Практические подходы к формированию и защите ИТ-бюджета

начальник отдела Департамента информационных технологий ОАО Рособоронэкспорт

Костырко Александр Сергеевич

Баринов Игорь

Игнатьеви

ч

Содержание

– Немного об ОАО «Рособоронэкспорт», как деятельность в системе ВТС влияет на ИТ вообще и управление ИТ-активами в частности

– Представление об ИТ-инфраструктуре

– Принципы формирования ИТ-бюджета

– Принципы и инструменты управления ИТ-активами. Получение пользы от бюджета

– Основные комплексные показатели

Миссия организации

• Миссия ОАО «Рособоронэкспорт» – реализация политики государства в области военно-технического сотрудничества

– Открытое акционерное общество «Рособоронэкспорт», единственный в России государственный посредник по экспорту/импорту всего спектра продукции, технологий и услуг военного и двойного назначения.

– На долю «Рособоронэкспорта» приходится более 85 процентов экспорта продукции военного назначения российского производства. География сотрудничества «Рособоронэкспорта» охватывает более 70 стран мира.

– «Рособоронэкспорт» действует под строгим контролем Президента и Правительства Российской Федерации, ФСВТС России в полном соответствии с законодательством РФ и международными обязательствами страны.

Место ОАО Рособоронэкспорт в структуре ГК Ростех

• ОАО «Рособоронэкспорт» – предприятие прямого подчинения в структуре Государственной Корпорации Ростех– согласование технической политики с дочерними

уполномоченными предприятиями ГК Ростех;– согласование бюджета с УК ГК Ростех и его дочерними

уполномоченными предприятиями;– выполнение прямых указаний УК ГК Ростех в части

управления ИТ;– особенности закупочных и отчетных процедур.

• ОАО «Рособронэкспорт» представляет собой монолитную организацию, где все подразделения связаны друг с другом едиными сквозными зрелыми деловыми процессами.

• Информационную поддержку миссии обеспечивает Корпоративная информационная система (КИС) ОАО «Рособоронэкспорт» - согласованный набор услуг по доступу в автоматизированные системы (АС) для поддержки основной (производственной) и вспомогательной деятельности в соответствие с их полномочиями, а также средства групповой работы.

• Информация – главный актив Общества. КИС – главный инструмент работы с информацией. Следствие – возможность Общества выполнить поставленные задачи напрямую зависит от состояния и работоспособности его корпоративной информационной системы.

• Задачи по развитию и эксплуатационному сопровождению КИС возложены на ДИТ. Задача управления ИТ-активами является составляющей частью этого процесса.

Значение КИС в бизнесе организации

1000Base-Lx

ИТ инфраструктура КИССейчас (общие данные)

• Свыше 2000 работников РОЭ• 3 офисные площадки• 3 ВОЛС• ЛВС

– СКС – ~7000 портов– АСО – коммутаторы Cisco

• ~ 2600 сетевых ПК• Вычислительный центр с

территориально распределенным ОЦХД– серверы архитектуры IBM z

Systems – серверы архитектуры Intel x86

– более 80, реальные и виртуальные

– дисковые системы SAN – 5, разного уровня

– 2 роботизированные библиотеки архивного хранения на магнитных лентах

Технические сервисы Автоматизированные системы Сегмент КЛВС

Автоматизированные системы и функции

Автоматизированные рабочие места Среда передачи данных (СКС, АСО и

ВОЛС) Вычислительный центр (серверы ОС и

SystemZ) Сегмент ЗЛВС

Автоматизированные системы и функции

Автоматизированные рабочие места Среда передачи данных (СКС, АСО) Серверы ОС

Сегмент Интернет Автоматизированные рабочие места Среда передачи данных (СКС, АСО)

Автономные АРМ АРМЗИ

ИТ инфраструктура КИСМодель предоставления ИТ услуг

ИТ Сервисы (бизнес-сервисы) Доступ к автоматизированным бизнес

функциям в соответствии с установленными полномочиями к: процессам основной деятельности

поставок ПВН процессам финансово- бухгалтерской

деятельности процессам хозяйственной деятельности процессам распорядительного

документооборота и управления процессам, к которым предъявляются

особые требования эксплуатации Групповая/индивидуальная работа

Электронная почта Обмен мгновенными сообщениями Доступ и хранение файлов Сетевая печать/сканирование Создание и редактирование документов

в электронной форме Доступ в интернет

Технические процессы Сопровождение

Разрешение инцидентов, восстановление сервиса

Регламентное обслуживание Внесение изменений - развитие

Решение проблем Адаптация Развитие

Регламенты, работы, алгоритмы, учет

Каталог операций

Инциденты

Запросы на обслуживани

е

Поручения, решения

ОТЧЕТЫ

Вне плана

Плановые

Общая схема работы УИТ-1 (учет и отчетность в SD)

ОБРАЩЕНИЯ

ПРОЕКТЫ

ПЛАН

ПЛАНы

ЗАДАНИЯЗАДАНИЯ

РАБОТЫРАБОТЫ

Service desk ИТ персонал

Пользо-ватели

Концепция управления ИТ-активами

• ИТ-актив — это учетная единица, отображающая материальный или нематериальный компонент ИТ-инфраструктуры (технические средства, все виды программного обеспечения, сетевые элементы, рабочие станции, серверы, системные блоки, принтеры и прочие контролируемые компоненты).

• Управление активами – это то, чем управляют (ИТ-активы) плюс то, как управляют (управленческие процедуры и инструменты).

• «Колесо управления ИТ-активами»

– Обоснование и получение бюджета (ресурсы для приобретения ИТ-активов)

– Превращение бюджета в ИТ-актив

– Оперативное управление (использование ИТ-актива для получения пользы, действия с ИТ-активом)

– Отчетные процедуры

– Переход на пп 1.

Принципы и исходные данные формирования ИТ-бюджета

• Приказ по компании о сроках эксплуатации основного оборудования КИС;

• Реализация технической политики компании с учетом основных показателей. Обоснование ключевых проектов;

• Заявки подразделений (в том числе ДИТ) по развитию АС;

• Текущие операционные расходы (заключенные ранее договоры на лицензионную поддержку, ТО, аренда, расходные материалы и т.д.);

• Дополнительная информация от руководства (стратегические решения и приоритеты).

Принципы и исходные данные планированияОсновные положения

– ДИТ подготовил предложения по введению в действие в компании норм закупки компьютерной техники и сроков её эксплуатации, а также оснащения устройствами работы с документами работников.

– Данные нормы согласованы Департаментом экономической политики ГК "Ростех".

– Приказом по компании указанные эксплуатационные нормативы введены в действие.

Принципы и исходные данные планированияЭксплуатационные нормативы

№ Категория имуществаСрок

эксплуатации

1 Автоматизированное рабочее место (АРМ) на базе настольного персонального компьютера универсального назначения 5 лет

2 Автоматизированное рабочее место (АРМ) на базе настольного персонального компьютера специализированного назначения (АРМЗИ, мультимедийные системы и пр.) 5 лет

3 Автоматизированное рабочее место на базе портативного персонального компьютера универсального назначения типа ноутбук 3 года

4 Принтеры, сканеры и многофункциональные устройства (принтер/копир/сканер) 5 лет

5 Мобильные принтеры, сканеры, проекторы 3 года6 Серверы типа мэйнфрейм IBM systemZ 8 лет7 Серверы на платформе intel 5 лет8 Оборудование системы хранения данных (дисковые системы, ленточные библиотеки и т.п.) 5 лет

9 Активное сетевое оборудование (коммутаторы, маршрутизаторы и т.п) 10 лет10 Структурированная кабельная система здания 15 лет

10 Волоконно-оптические линии связи 15 лет

• В соответствии с размерами предельных сроков эксплуатации первоначальной стоимости можно рассчитать размер расходов по обновлению парка СВТ.

• Данные цифры используются как базис. То есть не меньше чем (срок эксплуатации), и не более чем (бюджет).

Принципы и исходные данные планированияЭксплуатационные нормативы

№ Наименование Первоначальная стоимость

(р.)

Срок эксплуатации

(лет)

Ежегодные затраты для возобновления

ресурса (р.)

Требуемый объем

обновления в год

  Автоматизированные рабочие места        

1 Универсальные НПК XXX XXX XXX 5 XX XXX XXX 20%2 ППК XX XXX XXX 3 X XXX XXX 33%

3 Периферийные устройства (принтеры, сканеры, МФУ, и др.) XX XXX XXX 3 X XXX XXX 33%

  ВЦ        

4 Серверы IBM system Z XXX XXX XXX 8 XX XXX XXX 13%5 Серверы Wintel XX XXX XXX 5 XX XXX XXX 20%6 Системы хранения XXX XXX XXX 5 XX XXX XXX 20%  Сети и коммуникации        7 АСО XX XXX XXX 10 X XXX XXX 10%8 СКС и ВОЛС XX XXX XXX 20 X XXX XXX 5%

  Специализированные объекты        

  АРМЗИ и проч. XX XXX XXX 5 X XXX XXX 20%  Серверы ЗИ X XXX XXX 5 X XXX XXX 20%

  Вспомогательное оборудование        

9 Накопители, инструмент, прочее XX XXX XXX 3 X XXX XXX 33%

ИТОГО: XXX XXX XXX XXX XXX XXX 17%

Принципы отбора ключевых проектов года• Место в ИТ-инфраструктуре Общества;• Соответствие принципам технической политики;• Риски в случае невыполнения проекта;• Стоимость проекта (для 2015 года – более 4 млн. руб.).

Подготовка вариантов• Оптимистичный (максимальные количественные и качественные

характеристики, дополнительные опции и т.д);• Пессимистичный (без чего нельзя обойтись);• Сбалансированный (оптимальный по ключевым параметрам, не

обязательно по стоимости).

Принципы и исходные данные планированияОтбор и обоснование ключевых проектов

Заявки подразделений

• регулярная основа (по плану – ежеквартально, ежегодно, до этапа формирования бюджета);

• техническая и бизнес-экспертиза (соответствие бизнес-процессам и технической политике, совместимость с инфраструктурой КИС, экономическая целесообразность);

• срочные заявки – по решению Генерального директора;

• соответствие годовым планам работы.

Текущие операционные расходы

• заключенные ранее договора (лицензионная поддержка, ТО, аренда, доступ к телематическим и иным услугам и проч.);

• расходные материалы (на основании статистического анализа за предыдущие периоды с учетом трендов и экономической политики).

Принципы и исходные данные планированияДетализация подходов

Дополнительные указания от руководства • Переезд в новые помещения с соблюдением требований

непрерывности доступа к КИС и т.д.

• Спецпроекты по обеспечению информационной поддержки военно-технического сотрудничества

• Инфраструктурные проекты (повышение защищенности элементов КИС и сегмента сети Интернет, обеспечение специальными средствами обработки информации руководства Общества и т.д.)

• Реализация мероприятий по снижению внезапно возникших рисков, обусловленных изменением политической ситуации

Принципы и исходные данные планированияДетализация подходов

• Документы планирования:– Полный бюджетный план по всем проектам– Обоснование по ключевым (крупным) проектам– Презентационные материалы для руководства

Принципы и исходные данные планированияОтбор и обоснование ключевых проектов

• Бюджет формируется на основании объективных показателей;

• При подготовке бюджета осуществляется соотнесение с отраслевыми показателями;

• Бюджет готовится по оптимистическому, пессимистическому и сбалансированному сценарию;

• Каждая позиция бюджета имеет обоснование, перечисление рисков и непосредственного заказчика;

• Бюджет проходит утверждение в Обществе, вышестоящей организации (УК ГК Ростех) и в центре компетенции (РТ Информ);

• Данные по бюджетированию становятся основой Плана работы ДИТ.

Выводы по процессу формирования бюджета

• Формирование требований к закупаемому оборудованию, ПО, услугам на основе заявленных принципов;

• Согласование закупок с планом и уполномоченными Центрами компетенции;

• Регламентированная процедура закупки с использованием торговых площадок и конкурсных процедур;

• Постановка приобретенного имущества на бухгалтерский учет и появление в специализированной конфигурации 1С-СВТ;

• Экспорт данных в систему оперативного управления (PROLIN) и начало цикла оперативного управления.

Превращение бюджета в ИТ-актив

Принципы оперативного управления ИТ

• Утвержденный каталог операций с показателями

– более 400 атомарных операций в древовидном каталоге

– типовое время (может быть скорректировано, коррекция фиксируется)

– «наборы операций» и множители

• Иерархический CMDB

• Служба поддержки пользователей

– Основные метрики обработки обращений

– Формализованный и утвержденный алгоритм обработки обращений

– Связь с каталогом операций и объектами CMDB

• Проектный модуль PROLIN

– Загрузка утвержденного плана

– Внеплановые проекты

– Связь с Каталогом операций (Проекты-Работы-Задания)

Основные принципы и инструменты управления

Основные принципы и инструменты управленияКаталог типовых операций

• Утверждается и пересматривается не реже 1 раза в год

• Древовидный характер (3 уровня), метрики времени и множители

• Связь с заданиями, проектами, работами и объектами CMDB (в PROLIN)

Основные принципы и инструменты управленияОрганизация работы

Каталог операций

Инциденты

Запросы на обслуживани

е

Поручения, решения

ОТЧЕТЫ

Вне плана

Плановые

Общая схема работы: учет и отчетность в SD

ОБРАЩЕНИЯ

ПРОЕКТЫ

ПЛАН

ПЛАНы

ЗАДАНИЯЗАДАНИЯ

РАБОТЫРАБОТЫ

1С:РОЭ

Основные принципы и инструменты управленияФормирование иерархической CMDB, источники данных

zOSNSC

Lotus Domino

CMDB

• Построение иерархической CMDB объектов КИС. • Централизованное администрирование

АРМ InventoryService Desk

Tivoli Inventory

АРМ Администратор КИС

MS AD

АРМ СПП

Основные принципы и инструменты управленияИерархическая CMDB – подходы к формированию

• По вертикали: от оборудования до программных комплексов, вершина – Корпоративная информационная система

• По горизонтали: сходные сущности – на одном уровне иерархии (сервера, АРМ, АС и т.д.)

Основные принципы и инструменты управленияОрганизация работы – портал оперативной отчетности

Основные принципы и инструменты управленияОтчеты с импортом в Excel

Основные принципы и инструменты управленияОтчеты с импортом в Excel

В период с 2011 по 2013 гг. в результате полного перевода АРМ на стандарт WindowsXP SP4 и применения доменных политик, ограничивающих права пользователей на АРМ, удалось сократить кол-во инцидентов

Основные принципы и инструменты управленияОрганизация работы – метрики СПП

19971998

19992000

20012002

20032004

20052006

20072008

20092010

20112012

20130

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

Количество обращенийКоличество запросов на обслуживаниеКоличество инцидентов

Основные комплексные показатели

Основные принципы

• Периодичность отчетности в пределах подразделений Департамента – ежеквартально, контроль – еженедельно;

• Периодичность отчетности в пределах Департамента – ежеквартально;

• Текущие изменения в план закупок компании (с обоснованием) - ежемесячно;

• Периодичность отчетности на уровне компании – ежегодная (утверждается курирующим ЗГД);

• Отчетные документы: текстовый отчет, табличный отчет;

• Основные показатели: выполнение проектов, исполнение бюджета.

Основные показателиОтчетность по бюджету

Основные показателиСтоимость владения

Стоимость владения одним рабочим местом TCOАРМ = 2 768 $. (в среднем 2010-2014)

Амортизация СВТ и ПО по полезному сроку

использования; 17%

ФОТ 53%

Некапитализируемое ПО; 5%

Запчасти и комплектующие; 0,1%

Расходые материалы ; 5%

Ремонт кабельной инфраструктуры; 0,01%

Ремонт оборудования; 1%

Техническая поддержка; 10%

Аренда каналов; 1%

Доступ в Интернет; 1%

ИТ-консалтинг; 5%

Услуги по оказанию информационно-аналитического

обеспечения; 2%

ИТ-аутсорсинг; ; 0,1%

Основные показатели Сравнительный анализ сводных показателей (отчетные материалы ИТ-аудита 2014)

РОЭ

Страхование

Профессиональные услуги

Банки и финансовые услуги

средний межотраслевой показатель

$0.0 $5,000.0 $10,000.0 $15,000.0 $20,000.0 $25,000.0 $30,000.0

$3,082.0

$28,441.0

$10,807.0

$26,060.0

$13,197.0

ИТ-затраты на одного сотрудника организации –

Основные показатели Сравнительный анализ сводных показателей ИТ-деятельности (предварительные отчетные материалы ИТ-аудита 2014)

РОЭ

Страхование

Профессиональные услуги

Банки и финансовые услуги

средний межотраслевой показатель

0.0% 2.0% 4.0% 6.0% 8.0% 10.0% 12.0%

ок 3%

11.6%

4.9%

9.5%

5.3%

Доля сотрудников ИТ в организации

Достижения• Эффективный диалог с бизнесом

• Прозрачный и обоснованный бюджет

• Прозрачная процедура планирования на основе бюджета

• Прозрачная процедура выполнения плана, бюджета и поручений

• Постоянное управление активами

• Высокие показатели качества работы

Перспективы• Совершенствование ИТ-процессов

• Повышение зрелости управления

• Совершенствование диалога с бизнесом

• Повышение роли ДИТ в основных процессах Общества

• Передача передового опыта другим предприятиям Ростеха

Выводы: достижения и перспективы

Вопросы