NATIONAL KAPODISTRIAN UNIVERSITY OF ATHENS

Supplementary education courses

Using innovative methods of distance learning

PM – MANAGING PROJECTS:

METHODS FOR THE PROJECT

START SUB-PROCESS

UNIT 1. DEFINING THE PROJECT SCOPE AND

PROJECT CONTEXT

SUBUNIT 2. Social context: The project environments analysis

In this subunit a detailed identification, classification

and analysis of the project interested parties is

presented, in order to prepare for proactive and/or

corrective actions, to ensure the project’s success.

Correlation to specific ICB competences is

documented and these are also presented.

Project mgmt success

Interested parties

Requirements & objectives

Risks & opportunity

Quality

Project organization

Teamwork

Problem solution

Project structures

Scope & deliverables

Time & project phases

Resources

Cost & finance

Purchase & contract

Changes

Control & reporting

Information & documentation

Communication

Start-up

Close-out

Leadership

Engagement & motivation

Self control

Assertiveness

Relaxation

Openness

Creativity

Results orientation

Efficiency

Consultation

Negotiation

Conflict & crisis

Reliability

Values appreciation

Ethics

Project orientation

Programme orientation

Portfolio orientation

PPP implementation

Permanent organization

Business

Systems, Products &

Technology

Personnel mgmt

Health, Security, Safety &

Environment

Finance

Legal

Correlation to the IPMA Competence Baseline

People or groups,

who are interested

in the performance

and/or success

of the project,

or who are

constrained

by the project.

Generalizing, it can be a

non-human entity, a virtual

interested party, such as the

natural environment or the

future generations.

IDENTIFY ANALYSE

COMMUNICATE

ENGAGE

Social environments (interested parties) management

Σχολιασμός

Οι όροι interested parties στο ICB 3.0 και social environments στο

pm baseline 3.0 είναι ισοδύναμοι.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη είναι πρόσωπα ή ομάδες προσώπων.

«Ιδεατά» ενδιαφερόμενα μέρη όπως π.χ. το περιβάλλον (αορίστως), η

κλιματική αλλαγή, ή «μη ανθρώπινα» όπως π.χ. κάποιο απειλούμενο

είδος ζώων ή φυτών, πρέπει να αντιπροσωπεύονται από κάποια ομάδα

και αυτή λογίζεται ως ενδιαφερόμενο μέρος.

Σε περίπτωση απουσίας τέτοιας ομάδας, την αντίστοιχη προσοχή και

φροντίδα οφείλουν να αναλάβουν ο project manager και τα άλλα μέλη

του project organization.

Τα ενδιαφερόμενα μέρη επηρεάζουν ή επηρεάζονται από την εκτέλεση

ή/και από τα αποτελέσματα του έργου.

Η επιρροή δεν καθορίζεται με αντικειμενικό τρόπο, αρκεί κάποιος να

θεωρεί ότι επηρεάζεται, ώστε να λογιστεί ως ενδιαφερόμενο μέρος.

SHAREHOLDERS EMPLOYEES

WORKFORCE UNIONS

INTERNAL ENVIRONMENT

EXTERNAL ENVIRONMENT

PARTNERS

CUSTOMERS CONSUMER

UNIONS

SUPPLIERS COMPETITORS

FINANCIAL INSTITUTIONS

FUTURE GENERATIONS

LOCAL COMMUNITY & INSTITUTIONS

NATIONAL COMMUNITY & INSTITUTIONS

GLOBAL ENVIRONMENT

GLOBAL COMMUNITY & INSTITUTIONS

NGOs

MARKET place WORK place

ENVIRONMENT

SOCIETY

Interested parties of the permanent organization (example)

SHAREHOLDERS EMPLOYEES not working

on the project

WORKFORCE UNIONS

INTERNAL ENVIRONMENT

EXTERNAL ENVIRONMENT

PARTNERS

CUSTOMERS

CONSUMER UNIONS

SUPPLIERS COMPETITORS

FINANCIAL INSTITUTIONS

FUTURE GENERATIONS

LOCAL COMMUNITY & INSTITUTIONS

NATIONAL COMMUNITY & INSTITUTIONS

GLOBAL ENVIRONMENT

GLOBAL COMMUNITY & INSTITUTIONS

NGOs

Interested parties of the temporary organization (example)

PROJECT

Σχολιασμός

Η χαρτογράφηση μεταξύ εσωτερικών και εξωτερικών ενδιαφερομένων

μερών διαφέρει στον μόνιμο οργανισμό και τον προσωρινό οργανισμό

(έργο).

Προσοχή: Κάποιο ενδιαφερόμενο μέρος είναι δυνατό να είναι:

«εσωτερικό» στον οργανισμό και «εξωτερικό» στο έργο.

«εξωτερικό» στον οργανισμό και «εσωτερικό» στο έργο.

Internal

Actual

Collaborative

Demanding

High affected

High influent

External

Virtual

Agressive

Dormant

Low affected

Low influent

Social environments (interested parties) classification

POWER (INFLUENCE)

INTEREST

URGENCY LEGITIMACY

(EFFECT)

Dominant Dangerous

Definitive

Social environments (interested parties) taxonomy

Important

Σχολιασμός

Η ταξινόμηση των ενδιαφερομένων μερών με βάση την αρχική κατάταξη με

τρία χαρακτηριστικά:

o Demanding (Απαιτητικό) / Dormant (Αδρανές)

o High affected (Υψηλά Επηρεαζόμενο) / Low affected (Χαμηλά

Επηρεαζόμενο)

o High influent (Με Υψηλή Επιρροή) / Low influent (Με Χαμηλή Επιρροή)

δίνει τέσσερεις συνδυασμούς προς χειρισμό:

Dangerous (Επικίνδυνο): Demanding ▲ │ Power ▲ │ Legitimacy ▼

Important (Σημαντικό): Demanding ▲ │ Power ▼ │ Legitimacy ▲

Dominant (Κυρίαρχο): Demanding ▼ │ Power ▲ │ Legitimacy ▲

Definitive (Καθοριστικό): Demanding ▲ │ Power ▲ │ Legitimacy ▲

KEEP

SATISFIED

MANAGE

CLOSELY

MONITOR

(minimum effort)

KEEP

INFORMED

HIGH

HIGH LOW Interest or Urgency

Po

we

r

Social environments (interested parties) treatment

Σχολιασμός

Η διαχείριση των ενδιαφερομένων μερών με βάση την αρχική κατάταξη με

δύο χαρακτηριστικά:

o Demanding (Απαιτητικό) / Dormant (Αδρανές)

o High influent (Με Υψηλή Επιρροή) / Low influent (Με Χαμηλή Επιρροή)

δίνει τέσσερεις συνδυασμούς χειρισμού:

Monitor (Παρακολούθηση): Demanding ▼ │ Power ▼

Keep informed (Πληροφόρηση): Demanding ▲ │ Power ▼

Keep satisfied (Ικανοποίηση): Demanding ▼ │ Power ▲

Manage closely (Συνεχής διαχείριση): Απαιτητικό ▲ │ Επιρροή ▲

Προσοχή: Τα χαρακτηριστικά είναι δυναμικά και μπορεί να μεταβληθούν

κατά τη διάρκεια του έργου! Π.χ. κάποιο μη απαιτητικό ενδιαφερόμενο

μέρος με ισχυρή επιρροή μπορεί να μεταβληθεί σε απαιτητικό. Ο

χειρισμός του πρέπει και αυτός να μεταβληθεί.

PROJECT X

Project Sponsor

Project Manager

Project Team

INTERNAL

Not project team employees

Project Contributors

Project Suppliers

Project Customers

Project Competitors

EXTERNAL

Social environments (interested parties) example graph

Σχολιασμός

Τα τρία σύμβολα Θετικό / Ουδέτερο / Αρνητικό απεικονίζουν την

εκτίμηση της ανάλυσης για την αρχική προδιάθεση για το έργο.

Η απόσταση από το έργο απεικονίζει (ποιοτικά) τους συνδυασμούς

Απαίτησης / Επιρροής, ή Απαίτησης / Επιρροής και Επηρεασμού.

Οι διακεκομμένες γραμμές απεικονίζουν την επικοινωνία ή/και αλληλο-

επιρροή μεταξύ των Εξωτερικών ενδιαφερομένων μερών.

Τα Εσωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη έχουν, εξ’ ορισμού, θετική

προδιάθεση.

Για όλα τα τελικώς απεικονιζόμενα ενδιαφερόμενα μέρη πρέπει να

υπάρχουν τα κατάλληλα σχέδια επικοινωνίας και διαχείρισης, ώστε η

αρχική εκτίμηση για την προδιάθεση να βελτιώνεται, ή τουλάχιστον να

μην επιδεινώνεται.