T.N.A

“Remember, training is not what is ultimately important… performance is.”

Marc Rosenberg

Did you know...

“Not more than % of expenditures in training actually result in transfer to the job.”

Broad and Newstrom

6-10

Key Skill

Asking questions… ? ? ?

Asking the RIGHT questions!

In the “Real World”

You cannot afford to not do a front-end analysis

Something is better than nothing

Do the best you can

Need to have a theoretical base

Key skill: Focus your questions

Needs Assessment Definition

A needs assessment is the process of identifying performance requirements and the "gap" between what performance is required and what presently exists.

Macro vs. MicroMacro

aligned with strategic goals

three levels organizational occupational individual

Micro• initiated by performance

problems or change• assessment done to

clarify problem, determine if training is the solution, analyze performance, and characteristics of trainees

PENGETAHUANKETERAMPILAN

SIKAP

BERSIFATTEKNIS

PELATIHAN

10

To Train or Not High

Job Knowledge

Low

Problem: Low Motivation

Method

Assess personal consequences/ rewards

system

Problem: Systemic

Method

Consider system issues, problem is out of control of the employee

Problem: Bad Fit

MethodConsider improper

placement of employee in the position

Problem: Lack of Knowledge or Tools

MethodTraining

Low High

Employee attitude/desire to perform the job

Training

Training helps to

bridge the gap

Existing• Skills• Knowledge• Attitudes

Required• Skills• Knowledge• Attitudes

TNA is a tool toidentify the gapExisting

• Skills• Knowledge• Attitudes

Required• Skills• Knowledge• Attitudes

Training Need Analysis (TNA)

TNA in essence…Start with future organisational goals and challenges

Assess required employee performance to meet the goals and challenges

Assess required employee Skills, Knowledge and Attitudes to deliver the performance

Identify employee training needs to bridge the gap

1

2

3

4

untuk memperoleh data akurat tentang apakah ada kebutuhan untuk menyelenggarakan pelatihan

Merupakan alat untuk mengidentifikasi kesenjangan antara kinerja yang ada saat ini dengan kinerja standard atau yang diharapkan dilakukan oleh karyawan, dan menganalisis apakah kesenjangan tersebut dapat dikurangi atau dihilangkan melalui training

TUJUAN TNA (umum)

Memastikan bahwa training memang merupakan salah satu solusi untuk memperbaiki/ meningkatkan kinerja

Memastikan bahwa para peserta training adalah orang-orang yang tepat

Memastikan bahwa pengetahuan & ketrampilan yang diajarkan selama training benar-benar sesuai dengan elemen-elemen kerja yang dituntut dalam suatu jabatan tertentu

Mengidentifikasi bahwa jenis training dan metode sesuai dengan tema & materi training

TUJUAN TNA (khusus)

Memastikan bahwa penurunan kinerja atau masalah yang ada disebabkan karena kurangnya pengetahuan, ketrampilan dan sikap-sikap kerja, bukan oleh alasan-alasan lain yang tidak dapat diselesaikan melalui training

Memperhitungkan untung ruginya melaksanakan training mengingat bahwa pelaksanaan sebuah training membutuhkan biaya

yang harusdikumpulkandata tentang:• Alasan• Peserta• Pekerjaan• Materi• Dukungan• Biaya

Sumber data:Research/ survey,seperti: Critical incidents Research Working climate survey Customer sevice survey

Performance AppraisalPerencanaan Karir KaryawanPerubahan prosedur kerja/Perkembangan TeknologiPerencanaan SDM

TNA: MACAM DATA YANG DICARI & SUMBER

DATA

PENILAIAN KEBUTUHAN PELATIHAN

Terdiri dari 3 level:Organisasi: mencakup TUJUAN organisasi dan bagaimana PERFORMANSI karyawan yang diperlukan untuk mencapainya.Pekerjaan: mencakup keseluruhan TUGAS dari setiap pekerjaanOrang: seberapa baik karyawan MAMPU melakukan tugas pekerjaannya

TIGA TINGKATAN PENDEKATAN ANALISIS KEBUTUHAN PELATIHAN

ANALISIS ORGANIZATIONALCara: dengan melihat:1)Indeks efektivitas organisasi, berhubungan dengan ukuran-ukuran

◦ Biaya tenaga kerja◦ Efisiensi produksi◦ Kualitas◦ Pemeliharaan mesin◦ Kecelakaan kerja◦ Turnover & ketidakhadiran

2)Perencanaan suksesi personalia, pertimbangan lowongan-lowongan posisi yang ada saat ini dalam

organisasi, kemungkinan kekosongan di masa yang akan datang, bagaimana posisi-posisi tersebut akan diisi

3)Analisis iklim organisasipemeriksaan terhadap perasaan, opini, kepercayaan, dan sikap yang dimiliki oleh anggota organisasi terhadap perusahaan

ANALISIS OCCUPATIONAL/ OPERASIONAL

Menggali informasi apa yang perlu dipertimbangkan agar karyawan dapat menampilkan kinerja memuaskan.Cara: job description, job spesification, standard performansi,

performansi kerja, melihat literatur tentang kerja, membentuk panitia training

meliputi kegiatan: pengumpulan informasi sistematis yang menggambarkan

secara rinci bagaimana pekerjaan dilakukan sehingga standar untuk pekerjaan tersebut dapat ditentukan

Bagaimana tugas-tugas akan dilaksanakan untuk mencapai standar tersebut

Pengetahuan, keahlian, kemampuan dan karakteristik lainnya yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas yang efektif

ANALISIS INDIVIDUAL/ PERSONALIA

Menggali informasi siapa yang membutuhkan pelatihan untuk bidang apa.

kebutuhan pelatihan individu Perbedaan antara kinerja yang diinginkan dengan kinerja aktual

Kekurangan dapat berupa: Sikap positif terhadap aktivitas dan tanggungjawab

pekerjaan Pengubahan nilai-nilai atau sikap Supervisi atau keahlian analisis & pengambilan keputusan dll

Cara: melihat data kompetensi, interview, tes, melihat training progressnya, catatan kerja harian, melihat data

dariassessment center

If the answer is no…..

IGNORE

REJOICE

If a skill deficiency..

Menyediakan pelatihan

Menyediakan praktek

Memberikan umpan balik

Menyederhanakan tugas

Mengembangkan alat bantu kerja

Mutasi

PHK

Cause Solution

If skill or knowledge……….training

If lack feedback……………..feedback, standards

If not motivated…………….rewards, consequences

If unclear expectations…..std, measure, discuss

If job environment…………change environment

If potential……………………change personnel

If training is the answer….

Formal training

Self study

Technology based

Job related/workplace approaches

Data Collection Methods

Interviews

Surveys/

Questionnaires

Focus Groups

Observation

Existing Data

TNA: METODE PENGUMPULAN DATA

METODE KELEBIHAN KELEMAHAN

Meninjau Data BisnisWawancaraFocus Group Discussion

Kuesioner

Critical Incident

Observasi

Review Data Kinerja (PA)

Diskusi Informal

Pelajari Deskripsi Jabatan

Informasi mendalamMemberi data kualitatifMempersempit arah investigasi lebih lanjutMengumpulkan data investigasi lebih lanjutMengumpulkan data investigasi lebih lanjutMemberikan suatu penge- cekan realitasMembentuk kinerja

Memberikan masukan ba- gi teknik-teknik lainnyamemberikan data objektif

Menyita banyak waktuIntensif tenaga kerjaArah diskusi bisa dipengaruh pemimpin diskusi informalTidak memberi informasi yang mendalamBiasanya Intensif tenaga kerjaBiasanya Intensif tenaga kerjaDapat dikacaukan oleh Variabel lainDapat bias karena tidak sistematisButuh waktu lama

“If you think training is expensive,try ignorance.”

Direction: How will you use your new

knowledge?

Luggage: What new

knowledge will you take with

you?

Review and Closing

Gas: What resources or support do you need?

Exhaust: What are you leaving behind?

29

Thank You!