặc khi có yêu cầu kiểm kê quỹ từ Kế toán

trưởng và Ban giám đốc (đột xuất), hội đồng kiểm kê sẽ được lập bao gồm: thủ quỹ, kế

toán thanh toán, Kế toán trưởng và cuối năm tài chính thì có thêm sự có mặt của GĐ.

Thực hiện các công việc trước khi kiểm kê: Để công việc kiểm kê được thuận lợi và

chính xác, kế toán phải phản ánh và cập nhật các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ,

tiến hành khóa sổ đúng hạn để có số liệu chính xác trước khi tiến hành kiểm kê. Thủ quỹ

và kế toán sau khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu về việc kiểm kê sẽ tiến hành việc

phân loại, sắp xếp các chứng từ, sổ sách để thuận tiện trong việc tiến hành kiểm kê, kiểm

tra, đối chiếu.

Thực hiện kiểm kê: Đối với tiền mặt, Ban kiểm kê sẽ tiến hành phân loại đếm các

loại tiền của cả tiền Việt Nam Đồng và ngoại tệ (USD) và lập bảng kiểm kê quỹ, sau đó

tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ quỹ và số kiểm kê được. Đối với tiền gửi Ngân

hàng, Ban kiểm kê sẽ tiến hành đối chiếu giữa số dư trên sổ tiền gửi ngân hàng và số dư

được Ngân hàng xác nhận hoặc sổ phụ ngân hàng do công ty yêu cầu cấp vào ngày kiểm

kê. Hiện công ty có tiền gửi tại ngân hàng Vietcombank và Shinhanbank.

Xử lý kết quả kiểm kê: Sau khi kết thúc việc kiểm kê, Ban kiểm kê sẽ ký xác nhận

vào Bảng kiểm kê quỹ. Khi phát hiện chênh lệch, công ty sẽ xác định nguyên nhân và

phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào các tài khoản có liên quan trước khi lập Báo

cáo tài chính. Người lập và ký phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.



CÔNG TY TNHH NOBALND VIỆT NAM

Mẫu số: 08a-TT (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày


BẢNG KIỂM KÊ QUỸ (Dùng cho VND)

Số: ………… Hôm này, vào 16 giờ 30 ngày 31 tháng 12 năm 2013 Chúng tôi gồm:

- Ông/bà: Lê Thị Hồng Duyên Đại diện Kế toán. - Ông/bà: Trần Thị Yến Nhi Đại diện Thủ quỹ. - Ông/bà: Kim Chung Kuk Đại diện Giám Đốc.

Cùng tiến hành kiểm kê quỹ tiền mặt, kết quả như sau:

STT Diễn giải Mệnh giá Số lượng (tờ)

Số tiền Ghi chú

I Số dư theo sổ quỹ 141.394.966 II Số kiểm kê thực tế 141.394.500 1 500.000 200 100.000.000 2 200.000 145 29.000.000 3 100.000 98 9.800.000 4 50.000 40 2.000.000 5 20.000 20 400.000 6 10.000 12 120.000 7 5.000 12 60.000 8 2.000 6 12.000 9 1.000 2 2.000 10 500 1 500 III Chênh lệch (III = I - II) 466

Lý do: - Thừa:………………………………………………………………………… - Thiếu: Do tiền lẻ………………………………………………………….….

Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Đầy đủ, chênh lệch nhỏ do tiền lẻ. Kế toán trưởng

(ký, họ tên) Thủ quỹ

(ký, họ tên) Người đại diện

(ký, họ tên)

2.2.1.6.4 Xử lý chênh lệch

Một số ví dụ xảy ra tại công ty khi kiểm kê

Khi phát hiện thiếu 250.000 đồng quỹ tiền mặt khi kiểm kê, kế toán định khoản:

Nợ TK 1381 250.000 đồng

Có TK 1111 250.000 đồng

Sau khi phát hiện nguyên nhân, xử lý bắt nhân viên bồi thường bằng tiền mặt, hạch

toán:



Nợ TK 1111 250.000 đồng

Có TK 1381 250.000 đồng

Bắt nhân viên bồi thường, trừ vào lương tháng sau của nhân viên, hạch toán:

Nợ TK 3341 250.000 đồng

Có TK 1381 250.000 đồng

Phát hiện thiếu 15.000 đồng, nguyên nhân do tiền rách , xử lý bằng cách ghi nhận vào

chi phí, hạch toán:

Nợ TK 811 15.000 đồng

Có TK 1381 15.000 đồng

Kiểm kê phát hiện thừa 25.000 đồng, chưa xác định được nguyên nhân, hạch toán:

Nợ TK 1111 25.000 đồng

Có TK 3381 25.000 đồng

Phát hiện nguyên nhân thừa 12.450.000 đồng do chưa ghi nhận các khoản đã thu của

Nbig, hạch toán:

Nợ TK 3381 12.450.000 đồng

Có TK 1311 12.450.000 đồng

Phát hiện nguyên nhân thừa 890.000 đồng do kế toán ghi nhận khoản chi

tiền điện thoại nhưng chưa chi, hạch toán:

Nợ TK 3381 890.000 đồng

Có TK 6427 890.000 đồng

Phát hiện thừa 12.000 đồng, không xác định được nguyên nhân, xử lý bằng cách ghi

nhận vào khoản thu nhập khác, hạch toán:

Nợ TK 3381 12.000 đồng

Có TK 711 12.000 đồng

2.2.2 Các khoản phải thu

2.2.2.1 Phải thu khách hàng

2.2.2.1.1 Chính sách bán hàng và quản lý công nợ

Công nợ phát sinh do quan hệ mua bán hàng hóa với khách hàng được thể hiện rõ

trong hợp đồng hoặc cam kết, trong đó nêu rõ: Thời hạn nợ cho phép, cách thức thanh

toán, hình thức vận chuyển hàng hóa, thời gian giao hàng…

Khi lập hóa đơn bán hàng hoặc phiếu xuất hàng thì nhân viên lập có trách nhiệm kiểm

tra hợp đồng và các giấy tờ liên quan để đảm bảo khớp đúng các điều khoản ghi trên hợp



đồng với hóa đơn chứng từ. Mọi trường hợp xuất giao hàng để bán chưa thu được tiền mà

không có hợp đồng hay cam kết dẫn đến nợ khó đòi hoặc tổn thất thì người viết hóa đơn

phải chịu trách nhiệm. Trường hợp đặc biệt phải báo cáo cho người phụ trách để báo cáo

Giám đốc quyết định.

Kế toán hạch toán chi tiết cho từng đối tượng khách hàng và ghi chép theo từng lần

thanh toán, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc việc thanh toán kịp thời.

Đối với các khoản nợ có gốc ngoại tệ, cuối kỳ kế toán tiến hành đánh giá lại tỉ giá

theo tỉ giá bình quân liên ngân hàng.

Định kỳ cuối mỗi quý, các khoản phải thu khách hàng được thực hiện đối chiếu xác

nhận nợ, nếu không phù hợp với số phải thu trên sổ kế toán thì phải tìm nguyên nhân sai

lệch và thông báo với khách hàng để tìm biện pháp xử lý.

Định kỳ từng quý, Kế toán phải báo cáo tình hình công nợ, phân loại phải thu khách

hàng và báo cáo với Giám đốc các trường hợp đặc biệt để có biện pháp xử lý thích hợp.


Hóa đơn bán hàng, Hóa đơn xuất khẩu, Hợp đồng nhận gia công, Giấy báo Có của

ngân hàng, Giấy xác nhận nợ, Phiếu thu, Thanh lý hợp đồng…là những chứng từ được sử

dụng để hạch toán khoản phải thu khách hàng tại công ty.


Lưu đồ minh họa hoạt động bán hàng xử lý bằng máy:

Phòng xuất nhập khẩu sau khi ký kết hợp đồng nhận gia công sẽ tiến hành lập đơn đặt

hàng gửi cho phân xưởng và bộ phận kế toán. Phân xưởng sau khi hoàn thành đơn hàng

sẽ thông báo cho phòng xuất nhập khẩu và tiến hành gửi hàng cho Khách hàng, đồng thời

phòng xuất nhập khẩu sẽ lập phiếu xuất kho gửi cho bộ phận kế toán để tiến hành việc

ghi nhận công nợ.

Sau khi nhận được phiếu xuất kho, kế toán công nợ tiến hành kiểm tra, đối chiếu với

các chứng từ và dữ liệu liên quan, sau đó nhập dữ liệu vào máy để ghi nhận bán hàng và

in hóa đơn, hóa đơn gồm 2 liên, 1 liên lưu nội bộ, liên còn lại gửi cho khách hàng. Đồng

thời cập nhật tình hình công nợ khách hàng và tiến hành theo dõi tiến độ thanh toán của

khách hàng để thông báo và có biện pháp xử lý để thu nợ đúng hạn.

Đối với khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài, kế toán sẽ tiến hành lập hóa đơn

xuất khẩu, hóa đơn xuất khẩu gồm 3 liên, 1 liên gửi cho khách hàng, trên hóa đơn ghi rõ

số tiền bằng ngoại tệ và tỉ giá ngày phát sinh giao dịch.



Sơ đồ 2.10: Lưu đồ minh họa hoạt động bán hàng xử lý bằng máy


Tài khoản 131 – Phải thu khách hàng được hạch toán chi tiết theo khách hàng nội địa

và khách hàng nước ngoài theo TK 1311 và TK 1312.


Kế toán theo dõi khoản Phải thu khách hàng trên Sổ tổng hợp công nợ phải thu và chi

tiết theo Sổ nhật ký bán hàng, Sổ chi tiết TK 1311, TK 1312 và Sổ cái TK 131.


(1) Ngày 01/12 xuất hàng gia công cho Nbig, chứng từ N1/AR1312-00001.

Nợ TK 1311 7.930.711.410 đồng

Có TK 51131 7.209.737.645 đồng

Có TK 3331 720.973.765 đồng

(2) Ngày 05/12 xuất hàng gia công cho Nobland International trị giá USD 1409.65,00

tỷ giá 21.080 đồng/USD, chứng từ AR-00004843.

KẾ TOÁN CÔNG NỢ

Phòng xuất nhập khẩu

Phiếu xuất kho

Nhập liệu

Ghi nhận bán hàng, in hóa

đơn

Dữ liệu bán hàng

Chi tiết hàng hóa

Chi tiết KH

-Dữ liệu KH -Dữ liệu HH

Dữ liệu đơn hàng

Dữ liệu giao hàng

Hóa đơn Phiếu xuất

kho

KH N



Nợ TK 1312 29.715.422 đồng

Có TK 51132 29.715.422 đồng

(3) Ngày 04/12 nhận tiền gia công từ Nbig, chứng từ BVT1312-190 số tiền

7.930.711.410 đồng.

Nợ TK 1121 7.930.711.410 đồng

Có TK 1311 7.930.711.410 đồng

(4) Ngày 31/12 nhận tiền thanh toán từ văn phòng chính số tiền 4.680.403.362 đồng,

chứng từ BST1312-001.

Nợ TK 1312 4.680.403.362 đồng

Có TK 1312 4.680.403.362 đồng Công ty TNHH Nobland Việt Nam

SỔ CÁI Tài khoản 131- Phải thu khách hàng

Tháng 12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 11.718.143.178

Chứng từ Diễn giải

TK đ/ứng

Số phát sinh Ngày Số Nợ Có 01/12 N1/AR1312-0001 Xuất hàng gia công cho Nbig 51131 7.209.737.645 N1/AR1312-0001 VAT 3331 720.973.765 04/12 BST1312-001 Nhận tiền thanh toán từ văn

phòng chính 1122 4.680.403.362

05/12 AR1312-0004843 Xuất hàng gia công cho Nobland International, USD 1409.65

51132 29.715.422

31/12 BVT1312-190 Nhận tiền gia công từ Nbig 5152 7.930.711.410 …… …………… ……………………………… ……………… …………… Tổng cộng 65.104.140.455 24.286.404.323 Số dư cuối kỳ 52.535.879.310

2.2.2.2 Phải thu khác

2.2.2.2.1 Đặc điểm khoản mục

Tài khoản phải thu khác để hạch toán các khoản phải thu như: thuế VAT chờ xử lý,

các khoản cho vay trong thời gian ngắn không có tài sản đảm bảo, không chịu lãi suất và

sẽ thu khi có nhu cầu hoặc thu lại theo định kỳ.


Phiếu thu, Giấy báo nợ, giấy báo có…


Các tài khoản chi tiết được dùng để theo dõi tài khoản 138 – Phải thu khác bao gồm

TK 1381 – Thiếu chờ xử lý, TK 1382 – VAT chờ xử lý, TK 1388 – Phải thu khác




Sổ chi tiết TK 1381, TK 1382, TK 1388 và Sổ cái TK 138 dùng để theo dõi tài khoản

Phải thu khác.


(1) Ngày 04/12 thu lại tiền cho Nbig mượn, chứng từ BVT1312-008.

Nợ TK 1121 10.000.000.000 đồng

Có TK 1388 10.000.000.000 đồng

(2) Ngày 08/12 chuyển tiền cho NB Nam Phương mượn, chứng từ BVT1312-015.

Nợ TK 1388 8.744.400 đồng

Có TK 1121 8.744.400 đồng

(3) Ngày 31/12, kiểm kê quỹ, phát hiện thiếu 15.000 đồng

Nợ TK 1381 15.000 đồng

Có TK 1111 15.000 đồng

Tìm được nguyên nhân, xử lý bắt nhân viên bồi thường, trừ vào lương nhân viên:

Nợ TK 334 15.000 đồng

Có TK 1381 15.000 đồng

(4) Ngày 31/12 thanh toán tạm ứng chứng từ CP1312-168 thuế GTGT hàng NK.

Nợ TK 1382 1.851.168 đồng

Có TK 1411 1.851.168 đồng Công ty TNHH Nobland Việt Nam

SỔ CÁI Tài khoản 138- Phải thu khác

Tháng 12/2013 Số dư nợ đầu kỳ: 48.974.065.093

Chứng từ Diễn giải TK


Ngày Số Nợ Có 04/12 BVT1312-008 Thu lại tiền cho Nbig mượn 1121 10.000.000.000 08/12 BVT1312-015 Chuyển tiền cho NB Nam Phương

mượn 1121 8.744.400

31/12 Kiểm kê phát hiện thiếu 1111 15.000 31/12 Trừ lương nhân viên khoản thiếu 334 15.000 31/12 CP1312-282 Thanh toán tạm ứng chừng từ

CP1312-168, thuế GTGT hàng NK chờ xử lý

1411 1.851.168

…… …………… ………………………………… ……………… …………… Tổng cộng 77.229.906 10.030.794 Số dư cuối kỳ 49.041.264.205



2.2.2.3 Tạm ứng

2.2.2.3.1 Chính sách tạm ứng

Người nhận tạm ứng phải là công nhân viên trong công ty, các khoản tạm ứng được

áp dụng cho các trường hợp: tạm ứng đi công tác, tiếp khách, các chi phí khác có giá trị

không quá 10.000.000 đồng.

Người nhận tạm ứng phải lập giấy đề nghị tạm ứng bao gồm mục đích tạm ứng, số

tiền tạm ứng và thời gian tạm ứng.

Tiền tạm ứng cho mục đích gì thì phải sử dụng cho mục đích đó, không được chuyển

giao tiền tạm ứng cho người khác.

Sau khi hoàn thành công việc, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng

đính kèm các chứng từ gốc để thanh toán. Bảng thanh toán tạm ứng số tạm ứng đã được

nhận, số tạm ứng đã sử dụng và số chênh lệch (nếu có).

Số tạm ứng chi không hết phải hoàn lại quỹ. Nếu không hoàn lại quỹ thì sẽ bị trừ vào

lương của người nhận tạm ứng. Nếu số tiền chi được duyệt vượt quá số tạm ứng thì công

ty sẽ chi bổ sung số còn thiếu.


Kế toán căn cứ vào Phiếu đề nghị tạm ứng, Phiếu chi, Phiếu hoàn ứng và các Chứng

từ thanh toán: hóa đơn GTGT,…để hạch toán tạm ứng.


Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng



Sơ đồ 2.11: Quy trình luân chuyển chứng từ tạm ứng

Công nhân viên của công ty khi có nhu cầu tạm ứng sẽ lập phiếu yêu cầu tạm ứng và

gửi cho Trưởng các bộ phận và Giám đốc xét duyệt. Các phiếu yêu cầu tạm ứng đã được

xét duyệt sẽ được chuyển cho bộ phận Kế toán để được nhận tạm ứng.

Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu, thông tin người tạm ứng rồi tiến hành lập phiếu

chi, phiếu chi gồm 3 liên được chuyển cho thủ quỹ để xét duyệt chi tiền đồng thời nhập

liệu vào phần mềm kế toán các tài khoản có liên quan.

Thủ quỹ sau khi kiểm tra đối chiếu thì tiến hành xuất quỹ, kí xác nhận vào phiếu chi

và yêu cầu người nhận tiền kí xác nhận và lưu phiếu chi.

THỦ QUỸ KẾ TOÁN THANH TOÁN

Người yêu cầu t.ứng

Phiếu yêu cầu t.ứng đã duyệt

Kiểm tra DL Lập phiếu chi

CSDL (thông tin tạm ứng)

Duyệt PC

Duyệt PC

Sổ quỹ

Nhận tiền

Phiếu chi

Xác nhận DL thanh toán

Kiểm tra dữ liệu, hạch toán.


Phiếu chi

Phiếu chi

Phiếu chi

Phiếu chi đã duyệt


Phiếu YCTƯ

A

Chi tiền, kí xác nhận, ghi sổ

quỹ

D



Quy trình luân chuyển chứng từ hoàn ứng:

Sơ đồ 2.12: Quy trình luân chuyển chứng từ hoàn ứng

Sau khi hoàn thành công việc, người tạm ứng nộp giấy đề nghị thanh toán cùng các

chứng từ có liên quan để Trưởng bộ phận, Kế toán trưởng hoặc Giám đốc duyệt, sau khi

duyệt, người tạm ứng nộp các giấy tờ này cho kế toán thanh toán, kế toán kiểm tra, đối

chiếu và tiến hành hạch toán trên máy, cập nhật thông tin tạm ứng, hạch toán các tài

khoản chi phí có liên quan.

Trường hợp tiền tạm ứng còn dư, kế toán sẽ lập phiếu thu và gửi cho thủ quỹ để xét

duyệt và tiến hành thu tiền. Trường hợp tiền tạm ứng thiếu, kế toán lập phiếu chi và

chuyển cho thủ quỹ để chi bổ sung phần bị thiếu.

KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ

Người tạm ứng

Giấy đề nghị TT, chứng từ có liên quan đã duyệt

Kiểm tra DL Lập PT, PC


Duyệt PC

Duyệt PC

Chi hoặc thu tiền, kí xác nhận, ghi sổ quỹ

Sổ quỹ

Người t.ứng

Phiếu thu, chi

Xác nhận DL

Kiểm tra dữ liệu, hạch toán.


PT, PC

D

Phiếu thu, chi

Phiếu thu, chi

PT, PC đã duyệt


Chứng từ

A




Tài khoản 141 – Tạm ứng được theo dõi chi tiết theo loại tiền tạm ứng, gồm

TK 1411 – Nhân viên tạm ứng VND và TK 1412 – Nhân viên tạm ứng USD.


Theo dõi tài khoản tạm ứng trên Sổ chi tiết TK 1411, TK 1412, Sổ cái TK 141, Sổ

tạm ứng và Bảng tổng hợp chi tiết TK 141.


(1) Ngày 06/12 thanh toán 30.000.000 đồng tạm ứng chứng từ CP1311-164 mua thực

phẩm cho ký túc xá, chứng từ CP1312-022.

(2) Ngày 06/12 thanh toán tạm ứng chứng từ CP1311-070 phí giao nhận hàng hóa,

chứng từ CP1312-028. Nhân viên đã tạm ứng 1.914.000 đồng, nhân viên thanh

toán hóa đơn phí giao nhận hàng giá trị 1.556.225 đồng, GTGT 10%, hoàn trả lại

tiền thừa 202.153 đồng.

(3) Ngày 06/12 tạm ứng 1.800.000 đồng tiền sửa máy lạnh, chứng từ CP1312-030.

(4) Ngày 07/12 thu hồi tạm ứng thừa, chứng từ CP1312-051. Nhân viên đã tạm ứng

7.000.000 đồng, hoàn ứng 1.528.000 đồng sau khi đã thanh toán 5.472.000 đồng

phí tiếp khách.

(5) Ngày 11/12 nhân viên tạm ứng, chứng từ CP1312-066 số tiền 2.904.000 đồng để

thanh toán tiền phí xe tải.

(6) Ngày 25/12 tạm ứng phí B/L #E131268065 ETD: 26 Dec 13, NBVO-1F, chứng từ

CP1312-237 số tiền 1.693.000 đồng.


PHIẾU ĐỀ NGHỊ TẠM ỨNG (Cash advance)

Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Số:

Tên tôi là (Mr/Ms): TRẦN MINH ĐỨC Bộ phận (Department): PHÒNG KỸ THUẬT Đề nghị tạm ứng (Amount): 1.800.000 đồng Viết bằng chữ (In word): Một triệu tám trăm ngàn đồng chẵn. Lý do tạm ứng (Reason): Tạm ứng tiền sửa máy lạnh. Thời hạn thanh toán (Time clear): 3 ngày Duyệt tạm ứng (Allow): 1.800.000 đồng

Giám Đốc (Director) (Ký, họ tên)


Người nhận tiền (Payee)

(Ký, họ tên)

Trưởng bộ phận (Manager) (Ký, họ tên)




PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN (Clear cash advance)

Ngày 06 tháng 12 năm 2013 Số: Tên tôi là (Mr/Ms): TRỊNH VĂN HÙNG Bộ phận (Department): PHÒNG XUẤT NHẬP KHẨU Nội dung thanh toán (Pay for): HOÀN ỨNG Số tiền (Amount): 202.153 đồng Viết bằng chữ (In word): Hai trăm lẻ hai ngàn một trăm năm mươi ba đồng chẵn. (Kèm theo……chứng từ gốc) Including………documents

Ngày tháng năm 2013

Người đề nghị thanh toán (Payer)

(Ký, họ tên)

Trưởng bộ phận (Manager) (Ký, họ tên)


Người duyệt (Allower)

(Ký, họ tên)

7.000.000

1.528.000

1.693.000

1.693.000

2.904.000 2.904.000

5.472.000

202.153

1.800.000 1.800.000

1.914.000

155.622

1.556.225

30.000.000

30.000.000

TK 141 TK 6421

TK 6417

TK 1331

TK 1111

TK 1111

(2)

(3)

TK 6428

(4)

TK 1111

(5)

TK 1111

(6)

(1)

TK 1111



Công ty TNHH Nobland Việt Nam SỔ CÁI

Tài khoản 141- Tạm ứng Tháng 12/2013

Số dư nợ đầu kỳ: 172.524.100 Chứng từ

Diễn giải TK


Ngày Số Nợ Có 06/12 CP1312-022 Thanh toán tạm ứng chứng từ CP1311-

164 mua thực phẩm cho kí túc xá 6421 30.000.000

06/12 CP1312-028 Thanh toán tạm ứng chứng từ CP1311-070 chi phí giao nhận hàng hóa

6417 1.556.225

CP1312-028 VAT 1331 155.622 CP1312-028 Hòan ứng 1111 202.153 06/12 CP1312-030 Tạm ứng tiền sửa máy lạnh 1111 1.800.000 07/12 CP1312-051 Thu hồi tạm ứng thừa 6428 5.472.000 Thu hồi tạm ứng thừa 1111 1.528.000 11/12 CP1312-066 Nhân viên tạm ứng 1111 2.904.000 25/12 CP1312-237 Tạm ứng phí B/L #E1312680065 ETD:

26 Dec 13, NBVO-1F 1111 1.693.000

…… …………… …………………………………………..

………………

…………………

Tổng cộng 389.498.270 441.474.605 Số dư cuối kỳ 120.547.765



Chương 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG

3.1 Nhận xét

3.1.1 Ưu điểm

Được tổ chức theo hình thức tập trung, mọi nghiệp vụ phát sinh đều được gửi về

phòng kế toán để kiểm tra, đối chiếu và xử lý. Các chứng từ được tập trung quản lý chặt

chẽ nên khó xảy ra mất mát, thất lạc.

Bộ máy kế toán gọn nhẹ, các kế toán được phân công nhiệm vụ rõ ràng, có năng lực

chuyên môn.

Công ty đã xây dựng được trình tự luân chuyển chứng từ đầy đủ và hợp lý, vừa đảm

bảo sự tuân thủ các nguyên tắc, quy định kế toán vừa phù hợp với đặc điểm kinh doanh

của công ty.

Chứng từ sử dụng hợp lý và dễ sử dụng, các tài khoản được hạch toán chi tiết theo

từng đối tượng giúp dễ dàng trong việc theo dõi và kiểm tra, đối chiếu.

Các biểu mẫu, chứng từ được cài đặt sẵn, thuận tiện trong việc tạo lập và in ấn. Phần

mềm kế toán Genuwins hỗ trợ rất nhiều trong công việc kế toán hằng ngày cũng như việc

tạo lập các báo cáo vào cuối kỳ.

3.1.2 Hạn chế

Công ty chưa xây dựng một mức tồn quỹ hợp lý, số tiền tồn quỹ lúc nhiều, lúc lại ít

dẫn tới việc khó khăn trong quản lý cũng như đề phòng các rủi ro mất mát, thất lạc.

Việc thực hiện chính sách tạm ứng còn nhiều thiếu sót trong việc thu hồi, thanh toán

tạm ứng, tại công ty hiện chưa có quy định cụ thể về thời gian thu hồi, thanh toán tạm

ứng và việc xử lý đối với các khoản tạm ứng không thanh toán đúng hạn.

Hiện công ty chưa có một chính sách thu hồi công nợ rõ ràng và cụ thể, khách hàng

chủ yếu của công ty là nước ngoài nên cần một chính sách thật chặt chẽ và hợp lý để

tránh rủi ro khi không thể thu hồi công nợ.

3.2 Kiến nghị

3.2.1 Xây dựng định mức tồn quỹ

Công ty nên xây dựng một mức tồn quỹ, số tiền thu được trong ngày sẽ được gửi vào

ngân hàng sau khi giữ lại mức tồn quỹ để đảm bảo cho việc thanh toán trong ngày. Việc

xây dựng một mức tồn quỹ cũng giúp sử dụng tiền một cách hiệu quả, hạn chế việc chiếm

dụng tiền và tránh được rủi ro như mất mát. Xây dựng mức tồn quỹ phù hợp với tính

chất, tình hình hoạt động của công ty giúp sử dụng tối đa hóa giá trị của tiền mà vẫn đảm



bảo khả năng chi trả của công ty hàng ngày như chi trả tiền lương, thanh toán cho nhà

cung cấp, chi tạm ứng và chi trả các khoản chi phí khác. Khi tận dụng được tối đa giá trị

của tiền bằng việc đầu tư vào chứng khoán, mua các khoản trái phiếu, kỳ phiếu ngắn hạn

hoặc cho vay ngắn hạn có lãi, công ty có thể làm giảm giá thành sản phẩm, giúp tăng khả

năng cạnh tranh.

Hiện nay chưa có quy định khống chế về hạn mức tồn quỹ, tùy thuộc vào nhu cầu của

từng doanh nghiệp mà xác định mức tồn quỹ hợp lý.

Tuy công ty không phải là doanh nghiệp sử dụng Ngân sách nhà nước, nhưng để đưa

ra được một con số tồn quỹ cụ thể, em đã dựa vào Thông tư số 164/2011/TT-BTC trong

đó có quy định về định mức tồn quỹ tiền mặt của các kho bạc nhà nước, được xác định

theo công thức:

Trong đó:

Số ngày làm việc trong quý kế hoạch được quy định là 65 ngày.

Số ngày định mức quy định tuỳ thuộc vào nhiệm vụ chi bằng tiền mặt trong quý và số

lần giao dịch về nộp, rút tiền mặt giữa Kho bạc Nhà nước với ngân hàng nơi mở tài

khoản.

Áp dụng vào tình hình công ty, số ngày làm việc trong quý là 78 ngày và số ngày định

mức là 1 ngày vì công ty thường xuyên giao dịch với ngân hàng.

Đây là bảng tổng hợp tình hình chi tiền trong 4 quý trong năm 2013 được lấy từ sổ

Nhật ký chung của công ty.

Quý Tổng nhu cầu thanh

toán, chi trả

Định mức tồn quỹ tiền

mặt (tính theo quý)

1 5.858.888.180 81.373.447

2 6.869.533.226 88.070.938

3 7.045.930.553 90.332.442

4 6.772.739.134 86.830.000

x

Tổng các nhu cầu thanh toán, chi trả bằng tiền mặt trong quý kế hoạch Định mức tồn

quỹ tiền mặt = Số ngày làm việc trong quý kế hoạch

Số ngày định mức



Sau khi tính toán số liệu trong 4 quý, em đề xuất mức tồn quỹ là 91.000.000 đồng, tuy

phải đảm bảo tận dụng tối đa giá trị của tiền nhưng cũng phải đảm bảo khả năng chi trả

của công ty nên em chọn mức định mức cao nhất trong 4 quý để làm mức tồn quỹ đề xuất

để công ty tham khảo.

Những số liệu này do em tính toán từ Sổ nhật ký chung năm 2013 của công ty và

mang tính chất tương đối, nhằm đưa ra một mức tồn quỹ tương đối hợp lý với tình hình

thu chi tại công ty.

3.2.2 Quản lý tạm ứng

Hiện công ty đã xây dựng được chính sách tạm ứng phù hợp, nhưng để hạn chế tối đa

việc chiếm dụng tạm ứng xảy ra, em có đề xuất về việc quản lý các khoản tạm ứng. Tại

công ty, việc tạm ứng chủ yếu nhằm mục đích thanh toán các khoản phí xuất, nhập khẩu

và cho nhân viên tạm ứng đi công tác, khi lập giấy đề nghị tạm ứng, nhân viên tạm ứng

đã được sự xét duyệt của người quản lý bộ phận nên kế toán chỉ phải kiểm tra lại để đảm

bảo sự chính xác và phù hợp của mục đích tạm ứng, em đề xuất việc kế toán sẽ gọi điện

cho người quản lý để xác nhận về việc mục đích, số tiền và thời hạn tạm ứng, để chắc

chắn và làm giảm trách nhiệm của kế toán khi xảy ra sự cố trong quá trình tạm ứng như

nhân viên cố tình giả mạo tạm ứng, giả chứng từ, tạm ứng quá số tiền được duyệt, thông

đồng để chiếm dụng ngắn hạn tiền tạm ứng.

Em nhận thấy kế toán tại công ty đã có sự kiểm tra phù hợp và chặt chẽ về việc kiểm

tra, đối chiếu và duyệt chứng từ khi nhân viên tạm ứng và xử lý các khoản thừa, thiếu khi

thanh toán. Nhưng đối với các khoản tạm ứng quá hạn, hiện vẫn chưa có chính sách cụ

thể. Em đề xuất nhân viên phải thanh toán dứt điểm tạm ứng đợt trước mới cho tạm ứng

kỳ sau. Tối đa 7 ngày kể từ ngày thanh toán tạm ứng ghi trên giấy đề nghị tạm ứng (ngày

này phải phù hợp với chứng từ thanh toán tạm ứng), người tạm ứng phải hoàn tất việc

thanh toán tạm ứng.

Đối với trường hợp quá kỳ hạn phải thanh toán tạm ứng so với chứng từ khi nhân viên

thanh toán, phụ thuộc vào nguyên nhân chậm trễ mà tiến hành xử lý. Em đề xuất trong

hai trường hợp tạm ứng chủ yếu tại công ty như sau:



Trường hợp (mục đích) tạm ứng Xử lý

Tạm ứng thanh toán

chi phí xuất, nhập

khẩu

Quá hạn do chậm trễ

chuyển hàng từ nhà

cung cấp

Tiến hành cho nhân viên thanh toán,

hoàn ứng sau khi đã xác định được

nguyên nhân.

Do nhân viên tạm ứng

tạm ứng trước thời hạn

thanh toán để chiếm

dụng ngắn hạn.

Bắt phạt nhân viên, khoản phạt có

thể tính tương đương bằng khoản lãi

năm ngân hàng mà công ty sẽ nhận

được đối với khoản tiền đó.

Tạm ứng công tác phí

Quá hạn do lùi lịch

công tác

Nếu lịch công tác lùi sau hơn 1 tuần,

nhân viên phải tiến hành hoàn ứng,

còn ít hơn 1 tuần phải tiến hành

thông báo cho kế toán để cập nhật

và theo dõi, nếu không sẽ bị xử phạt

như chiếm dụng ngắn hạn khoản

tạm ứng.

Do nhân viên tạm ứng

tạm ứng trước thời hạn

thanh toán để chiếm

dụng ngắn hạn.

Bắt phạt nhân viên, khoản phạt có

thể tính tương đương bằng khoản lãi

năm ngân hàng mà công ty sẽ nhận

được đối với khoản tiền đó.

3.2.3 Xây dựng chính sách thu hồi công nợ

Công ty hiện đã có chính sách bán hàng phù hợp nhưng hiện chưa có chính sách thu

hồi công nợ và phân loại hạn nợ thích hợp, Công ty có thể tham khảo và áp dụng chính

sách như sau:

Kế toán công nợ sẽ lập Báo cáo phải thu theo tuổi nợ, sau đó tiến hành xử lý các

khoản nợ quá hạn. Việc xử lý này sẽ được quy định rõ và thông tin cho khách hàng để

tránh việc tranh cãi không cần thiết. Chính sách xử lý khi được áp dụng phải được sự

thông qua của Ban lãnh đạo và Bộ phận kế toán có liên quan.



Khoản nợ Công việc

Trong hạn

Kế toán tiến hành rà soát, kiểm tra thời hạn thanh toán của các

hóa đơn chưa thanh toán hàng tuần, sau đó email hoặc gọi điện

thông báo, nhắc thanh toán cho các khách hàng.

Quá hạn 1-30 ngày

Kế toán tiến hành email hoặc gọi điện cho các khách hàng, gửi

kèm bảng kê chi tiết công nợ và cảnh báo rằng KH có thể sẽ

phải trả phạt lãi trả chậm. Đồng thời ghi nhận ngày, giờ, nội

dung đã thảo luận.


Kế toán tiếp tục gọi điện cho khách hàng để yêu cầu thanh toán,

gửi kèm bảng kê chi tiết công nợ và thông báo rằng KH sẽ phải

trả phạt lãi trả chậm. Kế toán ghi nhận lại ngày, giờ, nội dung

đã thảo luận. Đồng thời thông báo cho Kế toán trưởng và Giám

đốc để có biện pháp xử lý nếu KH tiếp tục không thanh toán.


Gửi thư cảnh cáo đến KH kèm bảng kê chi tiết công nợ, kế toán

tiếp tục gọi điện để yêu cầu thanh toán.

Quá hạn >90 ngày

Gửi thư thông báo khởi kiện đến cho khách hàng. Kế toán tiếp

tục gọi điện để yêu cầu thanh toán và ghi nhận lại nội dung thảo

luận. Tiến hành chuẩn bị hồ sơ khởi kiện để thu hồi công nợ.

80

BÁO CÁO PHẢI THU THEO TUỔI NỢ

Năm:……

Tên tài khoản:…………

Số tài khoản:…………

Ngày tính tuổi nợ:…………

Báo cáo lập bởi:………………….…….Ngày…………….

Kiểm tra bởi:…………………………...Ngày…………….

Đơn vị tính:………….

Tên khách

hàng Kỳ hạn nợ

Số hóa

đơn

Ngày hóa

đơn

Ngày đến

hạn Dư nợ

Trong

hạn

Quá hạn

1-30 ngày

Quá hạn

31-60 ngày

Quá hạn

61-90 ngày

Quá

hạn>90

ngày

Tổng cộng

Người lập báo cáo

(ký, họ tên)


(ký, họ tên)

Biểu mẫu 3.1: Mẫu báo cáo theo tuổi nợ

81

KẾT LUẬN

Nền kinh tế đã, đang và sẽ còn nhiều phát triển, chất lượng công việc kế toán sẽ góp phần

giúp nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, nâng cao sự đảm bảo về tình hình

tài chính và khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp.

Kế toán ngoài việc đảm nhận thể hiện doanh nghiệp qua các báo cáo tài chính còn có

trách nhiệm tư vấn, đưa ra các dự đoán kịp thời để giúp nhà lãnh đạo đưa ra các quyết

định đúng đắn, đúng thời điểm, có ích cho doanh nghiệp.

Sau quá trình thực tập và hoàn thành bài báo cáo và khóa luận, em đã hiểu được sự quan

trọng của kế toán, cũng như có thêm kiến thức về nội dung, về cách hạch toán, quản lý

các khoản mục Vốn bằng tiền và các khoản phải thu trong một doanh nghiệp. Từ đó biết

so sánh, đối chiếu giữa những kiến thức trên sách vở đã được học và những kiến thức vận

dụng vào thực tế.

Trong bài luận, em đã có những đánh giá và đề xuất theo sự nhận thức bản thân mà em

nghĩ có thể giúp hoàn thiện hơn nữa bộ máy kế toán, cách tiến hành kế toán và việc thực

hiện công việc của kế toán thanh toán và kế toán công nợ của Công ty.

Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn đến Phòng kế toán của Công ty TNHH Nobland Việt

Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong thời gian vừa qua, em xin cảm ơn sự hướng dẫn

tận tình của Thầy Nguyễn Thanh Nam để giúp em hoàn thành bài báo cáo và khóa luận

này.

82

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Hệ thống thông tin kế toán -Tập 2. NXB Phương Đông. Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

Kiểm toán. NXB Lao động xã hội. Trường ĐH Kinh Tế TP.HCM

Tài liệu Nguyên lý kế toán. Trường Đại học Công nghệ TP.HCM

Website:www.niceaccounting.com

Website: www.mof.gov.vn

Website: tailieu.vn

http://www.mof.gov.vn/

PHỤ LỤC

Education

Kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu rất hay, đạt 9 điểm