EJE TEMATICO No 5Documentos Electrónicos

  

Presentado por: Sandra Yaneth Garzón Angela Plaza Villamuez

Carolina Jiménez Jaramillo    Docente: Jorge Mario Zuluaga Campuzano      

UNIVERSIDAD DEL QUINDIOCiencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Marzo de 2014

Contenido:

Tratamiento de los documentos electrónicos ObjetivosResponsables Expediente electrónico Expediente Mixto ò Hibrido Proceso de gestión documental Organización del espacio de trabajo Organización de los documentos electrónicos

OBJETIVOS

Aplicar procedimientos como profesional de Ciencias de la Información y Documentación, Bibliotecología y Archivística para llevar la secuencia coordinada de procesos, técnicas y operaciones de gestión de documentos electrónicos a lo largo del ciclo de vida de los documentos.Determinar la forma y estructura en que los documentos deben ser creados y posteriormente incorporados al sistema de gestión de documentos electrónicos de la organización.Identificar las diferentes clases de expedientes.Establecer los pasos a seguir para la formación de expedientes o agrupaciones de documentos en el contexto de los tipos de actuaciones o series concretas.

1. Tratamiento del Documento Electrónico

El tratamiento de los documentos electrónicos y validados con firmas electrónicas, en todo el proceso del ciclo vital del documento desde el momento en que se genera hasta su disposición final. Esto es llamado gestión de los documentos electrónicos los cuales para su manejo se necesita de un software y hardware adecuado dentro de un contexto de cambio tecnológico.

CONSERVACIÓN

Es el mantenimiento dado a los documento buscando su perdurabilidad y el buen estado de los mismos. Se recomienda su conservación a los documentos que tienen gran importancia por su valor, independiente al sistema al que se produjeron. Los formatos electrónicos tienen una longevidad que oscilan en cinco años, por ello la migración que se hace necesaria, y es preferible utilizar formatos abiertos (xml, html, pdf, ipg, cgm), sin que pierda sus características de contenido, estructura y contexto.Los elementos clave en relación con la conservación de los soportes son la accesibilidad, la legibilidad, la perdurabilidad y la preservación de la autenticidad. Es preferible el empleo de soportes de almacenamiento óptico no re escribible, que permiten satisfacer requisitos de archivo y permiten el acceso directo a la información.

CONSERVACIÓN

Para que los documentos electrónicos puedan utilizarse a largo plazo, se deben conservar documentos auténticos, accesibles e inteligibles en un contexto de constantes cambios tecnológicos.Las estrategias empleadas para asegurar la conservación y accesibilidad a los documentos electrónicos esencialmente son: Actualización y migración de los datos a soportes diversificados, fiables y la emulación. La emulación consiste en imitar el funcionamiento de un ordenador o de un determinado software sobre otro ordenador más moderno y potente de una generación actual. De esta forma, los documentos electrónicos conservan su aspecto, su originalidad y por supuesto su contenido.

Copia de documentos en soporte o formatos con tecnología nueva periódicamente. Para evitar perdida de información es importante guardar una copia antes de realizar la actividad.

Tipos de migración.•Compatibilidad retroactiva: lectura y copia del nuevo formato por versiones posteriores del programa de creación.•Interoperabilidad: lectura y copia a nuevo formato por programa diferente al de creación, que comparte los mismos formatos.•Conversión a formato estándar(tipo ASCII).

MIGRACIÓN

Se recurre a la estructura de directorios del ordenador personal o de uso compartido para la creación de carpetas, subcarpetas o ficheros que respondan a un sistema normalizado para nombrarlos, esto es importante para la creación de expedientes que constituyen las series documentales.

USO

En soportes y perdurable, adecuado a las necesidades de conservación. Se recomienda emplear soportes ópticos no re escribible para evitar modificaciones o perdidas (soporte no repudiable) Los documentos se mantiene en su aplicación original cuando se necesitan a largo plazo, aunque debido a los avances tecnológicos se tiene que convertir al nuevo software. También se puede almacenar en un formato que no dependa de ningún software (ficheros planos)y que cuente con funciones de control de acceso.

La aplicación de los procedimientos o la secuencia coordinada de procesos, técnicas y operaciones de gestión de documentos a lo largo del ciclo de vida de los documentos debe permitir:

ALMACENAMIENTO

Identificar los documentos precisos en cada proceso de actividad. Determinar la forma y estructura en que los documentos deben

ser creados y posteriormente incorporados al sistema de gestión de documentos electrónicos de la organización.

Determinar los metadatos que deben ser asignados al documento electrónico, tanto en el momento en que es incorporado al sistema (captura) como a lo largo de su ciclo de vida.

Establecer los pasos a seguir para la formación de expedientes o agrupaciones de documentos en el contexto de los tipos de actuaciones o series concretas.

Establecer la estrategia para garantizar la conservación de los documentos y las condiciones de acceso, uso y reutilización correspondientes, incluyendo la conversión de formatos y las migraciones.

ALMACENAMIENTO

Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, especialmente en cuanto a lo que se refiere a la seguridad, a la accesibilidad y al tratamiento de los datos de carácter personal, así como a la ejecución de los procesos relacionados con la interoperabilidad y de las acciones dictaminadas sobre los documentos electrónicos.Proporcionar información en modo de pistas de auditoría que permitan acreditar que los documentos están protegidos frente a cualquier acceso, modificación y destrucción no autorizados.Garantizar, en última instancia, la creación, la captura en el sistema y el mantenimiento de documentos electrónicos auténticos, fiables, íntegros y disponibles.Identificar las oportunidades de mejora y evaluar los posibles riesgos derivados de la gestión de documentos electrónicos.

ALMACENAMIENTO

Uno de los puntos básicos en la gestión de los documentos electrónicos son los metadatos, los cuales ya se introdujeron en la NTI de documento electrónico y de expediente electrónico. Los metadatos proporcionan cobertura a los diferentes procesos que tienen lugar a lo largo del ciclo del vida del documento electrónico. La NTI destaca que cada administración debe diseñar internamente el esquema de metadatos que va aplicar en base a sus necesidades, aun así se debe tener en cuenta:1. Se recomienda usar el Esquema de metadatos para la Gestión del Documento Electrónico(e-EMGDE)2. En el caso de que el expediente o documento deba someterse a intercambio se debe tener en cuenta los metadatos mínimos obligatorios del documento electrónico y del expediente electrónico.

ALMACENAMIENTO

Establecer la estrategia para garantizar la conservación de los documentos y las condiciones de acceso, uso y reutilización correspondientes, incluyendo la conversión de formatos y las migraciones.Velar por el cumplimiento de los requisitos legales y normativos, especialmente en cuanto a lo que se refiere a la seguridad, a la accesibilidad y al tratamiento de los datos de carácter personal, así como a la ejecución de los procesos relacionados con la interoperabilidad y de las acciones dictaminadas sobre los documentos electrónicos.Proporcionar información en modo de pistas de auditoría que permitan acreditar que los documentos están protegidos frente a cualquier acceso, modificación y destrucción no autorizados.

OBJETIVOS

Garantizar, en última instancia, la creación, la captura en el sistema y el mantenimiento de documentos electrónicos auténticos, fiables, íntegros y disponibles.Identificar las oportunidades de mejora y evaluar los posibles riesgos derivados de la gestión de documentos electrónicos.

OBJETIVOS

RESPONSABLESLos miembros de la gestión documental que regula las prácticas efectuadas tanto por los responsables de su gestión como por cualquier otra persona que cree o use documentos en el ejercicio de sus actividades.Los profesionales de la información y de la gestión de los documentos de archivos, los ejecutivos, los jefes de las unidades organizativas, los organizadores de sistemas y cualquier otra persona que crea documentos como parte de su trabajo

resposabilidad

Los individuos

Las organizacion

es

La comunidad

RESPONSABLES

El remitente: tiene la responsabilidad y gestionar le correo electrónico (correo interno).Si a nuestro mensaje de correo electrónico deberá responder uno o varios destinatarios conservemos el texto original y todas las respuestas recibidas.  El destinatario: tiene la responsabilidad de conservar y gestionar el correo electrónico: debe guardarse el archivo externo recibidoEspecialmente cuando en archivo forma parte del documento oficial de operaciones.  

RESPONSABLES

RESPONSABILIDAD DEL ORGANO PÚBLICODispone la normativa de organización específica y de no existir previsión normativa, la responsabilidad recae en el encargado de su tramitación.Los entes deben garantizar el crear y almacenar evidencia; y/o recibir y almacenar datos, para garantizar su integridad, para mantener accesibilidad de los datos y la evidencia de los mismos.

RESPONSABILIDAD DE AUTORIA Legalmente se refiere a la presunción de autoría y responsabilidad que es aquel donde todo documento, mensaje electrónico o archivo digital asociado a una firma digital certificada se presumirá, salvo prueba en contrario de la autoría y responsabilidad del titular del correspondienteCertificado digital vigente en el momento de su emisión.

  

EXPEDIENTE ELECTRÓNICO Es un conjunto de documentos electrónicos que hacen parte de un mismo trámite o asunto administrativo, cualesquiera que sea el tipo de información que contengan, y que se encuentren vinculados entre sí para ser archivados. Así mismo como los documentos físicos tienen un orden de acuerdo a una estructura lógica, deben manejarse los documentos electrónicos. Estos documentos corresponden a metadatos asociados que hacen parte del documento electrónico. Dentro del expediente, los documentos deben estar asociados a un identificador único, al que se añade un índice electrónico, agrupados según las series y subseries que determine la Entidad.

COMPONENTES

Documentos electrónicos: Contenido, estructura y contexto definidasÍndice Electrónico: Garantiza la seguridad del documento y su recuperación. Establecen e identifican los documentos electrónicos que componen el expediente, ordenados de manera cronológica y según la disposición de los documentos, así como otros datos con el fin de preservar la integridad y permitir la recuperación del mismo.Firma del índice electrónico por la administración, órgano o entidad a cargo de acuerdo con la normatividad aplicable, garantiza la autenticidad e integridad del contenido del índice y por extensión, de los documentos que conforman el expediente electrónico así como el de su estructura.Metadatos del expediente electrónico o información virtual contenida en ellos. 

PROPIEDADESSus propiedades dependen de la fase en la que se encuentren:Etapa de TramiteVarias AplicacionesÍndice electrónicoPuede ser modificadoDebe ser accesible.Se debe conservar electrónico todo lo que corresponda al expediente.Regulado por la normatividad vigente.Código de identificación únicoPueden tener documentos electrónicos que hagan parte de otro expediente.En algunos casos se pueden incluir documentos en formatos distintos a los establecidos.•Debe poder ser transferido a la etapa de archivo.•Debe admitir firma electrónica. 

PROPIEDADES

Etapa de ArchivoAplicaciones de software llamadas Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de ArchivoDebe tener índice electrónico firmado No puede ser modificableDebe ser accesibleDebe tener un código de identificación únicoPueden tener documentos electrónicos que hagan parte de otro expediente.Debe ser un formato que garantice su conservación, autenticidad, integridad y recuperación a medio y a largo plazo.Debe aplicar todas las normas de archivo vigentes

CICLO VITAL

PlaneaciónSe crea de acuerdo a las funciones o actividades

Gestión y Trámite:Tramite,

distribución, descripción, disponibilid

ad, recuperación y acceso

Disposición final:

Lo determinado en la TRD Y

TVD, establecido

por la Institución.

Etapa de Tramite

Etapa de Archivo

Valores Administrativos, Legales

e histórico

s

METADATOSLos metadatos permitir definir la características del expediente, las cuales deben ser comunes a todos los documentos que lo conforman.Los metadatos mínimos obligatorios son un conjunto de información definida para facilitar el conocimiento inmediato de las características básicas del expediente electrónico. Los metadatos complementarios son los que permiten una descripción específica.

EXPEDIENTE MIXTO Ò HIBRIDO

Son los que se componen de documentos electrónicos y documentos físicos.Los soportes de estos documentos son físicos como microfilmes, medios electrónicos o cualquier soporte que la tecnología actual ofrece, teniendo en cuenta que el método de conservación debe garantizar su seguridad y accesibilidad, por tal motivo son utilizados para preservar la información por todo el tiempo que esta se necesite.

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL La ley 594 de 2000, define la Gestión documental como el conjunto de actividades y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

1- PLANEACIÓN

2- PRODUCCIÓN

3- GESTIÓN Y TRÁMITE

4- ORGANIZACIÓN

5-TRANSFERENCI

A6 - DISPOSICIÓN DE

DOCUMENTOS7 -

PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO8-VALORACIÓN

PROCESOS GESTION DOCUMENTAL Decreto 2609 de 20012, Artículo 9

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DEL TRABAJO

La cantidad de tiempo que dedicado al trabajo administrativo y la incorporación generalizada del ordenador a estar tareas durante los últimos años suponen un factor de riesgo que debe tenerse en cuenta para prevenir daños a la salud.La correcta prevención de riesgos en estas actividades debe tener en cuenta tres cuestiones básicas:•Diseño de las instalaciones: espacio de trabajo, iluminación, climatización y condiciones acústicas.•Selección de mobiliario.•Organización de las tareas.Entorno de trabajo Las fuentes de luz, además de proporcionar niveles de iluminación suficiente, no deben provocar deslumbramientos ni reflejos molestos

ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO DE TRABAJO

Las fuentes de luz, además de proporcionar niveles de iluminación suficiente, no deben provocar deslumbramientos ni reflejos molestos.

Organización de los documentos electrónicos

El término “documento electrónico” es un concepto relativamente nuevo y no menos debatido que el visto anteriormente. A los efectos del presente estudio, se denominará un documento como electrónico si se encuentra físicamente almacenado en un dispositivo electrónico o unidad de almacenamiento externa de un dispositivo de este tipo, comprensible sin ningún procesamiento adicional, excepto la presentación del monitor o de la página impresa. Cualquier archivo de computadora que tenga un contenido válido para el trabajo de un universo de usuarios, por reducido que sea, se considera un documento electrónico.

Organización de los documentos electrónicos

La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de Archivo que cumplan con las siguientes funciones:  1. Organizar racionalmente los directorios informáticos y los

accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas para el almacenamiento de los documentos.

2. Controlar la reproducción indiscriminada de copias.3. Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.4. Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los

documentos5. Establecer un sistema que permita recuperar la información

eficazmente.

Organización de los documentos electrónicos

Para organizar los documentos electrónicos se debe: Clasificar: Se registran los datos básicos de documentoOrdenar: Conformación de expedientesDescribir: Se describen pro niveles.

ASPECTOS LEGALES DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS:

 A diferencia de los documentos en papel, los documentos electrónicos se han aceptado como tal hace sólo unos años, esto ha provocado que algunos aspectos legales aún no estén definidos del todo para este formato, aunque en la mayoría de ellos se trabaja arduamente. Aunque existen leyes a su favor, como la “Technology Policy 96-16A”,20 dictada en New York para facilitar el intercambio de información entre el estado y determinadas agencias mediante los sistemas para la gestión de documentos electrónicos, la confiabilidad de un documento electrónico, entendida como la capacidad de que el documento pueda ser tomado como prueba en un sentido legal, es todavía una aspiración de los especialistas.

ASPECTOS LEGALES DE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS La confiabilidad del correo electrónico, por una parte, no está totalmente aceptada; tampoco así las copias de documentos electrónicos, las firmas digitales y otras cuestiones de índole legal. No obstante, cada día se logran avances en estas áreas, que fortalecen el vertiginoso desarrollo de la gestión de los documentos electrónicos. Mientras tanto un sinnúmero de organizaciones se valen de estas herramientas para el desarrollo de sus actividades cotidianas.

ARCHIVOS ELECTRONICOS DESORDENADOS

En esta gráfica se observa un ejemplo de que casi nunca es posible encontrar equipos de cómputo debidamente ordenados con parámetros que faciliten la información contenida en ellos.

ARCHIVOS ELECTRONICOS DESORDENADOS

Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para guardar documentos en el disco duro del PC. Estas categorías se asimilan a las Series y Subseries documentales. Para clasificar los documentos en formato papel y electrónicos se establece el Cuadro de Clasificación Documental (CCD).

SERIE SUBSERIE

EJEMPLO DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO ELECTRÓNICO

DATO EXTRA, SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En este entorno conceptual han venido apareciendo en el mercado, en especial en esta última década, distintos productos informáticos orientados específicamente al control y la gestión integral de este tipo especial de documentación conocidos por sistemas o herramientas GED (GestiónElectrónica de Documentos) o por el término anglosajón de EDMS (ElectronicDocument Management Systems).

DATO EXTRA, SOBRE LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS

En la mayor parte de los casos estos productos GED son una evolución lógica de los tradicionales sistemas de gestión documental a los que se les han ido añadiendo más o menos funcionalidades, e integrando otras tecnologías informáticas ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta global a las necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones. Esta integración de tecnologías hace de estos productos herramientas potentes para la gestión electrónica de la documentación orientados, principalmente, a grandes entidades con estructuras organizativas y funcionales muy complejas, con multitud de series y tipos documentales y con redes de usuarios, internos y externos, muy variadas

SUS COMPONENTES

 •Gestión de imágenes: utilización de la tecnología que permite la captura digital a través del escáner de los documentos impresos.• •Tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres: la digitalización del texto tiene como finalidad poder interpretar y tratar electrónicamente ese texto a través de programas OCR.•Tecnologías de almacenamiento óptico: para el almacenamiento de los documentos electrónicos, y más aún en el caso de imágenes digitales, es necesario disponer de sistemas de almacenamiento masivo.  

SUS COMPONENTES

 •Gestión electrónica de documentos: se trata de los módulos clásicos de la gestión documental pero aplicada a los documentos electrónicos por lo que aquí serán factores claves

•Trabajo en grupo (groupware): las herramientas GED han ido evolucionando hacia conceptos más amplios de generación y control de la información.

•Control de los flujos de trabajo (workflow): estrechamente relacionado con el software de trabajo en grupo permite establecer una serie de reglas y pautas en las que se especifican las tareas y pasos

CONCLUSIONES Con el constante cambio y evolución, las posibilidades que ofrecen estos sistemas ameritan un gran avance. Abarcan un gran mundo de posibilidades, y soluciones en como la información es suministrada. Del papel a lo electrónico, permitiendo lista ordenadas, con registros. Con estas herramientas de software, prolifera la rapidez y el uso de estrategias para compartir y extender la información mundialmente mucho más rápido.Conservando documentos originales en buen estado. Es así como estas tecnologías han influido en el ámbito de la bibliotecología, en un entorno electrónico, permitiendo tener una proliferación de sistemas documentales interactivos en ambientes distribuidos, está cambiando los servicios de información pasando de ser meros recepcionistas de información, a jugar un papel decisivo para la gestión de documentos inteligentes con un alto valor competitivo en los procesos de negocio dentro de la organización.Las nuevas tecnologías lanzan un reto al profesional de la información ante el nuevo milenio cambiando el papel que les otorga dentro de las organizaciones erigiéndose en precursores en los diseños de sistemas de información competitivos 

WEBGRAFÍA Preservación a largo plazo de documentos electrónicos de archivo http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=8916&print&inf=0La gestión de documentos electrónicos como respuesta a las nuevas condiciones del entorno de información http://bvs.sld.cu/revistas/aci/vol9_3_02/aci03301.htmHerramientas para la gestión de los documentos electrónicos http://www.cobdc.org/jornades/7JCD/27.pdfGuía No 4: Cero papel en la Administración Publica: Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.Dirección de Gobierno en línea.http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/programa-de-tratamiento-de-documentos-electronicos