Tema9 imprimir en word

Tema 9. Preparar e imprimir en Word

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Índice

ÍNDICE ..................................................................................................................................................... 2

PREPARAR E IMPRIMIR EN WORD ..................................................................................................... 3

1. ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA ......................................................................................................... 3 1.1. Distancia a los bordes del papel ........................................................................................... 3 1.2. Determinar las páginas en las que aparece un encabezado o pie de página ...................... 3 1.3. Crear encabezado y pie de página ....................................................................................... 4 1.4. Insertar campos en el encabezado o pie de página ............................................................. 8 1.5. Navegación en encabezado y pie ......................................................................................... 9 1.6. Editar encabezado / pie de página ........................................................................................ 9

2. VISTA PRELIMINAR ......................................................................................................................... 10 3. IMPRIMIR ...................................................................................................................................... 13



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Preparar e imprimir en Word

En este tema se describe el trabajo previo a la impresión de un documento y el modo de elaborar

elementos relacionados con la misma.

1. Encabezado y pie de página

Encabezado es la parte del documento que se muestra en todas las páginas en la parte superior.

Pie de página es la parte del documento que se muestra en todas las páginas en la parte inferior.

Puede crear encabezados y pies de página que incluyan texto o gráficos. Es frecuente incluir

números de página, fechas, logotipo de la empresa, nombre del archivo,...

Puede utilizar el mismo encabezado y pie de página para todo el documento o difrente para la

primera página, y/o diferente para las páginas pares e impares.

1.1. Distancia a los bordes del papel

Para determinar la distancia a los bordes del papel donde debe comenzar el encabezado o donde

debe terminar el pie de página, utilice el botón iniciador de grupo Configurar página y en la ficha

Diseño indique esas distancias en cm.

1.2. Determinar las páginas en las que aparece un encabezado o pie de página

Cuando diseña un encabezado y pie de página puede elegir si se mostrará en todas las páginas por

igual o será diferente para la primera, con lo que podrá realizar dos encabezados diferentes:uno para

la primera página y otro para el resto.O si será diferente para las páginas pares e impares. Eso lo

determina utilizando el botón iniciador de grupo

Configurar página y en la ficha Diseño



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1.3. Crear encabezado y pie de página

Para crear un encabezado utilice el comando Encabezado de la ficha Insertar. En el desplegable

ofrece varios modelos predeterminados. Si desea realizar uno personalizado marque la opción Editar

encabezado

Le llevará el cursor al comienzo del área de encabezado, separada del cuerpo por una línea de

trazos.

Si actúa en la regla vertical también podrá cambiar la distancia del encabezado al borde superior del

papel.

En este área puede escribir, introducir tablas, imágenes… o valores automáticos procedentes de

campos, como son fecha actual y hora, número de página actual, nºde páginas del documento,

nombre y ruta del archivo, …



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También es posible escribir e introducir imágenes y objetos fuera del área del encabezado, y el

efecto será que se repita en todas las páginas en la misma posición.

Le servirá de ayuda la ficha Diseño de Herramientas para Encabezado

En el grupo Opciones puede elegir también si el encabezado será diferente para la primera página

y/o será diferente para las páginas pares e impares.

La casilla Mostrar texto del documento, si está activada muestra el contenido del cuerpo, en color

más atenuado. Si se desactiva no lo muestra.

En el grupo Posición también determinar la distancia al borde superior en la que comienza el

encabezado y la distancia al borde inferior en la que termina el pie de página.

Si precisa de tabulaciones en el encabezado o pie de página, utilice el comando Insertar tabulación

de alineación.



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Grupo Encabezado y pie de página

En Encabezado le muestra las mismas opciones en el desplegable que encontraba al utilizar el

comando Encabezado de la ficha Insertar. Dispone de distintos modelos predeterminados, con texto a

la izquierda, con texto a la izquierda al centro y a la derecha, etc.

Siga estos pasos si elige uno de estos modelos:

También tiene opción a Quitar el encabezado existente.

En Pie de página ocurre lo mismo, ofrece diferentes modelos y también dispone de la posibilidad de

Quitar el pie de página existente.

En Número de página, encuentra varias opciones predeterminadas que le ayudan a incorporar la

numeración de páginas al principio, al final, en los márgenes o en la posición actual del cursor.



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Además puede elegir el Formato del número de página

La mejor forma de eliminar la numeración de página es seleccionar ese elemento y pulsar la tecla

SUPR

Desde el grupo Insertar podrá incorporar una imagen, ya sea de un archivo o prediseñada. También

dispone del comando para insertar Fecha y hora actuales

Con el comando Elementos rápidos puede insertar valores de algunas propiedades del documento,

de un campo, autotextos, …



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1.4. Insertar campos en el encabezado o pie de página

Los campos ofrecen información que se puede actualizar de forma automática. Algunos campos se

obtienen de herramientas, pero en otros casos es preciso utilizar un comando.

Sitúe el punto de inserción donde ha de aparecer la información del campo.

Utilice el comando Campo de Elementos rápidos.

Los campos se muestran clasificados en Categorías.

Seleccione el campo en la lista Nombres de campo, seleccione alguna de las propiedades y

establezca las opciones que desea en ese apartado (dependiendo del campo serán diferentes).

Algunos ejemplos de campos son:

Page devuelve el número de página actual, está en la categoría Numeración

RevNum devuelve el número de veces que se guardó el documento, está en la categoría

Numeración

NumPages devuelve el número de págnas total del documento, está en la categoría Info.

Documento

FileName devuelve el nombre del archivo, está en la categoría Info. Documento, (se puede

agregar la ruta).

Si tiene varios campos por el documento y desea actualizar todos, seleccione todo el

documento (haga clic en el área de selección manteniendo pulsada la tecla CTRL), luego pulse

la tecla de función F9.



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1.5. Navegación en encabezado y pie

Para pasar del encabezado al pie de página utilice el comando Ir al pie de página, que encontrará en

el grupo Exploración.

Para pasar del pie de página al encabezado utilice el comando Ir al encabezado, que encontrará en

el grupo Exploración.

Para salir del encabezado o pie de página y volver al cuerpo utilice el comando Cerrar encabezado y

pie de página del grupo Cerrar.

También es posible ir al cuerpo si hace doble clic en el cuerpo. Lo mismo que para editar el

encabezado o pie, puede hacer doble clic en el área de encabezado o pie de página.

1.6. Editar encabezado / pie de página

Para modificar un encabezado o pie de página:

Utilice el comando Encabezado de la ficha Insertar, y en el desplegable seleccione Editar

encabezado.



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2. Vista preliminar

Utilice el botón de Office Imprimir Vista preliminar para visualizar por pantalla cómo quedará el

documento una vez impreso.

Para acceder más fácilmente a este comando, y que se usa con frecuencia puede agregarle a

la barra de herramientas de acceso rápido.



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En la parte superior de la ventana de Vista preliminar muestra esta ficha:

Imprimir. Imprime al archivo activo o los elementos seleccionados. No muestra el cuadro

de diálogo Imprimir para establecer las opciones de impresión.

En el grupo Configurar página presenta herramientas vistas en el tema anterior

Márgenes: Selecciona los tamaños

de los márgenes para todo el

documento o para la sección actual.

Tamaño de página: Elige un tamaño

de papel para la sección actual.

Orientación de página: Cambia el

diseño de la página entre horizontal

y vertical.

Opciones. Abre el cuadro de diálogo Opciones mediante el que puede cambiar las

opciones de impresión.



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En el grupo Zoom encontrará:

Zoom. Abre el cuadro de diálogo de Zoom para especificar el nivel de zoom del

documento. También puede utilizar los controles de zoom de la barra de estado.

100%. Aplica un zoom del 100% del tamaño normal al documento.

Una página. Aleja el documento para que se ajuste toda la página en la ventana.

Dos páginas. Aleja el documento para que dos páginas se ajusten en la

ventana.

Ancho de página. Acerca el documento para que el ancho de la página coincida

con el ancho de la ventana.

En el grupo Vista previa encontrará:

Mostrar la regla. Muestra las reglas utilizadas para medir y alinear objetos.

Aumentar. Convierte el cursor del ratón en una lupa que se puede utilizar para

alternar entre un zoom del 100% y ajustar a página completa, con sólo hacer clic

sobre el documento.

Encoger una página. Intento de reducir el documento en una página reduciendo

ligeramente el tamaño y espaciado del texto.

Página siguiente. Muestra la siguiente página del documento.

Página anterior. Muestra la página anterior del documento.

Cerrar vista preliminar. Cierra la vista previa a la impresión y vuelve a editar el

documento.



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3. Imprimir

Para imprimir el documento utilice el botón de Office

En el cuadro Nombre seleccione una impresora de las que tiene instaladas. La impresora que elija se

convertirá en la impresora predeterminada para el resto de la sesión de Word hasta que la cambie.

La casilla Imprimir a archivo imprime el documento en un archivo en lugar de hacerlo en la impresora.



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En el cuadro Intervalo de páginas encontrará:

Todo: Imprime todas las páginas del documento.

Página actual: Imprime la página donde se encuentre el punto de inserción. Si hubiera varias

páginas seleccionadas, imprimiría la primera página de esa selección.

Páginas: Imprime las páginas que especifique en el cuadro Páginas.

Algunos ejemplos:

5-8 imprime desde la página 5 hasta la 8, ambas incluídas

12- imprime de la página 12 en adelante, incluída la 12

-14 Imprime hasta la página 14, incluída ésta

7,15 Imprime la página 7 y la 15

-6,11,15- Imprime hasta la página 6, la 11 y de la 15 en adelante

En el cuadro Imprimir seleccione lo que desee imprimir: Documento, Resumen, Comentarios, Estilos,

Autotextos, Asignaciones de teclas.

En el cuadro Imprimir sólo: Seleccione la parte del documento a imprimir:

Intervalo, imprimirá las páginas indicadas en el cuadro Intervalo.

Páginas impares, sólo las páginas impares.

Páginas pares, sólo las pares.

En el cuadro Zoom, puede elegir entre 1 y 16 páginas por hoja. Esta opción está disponible siempre

que no haya activado la casilla Dos páginas por hoja en el cuadro de diálogo de Configurar página.

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