PROJECT ORGANIZATION AND HUMAN RESOURCES

MANAGEMENT

DEFINITIONS

• PROJECT HUMAN MANAGEMENT (9TH KNOWLEDGE AREAS IN PMBOK)

INCLUDES THE PROCESSES THAT ORGANIZE, MANAGE, AND LEAD

THE PROJECT TEAM. THE PROJECT TEAM IS COMPRISED OF THE

PEOPLE WITH ASSIGNED ROLES AND RESPONSIBILITIES FOR

COMPLETING THE PROJECT.

• WHILE THE SPECIFIC ROLES AND RESPONSIBILITIES FOR THE PROJECT

TEAM MEMBER ARE ASSIGNED, THE INVOLVEMENT OF ALL TEAM

MEMBERS IN PROJECT PLANNING AND DECISION MAKING CAN BE

BENEFICIAL. EARLY INVOLVEMENT AND PARTICIPATION OF TEAM

MEMBERS ADDS THEIR EXPERTISE DURING THE PLANNING AND

STRENGTHENS THEIR COMMITMENT TO THE PROJECT.

PMBOK HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

• PMBOK DEFINES HUMAN RESOURCE MANAGEMENT PROCESSES AS

FOLLOWS:

• DEVELOP HUMAN RESOURCE PLAN

• ACQUIRE PROJECT TEAM

• DEVELOP PROJECT TEAM

• MANAGE PROJECT TEAM

DEFINITIONS

Source: MICT Project Management Training course : 12 Jun 2012 – 16 August 2012 by Dr.Bogdan Lent

ORGANIZATION MANAGEMENT

ORGANIZATION MANAGEMENT

• เปนการก าหนดโครงสรางขององคกร โดยมสงทตองด าเนนการดงน • ก าหนดบทบาท และหนาททตองมในโครงการ• ในแตละบทบาท

• ก าหนดงานทบทบาทนนตองท า (WORK INPUT)

• ก าหนดความสมพนธกบบทบาทอน (RELATIONSHIPS IN)

• ก าหนดความสามารถ (COMPETENCE) ทบทบาทนนจะตองม • ก าหนดสงทคาดวาจะไดจากการท างานในบทบาทนน (WORK

OUTPUT)

PROJECT PATTERN

Source: MICT Project Management Training course : 12 Jun 2012 – 16 August 2012 by Dr.Bogdan Lent

POWER PLAY

Source: MICT Project Management Training course : 12 Jun 2012 – 16 August 2012 by Dr.Bogdan Lent

ROLES ELABORATION

COMPLEX PROJECT COACHING

LEVEL OF SUCCESS IN A PROJECT = APTITUDE*ATTITUDE*AVAILABLE

RESOURCES

WHERE:

• APTITUDE: THE INTELLECTUAL CAPITAL BUILD OF CAPABILITIES AND

CAPACITY OF AN INDIVIDUAL TO COMPLETE THE TASK AT HAND

• ATTITUDE: INTRINSIC MOTIVATION (SEE 04:00), CONFIDENCE AND

FOCUS ON TASK ACCOMPLISHMENT

• AVAILABLE RESOURCES: TOOLS, EQUIPMENT, TIME TO PERFORM THE

TASK.

ROLE DESCRIPTION

BEST PRACTICE

R. DENNIS GIBBS HAD IDENTIFIED BEST PRACTICE FOR STAFFING THE

OUTSOURCING ORGANIZATION’S PROJECT MANAGEMENT OFFICE AS

FOLLOWS

Project

Manager

Internal Project

Champion

PMO Project

Architecture

IT Manager Lead User

Representative

Contracting

Officer

PROJECT MANAGER ROLE - หนาทรบผดชอบ

1.ชวยเหลอสนบสนนใหเกดกระบวนการจดซอจดจาง

2.สรางความชดเจนใหกบขอบเขตงานของผรบจาง

3.ในกรณทขอบเขตงานมการปลยนแปลงทบทวนขอบเขตงานของผ

รบจางอยางสม าเสมอเพอใหมนใจวาผรบจางไดท างานตามขอบเขตท

ก าหนด

4.จดเตรยม/ใหการชวยเหลอ/สนบสนนให USER ไดท างานรวมกบผรบ

จางเพอก าหนดความตองการ

5.ตรวจสอบการจดท าเอกสารความตองการระบบเพอใหมนใจวา ความ

ตองการตางๆ ไดถกบนทกอยางถกตองเหมาะสม

6.ตดตามการท างานของผรบจางอยางสม าเสมอ

PROJECT MANAGER ROLE - หนาทรบผดชอบ

7.ใหความชวยเหลอ USER ในการ จ ากด ความตองการหรอท าใหความตองการเลกลง เพอใหผรบจางสามารถท างานไดเสรจตามก าหนดเวลา

8.ก าหนดหนาทของผรบจางใหชดเจนหลงจากทการพฒนาซอฟตแวรด าเนนการเสรจสนแลว

9.มสวนรวมในการบรหารการเปลยนแปลง (CHANGE MANAGEMENT)

10.รบผดชอบการบรหารดานการเงน

PROJECT MANAGER ROLE - คณสมบต1.มความรเกยวกบมาตรฐานตางๆ ดาน SOFTWARE ENGINEERING ทสามารถ

น ามาใชไดกบองคกร เชน CMMI, PMI, RUP

2.มประสบการณในการบรหารโครงการพฒนาซอฟตแวร

3.มประสบการณในการพฒนาซอฟตแวร

4.มความสามารถในการเจรจาตอรองกบผมสวนเกยวของในโครงการ

(STAKEHOLDER)

5.มความเขาใจเกยวกบงานดานการสนบสนนเชน งานฝกอบรม งาน HELP DESK

6.มความสามารถในการสรางแรงจงใจ

7.มความสามารถในดานการบรหารองคกร เชน การสรรหาทรพยากรมนษย การ

บรหารก าไรขาดทน

8. ในกรณทเปนการจางแบบ OFFSHORE ควรมประสบการณเกยวกบวฒนธรรม

ของประเทศนนๆ ภาษา รวมทงกฎระเบยบตางๆเกยวกบการด าเนนธรกจใน

ประเทศนนๆ

LEAD USER REPRESENTATIVE - หนาทรบผดชอบ

1. เปนสวนหนงของ CCB (CHANGE CONTROL BOARD) เพอเปนตวแทนของ USER ในการสอสารความตองการในการเปลยนแปลงหรอขยายขอบเขตงานของระบบ และจดล าดบความส าคญของความตองการเปลยนแปลงนนๆ

2. มสวนรวมในการทบทวน (REVIEW) งานของผ รบจาง เชนการ REVIEW

PROTOTYPE หรอการ REVIEW SOFTWARE ทพฒนาเสรจแลว

3. ใหค าแนะน าแกผ รบจาง และ PROJECT MANAGER ของผวาจาง ในประเดนทเกยวกบ ความตองการซอฟตแวร การน า SOFTWARE ไปใชงานจรง และประเดนอนๆทสะทอนความตองการของ END USER และประเดนท END

USER มความกงวล

LEAD USER REPRESENTATIVE - คณสมบต

1. มประสบการณในการท างานในองคกรของผวาจางมาหลายป และมความ

เขาใจเกยวกบกระบวนการทางธรกจ (BUSINESS PROCESS) ทงหมด

ขององคกรผวาจาง

2. เปนผทบคลากรในองคกรใหความเคารพ และเปนผทมอ านาจในการตดสนใจ

3. มความสามารถในการสอสารทงการพดและการเขยน

4. มเวลาในการใหค าปรกษาและตอบค าถามทมาอยางปจจบนทนดวนจากผ

รบจางและ PROJECT MANAGER ขององคกรผวาจาง

PMO PROJECT ARCHITECTURE – หนาทรบผดชอบ

1. ก าหนดมาตรฐานของโครงสรางพนฐานทจะน าซอฟตแวรทด าเนนการจางพฒนามาใชงาน

2. ก าหนดมาตรฐานตางๆ ทใชรวมกนระหวางผ รบจางหลายราย และควบคมใหซอฟตแวรทพฒนาขนโดยผ รบจางเหลานน เปนไปตามมาตรฐานทก าหนดขน เชน มาตรฐานการ INTERFACE ระหวางระบบ, มาตรฐานของ ENTERPRISE ARCHITECTURE, มาตรฐานของUSER

INTERFACE, COMMON FUNCTIONS เปนตน

3. ใหค าปรกษาดานเทคนคแก PROJECT MANAGER ขององคกรผวาจาง

PMO PROJECT ARCHITECTURE – คณสมบต

1. มความรดานเทคนคทเกยวของ หรอทองคกรผวาจางเลอกใช

2. มความสามารถในการมองเชงองครวม

3. ชอบการคนควาดานเทคนคทงในเชงลก และเชงกวาง

4. ชอบศกษาคนควาเทคโนโลยใหมๆ

5. มความคนเคยกบแผนงาน ความตองการ และเปาหมายของหนวยงาน

ดาน IT ขององคกร

INTERNAL PROJECT CHAMPION - หนาทรบผดชอบ

1. สนบสนน สรางความกระตอรอรน และแรงจงใจใหกบ END

USER ในการเขารวมกจกรรมในชวงการส ารวจความตองการซอฟตแวร

2. สนบสนนให END USER ไดทดลองใชซอฟตแวร สรางสภาพแวดลอมให END USER อยากใชซอฟตแวร

3. สรางการรบรและการยอมรบซอฟตแวรในฝง END USER

INTERNAL PROJECT CHAMPION – คณสมบต

1. เปนบคคลท END USER ใหความเคารพ

2. มความคนเคยและเขาใจกบสภาพแวดลอมการท างานของ END

USER

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

• THE GOAL OF HUMAN RESOURCE MANAGEMENT

IS THE BEST POSSIBLE CHOICE OF ROLE OWNER,

CONTINUOUS MONITORING OF HIS

PERFORMANCE AND PERSONAL NEEDS AND, IF

JUSTIFIED, INITIATION OF THE APPROPRIATE

PERSONAL DEVELOPMENT PROGRAM AND

RESULTS ASSESSMENT.

Source: MICT Project Management Training course : 12 Jun 2012 – 16 August 2012 by Dr.Bogdan Lent

ROLE OWNER ASSIGNMENT – FORMAL

ROLE FULFILLMENT

Requirements Criteria Of 100

value

Candidate

A

Candidate

B

Scale 0 to 100 0.0 to 1.0 0.0 to 1.0

คนเคยกบงาน 10 0.8 0.5

มประสบการณในการท างานโครงการ 8 0.1 0.5

มความคดสรางสรรค 12 0.5 0.4

มความพรอมทจะใหความรวมมอ 15 0.2 0.2

พรอมทจะท างานลวงเวลา 10 0.3 0.8

มความสามารถในการเจรจาตอรอง 20 0.4 0.1

ความสามารถในการคดแบบองครวม 20 0.8 0.6

Etc.

ROLE OWNER ASSIGNMENT –

PERSONALITY IMPACT

ลกษณะพรสวรรค 34 ประการ

• THE GALLUP ORGANIZATION เชอวา การพฒนาจดออนของพนกงานในองคกรเปนเพยงการควบคมความเสยหาย ไมใชการพฒนา โดยตวมนเองแลว การควบคมความ

เสยหายเปนกลยทธทไมเพยงพอในการยกระดบพนกงานและองคกรใหด าเนนงานเทยบเทา

ระดบโลกได

• จากการวจย พบวาองคกรทพนกงานรสกวาไดใชจดแขงของตนเองทกวน เปนองคกรทมอ านาจ

มากกวาและทนทานกวา

• THE GALLUP ORGANIZATION ไดท าการออกแบบแบบสอบถามและวจยกบคน

กวา 8 ลานคนทวโลก เพอหาคณลกษณะเดนของตนเอง จากพรสวรรคทง 34 ประการ

• ผสรางความส าเรจ (ACHIEVER)

• นกรเรมท างาน (ACTIVATOR)

• การปรบตว (ADAPTABILITY)

• ชางวเคราะห (ANALYTICAL)

• นกจดการ (ARRANGER)

• ความเชอ (BELIEF)

• บญชาการ (COMMAND)

• การสอสาร (COMMUNICATION)

• ความเหนอกเหนใจ (EMPATHY)

• เปาหมายชดเจน (FOCUS)

• อนาคต (FUTURISTIC)

• ความกลมเกลยว (HARMONY)

• การแขงขน (COMPETITION)

• ความเกยวของเชอมโยง

(CONNECTEDNESS)

• ความยตธรรม (CONSISTENCY)

• การค านงถงสงรอบขาง (CONTEXT)

• ระมดระวง (DELIBERATIVE)

• นกพฒนา (DEVELOPER)

• ระเบยบวนย (DISCIPLINE)

• ความคด (IDEATION)

• ตอนรบ (INCLUDER)

• ความเปนปจเจกบคคล

(INDIVIDUALIZATION)

• ปอนขอมล (INPUT)

• นกคด (INTELLECTION)

• ใฝร (LEARNER)

• ความเปนเลศ (MAXIMIZER)

• มองโลกในแงด (POSITIVITY)

• สรางสมพนธ (RELATOR)

• การมความรบผดชอบ

(RESPONSIBILITY)

• ปรบปรงแกไข (RESTORATIVE)

• ความเชอมนในตนเอง (SELF-

ASSURANCE)

• ความส าคญ (SIGNIFICANCE)

• เจากลยทธ (STRATEGIC)

• ชนะใจ (WOO)

ETHICS

• WHAT IS THE ETHICS OF A CANDIDATE?

• DOES HIS ETHICS MATCH OURS

ETHICS: BEHAVIOUR CONSISTENT

WITH ONE OWN VALUE SYSTEM

PERSONAL NEEDS

PERSONAL NEEDS

HRM CONCLUSION

• DEFINE THE FORMAL REQUIREMENTS

• DETERMINE THE DESIRED MBTI PROFILE EVALUATE

• EVALUATE INFORMAL ROLE PROFILE RANGE

• CLASSIFY THE CANDIDATES ALONG ALL REQUIREMENTS

• WHAT IS THE ETHICS OF A CANDIDATE?

• WHAT ARE NEEDS OF CANDIDATE

Requirements match vs Needs?

TEAM MANAGEMENT

TEAM MANAGEMENT

THE GOAL OF THE PROCESS OF TEAM MANAGEMENT TM

IS TO MAXIMIZE THE EFFECTIVENESS OF A GROUP

MEASURED ACCORDING TO THE FOLLOWING CRITERIA:

• TEAM PERFORMANCE,

• SATISFACTION OF TEAM MEMBERS,

• SATISFACTION OF CLIENTS,

• IMPROVEMENT OF A PROCESS,

• ATMOSPHERE OF WORK IN A GROUP,

• TEAM INTEGRATION.

TEAM HAS….

• COMMON GOAL

• LIMITED NUMBER OF MEMBERS

• MATCHING AND EXTENDING EACH OTHER’S SKILLS

• CLEAR AND UNDERSTANDABLE FOR ALL ROLES

• COMMON WORKING METHOD

• MUTUAL COMMITMENTS

• INTERDEPENDENCIES

• EACH TEAM MEMBER DOES HIS BEST TO CONTRIBUTE

• SHARE RESPONSIBILITY

TEAM BUILDING

TEAM BUILDING PROCESS

Forming

Storming

Norming

Performing

Me: How do I match this teamWe: Why does he join us?

Me: Which role do I play in this team?We: Why do we storm about, who is doing what, and what are his responsibilities?

Me: What do others expect from me?We: Can we fix our roles and tasks?

Me: How can I do my job the best way?Team: Are we performing?

TEAM COHESIVENESS

• TEAM COHESIVENESS = WISH TO MAINTAIN STRONG TIES AMONG

TEAM MEMBERS. IT EXPRESSES THE DEGREE TO WHICH TEAM MEMBERS

FIND THE BELONGING THE TEAM ATTRACTIVE.

พฤตกรรมทไมเสรมสรางความเปนอนหนงอนเดยวกนของทม

• การประชมทมโดยทเรยกสมาชกในทมเขาไมครบ

• การไมแบงปนขอมลกลางรวมกน (COMMON INFORMATION/KNOWLEDGE)

• การต าหนสมาชกคนหนงคนใดในทมตอหนาสมาชกคนอนๆ

• ไมระบหนาทของสมาชกแตละคนในทมใหชดเจน

• ไมระบความสมพนธในเชงหนาทของสมาชกแตละคนในทม

• มความเชอวา “เรองอยางนตองรดวยตวเอง”

CONFLICT MANAGEMENT

CONFLICT MANAGEMENT

THE GOAL OF CONFLICT MANAGEMENT IS AS EARLY AS POSSIBLE

RECOGNITION OF CONFLICTS AND CONFLICTS POTENTIAL; PROPER

REACTION ON THE CONFLICTS THROUGH THE APPLICATION OF

PROVEN METHODS AND ELABORATION OF PREVENTIVE MEASURES

AGAINST THEIR REAPPEARANCE.

CONFLICT SYMPTOMS

SIGNS OF CONFLICTS IN A GROUP:

• IMPATIENCE IN A GROUP

• IDEAS ARE CRITICIZED BEFORE THEIR PRESENTATION IS FINISHED

• TEAM MEMBERS CAN NOT AGREE ON THE GOALS AND INTENTIONS

• THE ARGUMENTS ARE VERY EMOTIONAL AND VOLATILE

• TEAM MEMBERS ARE NOT WILLING TO ENTER A COMPROMISE AND BUILD PARTIES

• NEGATIVE OPINIONS ON OTHERS AND THEIR ACHIEVEMENTS

• NO COMMON AGREEMENT ON A TEAM POSITION ON SOME ITEMS

• TEAM MEMBERS CLAIM THE OTHER SIDE DOES NOT WILL TO UNDERSTAND THEM

• THE OPINIONS OF OTHERS ARE INTENTIONALLY DIFFERENTLY PASSED FURTHER

• THERE IS NO TRUST ATMOSPHERE IN THE GROUP

CONFLICT CONTRIBUTION

• POSITIVE CONFLICT

CONTRIBUTION

• INCREASED CREATIVITY

• FORCES PEOPLE TO CLARIFY

THEIR VIEWS

• PRODUCE CONSTRUCTIVE

SOCIAL CHANGE

• GIVES PEOPLE THE

OPPORTUNITY TO TEST

THEIR CAPACITIES

• CONTRIBUTE TO TEAM

COHESIVENESS

• NEGATIVE CONFLICT

CONTRIBUTION

• DESTRUCTIVE OF

COMMUNICATION

• BREAKDOWN THE

RELATIONSHIPS

• POLARIZATION OF VIEWS INTO

STATIC POSITIONS

• BREAKDOWN OF

COLLABORATIVE VENTURES

• GROUPTHINK

• VIOLENCE

CONFLICT POTENTIAL

APPROACH TO SOLVE

COMMUNICATION MANAGEMENT

COMMUNICATION MANAGEMENT

• THE GOAL OF COMMUNICATION MANAGEMENT IS TO ASSURE

EFFECTIVE AND EFFICIENT INFORMATION FLOW WITHIN INTERNAL

AND EXTERNAL STRUCTURES OF A PROJECT WITH THE SOLE GOAL

OF SUPPORTING THE SUCCESSFUL PROJECT REALIZATION. IT

COMPRISES BOTH THE PLAIN INFORMATION FLOW AS WELL AS

MARKETING.

COMMUNICATION COMPONENTS

• COMMUNICATING PERSONS (SENDER AND RECEIVER)

• PM TEAM MEMBERS

• TEAM MEMBERS TEAM MEMBERS

• PM STAKEHOLDERS

• TEAM MEMBERS STAKEHOLDERS

• INFORMATION/CONTENT E.G. PROJECT INFORMATION:

GOALS, PROJECT ORGANIZATION, PROGRESS, PROBLEMS

AND SOLUTIONS, CHANGES, RISKS, ETC.

• CANAL E.G. EMAIL, FB, FACE TO FACE MEETING, PHONE, REPORT

TRANSACTION ANALYSIS

TA IS A THEORY OF INTEGRATING PEOPLE. IT COMBINES

THE ABILITIES OF BEHAVIOR ANALYSIS WITH

PSYCHOLOGICAL WAY OF THINKING. IT IS ORIENTED ON

HUMAN PERCEPTION AS SEEN IN SOCIAL PSYCHOLOGY.

TA PERSONALITY MODEL

CROSS TRANSACTION

Cross transactions cut the dialog,causing change of subject

HIDDEN TRANSACTIONS

HIDDEN TRANSACTIONS

• THE RESULTS OF COMMUNICATION DEPENDS STRONGER ON HIDDEN

(PSYCHOLOGICAL) RATHER THAN OPEN (SOCIAL) LEVEL.

• THE RESULTS ARE ALSO DETERMINED RATHER BY THE RELATION

BETWEEN THE COMMUNICATING PERSONS, THAN BY THE CONTENTS

OF A DIALOG

ACTIVE LISTENING

What is with him?What’s going

on?

What he thinks

about me? How

he treats me

What does he

want from me?

Active listening is a method to verify the correct perception of content and of emotions of the interlocutors‘ statements.

ACTIVE LISTENING IS…

• CONCENTRATION

• OBSERVATION OF INTERLOCUTOR‘S BEHAVIOUR

• CONFIRMATION OF THE INFORMATION’S PERCEPTION

• AVOIDANCE OF ANY PREDETERMINED POSITION

ACTIVE LISTENING DEMANDS

• TAKING OF THE INTERLOCUTOR SERIOUSLY

• RESPECTFUL APPROACH TOWARDS INTERLOCUTOR

• ATTENTIVE LISTENING

• WILLINGNESS TO UNDERSTAND

• EMPHASIS FOR THE INTERLOCUTOR SITUATION

• PUTTING ONESELF IN INTERLOCUTOR’S SHOES

ACTIVE LISTENING

FOR THE SPEAKER

• VERIFICATION IF THE INFORMATION

HAS BEEN CORRECTLY AND FULLY

UNDERSTOOD

• VERIFICATION IF THE EMOTIONS HAVE

BEEN CORRECTLY AND FULLY

UNDERSTOOD

• VERIFICATION OF THE IMPACT ON THE

INTERLOCUTOR, WHICH THE SPEAKER

HIMSELF AND THE INFORMATION

HAVE

FOR THE LISTENER

• VERIFICATION IF THE INFORMATION

HAS BEEN CORRECTLY AND FULLY

UNDERSTOOD

• VERIFICATION IF THE EMOTIONS HAVE

BEEN CORRECTLY AND FULLY

UNDERSTOOD

• CLARIFICATION AND

UNDERSTANDING OF THE SPEAKER’S

REACTIONS

LEVELS OF LISTENING

In listening, there are six levels a listener may gothrough or prefer to settle with. They are as follows:

1. Ignoring

- the speaker is communicating but the receiver, who may bepreoccupied with many other concerns, completely denies orignores him.

2. Pretending

-– the speaker is communicating while the other party staresat him blankly. This is listening on the eye level for the sake ofcourtesy.

LEVELS OF LISTENING

3. SELECTIVE LISTENING

– the speaker is communicating but the other party chooses whatever he or she wants to listen to. It may be a joke, an anecdote or a story in the middle of a speech. This is listening on the eye and ear levels.

4. Attentive listening

-the listener looks at the speaker, hears his/her voice, and follows his/her thoughts with his/her mind. He or She concentrates on what he/she hears. This is listening with the eyes, the ears, and the mind.

LEVELS OF LISTENING

5. Sympathetic listening

– aside from seeing, hearing, and understanding the message, the affection or emotion is involved. This is listening at the levels of the eyes, the ears, the mind and the heart.

6. Emphatic listening

– It involves the eyes, the ears, the mind, the heart, and the action or the listener’s active response or solution.

FACTORS IMPACT EFFECTIVENESS OF COMMUNICATION

1. COMMUNICATING PERSONS

• KNOWLEDGE E.G.

• EDUCATION

• TRAINING

• EXPERIENCE E.G.

• YEARS OF WORKING

• WORKING IN WHAT AREA

• ENVIRONMENT E.G.

• WORKING ENVIRONMENT

• ORGANIZATION CULTURE

• THAI CULTURE

• ATTITUDE

• PERCEPTION

• PERSONALITY (ACTIVE LISTENING/HIDDEN TRANSACTION)

FACTORS IMPACT EFFECTIVENESS OF COMMUNICATION

2. INFORMATION/CONTENT

• SHOULD GET THE OTHER PARTY’S ATTENTION

• BACKGROUND OF COMMUNICATING PERSONS DETERMINE THE FORMAT

OF CONTENT

• THE CONTENT SHOULD BE UNDERSTANDABLE FOR BOTH PARTIES

FACTORS IMPACT EFFECTIVENESS OF COMMUNICATION

• CANAL

• SELECT THE APPROPRIATE MEDIA OF COMMUNICATION

• MAKE SURE THAT EVERY ONE IN THE TEAM CAN GET THE INFORMATION

FROM THE CHOSEN MEDIA

• ORGANIZATION CULTURE, LIFESTYLE DETERMINE EFFECTIVENESS OF

COMMUNICATION MEDIA

TEAM COMMUNICATION NEEDS

WHAT WE NEED IN TEAM COMMUNICATION IS

• ADULT TO ADULT DIALOGUE

• ACTIVE LISTENING OR EMPATHIC LISTENING

LEADERSHIP

บทบาท 3 ประการของบคลากรในองคกร

1. PRODUCER ผผลตชนงาน

2. MANAGER ผบรหารจดการ

3. LEADER ผน า

มความส าคญท ง 3 ดาน ขาดอยางใดอยางหนงไมได

แตผรสวนใหญมกกลาววา LEADERSHIP ส าคญทสด ในการน าพา

องคกรไปในทศทางทถกตอง

เพอใหเกดผลลพธทม นคง และในระยะยาว....

การบรหารจดการ และ การน า ตางกนอยางไรMANAGEMENT VERSUS LEADERSHIP

• MANAGEMENT DEALS WITH SPEED

AND EFFICIENCY.

• MANAGEMENT DEALS WITH

ESTABLISHING STRUCTURE AND

SYSTEMS TO GET THE RESULTS.

• IT FOCUSES ON EFFICIENCY, COST-

BENEFIT ANALYSES, LOGISTICS,

METHODS, PROCEDURES, AND

POLICIES.

• MANAGEMENT FOCUSES ON THE

BOTTOM LINE.

• MANAGEMENT ORGANIZES

RESOURCES TO SERVE SELECTED

OBJECTIVES TO PRODUCE THE

BOTTOM LINE.

• LEADERSHIP DEALS WITH VISION

AND EFFECTIVENESS.

• LEADERSHIP KEEPS THE MISSION IN

SIGHT.

• LEADERSHIP FOCUSES ON

THE RESULTS.

• LEADERSHIP FOCUSES ON THE TOP

LINE.

• LEADERSHIP DRIVES ITS POWER

FROM VALUES AND CORRECT

PRINCIPLES.

ภาวะผน าใน 4 ระดบ

ระดบสวนบคคลการวางตวใหเปนท

นาไววางใจ(Trustworthiness)

ระดบทมงานไววางใจซงกนและกน

(Interpersonal – Trust)

ระดบบรหารจดการ – Empowermentกระจายอ านาจและโอกาสในการท างาน

ระดบองคกร – Alignmentการขบเคลออนใหเกดความสอดคลองกบวสยทศนและทศทางขององคกร

หลกของ 7 อปนสย (STEVEN COVEY)

1. ตองเปนฝายเรมตนท ากอน (BE PROACTIVE)

2. เรมตนดวยจดมงหมายในใจ (BEGIN WITH THE END IN MIND)

3. ท าตามล าดบความส าคญ (PUT FIRST THINGS FIRST.)

4. คดแบบ ชนะ/ชนะ (THINK WIN-WIN)

5. เขาใจคนอนกอนจะใหคนอนเขาใจเรา

(SEEK FIRST TO UNDERSTAND, THEN TO BE UNDERSTOOD.)

6. ประสานพลงสรางสงใหม (SYNERGIZE)

7. ลบเลอยใหคมอยเสมอ (SHARPEN THE SAW)

หลกของ 7 อปนสย (STEVEN COVEY)

1. ตองเปนฝายเรมตนท ากอน (BE PROACTIVE)เวลาทเราตองการอะไร หรอตองการจะเรมอะไรสกอยาง จะตองมตวกระตน และตวกระตนจะท าใหเกดการตอบสนอง ดงนน หากเราเปนผ เรมกอน หรอเปนตวกระตน การตอบสนองจะตามมา แตการทเราจะท าสงใด กควรอยในขอบเขตททกคน สามารถยอมรบได

2. เรมตนดวยจดมงหมายในใจ (BEGIN WITH THE END IN MIND)

การทเราจะเรมตน กอนอนมนมกจะมาจากสงทเราคดในใจ หลกของ "เรมตนดวยจดมงหมายในใจ" นนคอการท าสองครง ครงแรกเกดขนในจตใจ และครงทสอง คอการท าใหสงทเราคดเปนจรง แตการทเราจะทมแคแรงใจอยางเดยวกไมสามารถเกดประสทธผลได มนอยกบวาเราเทความพยายามไปในสงทถกตองหรอไม และตองมศนยรวมในตนเองและเปนการทเราด าเนนชวต และตดสนใจไดจากฐานความชดเจนในเปาหมายชวตของเรา สามารถปฏเสธอยางไมรสกผดหากสงนนไมตรงเปาประสงคหลกของเรา

3. ท าตามล าดบความส าคญ (PUT FIRST THINGS FIRST.)

อปนสยท 3 เปนเหมอนภาคปฏบตของ อปนสยท 1 และ 2 ซงมทง การจดการบรหารเวลา, รจกปฏเสธ, ตารางเวลา เพอใหเราท าสงทส าคญมากทสดกอน วธงายๆ ทจะลองท าคอ เขยนรายชอสงทเราอยากท า และ เราควรท า ท าสญญาลกษณแบงมนออกเปน 3 ระดบ คอ ส าคญมากเรงดวน, ส าคญมากแตไมเรงดวน, ไมส าคญมากแตเรงดวน. และท าตามล าดบ สงทเปนปญหาคอเรามกจะถกแทรกแซงความสนใจไปกบเรองทเรงดวนแตอาจไมส าคญตอเปาหมายหลก สวนเรองทส าคญแตไมเรงดวน เปนการชวยท าใหเพมศกยภาพตอการบรรลเปาหมายเชน การออกก าลงกาย ใชเวลาเพอการทบทวนเนอหาวชานนเราละเลยไป เชอวาหากเราคนวา "สงใดทจะท าใหเปาหมายส าเรจไดดขน ณ วนน" เราจะท าสงนนได และจะชดเจนในการจดการสงทเรงดวนแตไมส าคญตอเปาหมายเราได

หลกของ 7 อปนสย (STEVEN COVEY)

4. คดแบบ ชนะ/ชนะ (THINK WIN-WIN)

จรงๆ แลวมนษยมกรอบความคด 6 แบบทกระท าตอกน หนงในนนคอ การคดแบบชนะ/ชนะ คอไมมผแพ เปนขอตกลงหรอการแกไขปญหาตางๆ เปนไปเพอใหทกฝายไดรบประโยชนทงสองฝาย แตอยางไรเสย กขนอยกบสถาณการณแตละสถาณการณ วาควรใชแบบอนหรอไม หากไมสามารถหาขอตกลงแบบ คณกชนะ ฉนกชนะได กตกลงวา "จะไมตกลง" ณ ขณะนเพอลดสถานการณท มผหนงผใดตองแพ จดตงตนคอตองเหนคณคาในตนเอง และเหนความPROACTIVE

ทมคาของผ อน (I'M OK, YOU'RE OK.)บทนเนนการแกปญหาโดยศาลควรเปนทางเลอกทายสดเพราะมเพยง แพ หรอ ชนะ เทานน

5. เขาใจคนอนกอนจะใหคนอนเขาใจเรา (SEEK FIRST TO UNDERSTAND, THEN TO BE

UNDERSTOOD.)กอนบอกความตองการหรอสงทเราคดแลวอยากใหผ อนยอมรบ เราตองใหความส าคญและเขาใจมมมองของผ อนตอเรองนนๆอยางลกซงกอน ลดการปะทะกน

6. ประสานพลงสรางสงใหม (SYNERGIZE)เกดจากการยอมรบในคณคาของตนเอง และเขาใจในความแตกตางทผ อนมมมมอง ลดการวพากษวจารณอยางไมสรางสรรคซงปดกนความคดดๆของกลมคนทอยดวยกน มเพยงความพยามในการเขาใจในสงทตอนแรกเหมอนจะไมเหนดวยเทานน

7. ลบเลอยใหคมอยเสมอ (SHARPEN THE SAW)

LEAD MEANS

• L = LAUNCH SOMETHING

• E = ENGAGE PEOPLE

• A = ACTION

• D = DELIVERABLE