BENGKEL BALANCED SCORECARD MENGGUNAKAN QPR – PEJABAT PERPUSTAKAAN Pengenalan kepada balanced scorecard

Pengenalan kepada QPR

KPI dan kaedah pengiraan

SKT

Hubungkait SKT dengan KPI Tier 1

BALANCED SCORECARD (BSC) dibangunkan oleh Robert Kaplan seorang profesor dari Universiti Harvard dan David Norton seorang juruperunding di awal tahun 1990-an

4 perspektif asas dalam konsep BSC iaitu : I. perspektif kewanganII. Perspektif pelangganIII. Perspektif proses dalaman organisasiIV. Perspektif pembelajaran dan pertumbuhan

BALANCED SCORECARD (BSC)

di akhir 1990-an konsep BSC sebagai alat pengurusan prestasi agensi sektor awam telah mula digunakan secara meluas di Amerika Syarikat, Australia, Sweden, Hong Kong dan Singapura

Syarikat Telekom Malaysia Berhad merupakan salah satu syarikat telah membangunkan BSC bagi pengukuran prestasi semenjak 1996

Perspektif Kewangan

Visi & Strategi

Perspektif Pembelajaran

dan Pertumbuhan

Perspektif Pelanggan

Perspektif Proses

Dalaman Organisasi

Empat perspektif Asas Konsep balanced scorecard

Pengukuran prestasi agensi sektor awam pada lazimnya dibuat berdasarkan pencapaian prestasi :-

• peratusan (%) pencapaian pelaksanaan projek sepertimana dirancang semasa sesi perancangan strategik

• peratusan perbelanjaan mengurus dan perbelanjaan pembangunan

• pelaksanaan MS ISO 9001 dan bilangan ketidakakuran sebagai ukuran pengukuran kualiti proses kerja

• penentuan tahap kepuasan pekerja di agensi

• penentuan tahap kepuasan pelanggan agensi

QPR (QUALITY.PROCESSES.RESULTS)

perisian pengurusan strategik

merupakan sistem yang komprehensif di mana dapat melaksanakan balanced scorecard di sesebuah organisasi

mempunyai asas grafik dan mudah digunakan

maklumat yang disediakan mudah difahami

Sistem ini telah digunakan di Pusat Komputer dan Pejabat Perancangan dan Komunikasi Korporat sejak 2010

KELEBIHAN QPRa) Pemantauan projek dapat dilakukan oleh ketua / penyelia dengan lebih berkesan.

b) Pencapaian peratus kerja / projek yang siap dibuat dapat dilihat dan diukur oleh pihak pengurusan.

c) Faktor kelemahan atau kelewatan siap sesuatu projek boleh dinilaidengan cepat seperti kekurangan staf, latihan atau kemahiran, kekurangansumber kewangan.

d) Analisa data / statistik sistem maklumat dapat dilihat melalui dynamic report yang disediakan.

Fungsi QPR• Dasdboard

membantu pihak pengurusan mendapat maklumat dalam bentuk ringkasan atau “Bird eye View” berhubung pencapaian keseluruhan organisasi.

• Navigator Viewmerupakan paparan bagi senarai KPI atau elemen pengukuran, trend pencapaian mengikut masa yang ditetapkan, perbandingan pencapaian dan prestasi setiap KPI atau elemen pengukuran

• Fungsi ‘Drill Down’ membantu pihak pengurusan dalam meneliti pencapaian dengan lebih mendalam dan terperinci.

• Kemasukan Datai) Kemasukan data pengukuran secara langsung oleh pengguna melalui web portal QPRii) Integrasi data. Kaedah Extract-Transform-Load (ETL) ini dilaksanakan menggunakan

capaian kepada punca-punca data secara langsung daripada sistem QPR.

Fungsi QPR• Komunikasi

Fungsi komunikasi yang terdapat dalam QPR ini membolehkan pihak pengurusan dan pemilik pengukuran secara kolaboratif memberi komen, cadangan, arahan dari semasa ke semasa

• Fungsi Alertmemberi peringatan dan membantu pengguna seperti pihak pengurusan, pemilik initiatif dan sebagainya berkenaan keadaan sesuatu pengukuran yang memerlukan perhatian.

• Extract kepada Microsoft OfficePelaporan QPR Metrics boleh dieksport ke Microsoft Office

Kenapa setiap organisasi perlu menggunakan QPR

a) Staf yang terlibat dengan sesuatu projek yang menyumbang kepada pencapaian balanced scorecard jabatan masing-masing lebih berusahadan dedikasi untuk menyempurnakan tugas yang diberi.

b) Pelaporan status kerja / projek dilaksanakan dengan lebih kemas, jelasdan telus.

c) Semangat kerja berpasukan lebih terselah dengan penggunaan sistem ini

Contoh Scorecard Milestones

Peratusan pencapaian di peringkat bahagian

Peratusan pencapaian peringkat Timb. Pengarah

Peratusan pencapaian peringkat Pengarah

Contoh scorecard Tier 1

Contoh scorecard Tier 0

Contoh Strategy Map UTeM Tier 0

Contoh Strategy Map UTeM – stakeholder perspective Tier 0

Contoh Strategy Map UTeM – Internal process perspective Tier 0

Contoh Strategy Map UTeM – L & G perspective Tier 0

Contoh Strategy Map Pusat Komputer Tier 1

Contoh Strategy Map Pej. Bendahari Tier 1