Upload
rony-bolank
View
914
Download
5
Embed Size (px)
Citation preview
MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
LAHIRNYA PROYEK
RUANG LINGKUP BAHASAN Sistem Informasi dalam organisasi Proyek sebagai sarana strategi organisasi Lahirnya proyek internal
Proyek internal Proyek eksternal
2
SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI
3
RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAAN (M.Porter)
4
LOGISTIK KELUAR
OUT-BOUND LOGISTICS
PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN
LOGISTIK MASUK
(INBOUNDLOGIS-TICS)
INFRASTRUKTUR PERUSAHAAN
MANAJEMEN SDM
PENGEMBANGAN TEKNOLOGI
PEMBELIAN SUMBER DAYA
OPERASI LAYANAN PELANG-GAN
KEUNG-GULAN BERSA-
ING
P PR EO NS DE US K U N G
P UR TO AS ME AS
RANTAI NILAI (VALUE CHAIN) PERUSAHAANdan SISTEM INFORMASI PENDUKUNGNYA
5
LOGISTIK KELUAROUTBOUND LOGISTICS
SIS:ON-LINEP.O.S. ANDORDER PROCESS-ING
PEMASAR-AN DAN PENJUAL-AN
SIS:INTERAC-TIVETARGETED MAR-KETING
LOGISTIK MASUK(INBOUNDLOGISTICS)
SIS:AUTO-MATED J.I.T. WARE-HOUSING
KOORDINASI ADMINISTRATIF DAN LAYANAN BANTUANSIS: SISTEM INTRANET UNTUK ARUS KERJA KOLABORATIF
MANAJEMEN SDMSIS: INTRANET PENGEMBANGAN KARIR UNTUK KARYAWAN
PENGEMBANGAN TEKNOLOGISIS: EKSTRANET REKAYASA (ENGINEERING) BERBANTUAN KOMPUTER, DENGAN PARTNER
PEMBELIAN SUMBER DAYASIS: E-COMMERCE DENGAN PEMASOK
OPERASI
SIS:COMPUTER AIDED FLEXIBLE MANU-FACTURING SYSTEM
LAYANAN PELANGGAN
SIS:CRM
KEUNG-GULAN BERSAING
P PR EO NS DE US K U N G
P UR TO AS ME AS
PROYEK SEBAGAI SARANA STRATEGI ORGANISASI
Strategi TI-SI mendukung strategi organisasi
PROYEK
STRATEGI ORGANISASI
STRATEGITI-SI
PORTOFOLIOTI-SI
STRATEGIFUNGSI LAIN
PORTOFOLIO
VISI – MISI - KEBIJAKANTUJUAN
PROGRAM TI-SI
PROYEK TI-SI
PROGRAM
Program: Sekumpulan proyek yg pengelolaannya dikoordinasi agar menguntungkan
Portfolio: Sekumpulan rencana proyek pendukung strategi, baik yg sudah berlangsung maupun yg belum dibiayai
Lahirnya Proyek InternalPemicu 1: Proyek sudah ada dalam rencana pengembangan TI-SI, dan sudah sampai pada saat pelaksanaannya
Pemicu 2: Pada salah satu unit kerja ada kebutuhan dukungan TI-SI yang sifatnya mendesak
Proyek yang sudah direncanakanUrutan kegiatan:Menyusun tinjauan kelayakan, dari aspek:
BiayaOperasionalWaktuLegal
Persetujuan pelaksanaanPenunjukan Manajer Proyek
Proyek yang dipicu kebutuhan mendesakUrutan kegiatan:1. Pimpinan unit kerja menyatakan kebutuhan
kepada manajer TI/SI2. Manajer TI/SI menunjuk analis sistem untuk
melakukan diskusi dengan manajer unit3. Manajer unit (dibantu analis sistem)
menyusun proposal yang a.l. menunjukkan kelayakan:
- Biaya - Operasional - Waktu - Legal4. Persetujuan pelaksanaan5. Penunjukan Manajer Proyek (biasanya
analis sistem di atas)
ORGANISASI FUNGSIONALProyek ditangani lewat koordinasi manajer fungsional
DIREKTURPELAKSANA
(CHIEF EXECUTIVE)
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
KOORDINASIPROYEK
ORGANISASI PROYEKProyek ditangani lewat koordinasi manajer proyek
DIREKTURPELAKSANA
(CEO)
MANAJER PROYEK
MANAJER PROYEK
MANAJER PROYEK
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
KOORDINASIPROYEK
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS LEMAH
DIREKTURPELAKSANA
( CEO )
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
KOORDINASIPROYEK
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS SEIMBANG
DIREKTURPELAKSANA
(CEO)
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER FUNGSIONAL
KOORDI-NASI
PROYEK
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
STAF
MANAJER PROY
MANAJER FUNGSIONAL
PENGORGANISASIAN SECARA MATRIKS KUATDIREKTUR
PELAKSANA( CEO )
MANAJER FUNGSIONAL
MANAJER PROYEK-PROYEK
STAF
STAF
STAF
MAN. PROYEKSTAF
STAF
STAF
KOORDINASIPROYEK A
MAN. PROYEK
MAN. PROYEK
KOORDINASIPROYEK B
MANAJER FUNGSIONAL
PENGARUH STRUKTUR ORGANISASI TERHADAP PROYEK
15
Karak-teristik proyek
T i p e o r g a n i s a s i Fungsio-
nalMatriks lemah
Matriks seimbang
Matriks kuat
Proyek
Otoritas Tak ada s.d rendah
Terbatas Rendah s.d sedang
Sedang s.d tinggi
Tinggi s.d penuh
% Personil organisasi yg full time di proyek
- 0 – 25 % 15% – 60%
50 % – 95 %
85 % -- 100 %
Peran manajer proyek
Tdk penuhWaktu
Tdk penuhWaktu
Penuh waktu
Penuh waktu
Penuh waktu
Sebutan manajer proyek
Koord. / Pimpinan proyek
Koord. / Pimpinan proyek
Manajer proyek
Manajer proyek/ program
Manajer proyek/ program
Staf admi-nistrasi
Tdk penuh waktu
Tdk penuh waktu
Tdk penuh waktu
Penuh waktu
Penuh waktu
PROPOSAL UNTUK PROYEK INTERNAL
Usulan formal pembangunan T.I untuk memenuhi kebutuhan unit kerja dalam menjalankan fungsinya mendukung tercapainya tujuan organisasi
Proposal mendefinisikan:o Apa yang akan dilakukano Kebutuhan bisnis apa yang akan dipenuhio Bagaimana hasil proyek akan mendukung strategi
Memuat business case awalFormat sebaiknya baku, menggunakan
template
Contoh Template Proposal Internal1. Nama Proyek:2. Tanggal pengajuan:3. Pengusul / sponsor dengan cara untuk kontak:4. Persetujuan: (yang menyetujui dan tgl persetujuan)5. Masalah bisnis (business case) atau kebutuhan
(yang perlu solusi)6. Tujuan dan sasaran proyek serta kaitannya dengan
strategi dan sasaran organisasi7. Solusi yang diusulkan: (alternatif solusi, dan
penjelasan dasar pemilihan solusi yang diusulkan jadi proyek)
8. Hasil yang diharapkan: (dampak /outcome proyek)
Contoh Muatan BUSINESS CASE1. Identitas Proyek: (Nama, Tanggal peresmian,
Unit pengusul, Manajer proyek)2. Nomor revisi dokumen:3. Manfaat dan Biaya:4. Biaya/Sumberdaya: (biaya pembangunan dan
operasi per tahun dengan asumsi perhitungannya) Dikelompokkan atas biaya P/K; P/L; Pelatihan;
ATK; Jasa konsultansi; dll, Penggunaan SDM, dalam jam
Contoh Muatan BUSINESS CASE (lanjutan)
5. Sumber Pendanaan6. Resiko
Faktor resiko Strategi mitigasi
7. Alasan organisasi untuk melaksanakan proyek (justification)
8. Catatan Tambahan Memuat daftar lampiran sesuai keperluannya
PROYEK PEMERINTAHProyek TI/SI pemerintah diatur dengan:Keppres No. 80 tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintahdan perubahan-perubahannya.
PROYEK PEMERINTAH (lanjutan)Perubahan- perubahan terhadap Keppres No. 80 tahun 2003 1. Keppres No. 61 tahun 2004 (Perubahan
ke-1)2. Keppres No. 32 tahun 2005 (Perubahan ke-
2)3. PP No. 70 tahun 2005 (Perubahan ke-3)4. PP No. 8 tahun 2006 (Perubahan ke-4)5. PP No. 79 tahun 2006 (Perubahan ke-5)6. PP No. 85 tahun 2006 (Perubahan ke-6)7. PP No. 95 tahun 2006 (Perubahan ke-7)
PROSEDUR UMUM PELELANGAN 2 TINGKAT UNTUK PEKERJAAN TI/SI
DOKUMEN TERKAIT PENGADAANKAK: Kerangka Acuan Kerja (TOR=Terms of
Reference)RKS: Rencana Kerja dan SyaratHPS: Harga Perkiraan Sendiri
KERANGKA ACUAN KERJA (KAK)TERMS OF REFERENCE (TOR)
KAK memuat pedoman untuk menyusun proposal1. Latar Belakang2. Maksud dan Tujuan3. Sasaran4. Nama dan organisasi pejabat pembuat
komitmen5. Sumber pendanaan6. Lingkup, lokasi kegiatan, data dan fasilitas
penunjang, serta alih pengetahuan7. Jangka waktu pelaksanaan8. Tenaga ahli9. Keluaran10.Laporan
RENCANA KERJA DAN SYARAT (RKS)1. Umum2. Addendum Dokumen Seleksi3. Penyusunan, Penyampaian, dan
Pembukaan Dokumen Penawaran4. Kriteria dan Tata Cara Penilaian
Dokumen Penawaran (termasuk: Evaluasi Administrasi , Evaluasi Teknis, )
HARGA PERKIRAAN SENDIRI (HPS)Disiapkan instansi pemerintah pemberi
pekerjaanMerupakan dasar penilaian layak tidaknya
biaya yang diusulkan konsultan Menggunakan patokan biaya (misalnya yang
diterbitkan INKINDO), bervariasi sesuai indeks daerah.
MUATANUSULAN TEKNIS (MUT)
A. PENDAHULUANB. PENGALAMAN PERUSAHAANC. PEMAHAMAN KAKD. TANGGAPAN TERHADAP KAKE. APRESIASI INOVASIF. PENDEKATAN DAN
METODOLOGIG. RENCANA KERJAH. JADUAL PELAKSANAAN
PEKERJAANI. TENAGA AHLI DAN
TANGGUNG JAWABNYA
J. JADUAL PENUGASAN TENAGA AHLI
K. ORGANISASI PELAKSANAAN PEKERJAAN
L. LAPORANM. STAF PENDUKUNGN. FASILITAS
PENDUKUNGO. PENUTUP
LAMPIRAN :1. DOKUMEN
PENDUKUNG2. DAFTAR RIWAYAT
HIDUP & KELENGKAPANNYA
3. LAIN-LAIN
TUGAS 1 (kelompok)Dengan menggunakan template yang
disediakan, buatlah proposal pengembangan perangkat lunak aplikasi. Misalnya, aplikasi berikut untuk TOKO ONLINE.
NO TUGAS1 Situs web 2 Sistem penjualan3 Sistem pemesanan lewat sms4 Sistem pembelian5 Sistem pembelian otomatis dengan pemasok
utama