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SISTE
MAS
ORGANIZACIO
NALES
I NG
. MB
A. P
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RI C
I O A
RG
UE
LL
O M
EN
DO
ZA
AB
G.
LAS ORGANIZACIONES Definición: Es un sistema social integrado por individuos y grupos que, bajo una determinada estructura y dentro de un contexto al que controlan parcialmente, desarrollan actividades aplicando recursos en pos de ciertos valores comunes.
Es una unidad social coordinada de forma consciente, conformado por personas, y que funciona con una base de relativa continuidad para llegar a sus metas trazadas
La gestión de una organización tiene una enorme importancia. Para entenderla, debemos estudiar formalmente las organizaciones, su gente, sus procesos y su estructura.
EL CONTEXTO
Las organizaciones son sistemas abiertos que se relacionan
con el contexto y están fuertemente incididos por éste.
AGENTES
RECURSOS
VALORES
Individuos y grupos estructurados
Fines Objetivos
Metas
Desarrollando actividades
en el Tiempo
LAS ORGANIZACIONES
Características:1. Conjunto de personas y recursos.
2. Objetivos o metas definidas o asignadas por sus integrantes.
3. Creados en un punto temporal: inicio de actividad.
4. Orden jerárquico establecido, normas y reglas que cumplir.
5. Crean y satisfacen necesidades.
6. Producen y/o venden bienes y servicios.
7. Dan y generan trabajo.
LAS ORGANIZACIONES
8. Transmiten cultura.
9. Generan, transmiten y poseen poder.
10. Crean, imágenes, símbolos, prestigios, etc.
11. Son indicadores de la sociedad actual.
12. Son espacios de desarrollo profesional y personal.
13. Producen y transmiten tecnología.
14. Son medios para crear, conservar, y transmitir conocimientos.
CLASIFICACIÓN
Finalidad:Con fin de lucro.
Sin fin de lucro.
Estructura:
Formales.
Informales.
Tamaño:
Grande.
Mediana.
Pequeña.
Micro emprendimiento.
Localización:
Multinacional – internacional.
Nacional.
Local o regional.
Producción:
Bienes.
Servicios.
Propiedad:Publica.
Privada.
Mixta.
RECURSOS DE LAS ORGANIZACIONESSon todo lo que se necesitan para desarrollar sus actividades y lograr
sus fines, difieren según sus propósitos.
Recursos materiales:
Dinero para adquirir los recursos. Materias primas o insumos que se transforman en un proceso y se
convierte en productos denominados bienes o servicios. Inmuebles, instalaciones necesarios para llevar a cabo el proceso
productivo y las actividades. Maquinaria y herramientas utilizadas en el proceso productivo.
Recursos humanos: es el elemento activo
Dueños
Accionistas
Socios
Trabajadores
Clientes
Proveedores
Recursos naturales: Tierra
Agua
Aire
Gas
Energía en todas sus formas (electricidad, solar, hídrica, combustible).
Recursos tecnológicos: medios para lograr un objetivo, son los modos de obrar, hacer o producir
Métodos
Técnicas y procedimientos utilizados en la organización
Recursos cognitivos:
• ideas
• conocimientos,
• información originadas en el intelecto humano y en el avance tecnológico y científico.
Recursos intangibles: • marcas,
• nombres y
• prestigio, para acceder y posicionarse en el mercado.
AMBIENTES ORGANIZACIONALES
Las Organizaciones están moldeadas por los componentes de su ambiente, el mismo que no se puede ni debe ignorar, además, se debe reconocer y responder en forma rentable ante las necesidades y tendencias que este demande.
I N G . M B A PAT R I C I O A R G U E L L O M E N D O Z A A B G .
AMBIENTE EXTERNO
Son instituciones o fuerzas fuera de la organización, relevantes para sus operaciones, afectando su rendimiento.
Toman Insumos (materias primas, dinero, mano de obra y energía), los transforman, después los regresan en forma de Productos o Servicios para la sociedad a la que atienden.
I N G . M B A PAT R I C I O A R G U E L L O M E N D O Z A A B G .
Elementos de acción Indirecta (Macroentorno), afectan al clima en el que se desarrolla la actividad organizacional. No tienen una influencia directa pero si potencial para convertirse en elementos de acción directa.
Elementos de acción Directa (Microentorno), (Grupos de Interés Externo). Ejercen influencia directa en las actividades de la organización. Son afectados, directa o indirectamente, por la forma en que la organización busca lograr sus objetivos.
I N G . M B A PAT R I C I O A R G U E L L O M E N D O Z A A B G .
Ambiente externo
AMBIENTE
I N G . M B A PAT R I C I O A R G U E L L O M E N D O Z A A B G .
Entorno
competencia
clientes
proveedores
Grupos depresión
Organización
económico
mundial
tecnológico socio-cultural
políticodemográfico
AMBIENTE :
I N G . M B A PAT R I C I O A R G U E L L O M E N D O Z A A B G .
Matriz de la incertidumbre ambiental Grado de Cambio
Estable y previsible, pocos componentes, parecidos, permanentes, necesidad mínima de conocimiento profundo de los componentes
Estable y previsible, muchos componentes, desiguales y permanentes, gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes
Dinámico, impredecible, pocos componentes, parecidos pero en cambio contínuo, necesidad mínima de conocimientos profundos de los componentes
Dinámico, impredecible, muchos componentes desiguales, cambio contínuo, gran necesidad de conocimientos profundos de los componentes
Gra
do d
e c
om
ple
jid
ad
sim
ple
com
ple
jo
estable dinámico
AMBIENTE INTERNO:
Llamado Clima Organizacional, Grupos o Elementos de Interés Interno, que ejercen influencia directa en las actividades de la organización, y caen dentro del ámbito y responsabilidad de un director y/o sus gerentes.
Además esto hace más amena la influencia del orden y organización.
I N G . M B A PAT R I C I O A R G U E L L O M E N D O Z A A B G .
DISEÑO DE LA ORGANIZACIÓN
D SD T P
P P T T
T T
UNIDADORGANICA
UNIDADORGÁNICA
FINALIDAD
Obj.Obj. Obj.
F F F F F F F F F F F
UNIDADORGÁNICA
Determinar la filosofía de la empresa(visión, misión y objetivos)
Determinar los objetivos Institucionales
Establecer las funciones generales
Establecer la estructura orgánica(departamentalización)
Cuadro de Asignación de Personal
D DirectorSD Sub DirectorP ProfesionalT TécnicoA Auxiliar
Estructura:
Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización.
La Organización de la Empresa – Sistemas
Conceptos de términos en la teoría de sistemas:
Función:
Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística)
Logística Marketing
Producción
La Organización de la Empresa – Sistemas
Conceptos de términos en la teoría de sistemas:
Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso
Actividad
Proceso
La Organización de la Empresa – Sistemas
Conceptos de términos en la teoría de sistemas
Método:
Determina la forma sistemática de realizar una actividad
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – Sistemas
Conceptos de términos en la teoría de sistemas:
Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.
REPRESENTASIMBOLO
La Organización de la Empresa – Sistemas
Conceptos de términos en la teoría de sistemas:
Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas.
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – Sistemas
Conceptos de términos en la teoría de sistemas:
Productividad: Razón entre producción – insumo –costo en un periodo.
Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método.
LA ORGANIZACION
EMPLEADOS
ACCIONISTAS Y EL CONSEJOADMINISTRACION
COMPETIDORES
CLIENTESLOS MEDIOS
SINDICATOSOBREROS
INSTITUCIONESFINANCIERAS
GRUPOS DE INTERESESPECIAL
PROVEEDORES
GOBIERNO
VARIABLESSOCIALES
VARIABLESECONOMICAS
VARIABLESTECNOLOGICAS
VARIABLESPOLITICAS
GRUPOS DE INTERES INTERNOS
GRUPOS DE INTERES EXTERNOS
EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO
EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
La Organización de la Empresa – Sistemas
:
Organización lineal, funcional, y de staff
• Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados”. Ejemplo la estructura militar. Vale para pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno.
• Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes múltiples, que origino algunos problemas en especial en la coordinación y de control ocasionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequeña integrada de equipo de especialistas.
• En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento.
Ejemplos
La Organización de la Empresa
Gerencia RR.PP.
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia Ventas
Gerencia UEN
Contador General
Gerencia Legal
Gerencia
General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerenciaa
Adm. Fin.
Gerencia Sistemas
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
OrganizaciónHorizontal UEN
UNIDAD ESTRATÉGICA DE NEGOCIO
Es una unidad u órgano empresarial, compuesta por uno o más productos muy determinados, que tienen un mercado básico común, muy delimitado, al frente de la cual hay un manager o directivo que tiene la responsabilidad de integrar todas las funciones, mediante una estrategia, frente a uno o varios competidores
Las Unidades Estratégicas de Negocios, UEN, son un grupo de servicios o productos que comparten un conjunto común de clientes, un conjunto común de competidores, una tecnología o enfoque común, lo mismo que factores claves comunes para el éxito
LAS CARACTERÍSTICAS QUE SE DERIVAN DE ESTA DEFINICIÓN SON:
• Una misión única y diferenciada.
• Unos competidores perfectamente identificados.
• Un mercado totalmente identificado.
• Control de sus funciones de negocio.
EJEMPLOS DE UNIDADES ESTRATEGICAS DE NEGOCIO (UEN)
Las UEN´s de Coca-Cola podrían ser:• Coca-Cola (la bebida cola)• Fanta (bebida frutal)• Coca light, Coca Zero, Sprite Zero, Fanta Light. (Bebidas light)• Vivant (Agua purificada)• Jugos del Valle• Etc.¿Qué quiere decir esto?
Que cada línea de productos de la marca es una unidad de la empresa que tiene una misión compartida y objetivos y que se puede planear más allá de otros negocios de la empresa.
Además cada una ofrece oportunidades de rentabilidad y crecimiento distintas, y/o requiriendo un planteamiento competitivo diferente.
Gerencia RR.PP.
Control de Gestión
Tesorería
Cobranza
Facturación
Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
Gerencia Ventas
Ggerencia
Contraloría General/Finan.
Gerencia Legal
Gerencia Sistemas
Gerencia Administración
Gerencia General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
OrganizaciónCentralizada
Contador General
Gerencia RR.PP.
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia
General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Organización Lineal / Staff
Staff o asesorLas principales funciones del staff son: Servicios Consultoría y asesoría Monitoreo Planeación y control Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una
organización desde el más bajo al más alto
El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento
Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio de la autoridad única.
Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff.
Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor
La Organización de la Empresa - Sistemas
• Las actividades orgánicas y órganos de la empresa• Principios claves de la organización:
La especialización. La unidad de mando. Principio del equilibrio autoridad –
responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
A. Cárdenas
Gerente AdministraciónC. Díaz
Gerente FinanzasF. Hidalgo
Gerente RR.HH
Julio EspinozaGerente General
Principios claves de la organización:
Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y LogísticaLa especialización.La cadena de mando.El tramo de control - administrativoPrincipio del equilibrio autoridad – responsabilidadPrincipio del equilibrio dirección - control.La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Especialización Grado en que las tareas en la organización se subdividen en puestos separados
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Cadena de Mando• Por cada función un solo jefe• Línea de toma de disiciones:• Por ejemplo del Gerente
General al Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.
Tramo de Control o Administrativo
• Es la respuesta a: ¿Cuántos subordinados tiene un jefe?
• Puede ser grande o breve.
Principio autoridad responsabilidad
• Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo.
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Coordinación• Acción ordenada del equipo con vista
hacia un propósito común.• Sincronizar la acción individual y de
equipo.
Principio dirección control • A cada delegación se le
establece los mecanismos de control
• La administración no existe sin delegación.
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Coordinaciónpor equipo
Cad
en
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an
do
Au
tori
dad
resp
on
sab
ilid
ad
Coordinaciónindividual
Tramo de Control o Administrativo
ACRÓPOLIS ORGANIZACIONAL
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Organización
Div
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Dep
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ord
ina
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Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Los Organigramas
Un organigrama es la representación
gráfica de la estructura orgánica de una
organización
Objeto
Son el instrumento idóneo para plasmar la
composición de una organización
Como herramienta de comunicación y análisis
Proporcionan una imagen formal de la
organización
Constituyen una fuente de consulta oficial
Facilitan el conocimiento de la organización
Determinar fallas internas
Definición de niveles
Representan un elemento valioso para el análisis
organizacional
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Criterios para su preparación
Precisión
Sencillez
Uniformidad
Presentación
Vigencia
Por su ámbito:
• Generales• Específicos
Por su ámbito:
• Generales• Específicos
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Por su contenido:
• Integrales• Funcionales• De puestos,
plazas y unidades
Por su contenido:
• Integrales• Funcionales• De puestos,
plazas y unidades
Por su forma o presentación:
• Verticales• Horizontales• Mixtos• De bloque
Por su forma o presentación:
• Verticales• Horizontales• Mixtos• De bloque
Por su Diseño
• Dimensión• Relación
Por su Diseño
• Dimensión• Relación
POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERAL
DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN
DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.
DIR. GENERAL
DIR. GENERAL
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional