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Medio para transmitir información, a la forma de
programar y ejecutar acciones de entrenamiento
y a la evaluación de resultados.
¿Qué es capacitación?
DETECCION DE
NECESIDADES DE
CAPACITACION
PLANES Y
PROGRAMA DE
CAPACITACION
EVALUACIÓN DE
LOS RESULTADOS
EJECUCION DE LA
CAPACITACION
CICLO DEMING ISO 10015
ANALIZAR
HACER
PLANEAR EVALUAR
Ciclos de la capacitación
Desafíos actuales
El que una persona adquiera conocimientos o habilidades, volviéndose más competente no implica necesariamente que modifique su comportamiento laboral. De otro lado, el cambio en su comportamiento laboral no implica necesariamente una mejora en el desempeño individual y organizacional.
ISO 9001:2008
6.2. RECURSOS HUMANOS:
6.2..1 Generalidades:
El personal que realice trabajos que afecten a la conformidad con los requisitos del producto debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencia apropiadas.
6.2.2 Competencia, formación y toma de conciencia: la organización debe:
b) Cuando sea aplicable, proporcionar formación o tomar otras acciones para lograr la competencia necesaria,
c) Evaluar la eficacia de las acciones tomadas,
e) Mantener los registros apropiados de la educación, formación, habilidades y experiencia
La ISO 9001:2008 es la base del sistema de gestión de la calidad ya que es una norma internacional y que se centra en todos los elementos de administración de calidad con los que una empresa debe contar para tener un sistema efectivo que le permita administrar y mejorar la calidad de sus productos o servicios. Los clientes se inclinan por los proveedores que cuentan con esta acreditación porque de este modo se aseguran de que la empresa seleccionada disponga de un buen sistema de gestión de calidad (SGC).
RECOPILACIÓN DEL MATERIAL Y DATOS PARA INSTRUCCIÓN
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA
DE CAPACITACIÓN
FORMACIÓN O CONTRATACIÓN
DE INSTRUCTORES
IMPLEMENTACIÓN DE LA
CAPACITACIÓN
EVALUACIÓN Y CONTROL DE
LOS RESULTADOS
INFORME DE LOS
RESULTADOS
ELECCIÓN DE LOS MÉTODOS DE INSTRUCCIÓN
APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS
DEL APRENDIZAJE
DNC ESPECÍFICA
Fase 1 Fase 3
Fase 4
Fase 5
Fase 6 Fase 7 Fase 8
Fase 9
Fase 2
R E T R O I N F O R M A C I Ó N
RETROINFORMACIÓN
+ -
Etapas del proceso de capacitación
Rompiendo paradigmas
TRADICIONALMENTE
CARGO TAREA
“La tarea trasciende a otro nombre y además es tan solo una parte de lo que se espera de una cargo”
UN NUEVO ENFOQUE
CARGO
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
COMPETENCIAS
¿Qué son las competencias?
COMPETENCIAS se
desarrollan
A través de
Aprendizaje activo
Reflexión
Que permiten
Resolver problemas
Un contexto particular de la
profesión
en
Diversos saberes
Saber conocer
Saber hacer
Saber ser
movilizando
INVENTARIO DE
NECESIDADES DE
CAPACITACIÓN
DIAGNOSTICO DE LA SITUACIÓN
PROGRAMAS DE
CAPACITACIÓN
DECISIÓN EN CUANTO A ESTRATEGIA
RETROALIMENTACIÓN
EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN
IMPLEMENTACIÓN O ACCIÓN
EVALUACIÓN DE LOS
RESULTADOS DEL CAPACITACIÓN
EVALUACIÓN Y CONTROL
• Logro de los objetivos de la organización
• Determinación de los requisitos básicos de los empleados
• Resultados de la Evaluación de Desempeño
• Análisis de Problemas en la Producción (a priori o a posteriori)
• Análisis de Problemas de Personal
• Análisis de Informes y otros datos
• Otros
• A quién
• Cómo
• En qué aspectos
• Dónde
• Cuándo
• Cuánto
• Quién
• Aplicación del Programa
Interna
Externa
• Lugar y responsables a cargo de la capacitación
• Seguimiento
• Verificación o medición
• Comparación de la situación actual con la situación anterior
RESULTADOS SATISFACTORIOS
RETROALIMENTACIÓN
RESULTADOS INSATISFACTORIOS
Proceso de capacitación
Técnicas
Diagnóstico de Necesidades de
Capacitación
A PRIORI (FUTURO) • Expansión de la empresa • Movimientos de personal • Cambios en programas de
trabajo • Reducción de número de
trabajadores
A POSTERIORI (VIGENTES) • Baja Productividad • Ausentismo • Faltas injustificadas • Mala atención a clientes • Comunicaciones deficientes • Número excesivo de quejas
OTROS INDICADORES
Sistema Organizacional (Nivel
de análisis de la organización)
• Misión • Visión • Objetivos
Evaluación de
desempeño Perfil del puesto
Nivel de análisis
Sistema de Capacitación (Nivel
de análisis de RR.HH)
• Análisis de la fuerza laboral.
• Nivel de desempeño • Recursos asignados
Sistema de adquisición de
habilidades (Nivel de Análisis de puestos) • Aptitudes / Actitudes • Desempeño individual • Identificación de tareas
Nivel de análisis
Cuestionarios Entrevistas de
salida
Diagnóstico de necesidades de capacitación
Reuniones de
trabajo
Fuente: Elaboración propia
Diagnóstico de necesidades de capacitación
Page 15
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
VISIÓN, MISIÓN, VALORES
PLANES Y PROGRAMAS
CRECIMIENTO
REDUCCIÓN
DIVISIÓN
RENTABILIDAD
CULTURA ORGANIZACIONAL
VALORIZACIÓN DEL R. H.
CLIMA ORGANIZAACIONAL
DESEMPEÑO/COMPETITIVIDAD
COMPETENCIAS REQUERIDAS
CONCEPTO DE CAPACITACIÓN
Sistema organizacional Sistema de capacitación Sistema de adquisición de
habilidades
ANÁLISIS DE LA FUERZA LABORAL
NÚMERO DE TRABAJADORES
EDAD PROMEDIO
NIVEL ACADÉMICO PROMEDIO
HABILIDADES REQUERIDAS
ROTACIÓN & AUSENTISMO
DESEMPEÑO PROMEDIO
TIEMPO DE INDUCCIÓN
POTENCIAL DE RECLUTAMIENTO
RECURSOS ASIGNADOS
JERARQUÍA-AUTORIDAD ASIGNADA
NIVEL DE ESPECIALIZACIÓN REQ.
ALCANCE Y VERSATILIDAD
ANÁLISIS A NIVEL DE LA PERSONA
APTITUDES Y ACTITUDES
CONDUCTAS
CAPACIDAD DE APRENDIZAJE
PERSONALIDADES
DESEMPEÑO INDIVIDUAL
ANÁLISIS DE LAS OPERACIONES
ESTÁNDARES DE DESEMPEÑO
IDENTIFICACIÓN DE TAREAS
MÉTODOS DE TRABAJO
INVOLUCRAMIENTO DE LA SUPERV.
RESPONSABLES
APOYADORES
Detección de necesidades
EN QUÉ ESTÁ FALLANDO?
POR QUÉ ESTÁ FALLANDO?
DESCARTAR FACTORES EXTERNOS
DETERMINAR BRECHA
HABILIDADES DESARROLLADAS
CONOCIMIENTO DISPONIBLE
ACTITUDES IMPLICADAS
Por ejemplo:
Importancia del Diagnóstico de Necesidades de Capacitación
Concepto
Beneficios Aplicación
• Es el proceso que
orienta la estructura y
desarrollo de planes y
programas de
Formación, para el
establecimiento y
fortalecimiento de
conocimientos,
habilidades o actitudes
en los colaboradores de
una organización, a fin
de contribuir en el logro
de objetivos de la
misma.
• Establece la situación
ideal: nos informa acerca
de los conocimientos,
habilidades y actitudes,
debería tener el personal,
de acuerdo a su función o
al desempeño laboral.
• Nos permite verificar el
presupuesto asignado por
cada gerencia y ajustarlo al
DNC
• Establece la situación Real
permite aportar datos
preciosos del grado de
conocimientos, habilidades
y actitudes que el
colaborador debe poseer
para el buen desempeño
en su puesto de trabajo.
• Difusión a las gerencias
del proceso a llevarse a
cabo.
• Cronograma de
levantamiento de
necesidades con cada
gerencia
• Cruce de información
recogida sobre la base
de: actualización de
conocimientos, perfil del
puesto, presupuesto
establecido,
• Entrega de información
a las gerencias con
resultados.
Diseño del programa de capacitación
Personal en capacitación o educandos
Métodos de capacitación o recursos instrumentales
Asunto o contenido del a capacitación
Instructor y/o Capacitador
Local de capacitación
Objetivos de la capacitación
¿Quién debe ser capacitado?
¿Cómo capacitar?
¿En qué capacitar?
¿Quién capacitará?
¿Dónde se capacitará?
¿Para qué capacitar?
Fuente: Gestión del Talento Humano, Idalberto Chiavenato, 2009
Una vez elaborado, aprobado y confeccionado el programa que permitirá que el proyecto de capacitación se lleve a cabo, el siguiente paso es su operativización
El desarrollo de este punto, requiere un trabajo sistemático
muy amplio, con es estudio detallado de cada técnica.
Trabajo
TIPOS DE CAPACITACIÓN
Clase Teléfono Computador
MEDIOS DE CAPACITACIÓN
Capacitación en el puesto Técnicas en clase
TECNICAS DE CAPACITACIÒN
Lectura Instrucción
programada E-learning
Capacitación por
computadora
Capacitación en clase
Aplicación del programa de capacitación
En la evaluación del aprendizaje nos preocupamos por conocer qué aprendieron los participantes, si lograron las competencias previstas.
La evaluación para el aprendizaje se refiere al aprovechamiento que de ella tienen los participantes y los capacitadores. Aquí interesa el uso de los resultados de la evaluación como retroalimentación para los
participantes y para el capacitador en el marco de un diálogo.
La evaluación como aprendizaje remite al análisis y a la reflexión que pueden hacer los sujetos acerca de las
prácticas evaluativas que han realizado en el marco de la propuesta de capacitación.
2. Aprendizaje: Nivel de adquisición de las competencias target. Niveles de la
Evaluación de la
Capacitación
1. Reacción: percepción de los participantes respecto al instructor contenido, recursos utilizados, actividades y Utilidad en general.
3. Aplicación: Real uso de las competencias en la gestión laboral diaria.
5. Efectividad de costos: costo de proceso vs beneficios y vs alternativas
4. Efectividad: Contención de los problemas u oportunidades de gestión
La evaluación desde el aprendizaje se relaciona con los conocimientos previos que traen los participantes
sobre la temática a desarrollar.
Evaluación de la capacitación
Evaluación de la capacitación
•El análisis y medición de este nivel tendrá como objetivo fundamental medir el grado de satisfacción de los participantes, sobre el modo de formación empleada, calidad de la atención recibida, aseguramientos, preparación de los instructores; entre otros.
Nivel Reacción
•Este nivel se relaciona con las nuevas competencias adquiridas por los participantes gracias a la capacitación, midiendo el cambio en conocimientos, habilidades y actitudes mediante pruebas o test validados y confiables.
Nivel Aprendizaje
•Este nivel tendrá como objetivo fundamental evaluar el nivel de aplicación o transferencia de los conocimientos y habilidades adquiridas en el puesto de trabajo. Para la evaluación de este nivel se deberá esperar un tiempo considerable (efectividad de la capacitación tres meses)
Nivel Comportamiento
•Se tiene como objetivo fundamental analizar el impacto como tal de la acción formativa en el mejoramiento organizacional. Nivel Resultados
A NIVEL ORGANIZACIONAL:
INCREMENTA LA EFICIENCIA
MEJORA LA IMAGEN ORGANIZACIONAL
MEJORA EL CLIMA LABORAL
MEJORA LA COMUNICACIÓN JEFE-SUBORDINADOS
PROPICIA EL CAMBIO Y LA INNOVACIÓN
A NIVEL RECURSOS HUMANOS:
REDUCE LA ROTACIÓN Y AUSENTISMO
MEJORA LA EFICIENCIA PERSONAL
MEJORA LAS HABILIDADES DEL R.H.
INCREMENTA EL CONOCIMIENTO DEL PERSONAL
A NIVEL TAREAS Y OPERACIONES:
INCREMENTO DE LA PRODUCTIVIDAD
MAYOR APROVECHAMIENTO DE MAQUINARIA Y EQUIPOS
MEJORA LA CALIDAD DE LOS PRODUCTOS
MEJORA LA ATENCIÓN AL CLIENTE
Beneficios de la capacitación
CAPACITACIÒN
Transformación de
la información
Desarrollo de
habilidades
Desarrollo de
actitudes
Desarrollo de
conceptos
Aumento del conocimiento de las personas:
• Información sobre la organización, sus clientes,
sus productos y servicios, políticas y directrices,
reglas y reglamentos
Mejorar las habilidades y destrezas:
• Preparar para la ejecución y la operación de
tareas, manejo de equipamientos , máquinas y
herramientas.
Desarrollar / Modificar comportamientos:
• Cambio de actitudes negativas a favorables, de
concienciación y sensibilización de las
personas, los clientes internos y los externos.
Elevar el nivel de abstracción:
• Desarrollar ideas y conceptos para ayudar a las
personas a pensar en términos globales y
amplios.
Beneficios de la capacitación
Existen cinco niveles que proponen diferentes autores
D. Kirkpatrick:
1. Reacción
2. Aprendizaje
3. Comportamiento
4. Resultados
J. Phillips:
5. Costo/beneficio y retorno de la inversión (ROI)
El proceso de capacitación - Evaluación
El proceso de capacitación - Evaluación
¿El participante?
¿El jefe?
¿El cliente o usuario del servicio?
¿Quién debe evaluar la efectividad de la capacitación recibida?
En 1959, Donald Kirkpatrick presentó su modelo de evaluación de acciones formativas, y aun cuando han transcurrido más de 40 años el modelo es vigente.
Nivel 1 – Reacción del participante
Nivel 2 – Conocimientos
Nivel 3 – Cambio de comportamiento
Nivel 4 – Resultados de negocio
Increm
ento
en esfu
erzo y co
mp
lejidad
El proceso de capacitación - Evaluación
D. Kirkpatrick:
1. Reacción
2. Aprendizaje
3. Comportamiento
4. Resultados
¿CUANTO GUSTÓ EL PROGRAMA?
1. Reacción:
Para reunir e interpretar evidencias sobre:
Organización Desempeño de los instructores Calidad de la capacitación Organización
El proceso de capacitación - Evaluación
Una “Reacción” favorable, no significa que necesariamente ocurrirá un aprendizaje.
¿Qué evaluar en reacción?
1- Al instructor.
2.- El contenido.
3.- Las instalaciones.
4.- Métodos de enseñanza-aprendizaje.
5.- Material, tareas y apoyos.
6.- Objetivos de aprendizaje.
7.- Expectativas de beneficio para el negocio.
¿CUANTO APRENDIÓ?
2. Aprendizaje:
Reunir evidencias sobre los aprendizajes logrados. Medir los cambios en la adquisición de conocimientos, habilidades y actitudes.
El proceso de capacitación - Evaluación
¿Qué evaluar en aprendizaje?
1.- Conocimientos
2.- Habilidades
3.- Actitudes
4.- Competencias
5.- Valores
Page 30
Niv
el d
e co
mp
eten
cia
Tiempo
Situación inicial
Situación Mejorada
“LO APLICADO”
Curva de aprendizaje
3. Comportamiento Medir los cambios en las conductas o acciones que se aplican en el trabajo, como consecuencia del programa. Utilizar lo aprendido. Depende de la habilidad del jefe y del entorno o Cultura propicia para aplicar lo aprendido, así como que exista reforzamiento cuando esto ocurra.
¿QUÉ CAMBIOS EN LA CONDUCTA DE TRABAJO HAN RESULTADO?
El proceso de capacitación - Evaluación
¿Qué evaluar en comportamiento?
1.- Desempeño.
2.- Mejor o diferente forma de hacer el trabajo.
3.- Nuevos o diferentes comportamientos.
4.- Aplicación de lo aprendido.
El proceso de capacitación - Evaluación
Permite medir el impacto económico que puede tener una capacitación en una empresa. Con este objetivo, Jack Phillips adapta el cálculo de retorno de inversión (ROI) al área de la formación, utilizándolo como instrumento para medir la rentabilidad que tiene una actividad formativa.
ROI (%) = Beneficios Netos del Programa Costos del Programa
Jack Phillips:
5. Costo/beneficio y retorno de la inversión (ROI)
4. Resultados:
Medir los cambios en los indicadores que impactan al negocio, provocados por la intervención. Una mejora en los indicadores del negocio no significa que se obtendrá un ROI elevado.
¿CUANTO APORTÓ?
El proceso de capacitación - Evaluación
¿Qué evaluar en resultados?
1.- Reducción de costos
2.- Disminución del ausentismo
3.- Aumento de la productividad
4.- Mejora de la calidad
5. ROI
No es aconsejable calcular el ROI en todas las Intervenciones que hagamos, sólo en aquellas que:
Por el alto impacto en los resultados del negocio. Por la cantidad de personas involucradas. Por la cantidad de dinero invertida en la intervención. Por lo estratégico de la intervención.
El proceso de capacitación - Evaluación
Cuando el valor del ROI es mayor o igual a 1, decimos que la capacitación tiene un ROI POSITIVO, ya que se financia con sus propios beneficios en el primer ciclo de aplicación. Cuando el valor de ROI es menor a 1, decimos que la capacitación tiene un ROI negativo que puede financiarse a lo largo de más de un período de aplicación.
Si medir resultados se vuelve difícil:
Una frase final ………………
Si piensa que la capacitación es cara, pruebe con la ignorancia.