Proceso de La Organización

Elaborado porAriana Vulpiani

El Proceso de la

organizaciónUna organización es un patrón de relaciones, por medio de las cuales las personas, bajo el mando de los gerentes, persiguen metas comunes. El proceso gerencial de la organización implica tomar decisiones para crear un tipo de marco estable y flexible en el cual las personas puedan trabajar en grupos coordinados para alcanzar las metas, y además que sean estables en el horizonte. En este sentido, los gerentes deben considerar lo que está ocurriendo y lo que probablemente ocurra en el futuro, en el entorno de las organizaciones.Stoner (1996), considera que en la intersección de estos factores, planes y ambiente, los gerentes toman decisiones para adecuar las metas, los planes estratégicos y sus capacidades a los factores del entorno. Este primer paso para organizar, que por lógica se deriva de la planificación, es el proceso de diseño organizacional. El patrón específico de relaciones que los gerentes crean en este proceso se llama estructura organizacional. Este s un marco que elaborar los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organización.

Dentro de este destacanDe estos procesos organizacionales podemos encontrar

aquellos que son más significativos, o sea los que influyen de manera más evidente en los empleados:

Motivación: La motivación es la gasolina del cerebro, esta crea la necesidad para luego tener el impulso y lograr el fin.

Comunicación: Debe fluir en forma vertical, descendente (del líder al trabajador) y ascendente (del trabajador al líder). Estos a través de un control de flujos.

Liderazgo: No se mide por la capacidad o habilidad en si misma, sino por el influir, Estatus, Claridad en lo que quiere, lealtad y sinceridad por parte del líder.

Trabajo en equipo: Trabajar complementando su dotes y habilidades individuales por lograr una meta en común dentro de la organización y aquellos objetivos trazados a cada integrante.

¿Qué es Organizar?El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una buena organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento.

Detallar todo el trabajo que debe ejecutarse para alcanzar las metas de la organización.

Importancia

Dividir la carga total de trabajo en actividades que puedan ser ejecutadas en forma lógica y cómoda por una persona o por un grupo de personas.

Combinar el trabajo de los miembros de la organización de modo lógico y eficiente. A medida que una organización crece y contrata a más personas para llevar acabo las actividades, se hace necesario agrupar a las personas cuyas tareas guardan relación entre sí.

Establecer un mecanismo para coordinar el trabajo de los miembros en un todo unitario y armonioso. A medida que los individuos y departamentos realizan sus actividades especializadas, pueden olvidarse las metas de la organización o bien surgir conflictos entre los miembros.

ImportantePasos al proceso de organizar:

En ese sentido los pasos esenciales en el proceso de organizar son:1.Identificar las funciones, actividades y tareas necesarias para alcanzar los objetivos principales de la organización.2.Preparar el organigrama funcional de la organización que muestre las distintas actividades o funciones a realizar por la institución.3.Definir las funciones con sus correspondientes deberes en términos de la descripción de las diferentes clases de cargos que existirán dentro de la organización.4.Seleccionar al personal adecuado para cubrir los cargos.5.Preparar el manual de la organización y el manual descriptivo de las clases de cargos, con las funciones, tareas y actividades a realizar por las personas que los ocupen.6.Preparar el manual de normas y procedimientos para la ejecución de las actividades a realizar por las personas que ocupen los cargos.7.Identificar y cuantificar los recursos materiales necesarios para la ejecución de las actividades.8.Conseguir y acondicionar el área física para los funcionamientos de la organización.

El trabajo puede ser fragmentado en las partes que lo componen. Estas pueden asignarse a trabajadores individuales, quienes se especializan en dichas tareas.La división del trabajo tiene como propósito incrementar la productividad, debido a que ninguna persona puede ejecutar al mismo tiempo la totalidad de las tareas necesarias de una operación compleja. Sin embargo, si es posible que una persona desarrolle todas las tareas que se requieran. De ahí que es más eficiente y en algunos casos es absolutamente necesario dividir el total de la operación en actividades secuenciales y en paralelo.Las formas de división del trabajo han sido favorecidas por la mecanización y por el advenimiento de la línea de ensamble, así como por la administración científica, la capacitación, el estudio del trabajo, y los sistemas de reconocimiento.

División del trabajo

Orientaciones para Limitar la Especialización de la TareaHay tres orientaciones básicas para diseñar trabajos excesivamente especializados en la tarea: rotación de trabajos, ampliación del trabajo, y enriquecimiento.Rotación, es el movimiento sistemático de un empleado a través de otra serie de puestos de trabajo. La teoría es que la rotación alivia el aburrimiento al permitir que el trabajador varíe sus actividades.Ampliación. Incrementar el número de tareas de un trabajo. Es muchas veces llamado "carga horizontal de trabajo". 

Enriquecimiento del Trabajo o Carga Vertical. Incrementa el trabajo, "pasos más allá", por la introducción de contenidos más profundos o directivos dentro del trabajo.Los expertos sugieren que al diseñar el trabajo deben considerarse los factores de ampliación y enriquecimiento del trabajo. En el cuadro que se muestra a continuación, se especifican las pautas de enriquecimiento del trabajo.

ESTRUCTURA Y DISEÑODE LA ORGANIZACIÓN

La estructura de una organización especifica su división de las actividades y muestra cómo están relacionadas las diferentes funciones o actividades; en cierta medida también muestra el grado de especialización del trabajo. Indica además su estructura jerárquica y de autoridad, así como sus relaciones de subordinación. Asegura la estabilidad y continuidad que le permiten sobrevivir a las llegadas y salidas de empleados y coordinar sus relaciones con el ambiente.

La estandarizació

n de actividades.

La especialización

de las actividades. 

La coordinación

de actividades.

La centralización y descentralización de la toma de

decisiones.

El tamaño de la unidad de

trabajo. Analizamos mediante 5 elementos.

Determinantes de la Estructura OrganizacionalExisten cuatro determinantes fundamentales de la estructura:

Estrategia y estructura organizacional.La estrategia determinará cómo se establecen las líneas de autoridad y los canales de comunicación entre los gerentes y las subunidades. 

La tecnología como determinantes de la estructura.La naturaleza de la tecnología utilizada en una organización para crear sus productos (o los métodos con que ofrece servicios) también influyen en la manera de establecer la organización.

Las personas como determinantes de la estructura. La gente que interviene en las actividades de una organización afecta a su estructura. Los gerentes toman decisiones acerca de las líneas de comunicación y autoridad, así como acerca de las relaciones entre las relaciones de trabajo. Al adoptar tales decisiones reflejan el influjo de sus necesidades personales y de su ambiente preferido de trabajo. 

Tamaño y estructura.Tanto el tamaño global de la organización como sus subunidades influyen en su estructura. Las organizaciones más grandes tienden a tener mayor especialización de actividades y procedimientos más formalizados (mayor estandarización). Algunos autores han señalado que, al aumentar el tamaño de las organizaciones, se llamea un punto de donde se ven obligadas a descentralizar y a desarrollar una mayor variedad de mecanismos formales para coordinar sus actividades.

DISEÑO ORGANIZACIONALEl Diseño organizacional es un proceso en el cual se toman las decisiones para elegir la estructura organizacional adecuada para la estrategia de la organización y el entorno en el cual los miembros de la organización ponen en práctica dicha estrategia. El diseño de las organizaciones es un proceso permanente debido a que cambian con el tiempo.

ELEMENTOS PARA EL DISEÑO ORGANIZACIONAL

Estructura. •La organización implica el establecimiento del marco fundamental en el que habrá de operar el grupo social, ya que establece la disposición y correlación de las funciones, jerarquías y actividades necesarias para lograr los objetivos.

Sistematización.  •Todas las actividades y recursos de la empresa, deben coordinarse racionalmente a fin de facilitar el trabajo y la eficiencia.

Agrupación •y asignación de actividades y responsabilidades. Organizar, implica la necesidad de agrupar, dividir y asignar funciones a fin de promover la especialización.

jerarquía •La organización como estructura, origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y responsabilidad dentro de la empresa.

Simplificación de funciones. •Uno de los objetivos básicos de la organización es establecer los métodos más sencillos para realizar el trabajo de la mejor manera posible. 

Elementos contextuales: Son aquellas circunstancias del mundo exterior a la empresa que la rodean y ejercen su influencia sobre ella. Entre estos elementos podemos citar el entorno, la tecnología, el tamaño de la empresa, la globalización o la demanda ampliada de productos y servicios.Entre los elementos estructurales se pueden mencionar:•La distribución del poder se refiere a la manera como se reparte éste en la organización, es decir, si se acumula en manos de una sola persona, se reparte entre una minoría o entre muchas personas.•La complejidad viene dada por la forma de distribuir las funciones en la empresa.Las empresas no son organismos cerrados o aislados, sino estructuras abiertas y vivas que evolucionan con su entorno y época y se dejan influir por numerosos elementos con los que conviven. Según el economista Vicente Tena, los principales elementos contextuales que influyen en las organizaciones son el entorno, la tecnología y el tamaño de las mismas, que analizamos a continuación siguiendo sus estudios.

El entornoInfluye de una forma decisiva sobre la vida de la empresa. Para este autor, el entorno es «el conjunto de intenciones o fuerzas externas que afectan al desempeño de las funciones en la empresa, pero sobre las que no se tiene control. Entre ellas están los elementos sociales, culturales, económicos, científicos y políticos, los clientes, los proveedores, organismos reguladores de gobierno, ministerios, instituciones, entre otros.

La tecnologíaEs el conjunto de medios materiales de los que dispone la empresa para elaborar sus productos o prestar sus servicios. La evolución tecnológica en los últimos años ha sido y está siendo abrumadora. Constantemente se ponen a disposición de los usuarios en los mercados nuevos avances tecnológicos.

El tamañoLa estructura empresarial está directamente relacionada con el número de trabajadores con los que cuenta y con la antigüedad de aquélla. Respecto a este elemento, hay que señalar que a medida que una empresa crece, su estructura se hace más compleja, se incrementa el nivel de especialización de la plantilla y suele adquirir una normativa más rígida. Mientras tanto, lo normal es que los trabajadores de las pequeñas empresas tengan un mayor nivel de autonomía para decidir sobre el orden, el método y el ritmo de trabajo.

La globalización económicaYa se citó brevemente este fenómeno más arriba, pero ahora es importante detenerse en él para conocer su significado y sus caracteres. El término globalización nos acompaña permanentemente en la actualidad: la prensa, la televisión, la radio, numerosas conferencias y charlas hablan de este fenómeno que parece imparable. Se entiende por globalización el proceso por el cual el mundo se convierte en un espacio único para comprar y vender, y que tiene su base y fundamento en la liberalización de los mercados de nuestro planeta.

Ampliación de la demanda de productos y serviciosEl actual contexto económico está marcado por otro fenómeno que es resaltado por infinidad de autores como un elemento que afecta de manera notable a los procesos productivos. Este fenómeno se localiza en la llamada demanda de consumo, es decir, son los consumidores los que provocan con sus demandas que las empresas se vean obligadas a fabricar productos diferentes.