Bp&c the application - gre

(BP&C) - Business Planning & Control

TNC GROUP01/05/2023 1

Ένα ΟΝΕΙΡΟ αποτυπωμένο στο χαρτί με ημερομηνία αποτελεί ένα ΣΤΟΧΟ.

Ένας ΣΤΟΧΟΣ αναλυμένος σε στάδια γίνετε ένα ΣΧΕΔΙΟ.

Ένα ΣΧΕΔΙΟ υποστηριζόμενο από ΔΡΑΣΗ κάνει το ΟΝΕΙΡΟ σου πραγματικότητα


TNC GROUP

Ο Κύκλος του πολυεπίπεδου ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ, ΥΛΟΠΟΙΗΣΗΣ, ΕΛΕΓΧΟΥ και ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΥ

όλων των δραστηριοτήτων ενός οργανισμού

01/05/2023 2


TNC GROUP

Ο Κύκλος αυτός ορίζεται από τα παρακάτω στάδια

1. ΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ ……………………………………… (Προϋπολογισμός , Προγραμματισμός)

2. ΥΛΟΠΟΙΗΣΗ .…………………………………….………………….(Εκτέλεση βάσει Σχεδίου)

3. ΚΑΤΑΓΡΑΦΗ ΠΕΠΡΑΓΜΕΝΩΝ …………..……………(Συγκεκριμένο Χρονικό Διάστημα)

4. ΕΛΕΓΧΟΣ και ΑΙΤΙΟΛΟΓΙΑ ΑΠΟΚΛΙΣΕΩΝ …………..……….. (Σχέδιο / Αποτέλεσμα)

5. ΕΠΑΝΑΣΧΕΔΙΑΣΜΟΣ……………………….………....……..(Υπόλοιπο Χρονικό διάστημα)

01/05/2023 3


TNC GROUP01/05/2023 4

Τα πλεονεκτήματα της εφαρμογής (BP&C)

• Η ικανότητα να έχεις πλήρη έλεγχο και γνώση του συνολικού οργανισμού για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα στο μέλλον.

• Η γνώση για τα πραγματικά αποτελέσματα των δραστηριοτήτων μέσω του επιμερισμού του κόστους λειτουργίας.

• Η δυνατότητα να δεις, να επηρεάσεις και να αντιδράσεις για όλα τα μελλοντικά αποτελέσματα, αποφεύγοντας εκπλήξεις.

• Η δυνατότητα να κρίνεις την οργάνωση, να επικεντρωθείς σε στόχους και να τους επιδιώξεις, αλλάζοντας πολιτικές αν χρειασθεί (what if….).

• Η δυνατότητα αξιολόγησης της δομής αλλά και των πρακτικών του οργανισμού.


TNC GROUP01/05/2023 5

Το πιο ουσιαστικό πλεονέκτημα της εφαρμογής (BP&C)

• Η δημιουργία κουλτούρας και η εκπαίδευση του οργανισμού στην διαδικασία του σχεδιασμού και του απολογισμού της κάθε δραστηριότητας συνθήκη που από μόνη της βελτιώνει την αποδοτικότητα και παραγωγικότητα.


TNC GROUP

1. Η Θεωρία1. Γιατί προγραμματίζουμε / σχεδιάζουμε;2. Γιατί ελέγχουμε / συγκρίνουμε;3. Γιατί αιτιολογούμε τις αποκλίσεις;4. Γιατί επανασχεδιάζουμε;5. Η θεωρεία William Deming

2. Τα απαιτούμενα1. Το σύστημα και οι διαδικασίες2. Η κουλτούρα της οργάνωσης

3. Το Σύστημα1. Η επιχειρησιακή δομή και οι Περιοχές

ευθύνης2. Οι Βασικές κατηγορίες δεδομένων

• Επενδύσεις• Έξοδα• Πωλήσεις, έσοδα• Πολιτικές εισροών και εκροών

3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας4. Η Διαδικασία

1. Η δημιουργία (συνεντευξεις, ερωτηματολόγια)

2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση 3. Η εφαρμογή4. Η παρακολούθηση

01/05/2023 6


TNC GROUP

1. Γιατί προγραμματίζουμε / σχεδιάζουμε;

• Για την εκτίμηση των οικονομικών αποτελεσμάτωνΚέρδη και ΖημίεςΙσολογισμόςΧρηματορροή

• Για την αποκάλυψη συνεργιών μεταξύ δραστηριοτήτων• Για την ανάδειξη των πραγματικών επιμέρους

κερδοφοριών• Για την αποφυγή εκπλήξεων• Για την εκτίμηση αναγκαίων ή διαθεσίμων πηγών και

κεφαλαίων• Για την βελτιστοποίηση του αποτελέσματος (what if ….)

01/05/2023 7


TNC GROUP

2. Γιατί ελέγχουμε / συγκρίνουμε;

• Για να κρίνουμε την επιτυχία του αρχικού σχεδιασμού• Για να αναδείξουμε τις αποκλίσεις μεταξύ των

σχεδιασμένων και των πεπραγμένων• Για να προκαλέσουμε εξηγήσεις και αιτιολογίες των

αποκλίσεων• Για να αποκαλύψουμε λειτουργικές αδυναμίες• Για να αξιολογήσουμε δομές και πρακτικές

01/05/2023 8


TNC GROUP

3. Γιατί αιτιολογούμε τις αποκλίσεις;

• Για να τεκμηριώνουμε την γνώση μας για το περιβάλλον μας και την σχέση μας με αυτό.

• Γιατί αν δεν γνωρίζουμε τα αίτια της αρνητικής απόκλισης θα επαναληφθεί.

• Γιατί αν δεν γνωρίζουμε τα αίτια της θετικής απόκλισης δεν θα επαναληφθεί.

• Για να μάθουμε από το παρελθόν μας

01/05/2023 9


TNC GROUP

4. Γιατί επανασχεδιάζουμε;

• Για επικαιροποίηση / διόρθωση των οικονομικών αποτελεσμάτων

Κέρδη και ΖημίεςΙσολογισμόςΧρηματορροή

• Για επανεκτίμηση αναγκαίων πηγών και κεφαλαίων.• Για βελτιστοποίηση του αποτελέσματος (what if ….)• Για ξεκάθαρη στόχευση και στρατηγική

01/05/2023 10


TNC GROUP

William Edwards Deming

(14 Οκτωβρίου, 1900 – 20 Δεκεμβρίου, 1993) Αμερικάνος μηχανικός, στατιστικολόγος, καθηγητής, συγγραφέας, εισηγητής και σύμβουλος διοίκησης.

Το σύστημα “Σχεδιασμού και Ελέγχου” (BP&C) βασίζεται στην θεωρεία του William Deming περί συνεχούς ανασχεδιασμού. (Plan-Do-Check-Act)

01/05/2023 11


TNC GROUP01/05/2023 12


TNC GROUP

Συνολικός Ετήσιος Προϋπολογισμός. (12μηνο)

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

1η φάση:

Προϋπολογισμός

(plan)

01/05/2023 13


TNC GROUP


Απολογισμός Διμήνου

Jan FebΠροϋπολογισμός

Jan FebΠραγματοποιηθέντα

1η φάση:

2η φάση:


Συνολικός Ετήσιος Προϋπολογισμός. (12μηνο)

(do – check)

(plan)

Αιτιολογία αποκλίσεωνΑξιολόγηση δομών και πρακτικών

Ορισμός αποκλίσεων

01/05/2023 14


TNC GROUP

1η φάση:


2η φάση:

Απολογισμός Διμήνου

Jan FebΠροϋπολογισμός

Jan FebΠραγματοποιηθέντα

Αιτιολογία αποκλίσεων

3η φάση:

Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό δίμηνο + νέα πρόβλεψη για το δεκάμηνο

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov DecΠροϋπολογισμός

Πραγματοποιηθέντα (1-2)

Αξιολόγηση δομών και πρακτικών

Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov DecJan Feb

Νέα πρόβλεψη (3-10)


Συνολικός Ετήσιος Προϋπολογισμός. (12μηνο) (plan)

(do – check)

Ορισμός αποκλίσεων

(act – re plan)

01/05/2023 15


TNC GROUP

3η φάση:

1η προβλεψη

01/05/2023 16





Νέα πρόβλεψη (3-12)Απολογισμός - Αποκλίσεις


1η πρόβλεψη

Διαδικασία

1. Καταγραφή δεδομένων διμήνου (1-2)2. Σύγκριση διμήνου...................................(προϋπολογισμού – πεπραγμένων)3. Ανάλυση αποκλίσεων διμήνων4. Πρόβλεψη 10μήνου (3-12)5. Σύγκριση δωδεκαμήνων..........................(προϋπολογισμού – (πεπραγμένων+προβλέψεις)


TNC GROUP

3η φάση:

4η φάση: Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec






01/05/2023 17

Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό τετράμηνο + νέα πρόβλεψη για το οκτάμηνο







Απολογισμός - Αποκλίσεις




2η πρόβλεψηMar Apr May Jun Jul Aug Sep Oct Nov Dec

Απολογισμός - Αποκλίσεις


TNC GROUP

3η φάση:


01/05/2023 18

Επικαιροποίηση σχεδίου = πραγματικό δίμηνο + νέα πρόβλεψη για το οκτάμηνο




Νέα πρόβλεψη (5-12)Απολογισμός - Αποκλίσεις



Διαδικασία

1. Καταγραφή δεδομένων επόμενου διμήνου (3-4)2. Σύγκριση τετραμήνων.............................(προϋπολογισμού – πεπραγμένων)3. Ανάλυση αποκλίσεων τετραμήνου4. Πρόβλεψη 8μήνου (5-12)5. Σύγκριση δωδεκαμήνων..........................(προϋπολογισμού –

(πεπραγμένων+προβλέψεις))


TNC GROUP






3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας4. Η Διαδικασία

1. Η δημιουργία (συνεντευξεις, ερωτηματολόγια)

2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση 3. Η εφαρμογή4. Η παρακολούθηση

01/05/2023 19


TNC GROUP

Τα απαιτούμενα – Το Σύστημα και οι διαδικασίες

- Το Σύστημα είναι μια εφαρμογή που θα μας βοηθήσει να έχουμε οργανωμένα δεδομένα και τις αξιόπιστες απαντήσεις σε συγκεκριμένα ερωτήματα.

- Οι διαδικασίες είναι ένα σετ από οδηγίες για όλες τις απαραίτητες ενέργειες ενημέρωσης του συστήματος που θα το καθιστούν αξιόπιστο.

Το σύστημα, οι διαδικασίες, η εκπαίδευση και η παρακολούθηση της σωστής λειτουργίας είναι ζήτημα της TNC GROUP και των ανθρώπων της.

01/05/2023 20


TNC GROUP

Τα απαιτούμενα – Η κουλτούρα

- Κουλτούρα εννοούμε την πίστη, την διάθεση και την εργασιακή συνήθεια να προγραμματίζουμε τη δουλειά μας σε βάθος χρόνου ώστε

οι προβλέψεις καθώς και οι διορθώσεις να είναι δεσμευτικές, εφικτές και θεμιτές.

Η κουλτούρα είναι ζήτημα της οργάνωσης και των επιτελικών στελεχών της. Μόνο αυτοί μπορούν να ενφυσήσουν τέτοιες πρακτικές και στο τέλος να προσδοκούν από τη συνολική δομή ανάλογες συμπεριφορές.

01/05/2023 21


TNC GROUP






3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας

4. Η Διαδικασία1. Η δημιουργία (συνεντευξεις,

ερωτηματολόγια)2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση3. Η εφαρμογή4. Η παρακολούθηση

01/05/2023 22


TNC GROUP

1. Το Σύστημα - Η επιχειρησιακή δομή και οι περιοχές ευθύνης

- Επιχειρησιακή δομή δηλαδή οργανόγραμμα πρέπει να υπάρχει τουλάχιστον στις βασικές δραστηριότητες του οργανισμού.

- Οι περιοχές ευθύνης έχουν να κάνουν με το ποιος έχει την τελική ευθύνη για τις ενέργειες και το τελικό αποτέλεσμα μιας δραστηριότητας.

Οι λόγοι που χρειάζονται τα παραπάνω δύο συστατικά, για την ορθή λειτουργία του συστήματος, είναι προφανή. Πρέπει αυτοί που έχουν την εξουσία των αποφάσεων να έχουν και την ιδιοκτησία του τελικού αποτελέσματος.

01/05/2023 23


TNC GROUP

2. Το Σύστημα - Οι 4 βασικές κατηγορίες δεδομένων

- Επενδύσεις δηλαδή όλες οι αναβαθμίσεις των συστημάτων ή

και του περιβάλλοντος που θα είναι μέρος της στρατηγικής και θα αφορούν μακροχρόνια αποτελέσματα.

- Έξοδα δηλαδή όλα τα καταγεγραμμένα και σχεδιασμένα κόστη που είναι αναγκαία ή κρίνονται σαν τέτοια για την ορθή λειτουργία του οργανισμού.

- Πωλήσεις, έσοδα δηλαδή όλες εκείνες οι ενέργειες που αποφέρουν έσοδα στον οργανισμό.

- Πολιτικές εισροών και εκροών δηλαδή όλες εκείνες οι πολιτικές που κρίνουν τον χρονικό προγραμματισμό όλων των εισροών και των εκροών.

01/05/2023 24


TNC GROUP

3. Το Σύστημα - Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, δικλείδες ασφαλείας

- Εκθέσεις

Οι βασικές εκθέσεις είναι:- τα αποτελέσματα χρήσης (Κέρδη και Ζημίες)- ο Ισολογισμός, και - η Χρηματορροή

περισσότερες οικονομικές αλλά και λειτουργικές εκθέσεις προκύπτουν ανάλογα με τις ανάγκες του οργανισμού.

- Οι Αυτοματισμοί έχουν να κάνουν με τον αυτόματο υπολογισμό κάποιων μεγεθών στην διαδικασία ενημέρωσης του συστήματος.

- Οι δικλείδες ασφαλείας χρησιμοποιούνται για την προστασία του χρήστη από την παράλειψη κάποιων ενημερώσεων.

01/05/2023 25


TNC GROUP

Η απεικόνιση της εφαρμογής #1

Επενδύσεις

Έξοδα

Πωλήσεις, Έσοδα

Πολιτικές εισροών και εκροών

Κέρδη & Ζημίες

Χρηματορροή

Ισολογισμός

Οικονομικοί Δείκτες

Λειτουργικές εκθέσεις

Δεδομένα Εκθέσεις

01/05/2023 26


TNC GROUP

Η απεικόνιση του οργανισμού – Παράδειγμα εφαρμογής

Οργανισμός

Δραστηριότητα 1



Έξοδα

Υπηρεσίες

Επενδύσεις

01/05/2023 27


TNC GROUP






3. Εκθέσεις, Αυτοματισμοί, Δικλείδες ασφαλείας

4. Η Εφαρμογή1. Η δημιουργία (συνεντευξεις,

ερωτηματολόγια)2. Η εγκατάσταση, εκπαίδευση 3. Η εφαρμογή4. Η παρακολούθηση

01/05/2023 28


TNC GROUP

1. Η δημιουργία (συνεντεύξεις, ερωτηματολόγια)

- ΣυνεντεύξειςΑπαιτούνται συνεντεύξεις από στελέχη της επιχείρησης προκειμένου να γίνει αντιληπτή η φύση της δουλειάς αλλά και ο τρόπος σκέψης των στελεχών του οργανισμού.

- Ερωτηματολόγια Χρησιμοποιούνται κυρίως για εξοικονόμηση χρόνου σε σχέση

με απλά ερωτήματα της δουλειάς. (πχ. Σε ποιο νόμισμα συνδιαλεγόμαστε κλπ).

Ένα σημείο αναφοράς της επιτυχίας του συστήματος είναι η πολύ καλή αντίληψη και γνώση περί της επιχείρησης από την ομάδα εργασίας.

01/05/2023 29


TNC GROUP

2. Η Εγκατάσταση, Εκπαίδευση

- Εγκατάσταση

Αφορά το τεχνικό κομμάτι της εφαρμογής. Η εφαρμογή εγκαθίσταται σε συγκεκριμένους υπολογιστές και επιβεβαιώνεται ότι λειτουργεί πλήρως.

- Εκπαίδευση Από τα πιο σημαντικά ζητήματα της επιτυχίας της

εφαρμογής.

01/05/2023 30


TNC GROUP

3. Η Εφαρμογή

Η εφαρμογή του συστήματος BP&C μπορεί και συνίσταται

να γίνει σε τρία επίπεδα.

α. Μελέτη, σχεδιασμός και κατασκευή ενός “προϋπολογιστικού

μοντέλου. Εφαρμογή του μοντέλου σε έναν ετήσιο προϋπολογισμό.

β. Καταγραφή των δεδομένων (πχ. Διμήνου) και όλων των αποκλίσεων. Αιτιολογία των αποκλίσεων.

γ. Επανασχεδιασμός του υπολοίπου χρονικού διαστήματος, επανακαθορίζοντας στόχους, τακτικές και στρατηγικές.

01/05/2023 31


TNC GROUP

4. Η παρακολούθηση

Κατά την διάρκεια των πρώτων ενημερώσεων χρειάζεται

συστηματική παρακολούθηση των ενημερώσεων ώστε να υπάρχει επιβεβαίωση της ορθότητας της χρήσης.

01/05/2023 32


TNC GROUP01/05/2023 33

Το πιο ουσιαστικό πλεονέκτημα της εφαρμογής (BP&C)

• Η δημιουργία κουλτούρας και η εκπαίδευση του οργανισμού στην διαδικασία του σχεδιασμού και του απολογισμού της κάθε δραστηριότητας συνθήκη που από μόνη της βελτιώνει την αποδοτικότητα και παραγωγικότητα.


TNC GROUP

Ευχαριστούμε για τον χρόνο σας

01/05/2023 34

Κώστας ΑγγελάκηςTNC GROUPΦραγκοκλησιάς 7, 15125 Μαρούσι[email protected]

mailto:[email protected]

http://www.costasaggelakis.com/

Leadership & Management

Bp&c the application - gre