PINS Wales Stakeholder Event 2016 @ The Principality Stadium

Cynhadledd Rhanddeiliaid Arolygiaeth Gynllunio Cymru 2016 @ Stadwm Principality

Transcript/Trawsgrifiad: PINS speed briefings / Briffiadau Cyflym

Developments of National Significance – Rob Sparey

Prynhawn da, I’m Rob Sparey of the Planning & Environment Team

in PINS Wales, and I’m here to give you a quick talk on

Developments of National Significance.

The aim of the briefing is to quickly give you a bit of context, review

progress, and hopefully share the key lessons to date.

A Bit of Context

Developments of National Significance, or DNS: a new application

process for large infrastructure developments in Wales.

The system is designed to be a speedy way of determining planning

applications that are of the greatest significance to Wales. The

legislative basis for the DNS process lies in the Planning (Wales) Act

2015, and the subsequent DNS Regulations & Procedure Order. The

system came into force on 1 March 2016, so today seemed like a

good opportunity to review how things have gone so far.

As the body tasked with implementing the process for Welsh

Government, and providing the recommendations on which the

decisions of the relevant Minister will be based, PINS Wales has

been keen to stress the importance of ‘front loading’ the process to

developers. Early engagement with local communities and key

consultees should help to ensure that any objections are addressed

and either resolved as the scheme evolves, or at least clearly

understood by all parties before an application is submitted. This is

important, as there is very little scope to amend an application once

it has been submitted.

Datblygiadau o Arwyddocâd Cenedlaethol – Rob Sparey

Prynhawn da, Rob Sparey wyf i o Dîm Cynllunio a’r Amgylchedd

Arolygiaeth Gynllunio Cymru, ac rwyf yma i roi sgwrs fer am

Ddatblygiadau o Arwyddocâd Cenedlaethol.

Nod y briffiad yw rhoi rhywfaint o gyd-destun i chi’n gyflym, ac

adolygu cynnydd a, gobeithio, rhannu gwersi allweddol hyd yn hyn.

Rhywfaint o Gyd-destun

Datblygiadau o Arwyddocâd Cenedlaethol, neu DAC: proses newydd

ar gyfer gwneud ceisiadau ar gyfer datblygiadau seilwaith mawr yng

Nghymru.

Mae’r system wedi’i chynllunio i fod yn ffordd gyflym o benderfynu ar

geisiadau cynllunio sydd â’r arwyddocâd mwyaf i Gymru. Y sail

ddeddfwriaethol ar gyfer y broses DAC yw Deddf Cynllunio (Cymru)

2015, a’r Rheoliadau a’r Gorchymyn Gweithdrefn DAC dilynol. Daeth y

system i rym ar 1 Mawrth 2016, felly mae heddiw’n ymddangos fel

cyfle da i adolygu sut mae pethau wedi mynd hyd yn hyn.

Fel y corff sydd â’r dasg o weithredu’r broses ar ran Llywodraeth

Cymru, a rhoi’r argymhellion y bydd penderfyniadau’r Gweinidog

perthnasol yn seiliedig arnynt, mae Arolygiaeth Gynllunio Cymru wedi

bod yn awyddus i bwysleisio pwysigrwydd ‘blaenlwytho’ y broses i

ddatblygwyr. Dylai ymgysylltiad cynnar â chymunedau lleol ac

ymgyngoreion allweddol helpu sicrhau y bydd unrhyw

wrthwynebiadau’n cael sylw a naill ai eu datrys wrth i’r cynllun

esblygu, neu o leiaf eu deall yn glir gan yr holl bartïon cyn i gais gael

ei gyflwyno. Mae hyn yn bwysig, gan fod ychydig iawn o gyfle i

ddiwygio cais wedi iddo gael ei gyflwyno.

We are available to offer procedural advice to developers, Local

Authorities and any other stakeholders in the process.

We have held several Inception Meetings with developers; these

meetings are intended to help ensure that applicants are aware of

the procedures and that we, and the decisions branch of Welsh

Government, are aware of the likely scope of the proposal and

approximate timings for the various stages of developing a proposal.

It’s also a good opportunity to check the applicant’s engagement to

that point with the Local Planning Authority, Natural Resources

Wales, Community Councils and any other relevant stakeholders.

This helps to ensure there are no nasty surprises for anyone

involved, and allows us to try and ensure we will have the resources

in place to deal with an application when it is ready to be submitted.

Our Director, Mr Thickett, has also visited many Local Planning

Authorities along with someone from Welsh Government (usually

Lewis Thomas who we heard from earlier). These visits have given

us the chance to raise awareness of the process among local

members and hopefully help ensure planning officers are aware of

their role and responsibilities under the DNS system.

Also, when we add a new DNS to the Register we try to contact the

relevant officer at the LPA in case they have any queries, and to

check that they are aware of the case.

Environmental Impact Assessment for DNS

To date, we have received 3 requests for Screening Directions in

relation to whether DNS projects need an Environmental Impact

Assessment.

As we do not have the local knowledge or resources of the Local

Planning Authority, we have to rely heavily on the information

provided by the applicant with the Screening Direction request, and

the responses from consultees such as Natural Resources Wales,

Cadw and the Local Planning Authority. For this reason, we

recommend that applicants have initial discussions with the Local

Rydym ar gael i gynnig cyngor gweithdrefnol i ddatblygwyr, i

awdurdodau lleol ac i unrhyw randdeiliaid eraill yn y broses.

Rydym wedi cynnal sawl cyfarfod cychwynnol gyda datblygwyr; nod y

cyfarfodydd hyn yw helpu sicrhau bod ymgeiswyr yn ymwybodol o’r

gweithdrefnau a’n bod ni, a changen benderfyniadau Llywodraeth

Cymru, yn ymwybodol o gwmpas tebygol y cynnig ac amseriadau bras

ar gyfer y camau gwahanol o ddatblygu cynnig. Hefyd, mae’n gyfle da

i wirio ymgysylltiad yr ymgeisydd hyd at y pwynt hwnnw gyda’r

awdurdod cynllunio lleol, Cyfoeth Naturiol Cymru, cynghorau cymuned

ac unrhyw randdeiliaid perthnasol eraill. Mae hyn yn helpu sicrhau na

fydd unrhyw ganlyniadau annifyr annisgwyl i unrhyw un sy’n

gysylltiedig, ac mae’n ein galluogi i geisio sicrhau y bydd gennym yr

adnoddau yn eu lle i ymdrin â chais pan fydd yn barod i’w gyflwyno.

Mae ein Cyfarwyddwr, Mr Thickett, hefyd wedi ymweld â nifer o

awdurdodau cynllunio Lleol, ynghyd â rhywun o Lywodraeth Cymru

(Lewis Thomas, fel arfer, y clywsom ganddo’n gynharach). Mae’r

ymweliadau hyn wedi rhoi cyfle i ni godi ymwybyddiaeth o’r broses

ymhlith aelodau lleol a, gobeithio, helpu sicrhau bod swyddogion

cynllunio’n ymwybodol o’u rôl a’u cyfrifoldebau o dan y system DAC.

Hefyd, pan fyddwn yn ychwanegu DAC newydd at y Gofrestr, rydym

yn ceisio cysylltu â’r swyddog perthnasol yn yr ACLl rhag ofn bod

ganddynt unrhyw ymholiadau, ac i wirio eu bod yn ymwybodol o’r

achos.

Asesiad o’r Effaith Amgylcheddol ar gyfer DAC

Hyd yn hyn, rydym wedi derbyn tri chais am Gyfarwyddyd Sgrinio

mewn perthynas â’r angen ai peidio am Asesiad o’r Effaith

Amgylcheddol ar gyfer prosiectau DAC.

Gan nad oes gennym y wybodaeth na’r adnoddau lleol sydd gan yr

Awdurdod Cynllunio Lleol, mae’n rhaid i ni ddibynnu’n fawr ar y

wybodaeth a ddarperir gan yr ymgeisydd gyda’r cais am Gyfarwyddyd

Sgrinio, ac ar yr ymatebion gan ymgyngoreion megis Cyfoeth Naturiol

Planning Authority and other relevant Statutory Consultees before

they submit a request to us.

The more information an applicant can provide with the request, the

less likely it is that something unexpected will arise from the

consultation responses. If those providing those responses were

included in early discussions, they will probably also be able to

respond more promptly than if the first they hear of the proposal is

our Screening Direction consultation.

So far we have issued one (negative) Screening Direction and have

had to request further information in relation to the other requests.

We have also received our first request for a Scoping Direction. We

are aiming to send the Scoping Direction no later than 5 weeks after

receipt of the request, so by 27 September in this case.

Pre-Application Advice

Whilst we aim to provide procedural advice free of charge wherever

possible, the DNS legislation makes provision for the Planning

Inspectorate to provide detailed pre-application advice and charge a

fee based on a rate set out in the DNS Fees Regulations.

As with other stages of the DNS process, our advice to applicants is

that the utility of the advice we can provide will depend on the level

of information that they can provide to us, and they may be best

served by ensuring they have had at least preliminary discussions

with relevant consultees before they approach us with a formal

request for Pre-App advice. We are encouraging applicants to

contact us for an informal discussion before a request is submitted,

so we can establish what sort of information they currently have,

the likely level of detail we will be able to provide in our response,

and so that we can ensure we have the resources in place to deal

with requests in a timely fashion.

To date we have dealt with one such request, and provided advice in

respect of the relevant planning policy framework, the principle of

Cymru, Cadw a’r Awdurdod Cynllunio Lleol. Am y rheswm hwn, rydym

yn argymell y dylai ymgeiswyr gynnal trafodaethau cychwynnol gyda’r

Awdurdod Cynllunio Lleol ac Ymgyngoreion Statudol perthnasol eraill

cyn iddynt gyflwyno cais i ni.

Po fwyaf o wybodaeth y mae ymgeisydd yn gallu’i darparu gyda’r cais,

y lleiaf tebygol yw hi y bydd rhywbeth annisgwyl yn codi o’r

ymatebion i’r ymgynghoriad. Pe byddai’r sawl sy’n rhoi’r ymatebion

hynny’n cael eu cynnwys mewn trafodaethau cynnar, mae’n debygol y

byddant yn gallu ymateb yn fwy prydlon hefyd, na phe byddent yn

clywed gyntaf am y cynnig yn ein hymgynghoriad ar gyfer

Cyfarwyddyd Sgrinio.

Hyd yn hyn, rydym wedi cyhoeddi un Cyfarwyddyd Sgrinio

(negyddol) ac wedi gorfod gofyn am wybodaeth bellach mewn

perthynas â’r ceisiadau eraill.

Hefyd, rydym wedi derbyn ein cais cyntaf am Gyfarwyddyd Cwmpasu.

Rydym yn anelu at anfon y Cyfarwyddyd Cwmpasu heb fod yn

hwyrach na phum wythnos ar ôl derbyn y cais, felly erbyn 27 Medi yn

yr achos hwn.

Cyngor Cyn Ymgeisio

Er mai ein nod yw darparu cyngor gweithdrefnol am ddim lle bo

hynny’n bosibl, mae’r ddeddfwriaeth DAC yn gwneud darpariaeth i’r

Arolygiaeth Gynllunio ddarparu cyngor cyn ymgeisio manwl a chodi ffi

sy’n seiliedig ar gyfradd a nodir yn y Rheoliadau Ffioedd DAC.

Fel gyda chamau eraill yn y broses DAC, ein cyngor i ymgeiswyr yw y

bydd defnyddioldeb y cyngor y gallwn ei roi yn dibynnu ar y lefel o

wybodaeth y gallant ei darparu i ni, ac mae’n bosibl mai’r ffordd orau

fyddai sicrhau eu bod wedi cael trafodaethau rhagarweiniol o leiaf

gydag ymgyngoreion perthnasol cyn iddynt gysylltu â ni gyda chais

ffurfiol am gyngor cyn ymgeisio. Rydym yn annog ymgeiswyr i

gysylltu â ni am drafodaeth anffurfiol cyn cyflwyno cais, fel y gallwn

sefydlu pa fath o wybodaeth sydd ganddynt ar hyn o bryd, a lefel

debygol y manylder y gallwn ei ddarparu yn ein hymateb, fel y gallwn

development in the specified location, and planning topics relevant

to the proposal, such as Landscape & Visual Impact, Ecology,

Transport, the Historic Environment, Air Quality, Noise, and Surface

Water Drainage.

Applications to Date

As I mentioned, we have held several Inception Meetings with

potential applicants. Four of those schemes have now reached the

‘Notification’ stage, meaning that they have served us written

notification of their intention to submit a DNS application, and we

have confirmed that the projects as described are DNS projects, and

we accept their Notification.

From the date of our acceptance, applicants have up to 1 year to

submit the application.

We have received one application. Unfortunately, after a careful

consideration of the contents of the accompanying Environmental

Statement by the appointed Inspector, it was found that it was not

adequate in terms of the EIA Regulations, and therefore the

application was not valid. The applicants still have their original

acceptance of notification date in place, so we hope to work with

them towards a new submission – time will tell.

To us this highlights the importance of maintaining a close rapport

between the applicant, ourselves and all key stakeholders all the

way through the progression of a project, right up until they feel the

application is ready to submit.

Take Away

I suppose the message I want you all to take away today is that

we’re committed to working with applicants, LPAs, members of the

public, colleagues in NRW, Cadw and all other key stakeholders to

deliver the DNS system in a way that is open, fair, impartial, and

timely.

To do that, we rely on a spirit of cooperation from all involved, and a

sicrhau bod gennym yr adnoddau yn eu lle i ddelio â cheisiadau mewn

modd amserol.

Hyd yn hyn, rydym wedi ymdrin ag un cais o’r fath, ac wedi rhoi

cyngor mewn perthynas â’r fframwaith polisi cynllunio perthnasol, yr

egwyddor o ddatblygu yn y lleoliad a nodir, a phynciau cynllunio sy’n

berthnasol i’r cynnig, megis tirwedd ac effaith weledol, ecoleg,

trafnidiaeth, yr amgylchedd hanesyddol, ansawdd aer, sŵn, a draenio

dŵr wyneb.

Ceisiadau Hyd yn Hyn

Fel rwyf wedi sôn, rydym wedi cynnal sawl Cyfarfod Cychwynnol

gydag ymgeiswyr posibl. Mae pedwar o’r cynlluniau hynny wedi

cyrraedd y cam ‘Hysbysiad’ erbyn hyn, sy’n golygu eu bod wedi rhoi

hysbysiad ysgrifenedig i ni o’u bwriad i gyflwyno cais DAC, ac rydym

wedi cadarnhau bod y prosiectau a ddisgrifir yn brosiectau DAC, ac ein

bod derbyn eu Hysbysiad.

O’r dyddiad y byddwn ni’n derbyn Hysbysiad, bydd gan ymgeiswyr

hyd at flwyddyn i gyflwyno’r cais.

Rydym wedi derbyn un cais. Yn anffodus, ar ôl i’r Arolygydd a

benodwyd ystyried cynnwys y Datganiad Amgylcheddol cysylltiedig yn

ofalus, gwelwyd nad oedd yn ddigonol yn nhermau’r Rheoliadau

Asesiad o’r Effaith Amgylcheddol, ac felly nid oedd y cais yn ddilys.

Mae’r ymgeiswyr yn parhau i fod â’r dyddiad derbyn hysbysiad

gwreiddiol yn ei le, felly rydym yn gobeithio gweithio gyda nhw tuag

at gyflwyniad newydd – amser a ddengys.

I ni, mae hyn yn amlygu pwysigrwydd cynnal perthynas agos rhwng

yr ymgeisydd, a ni ein hunain a’r holl randdeiliaid allweddol drwy

gydol datblygiad prosiect, hyd nes eu bod yn teimlo bod y cais yn

barod i’w gyflwyno.

Pethau i’w Cofio

Rwy’n meddwl mai’r neges rwyf eisiau i bawb ohonoch gofio heddiw

yw ein bod wedi ymrwymo i weithio gydag ymgeiswyr, awdurdodau

real commitment to ‘front loading’ from developers. We can only

work with what we are given. Experience so far shows that where

these things are present, the system works as intended. Where

these vital elements as missing, even the best will in the world may

not be enough to avoid delays.

If you’re an agent considering an application, get in touch about an

Inception Meeting. If you work at an LPA that we haven’t visited yet

and you would like us to, drop us a line with some suggested dates,

and we’ll see what we can do.

Whoever you are, if you have a query about the process, get in

touch. The same goes if you have any feedback about our Guidance

– we’re keen to improve it in any way we can, to improve

transparency in the process. E-mail or ring, and someone from the

Planning & Environment Team or the Major Casework team will do

their best to get you an answer as quickly as possible.

Diolch yn fawr iawn.

cynllunio lleol, aelodau’r cyhoedd, cydweithwyr gyda Cyfoeth Naturiol

Cymru, Cadw a’r holl randdeiliaid allweddol eraill, i weithredu’r system

DAC mewn ffordd sy’n yn agored, yn deg, yn ddiduedd, ac yn

amserol.

Er mwyn gwneud hynny, rydym yn dibynnu ar ysbryd o

gydweithrediad gan bawb sy’n gysylltiedig, ac ymrwymiad

gwirioneddol i ‘flaenlwytho’ gan ddatblygwyr. Y cyfan y gallwn ei

wneud yw gweithio gyda’r hyn a roddir i ni. Mae ein profiad hyd yn

hyn yn dangos, lle mae’r pethau hyn yn bresennol, mae’r system yn

gweithio fel y bwriadwyd. Lle mae’r elfennau hanfodol hyn ar goll,

mae’n bosibl na fydd hyd yn oed yr ewyllys gorau yn y byd yn ddigon i

osgoi oedi.

Os ydych yn asiant sy’n ystyried cais, cysylltwch â ni ynghylch

Cyfarfod Cychwynnol. Os ydych yn gweithio gydag ACLl sydd heb

dderbyn ymweliad gennym hyd yn hyn, a hoffech i ni ymweld,

cysylltwch â ni gan awgrymu rhai dyddiadau, a chawn weld beth y

gallwn ei wneud.

Pwy bynnag yr ydych chi, os oes gennych gwestiwn ynghylch y

broses, cysylltwch â ni. Felly hefyd os oes gennych unrhyw adborth

ynghylch ein canllawiau – rydym yn awyddus i’w gwella mewn unrhyw

ffordd y gallwn ni, er mwyn gwella tryloywder yn y broses. Anfonwch

neges e-bost neu ffoniwch, a bydd rhywun o’r Tîm Cynllunio a’r

Amgylchedd neu’r tîm Gwaith Achos Mawr yn gwneud eu gorau i gael

ateb i chi cyn gynted ag y bo modd.

Diolch yn fawr iawn.

Non-Validation Appeals – Chris Sweet

Prynhawn Da, my name is Chris Sweet and I am a Planning Officer

on the Planning and Environment Team in Pins Wales.

I’m here this afternoon to talk to you briefly about the recently

introduced process for Non-Validation Appeals.

Apeliadau yn erbyn Barnu’n Annilys – Chris Sweet

Prynhawn Da, fy enw i yw Chris Sweet ac rwy’n Swyddog Cynllunio

gyda Thîm Cynllunio a’r Amgylchedd Arolygiaeth Gynllunio Cymru.

Rwyf yma’r prynhawn yma i siarad ychydig â chi am y broses a

gyflwynwyd yn ddiweddar ar gyfer Apeliadau yn erbyn Barnu’n

Brought in by Section 62ZB of the 1990 Act, it provides a process

for resolving disputes over validation requirements at the planning

application stage.

The changes came into force on 16 March this year. From that date

onwards, LPAs are required to issue a notice that an application is

invalid – ‘as soon as reasonably practicable’.

The Notice must state what the requirements are. These could be

anything from straightforward requirements, such as submission of

the correct types of plans, to more complicated surveys or

assessments.

The Notice must give the LPAs reasons for issuing the notice. Why is

it that the lack of the required information makes the application

invalid in this case?

The Notice must also inform the applicant of their right of appeal

and the time limit for doing so, which is two weeks.

So, the purpose of the Notice is really to set out ‘what is actually

required for validation?’ as opposed to ‘what information is needed

to determine the application?’

Requirements

Though there are some nuances relating to different types of

applications, validation requirements are largely straightforward –

anything else should be sought during determination.

They are often signposted in legislation by the word ‘must’, when

setting out what applicants need to do.

When it comes to Local list requirements, these apply to Major

Development ONLY.

When it comes to the appeal. The Act sets out several grounds of

Annilys.

Cafodd y broses ei chyflwyno o dan Adran 62ZB Deddf 1990, ac mae’n

darparu ffordd o ddatrys anghydfod dros ofynion dilysu ar y cam cais

cynllunio.

Daeth y newidiadau i rym ar 16 Mawrth eleni. O’r dyddiad hwnnw

ymlaen, mae’n ofynnol i Awdurdodau Cynllunio Lleol gyhoeddi

hysbysiad bod cais yn annilys – ‘cyn gynted ag y bo’n rhesymol

ymarferol’.

Rhaid i’r Hysbysiad ddatgan beth yw’r gofynion. Gallai’r rhain fod yn

unrhyw beth o ofynion syml, megis cyflwyno’r mathau cywir o

gynlluniau, hyd at arolygon neu asesiadau mwy cymhleth.

Rhaid i’r Hysbysiad roi rhesymau’r ACLl dros gyhoeddi’r hysbysiad.

Pam fod diffyg gwybodaeth ofynnol yn gwneud y cais yn annilys yn yr

achos hwn?

Hefyd rhaid i’r Hysbysiad roi gwybod i’r ymgeisydd am ei hawl i apelio

a’r terfyn amser ar gyfer gwneud hynny, sef pythefnos.

Felly, diben yr Hysbysiad mewn gwirionedd yw gosod allan ‘beth sydd

ei angen mewn gwirionedd ar gyfer dilysiad?’ yn hytrach na ‘pa

wybodaeth sydd ei hangen er mwyn penderfynu ar y cais?’

Gofynion

Er bod rhai cysgodion o wahaniaeth yn ymwneud â mathau gwahanol

o geisiadau, mae’r gofynion dilysu yn syml i raddau helaeth – dylid

ceisio unrhyw beth arall yn ystod y penderfyniad.

Yn aml, maent wedi’u dynodi mewn deddfwriaeth gan y gair ‘rhaid’,

wrth osod allan beth mae angen i ymgeiswyr ei wneud.

O ran gofynion rhestr Leol, mae’r rhain yn berthnasol i Ddatblygiadau

Mawr YN UNIG.

appeal, which are mostly based on matters of fact – for example.

‘x is not a validation requirement’

‘x isn’t a requirement for this type of application’

‘the requirement has already been complied with’,

but can also be based on ‘reasonableness’, for the purposes of

validation.

This can extend to things that are technically able to be a

requirement, but could be considered unreasonable, having regard

to the nature and scale of the proposed development and/or where

it is not reasonable for the LPA to think that the matter to which the

requirement relates will be a material consideration in the

determination of the application. For example, seeking survey work

where there is no reason to believe that it will be needed for the

decision making process.

There have only been a handful of appeals. Hopefully this means that

issues are being resolved informally. Some of the things we’ve come

across:

Supplementary information set out in the standard 1App form

(surveys, etc) – the onus is on the applicant to complete the form in

light of the guidance.

However, not all standard forms have the same triggers for

requiring information. It is important to be clear about what is

required for each type of application and what the trigger is, as the

legislation requires the form ‘and any particulars specified in it’.

For example, the regular form for planning permission allows the

applicant to state whether biodiversity would be affected and only

requires a survey if they tick yes. The Householder form merely

seeks answers about the development and essentially leaves it to

the LPA to decide if a survey is required.

Pan ddaw i’r Apêl, mae’r Ddeddf yn gosod allan nifer o seiliau ar gyfer

apêl, sy’n seiliedig ar faterion ffeithiol yn bennaf – er enghraifft.

‘nid yw x yn ofyniad dilysu’

‘nid yw x yn ofyniad ar gyfer y math hwn o gais’

‘cydymffurfiwyd eisoes â’r gofyniad hwn’,

ond mae ‘rhesymoldeb’ yn gallu bod yn sail hefyd, at ddibenion

dilysu.

Mae hyn yn gallu ymestyn i bethau sydd, yn dechnegol, yn gallu bod

yn ofynnol, ond y gellid eu hystyried yn afresymol, wrth ystyried natur

a maint y datblygiad a gynigir a/neu le nad yw’n rhesymol i’r ACLl

feddwl bod y mater y mae’r gofyniad yn ymwneud ag ef yn ystyriaeth

berthnasol wrth benderfynu ar y cais. Er enghraifft, gofyn am waith

arolygu lle nad oes rheswm dros gredu y bydd ei angen ar gyfer y

broses o wneud penderfyniad.

Cafwyd llond dwrn yn unig o apeliadau hyd yn hyn. Y gobaith yw bod hyn

yn golygu bod materion yn cael eu datrys yn anffurfiol. Dyma rai o’r

pethau rydym wedi’u profi:

Gwybodaeth atodol a osodir allan yn y ffurflen 1App safonol (arolygon

ac ati) – mae’n ofynnol i’r ymgeisydd lenwi’r ffurflen yng ngoleuni’r

canllawiau.

Fodd bynnag, nid oes gan bob ffurflen safonol yr un sbardunau ar

gyfer gofyn am wybodaeth. Mae’n bwysig bod yn glir ynghylch yr hyn

sydd ei angen ar gyfer pob math o gais a beth yw’r sbardun, gan fod y

ddeddfwriaeth yn gofyn am y ffurflen ‘ac unrhyw fanylion a nodir

ynddi’.

Er enghraifft, mae’r ffurflen arferol ar gyfer caniatâd cynllunio yn

galluogi’r ymgeisydd i ddatgan a fyddai bioamrywiaeth yn cael ei

heffeithio, a gofynnir am arolwg dim ond os mai ‘ie’ yw’r ateb. Mae’r

ffurflen Deiliaid Tai yn gofyn am atebion am y datblygiad yn unig ac

SPGs – they cannot make something a validation requirement, but

they can inform ‘reasonableness’, particularly where they help to

inform the LPAs approach to determining what information to

require.

What happens after?

If the appeal is allowed then the notice will be quashed and the

information that was required doesn’t need to be submitted in order

for the application to be found valid. If the appeal is dismissed the

applicant must decide whether to submit the information or

withdraw the application. Decisions will often be split and the notice

partially upheld, where the notice seeks various pieces of

information.

Where an appeal is dismissed, and the information has not been

submitted within a reasonable timescale, or the applicant has simply

not informed the LPA of their intentions, then the authority should

return the application and associated fee to the applicant.

Significant implications for LPAs. The time period for determination

by the LPA does not stop if the application is deemed valid at

appeal. This potentially means that an LPA could be five weeks into

their time by the time an appeal on validity is determined (2 weeks

plus 21 days to determine).

The key messages to take away are:

Key message for LPAs– be sure that what is being sought is

actually a validation requirement and is reasonable, given the

proposed development and the likelihood of it being a material

consideration. Give clear reasons in the notice. Bear in mind that

information to inform the determination can be requested later.

Key message for applicants – be aware of the requirements for

the type of application and read the guidance. Not all information

sought will be required or reasonable for the purposes of validation,

yn ei hanfod mae’n gadael i’r ACLl benderfynu a oes angen arolwg.

Canllawiau Cynllunio Atodol - nid ydynt yn gallu gwneud rhywbeth yn

ofyniad dilysu, ond maent yn gallu llywio ‘rhesymoldeb’, yn arbennig

lle maent yn cynorthwyo gyda llywio ymagwedd ACLl wrth benderfynu

pa wybodaeth sy’n ofynnol.

Beth sy’n digwydd wedyn?

Os caniateir yr apêl, caiff y rhybudd ei ddiddymu ac nid oes angen

cyflwyno’r wybodaeth a oedd yn ofynnol er mwyn cael y cais yn

ddilys. Os gwrthodir yr apêl, rhaid i’r ymgeisydd benderfynu p’un ai i

gyflwyno’r wybodaeth neu dynnu’r cais yn ôl. Yn aml, bydd

penderfyniadau’n rhanedig a chynhelir yr hysbysiad yn rhannol, pan

fo’r hysbysiad yn gofyn am ddarnau amrywiol o wybodaeth.

Lle gwrthodir apêl, ac ni chyflwynwyd y wybodaeth o fewn amserlen

resymol, neu mae’r ymgeisydd wedi methu â hysbysu’r ACLl o’u

bwriad, dylai’r awdurdod ddychwelyd y cais a’r ffi gysylltiedig i’r

ymgeisydd.

Goblygiadau sylweddol ar gyfer ACLlau. Nid yw’r cyfnod o amser ar

gyfer penderfynu gan yr ACLl yn dod i ben os bernir bod y cais yn

ddilys mewn apêl. Gallai hyn olygu y gallai ACLl fod pum wythnos i

mewn i’w hamser erbyn pennu amser ar gyfer apêl ar sail dilysrwydd

(pythefnos a 21 diwrnod ar gyfer penderfynu).

Y negeseuon allweddol i’w cofio yw:

Neges allweddol ar gyfer ACLlau – byddwch yn sicr bod yr hyn a

geisir yn ofyniad dilysu ac yn rhesymol mewn gwirionedd, o ystyried y

datblygiad a gynigir a’r tebygolrwydd ei bod yn ystyriaeth berthnasol.

Rhowch resymau clir yn yr hysbysiad. Cofiwch y gellir gofyn am

wybodaeth i lywio’r penderfyniad yn nes ymlaen.

Neges allweddol ar gyfer ymgeiswyr – byddwch yn ymwybodol o’r

gofynion ar gyfer y math o gais a darllenwch y canllawiau. Nid yw’r

holl wybodaeth a geisir yn ofynnol neu’n rhesymol at ddibenion dilysu,

but in all but a small handful of instances it will be. Bear in mind

that the LPA are entitled to ask for any information they see fit for

the purposes of determination. Be clear about which grounds relate

to which requirements.

Hopefully this has provided a useful outline please feel free to ask any

questions at the end of the speed briefings.

Diolch yn fawr.

ond ym mhob achos heblaw am ddyrnaid bach, mi fydd. Cofiwch fod

gan yr ACLl hawl i ofyn am unrhyw wybodaeth y mae’n ei dymuno at

ddibenion penderfynu. Byddwch yn glir ynghylch pa seiliau sy’n

berthnasol i ba ofynion.

Gobeithio y bydd hyn yn rhoi amlinelliad defnyddiol. Mae pob croeso i chi

ofyn cwestiynau ar ddiwedd y briffiadau cyflym.

Diolch yn fawr.

Local Development Plans – Ifan Gwilym I’m here to give you a brief overview of the work that the Inspectorate has

undertaken on Local Development Plans in the last year, and where we are

currently.

Completed Examinations

There are now 18 adopted LDPs in place. Two of these were adopted since

the last Stakeholder Event:

Neath Port Talbot – Following submission in October 2014, the Inspectors’

Report was submitted to the LPA in December 2015, and the plan was

adopted in January 2016.

Cardiff – Acknowledged as received in August 2014, the Inspectors’ Report

on Cardiff LDP went to the LPA in January 2016; the plan was adopted later

that month.

On-Going Examinations

The Vale of Glamorgan – Receipt in full was confirmed on 15 September

2015. The main block of hearing sessions took place between January 2016

and April 2016. The Inspector will be holding some further hearing sessions

in due course, following the LPA’s responses to Action points from previous

sessions. The current agreed date for delivery of the Inspector’s Report to

the LPA is the end of February 2017.

Powys – Receipt was confirmed on 11 February 2016. The Inspector held

an exploratory meeting with the LPA in May 2016, which led to a

suspension of the examination. The LPA is currently undertaking extra

work, and the Inspector held a progress meeting yesterday (15 September

2016). Updates on the future stages of this examination should be available

Gynlluniau Datblygu Lleol – Ifan Gwilym Rwyf yma i roi trosolwg byr o'r gwaith y mae'r Arolygiaeth wedi’i wneud ar

Gynlluniau Datblygu Lleol yn y flwyddyn diwethaf, a chyflwyno’r sefyllfa yr

ydym ynddi ar hyn o bryd.

Archwiliadau â gwblhawyd

Erbyn hyn mae 18 o CDLlau wedi’i mabwysiadu, gyda dau o'r rhain wedi eu

mabwysiadu ers llynedd: Castell-nedd Port Talbot a Chaerdydd yn

mabwysiadu’u Cynlluniau yn Ionawr 2016.

Archwiliadau presennol

Bro Morgannwg – Derbynniwyd yn llawn ar 15 Medi 2015. Cynhaliwyd y prif

floc o wrandawiadau rhwng mis Ionawr 2016 ac Ebrill 2016. Bydd yr

Arolygydd yn cynnal rhai gwrandawiadau pellach maes o law, yn dilyn

ymateb yr Awdurdod i bwyntiau gweithredu sesiynau blaenorol. Y dyddiad y

cytunwyd arno ar hyn o bryd ar gyfer cyflwyno Adroddiad yr Arolygydd i'r

Awdurdod yw diwedd Chwefror 2017.

Powys - Derbynniwyd ar 11 Chwefror 2016. Cynhaliodd y Arolygwr cyfarfod

archwiliadol gyda'r Awdurdod Mai 2016, â arweiniodd at atal dros dro yr

archwiliad. Ar hyn o bryd mae'r Awdurdod yn ymgymryd â gwaith

ychwanegol, ac fe gynhaliwyd cyfarfod cynnydd ddoe (15 mis Medi 2016).

Dylai newyddion ar gamau nesaf yr archwiliad fod ar gael yn fuan.

CDLl ar y Cyd Gwynedd a Môn - Cyflwynwyd yn llawn ar 18 Mawrth 2016.

Dechreuodd y gwrandawiadau ar 6 Medi 2016, ac mae disgwyl iddyn nhw

redeg tan 6 Hydref 2016. Y dyddiad presennol ar gyfer cyflwyno Adroddiad yr

Arolygwyr yw un blwyddyn ar ôl cyflwyniad, felly Mawrth 18 2017.

soon.

Gwynedd & Anglesey Joint LDP – Submission in full was confirmed for 18

March 2016. Hearing sessions commenced on 6 September 2016, and are

currently scheduled to run until 6 October 2016. The current date for

submission of the Inspectors’ Report is one year from submission, so 18

March 2017.

Looking Forward

Swansea – The LPA’s Deposit consultation was due to finish on 31 August

2016. We currently anticipate submission for examination in March 2017.

Over the past 12 months the Inspectorate has undertaken a number of

Advisory Visits to LPAs that have undertaken Review of their adopted plan

and are preparing LDP Revisions.

Discussions at these visits have focussed on procedural queries about how

a Revision examination may differ to a full examination, and exploring

issues around areas of the plan which an authority may not want to revisit.

One of the headline messages for LPAs is that each plan is different, and it

is important to consider whether changes being made in the sections

subject to revision will have impacts on those parts of the plan not initially

identified for review.

It is difficult to give precise estimates of how long an examination for a

partial revision may last. Whilst we can generally assume that it will not

last as long as for the examination of a new LDP, it is hard to pre-judge

exactly what the time savings may be.

For this reason, when it comes to costs estimates we’ve been providing

LPAs with the daily rate as laid out in the regulations and the average cost

and duration of previous examinations, so they can try to estimate what

they think the cost of the revision examination may be, based on their

understanding of how much of the plan is being revised.

In terms of the current approach to examinations, where it is necessary to

revisit housing targets, it is important to ensure that the requirement is

Edrych ymlaen

Abertawe – gorffennodd ymgynghoriad ar gynllun Adnau yr Awdurdod ar 31

Awst 2016. Ar hyn o bryd Rhagwelwn gyflwyno i'w archwilio yn mis Mawrth

2017.

Dros y 12 mis diwethaf mae'r Arolygiaeth wedi cynnal nifer o Ymweliadau

Ymgynghorol i'r Awdurdodau Cynllunio Lleol sydd yn bwriadu cynnal

adolygiad o'u cynllun mabwysiedig ac sydd wrthi’n paratoi diwygiadau i’w

Cynllun. Mae’r Arolygiaeth yn awyddus i gynnal trafodaethau tebyg gyda

unrhyw awdurdod sydd yn ystyried bwrw ymlaen gyda adolygiad o’u Cynllun

er mwyn hwyluso’r broses, ac rydyn ni felly yn gwahodd unrhyw un sydd heb

gael cyfarfod i gysylltu gyda ni os ydych eisiau cyfarfod.

Mae trafodaethau ar yr ymweliadau hyn fel rheol wedi canolbwyntio ar

gwestiynau gweithdrefnol ynghylch sut mae archwiliad ar gyfer adolygiad yn

wahanol i archwiliad llawn, yn ogystal a thrafod materion neu ardaloedd o'r

cynllun efallai na fydd awdurdod yn dymuno adolygu neu ddiwygio.

Un o'r prif negeseuon ar gyfer Awdurdodau Cynllunio Lleol yw bod pob

cynllun yn wahanol, ac mae'n bwysig ystyried a yw newidiadau yn cael eu

gwneud yn yr adrannau i’w adolygu yn cael effeithiau ar y rhannau hynny o'r

cynllun lle does dim angen neu dim bwriad i neud newidiadau.

Mae'n anodd rhoi amcangyfrif manwl gywir ar ba mor hir y gall archwiliad am

adolygiad rhannol bara. Er y gallwn dybio yn gyffredinol na fydd yn para

cyhyd ag arholiad CDLl newydd, mae'n anodd barnu yn union beth fydd yr

arbedion amser fod cyn dechrau edrych ar y materion sydd yn codi. Does dim

un adolygiad wedi dod drwy’r system eto, ac felly fydd hi’n brofiad newydd ar

gyfer pawb, ac fe fyddwn ni gyd yn dysgu wrth fynd ymlaen.

Am y rheswm hyn, pan mae’n dod at amcangyfrifo costau ry’n ni wedi bod yn

darparu Awdurdodau gyda'r gyfradd ddyddiol fel y nodir yn y rheoliadau yn

ogystal â chost a hyd arholiadau blaenorol (ar gyfartaledd). Mae nhw wedyn

yn gallu ceisio amcangyfrif beth maen nhw'n feddwl gall cost archwiliad ar

gyfer adolygiad fod, yn seiliedig ar eu dealltwriaeth o bam or helaeth yw’r

newidiadau i’r cynllun.

O ran y ffordd rydyn ni yn delio ag archwiliadau, lle bydd angen ailedrych ar

objectively assessed, based on Welsh Government’s Household Projections,

the latest Local Housing Market Assessment and any relevant local evidence

and clearly stated in the plan.

Some authorities have expressed concern that they if they aim to meet the

local need, this will result in a high housing target for the plan, which they

may not be able to deliver. Our advice has been that it is important to

ensure that the target is realistic.

Depending on local circumstances, LPAs may be justified in setting a

housing provision target for the plan that is higher or lower than the

calculated requirement. Ultimately it is for the LPA to justify the housing

target they set in the plan in terms of up to date local evidence. The

calculated housing requirement should be clearly stated, as should the

chosen housing provision target, and justification should be provided for

any discrepancy between the two which is supported by up to date

evidence, e.g. on viability and deliverability.

Deliverability and viability of sites is important, and the background

evidence around this area will be subject to rigorous testing. The

assumptions used in viability evidence should be clearly stated and

justified. On strategic sites it may be advisable to produce site specific

viability evidence. On smaller sites area-based viability evidence may be

more appropriate.

It is requirement to show that a plan will have a 5 year land supply at the

point of adoption. It is also advisable to ensure there is a housing trajectory

produced just prior to submission that reflects all the latest evidence.

The level of provision for employment land should be justified in terms of

assessed need and other relevant local evidence. As over allocation can be

seen to prevent the use of land for other appropriate uses, it could be

considered that a desire to provide extra employment land beyond the

identified requirement is better served through a criteria based policy.

SA – I’ve spoken a few times in this presentation about justifying the

choices that have been made while preparing the plan. I want to take this

opportunity to emphasize the importance of the role of the SA

dargedau tai, mae'n bwysig sicrhau bod y gofyniad tai yn cael ei hasesu'n

wrthrychol, ac yn seiliedig ar Amcanestyniadau Aelwydydd Llywodraeth

Cymru (Household Projections), yr Asesiad o'r Farchnad Dai Leol diweddaraf

(LHMA) ac unrhyw dystiolaeth lleol perthnasol. Mae’n bwysig bod rhain yn

cael eu datgan yn glir yn y cynllun.

Mae rhai Awdurdodau wedi mynegi pryder os ydyn nhw yn anelu at ddarparu

ar gyfer yr angen tai lleol, bydd hyn yn arwain at darged tai uchel ar gyfer y

cynllun, ac efallai na fyddan nhw yn gallu cyflawni. Ein cyngor ni yw ei bod yn

bwysig sicrhau bod y targed yn realistig – bydd angen cyflwyno tystiolaeth er

mwyn cyfiawnhau y dewisiadau sydd wedi’u gwneud.

Yn dibynnu ar amgylchiadau lleol, gall Awdurdod gyfiawnhau gosod targed

ddarpariaeth tai ar gyfer y cynllun sydd yn uwch neu'n is na'r gofyniad sydd

wedi’i gyfrifo. Yn y pen draw, mater i'r Awdurdod yw hi i gyfiawnhau y targed

tai maent yn eu gosod yn y cynllun gan ddefnyddio y dystiolaeth leol

diweddaraf. Dylai'r gofyniad tai a gyfrifir gael ei nodi'n glir, fel y dylai'r targed

darpariaeth tai a ddewiswyd, a dylid cyflwyno chyfiawnhad ar gyfer unrhyw

anghysondeb rhwng y ddau, wedi’i gefnogi gan dystiolaeth, e.e. ar hyfywedd

(viability) ac ymarferoldeb.

Mae darpariaeth a hyfywedd safleoedd yn bwysig, a bydd y dystiolaeth sy’n

gysylltiedig gyda hyn yn destun profion trwyadl. Dylai'r rhagdybiaethau a

ddefnyddir yn y dystiolaeth hyfywedd cael eu nodi yn glir a’u cyfiawnhau. Ar

gyfer safleoedd strategol gallai fod yn ddoeth i gynhyrchu tystiolaeth

hyfywedd ar gyfer safle penodol. Ar y llaw arall, ar gyfer safleoedd llai gall

tystiolaeth hyfywedd sy’n seiliedig ar ardaloedd fod yn fwy priodol.

Mae'n ofynnol i ddangos y bydd gan gynllun cyflenwad tir o leia 5 mlynedd ar

adeg mabwysiadu. Er mwyn dangos y bydd hyn yn bosib, mae’n ddoeth i

sicrhau bod trywydd tai (housing trajectory) yn cael ei gynhyrchu cyn

cyflwyno sy'n adlewyrchu’r holl dystiolaeth ddiweddaraf.

SA – rwy wedi son cwpl o weithiau yn y cyflwyniad yma am gyfiawnhau y

dewisiadau sydd wedi cael eu gwneud wrth lunio’r cynllun. Fi eisiau cymryd y

cyfle yma i bwysleisio pa mor bwysig yw rôl yr Arfarniad Cynaliadwyedd

(Sustainability Appraisal) er mwyn gwneud hyn a chefnogi y Cynllun. Gall SA

da fod yn ffrind gore i chi yn ystod archwiliad achos mae’n rhoi cyfle i chi

(Sustainability Appraisal) to do this and to support the Plan. SA can be your

best friend during examination because it gives you the opportunity to

justify all key decisions. Beginning by appraising each option, a good SA

narrows down the options, and justifies the choices by referring to evidence

(number of houses - greater or fewer, spatial distribution - focusing on

major towns or spreading growth, strategic policies such as Green Belt -

appraising each scenario i.e. appraising individual pockets that are being

considered and appraising the option of not having a Green Belt or Green

Wedge have). Then need to justify why the final option has been chosen.

gyfiawnhau pob penderfyniad allweddol. Yn dechrau trwy arfarnu pob opsiwn,

mae SA da yn culhau’r opsiynnau i gyd ac yn cyfiawnhau y dewisiadau drwy

gyfeirio at dystiolaeth (nifer o dai - mwy neu lai, dosbarthiad gofodol -

ffocysu ar prif drefi neu lledaenu’r twf, polisïau strategol megis Green Belt –

arfarnu pob scenario h.y. arfarnu pocedi unigol sy’n cael eu ystyried, ac

arfarnu opsiwn o beidio cael Green Belt, neu cael Green Wedge). Angen

wedyn cyfiawnhau pam dewis yr opsiwn terfynol.