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Programa de Mejoramiento de la Gestión (PMG)
y las Normas ISO 9001:2000Taller Implementadores
Heidi Berner, Jefa División de Control de Gestión
Luna Israel, Jefa Departamento de Gestión
Eliana Carvallo, Analista de Gestión
23 de Agosto 2007
TemarioI. Presupuesto por Resultados y Sistema de
Control de Gestión
II. Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones de tipo Institucional
III. Programa de Mejoramiento de la Gestión3.1.Antecedentes del PMG
3.2.Aspectos Metodológicos
3.3.Resultado del PMG 2006
3.4.Mecanismo de Certificación Externa de Sistemas
de Gestión de los PMG
IV. Desafío del Gobierno Central
I- Presupuesto por Resultados y Sistema de
Control de Gestión
RESULTADO DE LA PROVISION DE PRODUCTOS ESTRATEGICOS (bienes y/o servicios)
PRESUPUESTO POR RESULTADOS
DiscusiónDiscusión
AprobaciónAprobación
EjecuciónEjecución
EvaluaciónEvaluación
FormulaciónFormulación
SISTEMA CONTROL DE GESTIÓN
OBJETIVO: Proveer de información de desempeño e introducir prácticas para mejorar la calidad del gasto.
• Eficiencia en la Asignación de Recursos• Eficiencia en el Uso de recursos• Transparencia
Ministerios
Subsecretarias
Servicios Públicos
Intendencias (13)
Gobernaciones (50)
Municipios (No)
Sistema de
Control de
Gestión
Gobierno Central
Gobierno General
COBERTURA
INCORPORACION AL CICLO PRESUPUESTARIO
Información de DesempeñoInformación de Desempeño
EVALUACIÓN
INTERNA
FORMULACIÓN
PROCESO PRESUPUESTARIO
Ley de Presupuestos
PresentaciónProyecto
Aprobación Ley
EJECUCIÓN
Seguimiento
INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTIÓN
EVALUACIÓN INDICADORES DE
DESEMPEÑO
PRESENTACION DE PROGRAMAS
AL PRESUPUESTO
BALANCE DE GESTIÓN INTEGRAL
MECANISMOS DE INCENTIVO REMUNERACIONAL INSTITUCIONAL
Programa de Mejoramiento de la Gestión
DEFINICIONES ESTRATÉGICAS
DiscusiónDiscusión
AprobaciónAprobación
EjecuciónEjecución
EvaluaciónEvaluación
FormulaciónFormulación
INFORMACION DE DESEMPEÑO Y PRESUPUESTO
• Relación no Directa (no mecanica).
Uso en Conjunto con otras categorías de información
- Prioridades de Política- Restricciones financiera
• Presentación al Congreso junto con el Proyecto de Ley de Presupuestos.
INSTRUMENTOS DE CONTROL DE GESTION
• Indicadores de desempeño (1993)• Evaluación de programas (1997)• Evaluación de Instituciones (2002)• Balances de Gestión Integral (1997)• Presentación Estándar de Programas al
Presupuesto (2000) • Mecanismos de Incentivo Institucional - Programas de Mejoramiento de Gestión (1998)
– Ley Médica (2003)– Metas de Eficiencia Institucional (2007)
II- Mecanismos de Incentivo de Remuneraciones de tipo
Institucional.Programa Mejoramiento de
Gestión
• Incentivos de tipo Individual. Corresponde a incentivos que se pagan a un porcentaje de funcionarios de cada estamento asociado al resultado del proceso de evaluación del desempeño.
• Incentivos de tipo Colectivo. Corresponde a incentivos que se pagan a grupos o unidades de trabajo dentro de una institución, generalmente asociado al cumplimiento de metas de gestión del grupo de trabajo.
• Incentivos de tipo Institucional. Corresponde a incentivos que se pagan a todos los funcionarios o a todo un estamento de un servicio, generalmente asociado al cumplimiento de metas comunes de gestión institucional.
MECANISMOS DE INCENTIVO
TIPOS DE INCENTIVOS AL DESEMPEÑO
213182
26
0
50
100
150
200
250
Institucional Colectivo Individual
15
178
4
8
8
0 50 100 150 200
Otras leyes nuevoincentivo
Ley 19.553 conPMG
Ley 19.553 sin PMG
Otras Leyesadscritos PMG
Otras leyes NoAdscritos
• Incentivos de tipo Institucional. – Programa Marco en base a definiciones de política del Gobierno
Central para lograr el mejoramiento de gestión de los servicios públicos.
– Compromisos de cada institución en base a Programa Marco– Evaluación Externa a la institución del Cumplimiento de los
Compromisos establecidos
MECANISMOS DE INCENTIVO
III.Programa de Mejoramiento de la Gestión
3.1.Antecedentes del PMG
• El cumplimiento de objetivos de gestión se asocia a un incentivo de carácter monetario para los funcionarios que se desempeñan en los servicios públicos (Ley 19.553, 1998).
• El porcentaje de cumplimiento de los objetivos de gestión y el porcentaje de incentivos se otorga según los siguientes tramos:
ANTECEDENTES PMG
Porcentaje de Incentivo por Desempeño Institucional
Porcentaje de Cumplimiento
5% 90% - 100%
2,5% 75% - 89%
0% < 75%
• Período 1998 – 2000. Cumplimiento de metas asociados a Indicadores de Desempeño.
• Período 2001 – 2004. Cumplimiento de Objetivos de Gestión establecidos en un Programa Marco.
• Período 2005 en adelante. Cumplimiento de los requisitos normativos ISO 9001:2000 para el Programa Marco del PMG.
ANTECEDENTES: PERIODOS DEL PMG
Durante el período 1998-2000 se utilizaron los indicadores de desempeño y sus metas como compromisos del PMG. Del análisis del uso de este instrumento en este periodo se concluyó lo siguiente:
• Metas auto-cumplidas, con bajas y diferenciadas exigencias por parte de las instituciones frente a un mismo incentivo (No se cumplen los principios de justicia, comparabilidad ni exigencia de las metas).
• Los indicadores comprometidos eran mayoritariamente referidos a temas de procesos internos
• Se alcanzaban los máximos porcentajes de cumplimiento sin una correlación con el mejoramiento de gestión en las instituciones
ANTECEDENTES: ETAPAS PMG
Período 1998 – 2000
Se realizó una modificación en el diseño del PMG, pasando de formular compromisos a través de indicadores a la formulación de compromisos establecidos en un Programa Marco.
Se establecieron objetivos de gestión y etapas de desarrollo para 11 sistemas de gestión.
Se definieron Requisitos Técnicos y Medios de Verificación para cada uno de los objetivos de gestión y etapas de desarrollo establecidas para cada sistema.
Período 2001 – 2004
ANTECEDENTES: ETAPAS PMG
Período 2005 en adelante
ANTECEDENTES: ETAPAS PMG
La aplicación de los PMG durante los años 2001 - 2004 alcanzó niveles de desarrollo, en que un número de servicios (22) logran las metas definidas. Es por esto que se consideró necesaria la aplicación de un estándar externo que continúe promoviendo la excelencia en el servicio público, pero que también hiciera reconocibles los logros por parte del conjunto de la sociedad.
Se incorporó el proceso de Certificación ISO 9001:2000 de los sistemas de gestión del Programa Marco del PMG.
Se utiliza toda la estructura y organización de la ISO internacional, trabajando el tema con instituciones especialistas tanto en la Preparación de un proceso de Certificación, como con aquellas instituciones acreditadas para la Certificación ISO.
3.2. Aspectos Metodológicos
ASPECTOS METODOLÓGICOS DEL PMG
• Principios• Programa Marco• Programa Marco Básico• Programa Marco Avanzado • Focos o Áreas de Mejoramiento• Estructura del Programa Marco
• Pertinente: las áreas de mejoramiento del Mecanismo de Incentivos Institucional deben responder a las prioridades en el ámbito del mejoramiento de la gestión.
• Simple y Comprensible: las áreas y objetivos de gestión deben ser acotadas a un número posible de administrar y adecuadamente comprendidos.
• Exigente y Comparable: los objetivos deben garantizar el desarrollo y mejoramiento de las áreas que conforman el Programa Marco. Deben ser comparables entre instituciones, de modo que la evaluación del cumplimiento y la entrega del beneficio sea justa.
PRINCIPIOS
• Participativo: la definición de objetivos y su prioridad debe incorporar a los funcionarios, a través de equipos de trabajo y coordinaciones que correspondan, informando del resultado del seguimiento y cumplimiento final.
• Flexible: la formulación de los compromisos del Mecanismo de Incentivo Institucional debe considerar las excepciones necesarias, atendiendo a las diferencias en las funciones de los servicios públicos.
• Verificable: el cumplimiento debe ser verificado por actores externos a la institución que formula los compromisos a través de medios específicos, disponibles para quienes realicen este proceso.
PRINCIPIOS
PROGRAMA MARCO
• Se propone un Programa Marco con el objeto de contribuir al desarrollo de áreas estratégicas para la gestión pública.
• Se establecen las áreas de mejoramiento, sistemas de gestión, etapas de Desarrollo o Estados de Avance, de cada sistema.
• Las prioridades y ponderaciones las define cada institución
Programa Marco BásicoComprende 4 áreas y 8 sistemas de gestión con 4 ó 6 etapas de desarrollo cuya acreditación o evaluación se realiza a través de un externos a la institución que compromete los sistemas de gestión.
Programa Marco AvanzadoIncorpora los objetivos del Programa Marco Básico y las exigencias de la Norma ISO 9001:2000, éstas últimas en orden a certificar cada uno de los sistemas de gestión. (organismos especializados en Norma ISO, externos al ejecutivo).
PROGRAMA MARCO
EJEMPLO PROGRAMA MARCO 2007
FOCOS O ÁREAS DE MEJORAMIENTO
• Recursos Humanos• Calidad de Atención de Usuarios• Planificación y Control de Gestión• Administración Financiera• Enfoque de Género
• Conjunto de áreas de
mejoramiento de la gestión, comunes para todas las instituciones del sector público.
• Cada área del Programa Marco está conformada por sistemas, establecidos por el marco de política en el ámbito de la modernización del sector público.
• Cada sistema se desarrolla en etapas a la que se le ha definido requisitos técnicos.
Areas
Programa MarcoPrograma Marco
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO
AreasAreas
SistemasSistemas
Objetivos de Gestión/ Etapas de Desarrollo
Objetivos de Gestión/ Etapas de Desarrollo
Requisitos TécnicosRequisitos Técnicos
Requisitos Normativos (ISO 9001: 2000)
PM
Bás
ico
PM
Ava
nza
do
ESTRUCTURA PROGRAMA MARCO
AREAS OBJETIVOS SISTEMAS
ETAPAS
PMB
ETAPAS
PMA
Capacitación 4 8
Higiene, Seguridad y Mejoramiento de Ambientes Laborales
4 8 RECURSOS HUMANOS
Contar con una función de recursos humanas mejorada, desarrollada y
potenciada en materia de capacitación, ambientes laborales y mecanismos de
evaluación de desempeño Evaluación de Desempeño 4 8
Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias OIRS
6 10
CALIDAD DE ATENCIÓN A USUARIOS
Contar con servicios e información ofrecidos por el Estado a los
ciudadanos mejorados y simplificados, disponiendo sistemas integrados de información y recepción de reclamos mediante el uso de tecnologías de
información.
Gobierno Electrónico 4 4
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO
AREAS OBJETIVOS SISTEMAS
ETAPAS
PMB
ETAPAS
PMA
Planificación / Control de Gestión
6 10
Auditoria Interna 4 8 PLANIFICACIÓN /
CONTROL / GESTIÓN TERRITORIAL
Contar con sistemas de información de gestión y mecanismos regulares de
control y auditoria, incluyendo la perspectiva territorial cuando
corresponda, que generen información de desempeño para apoyar la toma de
decisiones y cuenta pública de resultados.
Gestión Territorial 4 4
Compras y Contrataciones del Sector Público
6 10 ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA
Contar con procesos mejorados, mediante el uso de tecnologías de
información, que faciliten el acceso y oportunidad a mayor y mejor
información.
Administración Financiero – Contable
6 6
ENFOQUE DE GÉNERO
Contar con bienes y servicios públicos que entregan las Instituciones que
incorporan una perspectiva o enfoque de género.
Enfoque de Género 4 4
ESTRUCTURA DEL PROGRAMA MARCO POR SISTEMA
DIAGNOSTICO
DISEÑO
IMPLEMENTACION
EVALUACION
3.3.Mecanismo de Certificación Externa de Sistemas de Gestión de los PMG
Objetivo Programa Marco Avanzado
Normalizar o estandarizar el desarrollo de los sistemas de gestión definidos para los servicios públicos en el Programa Marco del Programa de Mejoramiento de Gestión (PMG), con estándares de calidad predefinidos y certificado por organismo externo al ejecutivo, reconocido nacional e internacionalmente a través del sistema de certificación Normas ISO 9001:2000
En el protocolo suscrito por el Gobierno y la Comisión Mixta de Presupuestos del Congreso Nacional, en el marco de la discusión del Proyecto de Ley de Presupuestos del Sector Público para el año 2004, se acuerda promover un mecanismo de certificación externa reconocible internacionalmente –tipo normas ISO- con el objeto que los PMG se consoliden como instrumento de promoción de excelencia en el Servicio Público.
Antecedentes
A) Sistemas: al menos dos sistemas al año
B) Etapas: se desarrolla en etapas
C) Servicios: ingresan al mecanismo los servicios que cumplan las etapas finales del programa marco básico.
Proceso de Implementación ISO 9001:2000
I II III IV V VI
Capacitación X
Higiene y Seguridad X
Evaluación de Desempeño X
OIRS X
Gobierno Electrónico X
Planif./Control de Gestión X
Auditoría Interna X
Gestión Territorial Integrada X
Compras y Contrataciones X
Administ. Financiero-Contable X
Enfoque de Género X
Sistemas (11)Etapas
PROGRAMA MARCO BÁSICO
V VI VII VIII IX X
Capacitación
Higiene y Seguridad
Evaluación de Desempeño
OIRS
Planif./Control de Gestión
Auditoría Interna
Compras y Contrataciones
Sistemas (7)
PROGRAMA MARCO AVANZADO
Gradualidad de la Implementación
A) Sistemas
B) Etapas
• 4 nuevas etapas de los sistemas a certificar:
Primera etapa: preparación para la certificación
Segunda etapa: certificación del sistema en las exigencias de la Norma ISO: 9001:2000.
A continuación habrán dos etapas adicionales cuyas exigencias serán la mantención de la certificación de acuerdo a la norma.
Gradualidad de la Implementación
b) Etapa 1 Preparación para la Certificación
Elaboración del manual de calidad para los sistemas comprometidos
Contratación consultor por el servicio
Ejecución de auditorias internas de calidad (detección de no conformidades/acciones correctivas, análisis de causa)
Capacitación en norma ISO a funcionarios involucrados
Diagnóstico de Calidad y Programa de Trabajo
Definiciones Estratégicas(Política, Objetivos)
Definición de Procesos y Documentación
Implementación : Aplicación Manual de Calidad
Pre-certificación: auditoria que detecta las No conformidades con la norma ISO
Incorporación modificaciones para resolver las No conformidades
Selección y contratación empresa certificadora
Certificación del sistema según alcance
definido
Nota: La empresa certificadora debe ser completamente diferente a la empresa consultora externa de la etapa de preparación.
b) Etapa 2 Certificación
Ejecución auditorias de mantención por parte de la empresa certificadora
Mantención de la certificación del sistema
según alcance definido
b) Etapas 3 y 4 Mantención Certificación
C) Servicios:
2005
22 servicios inician por primera vez la etapa de preparación para la certificación de dos sistemas
2006
50 servicios inician por primera la etapa de preparación para la certificación de dos sistemas
22 servicios inician por primera la etapa de certificación de los dos sistemas cuya preparación se inició en el año 2005
22 servicios continúan la etapa de preparación para la certificación de dos nuevos sistemas
Gradualidad de la Implementación
C) Servicios (cont....)
2007
5 servicios inician por primera la etapa de preparación para la certificación
22 servicios inician por primera vez la etapa de mantención de la certificación cuya certificación fue el año 2006
50 servicios inician por primera vez la etapa de certificación de los 2 sistemas que prepararon para la certificación durante el 2006
72 servicios que continúan en la etapa de preparación para la certificación de nuevos sistemas
Gradualidad de la Implementación
Estrategia de Asistencia Técnica - DIPRES
• Apoyo Técnico • Apoyo Financiero
Manual de Referencia por sistema
Términos de referencia para contratar consultor externo para asistencia técnica para la etapa de preparación para la certificación según la norma ISO 9001:2000
Taller de Asistencia Técnica para la vinculación de requisitos técnicos del PMG y requisitos normativos.
Información Registro Consultores INN
Apoyo Técnico - DIPRES
- Reunión con Jefes de Servicios que ingresan al PMA.
- Revisión de Diagnóstico de calidad y Programa de Trabajo
Preparación para la certificación, 50% del costo total de las asesoría.
Apoyo FinancieroApoyo Financiero
Certificación, 75% del costo total del proceso de Certificación.
3.4. Resultados del PMG
Resultados del Cumplimientodel PMG 2006
Instituciones
Dotación del Personal
Porcentaje de asignación por
Desempeño Institucional
Porcentaje de cumplimiento
N° Porcentaje de Participación
N° Porcentaje de Participación
5% 90% -100% 138 78% 62.308 91 %
2,5% 75% - 89% 32 18% 4.986 7 %
0% < 75% 8 4% 1.116 2 %
Total 178 100% 68.410 100%
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Resultados Generales
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Resultados por Tramo
Tramo de Cumplimiento 90% - 100%% de Servicios
66%79% 75% 75%
86%78%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2001 2002 2003 2004 2005 2006
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Resultados por Funcionarios
Tramo Cumplimiento 90% - 100%Número de Funcionarios
52.857 57.316
45.63756.699
63.887 62.308
0
20.000
40.000
60.000
80.000
2001 2002 2003 2004 2005 2006
Evaluación Cumplimiento PMG N ° d e in s t i t u c io n e s q u e c u m p le n 1 0 0 % d e lo s o b je t iv o s
d e g e s t ió n
0
2 0
4 0
6 0
8 0
1 0 0
1 2 0
2 0 0 3 2 0 0 4 2 0 0 5 2 0 0 6
A ñ o
N°
de
In
st
Evaluación Cumplimiento PMG 2006Sistemas Comprometidos y Cumplidos
0 2 0 4 0 6 0 8 0 1 0 0 1 2 0 1 4 0 1 6 0 1 8 0
C a p a c it a c ió n
H ig ie n e - S e g u r id a d
E v . D e s e m p e ñ o
O IR s
G o b . E le c .
P la n if ic a c ió n
A u d it o r ia In t e r n a
G e s t ió n T e r r .
C o m p r a s
F in a n c ie r o - C o n t a b le
G é n e r o
S e r v ic io s q u e c o m p r o m e t ie r o n S is t e m a s e l 2 0 0 6 y s u c u m p l im ie n t o
N ° d e S e r v ic io s q u e c o m p r o m e t ie r o n S is t e m a s N ° d e S e r v ic io s q u e c u m p lie r o n S is t e m a s
Situación Actual del proceso de Certificación
Situación Actual. Servicio que ingresaron al Programa Marco Avanzado el año 2005. (22 Servicios)
0 5 10 15 20 25
Capacitación
Higiene
Ev . Desempeño
SIAC
Planificación
Auditoria
Compras
Marco Básico 0 4 1 6 0 1 8
Mantención 8 2 5 0 22 7 0
Certificación 12 6 8 11 0 8 0
Preparación 2 10 8 5 0 6 14
Capacitación Higiene Ev .
DesempeñoSIAC Planificación Auditoria Compras
0 10 20 30 40 50 60
Capacitación
Higiene
Ev. Desempeño
SIAC
Planificación
Auditoria
Compras
Eximidos 0 0 0 6 0 4 0
Marco Básico 9 35 27 28 0 7 28
Mantención 0 0 0 0 0 0 0
Certificación 18 3 8 2 50 19 1
Preparación 23 12 15 14 0 20 21
Capacitación Higiene Ev. Desempeño SIAC Planificación Auditoria Compras
Situación Actual. Servicio que ingresaron al Programa Marco Avanzado el año 2006 (50 Servicios)
0 1 2 3 4 5 6
Capacitación
Higiene
Ev. Desempeño
SIAC
Planificación
Auditoria
Compras
Eximido 0 0 0 1 0 1 0
Marco Básico 3 5 4 4 0 2 5
Mantención 0 0 0 0 0 0 0
Certificación 0 0 0 0 0 0 0
Preparación 2 0 1 0 5 2 0
Capacitación Higiene Ev. Desempeño SIAC Planificación Auditoria Compras
Situación Actual. Servicio que ingresaron al
Programa Marco Avanzado el año 2007 (5 Servicios)
Situación Actual. Sistemas en Proceso de Certificación (77 Servicios)
Sistemas Preparación Certificación Mantención Total
Planificación 5 50 22 77
Capacitación 28 30 8 66 Higiene y Seguridad 23 9 2 34 Evaluación del Desempeño 25 16 5 46 Auditoria Interna 24 27 7 58
Sistema Integral de Atención de Usuarios 20 13 0 33
IV. DESAFÍOS DEL GOBIERNO CENTRAL
DESAFÍO DEL GOBIERNO CENTRAL
Programa Marco Básico
Programa MarcoAvanzado
Sistema de gestión de Calidad
Modelos de Excelencia de Gestión
Areas y Sistemasde gestión
Areas y Sistemas de gestión certificados en
Normas ISO 9001:2000
Provisión de Bienes y Servicios certificados en Norma ISO 9001:2000
Sistema de Gestión deCalidad con puntajes
de excelenciaen Modelos de Gestión
