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Palestra minha realizada pela Alertse Qualificação Profissional na Associação Comercial de Minas Gerais em 23/09/2010.
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Associação Comercial de MG23/09/2010
Tempo é Dinheiro!
Como ganhar tempo?
• Planejamento e organização
• Cronotipos: matutino, vespertino e noturno
• Definir objetivos e utilizar recursos disponíveis para atingi-los no menor prazo possível
24h
8h
10h2h
4h
Mudança de cultura
• Deixar para última hora
• Valorização do “homem-que-resolve”
• Eu sou um gênio e me organizo no meu caos
Diário
• Anote o que fez durante o dia, em divisões de 30min ou 1h
• Separe os eventos por categorias:• Importante• Circunstancial• Urgente
• Avalie diariamente, semanalmente e mensalmente
Vantagens: Você se conscientiza da forma como usa o tempo Define com mais clareza o que pode ser eliminado,
delegado e priorizado Mede sua evolução Reduz eventos urgentes e circunstanciais
Complicada?
Como delegar?
• Reconhecimento e Recompensa
• Dividir a tarefa em ações menores
• Identificar as competências da equipe
• Ensinar os procedimentos, mas com foco no objetivo
• Dar autonomia e responsabilidade
• Monitore!
Reuniões
Como coordenador:
• Convidar apenas quem for necessário
• Deixar claro o objetivo da reunião (deliberativa, informativa, debate,…)
• Enviar uma pauta com os assuntos a serem tratados e um resumo de cada item (4-5 linhas)
• Ter data e local bem definidos
• Cumprir os horários
• Tempo máximo sugerido• Para o assunto: 20min• Para a reunião: 1h30
• Encerre retomando os assuntos e decisões
• Envie uma memória para os participantes
Reuniões
Como participante:
•Ler a pauta com atenção e levantar informações
• Mantenha o foco nos assuntos
• Ajude o coordenador a organizar a reunião
• Fale apenas o necessário
Interrupções
•Abordagem de elevador (Elevator Pitch)
• O que está fazendo?
• Porque está fazendo?
• Quando vai terminar?
• Desconecte-se!
• Email, telefone, mensageiros, …
• Feche a porta, vá para casa
• Separe um ou mais períodos do dia para ler os emails
• Primeiro catalogue, depois leia, responda e arquive
• Primeiro catalogue, depois leia (por ordem de importância)
• Caixa de entrada é só uma caixa de entrada: arquive!
Mesa de Trabalho
• Sobre a mesa, apenas o que estiver usando no momento
• Separe o que usa diariamente, semanalmente, mensalmente
• O que não é usado há mais de três meses = arquivo-morto
• Arrume o espaço antes de sair (reunião, intervalo, almoço,…)
• Agende um horário na semana para organização
Organização
• Tenha um bloco de anotações e não papeizinhos
• Crie um roteiro para as atividades rotineiras
• Crie uma ordem para organizar os documentos, seja cronológica, por assunto, por registro, etc…
Gestão do Tempo no Estudo
• Monte um plano de estudos
• Priorize as disciplinas mais importantes e estratégicas
• Programe uma revisão semanal/quinzenal
• Desconecte-se!
• Estude mesmo quando não há provas/trabalhos
• Antecipe/aprofunde o conteúdo
Planejamento
Melhor forma de gerir o tempo é planejando
PDCA
SWOT
TEVEP
TRIAD
BSC
Como você planeja?
Qual a melhor forma de planejar?
• Atingível
• Que dependa de você
• Mensurável (onde, o que)
• Preciso
• Motivador (porque)
• Limite de tempo (quando)
Como traçar objetivos?
Sorteio!
Preencha a avaliação e entregue para participar do sorteio de uma bolsa integral para o curso de “Gestão do Tempo e Produtividade Pessoal a ser realizada pela Alertse Qualificação Profissional nos dias 18 e 19 de outubro, das 19h às 22h.