Toimittaja- ja kuljetussopimukset

Saima JoutsiniemiLääketukkukauppatiimin vetäjäDRA Consulting Oy

Vastuunalaisen johtajan ajankohtaispäivä Lääketietokeskus, 25.9.2014

Mitä miettii vastuunalainen johtaja?

• Mistä vastuuni alkaa ?

• Miten varmistun tuotteiden laadusta ?

• Miten varmistun tuotteiden saatavuudesta ?

Toimittaja- ja kuljetussopimukset

• Montako toimittajaa?

• Montako kuljetussopimusta?

• Kenen vastuulla kuljetukset?

13.04.2023 3

Sopimusten merkitys

• Toimittaja- ja kuljetussopimuksilla varmistutaan, että tuotteet ostetaan lailliselta toimijalta ja että eri osapuolten vastuut on kuvattu ja dokumentoitu

• EU GDP –ohjeessa näitä aiheita koskevat kohdat:• 5.2 Tavaran tai palvelujen toimittajien kelpuuttaminen• 7 Ulkoistetut toiminnot• 9 Kuljetus

• Sopimukset ovat vastuunalaiselle johtajalle erittäin tärkeä tapa varmistua, että tuotteiden laatu säilyy koko hankinta- ja kuljetusketjun ajan

13.04.2023 4

Lääkkeiden toimitusketjut

• Lääkkeiden toimitusketjut vaihtelevat nykyisin huomattavasti• Perinteisessä mallissa toimitukset tulevat Suomeen suoraan

erävapautuksen tehneeltä eurooppalaiselta tehtaalta

13.04.2023 5

Lääkkeiden toimitusketjut

• Nykyisin yleistyvä malli on niin sanottu 3PL (3rd party logistics), joissa eri tehtailta tulee tuotteita eurooppalaiseen keskusvarastoon ja sieltä toimituksia edelleen Suomeen

• Tällaisessa mallissa on tärkeä hahmottaa kuka on sopimuskumppani, mistä asioista hän vastaa itse ja mitkä asiat on ulkoistettuja

• Esim. keskusvaraston toiminta voi olla ulkoistettu. • Vastuut ja ulkoistukset oltava selkeästi sopimuksessa mainittuna.

13.04.2023 6

Toimittajasopimukset, mitä vastuunalaisen tulee tehdä• Katselmoi toimittajasopimus läpi ja tarkasta seuraavat seikat:

1) Kuka on toimittaja? • Etsi toimittajan toimilupa unionin tietokannasta. • Jos et löydä lupaa tietokannasta selvitä luvan olemassaolo suoraan

toimittajalta. • Dokumentoi luvan tarkastaminen. • Toista vuosittain.

eudragmdp.ema.europa.eu

13.04.2023 7

Toimittajasopimukset, mitä vastuunalaisen tulee tehdä2) Tarkasta, että sopimustekstissä kerrotaan

• Osapuolten väliset vastuut toimittamista, toimituksen aikaista varastoimista ja kuljetuksia koskien.

• Osa sopimuksista on laajoja yleissopimuksia, joissa määritellään myyntilupien ylläpitoon tai pakkausmateriaaleihin liittyviä vastuita. Oltava tarkkana, että tällöin toimittamisesta ja kuljetuksista on todettu riittävällä tarkkuudella.

13.04.2023 8

Kuljetukset toimittajan vastuulla,mitä vastuunalaisen tulee tehdä• Tarkasta toimittajasopimuksesta mitä kuljetusvastuista todetaan

• Tyypillisimmin lähettäjä (=toimittaja) vastaa kuljetuksesta • Kuljetuslauseke DDP (delivered duty paid)• Tämä lause kertoo vain rahdin ja verojen maksajan. Lisäksi sovittava

kuljetukseen liittyvistä laatuvaatimuksista• EU GDP-ohjeen luku 9 koskee kuljetuksia ja toimittajan vastatessa

kuljetuksista sopimuksesta tulisi löytyä maininta, että kuljetukset suoritetaan EU GDP –ohjeen mukaisesti

13.04.2023 9

Kuljetukset toimittajan vastuulla,mitä vastuunalaisen tulee tehdä

• Kuljetuksen aikaisen lämpötilaseurannan toteutus suunniteltava yhteistyössä lähettäjän ja vastaanottajan kanssa

• Loggerien pysäyttäminen ja purkaminen• Tietojen arviointi• Erien myyntiin vapauttaminen tai myynnistä pidättäminen selvitysten ajan

13.04.2023 10

Kuljetussopimukset yleisesti

• Kuljetusliike on erittäin merkittävä kumppani laatuasioissa, koska ongelmat kuljetuksessa koskevat yleensä isoa tuotemäärää kerralla ja kuljetuksissa ilmenneet ongelmat aiheuttavat helposti ongelmia tuotteiden saatavuudessa.

• Sen vuoksi kuljetusjärjestelyjä on aiheellista arvioida kriittisesti myös vastaanottajan toimesta, vaikka vastuu kuljetuksista olisikin lähettäjällä.

13.04.2023 11

Kuljetukset vastaanottajan vastuulla

• Myös vastaanottaja voi vastata kuljetuksista• Vaatii yleensä enemmän työtä toimintaa aloitettaessa, mutta

mahdollistaa sopimuskumppanin valinnan ja toiminnan suoran ohjaamisen

• Solmittava sopimus jonkin kuljetusliikkeen kanssa• Arviointi ja valinta• Sopimuksen solmiminen ja vastuiden määrittely• Toiminnan seuranta ja palaute säännöllisesti• Poikkeamiin puuttuminen välittömästi

• Asianmukainen ohjeistus aiheesta toimintaohjeisiin• Vastuunalaisen oltava aktiivisesti mukana toimintaa

käynnistettäessä sekä myöhemmin toiminnan seurannassa.

13.04.2023 12

Yhteenveto

• Toimittaja- ja kuljetussopimusten merkitys kasvanut

• Ovat vastuunalaiselle johtajalle tärkeitä dokumentteja, jotka aiheellista tuntea

• Sopimusten laatimiseen, tarkastamiseen ja muokkaamiseen käytetty aika voi maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin, koska hyvin laadittujen sopimusten avulla voidaan välttää laatupoikkeamia.