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Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Oportunidades para el desarrollo profesional
de los especialistas de gestión documental
en el contexto de la nueva ISO 9001:2015
Jordi Serra SerraUniversidad de Barcelona
Mesa redonda: La nueva ISO 9001:2015: una oportunidad para la
puesta en valor de la gestión documental. Coordina: CTN50/SC1
de AENOR y XV Congrés d’Arxivística de Catalunya (AAC-GD).
29 de mayo de 2015
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del RM
tradicional
La familia ISO 30300
La nueva ISO 15489
La nueva ISO
9001:2015
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del RM
tradicional
La familia ISO 30300
La nueva ISO 15489
La nueva ISO
9001:2015
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Alcance real
de un SGD
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Records storageEDRMS
Business S.
eMail?
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Predicción
de usos
futuros
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Limitaciones
del modelo
tradicional
• Bajo porcentaje de cobertura real
• Poca fiabilidad/seguridad efectivas
• Perspectiva custodialista, basada en fronteras
• Concepción centralista del Sistema
• Demasiado formal y de implantación pesada
• Con poca aportación de valor
• Perspectiva discreta (small-data)
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La gobernanza de
la información
Fuente: eDiscovery Journal
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
¿Revolución o
evolución?
Records management
Informationgovernance
Informationgovernance
Records management
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del RM
tradicional
La familia ISO 30300
La nueva ISO 15489
La nueva ISO
9001:2015
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Dos niveles de
actuación
Information(records)
Informationand records governance
About policies
Informationand records
management
Aboutprocedures
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Un nuevo
contexto
Crisis del RM
tradicional
La familia ISO 30300
La nueva ISO 15489
La nueva ISO
9001:2015
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La nueva
ISO 15489
(borrador)
• Inclusión del análisis de procesos como fuente básica de identificación de requisitos documentales.
• Consideración de los documentos dinámicos, de los sistemas basados en datos, y de la relatividad de las fronteras del sistema.
• Consideración explícita de los vínculos con otras normas.
• Previsión de la conexión con sistemas orientados a la conservación a largo plazo.
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Un nuevo
contexto
Crisis del RM
tradicional
La familia ISO 30300
La nueva ISO 15489
La nueva ISO
9001:2015
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La ISO 9001
y la gestión
documental
• ¿La implantación de normas de calidad ha sido un dinamizador de la implantación de sistemas de gestión documental?
• ¿Ha funcionado la conexión de los sistemas de gestión de la calidad y de la gestión documental?
• ¿Debe existir un sistema de gestión (documental) de la calidad?
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La nueva
ISO 9001:2015
• Refuerzo de la necesidad de planificar con concreción.
• Refuerzo del enfoque a procesos, y especialmente de la integración del sistema de gestión de la calidad con la gestión general de los procesos de negocio.
• Introducción (o refuerzo) de un enfoque basado en riesgos y oportunidades.
• De los procedimientos documentados se pasa a la información documentada.
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes
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Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes
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Factores
de cambio
• Multiplicidad y dispersión
• Externalización
• Movilidad y autonomía
• Consumerización
• Seguridad real
• Incremento del volumen de datos
• Traslación del desarrollo al análisis
y a la gestión del cambio
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Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes
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Tendencias
• De la gestión nominal a la gestión efectiva
• Usuarios más libres, empresas más seguras
• No es el fondo, es el servicio
• Sistemas integrados (globales) con implantación descentralizada
• Automatización de los procesos de gestión documental
• Valoración centrada en la conservación
• Colaboración e invisibilidad (clientes prestadores)
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La gobernanza de
la información
Gestión documental
(RIM)
Auditoría(compliance)
Tecnologías de la Información
Legal
Privacidad
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Nuevas
oportunidades
El
profesional
Los servicios
Los clientes
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Volvemos al
debate eterno…
¿Que es un “Especialista
de gestión documental”?
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Perfil
híbridoA
ud
ito
ría
Co
nsu
lto
ría
De
sarr
oll
o
Gestión de procesos
Gestión
documental
Análisis y
explotación
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
La mutación
del profesional
Tercera línea
Segunda línea
Primera línea
Records
manager
Records auditor
Records controller
Records quality manager
Records architect
Records capture officer
Records preservation officer
Records accessibility officer
Frans Smit, 2013
“Clo
ud
”
“On
pre
mise
”
Oportunidades para el desarrollo profesional de los especialistas de gestión documental, Jordi Serra Serra, 29 de mayo de 2015
Muchas gracias!
Jordi Serra Serra
http://bd.ub.edu/pub/serra/
29 de mayo de 2015