Optimisation du système de gestion des médicaments

pharmaJournal 17 | 8.2011

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P o l i t i k · P o l i t i q u e

Projet-pilote «Titlis» dans un home de la Fondation pour handicapés lourds de Lucerne

Optimisation du système de gestion des médicaments

Balthasar Schmid, Fr iedemann Hesse

La Fondation pour handicapés lourds du canton de Lucerne (SSBL) dispose depuis 2004 d’un système interne de déclaration des erreurs. L’analyse de 2009 a montré que près de 75% de toutes les erreurs signalées volontaire-ment avaient trait à la médication. L’évaluation a conclu que les déclarations d’erreurs ne pouvaient pas être fondamentalement réduites malgré les efforts importants et des procédures claires.

Mesures les plus importantes pour l’implémentation du nouveau sys-tème de gestion des médicaments

Désigner un interlocuteur clair pour toutes les questions liées aux pro-duits et aux médicaments.

Demander à un fournisseur de livrer six jours par semaine tous les pro-duits directement dans les groupes d’habitation (livraisons d’urgence et récupération des produits périmés incluses).

Inscrire le nom du pensionnaire, la composition, la date de livraison et facultativement des informations supplémentaires sur tous les pro-duits.

Soutenir les collaborateurs dans l’ap-plication des directives et la remise des médicaments en toute sécurité.

Superviser la communication et la saisie des données (principe des «quatre yeux»), valider l’identité, la qualité et la quantité des médica-ments préparés, puis autoriser leur distribution.

Procéder à une évaluation périodique et garantir le respect des procédures dans les groupes d’habitation.

Elaborer un consensus de traitement à l’intention du médecin traitant.

Garantir la transparence des coûts et une facturation claire à l’utilisateur final.

L’implémentation s’est ensuite effectuée par étapes. Les prestations que la phar-macie devait fournir au home ont été fixées dans un contrat de collaboration. Pour s’assurer du respect des directives légales et des prescriptions juridiques, le pharmacien cantonal a été impliqué dans l’accompagnement du projet.

Collaboration avec le médecin traitant

La collaboration avec le médecin traitant a aussi joué un rôle essentiel dans la phase de lancement du projet-pilote. Les divers entretiens menés ont permis d’ap-porter des améliorations communes. Par exemple, les groupes d’habitation qui bénéficiaient autrefois d’un suivi spora-dique reçoivent maintenant la visite du médecin selon un plan élaboré de façon concertée. Les points à discuter sont dé-terminés à l’avance, ce qui garantit des visites plus efficaces à la fois pour le home et pour le médecin.

Déroulement concret

La nouvelle feuille de données «Prescrip-tion de médicaments sur ordonnance» est l’outil de communication le plus impor-tant pour toutes les professions impli-quées. Le médecin traitant expertise et approuve le traitement et les change-ments sur ce document avant qu’il ne soit transmis à la pharmacie.

Le pharmacien vérifie les éventuelles interactions, optimise le traitement (heures de prise, utilisation de géné-riques) et communique sur demande les recommandations au médecin traitant et à l’équipe de soins. L’assistante en phar-macie introduit la médication validée sur une plate-forme internet du fournisseur de blister. Le pharmacien contrôle la mé-dication sur la base de la feuille de soins actualisée, puis la libère.

L’assistante en pharmacie commande ensuite les blisters. Le fournisseur garan-tit le contenu correct de ces blisters qui comportent le nom du pensionnaire, la date et l’heure prévues de la remise, le nom des médicaments, ainsi que la taille et la couleur des médicaments. Les com-primés sont ainsi identifiables jusqu’au «point-of-care».

Les blisters sont livrés toutes les se-maines dans un récipient comportant le nom du pensionnaire, en même temps que les autres médicaments (p. ex. gouttes et comprimés effervescents) qui ne peuvent pas être mis sous blister. Après le

La direction de la Fondation a donc de-mandé de revoir le système de gestion des médicaments ainsi que leur distribu-tion dans les différents groupes d’habita-tion en impliquant toutes les professions concernées (à savoir le personnel soi-gnant, les médecins, les pharmaciens, les droguistes).

Pour remplir ce mandat, un projet-pilote a été démarré dans le home Titlis qui compte cinq groupes d’habitation re-groupant chacun sept à neuf pensionnaires.

Exigences de la SSBL au nouveau système de gestion des médicaments

Accroître la sécurité: le projet en question doit permettre d’améliorer et d’optimiser la gestion, le transport et le stockage des médicaments dans le home Titlis.

Améliorer les procédures: il faut étu-dier si la décentralisation partielle de la gestion des médicaments à des fournisseurs tiers permettrait de mieux couvrir les besoins.

Fixer les procédures nécessaires: une procédure concrète pour l’implé-mentation du nouveau système de gestion des médicaments est établie dans le cadre du projet.

Principaux éléments du nouveau système de gestion des médicaments

Le groupe de projet a étudié pendant neuf mois toutes les possibilités d’ac-croître la sécurité en recueillant les expé-riences d’institutions comparables, mais aussi d’experts des hôpitaux et de diverses entreprises. Il a par la suite sélectionné un système de blister usuel et éprouvé, puis décidé de collaborer avec une pharmacie comme partenaire responsable de la li-vraison des médicaments et du suivi.

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contrôle d’entrée, tous les médicaments sont placés dans le chariot de distribution des médicaments. Sur le chariot, chaque pensionnaire dispose d’un compartiment prédéfi ni et annoté pour les blisters, les autres médicaments ainsi que les médica-ments de réserve prescrits comme tels par le médecin sur la nouvelle feuille de soins.

Dans les groupes d’habitation, aucun autre médicament n’est plus entreposé en dehors du chariot de distribution qui peut être fermé à clé.

Le personnel de soins délivre les médicaments et les produits puis les do-cumente dans le système de saisie. De plus, le responsable des divers groupes d’habitation s’assure quotidiennement que tous les médicaments ont bien été remis.

Le projet doit faire l’objet d’une éva-luation commune, et les procédures se-ront à l’avenir contrôlées tous les ans.

Bilan et interprétation

Six mois après l’introduction du nouveau système de gestion des médicaments, les objectifs ont pu être atteints. La collabo-ration avec les prestataires impliqués (personnel soignant, médecin, équipe de pharmacie) a été qualifi ée de très profes-sionnelle et utile.

Object i f no 1 : accroî tre la sécuri té

Depuis l’introduction du nouveau système de gestion des médicaments, 9127 medifi lms ont été délivrés. Onze erreurs ont été globalement signa-lées dans leur maniement, ce qui correspond à un taux d’erreur de 0.12%. Le système QMS-CIRS a ser-vi de base de calcul. Tous les autres articles, ainsi que les produits qui ne peuvent pas être mis sous blister n’ont cependant pas été comptabili-sés (calcul: nombre de pensionnaires × unités thérapeutiques par jour × commande par jour de semaine × semaines).

L’entreposage des médicaments est considéré comme convivial et axé sur la pratique. Désormais, tous les mé-dicaments sont ainsi entreposés dans le compartiment du chariot de distri-bution alloué à chaque pensionnaire. Ceci permet de s’épargner du travail, contribue à garantir la sécurité des médicaments, et simplifi e la remise de médicaments au «point-of-care».

Sur la base des interviews effectuées, les groupes d’habitation semblent très satisfaits du suivi professionnel de la pharmacie. La sélection d’un seul fournisseur s’est également ré-vélée avantageuse.

Object i f no 2 : amél iorer les procédures

La collaboration avec la pharmacie et la livraison en temps utile des médi-caments permettent de disposer d’un contrôle encore plus effi cace: les di-

vers comprimés sont identifi ables jusqu’à leur remise au pensionnaire, ce qui accroît donc la sécurité des médicaments.

La réduction impressionnante des unités de 56% simplifi e grandement la remise des médicaments et permet de disposer d’un meilleur aperçu. Les emballages entreposés représentent le stock d’articles dénombré et effec-tivement disponible. Le nombre d’emballages individuels a été déter-miné avant le début et après la fi n du projet. La réduction affi chée du

Le graphique présente une différence dans l’optimisation du stock. Le stock de médicaments soumis

à ordonnance a pu être réduit de 77% (soit de 358 à 83 unités). Le stock de médicaments non soumis

à ordonnance a pu être réduit de 40% (soit de 121 à 73 unités).

Après l’introduction du nouveau système de gestion des médicaments, le stock d’autres applications

et produits (p. ex. pommades et pansements rapides) a pu être réduit de 38% (soit de 294 à 183 unités).

Le graphique montre que le nouveau système de gestion des médicaments a permis d’économiser

en moyenne six heures de travail par groupe d’habitation et par mois dans les domaines de la mise

à disposition, de l’entreposage, du contrôle, de l’élimination et de la documentation.

Ceci correspond en moyenne à une optimisation des ressources et à un gain de temps de 60% qui

peut être consacré au suivi des pensionnaires.

2009

2010

0 100 200 300 400 500 600 700 800

Comparaison du stock global avant (2009) et après (2010) l’introduction

du nouveau système de gestion des médicaments selon le projet-pilote «Titlis»

Nombre d’unités

� Médicaments avec ordonnance � Médicaments sans ordonnance � Autres applications et produits

Groupe d’habitation 1





0 2 4 6 8 10 12 14

Comparaison des heures de travail avant (2009) et après (2010) l’introduction

du nouveau système de gestion des médicaments selon le projet-pilote «Titlis»

(Charges par mois et par groupe d’habitation pour commander, préparer, contrôler,

documenter et instruire)

Heures de travail par mois

� Heures de travail en 2009 � Heures de travail en 2010


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nombre d’emballages peut donc être attribuée à la décentralisation.

La réduction de l’entrepôt entraîne des pertes moins importantes pour cause de date d’expiration. Les pen-sionnaires ainsi que leur représen-tant légal et leurs proches disposent ainsi d’une transparence totale sur les coûts.

La décentralisation permet de consi-dérablement améliorer le travail de mise à disposition des médicaments qui prend beaucoup de temps et qui est souvent à l’origine d’erreurs. Il est très important pour un home de pou-voir réduire son stock de médicaments, à la fois pour gagner de la place mais aussi pour mieux gérer son temps.

Object i f no 3 : f ixer les procédures nécessaires

Les procédures du nouveau système de gestion des médicaments ont été communiquées à toutes les per-sonnes impliquées au moyen du QMS interne.

La nouvelle feuille de données uni-formisée permet de communiquer toutes les informations importantes sur une seule surface accessible à toutes les personnes impliquées.

La sécurité de remise est documen-tée par le personnel soignant sur un formulaire à l’heure correspondante de la journée. De plus, la collabora-trice de jour procède à un double contrôle.

Le pharmacien a été consulté dès le stade de conception du nouveau sys-tème de gestion des médicaments «Titlis» pour tous les aspects concer-nant la documentation et le manie-ment des médicaments.

La validation des prescriptions est identique à la validation d’ordon-nance dans une pharmacie publique.

Le pharmacien est rémunéré confor-mément aux dispositions de la RBP IV.

La gestion structurée des médica-ments est la base de tout cercle de qualité dont l’objectif est d’optimiser le traitement d’un point de vue thé-rapeutique et économique.

Les formations relatives aux médica-ments organisées à intervalles pério-diques sont désormais aussi soute-nues par le pharmacien qui éveille l’attention des collaborateurs à tous les aspects du traitement médica-

Les commentaires de pharmaSuisse

Dans le canton de Lucerne, la préparation de semainiers impliquant de sortir les médicaments de

leurs blisters est considérée comme de la fabrication (conformément aux Bonnes pratiques de re-

mise). Comme seuls les pharmaciens sont autorisés à fabriquer, ces semainiers conditionnés par une

entreprise externe doivent être envoyés à la pharmacie d’officine qui prend alors la responsabilité du

deuxième contrôle et de la dispensation à l’institution. Cela permet de ne pas exclure le pharmacien

de proximité. Il peut ainsi développer ses compétences et offrir des prestations complémentaires à

l’EMS. Tous les cantons n’ont pas ce «garde-fou» et une société d’envois de semainiers par correspon-

dance peut donc constituer un affaiblissement du réseau des pharmacies de proximité.

L’expérience décrite dans cet article montre des résultats très positifs en termes d’optimisation des

processus de livraison et de distribution des médicaments. En se basant sur l’évaluation présentée, il

est cependant encore trop tôt pour tirer des conclusions définitives sur l’intérêt économique et phar-

maceutique du modèle. Une étude de fond serait nécessaire pour préciser les méthodes de comparai-

son et les indicateurs de mesures ainsi que pour vérifier statistiquement les liens de causalité poten-

tiels entre les résultats et les modifications du processus. Il serait également souhaitable d’étudier

l’impact de l’intervention professionnelle du pharmacien de proximité (validation des prescriptions,

formation, assurance qualité, communication renforcée) sur les résultats observés. Par ailleurs, l’article

semble attribuer la majeure partie des résultats à la distribution sous forme de blisters, ce qui est

certainement trop réducteur.

En conclusion, pharmaSuisse se réjouit de voir se développer de nouvelles initiatives de pharmaciens

de proximité en collaboration avec des médecins et d’autres acteurs de soins. Les réseaux de soins

incluant tous les partenaires de santé au niveau local répondent totalement aux attentes actuelles.

Mais pour assurer la pérennité de tels modèles ainsi que leur développement, il est important de

démontrer leur plus-value en les évaluant par des méthodologies scientifiques robustes.

Martine Ruggli, pharmacienne pharmaSuisse Prof. Olivier Bugnon, pharmaSuisse/Université de Genève

E-mail: [email protected] E-mail: [email protected]

menteux. Cette sensibilité accrue contribue ensuite à améliorer la re-mise de médicaments.

Des procédures concrètes ont été établies pour le développement du projet.

Conclusion

Les homes et les institutions sont respon-sables envers des tiers de la distribution correcte des médicaments et doivent res-pecter pour ce faire les directives et les dispositions légales.

L’analyse du système actuel de ges-tion des médicaments s’est révélée très utile: elle a permis de déceler immédiate-ment les points faibles dans tous les sec-teurs importants.

Toutes les personnes impliquées ont soutenu le changement qui a permis de réduire les erreurs, d’améliorer la sécurité des médicaments, de garantir une remise plus précise, de diminuer les stocks et de gagner du temps. Les résultats escomptés ont donc pu être atteints.

Le personnel soignant, le médecin et le pharmacien sont parvenus à trouver un consensus adéquat et disposent au-jourd’hui d’une collaboration efficace.

Tout le processus de nouvelle ordonnance médicale, de sélection d’une pharmacie de livraison, de validation d’ordonnance, d’utilisation de blisters, d’identification de la médication, de livraison groupée, d’évaluation des groupes d’habitation et de formation des collaborateurs a permis d’obtenir les résultats précités.

Avec l’introduction du nouveau sys-tème de gestion des médicaments, la di-rection du home Titlis garantit une remise sûre des médicaments à ses pension-naires et à leurs représentants légaux.

Le pharmacien contribue dans une large mesure à améliorer la sécurité des médicaments et la qualité de vie en colla-boration avec les responsables du home, le personnel soignant et le médecin traitant. z

Adresses de correspondance

Friedemann Hesse

Institutionsleitung Wohnheim Titlis

Stiftung für Schwerbehinderte Luzern

Rathausen, 6032 Emmen

E-mail: [email protected]

Dr Balthasar Schmid

Pharmacien, See-Apotheke

Kapellplatz 10, 6004 Luzern

E-mail: [email protected]

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