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Descripción de listas, bases de datos, filtros, subtotales, tablas dinamicas y analisis de datos en MS EXCEL
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Leandro Filigrana Balanta1
MANEJO DE DATOS
NIVEL 3 EXCEL AVANZADO
Leandro Filigrana Balanta2
LISTAS Es un conjunto de información organizada en
filas(registros) y columnas(campos). cada columna (campo) de la lista es una agenda con nombre, direcciones y teléfonos.
Leandro Filigrana Balanta3
CREACION DE UNA LISTA La primera fila debe tener encabezados de
columnas Coloque elementos similares en una
columna Evite filas y columnas en blanco Mantenga la lista separada No escriba espacios iníciales ni finales.
NOMBRES DIRECCIÓN TELÉFONO
Jorge Restrepo Calle 44 No 19-42
63546546
Alberto Amaya Calle 25 No 24-51
38535482
Eduardo Becerra
Carrera 7 No 64-50
21432165
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INSERCIÓN DE DATOS A UNA LISTA Directamente Formulario.
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BASES DE DATOS Cada fila corresponde a un evento
completo(VIAJE) Cada evento tiene la misma estructura Cada columna tiene el mismo tipo de datos.
FECHA DESTINO MEDIO CANTIDAD
10/06/2005 Santa Marta Bus 77
10/06/2005 Cartagena Avión 112
10/06/2005 Riohacha Bus 49
Leandro Filigrana Balanta6
OPERACIONES EN UNA BD BUSQUEDA ORDENAMIENTO RESUMEN ANALISIS
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BUSQUEDA CON AUTOFILTROS
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AUTOFILTROS Este consiste en realizar búsquedas o
selección de datos de acuerdo a uno o mas criterios.
AUTOFILTROS PERSONALIZADOS
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SUB BASES Y FILTROS AVANZADOS Esta nos permite obtener de un rango de
datos, sub rangos de datos pero separados del anterior.
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SUB BASES RECURSOS: Fijar área de criterios Fijar área de salida Aplicar filtros avanzados
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SUB BASES – FILTROS AVANZADOS Se pueden fijar mas de un rango para crear
una sub base.
CAMPOS DE TITULO
DESTINO MEDIO
CONDICIÓN SANTA MARTA BUS
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SUB BASES FILTROS PASOS Seleccione Datos/ avanzadas Seleccione Copiar a otro lugar Escoger la lista BD Escoger el rango de criterios Escoger el rango a donde será copiado Click en aceptar
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ACTUALIZACIÓN CON FORMULARIOS26
Leandro Filigrana Balanta14
ORDENAR DATOS DE UN CAMPO Ascendente Descendente Establecer criterios
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INSERTAR SUBTOTALES Excel puede resumir datos
automáticamente calculando valores subtotales y de totales en una lista. Para usar los subtotales automáticos, la lista debe contener columnas rotuladas y debe estar ordenada por las columnas para las que desee calcular los subtotales.
Leandro Filigrana Balanta16
FUNCIONES BASES DE DATOS30
SINTAXIS GENERAL DE LAS FUNCIONES DE BASES DE DATOS BD(base de datos; nombre de campo; criterios)
Base de datos : es el rango de celdas que compone la base de datos
Nombre del campo: indica la columna en que se utiliza la función
Criterios: es una referencia aun rango de celdas que especifican condiciones de una función.
Una base de datos es una lista de datos relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos , campos
Las columnas de datos en la lista deben tener un rotulo identificativo en la primera fila.
La función devuelve información de la lista que concuerda con las condiciones especificadas en el rango de criterios.
Leandro Filigrana Balanta17
TABLAS DINAMICAS La herramienta de Excel que hace posible
cruzar como se quiera los campos de una tabla de bases de datos para generar un informe, son las tablas dinámicas.
Es decir es la herramienta que puede reorganizar y volver a visualizar datos de manera dinámica.
Leandro Filigrana Balanta18
TABLAS DINAMICASfecha vendedor importe condicion
12-05-05 Perez 2.960 Cerrada
14-05-05 Garcia 2.960 A confirmar
23-05-05 Ruiz 1.860 Cerrada
25-05-05 Ruiz 2.860 Cerrada
28-05-05 Perez 4.510 A confirmar
30-05-05 Garcia 3.955 Cerrada
02-06-05 Ruiz 3.950 A confirmar
08-06-05 Ruiz 3.415 Cerrada
Existe mucha información que se puede filtrar o rescatar de la tabla anterior
Leandro Filigrana Balanta19
TABLAS DINAMICASSuma de importe
vendedor Total
Garcia 20460
Perez 16495
Ruiz 16085
Total general 53040
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TABLAS DINAMICAS
Suma de importe
condicion Total
A confirmar 21555
Cerrada 31485
Total general 53040
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TABLAS DINAMICAS
fecha vendedor importe condicion
12-05-05 Perez 2.960 Cerrada
14-05-05 Garcia 2.960 A confirmar
23-05-05 Ruiz 1.860 Cerrada
25-05-05 Ruiz 2.860 Cerrada
28-05-05 Perez 4.510 A confirmar
30-05-05 Garcia 3.955 Cerrada
02-06-05 Ruiz 3.950 A confirmar
08-06-05 Ruiz 3.415 Cerrada
Suma de importe
vendedor Total
Garcia 20460
Perez 16495
Ruiz 16085
Total general 53040
Suma de importe
condición Total
A confirmar 21555
Cerrada 31485
Total general 53040
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TABLAS DINAMICAS
SumasPromediosMaxMin
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TABLAS DINAMICAS –PASO A PASO Tenemos una lista de base de datos
Queremos saber cual es el total de ventas de los clientes mayoristas desde 2001 hasta 2004
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TABLAS DINAMICAS Pasos:1. Seleccionar una celda de la lista de Base de
datos Click en la ficha insertar Escoger la opción Tabla dinámica -> tabla
dinámica Aparece un cuadro de dialogo llamado crear
tabla
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TABLAS DINAMICAS Escoger en donde colocar la hoja de calculo,
en una hoja nueva o en la actual.
Si escoge en la hoja actual debe llenar la opción ubicación con el nombre de la celda desde donde aparecera
Leandro Filigrana Balanta26
TABLAS DINAMICAS Aparece la tabla dinámica vacía ,con los
campos a la derecha de la pantalla para que sean agregados a esta
Leandro Filigrana Balanta27
TABLAS DINAMICAS Primero se debe escoger el campo que
contenga texto, en este caso el campo TIPO CLIENTE, en caso de escoger cualquier otro no se realiza filtro, se realiza una operación sobre los campos numéricos.
Leandro Filigrana Balanta28
TABLAS DINAMICAS Se escoge un campo numérico y en este caso
VENTAS, lo que permite realizar una suma automática por cada tipo de cliente.
Se convierte en dinámica porque se puede filtrar la información o generar diferentes reportes al cambiar los parámetros.
Por ejemplo: Continuando con el ejercicio damos doble
click a uno de los tipos de clientes
Leandro Filigrana Balanta29
TABLAS DINAMICAS Como se puede observar aparece un cuadro
de dialogo llamado mostrar detalle.
Escoger otro parámetro para filtrar la información en este caso AÑO , entonces además de filtrar las ventas por tipo de cliente, ahora lo puede hacer por año.
Leandro Filigrana Balanta30
TABLAS DINAMICAS Quedaría así:
En donde muestra la información de los clientes mayoristas y minorista en todos los años.
Finalmente para filtrar la información solo debe escoger la flecha ubicada en el nombre de cada campo y escoger el criterio.
Leandro Filigrana Balanta31
TABLAS DINAMICAS En este caso se deja solo seleccionado el Campo Mayorista y muestra solo la información de este cliente
Leandro Filigrana Balanta32
ANALISIS DE DATOS En una tabla de datos se puede diferenciar
entre datos de entrada, cálculos y resultados. Si se mantiene la estructura de los cálculos la variación de los datos de entrada genera cambios en los resultados. EL ANALISIS DE DATOS consiste en estudiar las XCONSECUENCIAS QUE LOS CAMBIOS EN LOS DATOS DE ENTRADA TIENE EN LOS RESULTADOS. Excel dispone de poderosas herramientas que permiten analizar datos, ecuaciones y esquemas de calculo completos, permitiendo así conocer anticipadamente los efectos de un cambio en alguna variable.
Leandro Filigrana Balanta33
MÉTODOS DE ANÁLISIS DE DATOSMétodo Resultados DATOS DE
ENTRADA
Buscar objetivo Se sabe cual es resultado deseado.
Se pregunta que valor debe tener un dato de entrada para que al ser calculado en formula genere el resultado deseado
SOLVER Se sabe cual es resultado deseado
Se pregunta que valor, dentro de ciertas condiciones, debe tener varios de los datos de entrada para generar el resultado deseado.
TABLAS CON UNA VARIABLE
Se sabe un resultado Se quiere saber como se puede ir variando el resultado si se va variando progresivamente uno de los datos de entrada
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BUSCAR OBJETIVO Ficha de opción DATOS Análisis y si Buscar objetivo
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HERRAMIENTA SOLVER Botón de Office Opciones de Excel
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HERRAMIENTA SOLVER Complementos
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HERRAMIENTA SOLVER Escoger SOLVER Click en el botón IR A
Leandro Filigrana Balanta38
HERRAMIENTA SOLVER Aparece un cuadro de dialogo llamado
complemento Asegurarse que este seleccionado SOLVER Click en aceptar Por instalar
Leandro Filigrana Balanta39
TABLAS DE UNA VARIABLE Click en la ficha de opción DATOS Tabla De datos
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