MODULOMODULO

COMUNICACIÓN COMUNICACIÓN ORGANIZACIONALORGANIZACIONALNM4T é c n i c o P r o f e s i o n a lCENTRO EDUCACIONAL SAN CARLOS DE ARAGON

Profesor, Rigoberto GaonaAño 2009

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN

Para elaborar y presentar la información dentro de una empresa u organización existen diferentes medios, dependiendo del tipo de institución. Así por ejemplo, en las empresas de estado la documentación que se utilizan es más formal, que en las empresas privadas.

Existen algunos documentos que son utilizados en ambas partes y con los mismos propósitos. …

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN

• Oficio• Circular• Oficio Circular• Resolución• Solicitud• Certificado• Constancia• Memorándum• Informe• Transcripción• Fax•CurrículumVitae•Notas Verbales

• Carta• Circular • Memorándum • Notas Internas • Certificados • Currículum Vitae• Notas Verbales • Informe • Fax• Constancia

En relación a las empresas privadas el listado es más reducido. En ellas el Oficio es reemplazado por la Carta.

El oficio es el documento principal de la Administración Pública, en cambio en la privada, lo es la Carta.

Carta Comercial, sus estilos de presentación y puntuación. ¿Lo recuerdas? También otros documentos que se encuentran en ambos listados, como el Currículum Vitae, los Certificados y la Solicitud.

Documentos Empresas Públicas:Documentos Empresas Públicas: Documentos Empresas Privadas:Documentos Empresas Privadas:V/S

MEMORÁNDUM

Consiste en un escrito o mensaje de poca extensión, con un objetivo específico, destinado a hacer circular información entre personas de una misma empresa o institución. Por tratarse de una comunicación interna, se prefiere un modelo simple y práctico, que contenga los datos necesarios.

En general cada empresa posee su propio formato, el que incluye el membrete de la institución.

EL MEMORÁNDUM COMPRENDE LOS SIGUIENTES DATOS

Encabezamiento:Membrete: Información de la Institución La palabra

MEMORÁNDUM y Nº.

DE: Nombre del emisor o remitenteA: Nombre del receptor o destinatarioREF.: Oración que resume el contenido del mensaje.

FECHA: Lugar, día, mes y año de emisión

Texto o Cuerpo: Mensaje que se desea comunicar.

FIRMA: Persona responsable del contenido del documento.

Líneas especiales (si las hay)

A continuación te presentamos dos modelos de Memorándum.

MEMORÁNDUMNº 008

ANTOFAGASTA, 16 de Abril de 2001

DE: Sr. Armando López, Jefe División Financiera A: Hugo Álvarez, Jefe Sección Presupuesto ASUNTO: Certificación

Con mucho gusto le envío la certificación de asignación presupuestal otorgada a de Construcciones.

Le agradezco confirmar la aprobación -o no- de la misma, en la junta directiva.

Cordialmente,

Hugo Álvarez R.

CC: Sr. Camilo Zapata, Jefe División Construcción Anexo: una hoja

MAL/amr.

RECORDEMOS QUE:EL MEMORÁNDUM ES UN DOCUMENTO DE CARÁCTER INTERNO, SÓLO SE USA AL INTERIOR DE UNA EMPRESA O INSTITUCIÓN, Y SU DISEÑO LO ACOMODAN LAS ENTIDADES DE ACUERDO A SUS NECESIDADES.

MEMORANDO Nº008

ANTOFAGASTA, 15 de Abril de 2001.

DE: SR. Hugo Alvarez, Jefe Sección Presupuesto. A: Jefe División Financiera. ASUNTO: Asignación presupuesto.

Le agradezco certificar la asignación del presupuesto, en el rubro inversión, otorgada a de Construcciones para el primer semestre del año.

Esta certificación legaliza la documentación exigida por el pasado 14 de Abril de 2001.

Cordialmente,

Armando López Castro ALC/blo.

MEMBRETE

C O N S T A N C I A

( NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN )

TEXTO O CUERPO

(FECHA)

CONSTANCIA:

Como su nombre lo indica es una comunicación que sirve para probar la certeza y exactitud de un hecho actual. Se elabora en papel tamaño carta, con membrete. La estructura de la Constancia es similar a la del CERTIFICADO.

Estructura:             

Otros de los documentos que se utilizan en algunas ocasiones en la empresa y por lo mismo es importante que lo conozcas, es la "Constancia".

UNIVERSIDAD CATOLICA DEL NORTE DEPTO. DE PERSONAL

C O N S T A N C I A

JOSE BERNARDO CORTES ARAYA, Jefe Sección Registro y Control del Departamento de Personal de la Universidad Católica del Norte, deja expresa Constancia que la señorita PATRICIA ISABEL PAEZ VARAS, Rut 15.666.789-0, realizó su Práctica Profesional en esta Unidad, desde el 03 de Septiembre de 1999 hasta el 25 de Marzo del 2000.

Se extiende la presente Constancia a solicitud de la interesada, para los fines que estime convenientes.

ANTOFAGASTA, Marzo del 2009.

CIRCULAR:

La Circular es un documento de carácter general o normativo, que se utiliza para dar a conocer un mismo contenido a varios destinatarios.

REPUBLICA DE CHILE UNIVERSIDAD DE ANTOFAGASTA BIENESTAR DEL PERSONAL

C I R C U L A R Nº 015

Señores Afiliados al Bienestar:

Se comunica a los señores afiliados interesados en obtener préstamos del Banco de Crédito e Inversiones, que para 1994 las solicitudes se recibirán sólo hasta el 20 de Diciembre, de tal forma que los préstamos se suspenderán hasta Marzo de 2001.

Se ha estimado conveniente modificar lo relacionado con los co-deudores o Avales, en el sentido de que los funcionarios podrán firmar hasta 3 veces como tales, con el fin de dar mayor facilidad en la obtención del préstamo. Cabe hacer notar que los Co-deudores o Avales, son las personas que deben responder ante cualquier situación que le impida al Servicio de Bienestar hacer el descuento correspondiente.

Informamos, además que por instrucciones recibidas de Santiago, se ha autorizado al Servicio para efectuar descuentos por un porcentaje superior al 30% del sueldo base, para lo cual el solicitante deberá firmar una autorización, acreditando dicho compromiso. Cabe hacer notar que existen normas y límites para este efecto; relacionados con los ingresos totales del grupo familiar e integrantes del mismo, que determinarían este porcentaje.

Saluda atentamente a Ud.,

ANA ALVAREZ ROJASAsistente SocialJefe Bienestar Social

ANTOFAGASTA, Noviembre 30 de 2000.

AAR/jrm.c.c.: Archivo

OTRAS FORMAS DE PRESENTAR INFORMACIÓN

PRESENTACIÓN VISUAL.

Tienes que tener en cuenta que las representaciones visuales pueden utilizarse como una forma alternativa de presentar información, no sólo a tus superiores, sino para ti mismo. A continuación, veremos las formas más usuales de información visual.

a) Gráficos:

Las estadísticas en su forma más pura, aparecerán generalmente como tablas o figuras, pero es posible, que en algún momento de tu trabajo tengas que:

Presentar información estadística de forma que las personas no especializadas de la organización puedan entender y comprender (los clientes, proveedores, vendedores o el público)

Elaborar un informe técnico o comercial que incluya figuras de tal manera que el lector pueda entender la información con facilidad.

Mantener un control estadístico progresivo.

Conocer el tipo de gráficos y diagramas que puedes emplear es siempre una valiosa ayuda. Será muy útil también, si utilizas un computador para hacer este trabajo y que conozcas alguno de los programas de software que te permiten elaborar gráficos.

Muchos de los directivos de nuestros días tienen que manejar estadísticas de alguna forma, como por ejemplo: resultado de beneficios, producción, ventas, capacidad de trabajo del personal, utilización de equipos, etc.

Gráficos de Líneas:

Son los más utilizados para mostrar las tendencias durante un período de tiempo, por ejemplo los crecimientos o disminuciones de ventas mensuales. Una simple línea de gráfico te mostrará de un golpe la información que será trazada utilizando dos ejes, un eje horizontal, que determina la escala de tiempo, y un eje vertical que se refiere a la cantidad o el valor.

SUGERENCIAS PARA DIBUJAR GRÁFICOS DE LÍNEAS:

• Ponle al gráfico un título.

• Marca los dos ejes con claridad.

• Utiliza la escala adecuada para cada eje.

• Cuando dibujes un gráfico en el que manejes más de una línea de datos utiliza: diferentes colores o tipos diferentes de línea (continua, discontinua, de puntos, etc.) para definir con claridad los contrates.

Gráficos de Barras:

Esta es otra forma de representar estadísticas, sobre todo cuando quieres comparar el total de cantidades de diferentes períodos. Por ejemplo comparar las ventas de un mismo producto en años diferentes. Las barras pueden dibujarse en forma horizontal o vertical.

Gráficos de Torta:

Una forma de mostrar proporciones o la relación de diferentes partes con un todo es utilizar un gráfico de tarta. Se dibuja un círculo para representar la totalidad y segmentos o parte del círculo, para mostrar en que proporción las divisiones forman parte del todo. Será mucho más fácil de entender si anotas el porcentaje que le corresponde a cada parte.

Un gráfico de tarta puede dar una idea rápida de, por ejemplo, que proporción del horario de trabajo emplea una secretaria para cada una de sus funciones.

Gráficos de Elementos

Estos utilizan una figura o símbolo para representar un número determinado (un ciento) de elementos. Para mostrar los objetivos logrados se utilizará el número apropiado de símbolos o partes de él.

Gráficos de Gantt o Carta Gantt

Este gráfico podrás utilizarlo cuando desees comparan el progreso de un trabajo concreto con la planificación preparada para ello.

ATENCIÓNRECOMENDACIONES IMPORTANTES EN LA INFORMACIÓN VISUALEs importante que tengas en cuenta que la información visual debe

Ayudar a las personas a asimilar la información más rápidamente.

Impactar de inmediato

Ayudar a las personas a asimilar la información más rápidamente.

Dar un punto de referencia inmediato, de manera que se puedan tomar decisiones con rapidez.

Simplificar el desarrollo de algunas tareas.

Dar una impresión de organización y eficacia en los procedimientos.