HOW TO WRITE A LETTER

Informal Letters

● In today’s world it is very important to stay connected with people.

● Globalization has made our world smaller and English has emerged as the main language internationally.

● In this lesson we are going to talk about an essential part of communicating.

● We are going to take a look at some useful language when we write informal emails or letters.

There are three parts when we write an email or letter.

These are the introduction, the body and the conclusion.

The Introduction

● In this section we use opening expressions and the reason of our email.

● We can also thank or answer a previous email which we received.

● A veces nos cuesta empezar una carta o email. Una buena forma es mencionar la razón por la que escribimos después de un “opening expression”.

● Esto ayuda a que el compositor y el lector entiendan el propósito principal de la carta o email. El párrafo de introducción solo consta de algunas lineas.

Opening Expressions

How to start an email / letter

How are you?

How have you been?

How’s everything going?

I was glad to hear from you.

I hope things are going well with you these days.

I hope you are doing fine.

Hope you are well.

What’s new?

Opening Expressions when we answer an email / letter

● Thanks for you email / letter● It was great to hear from you● It was so nice to hear from you.● Sorry for not writing earlier● I hope you and your family are well

Responding to news

● Sorry to hear about…● Glad to hear that you’re all well● Good luck with …● Hope you feel better soon

The Reason...

● I am writing because …● The reason I am writing is because …● I wanted to …● I would like to …

Body

● This is the most important part. Here we talk about the main subject and expand with details about the reason of writing the email.

● If we talk about two different things it is best to write another paragraph.

● Intenta ordenar tus ideas en el cuerpo principal para que puedan desarrollar un patrón lógico para ordenar tus ideas.

● Cuando tienes mas de una idea podrías empezar con : “First, I wanted to let you know…” Esto ayuda a que el lector pueda entenderlo mejor.

Then if you need to ask for something We suggest the following expressions:

Asking for something

● Can you please…?● Is it ok if you …?● I want to …● Would you mind …?● I was wondering if…

Conclusion

Closing expressions

● Anyway, / Well that’s all for now● Hope to hear from you soon / Looking forward to hearing from

you soon● Send my regards (love) to…● Take care / Best wishes / Regards● Sincerely,● Stay in touch / Keep in touch● Bye for now● See you

PS

PS = Posdata

Example:

● PS lease send me the photos of our last trip

● Antes de mandar el email o carta asegúrese de leerlo completamente para ver si hay algún error ortográfico.

● También analice si cumplió con el objetivo de mandar el mensaje que quería y que tenga un patrón lógico.

FORMAL LETTERS

NOTA

● Ante todo, nosotros mismos debemos valorar el grado de formalidad que necesitamos para comunicarnos, qué relación real tenemos con la persona a la que le estamos enviando un email, ¿hemos tenido contacto anteriormente?.

● Si es así, ¿ha sido telefónico? ¿por carta o email? ¿en persona?. Con estos datos y, siempre usando nuestro sentido común, seremos capaces de escribir una carta o email con la formalidad requerida para cada ocasión.

ASUNTO

● Si escribes un email, lo básico es que, en el apartado Asunto, no sea demasiado extenso.

● El ‘asunto’ (subject) debe ser directo y conciso y debe expresar claramente el motivo del mensaje. No escribas “Hello”…no estás escribiendo a tu prima.

● Un ejemplo podría ser: “Meeting Magazine Survey 18/10/2014”

SALUDOS

FORMAL

● Dear Mrs. Rogers,● Dear Julian Scott,

INFORMAL

● Hi Peter,● Hello Sandra,● James

NOTA

Cuando no conoces a quien te diriges puedes escribir:

● Dear Sir or Madam,● To Whom It May Concern ( A quién corresponda)

● En inglés “Dear” implica una manera formal de dirgirse a la gente por escrito (como nuestro “Estimado Señor”); no es tan “formal” en inglés oral.

● Para dirigirte a una mujer que no sabes si está casada o soltera, se recomienda el uso de Ms, en lugar de Mrs o Miss.

¿Se pone un punto después de estos títulos? El tema parece confuso, pero es muy sencillo: en Inglés Americano sí se pone punto, mientras que en Inglés Británico se omite:

● Ms. / Mr. / Mrs. → (AE)● Ms / Mr / Mrs → (BE)● Miss (no lleva punto ni en británico ni en americano)

ESTRUCTURA

● Introduction● Body● Conclusion

INTRODUCTION

En primer lugar debes presentarte y luego tienes que explicar brevemente el motivo del email. Por tanto, empezarás diciendo:

● My name is…

y seguirás con alguna de estas expresiones habituales:

● I am writing with regard to… (Le escribo con respecto a…)● I am emailing in reference to…(Le envío este email en

referencia a…)● I am contacting you to…(Me pongo en contacto con

usted…)● In reply to your email, I…(En respuesta a su email, yo…)● I am writing in connection with…(Le escribo en relación a…)● I would like… (Me gustaría…)

NOTA

● 1. En los escritos formales no se suelen usar contracciones aunque cada vez (dependiendo del grado de formalidad) son más habituales. En principio, la norma general es: No escribas: I’ve gone, debes escribir la forma completa: I have gone.

● 2. Para empezar un email no uses el Presente Simple para decir “Le escribo este email”, se utiliza el Presente Continuo: “I am writing this email” no “I write this email”.

BODY

● Ve al grano (to the point), es decir, escribe frases cortas y concisas.

● Utiliza párrafos para mantener el mensaje ordenado: un email no debería tener más de cinco párrafos y cada párrafo debería tener cinco líneas como máximo.

● NO ESCRIBAS EL EMAIL EN MAYÚSCULA PORQUE PARECE QUE ESTAMOS GRITANDO AL SEÑOR/A QUE RECIBA EL EMAIL.

● Usa siempre la misma fuente de letra, si es Times New Roman, sigue con esa y no cambies a Arial en medio del email. Usa una fuente lo más formal posible, la Times es perfecta.

● Evita al máximo el lenguaje abreviado que usas en mensajes de texto y whatsapps: no escribas cosas tipo: BTW, TTYL (By the way, talk to you later).

● No uses emoticons.

Expresiones típicas que pueden servir para el body de la carta o email:

● We are able to confirm that…(Le podemos confirmar)● We regret to inform you that…(Sentimos informarle que)● Just a note to say… (Solo una nota para decirle)● Please, could you…?... (Por favor, ¿podría…?)● Can I have…?.... (¿Me podría dar…?)● Could you…? …. (¿Podría useted…?)● I would really appreciate if you could… (Estaría muy

agradecido si usted pudiera…)● This is an urgent matter.... (Es un tema urgente)

● Ten en cuenta que deberás usar gramática sencilla sin florituras y estructuras demasiado complejas. Evita tiempos en voz pasiva, etc. En Business English es preferible usar la voz activa.

● Voz pasiva:

It was discussed the unconditional surrender of the country

● Voz activa:

We discussed the unconditional surrender of the country

Conclusion

Frases comunes para acabar un email:

● Thank you for your help● I look forward to hearing from you. (Espero sus noticias)● Thanks in advance. ● Please, feel free to contact me if you have any questions

(Si tiene alguna pregunta, se puede poner en contacto conmigo)

● If you have any questions, do not hesitate to contact me.● Let me know if you need anything else. (Infórmeme si

necesita algo más.)

DESPEDIDA

Informal

● Regards● Thanks● Best regards● Best wishes● Kind regards● Best

Formal

● Yours sincerely● Yours faithfully● Yours cordially● Respectfully

FIRMA

En la firma en inglés, generalmente, se incluye:

● Nombre● Puesto● Nombre de la compañía● Información de contacto (teléfono, website,

dirección de email)