OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS DE HISTORIAS CLÍNICAS Y RESERVA DE CITAS EN EL CENTRO MÉDICO COMFENALCO

CINDY BALSEIRO CABRERA JENIFER CORCHO HURTADOSTIVEN MOSQUERA PUELLO

Informe final del Proyecto de Aula

Presentado a:COMITÉ CURRICULAR

FUNDACIÓN UNIVERSITARIA TECNOLÓGICO COMFENALCOFACULTAD DE INGENIERÍAS

PROGRAMA DE TECNOLOGIA EN SISTEMAS DE INFORMACIONV SEMESTRE

CARTAGENA DE INDIAS D. T. Y C.

OPTIMIZACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE ARCHIVOS DE HISTORIAS CLÍNICAS

Y RESERVA DE CITAS EN EL CENTRO MÉDICO COMFENALCO

CENTRO MEDICO COMFENALCO

MISIÓNMejorar la calidad de vida de sus afiliados y población vulnerable para contribuir al desarrollo social de la región en el contexto de la protección social.

VISIÓNComfenalco Cartagena, en el 2010 será reconocida como la caja de

compensación Familiar modelo del sistema de protección social en Colombia, por la

prestación deservicios de calidad que mejoran la calidad de vida de sus afiliados y población vulnerable, generando valor público y desarrollo social de la región.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA

El Centro Medico Comfenalco es una Entidad Privada Promotora de Salud (EPS) cuya misión es brindar buenos servicios a la sociedad.La evaluación de la calidad de servicios de la salud se ha constituido en una necesidad primordial, sobre todo, en consideración a las ultimas disposiciones legales desprendidas de la ley 100 de 1993 y demás normatividades vigentes en la materia, en especial, el decreto 2309 del año 2002 sobre el Sistema General de Seguridad Social en Salud. El proyecto de investigación que se está realizando, está inclinado hacia el manejo de archivos de historias clínicas y reserva de citas, el cual es el núcleo de trabajo de la entidad promotora de salud (Centro Medico Comfenalco).

Antes de identificar los problemas que actualmente presenta el Centro Medico Comfenalco y encontrar las causas y consecuencias que éste produce, se señalará algunos aspectos que se ven afectados.Toda persona tiene derecho a un estado de salud adecuado, y para que ésta siga evolucionando correctamente se debe llevar un seguimiento continuo de su estado de salud; nada más seguro que una historia clínica. Éste es el punto clave de la investigación: la gestión de archivos de historias clínicas y reserva de citas en el Centro Medico Comfenalco. Este proceso presenta serios problemas, que se podrían llamar así por tratarse de la salud de los pacientes y porque afecta la prestación del servicio: la gestión de archivos de historias clínicas es manual. El sistema (mecanismo) utilizado para diligenciarlas es deficiente, se tarda mucho en realizar los registros y búsqueda de historias clínicas, etc. Todos y cada uno de estos aspectos ya mencionados presentan serios problemas tanto para la entidad como para los pacientes.Las consecuencias que este problema trae para la gestión de archivos de historias clínicas son: duplicación de historias clínicas con la misma identificación de pacientes, riesgos de pérdida de información (historias clínicas), atraso en la búsqueda, etc., para llevar un control de la gestión de archivos de historias clínicas se debe diseñar un software que gestione los procesos relacionados con historias clínicas, permitiendo así, elevar la eficiencia en los procesos de gestión de archivos.

FORMULACION DEL PROBLEMA

¿Cómo diseñar un modelo de gestión de archivos de historias clínicas y reserva de citas mediante el diseño de un software en el Centro Medico Comfenalco?

OBJETIVOS Objetivo general:• Optimizar los procesos de gestión de archivos de historias clínicas y reserva de citas

médicas en el Centro Médico Comfenalco, mediante un software que controle el manejo de la información de dichas historias, para que éste proceso más eficiente.

Objetivos específicos:

• Contribuir con el manejo seguro de la información de las historias clínicas del Centro Medico Comfenalco, actualizando y verificando la documentación de los pacientes, para minimizar los errores producidos por la incoherencia de sus datos.

• Incluir mecanismos de organización para evitar las pérdidas de la información e historias clínicas del Centro Medico Comfenalco, mediante informes y estadísticas previamente realizadas.

• Automatizar los registros de historias clínicas, para que la búsqueda de las mismas sea más ágil y eficaz.

• Implementar un diseño de software que se adapte a la necesidades del Centro Medico Comfenalco, para que los procesos de gestión de historias clínicas y reservas de citas medicas, sean mas eficaces.

JUSTIFICACIÓNLa funcionalidad de una entidad privada depende de los servicios oportunos y eficientes, para lograr satisfacer necesidades de salud y mejorar la calidad de vida de las personas. Ello requiere de un grupo de trabajo que realice muy bien sus actividades, con el fin de alcanzar los objetivos comunes. Las dependencias en particular, tienen responsabilidades propias, y cada una debe contar con personal idóneo que le permita el cumplimiento de las funciones. Para lograr sus propósitos, el Centro Medico Confenalco necesita actualización en los procesos que se desarrollan dentro de la misma, que le permita estar a la vanguardia de los adelantos tecnológicos.Teniendo en cuenta lo anterior, se diseñará un software que gestione todos los procesos relacionados con el manejo de historias clínicas y reserva de citas en el Centro Medico Comfenalco.Es de gran ayuda, que el Centro Medico Comfenalco, cuente, para la gestión de sus procesos, con un software que realice todas las operaciones del manejo de la información, relacionada con archivos de historias clínicas. Ya que con la implementación de este software se contribuirá a elevar el desempeño laboral de la entidad.Un aspecto clave, para la implementación del software a la entidad, es la visión social que mediante este, se proyectará ante la sociedad. Ya que los buenos servicios brindados, sobre todo la buena atención y la eficiencia en el manejo de la información, hará que el Centro Medico Comfenalco esté a la vanguardia de los adelantos tecnológicos, sobre todo en el manejo de la información.La implementación del software al Centro Medico Confenalco, será posible mediante la inserción de un previo conocimiento acerca de su desarrollo, las técnicas utilizadas y el medio en que se realizará, son la base principal para su implementación, por ende, el grupo desarrollador del software, obtendrá conocimientos basándose en las actividades académicas señaladas en el transcurso de su aprendizaje, para hacer posible la inclusión del software a la entidad.

ANALISIS E INTERPRETACION DE DATOS

Requerimientos funcionales

• El sistema debe gestionar todos los procedimientos relacionados con historias clínicas•El sistema debe gestionar todos los procedimientos relacionados con reserva de citas medicas y consultas medicas•El sistema debe gestionar todos los procedimientos relacionados con pacientes•El sistema debe gestionar todos los procedimientos relacionados con informes y estadísticas•El sistema debe gestionar todos los procedimientos relacionados con funcionarios y médicos de la entidad•El sistemas debe gestionar todos los procedimientos relacionados con multas de citas medicas•El sistema debe gestionar todos los procedimientos relacionados con copagos de consultas médicas.

Requerimientos no funcionales

•El sistema debe proporcionar capacidad de memoria para la información almacenada•El dispositivo utilizado para la implementación del software debe tener acceso a la Internet •El dispositivo donde se implementará el software debe tener la suficiente capacidad de procesamiento de información y ser veloz en la ejecución de tareas•Se debe generar soporte impreso de todas las transacciones realizadas y para eso el sistema debe tener acceso a una impresora.•El sistema debe ofrecer diversos niveles de seguridad, en cuanto al grado de responsabilidad funcional de los usuarios, la integridad y protección la información

PROCEDIMIENTO

LISTA DE ENTIDADES

HISTORIA CLINICA: formatos de registro de la información clínica de la salud de los pacientes, observaciones continuas de su estado.

RESERVA DE CITAS MÉDICAS: reserva de consultas de usuarios para ser atendidos en la unidad.

CONSULTAS MÉDICAS: citas con médicos para evaluar su estado de salud. AGENDAS MÉDICAS: calendarios de atención medica de médicos con fechas

estipuladas.EXAMENES: examinaciones físicas o de laboratorio que son realizados a los pacientes

ordenados por los médicos.FORMULAS MEDICAS: documento de donde de formulan las drogas que el paciente

debe tener para el control del diagnostico.SERVICIOS MEDICOS: especialidades a los cuales tiene derecho un pacienteCOPAGOS: valor cancelado por los usuarios dependiendo del estrato, para una

consulta medica.INFORMES: reportes de los procesos realizados en la entidad.CONSULTORIO: sitio establecido para la atención medica de los pacientesPACIENTE: usuario de las entidades a las cuales están afiliados, persona quien solicita

servicio medico.FUNCIONARIO: usuario del sistema, persona quien realiza los procesosMEDICO: persona encargada en el chequeo de los pacientesMULTAS: un pendiente de valor por inasistencia a consulta y no cancelación de

reserva de cita.MEDICAMENTO: droga ordenada para el control del diagnostico

Clases

Reserva de Citas

Historias clínicas

Médicos

Funcionarios

Paciente

Multas de citas

DIAGRAMA DE ENTIDADES DE NEGOCIO

MODIFICAR PACIENTE

LISTAR PACIENTES

REGISTRAR PACIENTE

ESTADISTICA DE PACIENTES AFILIADOS

ESTADISTICA DE PACIENTES DESAILIADOS

CONSULTAR PACIENTE

CONSULTAR ENTIDAD

CONSULTAR SERVICIOS

LISTAR PACIENTESPARTICULARES

LISTAR PACIENTESAFILIADOS

LISTAR PACIENTESDESAFILIADOS

CONSULTAR ESTADO DE A FILIACIÓN

ESTADISTICA DE PACIENTES

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Diagrama de caso de uso de gestión de pacientes Actor: secretaria/recepcionista

Secretaria/Recepcionista