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Lalo Huber - Administración del tiempo
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TimeTime ManagementManagement Lalo Huber
VisiónHolística
Agosto 2000
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Objetivos del curso
Comprender la importancia fundamental de manejar eficientemente el tiempo disponible, si queremos en verdad lograr nuestros objetivos..!
Comprender los principios básicos que hacen a la eficacia y eficiencia personal
Iniciar un cambio personal para eliminar actitudes y hábitos que producen derroche del tiempo
Incorporar técnicas que contribuyan a una utilización más ordenada del tiempo
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Contenido
1.Qué es administrar el tiempo..?
2.Importancia de la buena administración del tiempo
3.El problema - fuentes más comunes de pérdida de tiempo
4.Actitudes básicas para un buen time management
5.Ordenamiento básico y Técnicas de TM
Plan personal para mejorar la administración del tiempo
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Prólogo
3 comentarios importantes....... El curso apunta a descubrir conceptos fundamentales...
Sin enredarse en “jerga” técnica... Por esto tiene amplia aplicación (al ámbito empresarial, familiar, social, etc...)
Hay con seguridad un absoluto... Pero ningún mortal (que yo conozca) lo alcanzó... Por ende todo lo que venga de un mortal está en tela de juicio... Ya sea libro, clase, idea, discurso, propuesta, teoría, modelo, dogma, ley...
Aprendizaje verdadero implica cambio de comportamiento... Esto buscamos en este curso! No simplemente nuevas ideas! Un curso que no se traduce en cambios de pensar, sentir o actuar es simplemente una línea más en el currículum...
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¿Qué es el tiempo..?
Un recurso de características únicas..!!!
No se puede comprar... No se puede alquilar... No se puede acumular... No se puede reemplazar... No se puede dejar de consumir... Hace falta para todo... No se puede tener más... Ni menos...
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La locura del tiempo...
¿Síntomas de la “locura de la urgencia..”? Se acaba la hora del almuerzo..? Los videoclips... Hablar con la boca llena... Auto-mac... Comer en el escritorio... Barras de cereales... Fast-food Stress Falta de cuidado personal Mala alimentación Deshidratación crónica Menos horas de sueño Vacaciones de fin de semana... Televisión las 24 horas.... Servicios 7x24.... Kioscos 7x24.... Verdulerías abiertas de noche...
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El tiempo es oro...
¿Le suena este número?
292.000 Esta es la cantidad de horas de
vigilia con que cuenta una persona en toda su vida profesional..!!
Después de este curso: 4 horas menos!!!
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Un diálogo típico......
José: “Qué macana che... Me encantaría volver a tocar con la banda... Pero con tanto trabajo es imposible... La tuve que dejar...”
Juan: “Qué mal..!” Y no te queda un poco de tiempo para dedicarle..?” José: “NOOOO... Qué te pensás..! Con la situación económica y todos los problemas que tengo qué
tiempo me va a quedar..!!!!! Juan: Ahhh.... Y después del trabajo qué hacés..? José: Uhh... Los lunes voy al café con los muchachos... Los martes juego al tenis con la gente de la
oficina... Los miércoles al cine..! Los jueves a cenar afuera.... Y los viernes alquilo una tonelada de videos..!!! Jajajaja!!
Juan: Ahhhh... Y los días de semana al mediodía....? José: Ehhhh, qué querés..? Los mediodías son sagrados...! Me voy a almorzar con la barra de la oficina...! Juan: mmmmm.... Y los sábados a la mañana..? José: Ah! Los sábados a la mañana futbol en el club..! Sin falta..!! Y al mediodía asadito con los amigos....
Jajajaja..!! Juan: entiendo.... Y los sábados a la tarde..? José: Sábado a la tarde siestita..!! Y después al shopping y al supermercado...!! Me encanta ir de
compras con la familia..! Juan: ok..... Y a la noche...? José: A la noche cena a “full”.... Y después al cine con la patrona...!! Juan: Ah... Y los domingos..? José: A la mañana dormilona!!! Y desayuno en la cama... Leyendo el diario hasta la hora de almorzar..!
Después caen los parientes... Y hacemos panzada de ravioles...!! A la tarde a la cancha con los pibes...!! Y a la noche tele..... Eso sí, me acuesto temprano...
Juan: Estás a full..!!! José: Viste..? No me queda un segundo libre..!!!
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¿Qué es “Time Management”?
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¿Qué es time management?
Time management en una frase:
“Nunca ponerme a hacer nada antes de saber exactamente todo lo que quiero hacer... Y como voy a acomodar todas
esas actividades en el tiempo disponible..!”
“Te puedes retrasar... Pero el Tiempo no lo hará..”
Benjamin Franklin
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¿Qué es time management?
En realidad, se trata de administrar mis actividades teniendo en cuenta el tiempo...!
En realidad es Management de la empresa personal
Y, como en toda empresa, es un tema de...
Eficacia y Eficiencia
En este caso, de eficacia y eficiencia PERSONAL
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¿Qué es time management?
4 pasos para un buen TM
I. Hacerme cargo..!!!II. Definir a dónde ir y por dónde...
III. Arrancar!!!!IV. Incrementar eficiencia...
Pen
sar
Hacer
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¿Qué es time management?
La mayor pérdida de tiempo es fallar en I y II...
Aunque en general no se considera en cursos de TM..!!
No hay nada peor que desarrollar eficientemente objetivos que no nos lleven a la felicidad..! El peor error...! Y el más común..!!
Las fallas en IV son las que normalmente se tratan en un curso de TM...
Dados los objetivos... Queda por ver la eficiencia en su cumplimiento...
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¿Qué es time management?
Qué implica..? Muchas cosas....
Una fundamental: Dados los objetivos, diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes!!!
Eliminar actividades relevantes negativas
Eliminar actividades irrelevantes Potenciar actividades relevantes
positivasTerrible Paradigma a romper!!!“Lo hago porque me gusta”
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¿Qué es time management?
¿Cómo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..?
Solo se pueden diferenciar a través de la definición de claros objetivos...!!
Ojo! Esto va contra la cultura actual del “todo vale”..?
Relevantes positivas
Relevantes negativasIr
rele
van
tes o
inú
tile
s
Objetivos pre-establecidos
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¿Qué es time management..? Ejemplos de nuestra incoherencia de deseos /
objetivos / actividades... Quiero ser sano / fumo Quiero vivir muchos años / tomo mucho alcohol Quiero ser delgado / me como la vida Quiero tener una familia / no formalizo Quiero tener mucho dinero / no trabajo duro Quiero llevarme bien con mis padres / les grito Quiero un trabajo mejor / no busco Quiero un país más sano / trabajo en Philip Morris Me gusta la gente que no critica / critico Quiero ser muy inteligente / no estudio Quiero ser atractivo-a / no cuido mi cuerpo Quiero que mejore el país / no pago impuestos Quiero ser más honesto / no pago multas Me gusta la sinceridad / verseo Quiero tener muchos amigos / jamás los llamo Quiero que me inviten a muchas fiestas / jamás organizo una Quiero un país más rico / hago paro Quiero viajar / no ahorro Quiero que me quieran / tengo mal humor Quiero que me quieran / soy agresivo Me quejo de que todos manejan mal / manejo mal No me gusta la gente que insulta / insulto Me quejo de los baños sucios en los bares / me voy sin apretar el
botón Me quejo de la ciudad sucia / tiro papeles en la calle Me preocupa la pobreza / no hago nada
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¿Qué es time management..?
Una clasificación de actividades relevantes positivas!!
Actividades de mantenimiento =
sobrevivir...No discrecionalesdeben hacerse
Actividades de cambio =
vivir!!Discrecionalespuedo elegir
Ojo!! No confundir unas con otras..!!
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¿Qué es time management..?
Actividades de supervivencia / mantenimiento..?
Actividades de vida / progreso..?
VIVIR
SOBREVIVIR
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¿Qué es time management..?
Otra clasificación de actividades relevantes positivas..!!
QI QII
QIII QIV
Urgentes!No
urgentes...
Importantes!
Noimportantes!
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Importancia de la Administración del Tiempo
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Importancia de un buen TM
¿Es importante hacer un buen Time Management?
Desde ya...!!!La buena administración del
tiempo es esencial para el logro de los objetivos
personales!!
Para que esto tenga sentido lógicamente deben existir objetivos personales..!!
Cuento de la vasija y las piedras...
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¿En qué perdemos el Tiempo..?
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En qué perdemos el tiempo
Ejercicio entre todos... En qué perdemos el tiempo..?
impuntualidad nuestra y de otrosdescoordinaciónagotamientointerrupciones. estímulos externos aparentemente importantes. Email, celular, pager...stressDesconcentración Objetivos incoherentes No evaluación del accionarLa respuesta “Tramposa”: “Lo hago porque me gusta...”Vicios, pecados, errores, olvidosPreocupaciónDiscusiones irrelevantesDescontrolTemor a decir NOTemor a elegirPreocupaciónIraEnvidiaComodidadEncuentros casualesVagancia
Charlas de café...Agresiones.......Peleas........Quejas........Interrupciones......Aburrimiento......Falta de objetivos......Enfermedades........Preocupación.......Enojos........Continua postergación....InconscienciaDemasiadas horas de sueño....Insuficientes horas de sueño....Viajes.....Teléfono celular....Teléfono.... Switchingprocrastinationguardar “todo”..., RetrasosICQVergüenza, timidez
Mate infinitoTelevisión...Fantismos...Modorra...10 videos para elfin de semana..Excesivo sol..Excesivo espejoExcesivos trámitesNo querer cerrarninguna puertaOtros..??
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¿En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!
Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!
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¿En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!
Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
Pregunta clave:En qué nivel estoy...?
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!
inconsciencia
consciencia
Definir Adonde y por
donde ir!PLAN
MACRO
Avanzar!!!Verificando y
ajustando continuamente el destino y el
camino!!
Arrancar!!!!
II
III
IV
I Hacerme cargo!!
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En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 0: Me siento una víctima del entorno
El nivel más bajo de consciencia Veo todo en términos de buena o
mala suerte... Critico mucho a otras personas... Culpo a otros de mi falta de
éxito.. Creo que las cosas no se pueden
cambiar... Veo todo muy difícil... Creo que es muy poco lo que
puedo hacer... Veo a los exitosos como gente de
suerte...
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En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 1: Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...!
Un poco más de consciencia... Siento que hay algunas posibilidades... Le doy un gran lugar a la suerte... pero
creo que no es todo... En general sigo a otras personas... Copio mucho a los demás... Tengo mi energía desperdiciada en
actividades incoherentes... No tengo objetivos de largo plazo... Propios Sigo al contexto... Necesito estímulos...
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En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 2: Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...
Un poco más de consciencia... Aún baja...
Empiezo a ver que la culpa es mía... Pero me cuesta cambiar... Cada tanto recuerdo mis verdaderos
objetivos... Pero rápidamente los vuelvo a olvidar y regreso a la vorágine...
El día a día me supera... No me queda espacio mental para
desarrollar mis verdaderos objetivos... Por lo tanto los olvido... Los tapo....
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En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 3: Tengo objetivos pero los postergo continuamente...
Un poco más de consciencia... Recuerdo frecuentemente mis
objetivos... Pero los postergo... Siempre encuentro alguna buena razón
para postergarlos... Esto es “procrastination”.... Hay objetivos bastante claros... Pero hay
“miedo”... Falta confianza...
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En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 4: Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo...
Más consciencia... Recuerdo siempre mis objetivos... Pero siento
que no puedo realizarlos por falta de tiempo...!
No soy consciente de en qué se me va el tiempo...!
Seguramente tengo objetivos incoherentes... No tengo claras prioridades.... Quiero hacer “todo” lo que me “parece”
atractivo... Sigo siendo influenciable... Frecuentemente contesto a invitaciones
diciendo “me encantaría, pero no puedo...”
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En qué se pierde el tiempo..?
Nivel 5: Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente...
Alto nivel de consciencia... Puedo ver que pierdo el tiempo
continuamente... Veo que no estoy organizado... Tengo objetivos claros... Y avanzo...
Pero siento que podría avanzar mucho más rápidamente....
Quiero eliminar actitudes que me hacen perder el tiempo...
Algunas hasta las tengo identificadas...Ojo..! Hay quienes creen estar en este
nivel.... Pero cuyos objetivos no son realmente propios... Cuidado..!!
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Cómo mejorar la administración del tiempo...
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Soluciones..?
Planear
Desarrollar perseverancia y disciplina
Superar miedos, desarrollar autoconfianza
Adoptar actitud proactiva-preventiva
Revisar prioridadesIdentificación de agujeros
negros!
Corrección de actitudes y métodos
Nivel 1. Me siento con capacidad de hacer cosas... Pero aún no tengo objetivos...! Sobrevivo...Nivel 2. Tengo objetivos pero me los olvido continuamente... Y cuando los recuerdo me quejo...
Nivel 3. Tengo objetivos pero los postergo continuamente... Quiero vivir...!
Nivel 0. Me siento una víctima del entorno... No puedo cambiar nada... Solo sobrevivo...
Nivel 4. Tengo objetivos e intento realizarlos... Pero siento que no me alcanza el tiempo... Intento vivir..!!Nivel 5. Tengo objetivos y los realizo... Pero siento que podría ser más eficiente... Quiero vivir mejor..!!!
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¿Qué es time management?
Actitud proactiva-preventiva Tomar iniciativa!!
Establecer objetivos estrategia personal, misión y visión personal
Recordarlos! Perseverancia, disciplina
No postergarlos! Superar miedos, desarrollar autoconfianza
Revisión de actividades Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes
Eliminar actividades relevantes negativas Eliminar actividades irrelevantes Potenciar actividades relevantes positivas
Incrementar eficiencia!
Tenerobjetivos
Llevarlosa cabobien!
Encararlos!!!
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Actitudes básicas para una buena administración del
tiempo
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¿Qué gobierna nuestras acciones..?
Estí
mu
los
Mi Co-razón - Impulsos emocionalesEmociones - Lo que siento, lo que gusta - rápido
Mi Cuerpo - Impulsos instintivosInstintos - Los impulsos - muy rápido
Mi Razón - Impulsos paradigmáticos!Conocimiento - Lo que se - lento
Espíritu - YO!
Resp
uesta
s
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Conocimiento racional y emocional
Que algo guste no significa que sea bueno (obvio... Pero me gusta!!!)
Lo queES bueno
Lo que SIENTO que es bueno(emocionalinstintivo)
Lo que CREOque es bueno
(racional)
sabiduría emocional
sabiduría racional
ignorancia racional ignorancia
emocional
MI única sabiduría real!!
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1Actitud
proactiva-preventiva
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Actitud proactiva-preventiva
Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!!
Accionar Proactivo-Preventivo
tiempo
tiempome quejo... me quejo... me quejo... me quejo...
me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto...
me quejo...
2001 2010
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Actitud proactiva-preventiva
No es posible cambiar situaciones instantáneamente..!!!
SI es posible hacerlo con tiempo...!!
Por ejemplo.... No puedo mejorar mi situación económica de hoy para mañana...
Pero SI puedo hacer un plan para mejorarla en 6 meses, un año...
Cuanto más profundo es el cambio deseado, con más anticipación deberá comenzarse...
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Actitud proactiva-preventiva
Autoanálisis ¿Qué situación actual desearía
cambiar? Debo tomar consciencia que no
va a cambiar sola... Y que no es posible cambiarla
inmediatamente... Pero también debo tomar
consciencia que, con suficiente tiempo y esfuerzo, TODO se puede cambiar....
Por ejemplo... ¿Alguien acá se querría
retirar a los 45 años..? ¿Antes?
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¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!!
Ejemplo 1... Apagar un incendio y reconstruir
una casa puede llevar años y costar miles y miles de dólares...
Contratar un seguro lleva un par de horas.. Y cuesta mucho menos...
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¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!!
Ejemplo 2... Ir al dentista cuando no me
duele nada lleva un par de horas... Y cuesta unos pesos...
Una dentadura postiza cuesta miles de pesos... Y obviamente no es lo óptimo..!!
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¿Cómo ahorrar tiempo con prevención?
Ahorrar tiempo...? Actitud preventiva!! La regla de oro..!!!
Ejemplo 3... Llevar el auto a una revisión
periódica lleva un par de horas... Y cuesta algunos pesos....
Chocar en la autopista por una falla en los frenos puede hacernos perder muchos días.... En trámites.... O peor... En el hospital.... O con muletas... O peor.... Y también puede costar miles y miles de dólares...
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2Objetivos propios
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Objetivos propios
Planeamiento estratégico personal...!
Qué es lo que me genera motivación..? Qué es aquello de valor agregado que
haría aunque no me paguen..? Cuál es mi misión personal..? Dónde quiero estar en 10 años..? Cuál es la “visión” que me moviliza..? Es factible..? Qué debería hacer para llegar allí..? Cuándo debería empezar..? Paradigma a romper:
“Lo hago porque me gusta”
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3Disciplina
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Disciplina
Nada se logra sin disciplina... Sin esfuerzo...
Todas esas personas que consideramos exitosas... Debieron esforzarse para llegar..
Cómo se imaginan la vida de un ejecutivo exitoso..?
Cómo se imaginan la vida de un Bill Gates... O de un político famoso... O de un artista popular..?
No es todo fiesta en Hollywood... Para nada..!!
Ni en Silicon Valley....
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Un diálogo típico......
José: “Qué macana che... Me encantaría volver a tocar con la banda... Pero con tanto trabajo es imposible... La tuve que dejar...”
Juan: “Qué mal..!” Y no te queda un poco de tiempo para dedicarle..?” José: “NOOOO... Qué te pensás..! Con la situación económica y todos los problemas que tengo qué tiempo me va
a quedar..!!!!! Juan: Ahhh.... Y después del trabajo qué hacés..? José: Uhh... Los lunes voy al café con los muchachos... Los martes juego al tenis con la gente de la oficina... Los
miércoles al cine..! Los jueves a cenar afuera.... Y los viernes alquilo una tonelada de videos..!!! Jajajaja!! Juan: Ahhhh... Y los días de semana al mediodía....? José: Ehhhh, qué querés..? Los mediodías son sagrados...! Me voy a almorzar con la barra de la oficina...! Juan: mmmmm.... Y los sábados a la mañana..? José: Ah! Los sábados a la mañana futbol en el club..! Sin falta..!! Y al mediodía asadito con los amigos....
Jajajaja..!! Juan: entiendo.... Y los sábados a la tarde..? José: Sábado a la tarde siestita..!! Y después al shopping y al supermercado...!! Me encanta ir de compras con la
familia..! Juan: ok..... Y a la noche...? José: A la noche cena a “full”.... Y después al cine con la patrona...!! Juan: Ah... Y los domingos..? José: A la mañana dormilona!!! Y desayuno en la cama... Leyendo el diario hasta la hora de almorzar..! Después
caen los parientes... Y hacemos panzada de ravioles...!! A la tarde a la cancha con los pibes...!! Y a la noche tele..... Eso sí, me acuesto temprano...
Juan: Estás a full..!!! José: Viste..? No me queda un segundo libre..!!!
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4Valentía
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Valentía....
Es simple...
“El que no arriesga no gana...!”
Empezar de a poco...! Incrementar autoexigencia
gradualmente Evitar objetivos
excesivamenteambiciosos...
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Ordenamientoy técnicas
para una mejor Administración del Tiempo
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3 niveles de trabajo
Actitud proactiva-preventiva!! Establecer objetivos propios! Disciplina-Recordarlos! Valentía-No postergarlos!
Diferenciar actividades a favor, en contra e irrelevantes
Eliminar actividades relevantes negativas Eliminar actividades irrelevantes Potenciar actividades relevantes positivas
Incrementar eficiencia!
Actitudes básicas..!!!!
Ordenamiento básico
Técnicas
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Ordenamiento básico
¿Cómo diferencio actividades relevantes (positivas y negativas) de las irrelevantes..?
Solo se pueden diferenciar a través de la definición de claros objetivos...!!
Esto va contra la cultura actual del “todo vale”..?
Relevantes positivasRelevantes negativas
Irre
levan
tes
o in
úti
les
Objetivos pre-establecidos
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Técnicas para un mejor TM
Automotívese Desarrolle actitud positiva Evite a las personas
críticas Evite criticar Trate siempre de hablar de
lo bueno del mundo Auto-prémiese al
completar tareas Ayude a otros... Imagínese en la situación
deseada... Todo cambio comienza con
un pensamiento....!!!!!!!
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Técnicas para un mejor TM
First-things-first! Primero lo primero La vasija, las piedras y la arena.... Defina prioridades Diferencia claramente lo urgente
de lo importante Aplique la Regla de 80-20 Asegúrese de no estar postergando
algo de alta prioridad... Solo porque no es urgente
Nunca pierda de vista las prioridades básicas..
Familia, hijos, salud, calidad de vida, educación...
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Técnicas para un mejor TM
Evite caer en el perfeccionismo exagerado!
No hay nada más triste que una persona capaz que nunca hace nada...
Porque nunca es suficiente.... Critica a todo por su falta de perfección... Pero no se da cuenta que su propio
perfeccionismo le impide alcanzar logros tangibles..
Recordar que “lo perfecto es enemigo de lo posible”....
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Técnicas para un mejor TM
Maneje expectativas...!! Maneje bien las expectativas de
quienes lo rodean...! Nunca prometa demasiado... Mejor prometa poco... Y exceda expectativas..!!! Si uno no maneja las
expectativas de otros... Ellos mismos las generarán... A su propio gusto...!!!!
Nunca eleve las expectativas de otros sobre Ud.... A menos de estar seguro de luego superarlas...!!!!
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Técnicas para un mejor TM
Aprenda a decir NO!!! Aprenda a hacerlo sin
agredir... Sin ser desagradable... “Te agradezco mucho la
invitación... Realmente sos una persona de primera... Pero lamentablemente no podré ir...”
Gracias.... Pero NO.... Es increíble la cantidad de
tiempo que muchas personas pierden por hacer cosas a las cuales no se atrevieron a decir NO!!!!
Sin mencionar los conflictos que esto suele generar.......
Aprecio mucho tu invitación pero....
NO GRACIAS!!
!
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Técnicas para un mejor TM
Aprenda a reclamar!!! Aprenda a hacerlo sin agredir... Sin ser desagradable... Le ruego me disculpe...... Pero
creo que a este plato le falta..... Puede ser..?
Disculpeme que lo interrumpa....
Señor, podría Ud.. por favor aclararme este.....
Tengo un problema señor... Podría Ud ser tan amable de ayudarme..,?
Armar escándalo SI Y SOLO SI es imprescindible...!!!
Nunca de entrada....!!
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Técnicas para un mejor TM
Elija a las personas con que desea interactuar..!!!!!
Las relaciones no son obligatorias..!
Si tengo una relación con alguien a quien no puedo ayudar... Ni me ayuda... Considerar la posibilidad de cortarla...!!
No pierda tiempo con gente no-compatible..!!
Busque afinidad en la gente que lo rodea...
Busque buenas influencias...! Relaciónese con gente que
comparta sus objetivos..!!!!
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Técnicas para un mejor TM
Use To-do-lists!! Haga to-do-lists diarias, al iniciar el día...
Por escrito..!!!!!! - la importancia de escribir
Cuestione TODOS los puntos del to-do-list..!! ¿por qué debo hacerlo? ¿para qué..? ¿y si no lo hago..?
No haga nada hasta no tener el to-do-list definido
Orden ANTES de la ACCION!! Mantener to-do-list separada para
proyectos
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Técnicas para un mejor TM
Elimine hábitos que provocan derroche de tiempo!!!!
Volver a dormirse después de despertarse...
Chateo en internet... Charlas de café.... Charlas telefónicas sin objeto... Excesiva TV, programas sin valor
agregado Chusmerío...... Manías.... Cigarrillo, bebida, Hobbies “tontos”.... Broma continua...
Vicio del “doble sentido”...
Excesivo tiempo dedicado a cocinar, comer
Shopping... Juegos de PC... Cine, Alquiler de videos... Fútbol... Paseos... Viajes de placer... Otros..?
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Técnicas para un mejor TM
Evite distracciones... Bloqueelas físicamente..!!! Enciérrese si es necesario No interrumpa... Para no ser
interrumpido Establezca tiempo para no
atención de visitas Asegúrese momentos de
aislación... Ármese un lugar para estar en
soledad... No acepte interrupciones
gratuitas... No acepte la charla automática
de otros...
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Técnicas para un mejor TM
Diseñe un lugar de trabajo productivo
Integrar todos los elementos necesarios
Haga una lista de las herramientas que necesita... Y trate de tenerlas todas en un mismo lugar...!
Haga que su lugar de trabajo sea agradable...
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Técnicas para un mejor TM
Delegue!!! No haga actividades para las
cuales esté sobrecalificado...!!! Todo aquello que pueda
delegar... Deléguelo..! Recuerde que antes de delegar
debe enseñar.... Solo resérvese actividades de su
“core business”..... Delegar es para una persona
como tercerizar es para una empresa....
Delegue... O tercerice... Todo aquello que otro pueda hacer mejor....!
Ej.: débito automático... Limpieza... Shopping...
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Técnicas para un mejor TM
Sea siempre puntual y exija puntualidad..!!
Genérese una imagen de puntualidad..!
Empiece cumpliendo... Para luego exigir... Si todos saben que Ud. es
puntual.... Se comportarán puntuales con Ud...!!
Genérese una imagen de impuntual.... Y todo el mundo le hará perder tiempo sin sentirse culpables...
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Técnicas para un mejor TM
Si trabaja en relación de dependencia, cambie de empresa al menos cada 4 años...!!
Manténgase en forma.. Capacítese para serle útil al
mercado... No a una sola empresa..! Asegúrese de ser capaz de dar valor
agregado... Siempre..! No confíe en su estabilidad laboral.... No permita que se le “cristalice” la
cultura de una empresa en particular....
Investigue el mercado continuamente...
Hágase conocer... Desarrolle su marketing personal...
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Técnicas para un mejor TM
Minimice tiempo dedicado a actividades de mantenimiento!!! Recuerde que son “medios”... No fines..!!!
Cuanto dedica a “comer”..? Cuánto dedica a “cocinar”..? Cuánto dedica a “aseo”..? Cuánto dedica a “shopping”..? Cuánto dedica a “descanso”..? Cuánto dedica a “relax”..? Cuánto dedica a “tomar sol”..? Cuánto dedica a “jugar”..? Cuánto dedica a “limpiar la casa”..? Cuánto dedica a “mantenimiento del auto”..? Etc.........
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Técnicas para un mejor TM
Acostúmbrese a aplicar el procesamiento paralelo..! Ordene tareas para lograr un máximo nivel de superposición Ejemplo para ordenar:
poner a llenar la bañadera para tomar un baño de inmersión estacionar el auto descargar bolsos del baúl llamar el ascensor abrir la puerta del ascensor cargar bolsos en el ascensor llegar a casa en el auto abrir la cochera ir al baño a lavarme las manos y hacer mis necesidades.... enviar un mail urgente escribir un informe... No urgente poner agua para hacer un té prender la estufa en el dormitorio... Para entibiar lo más posible antes de ir a
dormir... bajar del ascensor descargar bolsos abrir puerta del depto con la llave entrar con el auto a la cochera entrar al depto... prender la pc
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Técnicas para un mejor TM
Trabaje duro para eliminar sentimientos inútiles..! Son una de las principales fuentes de pérdida de energía...
Pre-ocupación, rencor, bronca, envidia, miedo celos... ansiedad Etc.....!
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Elimine el vicio argentino de la queja continua..!!!!
La queja continua inconsciente es una pérdida continua de tiempo y energía..!! Sin mencionar la desmotivación que provoca en los demás..!
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Técnicas para un mejor TM
Aprenda a ir al grano... Mantenga el foco en las conversaciones... No permita cambio de tema sin razón... No permita que el otro se desvíe... Acostúmbrese a no permitir la “charla de bueyes
perdidos...” salvo que éste sea exactamente el objetivo...!!
NUNCA termine una conversación sin resultado... Si el tema no se cerró, defina próximos pasos...
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Técnicas para un mejor TM
Aprenda a utilizar herramientas de productividad personal
PC Internet e-shopping Correo electrónico Foros de discusión Herramientas de mailing Telecommuting PDAs Agendas Teléfono - celular - contestador -
fax
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Técnicas para un mejor TM
Haga un buen manejo de las reuniones
Minimice la cantidad de reuniones Si una decisión la puede tomar solo, pues
tómela! Llame a reunión solo si es realmente
imprescindible Asista a una reunión solo si es
imprescindible... Prepare las reuniones con anticipación Defina los objetivos de antemano Establezca hora de comienzo y fin Genere una minuta En la minuta, que nunca falte
un plan de acción con fechasy con responsables!
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Técnicas para un mejor TM
Maneje eficientemente los “papeles”
Manipule documentos una sola vez!
Genere algún sistema de archivo.. En el trabajo y en su casa...
Se archiva ordenadamente... O se tira..!!!
Tire inmediatamente lo que no sirve
No “cajonee” No apile papeles Minimice suscripciones a
revistas y diarios...
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Técnicas para un buen TM
Aprenda a comunicarse eficazmente
Establezca objetivos para sus contactos
Mejore su forma de expresarse Mejore su imagen Aprenda a adaptar su
comunicación a las otras personas
Utilice redundancia para eliminar malos entendidos
NUNCA asuma... Aprenda a preguntar Aprenda a escuchar Verifique siempre sus
comunicaciones
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Técnicas para un mejor TM
Evite conflictos interpersonales..!!! Los conflictos son terribles devoradores de tiempo..!
Contrólese... No agreda a nadie... Trate bien a todos... Sea amable... Salude y agradezca
efusivamente... Siempre y en todo lugar
Evite cualquier tipo de contienda legal...
Evalúe costo-beneficio antes de generar un conflicto...!!!
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Técnicas para un buen TM
Maneje eficientemente el e-mail
No envíe más emails que los que quisiera recibir...!
Sea breve No genere conflictos por mail Jamás un email “negativo”... Use el email para desarrollar
contactos positivos... No genere “cadenas”.... No utilice copias en forma
indiscriminada clasifique los mails apenas llegan... Borre inmediatamente los que no
sirvan No baje ningún archivo ejecutable
(.exe .pif)
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Técnicas para un mejor TM
Simplifique su vida personal..!
Evite aparatos sofisticados... Evite ropa cara Evite todo producto que exija
demasiados cuidados... Evite salidas caras y
sofisticadas... Evite muchedumbres... Evite colas... Haga trámites por teléfono o
internet... Utilice débito automático... Limite sus pertenencias a las
mínimas necesarias...
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Técnicas para un mejor TM
Haga buen uso del teléfono Concentre la realización de
llamadas Use contestador con altavoz No atienda todas las llamadas Establecer un tiempo fijo de no
atención de llamadas Limite la duración de las
llamadas Elimine hábito de “colgarse” al
teléfono “Cierre” las llamadas Utilice teléfono manos libres Tenga detector de caller-id
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Técnicas para un mejor TM
Mantenga un buen estado físico y mental
incluya momentos de relajación en el día, breves
en día y hora fijos practique deporte... tenga actividades variadas camine mucho duerma las horas necesarias no duerma de más... tome MUCHO líquido... Lávese la cara frecuentemente.... Elimine el alcohol... Coma liviano... Siempre... Desarrolle alguna actividad artística Capacítese continuamente Evite el burn-out
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Técnicas para un mejor TM
Establezca rutinas para las actividades continuas
divida el tiempo para pensar y para hacer... y para descansar...
Establezca un plan semanal fijo!!!
Aproveche los tiempos muertos... Siempre lleve encima algo útil para leer...
Y un anotador para actualizar to-do-lists... Utilice libros en CD o cassette... Para
viajes.... Acostúmbrese a nunca estar sin hacer
nada... A menos que realmente necesite descansar..!
Busque la forma de eliminar viajes repetitivos
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Técnicas para un mejor TM
Tome consciencia de los costos reales de las cosas..!!
Cual es el costo de ir al cine..? El costo de un depto..? Cuál es el costo de su tiempo..? Qué prioriza..? Ahorrar tiempo
o ahorrar $$$..? No compre NADA que luego le
cueste demasiado mantener..!!!
No se deje llevar por el impulso consumista...
No caiga en la trampa material...
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Conclusión “hacia una mejor Administración del Tiempo”
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Conclusión
Pasos para lograr una mejor administración del tiempo
1.Parar la pelota... 2.Desarrollar actitud pro-activa 3.Identificar Misión Personal y objetivos clave 4.Desarrollar disciplina / establecer rutinas 5.Juntar coraje / eliminar procrastination 6.Realizar ordenamiento básico / Alinear
actividades Potenciar acciones alineadas Eliminar acciones no alineadas o innecesarias para
mantenimiento Minimizar acciones de mantenimiento Minimizar acciones de descanso-distracción
7.Eliminar comportamientos / hábitos que provocan pérdida de tiempo
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Bibliografía básica
Stephen Covey Los 7 hábitos de la gente altamente
efectiva Primero lo primero Liderazgo centrado en principios
Deepak Chopra Las 7 leyes espirituales del éxito