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PROYECTOS INFORMÁTICOS
Grupo de Procesos de Iniciación del Proyecto
Acta de Constitución del Proyecto
Identificación de Interesados
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Consiste en identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por elproyecto.
La mayoría de los proyectos tendrán gran cantidad de interesados.
Los interesados:
Son todas aquellas partes que podrían ser impactados positiva o negativamente altérmino del proyecto
Pueden ganar o perder a través del éxito o fracaso del proyecto
Pueden tener diferentes niveles de autoridad, los cuales afectarán su forma de ejercerinfluencia sobre el proyecto y sus entregables
Serán afectados por los resultados del proyecto
Pueden influir sobre el proyecto y sus entregables
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Para el éxito del proyecto, resulta fundamental identificar
a los interesados desde el comienzo del mismo y
analizar sus niveles de interés, expectativas, importancia
e influencia.
Se puede elaborar entonces una estrategia para abordar
a cada uno de ellos y determinar el nivel y el momento
de su participación, a fin de maximizar las influencias
positivas y mitigar los impactos negativos potenciales.
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS
Dado que el tiempo con el que cuenta el director del
proyecto es limitado y debe usarse con la mayor
eficiencia posible, estos interesados deberían ser
clasificados según su interés, influencia y participación
en el proyecto.
Esto permite que el director del proyecto se concentre en
las relaciones necesarias para asegurar el éxito del
proyecto.
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOSP
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Entradas
1. Acta de Constitución del proyecto
2. Documentos de Adquisición
3. Factores Ambientales de la Empresa
4. Activos de los Procesos de la Organización
Herramientas y Técnicas
1. Análisis de Interesados
2. Juicio de Expertos
Salidas
1. Registro de Interesados
2. Estrategia de Gestión de los Interesados
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
ENTRADAS
1. Acta de Constitución del Proyecto
Suministrar información sobre las partes internas y
externas que participan en el proyecto y se ven
afectadas por éste, tales como los patrocinadores del
proyecto, clientes, miembros del equipo, grupos y
departamentos que participan en el proyecto
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
ENTRADAS
2. Documentos de Adquisición
Si un proyecto es el resultado de una actividad de
adquisición o si se basa en un contrato establecido, las
partes en dicho contrato son los interesados clave en el
proyecto.
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
ENTRADAS
3. Factores Ambientales de la Empresa
Los factores ambientales de la empresa que pueden
influir en el proceso Identificar a los Interesados incluyen,
entre otros:
La cultura y la estructura de la organización o de la
empresa
Las normas gubernamentales o industriales
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
ENTRADAS
4. Activos de los Procesos de la Organización
Los activos de los procesos de la organización que
pueden influir en el proceso Identificar a los Interesados
incluyen, entre otros:
Las plantillas de registro de interesados
Las lecciones aprendidas procedentes de proyectos
anteriores
Los registros de interesados de proyectos anteriores
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Análisis de Interesados
Juicio de Expertos
1. Análisis de los Interesados
Consiste en recopilar y analizar de manera sistemática
las informaciones cuantitativas y cualitativas
Ayuda a identificar las relaciones con interesados que
pueden aprovecharse para crear alianzas y acuerdos
potenciales
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
En general, el análisis de los interesados sigue los
siguientes pasos:
Paso 1: Identificar a todos los potenciales interesados en
el proyecto e información relevante
Roles, departamentos, intereses, niveles de conocimiento,
expectativas y niveles de influencia
Patrocinador, el director del proyecto y el cliente principal
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Paso 2: Identificar el impacto o apoyo potencial que cadainteresado podría generar, y clasificarlos para definir unaestrategia de abordaje
Priorizar a los interesados clave a fin de garantizar el uso eficazdel esfuerzo para comunicar y gestionar sus expectativas
La matriz de poder/interés: nivel de autoridad y su nivel depreocupación
La matriz de poder/influencia: nivel de autoridad y suparticipación activa
La matriz de influencia/impacto: participación activa y sucapacidad de efectuar cambios
El modelo de prominencia: poder (capacidad de imponer suvoluntad), urgencia (necesidad de atención inmediata) ylegitimidad (su participación es apropiada).
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
La matriz de poder/interés: nivel de autoridad y su nivel
de preocupación
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Ba
jo P
od
er
Alto
Mantener Satisfechos Gestionar de Cerca
Control Mantener Informados
Bajo Interés Alto
IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
Paso 3: Evaluar el modo en que los interesados clave
pueden reaccionar o responder en diferentes situaciones, a
fin de planificar cómo influir en ellos para mejorar su apoyo
y mitigar los impactos negativos potenciales.
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS:
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS
2. Juicio de Expertos
Para asegurar la identificación y un listado exhaustivo de losinteresados, debería procurarse contar con el juicio y la experienciade grupos o personas con una capacitación o conocimientosespecializados en el ámbito en cuestión, como por ejemplo:
la dirección general
otras unidades dentro de la organización
los interesados clave identificados
los directores del proyecto que han trabajado en otros proyectos en elmismo ámbito (de manera directa o a través de las leccionesaprendidas)
expertos en el ámbito de los negocios o de los proyectos
grupos de la industria y asesores
asociaciones profesionales y técnicas
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: SALIDAS
1. Registro de Interesados
Este documento contiene todos los detalles relacionados con losinteresados identificados, entre ellos:
La información de identificación: nombre, puesto en laorganización, ubicación, rol en el proyecto, información decontacto.
La información de evaluación: principales requisitos,principales expectativas, influencia potencial en el proyecto,fase en el ciclo de vida donde el interés es mayor.
La clasificación de los interesados: interno/externo,partidario/neutral/opositor, etc.
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IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS: SALIDAS
2. Estrategia de Gestión de los Interesados
Define un enfoque para aumentar el apoyo y minimizar los impactos negativos de los mismos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto. Incluye elementos como:
los interesados clave que pueden impactar significativamenteen el proyecto
El nivel de participación deseado en el proyecto, para cada interesado identificado
Los grupos de interesados y su gestión (como grupos)
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