Upload
pmexpo
View
29
Download
1
Embed Size (px)
Citation preview
Evento organizzato da Istituto Italiano di Project Management®
Valutare la maturità di Project Management con il modello Prado: ISIPM racconta la propria esperienza
Andrea Fraticelli Marco Federici Maurizio D’Ambrosio Andrea Proietti
La maturità
……e nel contesto organizzativo?
* La maturità è la proprietà di un organismo o di un evento dell'aver raggiunto nel tempo giusto il compimento del proprio essere.
Mancanza di metodologie e strutture
Gestione di problemi ed opportunità all’occorrenza
Massimo sforzo/minima resa
Metodologie e strutture presenti ma spesso con funzionamento autonomo
Previsione di problemi ed opportunità
Giusto sforzo/giusta resa
Metodologie e strutture integrate
Prevenzione dei problemi e creazione di opportunità
Minimo sforzo/massima resa
Contesto poco maturo Contesto maturo Contesto molto maturo
*Fonte: Wikipedia
Cosa misura la maturità
Maturità organizzativa
Maturità di Project Management
Maturità architetturale e dei sistemi
Maturità finanziaria
Progetti (tempi, costi,
qualità, ambito) Fattori gestionali e tecnici
Ritorni finanziari
(ROI)
Infrastruttura applicativa
Capacità dell’organizzazione di gestire adeguatamente uno o più aspetti legati ai propri asset, alla propria struttura organizzativa, alla
metodologia e agli aspetti del business di riferimento.
Evoluzione della maturità in letteratura
Crosby QPMG 1979
Radice et al. 1985
Humphey 1989
Sw-CMM 1.0 1991
Sw-CMM 1.1 1993
CMMI 1.02 2000
CMMI 1.2 2006
PMI OPM3 1.0 2003
ESI Project Framework - 1999
CCTA/OGC PMMM 1.0 - 2000
CCTA/OGC PMMM 5.0 - 2002
PMI OPM3 2.0 2008
OGC P3M3 1.0 2006
OGC P2MM 1.0 2006
Crosby QPPMG 1996
CMMI 1.3 2010
KERZNER 1998
CRAWFORD 2001
PRADO 2002
PM2
1997
CMMI 1.1 2002
PRADO 2012
OGC P3M3 2.1 2010
Maturità
Qualità
Griglia di maturità relativa alla gestione della qualità
STAGE I: INCERTEZZA
STAGE II: RISVEGLIO
STAGE III: MIGLIORAMENTO
STAGE IV: SAGGEZZA
STAGE V: SICUREZZA
“Non sappiamo perché ci siano problemi di qualità”
“Dobbiamo avere sempre problemi di qualità?”
“Stiamo identificando e migliorando i nostri problemi di qualità”
“Preveniamo i problemi prima che accadano”
“Sappiamo perché non abbiamo problemi di qualità”
La maturità è misurabile?
Valutazione dell’allineamento dei progetti con le direttive strategiche
Gestione strategica VS Gestione PgM/Portfolio
Valutazione del grado di maturità di tutte le aree dell’organizzazione
Maturità organizzativa VS Maturità del PM
Valutazione dell’integrazione tra PM e operations (PMO; Resp. Funzionali)
Operations VS Project Management
La maturità di Project Management di un’organizzazione può essere valutata, in maniera più o meno rigorosa, con l’obiettivo di
approfondire tre prospettive fondamentali.
Quando misurarsi?
Feedback negativi
(interni ed esterni)
Cambi
organizzativi
Fallimento
dei progetti
Inadeguata qualità
output progettuali
Controllo routinario
dei processi
Tipologia di successo Completamento progetto Obiettivo raggiunto Requisiti rispettati
(tempi, costi, qualità, ambito) Soddisfazione stakeholders
Successo totale SI SI SI Piena soddisfazione
Successo parziale SI SI o in parte Superamento lieve di qualche vincolo Insoddisfazione significativa
Fallimento NO NO Superamento inaccettabile di diversi vincoli Sostanziale insoddisfazione
Perché misurarsi? Esterno
Confronto con il mercato
Competitor,fornitori, partner
Strutture “best in class” Interno
Efficienza
Miglioramento dei servizi
Ottimizzazione costi/tempi
Esterno
Interno
La valutazione della maturità nel PM, al fine di ottenere informazioni sulla competitività dell’organizzazione, deve essere estesa al
sistema di Project Management complessivo (fornitori, committenti).
Report “Development of New Applications – Software” - Archibald & Prado Research - 2014
43%
31%
21%
13%
0%0%
10%
20%
30%
40%
50%
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
Aver
age
Dela
y
Maturity Level
Maturity and Delay
45%
23%
15%13%
0%0%
10%
20%
30%
40%
50%
Level 1 Level 2 Level 3 Level 4 Level 5
Cost
Ove
rrun
Maturity Level
Maturity and Cost Overrun
Generalità del modello Prado Il modello Prado è uno strumento che supporta un approccio disciplinato e ripetibile applicato al fine di rilevare la Maturità di Project
Management (PM) di un’organizzazione, cioè la capacità della stessa di gestire adeguatamente i progetti.
Il modello, sviluppato dal prof. Darci Prado in Brasile ed integrato da Russell D. Archibald è attualmente usato in Brasile, Portogallo,
Spagna, Italia, Francia, Turchia e USA.
2002
Versione 1.0 del modello Prado
2004
Russell Archibald integra il modello Prado con l’analisi del successo per settori industriali
2010
Versione 1.5 del modello Prado
2014
Versione 2.0 del modello Prado
2005
Inizio ricerca massiva della maturità in Brasile
In quali contesti è applicabile?
Ottica organizzativa
Governo - Gestione Diretta
Governo - Gestione Indiretta
Privati (PMI e grandi)
Difesa, Sicurezza e
Aerospaziale
Cambiamenti Organizzativi
TLC Eventi Design (ingegneria, architettura)
Facilities (costruzione, montaggio)
Sistemi Informativi
Sviluppo Regionale & Nazionale
Servizi Media &
Entertain
Sviluppo di Nuovi
Prodotti
Categorie di progetto Tipo di organizzazione
Ottica dimensionale e industriale
Aziende Pubbliche e Private di qualsiasi dimensione
Categorie di progetto e settori industriali eterogenei
Strutture organizzative di diversa complessità
Potenziali attività preliminari di specializzazione di termini e contesto
Direzione Generale
Divisione 1
Unità a Unità b
Direzione 2
Unità a Unità b
Divisione 2
Direzione 1
Unità a
Direzione 2
Unità a Unità b
Direzione 1
Gli assi nella manica del modello Prado
• Accessibile in pubblico dominio
• Modalità di utilizzo semplice (questionario di self-assessment a risposte chiuse)
• Scalabile in ottica organizzativa e di mercato
• Aperto all’integrazione con standard o modelli di riferimento
• Orientato al management e all’individuazione degli aspetti critici della gestione
progetti
• Fornisce spunti per impostare un piano qualitativo o strutturato di crescita
dell’organizzazione
Elementi costitutivi del modello
Questionario
3.3 Processi di documentazione […]
a) Tutti i processi sono stati definiti […]
b) Come sopra, ma utilizzo limitato […]
c) L'attuale scenario è inferiore […]
d) Ci sono studi in corso per realizzare […]
e) Non è noto quando i processi […]
Giudizio di sintesi
2,44
Report
PM
STRUTTURA ORGANIZZATIVA
COMPETENZE (TECH + COMPORTAMENTALI)
ALL
INEA
MEN
TO S
TRA
TEG
ICO
MET
OD
OLO
GIA
INFO
RM
ATI
ZZA
ZIO
NE
6 Dimensioni di analisi 5 Livelli di maturità
Il giudizio sintetico di maturità • 40 domande con opzione di scelta su 5 livelli (a, b, c, d, e) con
punteggi definiti
• 10 domande a livello
• Ogni risposta incide su livelli e dimensioni
• Responsabile Divisione/Unità
• Coordinatore del Project Management Office
• Collaboratori diretti di uno dei suddetti ruoli
• Sponsor dell'iniziativa
Valore sintetico di maturità = (100 + Totale punti risposte) / 100
I livelli di maturità
CONCETTI CHIAVE PER LIVELLO
Miglioramento continuo
Lesson learned, analisi degli scostamenti, miglioramento del sistema di PM, soft skills
Metodologia (pianificazione, gestione e attività di progetto, standardizzazione)
Accettazione del PM, formazione di base delle risorse umane, struttura organizzativa
n/a
3.3 Processi di documentazione e standardizzazione - incluse le fasi di generazione dell’idea di un nuovo prodotto/servizio, sviluppo del concetto, studi di fattibilità e approvazione (pianificazione strategica) - a supporto dell’intero ciclo di vita del progetto. E’ possibile affermare che […]
Le dimensioni di maturità
Competenze
Tecniche Competenze Comportamentali Allineamento Strategico Metodologia Informatizzazione
Struttura
Organizzativa
Conoscenze ed esperienze tecniche
e di contesto dei team di progetto
Competenze di metodo e
comportamentali dei team di progetto
+ livello e qualità della formazione
Livello di allineamento tra i
diversi progetti o programmi e la
mission aziendale
Processi, procedure, tecniche e
strumenti aziendali a
disposizione dei team di progetto
Strumenti informatici a supporto
della metodologia e dei processi
di PM
Ruoli, modelli e strutture
organizzative mediante le quali
si realizzano i progetti
3.3 Processi di documentazione e standardizzazione - incluse le fasi di generazione dell’idea di un nuovo prodotto/servizio, sviluppo del concetto, studi di fattibilità e approvazione (pianificazione strategica) - a supporto dell’intero ciclo di vita del progetto. E’ possibile affermare che […]
Metodo di applicazione di un PMMM Rilevazione grado di
maturità
Analisi
risultati
Pianificazione miglioramento
Esecuzione
piano
Nuova
rilevazione
Rilevazione grado di maturità
Analisi
risultati
Pianificazione miglioramento
Esecuzione
piano
Nuova
rilevazione
Somministrazione assessment per valutazione del grado di maturità.
Identificazione degli aspetti critici e dei punti di forza.
Definizione di un piano qualitativo/quantitativo di miglioramento.
Attuazione del piano di miglioramento.
Somministrazione assessment per valutazione impatti del piano.
Il modello “adeguato”
REGOLE DI ORIENTAMENTO
Identificare con chiarezza l’obiettivo dell’assessment e l’ambito di
rilevazione;
Definire il grado di committment che l’organizzazione vuole
sostenere;
Conoscere se stessi (e i propri processi);
Selezionare un modello compliant alle esigenze di rilevazione ma
sostenibile in ottica di miglioramento.
“Maturità nel Project Management”
Le attività svolte
Libro "Maturità nella gestione progetti"
Articoli riviste specialistiche (8 il PM; 1 PM World Journal)
Editoria
Presentazione ricerca maturità aziende Italia a Lille
Assessment della maturità di Project Management
Assessment
Sviluppo e potenziamento del modello Prado
Integrazione con altri standard e framework
Ricerca
Nel 2010 l’Istituto Italiano di Project Management®, ha costituito la commissione “Maturità nel Project Management” con l’intento di
presidiare tutte le attività di consolidamento e sviluppo del know how di ISIPM sul tema della “maturità”.
Metodologia “ISIPM - Prado” L’Istituto Italiano di Project Management® si pone come promotore dell’adozione del modello Prado per un primo screening del livello di
maturità supportando le organizzazioni secondo il seguente processo:
Preparazione dell’assessment
• ISIPM, mediante intervista preliminare, definisce e concorda l’ambito di rilevazione
• ISIPM fornisce il questionario e le linee guida di compilazione
Analisi dei risultati • Gli assessor ISIPM valutano le risposte ed identificano delle situazioni particolarmente incongruenti
• Gli assessor ISIPM e i rispondenti discutono i risultati e, se necessario, revisionano le risposte fornite
Verifica opportunità di miglioramento
• ISIPM redige un report, illustrando i risultati ottenuti, le aree di forza e quelle che necessitano sviluppo
• L’azienda, se lo ritiene necessario, può chiedere supporto a ISIPM per una definizione dettagliata del piano di miglioramento
Esecuzione dell’assessment
• I soggetti identificati dall’organizzazione compilano il questionario
• Gli assessor ISIPM, a discrezione dei rispondenti, possono essere coinvolti o meno nella fase di compilazione
Il questionario di rilevazione
3.3 Processi di documentazione e standardizzazione - incluse le fasi di generazione dell’idea di un nuovo prodotto/servizio, sviluppo del concetto, studi di fattibilità e approvazione (pianificazione strategica) - a supporto dell’intero ciclo di vita del progetto. E’ possibile affermare che:
a) Tutti i processi di cui sopra sono stati definiti, descritti e standardizzati. Alcuni sono stati anche
informatizzati. La documentazione prodotta è in uso da più di un anno.
b) Come sopra, ma utilizzo limitato a un piccolo gruppo di persone.
c) L'attuale scenario è inferiore a quello presentato nelle opzioni A e B.
d) Ci sono studi in corso per realizzare il lavoro di cui sopra.
e) Non è ancora noto quando i processi in oggetto saranno analizzati, mappati e standardizzati.
Tema di PM in analisi
Compliance totale
Leggermente inferiore ad “A”
Significativamente inferiore ad “A”
Avviata implementazione
Tema non rilevato
Report dell’assessment Il grafico illustra i valori assoluti di maturità per livello;
Ogni istogramma viene calcolato sommando i valori di maturità di ogni risposta fornita:
A --> 10 B --> 7 C --> 4 D --> 2 E --> 0
Il grafico illustra le percentuali di maturità delle dimensioni;
Ogni istogramma viene calcolato sommando le percentuali di ogni coppia dimensione/risposta (es. metodologia):
A --> 6% B --> 4% C --> 3% D --> 1% E --> 0%
Analisi dei risultati
Gli istogrammi ottenuti dall’assessment permettono di identificare delle zone ideali di “comfort zone”;
Eccessivi disallineamenti degli istogrammi, in generale, indicano una condizione di maturità poco sostenibile;
La rappresentazione grafica della maturità permette di identificare qualitativamente le aree di intervento.
Eccellente
Buono
Discreto
Basso
Molto Basso
5
4
3
2
1
COMFORT ZONE
2,44
COMFORT ZONE
Prospettive di miglioramento Il modello Prado, rientrando nella tipologia dei modelli “agili”, non prevede esplicite pratiche di miglioramento. Di contro suggerisce dei
percorsi di miglioramento in base al contesto di riferimento.
Crescita non strutturata
Sfavorevole
Breve termine
Ad hoc su specifici aspetti
Incrementali di breve termine
Non presente (istituzione di best practice)
Crescita strutturata
Favorevole e sfavorevole
Lungo/medio/breve termine
Separate per livelli/miste su dimensioni
Strutturati di lungo/medio termine
Presente (obiettivi, ruoli, risorse, sponsor)
Scenario
Lungimiranza obiettivi
Strategie di crescita
Tipologia interventi
Piano di progetto
“Progetto” di miglioramento Interventi di miglioramento continuo
Esperienze di applicazione in Italia
Privata Media Privata Grande PA Diritto Privato
Pubblica Amministr.
Privata Piccola
La metodologia di assessment sviluppata e proposta da ISIPM è stata attuata in diversi contesti reali.
Tesi di Laurea 1 3 1 1 1
Assessment ISIPM
n/a 3 n/a n/a 4
Case study:
1
Dipendenti: 150 - 200; Fatturato: 6 - 8 Mil €;
Sedi operative: Roma, Napoli, Milano
Settore: ICT – servizi professionali
Categorie di progetti: sviluppo di soluzioni sw e servizi in ambito sistemi informativi
Periodo di applicazione del PM: da 5 a 10 anni
Figura del/i Project Manager: presente e attivo
PMO: presente e attivo
Comitato di Direzione: presente e attivo
Azienda privata media
Tutte le strutture aziendali sono coinvolte nella
predisposizione e gestione di un dms
(documental management system)
Resp. delivery
Focal point
servizio/progetto 1
Focal point
servizio/progetto n
Focal point Competence
center
Altre funzioni
Controllo Gestione
dms Pmo
R&S
Assessment • Introduzione ed approfondimento preliminare delle attività e del contesto organizzativo a cura di rappresentanti della
dirigenza di SSI;
• Esplicitazione di aspetti e criteri di valutazione del questionario a cura degli assessor ISIPM; Intervista preliminare
• Intervista diretta e supporto alla compilazione del questionario ad un selezionato campione di figure dell’organizzazione rappresentato da dirigenti, tecnici, staff di supporto, responsabili di progetto (ottica interna) e referenti di progetto (ottica cliente), per un totale di circa 6 persone.
Compilazione questionario
• Raccolta ed elaborazione delle informazioni e delle risposte fornite e redazione del rapporto di valutazione. Analisi
L’intero processo ha impegnato l’organizzazione in maniera diretta per circa 7 ore lavorative.
• Presentazione e validazione dei risultati emersi dall’assessment. Incontro di validazione risultati
Risultati
1
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Livello 2 | Punti: 76
Livello 3 | Punti: 82
Livello 4 | Punti: 79
Livello 5 | Punti: 60
0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%
Competenze Tecniche e Contestuali | 64%
Metodologia | 79%
Informatizzazione | 63%
Struttura Organizzativa | 70%
Competenze Comportamentali | 55%
Allineamento Strategico | 57%
Situazione sostanzialmente matura;
Project Management riconosciuto dagli stakeholder interni ma poco valorizzato dagli stakeholder esterni;
Migliorabile il sistema di approvvigionamento e retention delle conoscenze/competenze tecniche;
Migliorabile il grado di allineamento nella selezione delle opportunità strategiche;
L’approccio dell’organizzazione alla gestione dei progetti si ritiene favorevolmente esportabile nel sistema di Project Management di riferimento, al fine di efficientare il rapporto commerciale ed operativo cliente/prime contractor/subfornitore.
Livello di maturità --> 4,01
Ipotesi per miglioramento
4,01
4,04
4,07
4,19
4
4,05
4,1
4,15
4,2
4,25
4,3
0 I II III
Val
ore
di
mat
uri
tà
Step di miglioramento
0 – I : Metodologia; I – II : Accettazione Project Management da parte del cliente; II – III : Potenziamento Competenze Tecniche e Comportamentali.
Utilizzo di uno strumento sw «evoluto» per
il dms
Coinvolgimento di clienti (attivazione di
servizi/progetti «chiavi in mano» con kpi e
sla)
Processi formativi (isipm, metodologie,
itil,….)
Valutazioni finali
• Semplicità nel comprendere la metodologia
• Capacità nell’evidenziare eventuali lacune comprendendone le motivazioni e suggerimenti/indicazioni per un miglioramento
• La valutazione con il modello Prado ha aiutato l’organizzazione nel confermare/mettere in discussione alcuni aspetti della propria operatività.
Consigliamo l’attività di valutazione
con il modello Prado
Grazie! Marco Federici [email protected]
Andrea Proietti [email protected]
Andrea Fraticelli [email protected]
Andrea Fraticelli [email protected]