Presentasi analisa & desain Knowledge Management System

Dipresentasikan diPROGRAM MAGISTER MANAJEMEN TEKNOLOGI, BIDANG KEAHLIAN MANAJEMEN TEKNOLOGI INFORMASI

PROGRAM PASCASARJANA - INSTITUT TEKNOLOGI SEPULUH NOVEMBER SURABAYA

Eva Handriyantini

Judul

ANALISIS & DESAIN

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

STUDI KASUS :

PENGELOLAAN DOKUMEN AJAR DI

SEKOLAH TINGGI INFORMATIKA & KOMPUTER INDONESIA

(STIKI) MALANG

STIKI

Sekolah Tinggi Informatika & Komputer Indonesia (STIKI) di Malang bernaung di

bawah Yayasan Pendidikan Tinggi Teknik Nusantara dan telah beroperasi sejak tahun

1985

Program Studi yang dimiliki saat ini adalah : Manajemen Informatika

Teknik Informatika

Program Studi: Manajemen Informatika Memiliki Konsentrasi :

Sistem Informasi Bisnis & e-Commerce Desain Grafis & Multimedia Sistem Informasi Akuntansi

Proses Pembelajaran : Perkuliahan Praktikum Terstruktur Tugas Mandiri

Knowledge Management System

[Tiwana, A., 2001] Knowledge management ialah pengelolaan knowledge perusahaan dalam menciptakan nilai bisnis (business value) dan menghasilkan keuanggulan

kompetitif yang berkesinambungan (sustainable competitive advantage)

dengan mengoptimalkan proses penciptaan, pengkomunikasian dan

pengaplikasian semua knowledge yang dibutuhkan dalam rangka pencapaian

tujuan bisnis

Siklus dari Knowledge Management System

Menciptakan Pengetahuan terhadap hal-hal baru yang dilakukan

Identifikasi dan Capture pengetahuan baru

Menempatkan pengetahuan dalam konteksnya sehingan mudah untuk digunakan

Menyimpan Pengetahuan didalam repository

Melakukan review terhadap akurasi dan relevansi pengetahuan yang dimiliki

Membuat Pengetahuan memungkingkan untuk digunakan oleh semua orang setiap waktu

Permasalahan

PENGETAHUAN MASIH DIMILIKI OLEH DOSEN

BUKAN PRODI

BAHAN AJAR & MODUL PRAKTIKUMTIDAK TERUPDATE

BELUM TERSEDIA

MEDIA PERTUKARAN PENGETAHUAN

KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Solusi

PENGETAHUAN MENJADI MILIK PRODI

BAHAN AJAR & MODUL PRAKTIKUM

TERUPDATE & MUDAH DI MONITOR

TERCIPTANYA LEARNING

ORGANIZATION

PENINGKATAN KUALITAS

PEMBELAJARAN

DESAIN

ANALISA & IDENTIFIKASI

Metodologi Penelitian

PERENCANAAN

Perencanaan Pengumpulan data yang berkaitan dengan

pengguna sistem, serta dokumen bahan ajar yang ada.

Pengguna Sistem yang terkait : Dosen sebagai pemiliki pengetahuan & pencipta

pengetahuan Manajemen Akademik : Pembantu Ketua I Bid.

Akademik, ketua jurusan sebagai reviewer terhadap akurasi dan relevansi pengetahuan yang dimiliki apakah sesuai dengan kebutuhan

Kegiatan PenelitianNo Uraian kegiatan

Alokasi Waktu Kegiatan (Bulan)

1 2 3 4

1 Tahap Perencanaan

* Persiapan yang meliputi :

- Studi literatur mengenai KMS

- Pengumpulan data yang berkaitan dengan pengguna sistem

- Pengumpulan data yang berkaitan dengan dokumen bahan ajar

* Perencanaan penelitian: estimasi waktu

2 Tahap analisa dan identifikasi

2.1 Analisa & desain sistem yang sedang berjalan

2.2 Pengumpulan data lapangan: kebutuhan sistem fungsi-fungsi yang diharapkan

3 Tahap Desain

* Pembuatan deskripsi lengkap dari KMS :

- Perspektif produk

- Fungsi-fungsi produk

* Pembuatan kebutuhan rinci dari KMS:

- kebutuhan antarmuka eskternal

- kebutuhan fungsional

- kebutuhan performa

- batasan rancangan

- Atribut sistem

4 Dokumentasi dan Penyusunan Laporan Akhir

Dokumen Ajar yang ada saat ini : Silabus, SAP/AP, Modul Praktikum, Berita Acara Perkuliahan, Soal Ujian, Lecture

Note / Diktat, Buku Teks, Kartu Bimbingan

Personil Kunci Kajur Dosen ( dosen pengajar, dosen koordinator, dosen pembimbing) User lain ( Ka. Baak, Ka. Lab. Ka. Perpustakaan)

Kebutuhan sistem : KM Process, Search Document Report Document Create Document KM Tree

Analisa Knowledge Management System

Desain Pembuatan deskripsi lengkap dari knowledge

management system. Perspektif produk Fungsi-fungsi produk

Pembuatan kebutuhan rinci dari knowledge management system Kebutuhan antarmuka eksternal Kebutuhan fungsional Kebutuhan performa Batasan rancangan Atribut sistem perangkat lunak

Arsitektur Knowledge Management System

Business use case Knowledge Management System

Struktur Menu Knowledge Management System

Desain Antar Muka Form Utama

Proses diawali oleh Kajur dengan melakukan pengaturan KM Process sbb: Create user & Hak Akses Configure Process Configure Search Document Structure

PROSES - KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

Proses selanjutnya, Kajur melakukan penyusunan KM Tree


Selanjutnya , Dosen maupun Kajur dapat mulai membuat dokumen


Pada pembuatan dokumen, kajur atau dosen dapat melakukan: Pengaturan keyword Pengaturan expert yang boleh mengedit Pengaturan status dokumen


Selanjutnya, Dosen atau Kajur dapat melakukan pencarian dokumen yang telah ada. Dengan status sebagai expert / editor, Dosen atau kajur dapat melakukan editing pada dokumen yang ditemukan.


Dosen atau Kajur, juga dapat melihat : Laporan dokumen yang belum di approved, Laporan dokumen yang masih di edit Laporan dokumen yang telah di approved


Ka. BAAK, Ka. Lab serta Ka. Perpustakaan merupakan user yang memiliki hak akses untuk melihat dokumen saja. Untuk itu, user ini hanya bisa mengakses : Menu search Menu report


Dari proses- proses yang ada, secara singkat dapat digambarkan siklus hidup dokumen sebagai berikut : Penciptakan dokumen serta editing dilakukan oleh user yang diberi hak

akses sebagai editor (Dosen, Kajur) Kontrol serta persetujuan dokumen boleh di sharing, dilakukan oleh user

yang diberi hak sebagai approver (kajur) Dokumen yang telah disetujui bisa di pergunakan bersama-sama oleh

semua user sebagai reader (Dosen, Kajur, Ka. BAAK, Ka. Lab, Ka. Perpustakaan)


Dari hasil analisa, knowledge management system harus dapat memenuhi kebutuhan dasar : KM Process / Proses pengaturan Knowledge Management Search Document / Pencarian Dokumen. Report Document / pelaporan dokumen Create Document / Pembuatan Dokumen Knowledge Tree / Pohon Pengetahuan

Dari analisa hasil verifikasi dan validasi, didapatkan : Desain Knowledge Management System, telah sesuai dengan spesifikasi

dan kebutuhan dasar dalam pengelolaan dokumen ajar

Simpulan

Education

Presentasi analisa & desain Knowledge Management System