Sesión técnica sobre gestion documental

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Gestión Documental


AGENDA

¿Qué es la Gestión Documental? Enterprise Content Management Productos de ECM Oracle WebCenter Content Casos


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¿Qué es la Gestión Documental?


El fundador de la Gestión Documental

Zenodoto de Efeso (s. III a.C.)

Primer bibliotecario de la Biblioteca de Alejandria 400.000 rollos de papiro ¿Cómo localizar cada uno de los rollos?


Los problemas de Zenodoto

¿Qué rollos forman parte de la biblioteca? ¿Cómo puedo saberlo de una forma rápida? ¿Cómo encuentro el rollo dentro de la biblioteca? ¿Cómo consigo encontrar el conocimiento que busco?


Zenodoto en la era digital

Los rollos son ahora documentos digitales. Ya no llenan estantes si no bytes Hoy en día, llevaría toda su

Biblioteca en el bolsillo

¿Tendría problemas similares?


Zenodoto trabaja en una organización

Tiene un portátil con 500 Gb de disco duro El documento medio pesa 0,5 Mb

500.000 Mb / 0,5 Mb = 1.000.000 documentos La empresa tiene 50 trabajadores con portátiles similares

1.000.000 documentos x 50 = 50.000.000 documentos ¿Como consigue la organización saber donde está la

información que requiere en cada momento?


Gestión documental

Subtítol apartat 1

La Gestión Documental busca ofrecer a las organizaciones herramientas para gestionar sus documentos:

Con seguridad Con trazabilidad Colaborativa

Hablamos más de Enterprise Content Management

(ECM) porque esta última tiene una visión más ámplia. No sólo gestiona documentos, si no, todos los contenidos digitales de la organización (imágenes, videos…)


¿Información o conocimiento?

La información acumulada en una organización es mayor a cada día que pasa Existen 2 grandes tipos de información

Estructurada (20%): es posible procesarla de manera automática No estructurada (80%): es heterogénea tanto en la forma como en el contenido

La información estructurada se puede transformar en conocimiento (por ejemplo, con Business Intelligence) ECM intenta organizar la información no estructurada

para que pueda extraerse conocimiento de ella


¿Porque implantar ECM?

Reducir riesgos Deslocalización de información importante Acceso no autorizado a la información Indeterminación del origen No conocer qué versión es la última

Mejorar la eficiencia

Reducir duplicidades Reducir tiempos de búsqueda de la información Reducir ciclos de vida documentales

Cumplimiento estándares de calidad (ISO 9001, ISO 14001)


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Enterprise Content Management


Enterprise Content Management

Componentes

Gestión de documentos

Procesamiento de imágenes

Workflow/Business Process Management Capacidades de Socialización

Web Content Management (WCM)

Records Management

Digital Asset Management (DAM)


Gestión de documentos: El Core de ECM

Un documento es el conjunto formado por un soporte de información y los datos registrados en el mismo. Un documento digital es un archivo en un formato

concreto (pdf, jpeg…) Los metadatos son datos estructurados que se pueden

asociar

El primer paso hacia la estructuración de la información, es la definición de conjuntos de metadatos asociados a tipos de documentos


Gestión de documentos: Funcionalidades

Incorporar/obtener documentos Control de versiones Control de la seguridad de acceso Búsqueda por metadatos Búsqueda por contenido

Texto Audio reconocido


Procesamiento de imagenes

Para hacer una gestión documental completa se requiere convertir el documento en papel a documento electrónico Captura de documentos

Hardware (fuera del alcance de los productos) Software (OCR)

Procesamiento de formularios Capacidades de automatización del proceso

Capturar Guardar en el repositorio Iniciar proceso


Workflow/Business Process Management

El Business Process Management (BPM) intenta alinear el negocio con las TIC mediante herramientas de diseño e implementación de procesos A nivel de ECM, se exige que admita la definición de

procesos de negocio orientados a la revisión y aprobación de nuevos contenidos

Definir participantes Definir flujo de tareas (paralelo o secuencial)

Es deseable que ofrezca alguna herramienta gráfica para el diseño de estos procesos


Capacidades de Socialización

Ofrecer la posibilidad de compartir y anotar documentos y contenidos. Herramientas 2.0:

Blogs Wikis Foros

Los usuarios (empleados o externos) de la organización complementan la información de los documentos, transformándola en conocimiento compartido En esta interacción social, cada vez tienen más peso los

contenidos de video. Cada vez más organizaciones ofrecen este tipo de contenidos


Web Content Management (WCM)

Los contenidos generados en la empresa son material susceptible de formar parte de:

Portales corporativos Portales de clientes Webs externas

El Web Content Management facilita la gestión de todo este contenido, de tal manera, que no requiera la intervención de IT. Los usuarios responsables pueden:

Añadir nuevas páginas Modificar contenido existente Ligar con documentos almacenados en el repositorio


Record Management

Un record es un contenido que:

No debería ser alterable una vez creado Debe ser conservado por un periodo mínimo de tiempo

Normalmente está asociado a requisitos legales o

corporativos ECM debe facilitar la gestión y control de este tipo de

contenidos


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Productos de Gestión Documental


¿Qué opina Gartner?


Productos destacados

Documentum (EMC) Sharepoint (Microsoft)

IBM ECM (IBM)

Alfresco (Open source) Webcenter (Oracle)


Documentum (EMC)

Fortalezas Solución muy integrada Ofrece soluciones verticales de negocio Alto nivel de integración con generadores de contenido Mensajería para la gestión del ciclo de vida

Debilidades Reciente enfoque al Case Management vs posicionamiento del ECM WCM poco elaborado. Delegado a Fatwire Ausencia de soluciones 2.0 Alto coste de consultoría para su implementación Licenciamiento por usuario + CPU


Sharepoint (Microsoft)

Fortalezas Percepción de bajo coste/libre en el mercado Atractivo a usuarios de negocio, con alto nivel de integración con el escritorio Integración del ECM en Office y Aplicaciones de Windows Server Genera funcionalidad completa - ECM, BI, Portal, colaboración, búsqueda y formularios

Debilidades •Fomenta particiones de contenido contra la filosofía de ECM •Sin funcionalidades de escaneado •Integración parcial con DAM de terceros 3 ª mediante infraestructuras separadas •WCM poco elaborado •La solución completa sale cara


IMB ECM (IBM)

Fortalezas Una de las plataformas con más historia Muy buena organización de los servicios que ofrece Muy potente comercialmente

Debilidades

Suite de productos con funcionalidades duplicadas Implementación costosa y compleja Funcionalidad de búsqueda dependiente de un producto externo (Verity) WCM poco elaborado Mala integración con .NET


Alfresco (Open source)

Fortalezas Percepción en el mercado de solución “gratuita” o de “bajo coste de suscripción” Comunidad en alza Canal de partners

Debilidades

Servicios básicos de contenido WCM poco elaborado Ausencia de DAM Sin funcionalidades de escaneado Sin workflow propio Elevado coste de integración (desarrollos a medida)


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Oracle WebCenter


Una herramienta completa

Desarrollar un portal de empresa que concentre nuestras aplicaciones

Gestionar documentación asociada al negocio

Proveer de herramientas colaborativas para facilitar el trabajo de los empleados Gestionar webs orientadas a

clientes

Oracle Fusion Middleware

Oracle WebCenter

Sites Web Experience

Management

Social Enterprise

Social Software

Content Enterprise

Content Management

Portal Composite Applications

& Mash-ups

Oracle WebCenter


WebCenter en Fusion Middleware

Marca única y plataforma integrada: Portales, Sites, WCM, WEM, ECM, Colaboración, Document Management, Records Management, Imaging, DAM

Componente Clave: + de 90.000 clientes Middleware + de 19.000 clientes WebCenter

Crecimiento tecnológico

Adquisición de Fatwire Fuerte inversión en personas & I+D

Oracle WebCenter

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1. Gestión documental y de contenidos integrada

2. Aplicaciones Ricas y Aplicaciones Compuestas

3. Colaboración, Servicios 2.0 y Redes Sociales

4. Basada en estándares web y Java.

5. Integración con sistemas existentes. Muchos conectores

preexistentes.

6. Multiplataforma y multicanal

7. Interfaz de usuario y administración unificada.

8. Pila de software empresarial integrada (FMW).

9. Reconocimiento de Analistas (Gartner)

10.Presencia en el Mercado

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WebCenter en Fusion Middleware (Oracle WebCenter)

Abierta

Integrada

Completa

Líder

Oracle WebCenter



Oracle WebCenter


Management

Content Enterprise

Content Management


Oracle WebCenter Sites

Antiguo fatwire Publica toda la información

proveniente de cualquier canal o sistema Sitio web de canal para la

comunicación, marketing, clientes y el comercio. Solución web integradora y

abierta

Portal

Composite

Applications

& Mash-ups

Social Enterprise

Social Software

WebCenter Sites


Oracle WebCenter Sites

Experiencia Sites



Oracle WebCenter

Content Enterprise

Content Management


Oracle WebCenter Social

Creado y optimizado para

realizar todo tipo de redes sociales empresariales con usabilidad compartida por las redes más extendidas

Entorno de colaboración 2.0

profesional, privado, seguro y organizado según tipos de mensajes.

WebCenter Social


Management

Portal

Composite

Applications

& Mash-ups

Social Enterprise

Social Software


Oracle WebCenter Social

Experiencia Social



Oracle WebCenter


Oracle WebCenter Content

Gestor documental colaborativo y abierto

Gestión de Documentos y

Contenidos en muy diferentes formatos Integración con Contenidos y

Documentos de Oracle Fusion: BPM, Portal, CRM, Apps, … Conjuntamente con Sites tiene

un motor de conversiones para entregar documentos y multimedia en formatos optimizados para su consumo en sitios Web

Gestor documental 2.0


Management

Portal

Composite

Applications

& Mash-ups

Content Enterprise

Content Management

Social Enterprise

Social Software


Oracle WebCenter Content

Experiencia Documental

http://www.google.es/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=VgGV7XAoNoqETM&tbnid=mUk1Wcawz_qkWM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.johnbrunswick.com/2013/01/e2-0-workbench-podcast-11-siebel-self-service-with-oracle-service-bus-and-webcenter/&ei=8qk4Ub7VOcfWPbK8gYAG&bvm=bv.43287494,d.ZGU&psig=AFQjCNHvenIabaBh2hNw7qqyqgrjO3Xr3Q&ust=1362754341943502


Portal integrador de aplicaciones

Creación de aplicaciones compuestas

Acceso a Contenidos y

Documentos Colaboración basada en

Software Social para compartir y comunicarse de una forma más ágil y eficiente


Oracle WebCenter


Management

Social Enterprise

Social Software

Content Enterprise

Content Management

Portal Composite

Applications

& Mash-ups

Oracle WebCenter Portal


Oracle WebCenter Portal

Experiencia Portal

http://www.google.es/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&frm=1&source=images&cd=&cad=rja&docid=qdvZHS42jgbR9M&tbnid=s3i5N9OuEknKqM:&ved=0CAUQjRw&url=http://www.ondemandbeat.com/2008/04/16/charles-phillips-outlines-oracles-enterprise-20-strategy/&ei=Ua84UZXgJM7ePZXFgVA&bvm=bv.43287494,d.ZGU&psig=AFQjCNE99Cuxyk2bVlR81wuD-cc1rkjvSA&ust=1362754818307340


High Values Features and Services

Notes / Domino

3rd Party

File Systems

Business Intelligence

Identity Mgmt

Application Grid

SOA, BPM, JDev

Oracle Database SecureFiles, AuditVault, Database Vault, RAC

3rd Party Database, File System

Core Content Services

FUSION MIDDLEWARE

A

D

A

P

T

E

R

S

Archiving Capture Web Content Imaging

Digital Assets Document Rights Records

Oracle Enterprise Content Management

Portal Connectors

OOTB Web Apps

Mobile Delivery

Desktop & Office Integrations

Application Connectors

Oracle Content Management

Oracle

Storage

Archive Manager

E-BUSINESS SUITE

PEOPLESOFT

SIEBEL | JD EDWARDS


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Casos


Eliminación de facturas en papel

Arquitectura de la solución

Facturas de Proveedores Facturas de Proveedores

SerhsNET

Oracle OFR (captura)

Oracle UCM (gestor

documental)

Oracle OSB (bus)

Oracle BPM (proceso)

Sistema Intermedio

(SQL Server)

Sistema legalización


Modernización de la fuerza comercial

Arquitectura de la solución


Preguntas

Education

Sesión técnica sobre gestion documental