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Dado los elementos conceptuales, componentes, procesos, roles, base legal y de rango sub-legal, que sustentan la adecuada estructuración de sistemas de control interno, en el IAPEM, usted debe estar en capacidad de reconocer su rol en la organización y en el establecimiento, operación, mantenimiento, vigilancia y evaluación de dicho sistema
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SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN EL
INSTITUTO AUTÓNOMO DE POLICIA DEL
ESTADO MÉRIDA (IAPEM)
Lcdo. Denys Terán Pineda
Auditor Interno (E)
Mérida, septiembre 2014
OBJETIVO GENERAL DE LA CHARLA
Dado los elementos conceptuales, componentes,
procesos, roles, base legal y de rango sub-legal, que
sustentan la adecuada estructuración de sistemas de
control interno, en el IAPEM, usted debe estar en
capacidad de reconocer su rol en la organización y en el
establecimiento, operación, mantenimiento, vigilancia y
evaluación de dicho sistema.
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Compendio del curso
Sesión 1.1
Nociones de
sistema
Sesión 1.2
Nociones de control
Sesión 2.1
Aspectos Históricos y
Doctrinarios sobre
Control Interno
Sesión 2.2
La Organización
administrativa.
Procesos y
Funciones/Visión
Sistémica y Holística
Módulo 1
NOCIONES DE SISTEMA, CONTROL Y
SISTEMA DE CONTROL
Módulo 2 EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LOS PROCESOS Y EN LAS FUNCIONES
DEL INSTITUTO
Módulo 3
EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EN LAS ORGANIZACIONES
PÚBLICAS
Sesión 3.1
La Organización
Burocrática / Marco Legal
y de Rango Sublegal que
Norma el Control Interno
en la República
Bolivariana de Venezuela
Sesión 3.2
Rectoría Normativa y
Técnica del Control
Interno
Sesión 2.3
Sistema de
Control Interno
Sesión 1.3
Noción de sistema de
control
Sesión 3.3
Evaluación del
Sistema de Control
Interno
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
MÓDULO I
Nociones de Sistema,
Control y Sistema de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
VISIÓN GENERAL DEL MÓDULO I
Nociones de Sistema, Control y Sistema de Control
En la sociedad, en las organizaciones de cualquier tipo, son
aplicables las nociones de sistema y control, de acuerdo con sus
particularidades. El conocimiento de estas nociones comienza en el
núcleo de la familia, ya que es propio de estructuras complejas,
aunque no se evidencia sin un estudio previo.
Este Módulo comprende tres sesiones claramente diferenciadas
sobre los aspectos teóricos de “sistema” y “control”, como
referencias básicas para estructurar conceptualmente la noción de
control interno con una visión sistémica.
Como estrategia metodológica de aprendizaje para el logro de los
objetivos de las sesiones, se desarrollan tres actividades prácticas.
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
OBJETIVO GENERAL DEL MODULO I
Al finalizar el Módulo, el participante debe estar en
capacidad de reconocer la diferencia conceptual y
práctica entre sistema y control como actividades
distintas e interrelacionadas, en el contexto de las
organizaciones.
Nociones de Sistema, Control y Sistema de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Módulo 1
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
VISIÓN GENERAL DE LA SESIÓN
El concepto de “sistema” que se desarrolla en está sesión, parte de la
consideración de los contenidos siguientes: tipos, componentes, la
teoría de sistemas como referencia básica para entender sus
propiedades, y la organización administrativa como sistema, a objetode que el participante adquiera una visión integradora de las partes
que conforman una organización.
Para reforzar el proceso de enseñanza-aprendizaje, se aplica como
estrategia metodológica dos actividades prácticas.
Módulo 1
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
OBJETIVO ESPECÍFICO DE LA SESIÓN
Al finalizar la sesión el participante debe estar en
capacidad de describir las características de un
“sistema” y de las organizaciones administrativas, así
concebidas.
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Desarrollo de la noción de sistemas
Concepto
Tipos
Componentes
La Teoría de Sistema
Organización administrativa como sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
No. Interrogante
1 El pensamiento sistémico es integrador
2En el análisis sistémico de las organizaciones puedeprescindirse de la consideración del entorno
3El análisis sistémico de organizaciones plantea una visiónindividual, que permitirá identificar y comprender losproblemas organizacionales, sus causas y consecuencias
4La variedad interpretativa de los integrantes de unaorganización, respecto a su participación o rol en la misma,está condicionada por sus intereses y valores
5El análisis de las partes es mas importante que el análisis deltodo
6Los cambios en los componentes de un sistema deben sersimultáneos
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Concepto de sistema
Conjunto de elementos dinámicamente relacionados,
que desarrollan una actividad para alcanzar un
objetivo, operando sobre “datos-energía-materia” para
proveer “información-energía-materia”.
Según Bertalanffy, sistema “es un conjunto de unidades
recíprocamente relacionadas”. De ahí se deducen dos
conceptos: propósito (u objetivo) y globalismo (o
totalidad).
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o algunos
propósitos. Los elementos (u objetos), como también las
relaciones, definen una distribución que trata siempre de
alcanzar un objetivo.
Globalismo o totalidad: un cambio en uno de los
procesos del sistema, con probabilidad produce
cambios en los otros, el efecto total se presenta como un
ajuste a todo el sistema. Es por ello que existe una
relación de causa-efecto. De estos cambios y ajustes, se
derivan dos fenómenos: La entropía y la homeóstasis.
Conceptualización de sistema
Sesión 1.1 Nociones de sistemas
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Sistemas y Subsistemas
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Físicos
Abstractos
Conceptuales
????
Empiricos
Cerrados
Abiertos
Tipos de sistemas
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Origen de la teoría de sistemas
1. Es un ramo específico de la Teoría General de
Sistemas
2. Surgió con los trabajos del Alemán Ludwig Von
Bertalanffy, según el cual las propiedades de los
sistemas, no pueden ser descritas en términos de
sus elementos separados.
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Los sistemas existen dentro de
sistemas más grandes
Los sistemas básicamente son
abiertos
Las funciones de un sistema
dependen de su estructura
Premisas de la teoría de sistemas
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
La teoría moderna de la administración toma las propuestas
de división de operaciones de Fayol, quien fue el primero en
sistematizar el comportamiento gerencial.
La teoría de la organización actual engloba un enfoque
sistémico, considerando que la organización está formada
por partes y éstas interactúan entre sí para alcanzar los
objetivos de la entidad.
La teoría de la organización burocrática también toma el
enfoque de sistemas basándose en un aparato administrativo
que corresponde a la dominación de tipo legal.
La organización administrativa
como sistema
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Ciudadano Gobierno
CompetidoresInformantes
Información de
Entrada
Proceso
El Producto
Entorno
Sistema
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Entrada, insumo o impulso
(input): es la fuerza de
arranque del sistema, que
provee el material o la energía
para la operación del sistema.
Proceso o procesamiento,
procesador o transformador
(throughput): es el fenómeno
que produce cambios, es el
mecanismo de conversión de
las entradas en salidas o
resultados.
Componentes de los sistemas
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Salida, producto o resultado (output):
es la finalidad para la cual se reunieron
elementos y relaciones del sistema. Los
resultados de un proceso son las salidas,
las cuales deben ser coherentes con el
objetivo del sistema. Los resultados de los
sistemas son finales, mientras que los
resultados de los subsistemas son
intermedios.
Retroalimentación, retroacción o
retroinformación (feedback): es la
función de retorno del sistema que
tiende a comparar la salida con un
criterio preestablecido, manteniéndola
controlada dentro de aquel estándar o
criterio.
Componentes de los sistemasSesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Ambiente o entorno, es el medio que envuelve externamente al
sistema. La supervivencia de un sistema depende de su capacidad
de adaptarse, cambiar y responder a las exigencias y demandas
del ambiente externo.
Componentes de los sistemas
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Sesión 1.1 Nociones de Sistema
Componentes de un Sistema
Procesos
Inputs Transformación Outputs
Subsistemas
Oportunidades y
condicionantes de los
outputs
Fuentes de
inputs y
condicionantesÁreas de
contacto con el
exterior
(Adquisición de
recursos): Capital
humanos,
recursos
materiales,
equipos,
vehículos .
Administración
(Toma de
decisiones,
planificación, control
y estructuración);
servicio;
mantenimiento y
adaptación.
Áreas de
contacto con el
exterior
(Transacciones
de salida):
Ventas de
outputs, redes
sociiales y
relaciones
públicas con la
comunidad).
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Entorno
Figura 1.1 El modelo de sistemas abiertos
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Una vez conocida la visión sistémica de las organizaciones como
un todo integrado e interrelacionado, continuamos con el control,
como proceso administrativo inmerso en cada actividad dentrode las organizaciones.
El contenido de esta sesión aborda: acepciones, factores, tipos,
áreas, técnicas, metodologías e importancia, como fase previa
para integrar el concepto de control en las organizaciones,interrelacionando los conceptos de sistema y control para que
permita comprender la visión sistémica del control.
Visión general de la sesión
Módulo 1
Sesión 1.2 Nociones de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Al finalizar la Sesión el participante debe estar en
capacidad de identificar las funciones,
características e importancia del control en las
organizaciones y su visión de incorporación en los
procesos.
Objetivo específico de la sesión
Sesión 1.2 Nociones de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Acepciones
Factores
Tipos
Áreas
Metodologías, técnicas, procedimientos
e instrumentos de control
Etapas del ciclo genérico
Ciclos clave
Sesión 1.2
Nociones de Control
Mapeo genérico.
Pasos para
instrumentar el manual
Importancia
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
La palabra “CONTROL”
Acepciones Sentido
1. Como función coercitiva y
restrictiva
Impedir conductas
indeseables
3. Como comparación con algún
estándar de referencia
Corrección
2. Como verificación Corrección
4. Como función administrativa
Elemento dentro
de los procesos
administrativos
Sesión 1.2 Nociones de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Cantidad Tiempo Costo Calidad
Presupuestos Estudios de tiempos PresupuestosEvaluación de la
actuación
Estimaciones Fechas límiteCosto por metro
cuadrado
Pruebas
psicológicas
Productos terminados Programas Costos estándarInspecciones
visuales
Unidades vendidas Tiempo – máquina Pronósticos Coeficientes
Unidades rechazadasHoras hombre Contabilidad Rendimiento del
personal
Inventarios de personal ProcedimientosProductividad Informes
Formas de medir factores de control
Sesión 1.2 Nociones de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Previo o Preliminar
Concurrente o Concomitante
Retroalimentación
De gestión
Tipos de control
Sesión 1.2 Nociones de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Áreas de control nivel
sustantivo C.C.P
COP
CPC
CVP
Sesión 1.2 Nociones de Control
CTT
CI
OAV
CCRPM
Coordinación de Operaciones Policiales (COP)
Coordinación de Policía Comunal (CPC)
Coordinación de Investigaciones (CI)
Coordinación de Vigilancia y Patrullaje (CVP)
Coordinación de Transporte Terrestre (CTT)
Coordinación de Control de ReunionesPúblicas y Manifestaciones (CCRPM)
Oficina de Atención a la Victima (OAV)
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Áreas de control nivel
sustantivo E.P
Sesión 1.2 Nociones de Control
NPC
CC
CI
CD
Núcleo de Policía Comunal (NPC)
Coordinación de Comunicaciones (CC)
Coordinación de Investigaciones (CI)
Coordinación de Denuncias (CD)
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Establecimiento de estándares
Medición de resultados
Corrección
Retroalimentación
Metodologías, técnicas, procedimientos e
instrumentos de control
Sesión 1.2 Nociones de Control
Presupuestos
Reportes – Informes
Auditoría
Control estadístico de
los procesos
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Autorización
Ejecución
Registro
Custodia
Control
Etapas del ciclo genérico
Sesión 1.2 Nociones de Control
Autorización
Aprobación
Ejecución
Registro
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Talento humano
Bienes e inversión
Presupuesto
Liquidación y recaudación de ingresos
Ejecución presupuestaria
Pagos
Los ciclos claves
Sesión 1.2 Nociones de Control
Compras y
contrataciones
Crédito público
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Visión general del ciclo
Establecer procedimientos de las actividades
Formalizar los procedimientos en el manual
Publicación y actualización
Mapeo Genérico
Pasos para instrumentar el manual
Sesión 1.2 Nociones de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Establece medidas
Es Universal
Determina y analiza
Localiza los sectores responsables de la administración
Proporciona información
Reduce costos y ahorra tiempo
Su aplicación incide directamente en los resultados de
la organización
Importancia del control
Sesión 1.2 Nociones de Control
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
El manejo conceptual de sistema y control, tratado en las sesionesanteriores, sugiere que las organizaciones, para el logro de sus
objetivos se apoyen en los sistemas y subsistemas concebidos en
su contexto.
En este sentido, la presente sesión profundiza en el tema del
control bajo una visión sistémica organizacional, como premisapara entender el concepto de control interno, que se inserta
dentro del sistema organizacional, orientado al cumplimiento de
los objetivos institucionales a que se refieren los módulos
siguientes.
Visión general de la sesión
Módulo 1
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Al finalizar la Sesión, el participante debe estar en
capacidad de identificar los sistemas de control y su
función en el contexto organizacional.
Objetivo específico de la sesión
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Conceptualización
Clasificación según su comportamiento
Componentes de un sistema de control
Los sistemas de control en las
organizaciones
Sistema de control con aprendizaje
Autocontrol o mejoramiento
Noción de sistema de control
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Sistema de control
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
Conjunto de componentes que pueden regular su
propia conducta o la de otro sistema con el fin de
lograr un funcionamiento predeterminado. Estos
sistemas fueron relacionados por primera vez en 1948
por Norbert Wiener y se aplican en esencia para los
organismos vivos, las máquinas y las organizaciones.
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
1. Sistema de control de lazo abierto: Es aquel sistema en el que la
acción de control está muy relacionada con la entrada pero su
efecto es independiente de la salida. Estos sistemas se
caracterizan por tener la capacidad de poder establecer(calibrar) una relación entre la entrada y la salida con el fin de
lograr la exactitud deseada.
2. Sistema de control de lazo cerrado: Son los sistemas en los que la
acción de control está en cierto modo muy dependiente de la
salida. Estos sistemas se caracterizan por su propiedad de
retroalimentación.
Clasificación de los Sistemas de Control según su
comportamiento:
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Componentes de un sistema de control
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
Fuente: Strategic Managemen: Implementation and Recycling, p.505
Captación y medida del
desempeño presente
(Sensor)
Objetivos, planes,
estándares.
(Características a ser controladas)
Acción correctiva(Efector)
Comparación de lo presente frente a los
estándares
Retroalimentación
Retroalimentación
Fuente: Strategic Managemen: Implementation and Recycling, p.505
Captación y medida del
desempeño presente
(Sensor)
Objetivos, planes,
estándares.
(Características a ser controladas)
Acción correctiva(Efector)
Comparación de lo presente frente a los
estándares
Retroalimentación
Retroalimentación
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Sistema administrativo, contable y financiero
Sistemas de información generales y especiales
Sistema de información operativa
Sistema de información gerencial
Los sistemas en la organización
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)
Mejoramiento
Autocontrol
o
Sesión 1.3 NOCIÓN DE SISTEMA DE CONTROL
Elaborado por: Lcdo. Denys José Terán Pineda. Auditor Interno (E)