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SISTEMAS DE NOTIFICACIÓN ADRIANA BELÉN ROJAS ORTIZ ESP. GERENCIA Y AUDITORIA DE LA CALIDAD EN SALUD SALUD PÚBLICA 2014

Sistemas de notificación en salud publica

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SISTEMA DE NOTIFICACION SIVIGILA

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SISTEMAS DE NOTIFICACIÓN

ADRIANA BELÉN ROJAS ORTIZ ESP. GERENCIA Y AUDITORIA DE LA CALIDAD EN SALUD SALUD PÚBLICA 2014

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Función esencial asociada a la responsabilidad estatal y ciudadana de protección de la salud, consistente en el proceso sistemático y constante de:

Recolección Análisis Interpretación Divulgación

Datos de Eventos de Interés en

Salud pública

Para la orientación de las acciones de prevención y control de salud pública.

SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

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Se encuentra reglamentada por:

DECRETO 3518 DE 2006 “Crea y reglamenta el Sistema de Vigilancia en Salud Pública y se dictan otras disposiciones”. DECRETO 3039 DE 2007 “Adopta el Plan Nacional de Salud Pública”. DECRETO 2323 DE 2000 “Red Nacional de Laboratorios”. LEY 9 DE 1979 “Determina la obligatoriedad de informar”.

SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

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SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

DECRETO 3518 DE

2006

Aplicado por:

Instituciones e integrantes del SGSSS

Entidades responsables del régimen de

excepción

Organizaciones comunitarias y

comunidad

Otras instituciones de interés fuera del sector, que influyan en la salud

Rige en todo el territorio colombiano y

es de obligatorio cumplimiento

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SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

• Entidades del estado que prestan servicios sanitarios con el propósito de preservar la salud humana y salud pública

ENTIDADES SANITARIAS

• Aquellos eventos considerados como importantes o trascendentes para la salud colectiva por parte del MPS, teniendo en cuenta criterios de frecuencia, gravedad, comportamiento epidemiológico, posibilidades de prevención, que requieren ser enfrentados con medidas de salud pública.

EVENTOS DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA

• Conjunto de medidas de salud pública y demás precauciones sanitarias aplicadas por la autoridad sanitaria, para prevenir, mitigar, controlar o eliminar la propagación de un evento que afecte o pueda afectar la salud de la población.

MEDIDAS SANITARIAS

DECRETO 3518 DE 2006 DEFINICIONES

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SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

• Es la guía técnica y operativa que estandariza los criterios, procedimientos y actividades que permitan sistematizar las actividades de vigilancia de los eventos de interés en salud pública.

PROTOCOLO DE VIGILANCIA EN SALUD

PÚBLICA

• Es la entidad pública responsable de la investigación, confirmación y configuración de los eventos de interés en salud pública, con base en cualquier información suministrada por las Unidades Primarias Generadoras de datos y cualquier otra información obtenida a través de procedimientos epidemiológicos.

UNIDAD NOTIFICADORA

• Es la entidad pública o privada que capta la ocurrencia de eventos de interés en salud pública y genera información útil y necesaria para los fines de Vigilancia en salud Pública, SIVIGILA.

UNIDAD PRIMARIA GENERADORA DE

DATOS- UPGD

DECRETO 3518 DE 2006

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SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

OBJETIVOS

Mantener actualizado el conocimiento del comportamiento de las enfermedades y/o eventos en salud en cualquier región o país donde se presente.

Establecer la susceptibilidad y el riesgo de la población a las enfermedades o eventos bajo vigilancia.

Formular medidas adecuadas de vigilancia, prevención y control según el nivel de complejidad de cada IPS.

Evaluar los resultados de las medidas de intervención realizadas y las acciones de vigilancia y control desarrolladas y planteadas en los planes de contingencia.

DECRETO 3518 DE 2006

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ARTÍCULO 17: OBLIGATORIEDAD DE LA INFORMACIÓN DE INTERÉS EN SALUD PÚBLICA. Sin perjuicio de la obligación de informar al Sistema de Vigilancia en Salud Pública - SIVIGILA- por parte de sus integrantes, la comunidad podrá concurrir como fuente informal de datos. En todo caso, cuando se trate de hechos graves que afecten la salud, toda persona natural o jurídica que conozca del hecho deberá dar aviso en forma inmediata a la autoridad sanitaria competente, so pena de hacerse acreedor a las sanciones establecidas en el presente decreto.

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ARTÍCULO 20: NOTIFICACIÓN OBLIGATORIA Todos los integrantes del SIVIGILA que generen información de interés en salud pública, deberán realizar la notificación de aquellos eventos de reporte obligatorio definidos en los modelos y protocolos de vigilancia, dentro de los términos de estructura de datos, responsabilidad, clasificación, periodicidad y destino señalados en los mismos y observando los estándares de calidad, veracidad y oportunidad de la información notificada.

DECRETO 3518 DE 2006

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ARTÍCULO 22. FLUJO DE INFORMACIÓN El Sistema de Vigilancia en Salud Pública, SIVIGILA, contará con las Unidades Primarias Generadoras de Datos (UPGD), responsables de la captación inicial de datos y de su transferencia a las Unidades Notificadoras, las cuales serán responsables de la configuración de casos de los eventos bajo vigilancia en el nivel municipal, departamental o distrital según corresponda; y de estos al nivel nacional para su consolidación en el Sistema de Información para la Vigilancia en Salud Pública. El Ministerio de la Protección Social, en cumplimiento de acuerdos internacionales en materia de vigilancia en salud pública, informará los datos de vigilancia que requieran los organismos internacionales.

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ARTÍCULO 23. ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN. Todos los responsables del Sistema de Vigilancia en Salud Pública deberán realizar el análisis del comportamiento de los eventos sujetos a la vigilancia en salud pública, acorde con los lineamientos establecidos en los modelos y protocolos de vigilancia en salud pública, con el objeto de orientar las intervenciones en salud dirigidas al individuo y a la colectividad y la formulación de planes de acción en salud pública en su jurisdicción.

DECRETO 3518 DE 2006

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ARTÍCULO 37. COMITÉS DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA. Los departamentos, distritos y municipios crearán Comités de Vigilancia en Salud Pública en sus respectivas jurisdicciones, los cuales estarán integrados por representantes regionales de los distintos sectores involucrados en el desarrollo de la red de vigilancia. El Comité de Vigilancia en Salud Pública definirá su propio reglamento, se reunirá ordinariamente una (1) vez al mes y será presidido por el Director Territorial de Salud. La Secretaría Técnica estará a cargo del responsable del área de salud pública de la Dirección Territorial de Salud. Cuando la especificidad del tema a tratar por parte del Comité así lo requiera, se podrá invitar a participar a expertos en las áreas temáticas, quienes tendrán voz, pero no voto.

DECRETO 3518 DE 2006

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Comités de Vigilancia en Salud Pública

DECRETO 3518 DE 2006

Comité de Vigilancia

Epidemiológica COVE

Comité de Infecciones

Intrahospitalarias

Comité de estadísticas

vitales

Comité de Vigilancia

Epidemiológica Comunitaria,

COVECOM

EPS IPS

RÉGIMEN ESPECIAL

Comité de Vigilancia en Salud Pública

Institucional

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ARTÍCULO 39. RESPONSABILIDADES FRENTE A LA OBLIGATORIEDAD DE LA INFORMACIÓN EPIDEMIOLÓGICA. Las Unidades Primarias Generadoras de Datos y las Unidades Notificadoras son responsables de la notificación o reporte obligatorio, oportuno y continuo de información veraz y de calidad, requerida para la vigilancia en salud pública, dentro de los términos de responsabilidad, clasificación, periodicidad, destino y claridad. El incumplimiento de estas disposiciones dará lugar a las sanciones disciplinarias, civiles, penales, administrativas y demás, de conformidad con las normas legales vigentes.

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ARTÍCULO 41. MEDIDAS SANITARIAS. Con el objeto de prevenir o controlar la ocurrencia de un evento o la existencia de una situación que atenten contra la salud individual o colectiva, se consideran las siguientes medidas sanitarias preventivas, de seguridad y de control: • Aislamiento o internación de personas y/o animales enfermos; • Cuarentena de personas y/o animales sanos; • Vacunación u otras medidas profilácticas de personas y animales; • Control de agentes y materiales infecciosos y tóxicos, vectores y reservorios; • Clausura temporal parcial o total de establecimientos; • Suspensión parcial o total de trabajos o servicios;

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ACTIVA

TIPOS DE SISTEMAS

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TIPOS DE EVENTOS

ERRADICACIÓN

Ausencia de casos y agente causal. (PFA)

CONTROL

INTERNACIONAL

Disminución de la incidencia de la enfermedad, CON SEGUIMIENTO A NIVEL INTERNACIONAL.

(fiebre amarilla, peste y cólera, H1N1.)

ELIMINACIÓN

Ausencia de casos, a pesar de que persiste el agente

causal. (tétanos neonatal, sarampión, lepra, sífilis

congénita, rabia en humanos, rubéola, síndrome de rubéola congénita)

CONTROL

Disminución de la

incidencia de la

enfermedad.

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CALENDARIO EPIDEMIOLÓGICO

Es una herramienta utilizada a nivel nacional e internacional para agrupar eventos epidemiológicos de interés en salud pública, alrededor de un periodo

de tiempo determinado y notificarlo a los entes reguladores

SEMANA EPIDEMIOLÓGICA

Es el lapso comprendido entre el día domingo y el día sábado siguiente.

PERIODO EPIDEMIOLÓGICO

Es el conjunto de tiempo conformado por cuatro semanas epidemiológicas seguidas.

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CALENDARIO EPIDEMIOLÓGICO

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CALENDARIO EPIDEMIOLÓGICO

El calendario Epidemiológico divide

los 365 días del año en 13 periodos y 52

semanas epidemiológicas

Cada semana epidemiológica va desde el día domingo a las 0:00 horas hasta el siguiente sábado a las 12:00 p.m.

Señala fechas que ayudan a

vigilar el estado de los

índices de salud de la

comunidad y a construir el

buen estado de salud

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NOTIFICACIÓN DE ENFERMEDADES

Actualmente se notifican 47 enfermedades

Mortalidades

Brotes

Tienen distinta forma y periodicidad de notificación

Notificación inmediata

Notificación semanal

Notificación diaria

•Médico •Enfermera Jefe S.S.O. •Auxiliares de Vigilancia en SP

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CODIFICACIÓN DE EVENTOS

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FICHAS EPIDEMIOLÓGICAS

COLECTIVO

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FICHAS EPIDEMIOLÓGICAS

INDIVIDUAL

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SISTEMA DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

Es la guía técnica y operativa que estandariza los criterios, procedimientos y actividades que permitan sistematizar las actividades de vigilancia de los eventos de interés en salud pública. Existen 47 protocolos de las diferentes enfermedades a notificar.

PROTOCOLOS DE VIGILANCIA EN SALUD PÚBLICA

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CORREO ELECTRÓNICO

En el asunto enunciar el departamento, semana de notificación y año. En cuerpo del correo: - Porcentaje de cumplimiento en la notificación semanal de UNM indicando el (Numerador/Denominador). - Porcentaje de cumplimiento en la notificación semanal de UPGD indicando el (Numerador/Denominador). - Listado con los municipios silenciosos (describir las razones del silencio por

municipio - si no se conocen las razones, especificar). - Eventos objeto de notificación negativa. - Novedades que deban ser tenidas en cuenta en el INS respecto al cargue de información de la semanas. - Datos del referente de Sivigila: nombre, teléfono fijo y/o celular, correo institucional. datos de coordinador de vigilancia: nombre, teléfono fijo y/o celular, correo institucional.

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CARACTERICE

Ante la presencia de 10% o más semanas con notificación negativa en las UPGD, realice búsqueda activa institucional, si encuentra que la prestadora no capta por lo menos un evento semanal, reclasifíquela como UI. UNIDAD INFORMADORA UI: UPGD especial considerada fuente de información del sistema de vigilancia en salud pública, proveniente de instituciones prestadoras o no de servicios de salud o personas naturales (que presten o no servicios de salud) que capten eventos de interés en salud pública, cuya notificación es esporádica (solo notifican cuando se presenta el evento).

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SILENCIO EPIDEMIOLÓGICO

Las UND (departamentales y distritales), UNM y UPGD que: No envíen a tiempo los datos. No remitan los archivos planos en la estructura definida por el INS. Notifiquen en la semana epidemiológica solo eventos que se vigilan en el departamento o Distrito. Los municipios que solo reporten el informe de prevención y control de la rabia

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RETROALIMENTACIÓN

La realimentación enviada por el INS a las UND es un insumo fundamental para el conocimiento de sus eventos de interés en salud pública atendidos en diversas instituciones que no se encuentran en su territorio, pero que aportan a la incidencia o prevalencia real de los eventos, además de generar alertas para la identificación de casos relevantes que no son observables en la notificación que reciben semanalmente.

UND

Sivigila 2014 V1.0.0

UNM de procedencia

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ACCIONES A REALIZAR

VISITAS DE INVESTIGACIÓN DE CAMPO

BÚSQUEDAS ACTIVAS COMUNITARIAS

BÚSQUEDAS ACTIVAS INSTITUCIONALES

UNIDAD DE ANÁLISIS POR MORTALIDADES

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ACCIONES A REALIZAR

VISITAS DE INVESTIGACIÓN DE CAMPO

Las realiza el personal disponible para la vigilancia en salud pública de la autoridad municipal.

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ACCIONES A REALIZAR

BÚSQUEDAS ACTIVAS COMUNITARIAS

Se realiza a través de un rastreo en la comunidad habitualmente a partir de entrevistas casa a casa, etc.

Realizar la búsqueda activa de muertes maternas, perinatales y neonatales tardías en la comunidad a través de los equipos de trabajo extramural que realizan actividades de salud pública.

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ACCIONES A REALIZAR

BÚSQUEDAS ACTIVAS INSTITUCIONALES

Se realiza a partir de la revisión de registros de CE, Urgencias, Hospitalización y Laboratorio Clínico.

Las UPGD deben realizar el BAI mediante los RIPS a través del modulo del Sianiesp del SIVIGILA.

Las UPGD deben realizar los BAI y enviar el consolidado de los resultados del BAI a los encargados de la vigilancia de nivel municipal.

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ACCIONES A REALIZAR

UNIDAD DE ANÁLISIS POR MORTALIDADES

Se debe realizar reunión (unidad) de análisis a toda muerte relacionada con un evento de interés en salud pública.

Máximo 25 días después de la notificación de la muerte.

Metodología a utilizar: “Ruta de la Vida, camino a la supervivencia”

Page 50: Sistemas de notificación en salud publica

El aplicativo SIANIESP fue desarrollado e integrado a SIVIGILA dentro del marco del Proyecto piloto de viabilidad y factibilidad del uso de los RIPS como fuente de información para la vigilancia en salud pública, liderado por el Grupo de Epidemiología Aplicada – GEA del Instituto Nacional de Salud.

Objetivos: • Disponer a las UPGD de una herramienta que permita el uso de los RIPS como

fuente de información para el apoyo en la notificación. • Realizar la consolidación de los RIPS en cada uno de los actores del sistema para

la notificación de los mismos dentro del flujo semanal SIVIGILA.

Sistema de Información de Apoyo a la Notificación e Investigación de Eventos en Salud Pública.

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RIPS - Registro Individual de Prestaciones en Salud

CT = Archivo de control AF = Archivo de las transacciones US = Archivo de usuarios AD = Archivo de descripción agrupada AC = Archivo de consulta AP = Archivo de procedimientos

Que son: Es el conjunto de datos mínimos y básicos que el Sistema General

de Seguridad Social en Salud requiere para los procesos de dirección,

regulación y control, y como soporte de la venta de servicio (Definición Resolución

3374 de 2000 del MSPS)

Quien los genera: Todas las Instituciones Prestadoras de servicios de Salud

– IPS, cuando prestan sus servicios a los usuarios del sistema.

Como se reportan: En archivos de tipo texto, con la estructura definida en el

anexo técnico de la Res. 3374/2000 del MSPS.

Cuando se reportan: Finalizada la atención de los usuarios (actualmente

con periodicidad mensual, para el proceso de vigilancia se requiere de un

reporte semanal)

AH= Archivo de hospitalización AU= Archivo de urgencias AN= Archivo de recién nacidos AM= Archivo de medicamentos AT = Archivo de otros servicios

Tipos de Archivo

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RIPS - Registro Individual de Prestaciones en Salud

JUEGO DE RIPS Contenido del Archivo de control CT

Vista del Archivo AP en bloc de notas.

Vista del Archivo AP en Excel.

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SIANIESP Inicio, configuración, uso y notificación

Pasos:

1. Iniciar el aplicativo desde SIVIGILA

2. Aplicar la configuración Inicial de SIANIESP

3. Importar / Consolidar juego(s) de RIPS

4. Búsqueda Activa Institucional - BAI

5. Morbilidad por IRA-EDA

6. Informe de eventos de interés

7. Primeras causas de morbilidad

8. Notificación

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1. Iniciar SIANIESP

El acceso a SIANIESP se obtiene desde el

escritorio de SIVIGILA 2014 haciendo clic en el

botón etiquetado como SIANIESP

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2. Configuración Inicial SIANIESP

Al Iniciar SIANIESP por primera vez se solicita al usuario

configurar la UPGD que notifica…

En este formulario debemos registrar el código de la UPGD que notifica, su Razón social y confirmar si deseamos Reinicializar las Bases de Datos (Dejarlas con Cero “0” registros) al generar una Notificación.

Una vez presionado el botón Terminar se presentará el escritorio o pantalla principal de SIANIESP.

Registro del Código: UPGD= Cód. de habilitación 12 caracteres Municipios = Cód. DANE 5 caracteres * Departamentos = Cód. DANE 2 caracteres * Aseguradoras = Cód Supersalud* *completar la longitud del campo con ceros

Procesar solo eventos de interés en salud pública (EISP), le indica al sistema que no se procesara el 100% de los RIPS, solo los registros que correspondan a EISP.

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Escritorio de SIANIESP S

ISTE

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S D

E N

OTI

FIC

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3. Importar y Consolidar RIPS

Mediante este proceso cargaremos los datos contenidos en los archivos planos RIPS, resultado de las atenciones en salud realizadas a determinados usuarios en un periodo determinado, accedemos al proceso presionando el botón etiquetado Importar RIPS que se encuentra en el escritorio de SIANIESP .

Un juego de RIPS puede

contener hasta 11 tipos de

archivos.

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3. Importar y Consolidar RIPS

Para realizar la generación de la BAI, en la importación se

debe contar con un mínimo de archivos que hará que

SIANIESP realice una carga exitosa.

Los archivos mínimos son:

CT= Control

AF= Transacciones

US= Usuarios

y cualquiera de los tres siguientes: AC= Consultas AU= Urgencias AH= Hospitalización Puede ser uno, dos o los tres.

Importante: No podrán ser consolidados los juegos de RIPS que

no contengan el archivo de las transacciones AF.

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3. Importar y Consolidar RIPS

Al iniciar el proceso…

Cuando se encuentra activado el procesamiento de RIPS solo para los eventos de

interés en salud pública se verá la ventana de carga con la siguiente etiqueta…

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3. Importar y Consolidar RIPS

La carga de RIPS se puede realizar de dos formas, el usuario debe

elegir cual es la mas apropiada, según sea su caso:

Botón 1-Archivo CT

Permite la carga de un (1) solo juego de

archivos RIPS, al presionarlo el usuario

debe ubicar la carpeta en donde se

encuentre el juego de archivos y deberá

seleccionar de ésta carpeta el archivo de

Control CT luego presionará el botón

Seleccionar para iniciar la importación y

su consolidación.

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3. Importar y Consolidar RIPS

Si en la carpeta especificada por el usuario, existe mas de

un juego de RIPS, deberá repetir el procedimiento para

seleccionar otro archivo CT correspondiente a un nuevo

juego de RIPS a importar.

Resumiendo: Si el usuario cuenta con mas de dos juegos

a importar esta opción no es la recomendada.

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Page 62: Sistemas de notificación en salud publica

3. Importar y Consolidar RIPS

Botón 1-Ruta / Carpeta En algunos escenarios se cuenta con una

gran cantidad de juegos RIPS, donde la

carga de éstos uno a uno se hace demasiado

dispendiosa, por lo cual se recomienda

realizar una carga automática con solo ubicar

la carpeta principal que contiene los RIPS .

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3. Importar y Consolidar RIPS

Al Presionar éste botón el sistema

solicita al usuario que ubique y

seleccione la ruta en donde tiene

almacenado los RIPS, al iniciarse el

proceso de lectura se cargaran todos

los juegos contenidos en la carpeta,

sin importar el nivel o subnivel donde

se encuentren.

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3. Importar y Consolidar RIPS

Finalizado el proceso de importación y consolidación de RIPS veremos el total de registros importados y el total de registros consolidados.

En algunos casos el

total de consolidados

no es igual al total de

importados y obedece

a que algunos usuarios

y/o atenciones ya

consolidados

previamente no se

consolidan para no

generar duplicidad en

los registros.

SIS

TEM

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Page 65: Sistemas de notificación en salud publica

3. Importar y Consolidar RIPS

Al finalizar la carga de RIPS se puede presentar un botón RIPS con errores informándonos que se registraron errores en el proceso de carga. Esos errores obedecen a un mal registro de los datos permitidos en las variables de cada uno de los archivos, al presionarlo veremos la descripción del error, en que archivo se detecto el error, la línea o registro que contiene el error, y la ruta donde se encuentra el archivo con error.

Recuerde: SIANIESP NO ES UN VALIDADOR, y

antes de proceder con la carga de RIPS, éstos deben

pasar por una malla de validación previa.

SIS

TEM

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DE

NO

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Page 66: Sistemas de notificación en salud publica

3. Importar y Consolidar RIPS

Se debe tener en cuenta que la ruta o carpeta donde se encuentren los RIPS debe tener acceso de lectura y escritura por cuanto SIANIESP modifica el nombre de cada uno de los archivos antecediendo el texto SIANIESP_ al nombre original del archivo una vez consolidados los datos de los archivos. No se debe realizar una carga directa de RIPS desde una unidad CD o DVD ya que su acceso esta limitado solo a la lectura.

Tener un juego de RIPS bajo esta nomenclatura nos indica que los datos fueron consolidados en SIANIESP.

RIPS Original RIPS Consolidados

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Page 67: Sistemas de notificación en salud publica

4. Generación de la BAI

Una vez cargados los RIPS en SIANIESP ingresamos a la ventana que nos

generará la BAI, esta ventana la obtenemos presionando el botón etiquetado

como Búsqueda Activa Institucional ubicado en el escritorio del sistema.

Y seleccionamos el tipo de búsqueda…

Podremos

seleccionar

los solo eventos

que deseemos

procesar

haciendo clic en

SIS

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DE

NO

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Page 68: Sistemas de notificación en salud publica

4. Generación de la BAI

Selección de eventos a procesar

Aquí el usuario

puede

seleccionar los

eventos que se

procesaran al

ejecutar la BAI y

presionamos

Continuar..

Regresamos nuevamente a la BAI y

seleccionamos el tipo de búsqueda deseada.

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Page 69: Sistemas de notificación en salud publica

4. Generación de la BAI

Para iniciar la generación ingresamos el código de la UPGD y fechas de

proceso…

El código de la UPGD no

es necesario digitarlo,

salvo que se encuentren

consolidados varias

UPGD y deseemos

generar BAI a una

especifica. Podremos

digitar en él solo el

código del Departamento

y/o Municipio de donde

deseemos generar la

BAI.

Para generar la BAI

presionamos finalmente

Procesar.

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Page 70: Sistemas de notificación en salud publica

4. Generación de la BAI

Obtenido el resultado de la BAI procedemos a imprimirlo o a enviarlo a un

archivo ya sea formato XLS o TXT.

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