Ưng Dụng ChínhPhần B

Bài 3: Thanh Phân Chung

Bài học Chủ đề

15 Băt Đâu Chương Trinh

© IIG Vietnam 1

Bài 15: Băt Đầu Chương Trinh

• Mở chương trinh ưng dung

• Nhân biêt cac thanh phân trên man hinh

• Sư dung Dải băng (Ribbon)

• Sư dung thanh tac vu truy câp nhanh

• Sư dung chưc năng trơ giup trưc tuyên

• Thay đôi tùy chọn chương trinh

• Nhân biêt cac vân đê chung liên quan đên tâp tin

© IIG Vietnam 2

Cac thanh phần chia sẻ chung

• Nhân ra sư giống nhau giưa cac chương trinh có thể giảm

thơi gian học cơ bản vê môt chương trinh mơi

• Các khai niêm va nguyên tăc cơ bản cũng giống như

chương trinh ưng dung cùng loai

– Điểm khac biêt cơ bản giưa chung la cac lênh trong môi

chương trinh

• Word, Excel, và PowerPoint la các chương trinh đươc sư

dung rông rai nhât trong bô Office

– Học cach thưc hiên cac công viêc cơ bản trong môi trương văn

phong sư dung ba chương trinh nay

© IIG Vietnam 3

Mở Word/Excel/PowerPoint

• Để mở môt trong ba chương trinh này ta làm theo các

cách sau:

– Nhâp chuôt vao Bắt đâu (Start), chọn Tất cả chương trình (All

Programs) va nhâp chuôt vao Microsoft Office. Sau đo kích

Microsoft Word 2007, Microsoft Excel 2007, hoăc Microsoft

PowerPoint 2007

– nêu bât khi chương trinh nao đa đươc tao biểu tương trên màn

hình máy tính (desktop) hoăc trên thanh tác vu (taskbar), chương

trinh đây co thể khởi đông băng cach nhâp chuôt hai lân vao biển

tương trên màn hình máy tính hoăc nhâp chuôt môt lân vao biểu

tương trên thanh tác vu

© IIG Vietnam 4

© IIG Vietnam 5

Thoát khỏi Word/Excel/PowerPoint

• Khi dừng sư dung chương trinh, cân thoat đung cach

– Ngăn cản xung đôt co thể xảy ra giưa cac tâp tin va giải phong bô

nhơ cho chương trinh khac

• Thoát khỏi chương trình băng cách:

– nhâp chuôt vao Tệp (File), sau đo chọn Thoat (Exit), hoăc

– nhâp chuôt vao nut (Close) năm trên cùng bên phải cua thanh

tiêu đê chương trinh, hoăc

– nhân tô hơp phím +

• Nêu thay đôi đươc thưc hiên nhưng chưa đươc lưu,

chương trình sẽ hỏi để xác nhân viêc lưu lai tài liêu

hay không

© IIG Vietnam 6

Microsoft Office Word 20071 3

11

13

2

12

78

9

4

1514

5

6

1

2

3

Nút Office

Thanh truy cập nhanh

Dải băng Ribbon

5

6

7

8

4 Trợ giúp

Nhãn Ribbon

Nhóm

Thanh phân chia ngang

Hiện thước kẻ

9

10

11

Điểm chèn văn bản

Cửa sổ tài liệu

Thanh trạng thái

12

13

14

15Các nút hiển thị

Thanh trượt phóng to

Lựa chọn đối tượng

Trang trước / sau

10

© IIG Vietnam 7

Microsoft Office Excel 2007

1 2 3

5

4

6

8

1

2

Hộp tên

Chèn hàm

3

4

Thanh công thức

Tên hàng

5

6

Tên cột

Các nút cuộn Tab

7 Nhãn Tab

8 Cửa sổ tài liệu

7

© IIG Vietnam 8

Microsoft Office PowerPoint 2007

2

1

4

3

6

5

7

1

2

Nhãn Slide

Nhãn phát thảo

3

4

Thanh phân chia

Placeholder

5

6

Trang trình chiếu

Nơi ghi chú

7 Cửa sổ tài liệu

© IIG Vietnam 9

Các thành phần chung

Nút Office

(Office Button)

Nhâp vào để hiển thị thưc đơn các lênh quản

lý tâp tin.

Thanh truy cập nhanh

(Quick Access Toolbar)

Truy câp các lênh sư dung thương xuyên.

Thanh tiêu đề (Title Bar) Hiển thị tên tâp tin hay chương trình đang hoat

đông.

Dải băng (Ribbon) Sư dung các nhãn trên dải băng để truy câp

các lênh.

Trợ giúp (Microsoft

Office Help)

Sư dung trơ giúp.

Thanh trạng thái (Status

Bar)

Hiển thị thông tin chung vê tài liêu.

Các nút hiển thị

(View Buttons)

Thay đôi giưa các chê đô hiển thị tài liêu khác

nhau trên màn hình.

Thanh trượt phóng to

(Zoom Slider)

Phóng to hoăc thu nhỏ tài liêu trên màn hình.

© IIG Vietnam 10

Các thành phần riêng cho Word

Thanh phân chia ngang

(Horizontal Split Bar)

Kéo để chia màn hình ra làm hai để hiển thị

hai phân khác nhau cua cùng môt văn bản.

Hiện thước kẻ

(View Ruler)

Sư dung để trơ giúp viêc thiêt lâp hoăc hiêu

chỉnh các điểm dừng (tabs), thut đâu dòng

(indents), và khoảng cách lê (margins).

Điểm chèn văn bản

(Insertion Point)

Hiển thị vị trí con trỏ trong văn bản.

Trang trước / sau

(Previous Page/

Next Page)

Di chuyển đên đâu trang trươc / sau.

Lựa chọn đối tượng

(Select Browse Object)

Chọn nhưng gì ban muốn Word tìm kiêm.

© IIG Vietnam 11

Các thành phần riêng cho Excel

Hộp tên (Name Box) Xem địa chỉ ô hiên hành tai đây.

Chèn hàm

(Insert Function)

Mở hôp thoai để trơ giúp chọn và chèn các

hàm đa đươc xây dưng sẵn.

Thanh công thức

(Formula Bar)

Hiển thị nôi dung cua ô hiên hành.

Tên cột (Column

Headings)

Các ký tư theo trình tư ở phía trên để xác

định các côt.

Tên hàng (Row

Headings)

Các số theo thư tư ở phía bên trái để xác

định các hàng.

Các nút cuộn Tab (Tab

Scrolling Buttons)

Di chuyển giưa các nhãn worksheet hoăc

dùng để tao worksheet mơi.

Thanh phân chia doc và

ngang (Horizontal and

Vertical Split Bars)

Chia cưa sô worksheet thành hai hay

nhiêu phân.

© IIG Vietnam 12

Các thành phần riêng cho PowerPoint

Nhãn Slide

(Slides Tab)

Tao hình biểu tương (Thumbnail) hoăc thu nhỏ

(miniature) các slide trong phân trình chiêu để hiển

thị nôi dung nhanh chóng.

Nhãn phát thảo

(Outline Tab)

Hiển thị phân phát thảo cua văn bản trên các slide

hoăc là phương thưc nhâp văn bản nhanh.

Placeholder Các hôp văn bản trên các slide để nhâp nôi nôi

dung.

Thanh phân

chia (Split Bar)

Kéo để tăng hoăc giảm kích thươc cua phân Outline

/Slides.

Vùng ghi chú

(Notes Pane)

Gõ vào các ghi chú cho ngươi trình bày su dung và

không hiển thị ra cho khán giả thây.

Vùng trình chiếu

(Slide Pane)

Nhâp hoăc hiển thị nôi dung trình chiêu.

Xem xét màn hình

• Có thể tùy chỉnh phân hiển thị trên màn hình

• Sư dung chưc năng giải thích tư đông (ScreenTips) để

nhân dang các thành phân cua nút hoăc các nhãn (tab)

trên Dải băng (Ribbon) và màn hình

– Để hiển thị ScreenTip, đăt con trỏ chuôt

lên muc cân giải thích

• Môt số thành phân có thể thiêt lâp ẩn hoăc hiên

– Có thể thiêt lâp các muc băng cách nhâp chuôt vào Nút Office sau

đo chọn tùy chọn ([Program] Options) cua chương trình.

© IIG Vietnam 13

© IIG Vietnam 14

Sử dụng Quick Access Toolbar

• Chưa các nút lênh đươc sư dung thương xuyên

• Có thể tùy biên để bô sung các lênh khác theo các cách sau:

– Ở bên phải cua Quick Access toolbar, nhâp Customize Quick Access

Toolbar và nhâp nút lênh trong danh sách hoăc chọn More Commands

– Nhâp Office Button, nhâp [Program] Options, và chọn Customize

– Nhâp chuôt phải trên Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar,

nhâp nút lênh trong danh sách hoăc chọn More Commands

• Có thể di chuyển Quick Access toolbar xuống bên dươi Ribbon:

– Ở bên phải cua Quick Access toolbar, nhâp Customize Quick Access

Toolbar và chọn Show Below the Ribbon

– Right-click Ribbon, click Show Quick Access Toolbar Below the

Ribbon

– Nhâp chuôt phải trên Ribbon, chọn Customize Quick Access Toolbar,

chọn Show Quick Access Toolbar below the Ribbon

© IIG Vietnam 15

Sử dụng Ribbon

• Trơ giúp tìm các nút lênh để hoàn thành công viêc

• Các nút lênh đươc nhóm lai môt cách logic trên môi Tab

theo loai hoat đông

• Khi nhân môt nút lênh, nút này chuyển sang màu khác

hoăc xuât hiên đương bao quanh nó– Trong nhiêu trương hơp, nút này sẽ tăt khi ban bâm lai nó hoăc

nhân môt môt nút khác

• Khi Ribbon hiển thị nhiêu tùy chọn cua môt tính năng, tùy

chọn nào đang kích hoat sẽ đươc bao quanh bởi môt

đương viên– Có thể xem trươc tác dung cua nó băng cách đưa con trỏ chuôt

lên trên môt tùy chọn bât kì

© IIG Vietnam 16

Sử dụng Ribbon

• Nêu môt nhóm hiển thị tính năng

vơi môt thanh cuôn, ngươi sư

dung sẽ thây nút More (năm dươi

nút cuôn trong hình bên). Khi kích nút này, danh sách đây

đu các tùy chọn sẽ hiên ra.

– Di chuyển con trỏ qua các tùy chọn này để xem thư trươc

các hiêu ưng

– Có thể tăt tùy chọn xem thư trươc trong Program Options

Sử dụng Ribbon

• Nhâp vào Dialog box launcher để hiển thị hôp thoai hoăc cưa sô có

liên quan đên các khác cua tính năng

Hộp thoại (Dialog Box)

– Thương chưa các lưa chọn lơn

cua các tùy chọn

Cửa sổ (Window/Task Pane)

– Thương chưa các tùy chọn

chuyên biêt cua tính năng

© IIG Vietnam 17

Hiện hoặc ẩn Ribbon

• Có thể ẩn hoăc tam thơi thu nhỏ Ribbon để tao nhiêu

không gian hơn cho văn bản, bảng tính, hoăc trang

trình chiêu

• Thu nhỏ Ribbon băng các cách sau:

– Nhân đup chuôt lên Tab

– Nhâp chuôt phải trên Ribbon, chọn Minimize the Ribbon

– Nhâp Customize Quick Access Toolbar, chọn Minimize the

Ribbon

• Để hiển thị lai Ribbon, lâp lai môt trong nhưng thao tác

nêu trên

© IIG Vietnam 18

© IIG Vietnam 19

Sử dụng trợ giúp

• Sô tay hương dẫn sư dung đi kèm vơi phân mêm thương

cung câp cùng loai thông tin trong chưc năng trơ giúp cua

chương trình

• Chưc năng trơ giúp rât rông và bao gồm các liên kêt trưc

tuyên để ban có thể gưi các câu hỏi hoăc gơi ý cho các

chưc năng mơi hoăc cải thiên tính năng– Có thể thiêt lâp để tìm kiêm trang web cua Microsoft Office,để luôn

có quyên truy câp đên thông tin hô trơ và trơ giúp mơi nhât

• Các trang web trưc tuyên thương cung câp các lơi khuyên

và thông tin hô trơ kỹ thuât mà ban không thể tìm thây trên

trang web cua nhà cung câp phân mêm

• Các đồng nghiêp hoăc ban bè thành thao vơi các chương

trình có thể giúp ích trong viêc cung câp kỹ năng cu thể để

thưc hiên môt nhiêm vu hoăc sư dung môt tính năng

© IIG Vietnam 20

Sử dụng trợ giúp

• Bô phân trơ giúp hoăc ngươi đươc chỉ định để cung câp

hô trơ kỹ thuât có thể trả lơi các câu hỏi và cung câp hô

trơ vơi các tính năng cu thể cho tô chưc hoăc máy chu

• Liên hê vơi nhân viên hô trơ trưc tuyên cua các nhà cung

câp chương trình ưng dung

– Truy nhâp đên trang web cua nhà cung câp và sau đo nhâp chuôt

vào đương dẫn cua tùy chọn hô trơ

• Sách đươc phát triển bởi các nhà xuât bản cua bên thư ba

có sẵn tai cưa hàng bán lẻ

• Các khóa học tô chưc theo hình thưc trưc tuyên cũng như

lơp học cu thể

Sử dụng trợ giúp trong một chương trìnhMicrosoft Office • Để truy câp chê đô

Trơ giúp trong Office,

sư dung môt trong các

phương pháp sau đây:

– Nhâp (Microsoft Office

Word Help)

– Nhân phím

© IIG Vietnam 21

1

2

3

4 5

1

2

Thanh trợ giúp

Tùy chọn tìm kiếm

3

4

Chủ đề trợ giúp

Phạm vi tìm kiếm hiện hành

5 Tùy chọn hoặc

trạng thái kết nối

Truy cập trợ giúp trực tuyến

Thanh Trợ Giúp

(Help Toolbar)

Tương tư như các công cu điêu hương có sẵn

cua môt trình duyêt Web, các nút này sẽ giúp

ban di chuyển từ trang trơ giúp này đên trang trơ

giúp khác.

Tùy Chọn Tìm Kiếm

(Search Options)

Tìm kiêm cho môt chu đê chuyên biêt, hoăc nhâp

vào mũi tên trên Current Search Scope để thay

đôi tùy chọn tìm kiêm.

Chủ Đề Trợ Giúp

(Help Topics)

Nhâp vào muc trong danh sách để liên kêt đên

các trang trơ giúp vê các tính năng này.

Phạm Vi Tìm Kiếm

Hiện Hanh (Current

Search Scope)

Hiển thị pham vi mà Word tìm kiêm trơ giúp trong

các lĩnh vưc chung hoăc cu thể.

Tùy Chọn hoặc

Trạng Thai Kết Nối

(Connection Status

or Options)

Thay đôi chê đô trơ giúp.

© IIG Vietnam 22

Sử dụng Help Toolbar

© IIG Vietnam 23

Lùi lại (Back) Di chuyển vê trang đa xem trươc đo

Tiến tới (Forward) Di chuyển tơi trang đa xem trươc đo

Dừng lại (Stop) Dừng tải vê hoăc tìm kiêm trang Trơ giúp này.

Làm tươi (Refresh) Làm mơi nôi dung cua trang trơ giúp này.

Trang chủ (Home) Di chuyển đên trang chu hay trang chính cua Trơ

giúp Word

In (Print) In nôi dung cua trang trơ giúp này.

Thay đổi kích thước chữ

(Change Font Size)

Tăng hoăc giảm kích thươc chư cua văn bản đang

hiển thị.

Hiển thị bảng mục lục

(Show Table of Contents)

Hiển thị môt bảng muc luc trong môt cưa sô riêng

biêt để giúp ban duyêt qua các chu đê khác nhau.

Tắt / Giữ Chế độ hiển thị

trên cửa sổ Office (Not

On Top/Keep On Top)

Giư cưa sô trơ giúp năm trên/ dươi cưa sô Office.

(Nút này chuyển đôi giưa hai tùy chọn này)

Sử dụng mục lục (Table of Contents)

• Để hiển thị môt danh sách các nôi dung, nhâp biểu tương

trên Help toolbar

• Cuôn danh sách trong cưa sô

– nghĩa là ban có thể xem thêm nhiêu thông tin

– nghĩa là tât cả các chu đê con đa đươc hiển thị

• Nhâp muc có biểu tương để hiển thị

các trang trơ giúp tương ưng

– Nêu môt muc đươc in đâm và gach chân, trang

trơ giúp tương ưng cua muc này đa đươc hiển thị

• Sử dụng tùy chọn tìm kiếm

– Để tìm kiêm môt đê muc cu thể, sư dung chưc năng Tìm kiếm

theo các từ khóa (Type words to search for)

– Có thể thay đôi hoăc thu hẹp pham vi tìm kiêm© IIG Vietnam 24

Thay đổi các tùy chọn chương trình

• Có thể tùy chỉnh môi chương trình để đap ưng các yêu câu

cu thể

• Môt số các tùy chọn đươc chia sẻ giưa các chương trình Office

• Để thay đôi hoăc xem các tùy chọn cua chương trình, nhâp vào

Office Button và sau đo nhâp vào nút Tùy chọn ([Program]

Options)

© IIG Vietnam 25

© IIG Vietnam 26

Làm việc với các tập tin

• Thiêt lâp hê thống để quản lý các tâp tin để ban và nhưng

ngươi dùng chung tài liêu này có thể truy câp chúng môt cách

dễ dàng– Có thể lưu các tâp tin theo các định dang thông qua các tùy chọn Lưu

(Save)

– Có thể lưu các tâp tin ở bât kỳ vị trí nào trên máy tính hoăc trên mang

– Có thể mở các tâp tin từ bât kỳ vị trí nào trên máy tính hoăc trên mang

– Có thể sư dung danh sách chưa các vị trí ở bên trái cua hôp thoai Lưu

(Save) hoăc Mở (Open) để truy câp nhanh vào môt thư muc, hoăc môt

danh sách các tâp tin truy câp gân đây

– Có thể mở nhiêu tâp tin cùng lúc

– Có thể xem các tâp tin ở các đô phóng đai khác nhau hoăc ở các góc nhìn

khác nhau

– Có thể sư dung môt loat các tâp tin hoăc các mẫu thiêt kê sẵn để tao tài

liêu mơi

• Các công cu chỉnh sưa và định dang tương tư nhau giưa các

ưng dung– Có thể sư dung các công cu tương tư để chỉnh sưa và định dang văn bản

© IIG Vietnam 27

Xác định các vấn đề của tập tin

• Tâp tin có thể bị hỏng do có vân đê vơi thiêt bị lưu trư khi

lưu tâp tin hoăc cũng có thể các tâp tin bị hỏng trong quá

trình lưu

• Lôi tương thích có thể xảy ra bởi vì tâp tin đươc lưu trong

môt phiên bản mơi hơn, hoăc nó đa đươc lưu ở môt nên

tảng khác

• Nêu không thể tìm thây môt tâp tin khi sư dung chưc năng

tìm kiêm, có thể tâp tin đa bị xóa hoăc di chuyển đên môt

thiêt bị lưu trư mà ban không truy câp đên, tâp tin đa bị đôi

tên hoăc không đươc lưu lai hoàn toàn

• Cannot tell which file you want from file name

• Cân có mât khẩu để mở hoăc hiêu chỉnh tâp tin

• Không thể tìm thây môt tâp tin tai nơi lưu hoăc mở gân nhât

© IIG Vietnam 28

Xác định các vấn đề của tập tin

• Tâp tin đươc thiêt lâp chỉ đọc hoăc ngươi khác đang sư

dung có thể phát sinh trên mang hoăc đối vơi các tâp tin

dùng chung

• Windows xác định không có

chương trình tương ưng để mở

loai tâp tin này

• Đôi tên tâp tin mà không có kiểu tâp tin hoăc đôi kiểu tâp

tin có thể là nguyên nhân cua các vân đê khi mở tâp tin

• Chương trình ngừng đap ưng

– Có thể cân câp nhât phân mêm

– AutoRecover có thể khôi phuc lai nôi dung tâp tin ở lân chay

chương trình kê tiêp