Построение проектно-ориентированной системы управления в органах государственной власти

Москва, 2013 г.

Бадин А.А. Заместитель председателя Совет по внедрению проектного управления в федеральных органах исполнительной власти и органах государственной власти субъектов Российской Федерации

2

Нуждаются ли государственные структуры в проектном управлении?

Амбициозные, требуют значительных усилий и поддержки

1

1

Руководитель проекта

2 ...

Первое лицо

Имеют конечную длительность реализации

3

Реализуются через взаимосвязанные задачи разных подразделений

2

Особенности целей в ОГВ Способ достижения целей

Контроль первым лицом на регулярной основе

Организация «сотрудничества» разных подразделений, выделение единого ответственного за достижение цели, система мотивации

Повышение управляемости через создание плана работ и определение промежуточных ключевых событий, введение проектной отчетности

4

Понимаются разными участниками по-разному

Фиксация параметров цели (результаты, критерии успеха, показатели, ключевых событий)

Руководитель проекта

Паспорт проекта

Планы проекта

3

Совет по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти

§  Администрация Президента Российской Федерации §  Аппарат Правительства Российской Федерации §  Минэкономразвития России §  Представители федеральных органов исполнительной власти

Минфин России Минкомсвязь России Минтранс России Минрегион России Минпромторг России

§  Счетная Палата Российской Федерации §  Представители региональных органов государственной власти

Москва Московская область Пермский край Ярославская область Пензенская область

§  Представители бизнеса и компаний с государственным участием §  Представители науки и образования

4

Внедрение методов проектного управления в органах исполнительной власти Российской Федерации

Цели и задачи Совета в 2013 г.

Цель:

Задачи на 2013 год 3. Разработка методических

рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти

2. Изучение лучших мировых практик проектного управления

II кв III кв IV кв

23.04 Совет №1

15.10 Совет №3

1. Консолидация опыта проектного управления в органах государственной власти

1.08 Совет №2

4. Согласование методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти

3.12 Совет №4

5

Анализ опыта проектного управления в органах власти и компаниях с госучастием

27,3

81,8

45,5

72,7

36,4 12,5 12,5

18,8

6,3 6,3

15,4

15,4 7,7

7,7

0

Проектный офис

Методология

ИСУП Обучение

Мотивация

Компании с госучастием

Субъекты РФ

ФОИВ

Получено 40 опросных листов: 11 от компаний с госучастием 16 от субъектов РФ 13 от ФОИВ

6

Основные проблемы/сложности в области внедрения проектного управления

1.  Отсутствие унифицированной методологии проектного управления и основы нормативно-правового регулирования управления проектами в органах исполнительной власти

2.  Проектное управление не используется как инструмент достижения стратегических целей

3.  Жесткая организационная структура в органах исполнительной власти не позволяет сформировать команды для реализации проектов в соответствии с задачами

4.  Нехватка специалистов по управлению проектами, государственные гражданские служащие не обучены методам проектного уравнения

5.  Отсутствие программного обеспечения для сопровождения проектной деятельности

7

Структура методических рекомендаций

I.  Общие положения

II.  Процессы и инструменты проектного управления 1.  Модель проектно-ориентированной системы управления 2.  Стратегическое управление 3.  Тактическое управление 4.  Управление проектами 5.  Управление мотивацией 6.  Обучение 7.  Организационная поддержка 8.  Технологическая поддержка

III.  Порядок внедрения проектного управления

8

Содержание - Приложения

1.  Глоссарий 2.  Модель проектно-ориентированной системы управления 3.  Типовое положение по тактическому управлению 4.  Типовое положение по управлению проектами 5.  Типовое положение по управлению мотивацией участников проектов 6.  Рекомендуемые учебные модули 7.  Типовое техническое задание на проведение конкурса по обучению

проектному управлению 8.  Типовое положение о проектном комитете 9.  Типовое положение о проектном офисе 10. Описание типовых функций проектных ролей 11.  Архитектура ИСУП и перечень типовых модулей 12. Типовое техническое задание на выполнение работ по разработке и

внедрению информационной системы управления проектами 13. Типовой план мероприятий по внедрению проектного управления

9

Цели внедрения проектного управления

1.  Обеспечение достижения результатов, запланированных органами исполнительной власти

2.  Повышение качества достигаемых результатов

3.  Сокращение сроков достижения результатов

4.  Повышение эффективности использования ресурсов

5.  Прозрачность, обоснованность и своевременность принимаемых решений в органе исполнительной власти

6.  Повышение эффективности межведомственного взаимодействия при осуществлении совместной деятельности за счет использования единых подходов проектного управления

7.  Повышение эффективности взаимодействия с подрядными организациями, привлекаемыми органом исполнительной власти

10

Модель проектно-ориентированной системы управления

от 5 лет

1-3 года

1-12 мес.

1-30 дней

год/ квартал

квартал/ месяц

месяц/ неделя

неделя/ день

Управление мотивацией участников проектов

Технологическая

поддержка проектной

деятельности

Обучение участников проектной

деятельности

Организационная

поддержка проектной

деятельности

Тактическое управление

Управление проектами

Стратег. управление

Управление процессами

Операционное управление

Исполнение

7 6 5 4

1

2

3

Уровни управления Основные процессы управления (1-3) Инструменты управления

Вспомогательные процессы управления (4-7)

План деятельности Государственные программы

Внутренний план деятельности

Проектные документы

ИСУП

Проектный комитет Проектный офис

1. Стратегический

2. Тактический

3. Оперативный

4. Операционный

Периодичность контроля

Горизонт планирования

Система КПЭ

11

Стратегическое управление

Цель процесса – определение стратегических целей, направлений деятельности, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на долгосрочный период (более 5 лет) и контроль их достижения с периодичностью раз в квартал/год

Основа для определения целей, направлений, событий и показателей: §  Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. №596 «О долгосрочной государственной экономической политике»

§  Послание Президента Российской Федерации Федеральному Собранию Российской Федерации от 12 декабря 2012 г.

§  Основные направления деятельности Правительства Российской Федерации на период до 2018 года

§  Другие акты стратегического характера (основы, основные направления, доктрины, концепции, стратегии – около 200 актов)

Основные инструменты – План деятельности и Государственные программы

12

Тактическое управление

Цель процесса – обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем выявления проектов, процессов, ключевых событий и показателей органа исполнительной власти на среднесрочный период (от 1 до 3 лет) и контроля их достижения с периодичностью раз в месяц/квартал

Основные инструменты – Внутренний план деятельности

Функциональное направления

Проекты

Мероприятия

Ключевые события

Процессы

Мероприятия

Ключевые события

Структура внутреннего плана деятельности

13

Управление проектами

Цель процесса – обеспечение достижения целей органа исполнительной власти путем планирования, организации и контроля трудовых, финансовых и материально-технических ресурсов проекта.

Горизонт детального планирования – в среднем 1 год, периодичность контроля – месяц/неделя.

Инициация

Инструменты Разделы

Паспорт проекта

Планирование План-график

Управление изменениями Запрос на изменение

Контроль Отчет о статусе

Завершение Итоговый отчет

14

Варианты системы проектной мотивации:

§  система проектной мотивации, применяемая в дополнение к существующей системе мотивации всех сотрудников органа исполнительной власти

§  интегрированная система мотивации, которая использует единые принципы мотивации для всех сотрудников органа исполнительной власти (как для участников проектов, так и для участников процессов)

Управление мотивацией

15

Обучение участников проектной деятельности

Основы управления проектами для руководящего состава

Основы управления проектами

Практический (адаптированный под методологию) курс по управлению

проектами

Работа с информационной системой управления проектами

Базовые модули Адаптированные модули

Управление проектами организационных изменений

Управление ИТ проектами

Дополнительные модули (при необходимости)

Управление строительными проектами

Подготовка к сдаче экзамена на знание стандарта по управлению проектами

Управление проектами внедрения корпоративной системы управления проектами

организации

16

Организационная поддержка проектной деятельности

Контроль  реализации  проектов,  ключевых  событий  и  показателей  

Внедрение  информационной  система  проектного  управления  Ведение  архива  проектов  

Разработка  и  поддержка  нормативных  методических  документов  

Согласование  документов  по  проектам  Методическая  поддержка  Управление/администрирование  проектов  

Внедрение  и  поддержка  системы  проектной  мотивации  

Организация  обучения  проектному  управлению  

Рассмотрение  и  согласование  нормативных  методических  документов  

Проектный комитет Проектный офис

Проектное управление

Технологическая поддержка

Система проектной мотивации

Обучение

Стратегическое управление

Стратегическое  планирование  Сводная  отчетность  Согласование  изменений  

Утверждение  плана  деятельности    Контроль  реализации  плана  деятельности  Утверждение  изменений  

Согласование  ключевых  показателей  эффективности  

Архитектура и методология

Создание  и  поддержка  работы  Проектного  комитета,  подготовка  решений  

Организационная поддержка

Тактическое управление

Принятие  решений  

Формирование  внутр.  плана  деятельности  Сводная  отчетность  Согласование  проектов  и  изменений  

Утверждение  внутр.  плана  деятельности    Контроль  реализации  внутр.  плана  деятельности  Утверждение  изменений  

17

Технологическая поддержка проектной деятельности (Информационная система управления проектами)

18

Дальнейшие шаги

1 Утверждение методических рекомендаций в Минэкономразвития России

2 Определение ответственных структур за поддержку внедрения проектного управления в органах власти

3 Выбор пилотных регионов и Министерств для внедрения в 2014 году

Электронная почта: badin@economy.gov.ru