1 

 

_"______ 

Guidelines of  

School Safety Plan for Safe Learning Environment 2011‐2012 

 

 

 

 

 

 

 

 

  

Issued by ‐  District Administration, Dhanbad 

Government of Jharkhand  

Urban Risk Reduction Project Government of India and United Nations Development Programme 

 

2 

 

Forward 

 Safe  Learning  Environment  is  something which  every  child  is  entitled  to.  But  today,  the bigger question in front of us is “Are we doing enough to give our children a safe learning environment or are we still waiting for a wake up call?”  Times and again our nation has gone through the agony of loosing young school children in natural and manmade disasters within school premises, many of which would have been averted  by  simple  prevention,  mitigation  and  preparedness  measures.  The  Gujarat earthquake that occurred on 26 January 2001 claimed 13,805 lives of which around 1/3rd were  children.  At  least  1,884  school  buildings  collapsed  and  5,950  classrooms  were destroyed in that earthquake. A devastating fire claimed 94 lives of young children at the Sri Krishna Primary School in Kumbakonam (Tamil Nadu) on 16 July 2004. Around 17,000 children  died  and  2,448  schools  collapsed  in  the  2005 Kashmir  earthquake. We  need  to learn from the devastating incidents occurred in India over last few years.  The District Administration, Dhanbad recognizes  the role of  schools  in  the community as being  very  important.  In  fact,  it would  be  befitting  to  call  schools  cradles  of  the  society. Children  are  a  dynamic  and  powerful  force  of  change  and  are  supporters  in  creating awareness  in  the  community.  They  can  contribute  in  a  unique manner with  energy  and vision to find local solutions. School children should be encouraged to take up tasks which make them realize their importance as necessary stakeholders in the process of change. In this regard, it becomes essential to encourage, aware and involve children and teachers in school safety planning process to ensure their own safety from any unforeseen disaster in school environment.  This  document  has  been  prepared  by  the  District  Administration  with  a  vision  to make schools  in Dhanbad safe  from any kind of hazards and emphasizes on  implementation of school safety programme by Government and Private Schools in the district. We thank Mr. Amit  Shekhar,  District  Project  Officer,  UNDP  for  providing  guidance  in  preparing  this guidelines  for schools. The School Safety Programme needs to be  implemented by School Administration by active involvement of District Education Department, Teachers, Students and Staff Members of Schools in order to develop a culture of safety in our schools.  We call upon the administration of all schools in Dhanbad for adopting and implementing the School Safety Programme  in  their  respective schools  towards providing safe  learning environment  to  our  children.  We  believe  that  this  document  will  be  helpful  in  guiding schools  in  preparing  school  safety  plans,  in  following  safe  practices  and  mitigation measures.  Sd/‐

Deputy Commissioner Dhanbad

 

3 

 

Terminologies 

Alarm:  Is  the advisory or  signal  that  is given when an event  is  imminent or  is occurring;  the instructions which make up the family and community plans must be followed.  Alert: State declared with the aim of carrying out specific actions given the probable, close or real occurrence of an event which can cause damage  to  the environment and  losses both of human life and of material possessions.  Capacity (C): Combination of all strengths and resources available within a community, society or organization which can reduce the level of risk or the effects of an event or disaster.  Disaster: Serious interruption of the functioning of a community or society which causes loss of human  life  and/or  significant material, economic or environmental  losses; which  exceed  the capacity of  the community or  the  society affected  to deal with  the  situation using  their own resources.  Earthquake: Movement of the earth’s crust which generates  intense deformation of the rocks in  the earth’s  interior, accumulating energy which  is  suddenly  released  in  the  form of waves which shake the surface of the earth.  Emergencies:  Adverse  event  which  causes  alteration  in  people,  material  things  and  the environment  as  a  result of  a natural or man‐made occurrence,  in which  the  community has response capacity.  Household  First Aid Kit:  is  a box of  resistant material  acquired by  a  family  to  store  first  aid materials and medicines.  Hazard  (H)  : Physical event, potential prejudicial, phenomenon  and/or human  activity which can cause death or injury, material damage, the interruption of social and economic activity or environmental degradation.  Incident Command System (ICS):  ICS is an on scene, all risk, flexible modular system adaptable to any scale of natural as well as manmade emergency/incidents.  ICS seeks to strengthen the existing  disaster  response  management  system  by  ensuring  that  the  designated controlling/responsible  authorities  at  different  levels  are  backed  by  trained  Incidence Command Teams (ICTs).  Mitigation: Measures taken in anticipation of a disaster with the aim to reduce or eliminate its impact on society and the environment. It includes engineering and other measures of physical protection, as well as legislative measures to control the use of land and urban settlements. 

 

4 

 

 Preparation: Actions which are carried out before emergencies or disasters occur, with the aim of strengthening community response capacity.  Prevention: Activities designed to provide permanent protection and avoid damage to people, possessions and the environment.  Risk  Reduction:  Conceptual  framework  made  up  of  elements  which  work  to  minimize vulnerabilities and risks in a society, to avoid (prevention) or limit (mitigation and preparation) the adverse impact of hazards within the wider context of sustainable development.  Response: Action to alleviate suffering or save human lives.  Risk:  Probability  of  harmful  consequences  or  expected  losses  (deaths,  injuries,  property, livelihoods,  interruption  of  economic  activity  or  environmental  deterioration)  as  a  result  of interactions between natural or anthropological disasters and conditions of vulnerability. Disaster Risk = Hazard + Vulnerability ‐ Capacity  Temporary shelter: Is the place where shelter is provided on a temporary basis, together with food,  clothing  and  health  care  for  vulnerable people  before  and  during  the  occurrence  of  a destructive phenomenon or following the occurrence of such an event.  Vulnerability (V) : The conditions determined by physical, social, economic and environmental factors which  increases the damageability or proneness of an  individual or community/society to impact of hazards.    

 

5 

 

Table of Content 

 

Chapter  Content Page no.

  Forward  2

  Terminologies  3‐4

1.  Introduction  6‐7

2.  Objectives and Approaches of School Safety Programme 8‐9

3.  Hazard Identification and Risk Analysis 10‐12

4.  Risk Reduction @ Our School: Prevention, Mitigation & Preparedness 

13‐15

5.  Response and Recovery 16

6.  Conclusion 17

  References 18

 

 

6 

 

Chapter I 

Introduction 

Among  all  public  amenities,  schools  and  the  children  inside  them  are  among  the  most vulnerable  groups  during  any  disaster.  Thousands  of  children  lose  their  lives  every  year  in deadly disasters, mostly while attending classes. No task  is more  important as creating a safe learning environment for our children. Yet, children need not be mere recipients of emergency aid or risk reduction support. They can be leaders and agents of change for a culture of disaster safety.  No task is as important as creating safe learning environment for our nation's children. Incident of children deaths due to building collapse, fire accidents and stampede bring to light the need to be continually vigilant to ensure  for safety of students and staff  in schools. The event that unfolded in the Kumbakonam fire tragedy which took the lives of 93 children reiterate the need to have school building level emergency preparedness and response plans, schedule time in the busy school day to practice drills to respond efficiently and effectively to hazardous occurences that might be encountered with an updated plan and execution.  Amongst all the public facilities, children in schools are the most vulnerable groups during any disaster. A large number of municipal and privately managed schools operate in various urban centres, many of which are built in congested areas and are exposed to various hazards. Further adding to the vulnerability  is the  improper siting of these buildings,  inadequacies  in structure and  non‐structural  mitigation  measures  and  preparedness  plans  to  meet  any  unforeseen incident.                  

Safe while Studying? Roughly one billion children aged 0‐14 live in countries with high seismic zones. Several hundred are at risk when they are attending schools.  971 students and 31 teachers died  in 2001 Bhuj Earthquake. 1884 schools building collapsed, loss of 5950 classrooms, 11761 school buildings suffered major to minor damage.  300  children marching  in  the Republic Day  Procession  in  the  narrow  lanes were  killed when buildings collapsed  into narrow street from both sides. There were reports of children running towards the school building from open ground to safeguard them.  23 December1995, nearly 425 people many of  them  school children perished as  they  tried  to escape the flames during a school prize giving ceremony in the town of Dabwali, Haryana. 

Kumbakonam  Fire  tragedy.....  A  deadly  fire  raged  through  Lord  Krishna  School  killed  93 children, all below the age of 11 years.   

 

7 

 

   It is also a fact that many of the schools do not address issue of safety due to unawareness, lack of information, etc. This document has been developed to highlight the ideas and activities that will work to create safer schools for our children. The main strategy is to place school safety on the education agenda.  In a  typical  school environment,  there are  several areas where  safety concerns  exist.  It may  be  possible  to  identify  and  list  them,  but  specific  actions  require  the attention of  school  administration,  teachers  and  staffs.  The  challenge  for  schools  is  to build these safety aspects to the lives of children so that these become inherent part of their culture towards safety.  Developing school safety plan for our school is a beginning to a culture towards safe education environment which  require  involvement  of  School  Authorities,  teachers,  staff members  and children  at  large.  Safety  plan  so  developed  by  cooperated  efforts  needs  to  be  upgraded, updated and practiced as mock drills on regular basis for ensuring  its effectiveness during any incident.  

 

 

 

 

 

 

 

Major points of Hon’ble Supreme Court Judgment on School Safety 

Hon’ble Supreme   Court of India  in  its  landmark judgment dated April13, 2009 on Writ Petition(Civil) no. 483 of 2004, has given direction on several aspects of school safety. Hon’ble Apex Court directed that “Right to education incorporates the provision of safer schools”. 

Detailed directions for compliance has been given on the following: ‐ 

a) Fire Safety Measures in Schools (Point 3.1 page 23 of the Order) b) Training of School Teachers and other Staffs (Point 3.2 page 25 of the Order) c) School Building Specifications (Point 3.3 page 27 of the Order) d) Clearances & Certificates (Point 3.4 page 29 of the Order) 

Further  in view of what happened  in Lord Krishna Middle School  in District Kumbakonam where 93 children were  burnt  alive  in  fire  incident  in  school  premises  and many  similar  incidences  in  past, Hon’ble court has given following specific directions for schools: ‐  

a) All existing government and private schools shall  install fire extinguishing equipments within a period of six months. 

b) The  school buildings be kept  free  from  inflammable and  toxic material.  If  storage  is inevitable, they should be stored safely. 

c) Evaluation of structural aspect of the school may be carried out periodically. We direct that  the  concerned engineers and officials must  strictly  follow  the National Building Code. The safety certificate be  issued only after proper  inspection. Dereliction  in duty must attract immediate disciplinary action against the concerned officials. 

d) Necessary training be imparted to the staff and other officials of the school to use the fire extinguishing equipments.  

 Judgment copy can be downloaded from http://judis.nic.in/supremecourt/chejudis.asp 

 

8 

 

Chapter II 

Objectives and Approaches for School Safety Programme 

In line with the directions of Hon’ble Supreme Court, the District Administration, Dhanbad has planned to cover all schools in the district under School Safety Programme. The objective and approach of this programme will be as following: ‐   Objectives of School Safety Programme 

Promote  disaster  safety  in  schools  through  education,  awareness  planning  & demonstration/mock drills. 

Assist schools in preparing for future disasters.  Prepare teaching material on school safety.  Build capacity of teaching instructors, school staff on school safety. 

 

Approach to School Safety Programme  Approach to Disaster education focusing on the school community to follow Dr. Daisaku Ikeda’s proposal,  The  Challenge  of  Global  Empowerment:  Education  for  a  Sustainable  Future,  on environmental education. The approach  is to help school students, teachers and management “To Learn, To Reflect and To Empower”:  To  Learn:  Students  deepen  their  awareness  about  hazards  and  risks when  they  understand realities  and  know  facts. Recent natural disasters  to be well documented  and  shared. These serve  as  case  studies  for  teachers  as  well  as  students.  Wherever  needed,  disasters  are simulated with the help of portable models. The learning process is strengthened by curriculum change.  To Reflect: Students analyze  factors  leading  to human  casualties and  injuries  in disasters,  so that they can recognize development practices and human actions that can cause disasters or prevent  them. Students connect  to  their own  local communities and  families and share  their learning with them.  To  Empower:  Students  take  concrete  action  toward  reducing  risks  in  their  environment. Classroom and school exercises are  introduced to help them take small definitive actions that can become a precursor to bigger investments for disaster risk reduction. School management prepares school disaster management plans which identify roles and responsibilities and which are rehearsed periodically.  

 

9 

 

Steps for School Safety Programme 

 Step 1.   Identification of schools and inviting them to participate. 

 

Step 2.   Orientation of school management, teachers and students; and  

    Rapid Visual Survey of the School premises and building to assess vulnerability.  

Step3.   School  Safety  Planning  with  school  management,  teachers  and  students 

representatives. 

 

Step 4.   Awareness and Training of all students about –  

a. Disasters; 

b. Drop, Cover & Hold Exercise 

c. Fire Safety, Search & Rescue and First Aid Training  

Step 5.   Mock Earthquake and Fire Safety drills 

    Non‐structural safety measures.  

Step 6.   Promotion of Culture of Safety in Schools. 

Interactions within schools on disaster management. 

         Initiate safety practices through school newsletter, debates, quizzes, etc.  

 

 

10 

 

Chapter III 

Hazard Identification and Risk Analysis 

A potential hazard which may affect the school needs to be  identified so that prevention and mitigation measures are  taken before hand  to avert, any possible disaster  in school. Possible hazards  and  the  risk  associated  with  such  hazards  have  been  enlisted  as  under  after brainstorming:‐ 

Sl. No. 

Hazard  Whether Vulnerable or not (Y/N)* 

Risk of Occurrence on scale of 1 

to 10** 

Situation Analysis 

(to be done by School Authority after rapid Visual Survey) 

Natural Hazards 

1.  Earthquake       

 

2.  Fire       

 

3.  Lightening  and Thunderstorm 

     

4.  Flood       

 

5.  Air Pollution       

 

6.  Epidemic       

 

7.  Heat Stress       

 

Manmade Hazards 

8.  Land  subsidence due  to underground  coal seams’ fire 

     

9.  Industrial  Waste       

 

11 

 

Sl. No. 

Hazard  Whether Vulnerable or not (Y/N)* 

Risk of Occurrence on scale of 1 

to 10** 

Situation Analysis 

(to be done by School Authority after rapid Visual Survey) 

Hazard  

10.   Chemical Hazard       

 

11.  Gas leakage       

 

12.  Bomb Blast/Riots       

 

13.  Internal Violence/Shootout 

     

14.   Hostage Kidnapping 

     

15.  Stampede       

 

16.  Road  Accidents near school 

     

 

17.  Mishap  during boarding  school bus  and/or  on road 

     

18.  Electrical Shocks       

 

19.  Drug Abuse       

 

 

*Factors to which Vulnerability is extremely low to be indicated as “NO”. 

** Possibility of detecting risk of occurrence to be ranked as mentioned below: ‐ 

Possibility of Occurrence  Rank  

Absolute Certain  1 

 

12 

 

Very High  2 

High  3 

Slightly High  4 

Moderate  5 

Low  6 

Very Low  7 

Remote  8 

Very Remote  9 

Absolute Uncertain  10 

  

 

How to Proceed for School Safety Programme  

 

 

13 

 

Chapter IV  

Risk Reduction @ Our School: Prevention, Mitigation & Preparedness Experience teaches us “Prevention is better than Cure”. This golden rule has stood the tests of time and should be guiding principle for all safety plans. 

The  preceding  chapter  identifies  several  hazards  and  risks  associated with  those.  It  is  very important to act before hand and control the hazard taking form of any disaster. 

To  begin  with,  one  Disaster  Management  Committee  (DMC)  at  school  level  is  to  be constituted. The Committee shall have the following roles and responsibilities:‐ 

The Committee shall act as the core committee and would be headed by the Principal of the  school  with  Senior  Teachers,  In‐charge  of  primary  and  nursery  sections,  school captains/monitors, members of Parent Teacher Association,  representatives  from Fire Safety Department, etc as the members. 

The Committee should be the guiding committee and all safety teams shall be reporting to the committee. The Committee would establish coordination between several teams working  under  it  and  establish  contact  with  external  resources  like  District Administration,  Fire  Brigade,  Hospitals,  etc.  The  committee  will  be  responsible  for undertaking preventive steps for the safety of personnel and materials. 

The Committee would  frame out  an  annual plan  for enhanced preparedness  through awareness generation programme,  trainings, mock drills etc at school  level and would delegate responsibilities under it to various teams under it. 

For  undertaking  structural  mitigation  measures,  the  committee  would  constitute  a structural  safety  team comprising of  teachers,  students and atleast one Civil Engineer and  direct  the  team  to  submit  its  report  on  structural  mitigation  measures  to  be undertaken to ensure enhance safety and act on it. 

The  teams  to  be  constituted  under  Disaster  Management  Committee  will  be  as following: ‐  

A. Safety  Inspections Teams  (SITs): SITs have  to be constituted  floor wise/wing wise. Each  SIT would  be  constituted  by  the  Class  Teachers  and  Students.  The  SIT will undertake  weekly  safety  inspections  on  their  respective  floors  using  a  checklist indicated  below  and  would  submit  their  reports  weekly  to  the  Principal  cum President of Disaster Management Committee. 

B. Awareness  building,  Warning  and  Information  Dissemination  Team:  This  team would make the students and the teachers aware of the threats, underlying various hazards and  safety  tips and  information  for  safeguarding oneself and others  from those threats. The team would disseminate information like school evacuation plan,  

 

14 

 

list of important phone numbers, maintain database of  students,  would  organize  several  events  and competition  to  upgrade  the  information  on  safety aspects, periodically. Team would act as intelligence team  in  identifying  hazards  and  reporting  to  the Principal, warning students and  teachers. The  team is  supposed  to build  rapport with  the  students and teachers  so  that  they  get  to  know  all  information related to safety on time. 

 

C. Fire  Safety  Team  (FST):  This  team  would  be  responsible  for  ensuring  enhanced preparedness and mitigation  levels towards fire safety. The team would coordinate in organizing  trainings  related  to  fire  safety, ensure  fire extinguishers are  in place and in working condition, students and staff members know their use, fire alarm is in place, evacuation mock drills practiced periodically. 

 

D. First Aid Team: The team will coordinate in organizing trainings related to first aid in association  with  Red  Cross, Hospitals etc. The aim should be to train  all  the  teachers  and  staff members over a period of time on First  Aid.  Also,  the  team  would ensure the presence of first aid kit at  several  important  locations  in the school building and to keep the First Aid Kit in workable condition. 

 

E. Safe  Evacuation  Team:  The  Evacuation  team  will  disseminate  school  evacuation plan, organize evacuation mock drills periodically. It will keep track of non structural mitigation measures  like whether  the corridors are clear of obstructions, exits are marked, emergency door marked, Safety Spot identified and disseminated to all etc. 

 

F. Bus Safety Team: The team would ensure safe boarding of all the students on the school bus and would take feedback from the boarders and about violation of rules, if any, by the bus driver and the conductor. 

 

G. Search and Rescue Team: The team would coordinate in organizing trainings related to search and rescue  in association with  the  fire brigade. Also,  the  team would be 

 

15 

 

responsible for maintaining inventory of tool kit and emergency supplies. The team will organize drills related to search and rescue. 

Indicative Checklist for Safety Inspections in School  

1. Are the electrical fitments in the classrooms and corridor working properly? 2. Switch Board/main switches working properly, are the switch board covered and 

cautioned? 3. Whether checked Water Coolers and other electrical gadgets transferring shock? 

If yes than remedial measures taken or not? 4.  Any  case  of  electric  shock  or  problem  of  any  type  encountered  by  the 

staff/student? 5. Any Sparks or Short circuit occurred in past one week? 6. Are the corridors and staircases clear of obstruction? 7. Classroom door and emergency doors clear of obstruction? 8. Floor evacuation plan displayed properly or not? 9. Fire extinguishers are in place or not? 10. Any high voltage wire there around? 11. Water quality from the filter is proper? 12. Has toilet cleanliness maintained? 13. Whether ceiling tiles or plaster hanging from the wall/roof? 14. Is there any dampness in wall? 15. Cross ventilation in classrooms and library maintained or not? 16. Are rooms properly illuminated with lighting? 17. Are  students/staff with  contiguous  disease/infection,  attending  the  school?  If 

yes, the details to be provided. 18. Any Problem  in  chemical  labs? Whether  chemicals placed properly,  ventilated 

and exhaust working? 19. Is  lightening  conductor  in place  and working properly?  (Specially prior  to  and 

during Rainy Season) 20. Is First Aid kit in place? 21. Any suggestions from students/staff for upgrading floor safety? 22. Any stranger seen with suspicious behavior in school?  

 

16 

 

Chapter V  

Response and Recovery The  preparedness  measures  discussed  in  the  preceding  chapter  is  to  ensure  that  during emergency  situation  the  inmates  of  the  school  building  take  right  action  and  do  not  panic. Following should be the response mechanism in a school at crisis situation:  

 

Chain of Command (School Incident Command System) 

The  School  Incident  Command  System will  not  put  in  place  any  new  hierarchy  or  alter  the existing  system, but will only  reinforce  it. During any emergency,  the Principal of  the  school shall be the Incident Commander and safety teams will act as Incident Command Teams under the command of the members of Disaster Management Committee, to carry out order of the Incident Commander. 

 

Evacuation Plan and Procedure 

In crisis  situations when evacuation  is  required,  the  teacher  in  the class or monitor    shall be responsible to  instruct the students to calmly but actively get out of the school  in queue and evacuate the building as per evacuation plan of school. They should be taken to Safety Spots Identified beforehand in school safety plan. The teachers would be the last to move out of the classroom  and once  the  class  is evacuated,  the doors  are  to be bolted  from outside. At  the safety spot, teacher needs to do head count and report the status to the Incident Commander i.e. the Principal. 

 

Communication 

The  Incident  Commander  is  responsible  to  develop  internal  and  external  communication protocol. Also, Emergency alarm system should be installed by school administration at proper location  within  in  school  premises  and  student  should  be  informed  about  emergency alarm/warning system. 

 

 

 

 

 

17 

 

Chapter VI  

Conclusion  

Children are most precious gift  to  the humanity which needs  to be  safeguarded at any  cost. Most  of  the  children  spend  a major  part  of  their  childhood  in  schools  while  learning  and exploring  the world. Therefore,  it  is essential  for us  to make school safe  for our children. For this every one of us,  from School Administration  to Parents,  teachers  to students has  to play important role.  

School Safety  is a dynamic process  in which everyone from the school needs to contribute for their own safety and safety for others. The principal of continuous improvement of everything by  everyone  (Kaizen),  needs  to  be  applied,  upgraded  plans  need  to  be  disseminated  and practiced to ensure safety. The mock drills should be an integral part of the plan and needs to be practiced regularly so that the plan is put to test and the shortfall rectified to save lives and property at the time of need.  

 

Steps for Preparation of School Safety Plan   

 

 

 

 

     

Hazard Identification and Risk Analysis    (Format  Pg. 10‐11) & Checklist on Pg. 

Incidence Response System & Chain of Command Diagram (Ref. Pg‐16) 

Formation of Disaster Mgt. Committee  & Different teams (Ref. Pg‐ 13 & 14) 

Preparation of sub‐plans by respective teams/ Contact  details of each team members  (Ref. Pg‐ 13 & 14) 

Evacuation Route Plan (Ref: Pg.18), School Emergency Contact Numbers 

SAFE SCHOOL 

1

2

3

4

5

 

18 

 

Sample ‐ Evacuation Route Plan