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Oficina de GED ECM BPM 17 e 18 de junho de 2010 Belo Horizonte - Minas Gerais Local: Universidade Pitágoras Assunto: Retorno sobre Investimento no Projeto de GED ECM BPM
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GED
2010
Camada Projeto GEDDesmaterialização Documental
ROI – Retorno sobre Investimento
Instrutor: Romoaldo Zacarias
Belo Horizonte: 17 a 18 de junho de 2010
GED 2010
2
Planejamento
Retorno do Investimento do negócio
O Valor pode ser medido dediversas formas, mas é preciso
demonstrarclaramente qual o ROI
Investimentos em GED/ ECM
devem ser empregados
Em:
Projetos GED /
ECM quetrarão Valor
para asempresas
É preciso conhecer as necessidades do negócio da
empresa parajustificar a aquisiçãoDe GED / ECM / BPM
Organizacionais + Culturais + Tecnológicos
Econômicos + Políticos + Mercadológicos
Hardware + Software + Peopleware
GED 2010
ROI = Fatores para Análise
SegurançaLiquidez
Rentabilidade
Formas de
Mostrar o Retorno
do Investimento
Em GED / ECM
GED 2010
ROI = Análise de Retorno
Análise dos fatores
• Rentabilidade – ROI, IRR
– TCO = Total Cost of Ownership (soluções de TI)• Soma de custos = aquisição, instalação, treinamento,
perda de produtividade, suporte, manutenção, insumos para funcionamento
• Gratner Group
• Liquidez – Payback Period
– Período de Recuperação (tempo para recuperar o investimento inicial)
• Segurança – NPV(( O valor presente líquido (VPL) (do inglês Net Present Value - NPV))
GED 2010
ROI - Possiveis Relatórios
Interesse de investidores
Seleção de investimentos ou projetos
ROI = Retorno do Investimento
NPV = Valor Presente Líquido
IRR = Taxa Interna de Retorno
Observação:
Análise considera fatores = rentabilidade, liquidez e segurança
GED 2010
ROI = Análise de Retorno
Proposta para análise de investimentos em GED / ECM
Hardware / software ROI = cálculo monetário (tradicional,
tangível)
GED / ECM = ROI = intangível (“resultado previsto”)
VAT = Valor Agregado de GED / ECM
ROI = Hardware + Software + Peopleware
GED 2010
ROI – Return On Investment
São argumentos para convencer aos investidores no Projeto:
De GED /ECM
De Gestão Documental / Informacional
De Gestão do Conhecimento
Ganhos Otimização do Tempo de Acesso ao Documento.
Impacto no atendimento ao cliente, a fiscalização, a auditoria etc.
Redução do Risco sob o acervo (Multa, Ação Judicial, Sinistro, Fraudes)
Impacto sobre perdas, prejuízos etc.
Redução do Custo na Tomada de Decisão baseada em informação
Impacto sobre atuação mercadológica, posicionamento estratégico etc.
Melhoria com uso do Homem Hora para atividade fim. (Processo)
Impacto sobre a produtividade, criatividade, inovação etc.
GED 2010
Custos – Capacidade de Armazenamento
Comporta em média 10.000 páginas;
Ocupa em média 0,30 m2;
Custa em média R$ 300,00.
01 CD comporta em média 15.000 páginas
01 DVD comporta em média 90.000 páginas
01 DVD custa em média = R$ 7,50
GED 2010
Custo - Área Ocupada
Comporta em média 100 armários
100 x 10.000 = 1.000.000 páginas
Espaço de até 12 pessoas
Estantes, mesas, etc.
Sala comercial de 60/80 m2 - custo locação ano = R$ 30.000,00
GED 2010
Custos – Tempo de busca da informação
O executivo em média destina 04 semanas no ano a procura
documentos para a tomada de decisão.
A fidelização do cliente depende em média 65 % dos casos do
tempo de resposta contida nas informações.
Fluxo de trabalho baseados na busca de documentos em papel
compromete a qualidade do atendimento (Tempo de resposta).
A consulta direta que os Documentos em Papel exige penaliza os
custos em relação a mão de obra com desvio de função dos
profissionais envolvidos.
O acesso aos documentos é condicionado aos dias e horários de
operação da empresa.
GED 2010
Custos de Logística – Captura Distribuída
Banco de Dados
USUÁRIOS
Consulta via WEB
Repositório
Central
DATA CENTER
Rede RegionalCDI
GED 2010
Custo de Segurança
Acesso: segurança no acesso aos documentos
se limita a portas e arquivos trancados com
chaves e cadeados.
Controle: O controle dos documentos de posse
dos interessados é precário e na maioria das
vezes fica esquecido nas gavetas dos mesmos.
Extravio: Risco de perda de parte ou de todo o
documento durante consulta e, no arquivamento.
Sinistros: Documentos em papel estão sujeitos a
diversos tipos de ocorrências, como incêndios e
inundações.
GED 2010
Custos Segurança – GED nas nuvens
Backups: de acordo com os
padrões internacionais;
Forte procedimento: Segurança
física e lógica;
Redundância de combate a
sinistros: Sistema detecção de
fumaças/incêndios, combate a
roedores etc.Data Center
GED 2010
O Tempo é a Moeda do GED / ECM / BPM
Conta de Padaria! Na Silva e Silva S.A
• Tempo médio de busca por documentos em papel: 30 minutos
• Número de funcionários por dia buscando documentos: 6
• Número de buscas por dia por funcionários: 6 x 15 x 22 = 1.980 buscas mês
• Salário médio mensal por funcionário: R$ 1.000,00 x 2 (Encargos) = R$ 2.000,00
• Salário médio mensal do funcionário por hora: R$ 11,36 ( R$ 2.000,00 / 176 horas mês)
• Tempo mensal gasto com busca de documentos em papel: 59.400 minutos = 990 horas
•Custo do processo arquivístico em papel: 990 horas mês x R$ 11,36 = R$ 11.246,40
•Tempo estimado de busca por documentos digitais: 10 segundos
• Número de funcionários por dia buscando documentos: 6
• Número de buscas por dia por funcionários: 6 x 15 x 22 = 1.980 buscas mês
•Salário médio mensal por funcionário: R$ 1.000,00 x 2 (Encargos) = R$ 2.000,00
• Salário médio mensal do funcionário por hora: R$ 11,36 ( R$ 2.000,00 / 176 horas mês)
•Tempo mensal gasto com busca de documentos digitais: 10 segundos x 1.980 = 19800 segundos
• 19.800 / 60 segundos = 330 minutos / 60 minutos = 5 horas e 50 minutos
•Custo do processo arquivístico digital: 6 horas mês x R$ 11,36 = R$ 68,16
GED 2010
Investimento – Quadro Demonstravo
Fases do Projeto versus Expansão do Armazenamento
Valor do ProjetoExpansão de Armazenamento
e sobre vida do galpãoDescrição
R$ 114.445,00
Investimento................ R$ 478.055,00.... 53.595 novas caixas
1- Adequação Layout –
Estantes do Meio / banheiro
2- Adequação dos Paletes para
Estantes –Colocação de
Prateleiras – Base de Madeira
3- Adequação Metodológica de
Gestão do Acervo - Método de
localização e identificação
4- Cortinas de proteção
Contra Pó Químico
R$ 95.700,00
R$ 219.710,00
R$ 48.000,00 1.728 caixas
25.200 caixas
26.667 caixas
N.A
O quadro acima demonstra:
A- Investimento por caixa adicionada ao arquivo: R$ 478.055,00 / 53.595 caixas = R$ 8,92 ano e R$ 0,74 por mês.
B- A capacidade atual de armazenamento de caixas é de 84.000 caixas e o projeto permitirá adicionar 53.595 caixas o
que equivale a aquisição de um galpão com capacidade de 65 % do atual.
C- O acréscimo de 53.595 caixas reverte o esgotamento do galpão atual e fornece uma sobrevida de 6 anos nas condições
atuais de entrada de caixas. Porém com o crescimento natural do Grupo previsto para 20 % passando de
9.000 caixas que entram anualmente para 11.000 caixas que entrarão anualmente a sobrevida do galpão passa para 5 anos.
GED 2010
Investimentos – Quadro Descritivo
Como se faz Porque Ganho por redução de custoDescrição
A- Profissionais do
Processo
Número considerado
em
Março de 2008.
Redução progressiva de
profissionais do processo
em 45 % no decorrer do
projeto.
•Introdução de metodologia
•Introdução de tecnologia
•Adequação das estantes
•Redução da logística (Consultas)
•Melhoria da qualificação da MOD
R$ 334.800,00 ano após o
Encerramento do projeto.
Legenda: MOD – Mão de obra direta
B- Sobrevida as caixas Introdução das prateleiras
cortinas de proteção
•Redução do índice de perda:
por esmagamento.
•Por acumulo de poeira combinada
Com pó químico.
C- Segurança 3.1 – Patrimonial
•Gestão de sinistros
(Combate a
incêndio, roedores etc.).
3.2- Informação
•Controle de acesso (Furto)
•Divisão do acervo em:
•Histórico /
Operacional
3.3- Trabalho (Equipe)
•Redução do risco de
acidente.
•Melhoria das condições para
execução do trabalho e possibilidade
de perda da informação.
R$ 2,20 por caixa
danificada.
Agilidade ao atendimento:
Solicitante.
Intimações.
Fiscalizações
D- Digitalização
Preparação do Pessoal
Preparação do acervo
•Preparação da mão de obra
para
introdução da tecnologia.
•Preparação da documentação
para
migração da mídia papel versus
mídia digital.
Redução em 40% do volume
a ser migrado( índice de
duplicidade documental).
GED 2010
ROI e cronograma Trimestre 1 Trimestre 2 Trimestre 3 Bimestre 1
Ações
5- Cortinas de proteção
Contra Pó Químico
4- Adequação Metodológica
de Gestão do Acervo
Varredura de conteúdo
3- Adequação de Paletes
para Estantes.
2- Adequação Layout
1- Padronizar
R$ 48.200,00
R$ 219.710,00
R$ 95.700,00
R$ 114.445,00
R$ 478.055,00
9.640 9.640 9.640 9.640
36.619 36.619 36.619 36.619 36.619 36.619
8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700 8.700
16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349 16.349
18.3408.700 71.30854.960 71.308 71.308 61.668 61.668 25.045 25045 8.700
R$ 81.990,00 R$213.924,00 R$148.391,00 R$ 33.745,00
15.120 / 3= 5.040 10.080 / 3= 3.360 26.667 / 3= 8.890
RM: Ponto de Equilíbrio de R$ 1,45
Abr15/04
Mai Jun Jul Ago Set
30/09
Out Nov
31/11
Dez Jan
31/01
Fev
Mar16/03
8.700
Inicio / Fim operacional
9.640
11 meses
1.728 / 3 = 576
R$ 334.800,00 (Redução de MOD) + R$ 356.043,00 (Valor do Espaço Aberto no PE R$ 1,45) = R$ 690.843,00.
ROI : R$ 478.055,00 / R$ 690.843,00 = Projeto com pay back no decorrer do período de execução.
R$ 25.056,00
X 8 meses=
R$ 200.448,00
R$ 14.616,00
X 5 meses=
R$ 73.080,00
R$ 21.924,00
X 2 meses=
R$ 43.848,00
R$ 38.667,00
X 1 meses=
R$ 38.667,00
R$ 356.043,00
no decorrer
do
projeto
GED 2010